Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện khoa học xã hội: Thành công và tồn tại
Công nghệ thông tin (CNTT) phát triển
mạnh mẽ và ứng dụng vào mọi ngành, mọi
lĩnh vực khoa học và đời sống xã hội. Thư
viện Khoa học Xã hội (TVKHXH) được
thành lập từ năm 1975 và là thư viện chuyên
ngành lớn nhất trong nước về khoa học xã
hội. Thư viện bắt đầu quá trình ứng dụng
CNTT vào hoạt động thông tin-thư viện
(TT-TV) từ năm 1990 cùng với việc sử
dụng máy tính trong việc tạo lập các cơ sở
dữ liệu (CSDL) thư mục chuyên đề. Kể từ
đó, hoạt động thư viện có nhiều chuyển biến
tích cực, dây chuyền thư viện được tin học
hóa, đặc biệt trong xây dựng các CSDL thư
mục (cập nhật mới và hồi cố), tìm tin trên
máy tính, Từ giai đoạn 2010 đến nay, việc
ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV
tại TVKHXH mới thực sự mạnh mẽ với việc
xây dựng trang thông tin điện tử CSDL toàn
văn và số hóa tài liệu, ứng dụng phần mềm
quản lý thư viện, phát triển nguồn lực thông
tin số, triển khai nhiều dự án thư viện hiện
đại. Bài viết trình bày một số kết quả và hạn
chế trong công tác ứng dụng CNTT trong
hoạt động của TVKHXH và đề xuất giải
pháp khắc phục hạn chế.
Tóm tắt nội dung tài liệu: Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện khoa học xã hội: Thành công và tồn tại
![Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện khoa học xã hội: Thành công và tồn tại Ứng dụng công nghệ thông tin tại thư viện khoa học xã hội: Thành công và tồn tại](https://s1.tailieubachkhoa.net/rl6k7x3q9zfh00j8/thumb/2021/12/02/ung-dung-cong-nghe-thong-tin-tai-thu-vien-khoa-hoc-xa-hoi-th_9LIuojrFyT.jpg)
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 29 Tóm tắt: Khái quát quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện tại Th ư viện Khoa học Xã hội. Trình bày một số kết quả và hạn chế trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Th ư viện và đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế. Từ khóa: Ứng dụng CNTT; thông tin-thư viện; khoa học xã hội; Th ư viện Khoa học Xã hội. Information technology application at the Library of the Academy of Social Sciences: achievements and limitations Abstract: Th e article introduces the overall process of applying information technology in implementing information-library activities at the Library of the Academy of the Social Sciences. It also introduces the achievements and limitations of the application as well as proposing solutions to mitigate the limitations. Keywords: Information technology application; information-library; social sciences; social sciences library. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI: THÀNH CÔNG VÀ TỒN TẠI Th S Nguyễn Lê Phương Hoài Viện Th ông tin Khoa học Xã hội Mở đầu Công nghệ thông tin (CNTT) phát triển mạnh mẽ và ứng dụng vào mọi ngành, mọi lĩnh vực khoa học và đời sống xã hội. Th ư viện Khoa học Xã hội (TVKHXH) được thành lập từ năm 1975 và là thư viện chuyên ngành lớn nhất trong nước về khoa học xã hội. Th ư viện bắt đầu quá trình ứng dụng CNTT vào hoạt động thông tin-thư viện (TT-TV) từ năm 1990 cùng với việc sử dụng máy tính trong việc tạo lập các cơ sở dữ liệu (CSDL) thư mục chuyên đề. Kể từ đó, hoạt động thư viện có nhiều chuyển biến tích cực, dây chuyền thư viện được tin học hóa, đặc biệt trong xây dựng các CSDL thư mục (cập nhật mới và hồi cố), tìm tin trên máy tính, Từ giai đoạn 2010 đến nay, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV tại TVKHXH mới thực sự mạnh mẽ với việc xây dựng trang thông tin điện tử CSDL toàn văn và số hóa tài liệu, ứng dụng phần mềm quản lý thư viện, phát triển nguồn lực thông tin số, triển khai nhiều dự án thư viện hiện đại. Bài viết trình bày một số kết quả và hạn chế trong công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động của TVKHXH và đề xuất giải pháp khắc phục hạn chế. 1. Khái quát quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện tại Th ư viện Khoa học Xã hội Quá trình ứng dụng CNTT tại TVKHXH được bắt đầu từ năm 1990 đến nay vừa tròn 25 năm, có thể chia ra các giai đoạn như sau: 1.1. Giai đoạn 1990-2000 Từ đầu những năm 1990, TVKHXH đã 30 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI bắt đầu ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện với việc xây dựng hệ thống CSDL thư mục gồm: CSDL sách TV từ năm 1974, CSDL sách cổ QTO và LATIN, CSDL bài tạp chí, CSDL Hương ước, CSDL Th ần tích thần sắc, CSDL mục lục tạp chí [Vương Toàn, 2005]. Các CSDL này được xây dựng trên nền tảng ứng dụng phần mềm CDS-ISIS for Windows. Đến năm 1998, các CSDL của TVKHXH cùng nhiều CSDL bài báo tạp chí đặt mua của Công ty Xuất nhập khẩu Sách báo Xunhasaba, các CSDL trên đĩa CD-ROM đã được đưa lên phục vụ bạn đọc trên mạng LAN. Cũng trong thời gian này, TVKHXH đã xây dựng CSDL tích hợp nhiều ngôn ngữ tiếng Việt, Latin, Nga, Hán nhằm thông báo cho bạn đọc biết vốn sách mới nhập về Viện KHXH Việt Nam, Từ CSDL này, ấn phẩm Th ông báo sách mới nhập được phát hành hằng tháng. Việc ứng dụng CNTT ở TVKHXH giai đoạn này mới chỉ là bước khởi đầu. Việc nhập hồi cố vào CSDL các loại tài liệu mà Th ư viện đang lưu giữ mới chỉ ở mức khiêm tốn. Trong khi đó, nhiều nguồn tin chưa được tổ chức khai thác. Th ư viện chưa xây dựng được nhiều cầu nối giữa người dùng tin và nguồn tin thư viện thông qua ngôn ngữ tìm tin. 1.2. Giai đoạn 2001-2010 Những năm đầu của giai đoạn 2001-2010, TVKHXH xây dựng, hoàn thiện hệ thống CSDL thư mục thông qua việc sử dụng chương trình CDS-ISIS với các nhãn trường của MARC21. Năm 2002, Th ư viện chuyển sang sử dụng Chương trình quản trị thư viện LIBOL 5.0 của Công ty Tin học Tinh Vân. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau, TVKHXH cùng với 27 thư viện của 27 viện nghiên cứu thuộc Viện KHXH Việt Nam vẫn sử dụng phần mềm CDS-ISIS. Các dữ liệu được tích hợp để bạn đọc khai thác bằng phần mềm CDS-ISIS và Libol 5.0. Năm 2003, Th ư viện kết nối mạng Internet phục vụ bạn đọc khai thác các thông tin trên Internet. Năm 2005, Th ư viện đưa trang Web riêng vào hoạt động. Năm 2008, Th ư viện xây dựng giao diện web tích hợp, quản trị và phục vụ khai thác trên mạng Internet các CSDL. Các năm 2008-2012, Th ư viện tiếp tục xây dựng, hoàn thiện và mở rộng hệ thống CSDL thư mục: Bài trích tạp chí tiếng nước ngoài tại TVKHXH (2009-2010). Đĩa hát; Biển đảo ở Biển Đông; Biên giới phía Tây và Tây nam; Bản đồ, tạp chí Anh, Pháp về Việt Nam và Đông Dương, Hương ước, ảnh về Campuchia tại TVKHXH (2011-2012)... Cũng trong giai đoạn này, TVKHXH đã bắt đầu triển khai số hóa tài liệu từ năm 2008 và đặt mục tiêu xây dựng Th ư viện số Khoa học xã hội vào năm 2020. Nhiều chương trình số hóa tài liệu đã được thực hiện, như: “Assessment and preservation of the old Vietnamese; École Française d’Extrême Orient archive in ancient ideographic Nôm script”, năm 2008-2010; liên kết hợp tác với Đại học Temple và Th ư viện Anh thực hiện chương trình British Library Endangered Archives Programme 219; “Số hoá tư liệu cổ, quý hiếm được lưu giữ từ trước 1957: Ả nh chụp trước 1957, sắc phong, tài liệu quý hiếm các ngữ”. 1.3. Giai đoạn 2011 đến nay Tiếp nối các chương trình phát triển tài liệu số của giai đoạn trước, năm 2011-2012 TVKHXH thực hiện một số dự án, như: “Xây dựng CSDL tư liệu trước năm 1957: bản đồ, bài trích tạp chí, hương ước, ảnh tại Th ư viện KHXH”. Năm 2011-2013, Dự án “Nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ khai thác các kho tư liệu tại Th ư viện Khoa học xã hội- Viện Th ông tin Khoa học xã hội” đã số hóa khoảng 418.000 trang tài liệu tạo ra các bộ sưu tập toàn văn Hương Ước, Hương Ước Nôm, Th ần Tích Th ần Sắc. Đây là những tài NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 31 liệu độc bản, viết tay, mang giá trị đặc biệt quan trọng về văn hóa và lịch sử. Cuối năm 2012, TVKHXH chuyển sang trụ sở mới tại số 1b Liễu Giai với cơ sở vật chất được xây mới khang trang, rộng rãi. Trang thiết bị được đầu tư hiện đại với 3 máy chủ cùng hệ thống máy trạm hiện đại phục vụ việc quản lý toàn bộ hoạt động trong dây chuyền hoạt động của thư viện, thiết bị số hóa, ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại nhất. Giai đoạn này, TVKHXH tiếp tục xây dựng, hoàn thiện và mở rộng hệ thống CSDL. Năm 2013, Th ư viện xây dựng CSDL Bài tạp chí L’eveil Economique de l’Indochine 1917-1934. Năm 2014, Th ư viện hoàn thiện CSDL Kho tư liệu Mỹ và Microfi lm, xây dựng CSDL Khu vực Đông Nam Á trong chiến lược toàn cầu của Mỹ và Trung Quốc. Cũng trong năm này, TVKHXH đầu tư bổ sung các CSDL online ProQuest Central, tài liệu KH&CN Việt Nam, báo cáo kết quả nghiên cứu, Credo Reference và chia sẻ quyền truy cập tới 3 TV khác trong Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Năm 2015, Thư viện cập nhật CSDL Bài trích tạp chí tiếng Anh mới xuất bản. Song song với việc xây dựng, phát triển CSDL, bổ sung trang thiết bị CNTT, Thư viện đã xây dựng trang web TVKHXH ở địa chỉ với nhiều modul tiện ích. Năm 2013, TVKHXH đầu tư phần mềm Millennium của Innovative Interfaces giúp người dùng tin truy cập, khai thác các CSDL của Th ư viện dễ dàng, thuận tiện. Cũng năm 2013, TVKHXH trang bị máy quét mã vạch, cổng từ và dán barcode, dán chỉ từ cho một số sách mới tại phòng Đọc mở. Cùng với việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện hiện đại, TVKHXH từng bước áp dụng các chuẩn, quy tắc nghiệp vụ. Th áng 9/2014, để chuẩn hóa hoạt động thư viện nói chung, hoạt động biên mục tài liệu nói riêng, TVKHXH đã lựa chọn và sử dụng chuẩn biên mục Anh-Mỹ AACR2 để biên mục tài liệu trong giai đoạn hiện nay. Đầu năm 2015, lãnh đạo TVKHXH quyết định nghiên cứu và áp dụng Khung phân loại Dewey ấn bản 23 đầy đủ vào công tác phân loại tài liệu. 2. Th ành công và tồn tại của Th ư viện Khoa học Xã hội sau 25 năm ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin-thư viện 2.1. Một số kết quả đạt được Nhìn lại 25 năm của quá trình ứng dụng CNTT, TVKHXH đã đạt được một số kết quả khả quan như sau: Th ứ nhất, TVKHXH đã xây dựng, phát triển nhiều CSDL. Rất nhiều chương trình xây dựng và hoàn thiện CSDL thư mục đã được thực hiện. Hiện nay, hầu hết các loại tài liệu của Th ư viện đều đã được quản lý và đưa vào CSDL thư mục. Hệ thống CSDL thư mục gồm 16 CSDL với khoảng 600.000 biểu ghi [Lê Th ị Lan, 2015]. Từ cuối năm 2013, hệ thống các CSDL thư mục được tích hợp vào phần mềm Millennium cho phép bạn đọc tra cứu trực tuyến qua địa chỉ Số hóa tài liệu, xây dựng CSDL toàn văn là mục tiêu chủ yếu của Th ư viện trong tiến trình ứng dụng CNTT. Th ư viện chủ trương từng bước xây dựng kho tài liệu số hóa phục vụ mục tiêu đổi mới, nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học. Số hóa tài liệu trở thành một trong những hoạt động trọng điểm của thư viện. Nhiều dự án, chương trình số hóa toàn văn tài liệu đã được thực hiện. Đến nay, kho tài liệu số của TVKHXH đã có khoảng một triệu trang tài liệu [Lê Th ị Lan, 2015]. Chủ yếu nguồn tài liệu số toàn văn do số hóa từ các bộ sưu tập đặc biệt của TVKHXH: Sắc phong, Hương ước, Hương ước Nôm, Th ần sắc Hán Nôm, Ảnh, Đề tài nghiên cứu, Tin nhanh- tin đặc biệt. Các bộ sưu tập khác 32 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI đang được tiến hành số hóa như OCTO, Hán Nôm, Công báo Một số bộ sưu tập được số hóa từ 3-15 trang nhằm đưa thông tin sơ lược của cuốn sách như: Bộ sưu tập Trung Quốc cổ, Nhật Bản cổ. Những tài liệu đưa vào số hóa chủ yếu là những bộ sưu tập do Viện Viễn Đông Bác cổ (EFEO) bàn giao lại cho phía Việt Nam vào năm 1957. Thứ hai, TVKHXH đã bổ sung nhiều CSDL trực tuyến (online). Trước đây nguồn tài liệu số của thư viện có được chỉ là các CD-ROM. Năm 2014, Th ư viện đã có quyết định phù hợp với xu thế của thư viện hiện đại đó là bổ sung các CSDL online và chia sẻ quyền truy cập tới ba thư viện khác trong Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Song song với việc xây dựng, phát triển CSDL, bổ sung trang thiết bị CNTT, Th ư viện đã xây dựng trang web TVKHXH ở địa chỉ với nhiều modul tiện ích: ngoài việc giới thiệu về Th ư viện, các trang tin tức hoạt động chung, các thông tin tải từ Internet, nội dung các bản tin điện tử của thư viện, thư điện tử, forum đặc biệt là có thể tìm Bản tin phục vụ nghiên cứu theo dữ liệu thư mục. Bên cạnh đó, phân hệ OPACcủa phần mềm quản lý thư viện Millennium giúp người dùng tin truy cập, khai thác các CSDL của Th ư viện dễ dàng, thuận tiện. Th ứ ba, TVKHXH đã xây dựng được hạ tầng CNTT hiện đại. Với sự đầu tư của Nhà nước, Th ư viện đã xây dựng hạ tầng CNTT hiện đại với ba máy chủ cùng hệ thống máy trạm hiện đại phục vụ việc quản lý toàn bộ hoạt động trong dây chuyền hoạt động của thư viện, đáp ứng yêu cầu về phát triển thư viện điện tử. Đặc biệt trong khuôn khổ của những chương trình phát triển tài liệu số, TVKHXH đã được đầu tư có chiều sâu về thiết bị số hóa, ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại nhất. Các trang bị thiết bị số hóa của thư viện khá đa dạng và hiện đại phù hợp với các kích thước tài liệu trong Th ư viện. Bao gồm: máy ảnh kỹ thuật số Sony, bàn chụp chữ V, máy scan A4, máy scan A3, máy Scan Robot, máy scannap SV600. Các thiết bị scan này đều cho đa dạng các dạng ảnh như TIFF, JPEG, PDF với độ phân giải lên tới 600ppi. Cùng với đó, TVKHXH đầu tư các thiết bị lưu trữ gồm hệ thống lưu trữ Storage và các ổ cứng cắm ngoài có dung lượng từ 1TB đến 4TB. Th iết bị Storage lưu trữ có dung lượng 12TB là lựa chọn tốt nhất để lưu trữ tài liệu số. Th ứ tư, phần mềm quản lý thư viện đã được đổi mới và hiện đại hóa. Nhờ sự tư vấn giúp đỡ của các chuyên gia CNTT, sự hợp tác chặt chẽ của công ty phần mềm, sau khi cân nhắc, thử nghiệm, TVKHXH đã lựa chọn sử dụng phần mềm Millennium của Innovative Interfaces giúp người dùng tin truy cập, khai thác các CSDL của thư viện dễ dàng, thuận tiện. Đây là phần mềm có đầy đủ các phân hệ, tính năng như OPAC, bổ sung, biên mục, lưu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ, báo cáo thống kê. Millennium hỗ trợ hoàn toàn MACR21, AACR2, DDC và các tiêu chuẩn quốc tế về thư viện, có khả năng hoạt động với số lượng biểu ghi lớn, liên kết qua cổng Z39.50 và việc nhập, xuất tài liệu theo lô với tệp tin theo chuẩn ISO 2709. Th ứ năm, các chuẩn, quy tắc nghiệp vụ hiện đại đã được áp dụng trong hoạt động TT-TV. Cùng với việc ứng dụng phần mềm quản lý thư viện hiện đại, TVKHXH đã từng bước áp dụng các chuẩn, quy tắc nghiệp vụ. Trong công tác Phân loại tài liệu, bảng phân loại BBK đã được cán bộ phòng Phân loại bổ sung chỉnh lý và được sử dụng trong công tác phân loại tài liệu tại TVKHXH cho đến 2015; từ đầu năm 2015, Th ư viện nghiên cứu và áp dụng Khung phân loại Dewey ấn bản 23 đầy đủ vào công tác phân loại tài liệu. Trong công tác Biên mục tài liệu, sau khi Bộ NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 33 Khoa học và Công nghệ đã ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 7539-2005: Th ông tin và tư liệu MARC21 cho dữ liệu thư mục, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam áp dụng tiêu chuẩn này vào xây dựng CSDL thư mục dùng chương trình CDS-ISIS với các nhãn trường của MARC21. Cùng với đó, chuẩn biên mục ISBD được áp dụng tại Th ư viện để xử lý tài liệu từ năm 2005 đến tháng 8/2014. Từ tháng 9/2014, TVKHXH đã lựa chọn và sử dụng chuẩn biên mục Anh-Mỹ AACR2 để biên mục tài liệu trong giai đoạn hiện nay. Th ứ sáu, công nghệ mã vạch, thẻ từ đã được đưa vào hoạt động. Việc ứng dụng công nghệ mã vạch, thẻ từ mang lại hiệu quả thiết thực, làm giảm đáng kể thời gian, sức lao động của cán bộ thư viện, đồng thời giúp Th ư viện quản lý tài liệu, quản lý bạn đọc dễ dàng, chính xác. Ứng dụng công nghệ mã vạch không chỉ thiết thực cho công tác phục vụ bạn đọc mà còn mang đến cho Th ư viện một bộ mặt, diện mạo mới. Năm 2013, TVKHXH trang bị máy quét mã vạch, cổng từ, tiến hành dán mã vạch, dán chỉ từ cho sách mới tại phòng Đọc mở. 2.2. Một số tồn tại Có thể nói, quá trình ứng dụng CNTT tại TVKHXH đã thu được nhiều kết quả, làm thay đổi và hiện đại hóa thư viện. Tuy nhiên, việc thực hiện công việc vào trong tiến trình ứng dụng CNTT còn bộc lộ những tồn tại. Th ứ nhất, chất lượng CSDL còn hạn chế. Trong các CSDL thư mục nhiều từ khóa, chỉ số phân loại, tóm tắt nội dung chưa thống nhất. CSDL toàn văn mới chỉ được đưa ra sử dụng trên mạng LAN, chưa truy cập được qua mạng Internet. Dữ liệu số được cung cấp cho bạn đọc khi có yêu cầu cung cấp fi le hoặc in ấn. Nguồn tài liệu online mua quyền truy cập thông qua Liên hợp Th ư viện Việt Nam về nguồn tin khoa học công nghệ chưa thực sự phù hợp hoàn toàn với nhu cầu của cán bộ nghiên cứu KHXH vì đây là CSDL đa ngành nên tỷ lệ tài liệu KHXH có trong CSDL chỉ chiếm khoảng 50% [Nguyễn Lê Phương Hoài, 2015]. Th ứ hai, chi phí cho phần mềm quản trị thư viện số hiện đại, kết nối được tất cả nguồn tài nguyên số hiện có và được sản sinh trong tương lai, phục vụ tài liệu số cho độc giả qua mạng Internet là khá cao và tốn kém. Việc vận hành một hệ thống thiết bị CNTT như máy chủ, hệ thống lưu trữ, trong điều kiện nguồn lực con người hiện có đang là một khó khăn mà TVKHXH phải tìm cách khắc phục trong thời gian tới. Th ực tế, TVKHXH đã từng thử nghiệm sử dụng phần mềm quản trị tài nguyên số mã nguồn mở GreenStone. Tuy nhiên, kết quả thử nghiệm chưa được đưa vào sử dụng chính thức vì phần mềm được đánh giá là không đáp ứng yêu cầu và quy mô tài liệu của thư viện. Bài toán tìm kiếm một phần mềm phù hợp với kho tài liệu số sẽ còn là vấn đề mà TVKHXH phải giải quyết trong thời gian tới. Th ứ ba, Trang web TVKHXH vẫn là một website tĩnh đơn thuần, chưa thể sử dụng làm cổng thông tin điện tử do thiếu các yếu tố về phần mềm để vận hành tra cứu, khai thác các tài nguyên số và các CSDL thư mục đã xây dựng cũng như triển khai các dịch vụ liên quan tới các bộ sưu tập số ở Th ư viện. Th ứ tư, TVKHXH gặp khó khăn trong việc thích ứng với quá trình hiện đại hóa một cách liên tục. Nhiều dữ liệu vẫn phải lưu trữ trên các ổ cứng cắm ngoài. Việc backup dữ liệu vẫn còn phải tiến hành một cách thủ công từng phần dữ liệu và trên 34 | THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI những máy tính phải đảm nhiệm nhiều chức năng khác. Th ứ năm, Phần mềm thư viện Millennium đã đưa vào sử dụng được hơn hai năm, nhưng các tính năng của nó vẫn chưa được khai thác triệt để. Hoạt động của phần mềm thư viện Millennium mới chỉ dừng lại ở việc tạo lập và cập nhật CSDL thư mục phục vụ tra cứu. Phân hệ quản trị tài nguyên số chưa được đưa vào khai thác do chưa có hạ tầng an ninh mạng đủ để bảo vệ nguồn tài nguyên số. Phân hệ lưu thông chưa hoạt động đầy đủ do chưa có kinh phí dán chỉ từ và mã vạch. Chỉ từ và barcode chưa được gắn cho tất cả tài liệu ở kho mở và kho đóng nên hoạt động kiểm kê, thống kê lượt sử dụng còn có nhiều khó khăn và hạn chế. Việc áp dụng các chuẩn, quy tắc nghiệp vụ, đã được Th ư viện thực hiện và thu được nhiều kết quả như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, đến nay Th ư viện chưa có một tài liệu hướng dẫn AACR2 phù hợp với biên mục tài liệu của TVKHXH. Việc áp dụng khổ mẫu MARC21 cho từng dạng tài liệu còn chưa thống nhất. 3. Đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Th ư viện Khoa học Xã hội 3.1. Về công tác xây dựng, phát triển các cơ sở dữ liệu Th ứ nhất, phát triển hệ thống CSDL thư mục, bổ sung kịp thời biểu ghi mới cho tài liệu KHXH nhập về TVKHXH hằng năm. Đồng thời, hoàn thiện các biểu ghi thư mục tạo sự thống nhất trong cách đánh từ khóa, định chỉ số phân loại, tóm tắt nội dung Th ứ hai, phát triển các CSDL toàn văn bằng cách tiến hành số hóa toàn bộ nguồn tài liệu truyền thống có tại TVKHXH, số hóa toàn văn các tài liệu là kết quả các đề tài, nhiệm vụ nghiên cứu KHXH cấp Nhà nước, cấp Bộ và cấp cơ sở do các cán bộ Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện. Bổ sung giấy phép sử dụng phần mềm xử lý ảnh Scangate theo hệ thống thiết bị số hóa tự động, đảm bảo chất lượng ảnh số đạt tiêu chuẩn cao nhất. Th ứ ba, đầu tư phần mềm quản trị tài nguyên số có khả năng quản trị, cập nhật, trao đổi, đáp ứng nhu cầu tài liệu trực tuyến của người dùng tin. Th ứ tư, xây dựng cổng thông tin điện tử tích hợp, khai thác và quản lý tài liệu số. Phần mềm quản lý tài liệu số là cốt lõi để xây dựng và quản trị toàn bộ các CSDL của một thư viện và cần được tích hợp trong hệ thống phần mềm thư viện như một bộ phận thống nhất và không thể tách rời, đảm bảo tính nhất quán và liên kết giữa dữ liệu biên mục và dữ liệu số. Th ứ năm, trong xu thế phát triển chung của quốc tế và Việt Nam, phát triển CSDL trực tuyến là việc hết sức cấp thiết và cần phải có lộ trình thực hiện ngay. Để việc phát triển CSDL trực tuyến phù hợp, TVKHXH cần xác định nhu cầu thông tin của độc giả và định hướng phục vụ, xác định ngân sách bổ sung tài liệu trực tuyến từ nguồn ngân sách thường niên, từ đó lựa chọn các CSDL trực tuyến phù hợp với nhu cầu tin của độc giả và trong khả năng tài chính của Th ư viện. Để đảm bảo bổ sung CSDL trực tuyến chất lượng, Th ư viện cần liên hệ với các nhà cung cấp, đối tác nước ngoài, các đại diện trong nước để dùng thử và đánh giá CSDL. Sau khi đã có phản hồi từ người sử dụng, tiến hành lựa chọn đặt mua những CSDL phù hợp; tham gia các hiệp hội thư viện để cùng chia sẻ nguồn lực thông tin điện tử do một số cơ quan TT-TV lớn làm đầu mối là một phương thức tiết kiệm chi phí cần NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2016 | 35 được tận dụng để tạo điều kiện cho người sử dụng thư viện có cơ hội được sử dụng hệ thống CSDL online. 3.2. Về công tác đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị - Tiếp tục những phần công việc tiếp theo như: ứng dụng các thành tựu khoa học mới, hiện đại, áp dụng chuẩn kỹ thuật quốc tế trong bảo quản tài liệu; xây dựng cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại, có khả năng truy cập, khai thác và phân phối thông tin trong hệ thống thư viện Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam; tăng cường khả năng chia sẻ tài nguyên thông tin với các trung tâm TT-TV trong và ngoài Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Trang bị hệ thống lưu trữ chuyên dụng, đầu tư ít nhất 2 hệ thống lưu trữ dành riêng cho bộ phận bảo quản tài liệu số, hệ thống có khả năng sao lưu và xuất dữ liệu. Nâng cấp dung lượng hệ thống lưu trữ hiện có. 3.3. Về ứng dụng phần mềm quản lý thư viện, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ hiện đại - Biên soạn một tài liệu hướng dẫn AACR2 rút gọn phù hợp với việc biên mục tài liệu của TVKHXH. Trong đó chỉ đưa Chương 1 (Quy tắc mô tả tổng quát) và một số chương có dạng tài liệu phổ biến như: sách, báo-tạp chí, bài trích và nguồn tin điện tử để thuận lợi cho việc tra cứu hằng ngày của cán bộ biên mục; xây dựng thống nhất khổ mẫu MARC21 cho các CSDL thư mục. - Dán chỉ từ, mã vạch cho toàn bộ tài liệu của kho đóng và kho mở trong thời gian sớm nhất giúp cho các tính năng của trang CSDL trực tuyến phát huy triệt để. Cùng với việc số hoá tài liệu giấy để phục vụ nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng, Th ư viện cần tính đến việc chuyển dạng tài liệu sang vi phim, từ đó bổ sung thêm quy trình chuyển dạng từ tài liệu số sang vi phim (ưu tiên những tài liệu quý hiếm). Kết luận Quá trình ứng dụng CNTT tại TVKHXH đã có những bước tiến đáng kể về mặt tổ chức, nguồn lực thông tin, cơ sở vật chất, trang thiết bị, trình độ cán bộ, cơ sở pháp lý, phương thức hoạt động Tuy nhiên, kết quả của quá trình ứng dụng CNTT tại Th ư viện vẫn còn ở mức khiêm tốn. Th ực tiễn cho thấy, ứng dụng CNTT tại TVKHXH trong thời gian tới sẽ còn gặp nhiều khó khăn, vì hoạt động ứng dụng CNTT còn mang tính tự phát, chưa nhất quán cả về tư duy hệ thống và quy trình nghiệp vụ; thiếu phương pháp luận mang tính khoa học; việc phối hợp, liên kết trong quá trình ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV giữa thư viện đầu ngành với các thư viện trong toàn Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam chưa được chặt chẽ, mang tính hình thức, kém hiệu quả Việc sớm có chương trình hiện đại hóa và kiên trì thực hiện chương trình này sẽ là một giải pháp nhằm góp phần đưa TVKHXH trở thành thư viện tiên tiến, hiện đại. ---------------------------------------- TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lê Th ị Lan (2015). 40 năm xây dựng và trưởng thành của Viện Th ông tin KHXH. Tạp chí Th ông tin Khoa học Xã hội, tháng 4/2015. 2. Vương Toàn (2005). Hiện đại hóa hoạt động thư viện ở Viện Th ông tin Khoa học Xã hội: thực trạng và những giải pháp. Đề tài nghiên cứu cấp Viện, Viện Th ông tin Khoa học Xã hội, Hà Nội. 3. Nguyễn Lê Phương Hoài (2015). Quá trình hiện đại hóa thư viện Khoa học Xã hội giai đoạn 2008-2015. Đề tài nghiên cứu cấp Viện, Viện Th ông tin Khoa học Xã hội, Hà Nội. (Ngày Tòa soạn nhận được bài: 5-6-2016; Ngày phản biện đánh giá: 6-7-2016; Ngày chấp nhận đăng: 04-9-2016).
File đính kèm:
ung_dung_cong_nghe_thong_tin_tai_thu_vien_khoa_hoc_xa_hoi_th.pdf