Giáo trình môn Hệ thống thông tin kế toán

TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC TOÂN ÑÖÙC THAÉNG
KHOA KEÁ TOAÙN 
-----#	"-----
MOÂN HOÏC
HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN KEÁ TOAÙN
GIAÛNG VIEÂN: ThS. NGOÂ TRAÀN THÒ MINH THUÙY
29/04/2010
1
TỔNG QUAN VỀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Chương 1 2007Chương 1. TỔNG QUAN VỀ AIS
I. Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp
II. Hệ thống kế toán truyền thống và nhược điểm.
III. Sự kết hợp của CNTT trong hệ thống kế toán.
229/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Hệ thống thông tin kế 
toán là gì ? 
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT 3
2007
I.1 Khái niệm Hệ thống thông tin
 Một hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với 
nhau để hoàn thành một số mục tiêu nào đó.
4
A
BC
D
Mục 
tiêu
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Hệ thống con
Một hệ thống sẽ có nhiều hệ thống con 
tương ứng các mục tiêu bộ phận
5
A
BC
D
B1 B2
Mục 
tiêu
B
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Hệ thống thông tin
Một hệ thống thông tin là hệ thống thu 
nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các dữ 
liệu và cung cấp thông tin cho người sử 
dụng.
6
Thông tin
Người sử dụng
Dữ liệu Xử lý 
thông tin
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
29/04/2010
2
2007
Hệ thống thông tin
 Dữ liệu là những sự kiện dưới dạng ‘thô’ về những hoạt 
động, hành động, hay nghiệp vụ nào đó mà chưa được tổ 
chức lại hay sắp xếp, và nó không có ý nghĩa xem xét.
 Thông tin là những dữ liệu mà đã được xử lý, nó là những 
nội dung có nghĩa và hữu ích cho người sử dụng.
 Với người này là dữ liệu, với người khác là thông tin.
729/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Hệ thống thông tin
8
Quá trình xử lý DL 
tạo dòng thông tin: 
Thông tin gì luân 
chuyển?
Theo hướng nào? 
Xử lý thông tin là 
quá trình:
Thu thập DL
Phân loại DL
Tổng hợp DL
Lưu trữ DL
Truyền thông tin
Ví dụ:
Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế 
toán, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp 
báo cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo 
cho giám đốc. 
Kế toán 
Thủ 
kho 
Xuất 
hàng A
Giám đốc
Xuất
hàng A
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
I.2. Các hệ thống thông tin tại DN
9
Söï kieän 
baùn 
haøng 
Phuï traùch 
kinh doanh 
Thoâng tin:
SL baùn?
Giaù baùn 
Doanh thu?
Quaûng caùo 
Khuyeán maõi 
 
Phuï traùch 
saûn xuaát 
Thoâng tin:
SL baùn?
Y/C chaát 
löôïng, chi phí
. 
Phuï traùch DN
Thoâng tin:
Lôïi nhuaän
Ñaàu tö
. 
HT TT
thò tröôøng 
HT 
TT SX
HT TT
KT
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
I.2. Các hệ thống thông tin tại DN
Nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì tính 
chất thông tin yêu cầu khác nhau.
Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, 
hệ thống thông tin trong DN được chia 
thành:
 Hệ thống xử lý nghiệp vụ;
 Hệ thống thông tin quản lý;
 Hệ thống hỗ trợ điều hành.
1029/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
11
HT TT b.haøng 
& T.tröôøng
HT TT Saûn xuaát HT TT taøi chính HT TT keá toaùn HT TT nhaân löïc 
Xöû lyùñ.haøng
X.ñònh giaù 
baùn
Ng.cöùu TT, 
khuyeán maïi 
Söû duïng maùy 
moùc
Söû duïng VL
XN kho VL 
v.v
Thu, chi 
Chính saùch 
thanh toaùn cuï 
theå 
v.v
KT taøi chính
Laäp BC thueá 
 Kieåm toaùn 
v.v
Tuyeån duïng 
Huaán luyeän
Chính saùch 
löông, thöôûng 
v.v
Caáp ñoä hoaït ñoäng 
TPS
Quaûn lyù baùn 
haøng 
Phaân tích baùn 
haøng 
Kieån soaùt haøng 
toàn kho 
Laäp keá hoaïch 
saûn xuaát
Laäp ngaân saùch haøng naêm
Keá hoaïch Ñaàu tö voán
Phaân tích lôïi nhuaän- giaù caû
Phaân tích chi phí
Phaân tích söï 
phaân boá lao ñoäng
Phaân tích chi phí 
hôïp ñoàng LÑ 
Caáp ñoä quaûn lyù (caáp trung) 
MIS 
Döï baùo 
khuynh höôùng 
baùn haøng- 5 
naêm 
Keá hoaïch hoaït 
ñoäng 5 naêm
Döï baùo ngaân saùch 5 naêm
Laäp keá hoaïch lôïi nhuaän
Laäp keá hoaïch 
nguoàn nhaân löïc 
ESS 
Caáp ñieàu haønh (caáp cao)
ESS: Executive Support Systems- HT hoã trôï ñieàu haønh
MIS: Management Information Systems-HT thoâng tin quaûn lyù
DSS: Decision Support systems- HT hoã trôï quyeát ñònh
TPS: Transaction Processing Systems-HT xöû lyù nghieäp vuï
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Hệ thống thông tin kế toán
Là hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý 
và cung cấp thông tin kế toán cho những người 
sử dụng.
Chức năng của HTTTKT:
 Ghi nhận, lưu trữ các DL của các hoạt động hàng 
ngày trong DN
 Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên 
ngoài
 Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.
 Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
1229/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
29/04/2010
3
2007
Thành phần của HTTTKT
13
Dữ liệu
-Chứng từ
-Tài khoản
-Đối tượng chi tiết
Thông tin
-Bộ máy
-Quy trình
-Phương thức
-BCTC
-Sổ KT
-BC quản trị
Xử lýLưu trữ
T
h
ủ
 t
ụ
c
 k
iể
m
 s
o
á
t
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
II. HTTTKT truyền thống
1. Quy trình xử lý nghiệp vụ
14
Chöùng töø goácSöï kieän kinh teá
Soå nhaät kyù
Phaân tích aûnh höôûng cuûa 
nghieäp vuï ñeán tình hình 
taøi chính
Soå taøi khoaûn
Ghi cheùp ñeå löu tröõ döõ 
lieäu veà ñoái töôïng bò aûnh 
höôûng
Baùo caùo
Toång hôïp taïo thoâng tin 
truyeàn ñaït tôùi ngöôøi söû 
duïng
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
2. Tổ chức dữ liệu trong HTKT truyền 
thống
15
Phaàn noäi dung 
xöû lyù 1 (vaät tö)
Ngöôøi 
söû 
duïngPhaàn noäi dung 
xöû lyù 2 (kho)
Phaàn noäi 
dung xöû lyù 3 
(toång hôïp. )
DL A
DL B
DL A
DL C
DL B
DL C
DL D
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
III.3. Nhược điểm của HTTTKT 
truyền thống
Dữ liệu ghi chép trùng lắp.
Dữ liệu lưu trữ phân tán Mức độ chia 
sẻ thông tin thấp
1629/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
III.3. Nhược điểm của HTTTKT 
truyền thống
Thông tin cung cấp:
 Thông tin tài chính.
 Mức độ chi tiết của thông tin.
 Thời gian cung cấp thông tin: chậm, không kịp 
thời.
 Khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu 
thức khác nhau Không đáp ứng được 
thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau.
 Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập.
1729/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
IV. Mức độ ứng dụng CNTT trong 
kế toán
Xử lý bán tự động: trợ giúp của các bảng 
tính Excel
 Chứng từ giấy
 Có thể tự động xử lý số liệu, tạo các báo cáo 
cần thiết nhưng mức độ giới hạn.
 Phù hợp doanh nghiệp nhỏ, nhu cầu chia sẻ 
dữ liệu giữa các phần hành kế toán không lớn
1829/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
29/04/2010
4
2007
IV. Mức độ ứng dụng CNTT trong 
kế toán
Tự động hóa công tác kế toán:
 Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập 
dữ liệu để in ấn chứng từ
 Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết.
 Dữ liệu không chia sẻ với các bộ phận khác 
ngoài phòng kế toán.
1929/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
IV. Mức độ ứng dụng CNTT trong 
kế toán
Tự động hóa công tác quản lý toàn doanh 
nghiệp (ERP – Enterprise Resource 
Planning System):
 DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau; 
chứng từ điện tử
 Sử dụng mạng máy tính xử lý
 Tích hợp các chức năng kế toán, marketing, 
nguồn nhân lực, hoạt động kinh doanh, sản 
xuất và lập kế hoạch
KT có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ 
phận khác. 2029/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
V. Các đối tượng sử dụng HTTTKT 
Nhà quản lý DN
Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động
của DN
Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động
của DN
2129/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Kế toán tài chính – Kế toán quản trị
Giống nhau:
 Quan hệ chặt chẽ với thông tin kế toán, phản 
ánh hoạt động của doanh nghiệp;
 Các số liệu đều xuất phát từ chứng từ gốc.
2229/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Kế toán tài chính – Kế toán quản trị
Khác nhau KTTC KTQT
Mục đích Phục vụ cho việc lập báo cáo tài 
chính
Phục vụ điều hành hoạt 
động sản xuất kinh doanh
Đối tượng phục 
vụ
Chủ yếu là các đối tượng bên 
ngoài doanh nghiệp
Các nhà quản lý doanh 
nghiệp
Đặc điểm thông 
tin
-Phản ánh thông tin quá khứ, có 
tính khách quan
-Thông tin dưới hình thức giá trị
-Thông tin linh hoạt, tính 
chủ quan, ít chú trọng tính 
chính xác
-Thông tin dưới hình thức 
giá trị và hiện vật
Nguyên tắc cung 
cấp thông tin
Đảm bảo tính thống nhất theo các 
nguyên tắc, chuẩn mực và quy 
định pháp luật
Không có tính bắt buộc
Phạm vi thông 
tin
Toàn doanh nghiệp Từng bộ phận, từng cá 
nhân liên quan
2329/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Chu trình kinh doanh
Một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến 
một nội dung của quá trình SXKD
Bao gồm:
 Chu trình doanh thu
 Chu trình chi phí
 Chu trình sản xuất
 Chu trình nhân sự
 Chu trình tài chính
2429/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
29/04/2010
5
2007
Mối liên hệ giữa các chu trình 
kế toán
25
Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu
Chu trình chi phí Chu trình tài chính
Chu trình nhân sự
Hệ thống ghi sổ 
- lập báo cáo
Sản phẩm
Tiền
Tiền
Dữ liệu
NVL
Nhân công
Dữ liệu
Dữ liệuDữ liệu
Dữ liệu
Tiền
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT
2007
Nội dung thảo luận chương 2
So sánh sự giống và khác nhau giữa lưu 
đồ và sơ đồ dòng dữ liệu.
Nêu ý nghĩa và mục đích sử dụng của 2 
công cụ này trong việc mô tả hệ thống 
thông tin kế toán.
29/04/2010 C1.Tổng quan HTTTKT 26
29/04/2010
1
2007
1
CÔNG CỤ KỸ THUẬT DÙNG TRONG
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Chương 2
2
Mục tiêu
 Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ
 Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu 
đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống
 Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ 
đồ dòng dữ liệu
 Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ và lưu 
đồ hệ thống
 Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu
3
Mục đích của các công cụ mô tả
Phạm vi của hệ thống
Mô tả các thành phần của AIS
 Dữ liệu
 Hoạt động xử lý
 Lưu trữ
 Thông tin
Đối tượng tham gia vào AIS
4
Ví dụ minh họa
 KH gặp kế toán thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của công ty.
NV này lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu
vào thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ,
chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm
tra số tiền trên Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu
cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu
theo số thứ tự.
 KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến,
lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu
kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm
kế toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa thanh toán. Nếu
đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ
phải thu của KH theo từng hóa đơn. Định kỳ, PM sẽ in sổ cái TK
tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và được
chuyển cho KT tổng hợp.
Vấn đề đặt ra
Những ai tham gia vào quá trình trên ?
Các chứng từ gì được sử dụng và luân 
chuyển như thế nào ?
Phần mềm xử lý ra sao ?
5 6
Các công cụ mô tả hệ thống
Lưu đồ chứng từ
(Document Flowcharts – DF).
Lưu đồ hệ thống
(Systems Flowcharts – SF).
Sơ đồ dòng dữ liệu
(Data Flow Diagrams – DFD).
29/04/2010
2
Lưu đồ
Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình 
xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu 
trữ)
Đồng thời mô tả:
 Phương thức truyền dữ liệu
 Các đối tượng, bộ phận liên quan
 Phương thức xử lý
 Phương thức và tính chất lưu trữ
7
Lưu đồ chứng từ - Lưu đồ hệ thống
Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của 
chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, 
nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong xử lý thủ công
Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách 
thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý 
của máy tính
Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong 
mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động xử lý vô 
hình và hữu hình trong hệ thống.
8
Lưu đồ hệ thống
9
Lưu đồ chứng từ
10
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu đầu vào
11
Nhaäp lieäu 
qua baøn phím
Yêu cầu mua 
hàng
1
Hóa đơn
Phiếu NK
Lệnh mua
hàng
2
3
2
Hóa đơn
bán hàng
1
2
4
3
Một lieân 
chứng từ
Boä nhieàu 
loaïi chöùng 
töø 
Chöùng töø 
nhieàu lieân
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu xử lý
Ký hiệu đầu ra
12
Xöû lyù
baèng maùy
Xöû lyù 
baèng tay
Döõ lieäu/th.tin 
vaøo ra/ Sổ KT 
Hieån thò 
maøn hình 
29/04/2010
3
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu lưu trữ
13
Löu tröõ, 
maùy ñoïc ñöôïc
Löu tröõ
baèng tay
A: Chöõ caùi
D: ngaøy thaùng
N: soá thöù töï
Lưu trữ 
bằng 
đĩa từ
Lưu trữ 
bằng 
đĩa từ
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu kết nối
14
Ghi chuù, 
bổ sung
Ñöôøng luaân 
chuyeån
Ra 
quyết 
định
A Ñieåm noái trong 
trang löu ñoà
Điểm noái sang 
trang
Baét ñaàu/keát thuùc.
Ngöôøi, boä phaän göûi 
DL, nhaän thoângtin 
p.4
1
1
p.2
1
Hướng dẫn vẽ lưu đồ
Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và 
bên ngoài hệ thống
Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột
 Mỗi đối tượng bên trong hệ thống là một cột trên lưu 
đồ
 Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của 
các hoạt động từ trái sang phải
Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột
 Mô tả các hoạt động xử lý
 Dòng dữ liệu vào, ra của từng hoạt động
Bất kỳ ký hiệu xử lý nào cũng phải có ký hiệu đầu 
vào và đầu ra.
15
Hướng dẫn vẽ lưu đồ
Bước 4: hoàn thành lưu đồ
 Nối các ký hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
 Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua 
cột khác để tránh các đường ngang/dọc
 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung 
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
 Chứng từ đi vào phải đi ra hoạt động xử lý
 Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết 
thúc
16
Ví dụ về lưu đồ
 KH gặp kế toán thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của công ty.
NV này lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu
vào thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu cho thủ quỹ,
chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm
tra số tiền trên Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 Pthu
cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu
theo số thứ tự.
 KT phải thu nhận giấy báo trả tiền do KT thanh toán chuyển đến, lưu
lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT phải thu kiểm
tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập vào phần mềm kế
toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn chưa thanh toán. Nếu đúng,
PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu
của KH theo từng hóa đơn. Định kỳ, PM sẽ in sổ cái TK tiền, TK phải
thu, sổ chi tiết KH, bảng tổng hợp thanh toán và được chuyển cho KT
tổng hợp.
17 18
Sơ đồ dòng dữ liệu – DFD
 DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng 
lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi 
đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống 
thông tin.
 DFD có nhiều cấp
29/04/2010
4
19
Những biểu tượng thường dùng trong DFD
Một hình vuông biểu thị đối tượng bên ngoài hệ 
thống (nguồn dữ liệu hoặc đích đến của dữ liệu)
Một vòng tròn thể hiện hoạt động xử lý
 Hai đường thẳng song song thể hiện việc lưu trữ 
của dữ liệu.
Một đường thẳng với một mũi tên thể hiện hướng 
đi của dòng dữ liệu.
DFD cấp 0 (khái quát)
Là sơ đồ cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung
của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ
liệu đi vào và đi ra giữa hệ thống và các đối tượng
bên ngoài hệ thống.
Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận
dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu)
20
DFD cấp 0
21
DFD khái quát cho biết:
-Chức năng của hệ thống
-Phạm vi của hệ thống
DFD cấp chi tiết
Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các cấp ho ... 
trò của công nghệ thông tin trong quản lý
7
Câu hỏi
• Trong mỗi trường hợp sau, hãy phân 
tích các đặc điểm hoạt động kinh doanh 
ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế 
toán trong điều kiện tin học hóa của 
doanh nghiệp:
– Doanh nghiệp kinh doanh thương 
mại, hoạt động trong lĩnh vực phân 
phối hàng tiêu dùng, có hệ thống kho 
và chi nhánh trên toàn quốc
– Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ du 
lịch 8
Câu hỏi (tt)
• Doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, 
hoạt động chính trong lĩnh vực xây 
dựng nhà cửa, cao ốc, chung cư
• Doanh nghiệp hoạt động trong 
ngành quảng cáo – tiếp thị - tổ 
chức sự kiện
• Doanh nghiệp kinh doanh các nội 
dung số trên các mạng internet.
9
II. Phân tích hệ thống
Mục tiêu 
phân tích 
hệ thống
Khảo sát 
sơ bộ
Nghiên 
cứu khả 
thi
Báo cáo 
phân tích 
hệ thống
Kết quả 
phân tích 
hệ thống
Phân tích hệ thống là quá trình khảo 
sát hệ thống hiện hành và môi trường 
của nó để đưa ra các giải pháp và yêu 
cầu thông tin cho hệ thống mới
10
Mục tiêu phân tích hệ
thống
• Đạt được sự hiểu biết về hệ thống 
hiện tại
• Nhận dạng vấn đề cần giải quyết
• Nhận dạng thông tin cần thiết
• Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới
• Thiết lập mối quan hệ với người sử 
dụng
11
Nguyên nhân phân tích hệ
thống
• Nhược điểm hệ thống hiện 
hành
• Nhu cầu mới về thông tin và 
kiểm soát
• Tiến bộ công nghệ thông tin
12
29/04/2010
3
1. Khảo sát sơ bộ
• Mục đích: nhận dạng vấn đề cần 
giải quyết
• Nội dung:
– Dòng dữ liệu
– Sự hữu hiệu và hiệu quả
– Kiểm soát nội bộ
– Đề xuất giải pháp
13
Khảo sát sơ bộ
• Công việc:
– Tìm hiểu và đánh giá chung:
• Đặc điểm hoạt động của doanh 
nghiệp
• Yêu cầu quản lý
• Yêu cầu thông tin
• Định hướng phát triển
– Khảo sát hệ thống kế toán và đề xuất 
các giải pháp 14
Khảo sát hệ thống kế toán
• Hạch toán ban đầu
• Quá trình xử lý
• Cung cấp thông tin kế toán
• Hệ thống máy tính và thiết bị tin học
• Phần mềm kế toán và phần mềm hỗ trợ
• Khảo sát bộ máy kế toán
15
Hạch toán ban đầu
• Đối tượng kế toán – đối tượng quản lý 
chi tiết
• Hệ thống chứng từ kế toán – quy trình 
lập, luân chuyển chứng từ
• Khai báo ban đầu
• Nhập liệu trên phần mềm hiện hành
16
Quá trình xử lý dữ liệu
• Mục đích: Đánh giá khả năng xử lý 
chính xác, nhanh chóng, kịp thời và 
trung thực các dữ liệu kế toán.
• Nội dung:
– Phương pháp kế toán hiện đang áp 
dụng
– Khả năng xử lý của phần mềm
– Quy trình xử lý của hệ thống
– Kiểm soát xử lý
17
Cung cấp thông tin kế toán
• Mục đích: Đánh giá hệ thống báo cáo kế 
toán hiện tại có đáp ứng được yêu cầu 
thông tin kế toán của doanh nghiệp hay 
không.
• Nội dung:
– Khảo sát nhu cầu thông tin
– Hệ thống báo cáo tài chính
– Báo cáo kế toán quản trị
– Các báo cáo nội bộ khác
18
29/04/2010
4
Hệ thống máy tính và thiết bị
tin học
• Khảo sát và đánh giá năng lực, 
công suất, sự hữu hiệu và hiệu quả 
của hệ thống
• An ninh hệ thống máy tính
• Đánh giá khả năng nâng cấp
19
Phần mềm kế toán và các phần 
mềm hỗ trợ
• Đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu 
người dùng
• Đánh giá tính kiểm soát
• Các đề xuất thay đổi hệ thống
20
Khảo sát bộ máy kế toán
• Cơ cấu của bộ máy kế toán
• Phân quyền, phân chia trách nhiệm
• Trình độ, năng lực của nhân viên
• Các đòi hỏi khác về chuyên môn và kỹ 
năng tin học
• Chính sách nhân sự
21
Khảo sát sơ bộ
• Cách tiếp cận:
– Theo phần hành kế toán
– Theo chu trình kinh doanh
• Công cụ
– Phỏng vấn
– Bảng câu hỏi
– Thu thập tài liệu
– Lưu đồ, sơ đồ dòng dữ liệu
22
Các công cụ khảo sát sơ bộ
• Các kỹ thuật thu thập thông tin
Công cụ Ƣu điểm Nhƣợc điểm
Phỏng vấn Làm rõ nhiều thông tin (why)
Xây dựng mối quan hệ tốt với 
người sử dụng
Tốn nhiều thời gian
Ảnh hưởng của ý kiến 
cá nhân chủ quan
Bảng câu 
hỏi
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Người trả lời có thời gian suy 
nghĩ
Thông tin thu thập ít, 
không sâu
Không tạo sự quan tâm 
của người được phỏng 
vấn
Quan sát Làm sáng tỏ câu hỏi (how)
Hiểu sâu rõ về hệ thống
Tốn nhiều thời gian
Tra cứu tài 
liệu
Mô tả khái quát quá trình làm 
việc của hệ thống
Tiện lợi cho phân tích
Tốn nhiều thời gian
Không sẵn có hoặc khó 
tìm kiếm
23
Các công cụ khảo sát sơ bộ
• Các công cụ mô tả, phân tích
– Sơ đồ dòng dữ liệu
– Lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống
– Mô hình dữ liệu (REA, E-R)
– Công cụ quản lý dự án (PERT, 
GANT)
– Công cụ phân tích tài chính (IRR, 
NPV)
24
29/04/2010
5
2. Đánh giá giải pháp khả
thi
• Khả thi về kỹ thuật công nghệ
• Khả thi về thời gian thực hiện
– Đánh giá: Hệ thống mới phải được hoàn 
thành trong thời gian hợp lý
– Công cụ: các công cụ quản lý dự án
• Khả thi về tổ chức vận hành
– Sự sợ hãi, sự chống đối
– Quyết tâm thực hiện
– Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo
25
• Khả thi về kinh tế
– Ước tính chi phí
– Phân tích lợi ích
– Đánh giá khả thi: ROI, IRR, NPV
2. Đánh giá giải pháp khả
thi
26
3. Báo cáo phân tích hệ
thống
• Tổng quan
• Phạm vi của dự án
• Sự vận hành của hệ thống hiện hành
• Các hạn chế của hệ thống hiện hành
• Các yêu cầu về hệ thống mới
• Đánh giá tính khả thi
• Nhận định tổng hợp và kết luận
• Phụ lục (tài liệu hệ thống, sơ đồ, lưu đồ, 
bảng câu hỏi)
27
4. Kết quả của khảo sát sơ
bộ
• Kết luận của ban lãnh đạo doanh 
nghiệp:
– Giữ nguyên hệ thống hiện hành
– Cải tiến hệ thống hiện hành
– Thiết kế hệ thống mới
28
III. Thiết kế hệ thống
• Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống
• Thiết kế sơ bộ
• Thiết kế chi tiết
• Báo cáo thiết kế hệ thống
29
1. Tầm quan trọng của thiết 
kế hệ thống
• Mô tả, trình bày hệ thống trước khi tổ 
chức thực hiện
• Chọn lựa có hay không việc thực hiện 
hệ thống
• Chỉnh sửa dễ dàng với chi phí thấp
• Đánh giá kiểm soát
• Tài liệu hệ thống
30
29/04/2010
6
2. Thiết kế sơ bộ
• Thiết kế sơ bộ các yêu cầu của hệ 
thống mới
– Đầu ra
– Dữ liệu
– Nhập liệu
– Quá trình xử lý
– Kiểm soát hệ thống
31
• Lựa chọn phương án hình thành phần 
mềm
– Tự viết phần mềm
– Thuê viết
– Mua phần mềm đóng gói
2. Thiết kế sơ bộ
32
3. Thiết kế chi tiết – tiếp cận theo 
nội dung tổ chức công tác kế toán
• Xác định yêu cầu thông tin
• Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
• Xây dựng hệ thống chứng từ
• Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế 
toán
• Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán
• Các chính sách kế toán khác
33
3. Thiết kế chi tiết –tiếp cận theo 
chu kỳ phát triển hệ thống
• Thiết kế chi tiết các yêu cầu của hệ 
thống
– Thiết kế chi tiết đầu ra
– Thiết kế chi tiết nhập liệu
– Thiết kế chi tiết quá trình xử lý
– Thiết kế chi tiết thủ tục kiểm soát
• Lựa chọn – đánh giá phần mềm
34
Thiết kế chi tiết đầu ra
• Yêu cầu:
– Tính hữu dụng và mục đích sử dụng: 
ai sẽ sử dụng kết xuất, tại sao lại cần đến 
kết xuất và các thông tin, các quyết định có 
được từ việc sử dụng kết xuất.
– Phương thức lưu trữ và phương thức 
trình bày: trên giấy, trên màn hình, lưu trên 
đĩa
– Định dạng và hình thức trình bày: hình ảnh, 
đồ thị, bảng biểu, các mẫu biểu tồn tại khác.
– In được mẫu trắng hay không?
35
Thiết kế chi tiết đầu ra
• Yêu cầu:
– Nơi gửi/ nơi nhận/ nơi lưu trữ cần 
được thể hiện rõ ràng và đầy đủ
– Truy cập và kiểm soát: người lập, người 
duyệt, người truy cập, số liên,
– Các nội dung chi tiết của kết xuất phải đầy 
đủ, rõ ràng, dễ nhập liệu hay truy xuất và dễ 
kiểm tra.
– Tính kịp thời của kết xuất.
– Khối lượng kết xuất cần được xử lý trong 
năm và chi phí tạo ra kết xuất.
36
29/04/2010
7
Thiết kế chi tiết đầu ra
• Ví dụ:
• Doanh nghiệp có theo dõi thanh toán 
theo từng chứng từ, cần quản lý chặt 
chẽ nợ phải thu.
• Báo cáo cần thiết kế: Báo cáo nợ phải 
thu theo tuổi nợ?
37
• Mục đích sử dụng báo cáo
• Nơi lập báo cáo
• Nơi nhận báo cáo
• Nguồn số liệu
• Hình thức/định dạng
• Thời điểm lập báo cáo
• Nội dung chi tiết:
38
ST
T
Mã
KH
Tên
KH
Chứng từ Số tiền Tuổi nợ (ngày) Ghi 
chú
Số 
CT
Ngày
CT
Gốc Còn
lại
1-30 31-60 61-90 >90
Tổng nợ theo KH
Tổng cộng
39
Công ty:
Bộ phận:
BÁO CÁO NỢ PHẢI THU THEO TUỔI NỢ
Ngày tháng năm Số CT: 
KT công nợ KT trưởng Giám đốc
Thiết kế chi tiết nhập liệu
• Xây dựng danh mục đối tượng kế toán 
và đối tượng quản lý chi tiết.
• Hệ thống chứng từ và quy trình lập, luân 
chuyển chứng từ.
• Nhập liệu
• Hệ thống tài khoản kế toán
40
Xây dựng danh mục đối tượng kế toán
• Đối tượng kế toán là..
• Căn cứ để xây dựng danh mục đối 
tượng kế toán
• Danh mục đối tượng kế toán
STT Nhóm – Tên Theo dõi chi tiết
Tiền
Tiền mặt
Tiền gửi NH Tài khoản NH
41
STT Nhóm đối
tƣợng
Tên đối tƣợng Đối tƣợng quản lý chi 
tiết
1 Nợ phải thu
Phải thu khách hàng
Phải thu khác
- Tài sản thiếu
- Khác
Khách hàng
Nhân viên, hàng hóa
2. Doanh thu
Doanh thu bán hàng
-Doanh thu nội địa
-Doanh thu xuất khẩu
Doanh thu bán buôn
Doanh thu bán lẻ
Doanh thu nội bộ
3. Hàng tồn kho
Hàng mua đang đi đường
Thành phẩm
Hàng hóa
-Giá trị mua
-Chi phí thu mua
Hàng hóa, vật tư
Hàng hóa
Hàng hóa
Không theo dõi
42
29/04/2010
8
Danh mục đối tƣợng quản lý chi tiết
STT TÊN ĐỐI 
TƢỢNG
NỘI DUNG MÔ 
TẢ
NỘI DUNG QUẢN LÝ PHƢƠNG
PHÁP MÃ 
HÓA
1. Tài khoản 
ngân hàng
Số hiệu tài 
khoản, tên ngân 
hàng, loại tài 
khoản
Chi tiết theo tài khoản, 
đơn vị tiền tệ, chi tiết 
số dư, số phát sinh 
hàng ngày
Mã ngân 
hàng – số 
tài khoản
2. Khách hàng 
– nhà cung 
cấp
Mã KH, tên KH, 
địa chỉ, số điện 
thoại..
Chi tiết theo chứng từ, 
số nợ, thời hạn nợ
Phân vùng –
khu vực –
loại KH –
tên tắt 
KH/mã KH
43
Xây dựng hệ thống chứng từ
• Chứng từ là
• Căn cứ để xây dựng hệ thống chứng từ
– Hệ thống chứng từ kế toán theo chế 
độ kế toán VN
– Đặc điểm các đối tượng kế toán – đối 
tượng quản lý
– Đặc điểm hoạt động kinh doanh
– Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
44
Xây dựng hệ thống chứng từ
• Danh mục chứng từ
• Thiết kế mẫu biểu CT
• Hướng dẫn phương pháp lập
• Mô tả quy trình xử lý nghiệp vụ
• Lưu đồ chứng từ
STT Tên – số 
hiệu CT
Nơi lập Nơi duyệt Mục đích
sử dụng
45
Chi tiết nhập liệu
• Nguồn dữ liệu: Chứng từ làm cơ sở 
nhập liệu, chứng từ tham chiếu, chứng 
từ được in sau khi kết thúc việc nhập 
liệu
• Kiểm soát nguồn dữ liệu
• Mô tả dữ liệu nhập – phương thức nhập 
liệu và kiểm soát quá trình nhập liệu
• Màn hình nhập liệu
46
Tổ chức vận dụng hệ thống TK 
kế toán
• Xác định các tài khoản cần sử dụng
• Xây dựng danh mục TK tổng hợp và TK chi tiết
• Hướng dẫn phương pháp ghi chép, xử lý trên 
các TK
• Danh mục tài khoản
Số
hiệu
Tên TK Đối tƣợng theo 
dõi chi tiết
Ghi chú
47
SỐ
HiỆU TK
TÊN TK THEO DÕI CHI TiẾT GHI CHÚ
131 Phải thu KH Khách hàng Số dư 2 bên, chi tiết 
theo từng chứng từ
138 Phải thu khác Không theo dõi chi tiết
1381 TS thiếu Không theo dõi chi tiết
13811 TS thiếu chờ xử 
lý
Nhân viên Số dư bên Nợ, chi tiết 
cho từng cá nhân chịu 
trách nhiệm
13812 Hàng thiếu Hàng hóa, nhân viên Số dư bên Nợ, chi tiết 
cho, từng mặt hàng, 
từng cá nhân chịu 
trách nhiệm
156 Hàng hóa Không theo dõi chi tiết
1561 Trị giá mua hàng 
hóa
Hàng hóa
1562 Chi phí mua 
hàng
Không theo dõi chi tiết
 48
29/04/2010
9
Thiết kế chi tiết quá trình xử lý
• Mô tả và trình bày chi tiết các phương 
pháp kế toán sử dụng
49
Thiết kế chi tiết kiểm soát hệ
thống
• Chính sách – quy định kiểm soát chung: 
chính sách kiểm soát chung và các tính 
năng kiểm soát chung trên phần mềm
• Giải pháp hỗ trợ: kiểm soát cơ sở dữ 
liệu, phần mềm chống virus, firewalls,
• Chi tiết kiểm soát ứng dụng
• Cơ chế kiểm soát
50
Lựa chọn – đánh giá phần mềm
• Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
• Nội dung cần chuẩn bị khi trao đổi với 
nhà cung cấp phần mềm
• Quy trình đánh giá phần mềm kế toán
51
Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
• Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng:
– Phù hợp các quy định của luật pháp và chính 
sách, chế độ kế toán doanh nghiệp đã đăng ký
– Phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất 
kinh doanh của doanh nghiệp
– Phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và đặc 
điểm tổ chức bộ máy kế toán
– Phù hợp yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin 
kế toán
52
• Đáp ứng yêu cầu người sử dụng (tt)
– Phù hợp yêu cầu tích trữ dữ liệu và hợp 
nhất BCTC
– Phù hợp yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, 
thời điểm cung cấp thông tin
– Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất cho người 
dùng trong quá trình làm việc
– Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ 
kiểm tra, dễ truy xuất thông tin.
Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
53
Tiêu chí chung đánh giá phần mềm
• Phần mềm có tính kiểm soát cao
• Tính linh hoạt của phần mềm
• Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn 
định cao
• Giá phí của phần mềm
54
29/04/2010
10
Nội dung cần chuẩn bị khi trao 
đổi với nhà cung cấp phần mềm
• Các chi tiết về kết xuất, nhập liệu, dữ liệu nhập
• Khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, loại 
nghiệp vụ, và khối lượng dữ liệu cần xử lý
• Các yêu cầu về tốc độ xử lý, thời điểm cung 
cấp thông tin
• Yêu cầu về phương thức xử lý: theo lô hay 
trực tuyến theo thời gian thực
• Các yêu cầu nâng cấp hay mở rộng hệ thống
• Các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp
• Các chính sách tài chính kế toán
55
Quy trình đánh giá phần mềm KT
• Chuẩn bị: dữ liệu thử nghiệm đã hoàn chỉnh 
cho 1 hay nhiều kỳ kế toán, phần mềm (phiên 
bản thử nghiệm), các kết quả thiết kế chi tiết
• Khai báo, nhập liệu, in báo cáo, đối chiếu để 
đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu
• Đánh giá tính kiểm soát của phần mềm
• Đánh giá các tiêu chí khác
• Ghi chú kết quả thử nghiệm và trao đổi với nhà 
cung cấp
56
IV. Thực hiện hệ thống
• Mua sắm trang thiết bị
• Lập trình/mua và cài đặt phần mềm
• Huấn luyện
• Kiểm tra 
• Chuyển đổi
57
Chuyển đổi hệ thống
• Khai báo thông tin chung
• Khai báo thông số hệ thống
• Khai báo các chính sách kế toán
• Khai báo danh mục: tài khoản, đối tượng chi 
tiết
• Nhập số dư
• Kiểm tra dữ liệu sau khi khai báo
• Tùy biến các chức năng của hệ thống: nhập 
liệu, báo cáo
• Phân quyền truy cập hệ thống
58
Tái cấu trúc bộ máy kế toán
• Phân công công tác
• Quy định trách nhiệm và công việc
• Phân quyền truy cập hệ thống
59
Phân công công tác
• Tổ chức bộ máy kế toán tập trunh hay 
phân tán
– Lưu ý:
• Khả năng và mức độ ứng dụng 
công nghệ thông tin trong kế toán
• Các yêu cầu về năng lực chuyên 
môn
• Mức độ phức tạp của hoạt động
60
29/04/2010
11
Quy định trách nhiệm và công 
việc
• Căn cứ: chính sách kế toán đã xây dựng
• Bảng mô tả công việc cho từng phần hành kế 
toán
– Mục tiêu
– Trách nhiệm và công việc:
• Công việc thường xuyên
• Công việc định kỳ
•  
• Bảng phân công công việc cho từng nhân viên: 
ai – phụ trách phần hành nào
61
Phân quyền truy cập hệ thống
• Căn cứ:
– Tổ chức bộ máy kế toán
– Các phần hành kế toán
– Bảng mô tả công việc
– Năng lực nhân viên
• Thực hiện:
– Phân quyền theo chức năng
– Phân quyền theo đối tượng
– Phân quyền kết hợp
62
Phân quyền truy cập hệ thống
• Phân quyền cho từng nhân viên dựa trên các 
chức năng chung của 1 phần mềm: khai báo –
nhập liệu – báo cáo
Tên
NV
Tên
TK –
tên 
đăng 
nhập
Khai báo ban 
đầu
Nhập liệu Báo cáo
Thông
tin 
chung
Danh
mục
Nhập 
số dư
Nhập
SPS
BCT
C
Sổ kế 
toán
BC 
nội
bộ
63
V. Vận hành và bảo trì hệ thống
• Xem xét và đánh giá sau khi chuyển đổi
• Sử dụng hệ thống
• Bảo trì – cải tiến và tái phát triển hệ 
thống
• Kế toán chi phí phát triển hệ thống
64