Tính tất yếu, khách quan của sự ra đời mô hình văn phòng hiện đại

TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
TÍNH TẤT YẾU, KHÁCH QUAN CỦA SỰ RA ĐỜI 
MÔ HÌNH VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI 
 Trần Vũ Thành1 
TÓM TẮT 
Mô hình văn phòng hiện đại là một khái niệm được các nhà khoa học và quản trị 
đưa ra nhằm so sánh với mô hình văn phòng truyền thống (cổ điển). Bài viết đề cập 
đến kết quả bước đầu trong nghiên cứu của tác giả về quá trình ra đời của mô hình 
văn phòng hiện đại. Đồng thời tác giả phân tích và chỉ ra tính tất yếu, khách quan 
của sự ra đời của mô hình văn phòng hiện đại trên thế giới cũng như ở Việt Nam. 
Từ khóa: Mô hình văn phòng hiện đại, bùng nổ thông tin, quản trị văn phòng 
hiện đại 
I. Mở đầu 
Vào giữa những năm 50 của thế kỷ 
XX, với sự ra đời của máy tính điện tử - 
chỗ gặp nhau giữa thông tin và công 
nghệ - đã bắt đầu cuộc cách mạng thông 
tin - công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao 
của nó là mạng internet. Từ đây, xã hội 
loài người bước vào giai đoạn phát triển 
mới về chất - giai đoạn của nền văn 
minh tin học hay văn minh trí tuệ. Vào 
những năm đầu của thập niên 80, trên 
phạm vi thế giới xuất hiện một hiện 
tượng được gọi là “bùng nổ thông tin” 
[1, tr. 4]. Hiện tượng này đã tác động 
không ngừng tới hoạt động của mọi 
ngành, mọi tổ chức, doanh nghiệp. Sự 
xuất hiện của mạng internet và hệ thống 
máy tính điện tử cùng với việc phát triển 
mạnh mẽ của nền kinh tế đã tạo ra trong 
xã hội loài người khối lượng thông tin 
khổng lồ. Khối lượng thông tin đó tăng 
lên nhanh chóng và tác động một cách 
trực tiếp vào mọi hoạt động của nền kinh 
tế thế giới. 
Tình hình đó đặt ra một yêu cầu hết 
sức cấp thiết đối với các cơ quan, tổ 
chức là phải có hệ thống quản lý, thu 
thập và xử lý thông tin một cách hiệu 
quả và cung cấp những thông tin chính 
xác, kịp thời để các cấp quản trị đưa ra 
được những quyết định, kế hoạch sản 
xuất, kinh doanh phù hợp với tình hình 
thực tiễn. Những yêu cầu đó chỉ có thể 
đáp ứng được bằng cách xây dựng văn 
phòng của cơ quan, doanh nghiệp theo 
hướng hiện đại. Các nhà quản trị học và 
các nhà quản lý doanh nghiệp cũng đi 
sâu nghiên cứu vấn đề này và họ đã đưa 
ra một quyết định táo bạo, đó là chuyển 
một trọng tâm của quản trị doanh 
nghiệp sang quản trị hành chính văn 
phòng. Quyết định này đã làm thay đổi 
căn bản nhận thức của các cá nhân, tổ 
chức, doanh nghiệp về vai trò của văn 
phòng. Đó cũng là điều kiện khách 
quan, tất yếu làm xuất hiện mô hình văn 
phòng hiện đại. Khác với văn phòng 
truyền thống chỉ thực hiện những công 
việc sự vụ, giấy tờ thuần túy, văn phòng 
hiện đại với chức năng thu thập, xử lý 
và cung cấp thông tin đã góp phần làm 
1 Trường Đại học Đồng Nai 
Email: thanhtv.qtvp@gmail.com 
 103 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
tăng năng suất lao động và làm ra lợi 
nhuận dưới dạng đặc biệt. 
“Văn phòng hiện đại (mô hình văn 
phòng hiện đại) được các nhà quản trị 
trên thế giới đưa ra để so sánh với mô 
hình văn phòng truyền thống (cổ điển). 
Đây là một khái niệm mang tính chất 
tương đối được đưa ra để khẳng định 
những nhận thức đúng đắn và mang tính 
chất tiến bộ của các nhà quản trị, các cơ 
quan tổ chức, xã hội về vai trò, chức 
năng của văn phòng trong thời kỳ cách 
mạng thông tin - công nghệ lần thứ năm 
bùng nổ và phát triển mạnh mẽ” [2, tr. 
18]. Đồng thời các cơ quan, tổ chức, 
doanh nghiệp đã ra sức đầu tư mua sắm 
các máy móc, thiết bị văn phòng hiện 
đại và ban hành các chính sách tuyển 
dụng các nhân viên văn phòng có trình 
độ, chuyên môn, nghiệp vụ. Chính vì 
thế văn phòng hiện đại đã được ra đời 
với sự khác biệt cơ bản về mặt cấu trúc 
so với mô hình văn phòng cổ điển 
(truyền thống). Tuy nhiên sự ra đời của 
mô hình văn phòng hiện đại không phải 
là ý muốn chủ quan của các nhà quản trị 
học, cũng không phải là sự tiến bộ và 
đổi mới nhận thức mang tính chất một 
chiều từ phía các cơ quan, tổ chức, 
doanh nghiệp và xã hội mà đó là sự phát 
triển mang tính tất yếu, khách quan của 
mô hình văn phòng phù hợp với sự phát 
triển của nền kinh tế - xã hội thế giới. 
Đó là hiện tượng “bùng nổ thông tin” 
của cuộc cách mạng thông tin - công 
nghệ lần thứ năm, kéo theo là hàng loạt 
các yêu cầu khách quan làm cho mô 
hình văn phòng hiện đại ra đời. 
II. Nội dung 
1. Hiện tượng “bùng nổ thông tin” - 
cơ sở xuất hiện mô hình văn phòng 
hiện đại 
Theo nghiên cứu của PGS.TS. Phạm 
Thị Ngọc Trầm thì “trong tiến trình lịch 
sử xã hội đã từng diễn ra năm cuộc cách 
mạng thông tin - công nghệ lớn nhất, 
quan trọng nhất, đánh đấu năm trình độ 
hay năm nấc thang phát triển của xã hội 
loài người. 
Cuộc cách mạng thông tin - công 
nghệ lần thứ nhất được đánh dấu bằng 
sự sáng tạo ra tiếng nói... Sự sáng tạo ra 
tiếng nói là bước nhảy vọt đầu tiên 
trong thông tin xã hội. Cuộc cách mạng 
thông tin - công nghệ lần thứ hai được 
bắt đầu bằng việc con người sáng tạo ra 
chữ viết... Thông tin được lưu trữ, 
truyền bá dưới dạng chữ viết đã tạo ra 
khả năng vô cùng to lớn cho con người 
trong việc tiếp thu và phổ biến rộng rãi 
hơn, nhanh chóng hơn những tri thức 
đồng thời giúp cho con người có cơ sở 
để tư duy phát triển và sáng tạo ra công 
nghệ mới. 
Cuộc cách mạng thông tin - công 
nghệ lần thứ ba được hình thành với sự 
phát minh ra máy hơi nước và cùng với 
nó là sự phát triền mạnh mẽ của kỹ 
thuật in ấn. Chữ in là phương tiện thông 
tin đại chúng rộng rãi, phổ biến. Từ đây, 
thông tin và tri thức của loài người 
được nhân bản, truyền bá rộng rãi khắp 
104 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
hành tinh và trở thành tài sản chung của 
nhân loại. 
Nền văn minh công nghiệp vào nửa 
đầu thế kỷ XX đã được tiếp thêm xung 
lượng mới nhờ cuộc cách mạng thông 
tin - công nghệ lần thứ tư với những 
phát minh sáng chế ra các thiết bị 
truyền thông mới bằng điện và điện tử 
(điện thoại, điện báo, rađio, phát thanh, 
truyền hình... ) trên cơ sở của quá trình 
điện khí hoá trong công nghệ. 
Tư duy của con người một lần nữa 
lại được thức tỉnh sau hơn 300 năm say 
sưa với những thành tựu của cuộc cách 
mạng thông tin - công nghệ lần thứ ba 
và thứ tư, mà hậu quả của chúng đến 
nay cũng chưa thể lường hết được. Vào 
giữa những năm 50 của thế kỷ XX, với 
sự ra đời của máy tính điện tử - chỗ gặp 
nhau giữa thông tin và công nghệ - đã 
bắt đầu cuộc cách mạng thông tin - 
công nghệ lần thứ năm, mà đỉnh cao của 
nó là mạng internet. Từ đây, xã hội loài 
người bước vào giai đoạn phát triển 
mới về chất - giai đoạn của nền văn 
minh tin học hay văn minh trí tuệ. 
Nội dung chủ yếu của cuộc cách 
mạng thông tin lần thứ năm là sự phát 
minh ra hàng loạt kiểu máy tính điện tử 
ngày càng hoàn thiện hơn, tinh vi hơn, 
có tốc độ xử lý từ hàng triệu đến hàng 
tỷ phép tính trong một giây. Các máy 
tính này được kết nối với nhau thành hệ 
thống internet 1, tạo thành hệ thống siêu 
xa lộ thông tin toàn cầu. Tiếp đến là sự 
ra đời của máy tính Nơron điện tử - loại 
máy tính mô phỏng theo hoạt động của 
bộ não con người. Với sự bùng nổ 
thông tin dữ dội trong thời đại ngày 
nay, việc nối mạng các máy tính Nơron 
thành hệ thông internet 2 vào đầu thế kỷ 
XXI sẽ cho phép con người tạo ra một 
bộ não khổng lồ bao quát toàn bộ hành 
tinh chúng ta. Sau thế hệ máy tính 
Nơron điện tử sẽ là thế hệ máy tính 
Nơron quang tử mà sự nối mạng của 
chúng tạo thành hệ thống internet 3. Sự 
tác động to lớn của mạng internet 3 chỉ 
có thể so sánh được với những chuyện 
khoa học viễn tưởng” [3, tr. 32]. 
Từ phân tích trên đây cho thấy hiện 
tượng “bùng nổ thông tin” đã được hình 
thành với sự xuất hiện và phát triển của 
cuộc cách mạng thông tin - công nghệ 
lần thứ năm vào những năm 50 của thế 
kỷ XX. Sản phẩm của cuộc cách mạng 
thông tin - công nghệ lần năm là sự ra 
đời của hệ thống mạng internet và các 
loại máy tính có tính năng ngày càng 
hiện đại. Đi cùng với nó là sự phát triển 
rất mạnh mẽ và như vũ bão của các 
ngành khoa học công nghệ và xu hướng 
toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới. Trong 
hoạt động của mình các cơ quan, tổ 
chức, doanh nghiệp trong từng nước và 
trên toàn thế giới đã tạo ra một khối 
lượng các thông tin khổng lồ. Theo 
nhận định của Mike Harvey: “trong thế 
giới thương mại, công nghiệp và chính 
quyền hiện nay, thông tin là tài nguyên 
quan trọng nhất. Chính vì thế một khối 
lượng thông tin khổng lồ cần đến và 
được cung cấp để vận hành thương mại, 
công nghiệp và chính quyền” [4, tr. 14]. 
105 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
Sự gia tăng các yêu cầu thông tin 
cũng như những phát triển trong kỹ 
thuật xử lý đã làm cho văn phòng ngày 
càng có vị trí và vai trò quan trọng 
trong các cơ quan, tổ chức, doanh 
nghiệp. Khác với nhận thức trước đây là 
xem hoạt động của văn phòng chỉ xoay 
quanh và liên quan mật thiết đến công 
tác công văn, giấy tờ sự vụ, không quan 
trọng, các nhà quản trị học, các cơ quan, 
tổ chức, doanh nghiệp đã nhận thức 
được rằng văn phòng cũng góp phần 
quan trọng vào việc tăng năng suất lao 
động và vị thế trong cạnh tranh của cơ 
quan, tổ chức. Từ đó họ xem quản trị 
văn phòng cũng là một trong bốn nội 
dung quan trọng của hoạt động quản trị 
một doanh nghiệp và đưa ra nhận xét 
rằng: Phải chuyển trọng tâm nghiên cứu 
của quản trị học sang nghiên cứu quản 
trị văn phòng. 
Để cho văn phòng của cơ quan, 
doanh nghiệp mình đáp ứng được yêu 
cầu mới của hoạt động quản lý và sản 
xuất kinh doanh, các cơ quan, doanh 
nghiệp đã có sự đầu tư mạnh mẽ cho 
văn phòng. Các máy móc, trang thiết bị 
văn phòng hiện đại đã được mua sắm 
và trang bị cho văn phòng, đồng thời 
với nó là việc ban hành các chính sách 
tuyển dụng cán bộ, nhân viên văn 
phòng có trình độ, chuyên môn nghiệp 
vụ đã qua đào tạo vào làm việc trong 
văn phòng. Đây là đặc điểm khác biệt 
cơ bản của mô hình văn phòng hiện đại 
so với mô hình văn phòng cổ điển 
(truyền thống). 
2. Sự gia tăng nhu cầu thông tin 
nhân tố quyết định sự xuất hiện của 
văn phòng hiện đại 
2.1. Tăng trưởng kinh tế 
“Tăng tưởng kinh tế sử dụng ngày 
càng nhiều dữ liệu và thông tin cho nên 
đòi hỏi một sự gia tăng cung ứng. Cùng 
lúc đó các tiến bộ công nghệ đã làm tăng 
năng suất lao động để duy trì mức độ 
tăng trưởng kinh kế và làm tăng tính 
phức tạp của quy trình sản xuất. Tiếp đó 
sự chuyên môn hóa ngày càng cao đã tạo 
ra những yêu cầu phức tạp về tổ chức, 
làm phát sinh nhu cầu đòi hỏi thêm 
thông tin. Những yêu cầu này đã dẫn tới 
sự thiết lập các hệ thống thông tin trong 
nội bộ doanh nghiệp và trong toàn nền 
kinh tế. Hệ thống thông tin này phải 
được mở rộng để đáp ứng đòi hỏi ngày 
càng nhiều của nền kinh tế” [4, tr. 16]. 
Nhận định trên cho thấy rõ ràng nhu 
cầu về thông tin nhằm phục vụ cho hoạt 
động quản lý và sản xuất kinh doanh 
của các doanh nghiệp cũng như toàn bộ 
nền kinh tế ngày càng tăng lên một cách 
mạnh mẽ. Chính vì thế hệ thống thông 
tin trong nội bộ doanh nghiệp và của 
nền kinh tế được thiết lập và ngày càng 
được mở rộng để đáp ứng sự phát triển 
không ngừng của nền kinh tế. Từ đó 
làm cho khối lượng thông tin kinh tế 
ngày càng khổng lồ và trở nên phức tạp 
hơn. Để thu thập và chọn lọc được 
những thông tin chính xác, nhanh 
chóng, kịp thời, nhân viên văn phòng 
doanh nghiệp phải là thực hiện đầy đủ 
các khâu nghiệp vụ về thu thập và xử lý 
106 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
thông tin trên cơ sở ứng dụng những 
máy móc văn phòng hiện đại. Đây là 
yêu cầu khách quan của sự phát triển 
nền kinh tế làm xuất hiện và hình thành 
mô hình văn phòng hiện đại. 
2.2. Sáp nhập và đa dạng hóa 
Với sự phát triển của nền kinh tế 
công nghiệp hiện đại, những tập đoàn 
kinh tế thực hiện việc sáp nhập và mở 
rộng quy mô sản xuất đồng thời đa dạng 
hóa và chuyên môn hóa các sản phẩm 
làm ra của mình thường phát sinh rất 
nhiều vấn đề về quản trị công ty. Những 
vấn đề về trao đổi thông tin hằng ngày 
và có khi là hằng giờ của các công ty 
trong cùng tập đoàn, sự cập nhật thông 
tin khách hàng hay việc giải quyết càng 
tình huống sản xuất và đưa ra các quyết 
định sản xuất đều yêu cầu phải có sự 
trao đổi qua lại giữa các công ty trong 
cùng tập đoàn và giữa các công ty thành 
viên với tổng công ty. Chính những công 
việc này làm cho khối lượng thông tin 
trao đổi giữa các công ty này ngày càng 
tăng lên và không bao lâu thì họ sẽ chìm 
ngập trong biển giấy tờ. “Một khía cạnh 
mới được thêm vào khi công ty trở thành 
đa quốc gia và thông tin mà nó đòi hỏi 
để ra quyết định, hoạch định và kiểm 
soát trên cơ sở đa quốc gia” [4, tr. 17]. 
Những vấn đề về thông tin trên 
đây của các công ty đa quốc gia không 
thể giải quyết được một cách có hiệu 
quả khi chúng còn trao đổi thông tin 
thông qua văn bản giấy tờ và qua 
đường bưu chính thông thường như 
trước đây. Sự phát triển mạng lưới đa 
quốc gia đòi hỏi việc trao đổi thông 
tin của các công ty này phải sử dụng 
các máy móc văn phòng hiện đại đồng 
thời nguồn nhân lực làm văn phòng 
cũng phải được đào tạo chuyên sâu về 
chuyên môn và nghiệp vụ mang tính 
hiện đại để sử dụng được các máy 
móc đó. “Nhân lực làm việc trong các 
văn phòng không còn là “dân tay 
ngang” như trước đây nữa mà phải 
năng động, sáng tạo và có đầy đủ các 
phẩm chất, năng lực cần thiết mới có 
thể đáp ứng được yêu cầu mới của văn 
phòng hiện đại đặt ra” [5, tr. 225]. 
2.3. Sự cạnh tranh khốc liệt của các 
doanh nghiệp 
Sự phát triển mạnh mẽ của công ty 
đa quốc gia cùng với xu hướng hội nhập 
của nền kinh tế thế giới đã tạo nên môi 
trường cạnh tranh khốc liệt giữa các 
doanh nghiệp trong nước cũng như trên 
thế giới Chính vì thế các yếu tố về thị 
trường, nhu cầu khách hàng, công nghệ 
và chất lượng sản phẩm và các thông tin 
về các yếu tố này đã trở thành nhân tố 
quyết định vị trí của các doanh nghiệp 
trên thị trường. Năng lực cạnh tranh của 
các doanh nghiệp được đặt trọng tâm 
vào năng lực cạnh tranh của văn phòng 
các doanh nghiệp. Doanh nghiệp muốn 
có được vị trí cao trên thị trường cạnh 
tranh phải có được những quyết định, 
kế hoạch sản xuất và phát triển sản 
phẩm của mình đáp ứng được yêu cầu 
của khách hàng và có được các ưu điểm 
hơn hẳn các sản phẩm cùng chủng loại 
của các công ty khác. Những quyết 
107 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
định và kế hoạch đó chỉ có thể đúng 
đắn và sát hợp khi nó dựa trên cơ sở 
các thông tin của văn phòng đã thu 
thập và xử lý. 
Văn phòng của doanh nghiệp không 
chỉ thực hiện các giao dịch mang tính 
chất giấy tờ, sự vụ như trước đây mà nó 
phải trở thành một lực lượng chủ yếu 
trong cạnh tranh và bảo vệ thương hiệu 
sản phẩm cho các doanh nghiệp. Vai trò 
đó của văn phòng được thể hiện rất 
mạnh mẽ ở chức năng thu thập, xử lý và 
cung cấp thông tin yểm trợ hành chính 
cho lãnh đạo ra quyết định. Các thông 
tin mà văn phòng thu thập và xử lý các 
thông tin về nhu cầu của khách hàng, 
sản phẩm, thị trường, công nghệ đã 
trở thành nhân tố quyết định sự đúng 
đắn hay thất bại trong các quyết định 
của lãnh đạo các công ty trong việc điều 
hành sản xuất và lên kế hoạch sản xuất. 
2.4. Tầm hạn quản trị bị thu hẹp 
Khác với trước đây tầm hạn q ... ng được 
thu hẹp hơn. Chính vì thế đã nảy sinh 
sự chia nhỏ doanh nghiệp thành các 
đơn vị, tổ chức nhỏ hơn. Đồng thời yêu 
cầu về năng lực quản trị của các nhà 
quản trị cũng cao hơn trước. Các nhà 
quản trị phải được đào tạo về kỹ năng 
và chuyên môn phù hợp với lĩnh vực 
quản lý của mình. 
Vấn đề quản trị của các nhà quản trị 
ngày càng đặt ra nhiều vấn đề phức tạp 
và yêu cầu ngày càng cao hơn. Chính vì 
thế họ mong đợi sự chính xác và độ 
phức tạp cao hơn của các luồng thông 
tin cung cấp. “Nhiều dữ liệu hơn được 
phát sinh cho các quản trị viên đặt ra 
vấn đề là họ chỉ có một khoảng thời 
gian giới hạn để hấp thụ thông tin mà 
họ nhận được. Do đó, phải thận trọng 
trong khi lựa chọn thông tin trình bày 
cho ban quản trị cũng như cách thức 
trình bày để tạo thuận lợi cho việc tiếp 
nhận. Nếu không làm được điều này sẽ 
dẫn đến người quản trị viên luôn luôn 
tràn ngập trong công việc giấy tờ, mà 
chỉ việc này không thôi cũng dẫn đến tê 
liệt hoạt động” [4, tr. 18]. 
Văn phòng hiện nay được so sánh 
như là cơ quan đầu não của mọi cơ 
quan, tổ chức, doanh nghiệp chính vì 
thế các thông tin về sản xuất, tiếp thị, 
tài chính và nhân sự đều được văn 
phòng thu thập hằng ngày. Đó là yêu 
cầu đặt ra cho các nhân viên văn phòng 
phải được đào tạo chuyên sâu về các 
nghiệp vụ văn phòng thì mới đủ khả 
năng thực hiện việc thu thập các loại 
thông tin kể trên như: kỹ thuật thống kê 
và định lượng dùng để phân tích, tổng 
hợp thông tin. 
2.5. Sự phát triển mạnh mẽ của 
công nghệ thông tin 
Cuộc cách mạng thông tin - công 
nghệ lần tư, thứ năm của thế giới đã 
tạo ra máy vi tính và các loại máy móc 
hiện đại đi cùng với nó. Sự xuất hiện 
108 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
của máy vi tính đã làm xuất hiện thuật 
ngữ “thời đại của máy vi tính” đề cập 
đến việc ứng dụng rộng rãi của nó 
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội 
kể cả hoạt động văn phòng. 
Việc ứng dụng các thành tựu của 
công nghệ thông tin trong các hoạt động 
của văn phòng đã làm cho các công việc 
văn phòng được giải quyết một cách 
nhanh chóng và hiệu quả được nâng lên 
rõ rệt. Tuy nhiên đi cùng với ưu điểm 
đó của máy vi tính đó là việc hình thành 
của khối lượng thông tin khổng lồ mà 
nó tạo ra theo nhu cầu khai thác công 
suất triệt để của máy vi tính trong văn 
phòng. Từ đó chính máy vi tính đã tạo 
nên các núi thông tin mà trong các núi 
thông tin này chứa cả các loại thông tin 
có ích và không có ích cho cho hoạt 
động của các doanh nghiệp. Chính vì 
thế đặt ra yêu cầu cho văn phòng phải 
biết cách chắt lọc các thông tin chính 
xác, bổ ích cho hoạt động của mình và 
của doanh nghiệp mình. Thực tế đặt ra 
là nếu hệ thống nhân viên văn phòng 
của doanh nghiệp không có các kỹ năng 
và trình độ để xử lý các thông tin kể 
trên thì sẽ làm cho hoạt động xử lý các 
thông tin này trở nên tốn kém và như 
thế tổng chi phí cho việc hình thành, thu 
thập và xử lý thông tin sẽ vượt tổng lợi 
ích. Đây cũng là vấn đề được đặt ra và 
giải quyết trong mô hình văn phòng 
hiện đại. 
2.6. Các yêu cầu của nhà nước và 
mong đợi của xã hội 
Doanh nghiệp hoạt động ở bất cứ 
lĩnh vực nào cũng đều chịu sự quản lý 
và điều hành vĩ mô của nhà nước. Để 
phục vụ cho sự quản lý và điều hành 
của nhà nước thì các doanh nghiệp bắt 
buộc phải cung cấp cho nhà nước các 
thông tin cần thiết nhất định như: các 
thông tin về thu nhập, thuế quan; các 
thông tin về lãi suất giúp cho việc 
hoạch định; các thông tin giúp cho việc 
thống kê sản xuất, nhân công và y tế 
Những thông tin này đôi khi được 
nhà nước yêu cầu cung cấp định kỳ, đôi 
lúc lại phải cung cấp tức thời Chính 
vì thế các doanh nghiệp và cả nhà nước 
đều phải trang bị cho mình những máy 
móc, phương tiện nhất định phục vụ 
cho việc thu thập, xử lý và cung cấp 
thông tin một cách nhanh chóng và tiết 
kiệm. Nhà nước sau khi thu thập các 
thông tin của các doanh nghiệp thì tiến 
hành xử lý và đưa ra các quyết định, kế 
hoạch, chiến lược phát triển kinh tế 
mang tầm vĩ mô. Những quyết định này 
có thể thay đổi cần thiết về cơ sở hạ 
tầng kinh tế của quốc gia, điều chỉnh 
các chính sách phát triển kinh tế của 
ngành, vùng, địa phương. Các chính 
sách đó đã ảnh hưởng và tác động đến 
hoạt động sản xuất kinh doanh của 
doanh nghiệp. Để tiếp tục sản xuất kinh 
doanh có hiệu quả thì các doanh nghiệp 
phải tiếp nhận các thông tin về chính 
sách, kế hoạch và các quyết định phát 
triển kinh tế của nhà nước. Công việc 
tiếp nhận thông tin phản hồi này phải 
được văn phòng của doanh nghiệp thực 
109 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
hiện một cách nhanh chóng, chính xác. 
Điều đó chỉ có thể thực hiện được trên 
cơ sở văn phòng được xây dựng theo 
hướng hiện đại. 
Sự phát triển của cách mạng thông 
tin - công nghệ làm cho đời sống của 
nhân dân ngày càng tăng. Đi theo nó là 
các yêu cầu về các dịch vụ của đời sống 
của con người ngày càng được nâng 
cao. Các sản phẩm của các doanh 
nghiệp phục vụ đời sống của con người 
cũng được yêu cầu cao hơn về chất 
lượng, tính thẩm mỹ và mẫu mã Các 
thông tin về nhu cầu của khách hàng trở 
thành nhân tố quyết định sự thành công 
của các doanh nghiệp. Chính vì thế việc 
thu thập và xử lý các thông tin về thị 
trường, về khách hàng trở nên rất quan 
trọng đối với hoạt động sản xuất kinh 
doanh của doanh nghiệp. Việc thu thập 
đầy đủ, chính xác và nhanh chóng các 
thông tin về thị trường của văn phòng 
làm cho các doanh nghiệp đưa ra các 
dòng sản phẩm đáp ứng được mong đợi 
của khách hàng và từ đó làm cho sản 
phẩm của doanh nghiệp chiếm lĩnh 
được thị trường. 
“Qua nghiên cứu, các nhà kinh tế 
cho hay rằng, do không kiểm soát được 
thông tin và xử lý thông kém, các công 
trình nghiên cứu trùng lặp nhau nhiều 
đã làm lãng phí mất từ 40% đến 70% 
tổng số kinh phí đầu tư cho khoa học” 
[6, tr. 93]. 
Theo TS. Lê Văn In: “Trong thời 
đại bùng nổ thông tin ngày nay thì 
thông tin trở thành thần kinh, mạch máu 
của hoạt động quản lý thông tin là của 
cải, thông tin có vai trò rất quan trọng 
trong hoạt động quản lý, quyết định 
chất lượng và hiệu quả, tuy nhiên chất 
lượng và hiệu quả đó còn phụ thuộc vào 
khả năng và trình độ của người xử lý 
thông tin” [6, tr. 14]. Đóng vai trò đặc 
biệt quan trọng trong quá trình thu thập, 
xử lý và cung cấp thông tin đó là văn 
phòng. Nhưng văn phòng muốn thực 
hiện được chức năng quan trọng này 
phải được xây dựng theo mô hình văn 
phòng hiện đại. Đó là yêu cầu khách 
quan của nền kinh tế làm xuất hiện, 
hình thành và phát triển của mô hình 
văn phòng hiện đại. 
3. Quản trị văn phòng đối với mô 
hình văn phòng hiện đại 
Trước đây, chúng ta thường xem 
quản trị hành chính văn phòng chỉ đơn 
thuần thực hiện những công việc mang 
tính quản lý mang tính chất giấy tờ. Các 
trưởng phòng hành chính chỉ đơn thuần 
lãnh đạo các nhân viên của mình thực 
hiện các công việc một cách rời rạc và 
thiếu hẳn tính liên kết, không logic và 
tiến hành thiếu khoa học. Chính vì thế 
công việc hành chính của văn phòng 
nói chung và của các bộ phận khác 
trong công ty trở nên trùng lặp nhau, 
mỗi phòng ban làm theo cách của 
mình và không theo một phương pháp 
thống nhất. 
Ngày nay, khi mô hình văn phòng 
hiện đại ra đời cùng với hiện tượng 
bùng nổ thông tin đã đặt ra một yêu cầu 
là quản trị hành chính văn phòng phải 
110 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
thực hiện đầy đủ những công việc của 
quản trị học một cách khoa học. Chính 
vì vậy quản trị hành chính văn phòng 
phải được thực hiện một cách khoa học 
trên tất cả các công việc: hoạch định, tổ 
chức, lãnh đạo và kiểm soát. 
Với nhiệm vụ chủ yếu hiện nay của 
văn phòng là thu thập, xử lý và cung 
cấp thông tin. Chính vì thế muốn thực 
hiện một cách có hiệu quả nhiệm vụ chủ 
yếu nói trên của văn phòng thì việc 
quản trị hành chính văn phòng phải 
được hoạch định. Nếu không có hoạch 
định thì sẽ làm cho hoạt động văn 
phòng trở nên rất thụ động. Sẽ có những 
lúc các nhân viên văn phòng được ngồi 
chơi, xơi nước nhưng rồi cũng sẽ có lúc 
họ vắt chân lên cổ để làm cho kịp công 
việc. Vì thế nếu không hoạch định thì 
công việc văn phòng sẽ trở thành nhân 
tố làm cản trở mọi hoạt động khác của 
cơ quan, doanh nghiệp. 
Sau khi công việc văn phòng được 
hoạch định thì các khâu khác của hoạt 
động quản lý cũng phải được thực hiện. 
Vai trò của các chánh văn phòng, 
trưởng phòng hành chính, thư ký giám 
đốc được các nhà quản trị học xem 
như các quản trị viên cấp trung. Vì vậy 
sau khi hoạch định thì họ phải thực hiện 
tổ chức thực hiện các kế hoạch đã đặt ra 
và lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện các 
kế hoạch đó. Khâu cuối cùng nhưng có 
vai trò quyết định đối với hiệu quả của 
công việc văn phòng là công tác kiểm 
tra, giám sát việc thực hiện các kế 
hoạch đã đặt ra ở các bộ phận và trong 
toàn cơ quan. “Quản trị là sự phối hợp 
tất cả các tài nguyên thông qua tiến 
trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và 
kiểm tra nhằm đạt được mục tiêu đã đề 
ra” [7, tr. 352]. 
Văn phòng hiện đại đặt ra yêu cầu 
mới đối với các nhà quản trị là phải 
thực hiện đầy đủ các hoạt động hoạch 
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra một 
cách có hệ thống, khoa học nhằm thực 
hiện chức năng thu thập, xử lý và cung 
cấp thông tin một cách có hiệu quả. 
“Thực chất của quản trị hành chính văn 
phòng là quản trị thông tin. Nó là trung 
tâm thần kinh não bộ của một doanh 
nghiệp. Biết quản trị nó một cách khoa 
học là con đường dẫn tới thành công” 
[8, tr. 119]. 
Như đã đề cập ở phần trên, ngoài 
các chức năng đặc trưng cho văn phòng 
hiện đại thì văn phòng được xây dựng 
theo hướng hiện đại cũng thực hiện các 
chức năng khác của văn phòng truyền 
thống như: chức năng tham mưu tổng 
hợp, chức năng văn bản, chức năng hậu 
cần Tuy nhiên với văn phòng hiện đại 
thì các chức năng này cũng được biến 
đổi về chất với sự hỗ trợ của các trang 
thiết bị, máy móc. 
Mô hình văn phòng hiện đại ra đời 
với chức năng chủ yếu của nó đó là thu 
thập và xử lý thông tin. Đồng thời chức 
năng quản trị hành chính văn phòng 
cũng có những thay đổi mạnh mẽ trong 
cả nhận thức và cách thức thực hiện nó. 
Việc thu thập, xử lý thông tin cũng như 
việc thực hiện các chức năng khác cũng 
111 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
phải thực hiện một cách có kế hoạch, 
được tổ chức thực hiện, được lãnh đạo 
và phải được kiểm tra, giám sát nhằm 
thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đặc 
biệt đối với sự phát triển mạnh mẽ của 
nền kinh tế thị trường, hiện tượng bùng 
nổ thông tin và các đặc điểm khác của 
thời đại ngày nay bắt buộc văn phòng 
phải tham gia và trở thành một nhân tố 
tạo nên vị trí cạnh tranh của doanh 
nghiệp. Điều đó làm cho hoạt động của 
văn phòng thực hiện các chức năng của 
mình phải được sự quan tâm đầu tư về 
mọi mặt và được đảm bảo thực hiện 
một cách có hiệu quả. Đồng thời chức 
năng quản trị hành chính văn phòng 
một cách khoa học và hiệu quả cũng 
được đặt ra với những hoạt động quản 
trị mang tính chất mới. Tạo nên vai trò 
quan trọng của văn phòng trong hoạt 
động của cơ quan, doanh nghiệp. 
III. Kết luận 
“Văn phòng kiểu cũ (mô hình văn 
phòng truyền thống) thường được hiểu 
là Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, 
hành chính trong một cơ quan. Văn 
phòng kiểu cũ thực hiện công việc xử lý 
thông tin một cách thụ động, chủ yếu là 
nhìn lại những cái đã qua. Văn phòng 
hiện đại trước những thách thức, những 
áp lực mới của hiện tượng bùng nổ 
thông tin và của cạnh tranh kinh tế gay 
gắt, tất yếu phải chủ động xử lý thông 
tin như để đón đầu, tiên liệu, dự báo các 
tình huống, giúp các cấp quản lý đưa ra 
các quyết định đúng đắn, sáng tạo. Chỉ 
có như vậy văn phòng mới góp phần 
tăng năng suất lao động, tạo ra lợi 
nhuận, đem lại khả năng cạnh tranh, 
đảm bảo sự sống còn và phát triển của 
mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Người ta 
gọi đó là chức năng chủ động xử lý 
thông tin yểm trợ hành chính của văn 
phòng hiện đại” [1, tr. 4]. 
Khác với trước đây, cán bộ làm 
công tác văn phòng thường bị điều động 
từ nhiều nguồn lao động khác có trình 
độ thấp, không được đào tạo về mặt 
chuyên môn, cán bộ văn phòng hiện đại 
phải được đào tạo chuyên môn, nghiệp 
vụ một cách chuyên sâu; có kỹ năng tư 
duy của một nhà quản trị văn phòng 
thực sự. Khi đội ngũ cán bộ làm văn 
phòng đáp ứng được những yêu cầu đó, 
công việc văn phòng với sự hỗ trợ của 
máy móc, trang thiết bị hiện đại sẽ tạo 
ra được “thứ lợi nhuận đặc biệt” cho cơ 
quan, tổ chức. Cùng lúc đó, văn phòng 
mới thực sự góp phần tăng năng suất 
lao động và góp phần vào sự thành công 
của hoạt động cải cách hành chính của 
cơ quan [6, tr. 37]. 
Vì thế công tác xây dựng văn phòng 
hiện đại có ý nghĩa quyết định đến sự 
hưng thịnh hay suy vong của các cơ 
quan, doanh nghiệp trong thời đại cách 
mạng thông tin - công nghệ và hiện 
tượng bùng nổ thông tin. Sự ra đời của 
văn phòng hiện đại đã làm thay đổi hoàn 
toàn nhận thức của nhân loại và các nhà 
quản trị về vai trò và vị trí của văn 
phòng trong các cơ quan tổ chức. Do đó 
hiện nay, hầu hết các cơ quan, doanh 
nghiệp đều đã và đang thực hiện quá 
trình xây dựng mô hình văn phòng hiện 
đại cho cơ quan, doanh nghiệp mình.
112 
TẠP CHÍ KHOA HỌC - ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI, SỐ 08 - 2018 ISSN 2354-1482 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. TS. Nghiêm Kỳ Hồng (1998), “Mấy vấn đề cơ bản về văn phòng hiện đại”, 
Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4/12-1998, trang 4-8 
2. Trần Vũ Thành, Lê Thanh Hùng (2012), “Hiện tượng Bùng nổ thông tin và sự 
ra đời của văn phòng hiện đại”, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 2/2012, trang 17-20 
3. PGS. TS. Đặng Thị Ngọc Trầm (2005), “Cách mạng thông tin - công nghệ và 
nền văn văn minh”, Tạp chí Triết học tháng 11 năm 2005, trang 79-82 
4. Mike Harvey (2008), Office administration and management, Cambridge: 
ICSA Publishing Limited, (bản tiếng Việt), Nhà xuất bản Hồng Đức, Thanh Hóa 
5. TS. Lê Văn In (2004), “Đổi mới nhận thức để nâng cao chất lượng đào tạo về 
lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng ở bậc đại học”, Kỷ yếu hội thảo khoa học 
Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn, trang 225-226 
6. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy 
(2010), Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nhà xuất bản Lao Động, Hà Nội, trang 
37-42 
7. H.L Sick (1978), Management and Organisation (Australia: South –Western 
Pub, Co., 
8. TS. Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành chính văn phòng, Viện Đại học 
Đà Lạt 
THE NECESSITY AND THE OBJECTIVITY FOR SETTING UP 
THE MODERN OFFICE MODEL 
ABSTRACT 
The models of modern office are the concept used by scientists and 
administrators to compare with the one of traditional (classic) offices. This article 
refers to the initial results of the research by the author on the process of forming the 
model of modern office. At the same time, author analysed and showed the necessity 
and objectivity of the models of modern offices in the world and in Viet Nam. 
Keywords: The models of modern offices, information explosion, the model office 
modern management 
(Received: 30/10/2017, Revised: 25/1/2018, Accepted for publication: 12/3/2018) 
113