Giáo trình Kế toán máy

 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 1 
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN MÁY 
MỤC TIÊU 
• Cung cấp kiến thức nhằm giúp sinh viên hiểu biết toàn diện về một hệ thống thông tin kế 
toán dựa trên máy tính 
• Nhận diện rõ vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán 
• Bước đầu hiểu được cấu trúc của một chương trình kế toán máy nhằm xác định rõ công 
việc của kế toán viên khi làm việc với phần mềm kế toán 
• Nhận diện các dạng file cơ bản trong chương trình kế toán máy nhằm phục vụ tốt cho quá 
trình làm việc (lưu, bảo vệ, hiệu chỉnh dữ liệu,) 
• Nắm vững các nguyên tắc tổ chức thông tin trên máy nhằm tránh sai sót khi tiến hành 
công tác kế toán máy 
SỐ TIẾT: 5 
I. Khái niệm kế toán máy 
I.1 Khái niệm kế toán máy 
 Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm 
thực hiện công tác hạch toán trong doanh nghiệp. 
I.2 Phân biệt dữ liệu kế toán và thông tin kế toán 
 Khái niệm 
Tiêu thức 
Dữ liệu kế toán Thông tin kế toán 
Tính chất chưa xử lý đã qua quá trình xử lý 
Trạng thái cụ thể Trừu tượng 
Tổ chức lưu trữ Sổ nhật ký Sổ cái, các báo cáo kế toán 
Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục 
ÎThông tin kế toán chính là dữ liệu kế toán đã gia tăng giá trị bằng các công cụ máy tính. 
II. Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp 
II.1 Khái niệm, chức năng hệ thống thông tin kế toán (AIS) 
Æ Khái niệm: 
Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System): 
- Là tập hợp các nguồn lực (con người, thiết bị máy móc) 
- Biến đổi dữ liệu tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin kế toán 
(Hệ thống thông tin kế toán được đề cập ở đây là HTTTKT dựa trên máy tính - Computer based 
AIS). 
Æ Chức năng: 
- Ghi nhận, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin kinh tế tài chính trong đơn vị kế toán. 
- Nói cách khác, ghi chép, theo dõi mọi biến động về tài sản, nguồn vốn và quá trình hoạt 
động của đơn vị kế toán. 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 2 
SƠ ĐỒ 1: MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TỰ ĐỘNG HOÁ 
Dữ liệu 
kế toán 
(Chứng 
từ, sổ 
sách) 
Thông tin kế 
toán 
(Báo cáo 
quản trị, báo 
cáo tài 
chính) 
Phần 
cứng 
Phần 
mềm 
Cơ sở 
dữ liệu 
Các 
thủ tục 
Con 
người 
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
Æ Thành phần: Hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính gồm: 
*Phần cứng: 
- Máy tính 
- Các thiết bị ngoại vi 
- Các thiết bị mạng phục vụ nhu cầu giao tiếp với con người hay với các máy tính khác 
*Phần mềm: 
- Hệ điều hành 
- Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu 
- Phần mềm kế toán 
*Các thủ tục: 
 - Tổ chức và quản trị các hoạt động xử lý thông tin (thiết kế và triển khai chương trình, 
duy trì phần cứng và phần mềm, quản lý chức năng các nghiệp vụ. 
* Cơ sở dữ liệu kế toán: 
- File danh mục tự điển 
- File nghiệp vụ 
* Con người: 
 - Các nhân viên xử lý thông tin (phân tích và thiết kế viên hệ thống, lập trình viên...) 
- Các nhân viên nghiệp vụ (kế toán viên, những người có nhu cầu làm kế toán với sự trợ 
giúp của máy tính) 
- Các nhà quản trị doanh nghiệp. 
Î Tất cả các yếu tố trên đều có mối quan hệ với nhau. 
Î Con người nắm quyền chủ động tuyệt đối trong hệ thống thông tin kế toán 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 3 
II.2 Vai trò, vị trí, các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong 
quản trị doanh nghiệp 
II.2.1 Vai trò, vị trí của hệ thống thông tin kế toán (AIS) trong quản trị doanh nghiệp 
* Hệ thống thông tin kế toán không tồn tại một mình, bên cạnh còn nhiều hệ thống thông tin 
khác: hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin quản trị, hệ thống thông tin nhân lực, bán 
hàng, thị trường, sản xuất... 
* Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông 
tin kế toán. 
SƠ ĐỒ 2: VAI TROÌ LIÃN KÃÚT CUÍA HÃÛ THÄÚNG THÄNG TIN KÃÚ TOAÏN TRONG 
TÄØ CHÆÏC DOANH NGHIÃÛP 
Chủ thể quản lý
+ Chủ DN 
+ Hội đồng quản 
trị 
+ Ban giám đốc 
Hệ thống thông tin kế toán ( 
phục vụ QL ) 
+ Thu thập 
+ Lưu trữ 
+ Xử lý 
+ Truyền và nhận thông tin 
Đối tương quản lý 
(Phán hệ tác 
nghiệp)
- Các hệ thống thông tin chuyên chức năng này đều cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống 
thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, AIS có nhiệm vụ biến đổi thành thông tin ở dạng các 
báo cáo quản trị và báo cáo tài chính 
- AIS cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho các hệ thống thông tin chuyên chức năng: 
+ Báo cáo bán hàng (hệ thống thông tin thị trường) 
+ Báo cáo vật tư - tồn kho và thông tin về chi phí (hệ thống thông tin sản xuất) 
+ Báo cáo về lương và thuế thu nhập (hệ thống thông tin nhân lực) 
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và theo dõi công nợ (hệ thống thông tin tài chính).... 
B¸o b¸o qu¶n QuyÕt ®Þnh qu¶n
trÞ trÞ
Th«ng tin 
vµo m«i 
tr-êng 
Th«ng tin ra 
m«i tr-êng 
ChÝnh s¸ch B¸o c¸o 
tµi ®Çu t-, thuÕ 
vô chÝnh
QuyÕt ®Þnh 
qu¶n trÞ 
triÓn khai
D÷ liÖu nghiÖp 
vô kÕ to¸n 
Nguyªn vËt 
liÖu, dÞch vô 
S¶n phÈn, 
thµnh phÈm, 
vµo dÞch vô b n ra
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trang 4 
- Các thông tin còn lại khác sẽ được thu thập thêm từ môi trường bên ngoài của doanh nghiệp 
(thông tin về sở thích của khách hàng, thông tin về sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh, thông tin 
về các kỹ thuật sản xuất mới hoặc thông tin về thị trường lao động). 
- AIS cùng với các hệ thống thông tin chuyên chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn 
chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp. 
II.2.2 Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán (AIS) 
™ Giai đoạn nhập liệu: chuyển dữ liệu trên chứng từ vào máy tính 
- Dùng bàn phím 
 - Bán thủ công 
 + Dùng máy quét-scan 
 + Thời điểm bán hàng cũng là thời điểm nhập số liệu (Point of sale- POS) 
- Tự động 
 + Số liệu được truyền vào máy từ hệ thống dữ liệu khác (kế thừa từ hệ thống 
trước). 
™ Giai đoạn xử lý: 
- Sử dụng một bộ các sổ kế toán để hệ thống hoá theo thời gian và theo đối tượng (tổng hợp 
hoặc chi tiết) 
- Phần mềm kế toán thể hiện ưu điểm lớn nhất trong xử lý dữ liệu: 
 + Sắp xếp dữ liệu (phục vụ tìm kiếm) 
 + Tính toán 
 + Tổng hợp số liệu theo nhóm 
 ™ Giai đoạn lưu trữ: 
 - Sổ kế toán và các tệp dữ liệu là những phương tiện lưu trữ dữ liệu trong hệ thống kế toán thủ 
công và hệ thống kế toán máy 
 - Tệp dữ liệu là một bộ lưu trữ có tổ chức các dữ liệu, gồm: 
 + Tệp danh mục tự điển là tệp chứa các dữ liệu có nhu cầu sử dụng liên tục hoặc 
lâu dài. 
 + Tệp giao dịch là một bộ các dữ liệu nghiệp vụ đầu vào có nhu cầu sử dụng tức 
thời 
™ Giai đoạn phân phối và truyền đạt thông tin: 
- AIS có thể cung cấp thông tin bằng nhiều cách: 
 + Đưa ra màn hình 
 + In các báo cáo 
 + Gởi các tệp qua mạng 
II.3 So sánh kế toán thủ công với kế toán máy 
Giống nhau: đều bao gồm các giai đoạn xử lý nghiệp vụ đảm bảo hoàn thành công tác kế toán 
của đơn vị. 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC
 Khác nhau: 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 5 
 Hình thức xử lý 
Các giai đoạn 
xử lý nghiệp vụ 
Kế toán thủ công Kế toán máy 
Nhập dữ liệu đầu vào 
- Tài liệu gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu 
thu, chi) 
Ghi chép thủ công Nhập từ bàn phím, máy 
quét, tự động hoá 
Xử lý dữ liệu 
- Biến đổi dữ liệu trên các sổ nhật ký 
thành thông tin trên các sổ cái 
Thủ công Tự động theo chương 
trình 
Lưu trữ 
- Dữ liệu 
- Thông tin 
Thủ công trên các sổ: 
- Sổ nhật ký 
- Sổ cái 
Tự động ở dạng các tệp: 
- Tệp nhật ký 
- Tệp sổ cái 
- Tệp tra cứu 
Kết xuất thông tin 
- Báo cáo tài chính 
- Báo cáo quản trị 
Thủ công Tự động theo chương 
trình 
II.4 Các chu trình (cycle) nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán 
 Nghiệp vụ là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh làm 
thay đổi tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ được ghi 
lại trong sổ nhật ký và sau đó được chuyển vào sổ cái. 
 Một chu trình nghiệp vụ được hiểu là lưu lượng các hoạt động lặp đi lặp lại của một 
doanh nghiệp đang hoạt động. Các doanh nghiệp dù khác nhau về quy mô, đặc điểm sản xuất 
kinh doanh,... nhưng đa số đều có những hoạt động kinh tế cơ bản như nhau. Các hoạt động này 
sẽ phát sinh các nghiệp vụ và được xếp vào bốn nhóm chu trình nghiệp vụ điển hình của hoạt 
động sản xuất kinh doanh như sau: 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 6 
SƠ ĐỒ 3: MÔ HÌNH CHU TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ 
TOÁN 
CÁC SỰ KIỆN KINH TẾ
Chu trình 
tiêu thụ 
Chu trình 
cung cấp 
Chu trình 
sản xuất 
Chu trình 
tài chính 
Chu trình 
báo cáo tài 
chính
Báo cáo tài chính
Æ Chu trình tiêu thụ: 
Chức năng: Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. 
Các sự kiện kinh tế 
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng 
- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng 
- Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng 
- Nhận tiền thanh toán 
Các phân hệ nghiệp vụ 
- Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng 
- Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ 
- Hệ thống lập hoá đơn bán hàng 
- Hệ thống thu quỹ 
 Æ Chu trình cung cấp 
Chức năng: Chu trình cung cấp ghi chép những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua hàng, 
dịch vụ. 
Các sự kiện kinh tế 
- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết 
- Nhận hàng hoá, dịch vụ 
- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp 
- Tiến hành thanh toán theo hoá đơn 
Các phân hệ nghiệp vụ 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 7 
- Hệ thống mua hàng 
- Hệ thống nhận hàng 
- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn 
- Hệ thống chi tiền 
 Æ Chu trình sản xuất 
Chức năng 
 Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh 
tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. 
Các sự kiện kinh tế 
- Mua hàng 
- Bán hàng 
- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất 
- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm 
- Thanh toán lương 
Các phân hệ nghiệp vụ 
 - Hệ thống tiền lương 
 - Hệ thống hàng tồn kho 
 - Hệ thống chi phí 
 - Hệ thống tài sản cố định 
 Æ Chu trình tài chính 
Chức năng 
 Chu trình tài chính ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý 
các nguồn vốn quỹ. 
Các sự kiện kinh tế 
- Hoạt động tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tư và từ đi vay. 
- Sử dụng vốn để hình thành các tài sản 
Các phân hệ nghiệp vụ 
- Hệ thống thu quỹ 
- Hệ thống chi quỹ 
 Æ Chu trình báo cáo tài chính 
Chức năng 
 Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt 
được từ việc sử dụng các nguồn tài chính này. 
Các phân hệ nghiệp vụ 
- Hệ thống sổ cái 
- Hệ thống báo cáo kế toán (Báo cáo kế toán tài chính, Báo cáo kế toán quản trị) 
ÎBốn chu trình trên đều liên quan đến đối tác bên ngoài, chịu sự tác động nhiều của các yếu tố 
bên ngoài. Chu trình 5 (chu trình báo cáo tài chính) do bộ phận kế toán của doanh nghiệp tự đảm 
nhận. Chu trình báo cáo tài chính xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến cả bốn chu trình trên 
III. Phần mềm kế toán 
III.1 Khái niệm phần mềm kế toán 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 8 
 - Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình để duy trì sổ sách kế toán trên máy vi tính. 
Với phần mềm kế toán, kế toán có thể ghi chép các nghiệp vụ, duy trì các số dư tài khoản và 
chuẩn bị các báo cáo và thông báo về tài chính. 
 - Hầu hết các phần mềm kế toán được viết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các 
thủ tục chương trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán. Bản 
thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất linh hoạt, cho phép người sử dụng vận 
dụng một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả nhất cho công tác kế toán. 
 - Các phần mềm kế toán của Việt Nam, với giao diện thân thiện và việt hoá, giá cả phù hợp, 
bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. 
Thông qua kiểu giao diện thực đơn hay biểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc 
của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả bằng cách sử dụng bàn phím như một thiết bị vào 
chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về 
hệ thống cả. Nói tóm lại, với một chương trình kế toán viết sẵn, công việc của người kế toán viên 
chỉ còn đơn giản như sau: 
 Nhập số liệu In báo cáo kế toán quản trị 
Hoặc 
 Nhập số liệu Thực hiện thao In báo cáo kế toán 
 tác cuối kỳ quản trị và báo cáo 
 kế toán tài chính 
 - Việc lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp cho một doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu, 
hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó. Về cơ bản phần mềm được lựa chọn phải đáp ứng 
nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết 
cho nhà quản trị ra quyết định điều hành quá trình sản xuất kinh doanh và được sự hưởng ứng của 
người sử dụng. 
 Về nguyên tắc, các tổ chức doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa hai giải pháp phần mềm sau 
đây: 
 - Tự viết chương trình kế toán: giải pháp này có ưu điểm là chương trình sẽ hoàn toàn phù hợp 
với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi một lực lượng chuyên 
nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn: từ phân 
tích đến thiết kế, triển khai và bảo trì hệ thống. Đây là điều khó thực thi đối với đa phần các 
doanh nghiệp hiện nay. 
 - Mua các phần mềm kế toán trọn gói: ưu điểm của giải pháp này là không đòi hỏi đội ngũ 
chuyên nghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm nhận tất cả các khâu: từ 
cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống, tuy nhiên vẫn cần một thời gian 
triển khai nhất định, trước khi có thể chính thức đưa chương trình vào sử dụng. Đó là thời gian để 
nhà cung cấp phần mềm tiến hành “may đo” lại chương trình cho phù hợp với yêu cầu công tác 
kế toán của doanh nghiệp. 
III.2 Vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán 
- Phần mềm kế toán chỉ là một trong các yếu tố để cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán. 
Có thể khái quát vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán như sau: 
 giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 9 
SƠ ĐỒ 4: VAI TRÒ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG HTTTKT (AIS) 
 ... Kế toán tiệu 
thụ 
Kế toán công 
nợ 
Kế toán hàng 
tồn kho 
Kế toán vốn 
bằng tiền 
 Phần mềm kế toán chỉ trợ giúp người làm công tác kế toán trong việc thực hiện công việc của 
mình, với công cụ xử lý là máy tính điện tử trong một môi trường quản trị cơ sở dữ liệu thích 
hợp. Với chương trình kế toán, người dùng có thể thực hiện tất cả các chức năng quản trị cơ sở 
dữ liệu kế toán cần thiết, đó là: 
- Tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán: nhập số liệu về các danh mục từ điển kế toán, vào các số dư 
đầu kỳ, vào các chứng từ nghiệp vụ và các phiếu kế toán. 
- Hiệu chỉnh, cập nhật lại cơ sở dữ liệu kế toán theo yêu cầu: hiệu chỉnh, bổ sung và cập nhật 
lại các danh mục từ điển, chứng từ hay phiếu kế toán. 
- Kết xuất ...  
Phản ánh toàn bộ dòng tiền thu vào và chi ra liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính 
của doanh nghiệp. Hoạt động tài chính của doanh nghiệp bao gồm các nghiệp vụ làm tăng 
giảm vốn kinh doanh của doanh nghiệp, như chủ doanh nghiệp góp vốn, vay vốn (không phân 
biệt vay vốn dài hạn hay vốn vay ngắn hạn), nhận vốn liên doanh, phát hành cổ phiếu, trái 
phiếu, trả nợ các khoản vay hoặc thanh toán trái phiếu, cổ phiếu... 
Dòng tiền lưu chuyển được tính bao gồmcác khoản thu, chi liên quan như tiền vay đã 
nhận, tiền thu được do phát hành cổ phiếu, trái phiếu, tiền chi trả lãi cho các bên góp vốn, trả 
lãi cổ phiếu, trái phiếu bằng tiền, thu lãi tiền gửi... 
* Nguyên tắc lập và cơ sở số liệu 
Theo phương pháp gián tiếp, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập bằng cách điều chỉnh 
lợi nhuận trước thuế của hoạt động sản xuất kinh doanh khỏi ảnh hưởng của các nghiệp vụ 
không trực tiếp thu tiền hoặc chi tiền đã làm tăng, giảm lợi nhuận loại trừ các khoản lãi, lỗ của 
hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính đã tính vào lợi nhuận trước thuế, điều chỉnh các 
khoản mục thuộc vốn lưu động. Theo phương pháp này, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập 
dựa vào: 
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 
- Bảng cân đối kế toán 
- Các tài liệu khác như: sổ cái, sổ kế toán chi tiết, báo cáo vốn góp, khấu hao, chi tiết 
hoàn nhập dự phòng hoặc các tài liệu chi tiết về mua bán tài sản cố định, trả lãi vay, sổ thu chi 
tiền mặt... 
Theo phương pháp trực tiếp, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được lập bằng cách xác định và 
phân tích trực tiếp các khoản thực thu, thực chi bằng tiền trên các sổ kế toán vốn bằng tiền 
theo từng loại hoạt động và nội dung thu chi. Cơ sở số liệu để lập : 
- Bảng cân đối kế toán 
- Sổ kế toán thu chi vốn bằng tiền 
- Sổ kế toán theo dõi các khoản phải thu, phải trả 
II.2.5 Thuyết minh báo cáo tài chính 
Thuyết minh báo cáo tài chính là một bộ phận hợp thành hệ thống báo cáo tài chính của 
doanh nghiệp, được lập để giải thích và bổ sung những thông tin về tình hình hoạt động sản 
xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo mà các báo cáo tài 
chính khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được. 
Thuyết minh báo cáo tài chính trình bày khái quát đặc điểm hoạt động sản xuất kinh 
doanh của doanh nghiệp, nội dung một số chế độ kế toán được doanh nghiệp lựa chọn để áp 
Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 105 
dụng, tình hình và lý do biến động của một số đối tượng tài sản và nguồn vốn quan trọng, 
phân tích một số chỉ tiêu tài chính chủ yếu và các kiến nghị của doanh nghiệp. 
Doanh nghiệp phải trình bày đầy đủ các chỉ tiêu theo nội dung đánh giá quy định trong 
thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể trình bày thêm các nội 
dung khác nhằm giải thích chi tiết hơn tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của 
doanh nghiệp. 
Cơ sở số liệu: 
- Các sổ kế toán kỳ báo cáo 
- Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo 
- Báo cáo kết quả kinh doanh kỳ báo cáo 
- Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước 
Theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 hướng dẫn kế toán thực hiện 4 
chuẩn mực kế toán ban hành hành theo Quyết định số149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 
của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, hệ thống báo cáo tài chính có những bổ sung và thay đổi như 
sau: 
Bổ sung tài khoản 242-Chi phí trả trước dài hạn 
Xoá bỏ, sửa đổi tên và số hiệu một số tài khoản loại 7, loại 8. 
- Xoá bỏ Tài khoản 711-Thu nhập hoạt động tài chính và Tài khoản 811-Chi phí hoạt 
động tài chính. 
- Đổi tên và số hiệu Tài khoản 721-Các khoản thu nhập bất thường thành Tài khoản 
711-Thu nhập khác và Tài khoản 821-Chi phí bất thường thành Tài khoản 811-Chi phí khác. 
- Sửa đổi, bổ sung nội dung Tài khoản 711-Thu nhập khác. 
- Riêng bảng Thuyết minh báo cáo tài chính có thêm mục “Một số chỉ tiêu chi tiết về 
hàng tồn kho” sau phần “Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố” như sau: 
Chỉ tiêu Mã số Số tiền 
- Giá gốc của tổng số hàng tồn kho 
- Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 
- Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (giá gốc trừ (-) dự phòng 
giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho 
các khoản nợ vay 
 Do có những sự thay đổi, bổ sung này nên biểu mẫu các báo cáo tài chính cũng có sự 
thay đổi cho phù hợp. Một số phần mềm kế toán được lập trình có khả năng liên kết, giao tiếp 
với các phần mềm ứng dụng khác như nhập và truy xuất dữ liệu từ Excel, Access...Nếu phần 
mềm kế toán có khả năng này thì sẽ rất thuận lợi cho kế toán viên trong việc lập các báo cáo 
kế toán theo các biểu mẫu mới do Bộ tài chính ban hành. Điều này không những giảm nhẹ 
khối lượng công việc cho kế toán viên mà còn đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác 
cho các nhà quản trị doanh nghiệp ra quyết định lựa chọn phương án sản xuất kinh doanh tối 
ưu. 
Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 106 
III. Hướng dẫn thực hành 
III.1 Thiết lập sổ kế toán 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Phiếu nhập mua vật tư, hàng hóa 
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo hàng nhập mua/ Bảng kê phiếu nhập 
Chi phí mua hàng Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo hàng nhập mua/ Bảng kê phiếu nhập 
Hóa đơn mua dịch vụ, TSCĐ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo công nợ theo hóa đơn/ Bảng kê hóa đơn 
mua hàng và dịch vụ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ = 
PN1 
Phiếu nhập thành phẩm (nhập từ sản 
xuất) 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng nhập/ 
Bảng kê phiếu nhập 
Phiếu xuất kho cho sản xuất và gửi bán 
ở các đại lý 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng xuất/ 
Bảng kê phiếu xuất 
Phiếu nhập thành phẩm (nhập từ sản 
xuất) 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng nhập/ 
Bảng kê phiếu nhập 
Phiếu xuất kho cho sản xuất và gửi bán 
ở các đại lý 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng xuất/ 
Bảng kê phiếu xuất 
Hóa đơn giảm giá Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Bảng kê chứng 
từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ = 
HD4 
Chứng từ bù trừ công nợ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Bảng kê chứng 
từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ = 
HD9 
Chứng từ ghi nợ ghi có tài khoản công 
nợ 
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Bảng kê chứng 
từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ = 
HD6 
Tiền mặt tại quỹ (phiếu thu, phiếu chi) Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Báo cáo 
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng/ Sổ quỹ 
Tiền gửi ngân hàng (báo có, báo nợ) Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ B áo 
cáo tiền mặt, tiền gửi ngân hàng/ Sổ chi tiết 
của một tài khoản 
Tiền vay ngắn hạn. Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay/ Báo cáo 
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng/ Sổ chi tiết của 
một tài khoản 
Kế toán công nợ phải thu 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 107 
Sổ chi tiết công nợ phải thu của khách 
hàng H1 (KHH1) 
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Sổ chi tiết công 
nợ của một khách hàng 
Bảng cân đối phát sinh công nợ phải thu 
các khách hàng 
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Bảng cân đối 
phát sinh công nợ của một tài khoản 
Sổ chi tiết công nợ tạm ứng của nhân 
viên Nguyễn Văn Tư (NVTNV) 
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Sổ chi tiết công 
nợ của một khách hàng 
Bảng cân đối phát sinh công nợ tạm ứng 
các nhân viên 
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Báo 
cáo công nợ theo khách hàng/ Bảng cân đối 
phát sinh công nợ của một tài khoản 
Kế toán công nợ phải trả 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Sổ chi tiết công nợ phải trả cho nhà 
cung cấp hàng hóa người bán S1 
(NBS1) 
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo công nợ theo nhà cung cấp/ Sổ chi tiết 
công nợ của một khách hàng 
Bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả 
cho các nhà cung cấp hàng hóa 
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo công nợ theo nhà cung cấp/ Bảng cân đối 
phát sinh công nợ của một tài khoản 
Sổ chi tiết công nợ phải trả cho nhà 
cung cấp dịch vụ Cty Điện Lực Hà Nội 
(NBL01) 
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo công nợ theo nhà cung cấp/ Sổ chi tiết 
công nợ của một khách hàng 
Bảng cân đối phát sinh công nợ phải trả 
cho các nhà cung cấp dịch vụ 
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Báo 
cáo công nợ theo nhà cung cấp/ Bảng cân đối 
phát sinh công nợ của một tài khoản 
Kế toán hàng tồn kho 
Nghiệp vụ phát sinh Menu cập nhật 
Tính giá trung bình tháng Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ 
Tính giá trung bình 
Tính giá trung bình di động theo ngày Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ 
Tính giá trung bình di động theo ngày 
Tính giá cho vật tư nhập trước xuất trước Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ 
Tính giá nhập trước xuất trước 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Tính giá trung bình Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng tồn 
kho/ Bảng giá trung bình 
- Thẻ kho 
- Bảng cân đối nhập xuất tồn kho 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng tồn 
kho/ Thẻ kho, Sổ chi tiết vật tư 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng tồn 
kho/ Tổng hợp nhập xuất tồn 
Kế toán tài sản cố định 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Tính khấu hao TSCĐ Kế toán tài sản cố định/ Báo cáo khấu hao và 
phân bổ khấu hao/ Bảng tính khấu hao TSCĐ 
Bút toán phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán tài sản cố định/ Báo cáo khấu hao và 
Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 108 
phân bổ khấu hao/ Bảng phân bổ khấu hao 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm và tra cứu số liệu/ 
Bảng kê chứng từ. Điều kiện lọc tại trường 
mã chứng từ là PK5 
Điều chỉnh giá trị tài sản Kế toán tài sản cố định/ Báo cáo kiểm kê tài 
sản cố định/ Báo cáo chi tiết tài sản cố định 
Khai báo giảm TSCĐ Kế toán tài sản cố định/ Báo cáo tăng giảm 
TSCĐ/ Báo cáo chi tiết giảm TSCĐ 
Điều chuyển bộ phận sử dụng Kế toán tài sản cố định/ Báo cáo kiểm kê 
TSCĐ/ Báo cáo chi tiết TSCĐ theo bộ phận 
Điều chỉnh khấu hao tháng Kế toán tài sản cố định/ Báo cáo khấu hao và 
phân bổ khấu hao/ Bảng tính khấu hao 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
- Bút toán phân bổ tiền lương, BHXH, 
BHYT, KPCĐ 
- Trích lương nghỉ phép của công nhân 
trực tiếp sản xuất 
- Bút toán phân bổ công cụ cụng cụ 
- Bút toán phân bổ khấu hao 
- Bút toán kết chuyển chi phí SCL vào 
chi phí chờ phân bổ 
- Phân bổ chi phí SCL 
Kế toán tổng hợp/Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK1 
Bút toán phân bổ khấu hao Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK5 
Tính giá trung bình nguyên vật liệu Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo hàng xuất/ 
Bảng kê phiếu xuất 
Kế toán hàng tồn kho/ Báo cáo nhập xuất 
tồn/ Bảng giá trung bình 
Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực 
tiếp vào chi phí sản xuất dở dang 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK3 
Phân bổ chi phí nhân công và chi phí sản 
xuất chung cho các sản phẩm 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PBL 
- Tập hợp và phân bổ chi phí NVL 
- Phân bổ chi phí nhân công và chi phí 
sản xuất chung 
- Tính giá thành sản phẩm 
- Bảng giá thành sản phẩm 
- Thẻ giá thành sản phẩm 
- Thẻ giá thành sản phẩm (2) 
- Báo cáo chi tiết giá thành theo vật tư 
- Báo cáo tổng hợp giá thành sản phẩm 
Cập nhật giá cho các phiếu thành phẩm Kế toán hàng tồn kho/ Cập nhật số liệu/ 
Phiếu nhập kho 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 109 
Kết chuyển GTKH và GTCL của dàn 
máy vi tính (nghiệp vụ bán TSCĐ) 
Bút toán tạm nộp thuế thu nhập doanh 
nghiệp 
Tạm trích các quỹ phát triển, khen 
thưởng, phúc lợi 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK1 
Kế toán tổng hợp – các bút toán cuối kỳ 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Phân bổ chi phí chờ phân bổ 
Kết chuyển kết quả lãi lỗ 
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK1 
Kết chuyển thuế GTGT đầu vào 
Kết chuyển doanh thu, giá vốn hàng bán 
Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí 
quản lý doanh nghiệp 
Kết chuyển thu nhập từ hoạt động tài 
chính, thu nhập bất thường 
Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, 
hoạt động bất thường 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK3 
Bút toán phân bổ chi phí sản xuất chung 
cho các phân xưởng A và B (TK 6271C 
=> TK 6271PXA, 6271PXB;...) 
Kế toán tổng hợp/ Lọc tìm số liệu và báo 
cáo nhanh/ Bảng kê chứng từ 
Lưu ý: điều kiện lọc tại trường mã chứng từ 
= PK4 
III.2 Các báo cáo tài chính 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản 
- Bảng cân đối kế toán 
- Bảng cân đối kế toán cho nhiều kỳ 
- Báo cáo KQSXKD Phần 1. Lãi lỗ 
- Báo cáo KQSXKD cho nhiều kỳ 
- Báo cáo KQSXKD Phần 2. NS 
- Báo cáo KQSXKD Phần 3. Thuế 
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực 
tiếp 
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp trực 
tiếp cho nhiều kỳ 
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián 
tiếp 
- Báo cáo dòng tiền theo phương pháp gián 
tiếp cho nhiều kỳ 
- Thuyết minh báo cáo tài chính 
- Bảng phân tích tài chính của doanh nghiệp 
Kế toán tổng hợp/ Báo cáo tài chính/ 
... 
Các báo cáo thuế 
Báo cáo đối chiếu Menu xem báo cáo 
Bài giảng Kế toán máy Biên soạn: Lê Ngọc Mỹ Hằng 
 Trường ĐH Kinh Tế - Khoa KT TC Trang 110 
- Tờ khai thuế GTGT (mẫu 01/GTGT) 
- Bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra 
(mẫu 02/GTGT) 
- Bảng kê chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào 
(mẫu 03, 04, 05/GTGT) 
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh 
nghiệp (mẫu 04/TNDN) 
Báo cáo thuế/ Báo cáo thuế GTGT/... 
Báo cáo thuế/ Báo cáo quyết toán thuế 
TNDN/... 
TÀI LIỆU THAM KHẢO: 
- PGS.TS Nguyễn Văn Công, 2004, Phần 9: Báo cáo kế toán trong Vận dụng chuẩn 
mực kế toán mới vào các phần hành kế toán doanh nghiệp, Trang 291-293, NXB Tài chính 
Hà Nội. 
- Công ty tài chính kế toán FAST, 2005, Chương 5: Phân hệ kế toán tổng hợp trong 
Hướng dẫn thực hành phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING, trang 17-18. 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG IV 
1. Khái niệm hệ thống bảng biểu kế toán 
2. Mục đích thiết lập hệ thống bảng biểu kế toán 
3. Nội dung, phương pháp lập các bảng biểu kế toán 
4. Việc ghi sổ kế toán có ý nghĩa gì? Vì sao phải thiết lập báo cáo kế toán? 
5. Trình bày nguyên tắc lập và cơ sở số liệu của bảng cân đối tài khoản, bảng cân đối kế 
toán? So sánh với kế toán thủ công. 
6. Việc lập các bảng biểu kế toán trong chương tình kế toán máy giống và khác như thế 
nào so với lập theo phương pháp thủ công ? 
7. Trình bày nguyên tắc, điều kiện để thiết lập các báo cáo kế toán trên máy? 
BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƯƠNG IV