Giáo trình Tổ chức hạch toán kế toán

Tổ chức hạch toán 
kế toán 
 1
Bài mở đầu 
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 
I. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán 
1. Khái niệm của tổ chức hạch toán kế toán 
 Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành 
bản chất của hạch toán kế toán đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá, 
tổng hợp cân đối kế toán . Do đó nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán bao 
gồm : 
- Tổ chức chứng từ. 
- Tổ chức tài khoản. 
- Tổ chức bộ sổ kế toán . 
- Tổ chức công tác kế toán . 
- Tổ chức bộ máy kế toán . 
- Tổ chức báo cáo. 
 Mỗi một tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán 
kế toán và đều là những mặt không thể tách rời trong tổ chức hạch toán kế toán . Bản thân 
mỗi mặt lại chứa đựng các yếu tố cơ bản cấu thành bản chất của hạch toán kế toán và tạo 
thành một hình thức vật chất hay một nghề hoặc hệ thống tác nghiệp riêng của hạch toán kế 
toán . 
2. Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán 
 Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán là sự liên hệ giữa các bộ phận, vì vậy đối 
tượng chung của của tổ chức hạch toán kế toán là mối liên hệ giữa các yếu tố phù hợp với 
nội dung, hình thức và bộ máy kế toán . 
 Trong tổ chức thực tế mỗi yếu tố của hạch toán kế toán cũng cần được chuyển hóa từ 
nhận thức thành những công việc cụ thể với những bước công việc cụ thể. Vì vậy, các mối 
liên hệ kể trên phải được tao ra từ chínhh việc tổ chức từng yếu tố của hệ thống hạch toán kế 
toán cũng như tổ chức cả chu trình kế toán vơí đầy đủ các yếu tố này. 
 Xết về nội dung công tác kế toán, xuất phát từ kết cấu của đối tượng hạch toán kế toán 
có thể chia công tác kế toán thành các phần hành riêng bịêt. Việc phân chia các phần hành kế 
toán trước hết phải dựa vào đặc điểm của vốn trong quá trình vận động cũng như quy mô ( 
số lượng ) nghiệp vụ ở từng đơn vị kế toán cơ sở . Từ đó các phần hành kế toán được phân 
chia một cách logic từ xây dựng cơ bản đến mua sắm và thanh lý TSCĐ ; Từ thu mua đến dự 
trữ và sử dụng nguyên vật liệu ; Từ hạch toán chi phí trực tiếp kinh doanh cho từng loại hoạt 
động cụ thể cho đến phân chia chi phí chung cho từng loại hoạt động ; Từ dự trữ cho đến tiêu 
thụ sản phẩm hàng hóa để có lợi nhuận và phân phối lợi nhuận đó. 
 Xét về hình thức kế toán, việc tổ chức bộ sổ kế toán từ bản chứng từ đến bản tổng hợp 
la quy trình có tính nguyên tắc, song việc kết hợp các hình thức riêng biệt trên từng mẫu biểu 
cụ thể lại hết sức đa dạng. 
 Xét về bộ máy kế toán, mỗi con người làm nghề kế toán cũng như mỗi loại máy móc 
dùng trong kế toán phải thực hành được qui trình từ chứng từ đến tổng hợp - cân đối kế toán 
. Tuy nhiên, số lượng cũng như kết cấu của từng bộ máy cụ thể lại hết sức đa dạng tùy thuộc 
 2
vào qui mô công tác kế toán, hình thức kế toán, trình độ của nhân viên làm công tác kế toán 
và nhu cầu sử dụng thông tin do kế toán cung cấp. 
3. Nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán 
 - Ban hành các văn bản pháp lý pháp lý về kế toán : Bao gồm cả pháp luật về kế toán 
và các văn bản dưới luật, của quốc tế và quốc gia. 
 - Nghệ thuật tổ chức đưa các văn bản đó vào thực tế hoat dong kế toán : Thông qua hệ 
thống các cấp và mối liên hệ giữa các cấp trong hệ thống. 
II. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán 
 Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt sản xuất ra các thông tin có ích về 
vốn phục vụ cho quản lý nên hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán cần phải nhìn nhận một 
cách toàn diện. Do vậy tổ chức hạch toán kế toán cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau : 
 1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý 
 Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra về 
hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán . Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán phải 
đảm bảo tính thống nhất chung trong cả hệ thống quản lý , được thể hịên: 
 - Bảo đảm tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý . 
 - Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý . 
 - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức 
quản lý ( trước hết cần đi sát hoạt động kinh doanh và đáp ứng yêu cầu thông tin cho các bộ 
phận quản lý khác ). 
 - Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý , trên cơ sở đó tăng dần qui mô 
thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý . 
 - Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động 
kế toán và doanh nghiệp không được hoạt động nếu không có bộ phận kế toán . 
2. Đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống kế toán ( giữa đối tượng với phương 
pháp, hình thức và bộ phận kế toán ) trong đơn vị . 
Các tính thống nhất đó được thể hiện như sau: 
- Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín qui trình kế toán .Lúc đó các 
phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hóa thích hợp với từng phần 
hành cụ thể. 
- Tùy tính phức tạp của đối tượng để định các bước của qui trình kế toán và chọn hình 
thức kế toán thích hợp ( các đơn vị không theo dõi nguồn vốn thì không cần kế toán kép, các 
đơn vị nhỏ không cần tách nhỏ quy trình hạch toán) 
- Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán 
và bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm 
tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán . 
3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật - quản lý 
chuyên sâu: 
- Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng 
đến các chuẩn mực kế toán quốc tế . 
- Phải tôn trọng các qui ước và chuẩn mực kế toán quốc tế : đơn vị hạch toán, giá hạch 
toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục 
 3
IV. Cơ sở tổ chức hạch toán kế toán 
 Tổ chức hạch toán kế toán được dựa trên các cơ sở sau : 
 - Đặc điểm của đối tượng và phương pháp kế toán - nguồn gốc của mọi nguyên lý tổ 
chức hạch toán kế toán . 
 - Lý luận về tổ chức cần được ứng dụng cụ thể trong tổ chức hạch toán kế toán . 
 - Các chuẩn mực quốc tế về kế toán - chỗ dựa trực tiếp của tổ chức kế toán ở từng 
quốc gia. 
Chương 1 
TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 
I. Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 
1. Ý nghĩa: 
 Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động 
của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và làm 
căn cứ phân loại tổng hợp kế toán . 
 Đối tượng của kế toán rất đa dạng và thường xuyên biến động do hoạt động kinh 
doanh mang lại, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên các chứng từ kế toán. 
Số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều nên số lượng chứng từ cũng lớn tương ứng. Vì vậy, lập 
chứng từ kế toán theo mẫu qui định là giai đoạn đầu tiên quan trọng của công tác tổ chức kế 
toán. Sau khi chứng từ được lập, phải được kiểm tra, luân chuyển, sử dụng cung cấp thông 
tin cho lãnh đạo, ghi sổ và cuối cùng là lưu giữ chứng từ. Đó chính là đường dây vận động 
của chứng từ kế toán. 
 Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân 
chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông 
tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán . 
 Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán : 
 - Về mặt quản lý : Việc ghi chép kiọ thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung 
cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để ra được các quyết định hợp lý. 
Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản 
lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ là tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh 
doanh của doanh nghiệp . 
 - Về kế toán : Chứng từ là cơ sở để ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ hợp 
pháp mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa 
thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán . 
 - Về pháp lý : Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có 
liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài 
kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. Vì vậy tổ chức tốt công tác 
chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra của thông tin kế toán ngay từ giai 
đoạn đầu của công tác kế toán . 
2. Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán 
 4
– Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào qui mô sản xuất, trình độ tổ chức quản 
lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ thuận với qui 
mô sản xuất, trình độ quản lý . 
– Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của 
tài sản, nguồn hình thành và các quá trình . 
– Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu phải 
quản lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuyển chứng từ khác nhau. 
– Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về biểu mẫu 
chứng từ . 
– Căn cứ vào trang thiết bị phục vụ công tác kế toán. 
– Căn cứ vào số lượng và trình độ nhân viên làm công tác kế toán, thống kê. 
II. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
1. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ 
 Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các chứng từ kế toán. Do 
vậy phải lựa chọn chứng từ phù hợp để ghi chép đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản. Do tính đa 
dạng của sự vận động tài sản nên cần thiết nhiều loại chứng từ để đáp ứng yêu cầu này. Tập 
hợp các chủng loại chứng từ sử dụng trong đơn vị là hệ thống bản chứng từ kế toán. 
 Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị phải căn cứ vào các yêu cầu sau: 
– Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ : Tên chứng từ, tên 
đơn vị có nghiệp vụ phát sinh, các cá nhân liên quan đến nghiệp vụ, ngày tháng năm, số 
chứng từ, nội dung kinh tế của chứng từ, đơn vị tính, chữ ký của những người có liên quan 
đến nghiệp vụ và các yếu tố cần thiết bổ sung của chứng từ . 
– Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này. 
Thực tế các chứng từ nếu chưa phản ánh hết các thông tin cần cho yêu càu quản lý sẽ khó 
khăn cho việc ghi sổ kế toán( Đánh số, mã chứng từ). 
– Phải dựa trên biểu mẫu qui định do Nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng 
chứng từ chưa có trong qui định của Nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử 
dụng . 
– Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tùy theo yêu cầu của đơn 
vị . 
 Tóm lại trong giai đoạn này phải xác định được danh mục các chứng từ kế toán sử 
dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 
DANH MỤC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG CHO DOANH NGHIỆP 
STT Tên Số 
hiệu 
Loại chứng từ Số 
liên 
Nơi 
lập 
Luân 
chuyển 
Ghi sổ Bảo 
quản 
BB HD DN 1 2 3 1 2 3 
 5
2. Tổ chức quá trình lập chứng từ . 
 Tổ chức quá trình lập chứng từ là sử dụng các chứng từ hoàn thiện, nhất là việc lựa 
chọn các phương thức hợp lý ghi chứng từ, đồng thời là việc tuân thủ theo chế độ Nhà nước 
về sử dụng các chứng từ kế toán. 
 Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải lập chứng từ gốc theo đúng biểu mẫu đã qui 
định, quá trình lập chứng từ phải đảm bảo 2 điều kiện : 
- Phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào chứng từ . 
- Bảo đảm tính chính xác với chi phí thời gian ít nhất cho việc lập chứng từ . 
 Nội dung chủ yếu của tổ chức lập chứng từ : 
- Lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh . 
- Lựa chọn các phương tiện lập chứng từ : Từ việc xác định số lượng người có trách nhiệm 
đến việc lập chứng từ một cách kịp thời đúng đắn, nói chung cần giảm bớt tối đa số lượng 
người tham gia lập chứng từ để rút ngắn thời gian lập chứng từ . 
- Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế . 
 Tùy theo yêu cầu quản lý mà chứng từ kế toán có thể là 1 bản(liên) hoặc nhiều bản. 
Khi chứng từ lập xong phải có đầy đủ các chữ ký của những người có liên qquan đến nghiệp 
vụ kinh tế . 
3. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ . 
 Việc kiểm tra chứng từ chằm đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và có thể 
phát hiện các sai sót hoặc các dấu hiệu lợi dụng chứng từ. Nội dung của quá trình kiểm tra 
chứng từ cần xem xét các khía cạnh sau : 
 - Kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và tuân thủ các yêu 
câu do Nhà nước ban hành, đặc biệt các yếu tố : Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, chữ ký của 
những người có liên quan, con dấu, chữ số. Nếu là chứng từ tổng hợp phải kiểm tra các 
chứng từ gốc đính kèm. 
 - Kiểm tra nội dung kinh tế của các nghiệp vụ có đúng với sự thật hoặc có hợp pháp 
hay không. Cần đối chiếu kiểm tra nội dung của nghiệp vụ với chế độ thể lệ tài chính hiện 
hành. Nếu không phù hợp thì nghiệp vụ kinh tế đó sẽ không được thực hiện. Đây là nội 
dung quan trọng nhất trong quá trình kiểm tra chứng từ, bởi vì sau khi đã được kiểm tra tính 
hợp pháp của chứng từ thì nó sẽ là căn cứ để ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin cho lãnh 
đạo. 
 - Kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, đối chiếu với chế độ thể lệ hiện 
hành để phát hiện sai sót. Việc kiểm tra định khoản sẽ là căn cứ quan trọng cho việc phân 
loại tổng hợp các thông tin kế toán ở các giai đoạn sau. 
 Bên cạnh đó chứng từ còn được kiểm tra bởi kiểm toán nội bộ và kiểm toán Nhà 
nước, kiểm toán độc lập. Những lần kiểm tra này sẽ bổ sung cho nhau nhằm đảm bảo tính 
chính xác của số liệu kế toán. 
4. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán. 
 Nội dung của tổ chức sử dụng chứng từ bao gồm : 
 - Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của 
đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đối tượng 
được chi phí. Dựa vào sự phân loại này để xác định hoặc ghi sổ kế toán cho phù hợp. 
 6
 - Ghi kịp thời chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của tài khoản tổng hợp 
hoặc phân tích, đồng thời có thể cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ hoặc tích lũy 
nghiệp vụ để tạo ra thông tin tổng hợp cho lãnh đạo của doanh nghiệp . 
 - Kết hợp việc ghi vào sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán . 
 - Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán của đơn vị nhằm làm giảm thời 
gian luân chuyển chứng từ và tăng nhanh tính tổng hợp của số liệu kế toán . 
5.Tổ chức bảo qủan, lưu trữ chứng từ 
 Tài liệu bảo quản của kế toán bao gồm : Chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo kế 
toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Trong năm, khi các chứng từ đã được ghi 
vào sổ kế toán thì chứng từ được bảo quản tại nơi người giữ sổ, bởi vì còn có thể sử dụng lại 
để tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân tích sự 
sai sót và tìm nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn. Do vậy người giữ sổ kế toán phải có trách 
nhiệm bảo quản chứng từ. Khi kết thúc năm, báo cáo quyết toán được duyệt thì lúc đó tài 
liệu kế toán trong đó có chứng từ kế toán được đưa vào lưu giữ theo chế độ. Nội dung của tổ 
chức bảo qủan, lưu giữ chứng từ : 
 - Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo qủan, đánh số thứ tự theo 
thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sự thay đổi về 
nhân sự thì phải có biên bản bàn giao. 
 - Khi báo cáo quyết toán được duuyệt thì chứng từ ... rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê ( 
.giờ.ngàytháng năm. ). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ 
tất cả các PT, PC và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. 
- Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có 
trong quỹ như : ngoại tệ, vàng bạc, đá quí, kim khí quý 
- Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ quỹ tại 
ngày, giờ cộng sổ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2, 4. 
- Dòng “ Kiểm kê thực tế” : căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo 
từng loại ngoại tệ, vàng bạc, đá quí, kim khí quý 
- Dòng chênh lệch : Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo 
sổ qũy với số kiểm kê thực tế. 
Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa 
hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ 
phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. 
Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc DN xem xét giải quyết. 
Bảng kiểm kê quỹ do Ban kiểm kê quỹ lập 2 bản: 
- 1 bản lưu ở thủ quỹ. 
- 1 bản lưu ở kế toán quỹ. 
Ghi chú : Trường hợp kiểm kê vàng bạc, đá quí, kim khí quý thì cột diền giải 
phải ghi theo từng loại, từng thứ. 
BẢNG KÊ CHI TIỀN 
1.Mục đích : 
 Bảng kê chi tiền là bảng liệt kê các khoản đã chi, làm căn cứ quyết toán 
các khoản tiền đã chi và ghi sổ kế toán . 
2.Phương pháp và trách nhiệm ghi: 
Góc trên bên trái ghi rõ tên đơn vị . Phần đầu ghi rõ họ tên, bộ phận, địa chỉ 
của người chi tiền và ghi rõ nội dung chi cho công việc gì. 
Cột A, B, C, D: Ghi rõ số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng chứng từ và diễn giải 
nội dung chi của từng chứng từ. 
Cột 1 : Ghi số tiền. 
Bảng kê chi tiền phải ghi rõ số tiền bằng chữ và số chứng từ gốc đính kèm. 
Bảng kê chi tiền được lập 2 bản: 
- 1 bản lưu ở thủ quỹ. 
- 1 bản lưu ở kế toán quỹ. 
V. CHỈ TIÊU TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
1. Mục đích : 
Theo dõi tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của 
TSCĐ. Giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa lớn TSCĐ. 
2. Nội dung : thuộc chỉ tiếu TSCĐ gồm các biểu mẫu sau: 
Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01-TSCĐ 
Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ 
 62
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ 
Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04-TSCĐ 
Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ 
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06-TSCĐ 
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
1. Mục đích : 
Nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành việc xây dựng, 
mua sắm, được cấp trên cấp, được biếu tặng, viện trợ, nhận góp vốn, TSCD thuê 
ngoài... đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác 
theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng góp vốn,...(không sử dụng biên bản giao nhận 
TSCD trong trường hợp nhượng bán, thanh lý hoặc tài sản cố định phát hiện thừa, 
thiếu khi kiểm kê).Biên bản giao nhận TSCD là căn cứ để giao nhận TSCD và kế 
toán ghi sổ (thẻ) TSCD, sổ kế toán có liên quan. 
2.Phương pháp và trách nhiệm ghi: 
Góc trên bên trái của Biên bản giao nhận TSCD ghi rõ tên đơn vị (hoặc 
đóng dấu đơn vị ), bộ phận sử dụng. Khi có tài sản mới đưa vào sử dụng hoặc 
điều tài sản cho đơn vị khác, đơn vị phải lập hội đồng bàn giao gồm: Đại diện 
bên giao, đại diện bên nhận và 1 số uỷ viên. 
Biên bản giao nhận TSCD lập cho từng TSCD. Đối với trường hợp giao 
nhận cùng một lúc nhiều tài sản cùng loại, cùng giá trị và do cùng 1 đơn vị giao 
có thể lập chung 1 biên bản giao nhận TSCD. 
Cột A, B: Ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách (cấp hạng) của TSCD. 
Cột C: Ghi số hiệu TSCD. 
Cột D: Ghi nước sản xuất (xây dựng). 
Cột 1: Ghi năm sản xuất. 
Cột 2: Ghi năm bắt đầu đưa vào sử dụng. 
Cột 3: Ghi công suất (diện tích,thiết kế) như xe TOYOTA 12 chỗ ngồi, 
hoặc máy phát điện 75 KVA,... 
Cột 4, 5, 6, 7: Ghi các yếu tố cấu thành nên nguyên giá TSCD gồm:Giá 
mua (hoặc giá thành sản xuất) (cột 4); chi phí vận chuyển, lắp đặt (cột 5); chi 
phí chạy thử (cột 6). 
Cột 8: Ghi nguyên giá TSCD (cột 7=cột 4 +cột 5 + cột 6+...) 
Cột E: Ghi những tài liệu kĩ thuật kèm theo TSCD khi bàn giao. 
Bảng kê phụ tùng kèm theo: Liệt kê số phụ tùng, dụng cụ đồ nghề theo 
TSCD khi bàn giao. Sau khi bàn giao xong các thành viên ban giao, nhận TSCD 
cùng ký vào biên bản. 
Biên bản gaio nhận TSCD được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản 
chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và lưu. 
BIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
1.Mục đích: 
Xác nhận việc thanh lý TSCD và làm căn cứ để ghi giảm TSCD trên sổ 
kế toán. 
2.Phương pháp và trách nhiệm ghi: 
Góc trên bên trái của Biên bản thanh lý TSCD ghi rõ tên đơn vị (hoặc 
đóng dấu đơn vị ), bộ phận sử dụng. Khi có quyết định về việc thanh lý TSCD 
 63
doanh nghiệp phải thành lập Ban thanh lý TSCD. Thành viên Ban thanh lý 
TSCD được ghi chép ở mục I. 
Ở mục II ghi các chỉ tiêu chung về TSCD có quyết định thanh lý như: 
-Tên, ký hiệu TSCD, số hiệu, số thẻ TSCD, nước sản xuất, năm đưa vào 
sử dụng. 
-Nguyên giá TSCD, giá trị hao mòn đã trích cộng dồn đến thời điểm 
thanh lý, giá trị còn lại của TSCD đó. 
Mục III ghi kết luận của Ban thanh lý, ghi ý kiến nhận xét của Ban về 
việc thanh lý TSCD. 
Mục IV ghi kết quả thanh lý: Sau khi thanh lý xong căn cứ vào chứng từ 
tính toán tổng số chi phí thanh lý thực tế và giá trị thu hồi ghi vào dòng chi phí 
thanh lý và giá trị thu hồi (giá trị phụ tùng, phế liệu thu hồi theo giá thực tế đã 
bán hoặc giá bán ước tính). 
Biên bản thanh lý phải do Ban thanh lý TSCD lâpk và có đày đủ chữ ký, 
ghi rõ họ tên của trưởng Ban thanh lý, kế toán trưởng và giám đốc doanh 
nghiệp. 
BIÊN BẢN BÀN GIAO TSCD SỬA CHỮA LỚN HOÀN THÀNH 
1.Mục đích: 
Xác nhận việc bàn giao TSCD sau khi hoàn thành việc sữa chữa lớn giữa 
bên có TSCD sửa chữa và bên thực hiên việc sữa chữa. Là căn cứ ghi sổ kế toán 
và thanh toán chi phí sữa chữa TSCD. 
 2.Phương pháp và trách nhiệm ghi: 
Góc trên bên trái của Biên bản bàn giao TSCD sửa chữa lớn ghi rõ tên 
đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị ), bộ phận sử dụng. Khi có TSCD sửa chữa lớn 
hoàn thành phải tiến hành lập Ban giao nhận gồm đại diện bên thực hiện sửa 
chữa và đại diện bên có TSCĐ sửa chữa. 
Biên bản bàn giao TSCD sửa chữa lớn hoàn thành gồm 2 phần chính : 
1. Ghi tên, ký hiệu, số hiệu TSCĐ sửa chữa. 
Nơi quản lý sử dụng TSCĐ và ghi rõ thời gian bắt đầu sửa chữa và hoàn 
thành việc sửa chữa TSCĐ. 
2. Các bộ phận sửa chữa : 
Cột A : Ghi rõ tên bộ phận cần sửa chữa. 
Cột B : Ghi nội dung (mức độ) của công việc sửa chữa như: Thay thế mới, 
sửa chữa hoặc tân trang lại... 
Cột 1 : Ghi giá dự toán ( gía kế hoạch) ( Đối với trường hợp đơn vị tự làm) 
hoặc giá hợp đồng hai bên đã thoả thuận ( đối với trường hợp thuê ngoài) của từng 
bộ phận cần sửa chữa. 
Cột 2 : Ghi chi phí thực tế đã chi cho từng bộ phận sửa chữa (Đối với trường 
hợp đơn vị tự sửa chữa ) . 
Đối với trường hợp thuê ngoài sửa chữa thì chỉ ghi vào cột này khi có sự 
thay đổi về giá cả ( so với giá ghi trên hợp đồng)phát sinh trong quá trình sửa chữa 
được bên có TSCĐ sửa chữa chấp nhận thanh toán. 
Cột 3 : Ghi rõ kết quả kiểm tra của từng bộ phận sau khi đã sửa chữa xong. 
kết luận : Ghi ý kiến nhận xét tổng thể về việc sửa chữa lớn TSCĐ của Hội 
đồng giao nhận. 
 64
Biên bản bàn giao TSCD sửa chữa lớn hoàn thành lập thành 2 bản, đại diện 
đơn vị 2 bên giao nhận, nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó chuyển cho kế 
toán trưởng của đơn vị có TSCĐ sửa chữa, soát xét xong lưu tạo phòng kế toán. 
BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ LẠI TSCĐ 
1.Mục đích: 
Xác nhận việc đánh giá lại TSCD và làm căn cứ ghi sổ kế toán và các tài 
liệu liên quan đến số chênh lệch ( tăng, giảm) do đánh giá lại TSCĐ. 
 2.Phương pháp và trách nhiệm ghi: 
Góc trên bên trái của Biên bản đánh giá lại TSCD ghi rõ tên đơn vị (hoặc 
đóng dấu đơn vị ), bộ phận sử dụng. Khi có quyết định đánh giá lại TSCĐ, đơn vị 
phải thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ. 
Cột A, B, C, D : ghi số thứ tự, tên, ký mã hiệu, qui cách( cấp hạng) số hiệu 
và số thẻ TSCĐ. 
Cột 1, 2,3 : Ghi nguyên giá, giá trị hao moònvà giá trị còn lại của TSCĐ trên 
sổ kế toán tại thời điểm đánh giá. 
Cột 4 : Ghi giá trị còn lại của TSCĐ sau khi đánh giá lại. Trường hợp đánh 
giá lại cả giá trị hao mòn thì cột này được chia làm 3 cột tương ứng cột 1,2,3 để ghi. 
Cột 5, 6: Ghi số chênh lệch giữa giá đánh giá so với giá trị đang ghi trên sổ 
kế toán trong trường hợp kiểm kê đánh giá lại cả nguyên giá, giá trị hao mòn và giá 
trị còn lại thì các cột này được chia làm 3 cột tương ứng để lấy số liệu ghi sổ kế 
toán. 
Sau khi đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên bản ghi đầy đủ các 
nội dung và các thành viên trong Hội đồng ký, ghi rõ họ tên vào Biên bản đánh giá 
lại TSCĐ. 
Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng kế 
toán để ghi sổ kế toán và 1 bản lưu cùng với hồ sơ của TSCĐ. 
BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
1.Mục đích: 
 Biên bản kiểm kê TSCĐ nhằm xác nhận số lượng, giá trị TSCD hiện 
có, thừa thiếu so với sổ kế toán trên cơ sở đó tăng cường quản lý TSCĐ và làm 
cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán. 
 2.Phương pháp và trách nhiệm ghi: 
Góc trên bên trái của Bảng kiểm kê TSCĐ ghi rõ tên đơn vị ( hoặc đóng 
dấu), tên bộ phận. 
Việc kiểm kê TSCĐ được thực hiện theo qui định của pháp luật và theo yêu 
cầu của đơn vị. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó kế toán theo 
dõi TSCĐ là thành viên. 
Biên bản kiểm kê TSCĐ phải ghi rõ thời điểm kiểm kê ( 
.giờ.ngàytháng năm. ). 
Khi tiến hành kiểm kê theo từng đối tượng ghi TSCĐ. 
Dòng “Theo sổ kế toán ” căn cứ vào sổ kế toán TSCĐ phải ghi cả 3 chỉ tiêu : 
Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 1,2,3.. 
Dòng “Theo kiểm kê ”căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để ghi theo từng 
đối tượng TSCĐ, phải ghi cả 3 chỉ tiêu : Số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào 
cột 4, 5,6. 
 65
Dòng “Chênh lệch” : Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu theo 3 chỉ tiêu : Số 
lượng, nguyên giá, giá trị còn lại vào cột 7, 8,9. 
Trên Biên bản kiểm kê TSCĐ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây 
ra thừa thiếu TSCĐ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của ban kiểm kê . Biên bản 
kiểm kê TSCĐ cần phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của trưởng ban kiểm kê, chữ ký 
soát xét của kế toán trưởng và giám đốc DN duyệt. Mọi khoản chênh lệch về TSCĐ 
của đơn vị đều phải báo cáo giám đốc DN xem xét. 
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ 
1. Mục đích: 
Dùng để phản ánh số khấu hao TSCĐ phải trích và phân bổ số khấu hao đó 
cho các đối tượng sử dụng TSCĐ hàng tháng. 
2. Kết cấu và nội dung chủ yếu: 
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ có các cột dọc phản ánh số khấu hao 
phải tính cho từng đối tượng sử dụng TSCĐ ( như bộ phận sản xuất TK 623, 627, 
641, 642...) và các hàng ngang phản ánh số khấu hao tính trong tháng trước, số 
khấu hao tăng, giảm và số khấu hao phải tính trong tháng này. 
Cơ sở lập : 
- Dòng khấu hao đã tính tháng trước lấy từ bảng tính và phân bổ khấu 
hao TSCĐ tháng trước. 
- Các dòng số khấu hao TSCĐ tăng, giảm tháng này được phản ánh chi 
tiết cho từng TSCĐ có liên quan đến số tăng, giảm khấu hao TSCĐ theo 
chế độ qui định hiện hành về khấu hao TSCĐ. 
- Dòng số khấu hao phải tính tháng này được tính bằng (=) Số khấu hao 
tính tháng trước cộng (+) với số khấu hao tăng, trừ (-) Số khấu hao giảm 
trong tháng. 
Số khấu hao phải trích tháng này trên Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 
được sử dụng để ghi vào các Bảng kê, Nhật ký – chứng từ và vào sổ kế toán có liên 
quan ( cột ghi có TK 214), đồng thơì được sử dụng để tính giá thành thực tế sản 
phẩm, dịch vụ hoàn thành. 
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG 
 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 
(Ban hành theo TT 120 /2002/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2002) 
- Hoá đơn Giá trị gia tăng - Mẫu số: 01 GTKT-3LL là loại hoá đơn sử dụng cho các tổ chức, 
cá nhân tính thuế theo phương pháp khấu trừ. 
- Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền. Mỗi 
số hoá đơn được lập cho những hàng hoá, dịch vụ có cùng thuế suất. 
- Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế tổ chức, cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh 
toán bằng séc, tiền mặt.... 
- Các cột: 
+ Cột A, B: ghi số thứ tự, tên hàng hoá, dịch vụ cung ứng thu tiền. 
+ Cột C: Đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định. 
+ Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hoá, dịch vụ. 
+ Cột 2: Ghi đơn giá bán của từng loại hàng hoá dịch vụ... Trường hợp hàng hoá trao đổi ghi 
theo đơn giá bán hàng hoá, dịch vụ mang trao đổi. 
+ Cột 3: Bằng cột 1 nhân Cột 2 (Cột 3 = 1 x 2) 
 66
+ Các dòng còn thừa phía dưới các cột A, B, C, 1, 2, 3 được gạch bỏ phần bỏ trống. 
+ Dòng Cộng tiền hàng ghi số tiền cộng được ở cột 3. 
+ Dòng Thuế suất GTGT: ghi thuế suất của hàng hoá dịch vụ theo Luật thuế 
+ Dòng tiền thuế GTGT: ghi số tiền thuế của số hàng hoá, dịch vụ ghi trong hoá đơn. Bằng 
cộng tiền hàng x thuế suất % GTGT. 
+ Dòng Tổng cộng tiền thanh toán: ghi bằng số tiền hàng cộng số tiền thuế GTGT. 
+ Dòng Số tiền viết bằng chữ ghi bằng chữ số tiền tổng cộng tiền thanh toán. 
- Khi viết hoá đơn phải đặt giấy than viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau. 
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG THÔNG THƯỜNG 
Mẫu số: 02 GTTT-3LL 
(Ban hành theo TT 120 /2002/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2002) 
- Hoá đơn bán hàng thông thường; Mẫu số: 02 GTTT-3LL là loại hoá đơn sử dụng cho các tổ 
chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp. 
- Hoá đơn do người bán hàng lập khi bán hàng hoặc cung ứng lao vụ, dịch vụ thu tiền. 
- Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế tổ chức, cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh 
toán bằng séc, tiền mặt... 
- Các cột: 
+ Cột A, B: ghi số thứ tự, tên hàng hoá, dịch vụ cung ứng thu tiền. 
+ Cột C: Đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định. 
+ Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hoá, dịch vụ. 
+ Cột 2: Ghi đơn giá bán của từng loại hàng hoá dịch vụ... Trường hợp hàng hoá trao đổi ghi 
theo đơn giá bán hàng hoá, dịch vụ mang trao đổi. 
+ Cột 3: Bằng cột 1 nhân Cột 2 (Cột 3 = 1 x 2) 
+ Các dòng còn thừa phía dưới các cột A, B, C, 1, 2, 3 được gạch bỏ phần bỏ trống. 
+ Dòng Cộng tiền hàng (Bằng số) ghi số tiền cộng được ở cột 3. 
+ Dòng Số tiền viết bằng chữ ghi bằng chữ số tiền cộng ở cột 3. 
- Khi viết hoá đơn phải đặt giấy than viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau. 
HÓA ĐƠN THU MUA HÀNG 
(Ban hành theo TT 120 /2002/TT-BTC ngày 30 tháng 12 năm 2002) 
- Hoá đơn thu mua hàng; Mẫu số: 06 TMH-3LL là loại hoá đơn sử dụng cho các tổ chức, cá 
nhân có đăng ký với cơ quan thuế việc thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản. 
- Hoá đơn do người mua hàng lập khi mua hàng. 
- Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế tổ chức, cá nhân bán hàng và mua hàng, hình thức thanh 
toán bằng séc, tiền mặt... 
- Các cột: 
+ Cột A, B: ghi số thứ tự, tên hàng hoá, dịch vụ cung ứng thu tiền. 
+ Cột C: Đơn vị tính ghi theo đơn vị tính quốc gia quy định. 
+ Cột 1: Ghi số lượng hoặc trọng lượng hàng hoá. 
+ Cột 2: Ghi đơn giá bán của từng loại hàng hoá . 
+ Cột 3: Bằng cột 1 nhân Cột 2 (Cột 3 = 1 x 2) 
+ Các dòng còn thừa phía dưới các cột A, B, C, 1, 2, 3 được gạch bỏ phần bỏ trống. 
+ Dòng Cộng tiền hàng (Bằng số) ghi số tiền cộng được ở cột 3. 
+ Dòng Số tiền viết bằng chữ ghi bằng chữ số tiền cộng ở cột 3. 
- Khi viết hoá đơn phải đặt giấy than viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau.