Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán 2

 -0- 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
Khoa Kế toán – Kiểm toán 
Tài liệu hướng dẫn học tập 
HỆ THỐNG 
THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 
Biên soạn: ThS Trần Tuyết Thanh 
(Lưu hành nội bộ - Năm 2011) 
 -1- 
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH 
1.1- Tổng quan về chương trình 
1.1.1 Cài đặt chương trình: 
Thực hiện cài đặt chương trình theo các bước sau 
1- Giải nén file FA2009.Edu 
 2- Tìm thư mục WS 
3- Tìm biểu tượng Vfb7.exe (hinh con cáo), click chuột phải chọn chức năng 
“Sent to desktop” 
4- Ra desktop, click chuột phải vào biểu tượng của chương trình, chọn chức năng 
“Properties” 
5- Tại dòng Start in: bôi đen dòng thông tin rồi bấm tổ hợp phím “Ctrl + C” 
6- Tại dòng Target: đặt con trỏ chuột vào vị trí cuối cùng rồi thực hiện các thao tác 
sau: ấn phím trắng (phím spacebar) gõ các ký tự -t ấn phím trắng bấm tổ hợp 
phím “Ctrl + V” gõ các ký tự \k 
Ví dụ: Tại dòng Start in có nội dung: "C:\FILE FAST 2009\FA2009.Edu\WS" thì dòng 
Target có nội dung sau: "C:\FILE FAST 2009\FA2009.Edu\WS\vfp7.exe" -t "C:\FILE 
FAST 2009\FA2009.Edu\WS\k" 
 -2- 
1.1.2 Bắt đầu làm việc với chương trình: 
 Nhập tên ABC gõ phím “Enter” 
1.2- Chức năng của các phân hệ nghiệp vụ 
Hệ thống: 
• Khai báo các tham số hệ thống và các tham số tùy chọn 
• Quản lý và bảo trì số liệu 
• Quản lý và phân quyền cho người sử dụng. 
Kế toán tổng hợp: 
• Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ sở và độc lập hoặc liên 
kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình. 
• Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút 
toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. 
Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ 
khác. 
• Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế. 
Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay: 
• Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng 
• Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ 
• Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau 
• Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các NH 
• Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo 
các khoản mục chi phí 
• Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay 
tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác 
Các phân hệ 
nghiệp vụ 
Chức năng tương 
ứng của phân hệ 
Chi tiết các 
chức năng 
Nhập tên: ABC 
Enter 
 -3- 
• Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, 
thanh toán tạm ứng của từng đối tượng 
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: 
• Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán 
dịch vụ. 
• Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá. 
• Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại. 
• Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán. 
• Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ. 
• Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra. 
• Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng. 
• Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng. 
• Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. 
• Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng. 
• Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, 
tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế 
toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho. 
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả: 
• Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và đơn 
hàng/hợp đồng. 
• Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào. 
• Theo dõi các khoản phải trả và việc thanh toán cho các nhà cung cấp. 
• Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua 
dịch vụ. 
• Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp. 
• Cập nhật các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ. 
• Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ 
• Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán 
tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang 
phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho. 
Kế toán hàng tồn kho: 
• Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác) 
• Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác) 
• Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ 
• Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình ngày, giá NTXT hoặc giá 
đích danh 
• Cập nhật thông tin và phân loại danh điểm vật tư 
• Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ 
• Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán 
công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá 
thành. 
Kế toán Tài sản cố định, công cụ dụng cụ: 
• Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ 
phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,... 
 -4- 
• Theo dõi các thay đổi về tài sản như: tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài 
sản, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận. 
• Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao. 
• Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ. 
• Theo dõi tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ. 
Kế toán chi phí và tính giá thành: 
• Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp 
• Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục 
• Tính giá thành sản phẩm theo đơn hàng 
Báo cáo thuế: 
• Trình bày các báo cáo thuế dựa trên các số liệu được cập nhật ở các phân hệ khác 
1.3- Các phím chức năng: 
• F1 - Trợ giúp 
• F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển) 
• F4 - Thêm một bản ghi mới 
• F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điển 
 - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp 
 - Xem các chứng từ liên quan đến c.từ đang cập nhật. 
• F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo 
• F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển 
• ^F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển 
• F7 - In 
• F8 - Xoá một bản ghi 
• F9 - Máy tính 
• F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi 
các kiểu xem số liệu. 
• Esc – Thoát 
• Ctrl + A - Chọn tất cả. 
• Ctrl + U - Không chọn tất cả 
• ^F - Tìm một xâu ký tự trong màn hình xem số liệu 
• ^G - Tìm tiếp xâu ký tự đã đượckhai báo khi tìm lần đầu (^F) trong màn hình xem số 
liệu. 
1.4- Trình tự sử dụng phần mềm 
 Xây dựng hệ thống các danh mục 
 Cập nhật số liệu đầu kỳ, đầu năm 
 Cập nhật chứng từ phát sinh 
 Thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ 
 Xem – In – Trích xuất dữ liệu, báo cáo 
 -5- 
CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG CÁC DANH MỤC 
Thông tin về đơn vị kế toán như sau 
Tên doanh nghiệp: Công ty thương mại ABC 
Trụ sở: 97 Võ Văn Tần, P6 Q3 
Điện thoại: 08-39303611 
Mã số thuế: 0300000001 
Giám đốc: Nguyễn Ngọc Nga 
Kế toán trưởng: Trần Tuấn Tú 
Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15 
Phương pháp kế toán thuế GTGT: phương pháp khấu trừ 
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên 
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Trung bình tháng 
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng 
Tài khoản tiền gởi VND và USD tại ngân hàng DAB 
2.1 Xây dựng các danh mục trong phân hệ nghiệp vụ Hệ thống: 
2.1.1 Khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính và kỳ nhập liệu đầu tiên: Dùng để 
khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính - thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có 
năm tài chính bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 - và khai báo kỳ nhập liệu đầu 
tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình. 
Nghiệp vụ: Đơn vị bắt đầu sử dụng phần mềm vào ngày 01/04/2010. Thực hiện khai 
báo ngày bắt đầu của năm tài chính và khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên 
 Hệ thống / Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo ngày bắt đầu của năm 
tài chính 
 Hệ thống / DM từ điển và tham số tùy chọn / Khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên trong Fast 
2.1.2 Khai báo các tham số tùy chọn: 
 Dùng để khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng 
doanh nghiệp cụ thể. 
Nghiệp vụ: Khai báo lại Mã số thuế của đơn vị, địa chỉ, điện thoại,  
Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Khai báo các tham số tùy chọn 
 -6- 
Muốn sửa lại tham số hệ thống nào thì thực hiện như sau: 
+ Chọn tham số cần sửa (dùng chuột hay mũi tên lên, xuống) 
+ Click chuột vào nút “Sửa lại giá trị” 
+ Nhập lại tham số đúng 
+ Click nút “Nhận” 
2.1.3 Danh mục đơn vị cơ sở: 
• Danh mục đơn vị cơ sở dùng để quản lý các đơn vị hạch toán độc lập trong một doanh 
nghiệp (thường là các tổng công ty) có nhiều đơn vị hạch toán. 
• Khi nhập liệu ta phải chọn làm việc với đơn vị cơ sở nào và chương trình sẽ lưu tên 
của đơn vị cơ sở này vào một trường riêng trong các bản ghi trong cơ sở dữ liệu 
• Khi lên báo cáo chương trình cho phép lên báo cáo cho một đơn vị cụ thể hoặc cho tất 
cả các đơn vị (toàn doanh nghiệp). 
Nghiệp vụ: tạo danh mục trụ sở chính và chi nhánh số 11 (11 Đoàn Văn Bơ, Q4) 
 - Hệ thống / Danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Danh mục đơn vị cơ sở 
 - Bấm phím F4 
 -7- 
2.1.4 Khai báo các màn hình nhập chứng từ: 
 Dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc liên quan đến các màn 
hình nhập chứng từ. 
Nghiệp vụ: Khai báo lại chứng từ là Giấy báo Có của ngân hàng 
Hệ thống / Danh mục từ điển và tham số tùy chọn/ Khai báo các màn hình nhập 
chứng từ 
Chọn một chứng từ để xem (F2), sửa (F3) các thông tin: 
Các phím chức năng 
 -8- 
Giải thích các dữ liệu khai báo chứng từ: 
• Mã chứng từ: chương trình đã quy định cho từng màn hình cập nhật chứng từ và 
không được sửa.Mã chứng từ được dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên các 
báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào. 
• Tên chứng từ : có thể sửa lại cho phù hợp. 
• Mã chứng từ mẹ: dùng cho việc đánh số tự động các chứng từ. Trong trường hợp 
các màn hình cập nhật chứng từ khác nhau nhưng lại có cùng một hệ thống đánh số 
chứng từ thì phải khai báo các màn hình này có chung một mã chứng từ mẹ để cho 
chương trình nhận biết để đánh số tự động.Mã chứng từ mẹ phải là mã chứng từ nào 
đó trong danh mục chứng từ. Trong trường hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng 
thì mã chứng từ mẹ trùng với chính mã chứng từ. 
• Số chứng từ hiện thời: cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu. 
Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu một tháng 
mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này. 
• Ngoại tệ ngầm định: Trong trường hợp màn hình nhập chứng từ mà các chứng từ 
thường có cùng một đồng tiền giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và 
chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch (ngoại tệ) 
ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi nhập chứng từ. 
Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai báo trong 
danh mục các loại tiền. 
• Tiêu đề chứng từ khi in: khai báo mã chứng từ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ 
sách kế toán. Ví dụ đối với phiếu thu tiền mặt ta khai báo mã chứng từ khi in là PT thì 
khi in các báo cáo thì chương trình sẽ tự động gán mã PT kèm theo số chứng từ của 
phiếu thu. 
• STT khi in bảng kê: Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các 
báo cáo chi tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này, 
trong cùng một ngày thì các chứng từ có STT bé hơn sẽ được sắp xếp trước các 
chứng từ có STT lớn hơn. 
• Tài khoản thuế ngầm định: Thông tin này sẽ tự động hiện lên trong khi nhập liệu 
các chứng từ có liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu vào, ví dụ: phiếu chi, phiếu 
nhập mua hàng. 
• Số lượng chứng từ lọc sẵn khi vào màn hinh nhập chứng từ: Thông tin này 
thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu chứng từ được cập nhật sau 
cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật chứng từ. Ta có thể khai báo bằng 0, tức là 
không cần lọc chứng từ nào cả. 
• Xử lý ngầm định khi lưu chứng từ: Thông tin này cho phép lựa chọn xử lý ngầm 
định khi lưu chứng từ. Có 3 phương án xử lý: 
 Lập chứng từ - Chỉ mới lập chứng từ, chưa lưu vào thẻ kho hoặc sổ cái. 
 Chuyển vào sổ cái – Chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho (đối với chứng 
từ nhập xuất) 
 Chuyển vào thẻ kho – Chuyển số liệu cập nhật vào thẻ kho (đối với chứng từ nhập 
xuất) nhưng chưa chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái. 
 Thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép sửa lại trực 
tiếp phương án xử lý khi lưu chứng từ. 
• Mã giao dịch ngầm định: Khai báo mã giao dịch ngầm định khi vào mới chứng từ. 
 -9- 
• Sử dụng bộ phận bán hàng: Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn 
hình nhập các chứng từ liên quan đến bán hàng: hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất 
kho, hóa đơn dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại 
• Cho phép trùng số chứng từ: cho phép hay không cho phép đánh trùng số chứng 
từ đối với các chứng từ khác nhau trong cùng một năm. 
• Sử dụng trường tên người giao dịch: Thông tin này cho phép cập nhật hay không 
cập nhật trường tên người giao dịch trên chứng từ. Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu 
chi, người nộp tiền trên phiếu thu... 
• Sử dụng trường ngày lập chứng từ: Thông tin này cho phép sửa hay không sửa 
trường ngày lập chứng từ. Bình thường ngày lập chứng từ được chương trình tự 
động gán bằng ngày hạch toán. 
• Lọc theo người sử dụng: Việc lọc chứng từ theo người sử dụng chỉ thực sự cần 
thiết trong trường hợp phòng kế toán lớn, có nhiều kế toán viên cùng sử dụng một 
màn hình cập nhật chứng từ. 
2.1.5 Danh mục quyển chứng từ: 
 Danh mục quyển chứng từ dùng trong việc đánh số chứng từ tự động. 
 Trong quyển chứng từ có thể được dùng ở nhiều màn hình nhập liệu khác nhau, 
hoặc ngược lại, một màn hình có thể sử dụng nhiều quyển chứng từ. 
 Mỗi khi mở một quyển chứng từ mới ta phải khai báo thêm một quyển chứng từ 
trong danh mục. Ví dụ: nếu như phiếu thu được đánh số theo tháng thì mỗi tháng ta mở 
một quyển, chẳng hạn: PT0106, PT0206 
Nghiệp vụ: Tạo danh mục các quyển chứng từ sau: 
Chứng từ Mã SS Tên SS Số seri Ds mã C. từ 
Biểu thức 
tiếp 
đầu ngữ 
Biểu thức 
tiếp 
vị ngữ 
Hóa đơn GTGT Q1GTGT Hóa đơn GTGT AA/10 HDA 10- -Q1 
Phiếu thu Q1PT Phiếu thu PT/10 BC1; PT1 10- -Q1 
Phiếu nhập Q1PN Phiếu nhập PN/10 PNA; PNB; PNF 10- -Q1 
 Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Danh mục quyển chứng từ 
 -10- 
2.1.6 Danh mục ngoại tệ: 
 Dùng để quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp. 
Nghiệp vụ: Tạo danh mục ngoại tệ sau: HKD; SGD; GBP; JPY 
 Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Danh mục tiền tệ 
 Chọn phím F4 
2.1.7 Cập nhật tỷ giá qui đổi ngoại tệ: 
 Dùng để quản lý tỷ giá quy đổi của từng loại ngoại tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch 
toán. 
Nghiệp vụ: Cập nhật tỷ giá SGD ngày 15/04 là 13.450 
Hệ thống / danh mục từ điển và tham số tùy chọn / Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ 
2.2- Danh mục tài khoản: 
 Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi 
thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống 
tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. 
 Chương ... c hiện khai báo các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả 
kinh doanh. 
• Thực hiện chức năng: Kế toán tổng hợp / Câp nhật số liệu / Khai báo các bút toán 
kết chuyển tự động 
• Chọn phím F4 
4.7.2.2 Thực hiện các bút toán kết chuyển tự động: 
Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho 
phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc. 
Bút toán kết chuyển tự động sau khi tạo có thể xóa đi tạo lại và in ra. 
 Thực hiện chức năng : Kế toán tổng hợp / Cập nhật số liệu / Bút toán kết chuyển 
tự động 
 Chọn năm làm việc 
 Đánh dấu chọn các bút toán cần kết chuyển (phím Spacebar hoặc bấm tổ hợp 
phím Ctrl + A) 
 Bấm phím F4 
 -62- 
CHƯƠNG 5: XEM, IN CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH, BÁO CÁO KẾ TOÁN 
VÀ TRÍCH XUẤT DỮ LIỆU 
5.1 Xem chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán 
 Xem chứng từ kế toán 
Nghiệp vụ: Xem hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 
 Thực hiện chức năng: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / Cập nhật số liệu / 
Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 
 Bấm phím Esc 
 Chọn nút  để chọn chứng từ cần xem 
 Chọn Tab “In chứng từ” 
 Chọn nút “Xem” 
Bấm chọn hoá đơn 
cần xem 
Bấm chọn hoá đơn 
cần xem 
 -63- 
 Xem sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung 
Nghiệp vụ: Xem sổ Nhật ký chung 
Thực hiện chức năng: Kế toán TH / Sổ sách theo hình thức NKC / Sổ Nhật ký chung 
Chọn thời gian 
 -64- 
 Xem Báo cáo tài chính 
Nghiệp vụ: Xem bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo QĐ 15 
Thực hiện chức năng: Kế toán tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối 
số phát sinh các tài khoản 
Nghiệp vụ: Xem bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo QĐ 15 
Thực hiện chức năng: Kế toán tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối 
số phát sinh các tài khoản 
Chọn thời gian 
 -65- 
5.2 In chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán 
 In chứng từ kế toán 
Nghiệp vụ: In hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 
 Thực hiện chức năng: Kế toán bán hàng và công nợ phải thu / Cập nhật số liệu / 
Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho 
 Chọn nút  để chọn chứng từ cần xem 
 Chọn Tab “In chứng từ” 
 Chọn nút “In” 
Bấm chọn hoá đơn 
cần xem 
 -66- 
 In sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung 
Nghiệp vụ: In sổ Nhật ký chung 
Thực hiện chức năng: Kế toán TH / Sổ sách theo hình thức NKC / Sổ Nhật ký chung 
 Chọn phím F7 
 -67- 
 Chọn nút “Preview” để xem thử 
 Chọn nút “Máy in” để in 
 In báo cáo tài chính 
Nghiệp vụ: In Bảng cân đối số phát sinh theo QĐ15 
Thực hiện chức năng: Kế toán tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối 
số phát sinh các tài khoản 
 -68- 
 Chọn phím F7 
 Chọn nút “Preview” để xem thử 
 Chọn nút “Máy in” để in 
 -69- 
5.3 Trích xuất dữ liệu qua excel 
Cách 1: 
Nghiệp vụ: trích xuất dữ liệu Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản theo QĐ15 
thành file excel 
Thực hiện chức năng: Kế toán tổng hợp / Báo cáo tài chính theo QĐ 15 / Bảng cân đối 
số phát sinh các tài khoản 
 Chọn phím F7 
 Chọn nút “Tệp Excel” 
 Chọn ổ đĩa để lưu 
 Đặt tên cho tập tin 
Chọn ổ đĩa 
để lưu 
Đặt tên cho 
tập tin 
 -70- 
Cách 2: 
Nghiệp vụ: trích xuất dữ liệu của Sổ Nhật ký chung thành file excel 
Thực hiện chức năng: Kế toán TH / Sổ sách theo hình thức NKC / Sổ Nhật ký chung 
 Chọn phím F7 
 Chọn nút “Tệp Excel” 
 Chọn ổ đĩa để lưu 
 Đặt tên cho tập tin 
5.4 Back up dữ liệu 
Thực hiện chức năng: Hệ thống / Quản lý và bảo trì số liệu / Lưu trữ (Back up số liệu) 
Đặt tên cho 
tập tin 
Chọn ổ đĩa 
để lưu 
 -71- 
 Chọn ổ đĩa để lưu dữ liệu (nên khác với ổ đĩa cài đặt chương trình) 
 Chọn “OK” 
 Chương trình tự động thực hiện và lưu thành file có tên là “BackUp04.Rar” 
 Khi muốn sử dụng dữ liệu của file “BackUp04.Rar” thì giải nén và sao chép đè 
lên các file tương tự trong hệ thống. Thực hiện như sau: 
 + Mở file “BackUp04.Rar” 
+ Chọn nút Extract To Chọn ỗ đĩa hệ thống của chương trình (ví dụ ổ C) 
Chọn Folder chương trình (ví dụ FA2009.Edu) Chọn OK 
 -72- 
 -73- 
BÀI TẬP THỰC HÀNH 
Thông tin về đơn vị kế toán như sau 
Tên doanh nghiệp: Công ty thương mại ABC 
Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định 15 
Phương pháp kế toán thuế GTGT: phương pháp khấu trừ 
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên 
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Trung bình tháng 
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng 
Tài khoản tiền gởi VND và USD tại ngân hàng DAB 
 SỐ DƯ ĐẦU KỲ CỦA CÁC TÀI KHOẢN 
Tài 
khoản 
Ngoại 
tệ 
Dư nợ 
VND 
Dư nợ 
ngọai 
tệ 
Dư có 
VND 
Dư có 
ngoại 
tệ 
Ghi chú 
1111 500.000.000 
1121DAB 200.000.000 
1122DAB USD 19.000.000 1.000 
131111 125.000.000 KHHML 
1561 150.000.000 5.000kg HHA x 
10.000 
5.000kg HHB x 
20.000 
3111DAB 90.000.000 
331111 200.000.000 NBS03 
141 6.000.000 Lê Hùng 
41111 570.000.000 
TC 1.000.000.000 1.000.000.000 
 CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG KỲ: 
1. Nhập kho hàng A, chưa trả tiền cho người bán (NBS03) : 30 tấn, đơn giá mua chưa 
có thuế GTGT 10% là 12.000đ/kg. (Hoá đơn 100005- Sê ri: AD/10) 
2. Nhập khẩu hàng A, chưa trả tiền cho người bán (NBXKC) : 5 tấn, đơn giá nhập là 
0,5usd/kg; tỷ giá giao dịch 20.000đ/usd; thuế suất thuế nhập khẩu 5%, thuế suất thuế 
GTGT 10% (Invoice G10065- Sê ri: AD/10) 
3. Chi phí vận chuyển hàng A nhập kho chưa có thuế GTGT 5% là 5.000.000đ, chưa trả 
tiền cho người bán (NBVCC) – Số hoá đơn 100007 – Sê ri AB/10 (Hàng mua của 
NBS03) 
4. Trả lại 5 tấn hàng A cho NBS03 
 -74- 
5. Dịch vụ mua ngoài là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ, chưa có thuế 
GTGT 10%, chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDLC) - (Hoá đơn 100008- S ri: 
AH/10) 
6. Nhân viên Lê Hùng thanh toán tạm ứng tiền công tác phí, số tiền 2.200.000đ (đã có 
thuế GTGT 10%) - Hoá đơn 100009- Sê ri: AH/10 
7. Xuất bán hàng A, chưa thu tiền cho khách hàng (KHHML) : 5 tấn hàng A, đơn giá bán 
chưa có thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. 
8. Khách hàng (KHHML) trả lại 1 tấn hàng A. Hoá đơn khách hàng xuất trả lại 100010 – 
AD/10. 
9. Ngày 15/4: Nhập mua máy tính sử dụng ở bộ phận kế toán, chưa trả tiền người bán 
(NBS04), Hoá đơn GTGT 100012- Số Sê ri AH/10, thuế GTGT 5% 
a. + Nguyên giá 14.400.000đ - Mã thiết bị: TBQ L001 
b. + Số kỳ khấu hao: 24 
c. + Ngày bắt đầu sử dụng: 21/4 
10. Điều chỉnh tăng nguyên giá TSCĐ (TBQL001) do bổ sung chi phí vận chuyển là 
720.000đ 
11. Ngày 31/03/10, Khai báo giảm tài sản cố định (TBQL02) sử dụng ở phòng kinh 
doanh; Nguyên giá 14.000.000đ; số kỳ khấu hao: 14; ngày mua 01/04/2009; ngày bắt 
đầu khấu hao 01/04/2009; đã khấu hao 12.000.000đ 
12. Khai báo thôi khấu hao tài sản cố định (TBQL02) sử dụng ở phòng kinh doanh từ 
ngày 31/3/10 
13. Thu tiền khách hàng (KHHML) nợ đầu kỳ của Hoá đơn 4001 bằng tiền mặt 
14. Xuất quỹ tiền mặt 50.000.000đ để gởi vào tài khoản ngân hàng (1121DAB) 
15. Khách hàng (KHHML) chuyển khoản trả tiền mua hàng 100.000.000đ vào TK VND ở 
Ngân hàng Đông Á. 
16. Dùng tiền ở tài khoản VND để thanh toán phí ngân hàng là 200.000đ, thuế GTGT 5%. 
(số chứng từ là SP001 – Số Sê ri:NH/10. 
17. Gởi bán 1 tấn hàng A cho khách hàng (KHHML), đơn giá bán chưa có thuế GTGT 
10% là 22.000đ/kg. 
18. Thực hiện bút toán tính lương phải trả cho nhân viên bán hàng là 10.000.000đ và 
nhân viên văn phòng là 20.000.000đ. 
19. Thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại; kết chuyển thuế GTGT 
của hàng xuất trả lại nhà cung cấp; kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ cuối kỳ. 
20. Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 
 -75- 
Bài 1: 
Tại doanh nghiệp thương mại Đệ Nhất có tình hình trong tháng 12/200X như sau: 
A- Số dư đầu tháng của một số tài khoản như sau: 
 Tài khoản Tiền gởi ngân hàng VND ở ngn hng ACB : 500.000.000 đ 
 Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN01): 90.000.000 đ 
KHN01 – Khách hàng Số 1 – 17 Nguyễn Đình Chiểu, Q3 – MST 0100000003 - HĐ 
10010 ngày 15/11/2008) 
 Hàng tồn kho (hạt nhựa PP): 60.000 kg, trị giá 900.000.000 đ 
(Mã hàng hoá: PP – Mã kho: KHN – Phương pháp tính giá hàng tồn kho là Trung bình 
tháng) 
 Nguồn vốn kinh doanh (vốn góp): 1.490.000.000đ 
B- Phát sinh trong tháng: 
1- Mua hạt nhựa PP : 18.000 kg, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 15.500đ/kg. Doanh 
nghiệp chưa trả tiền cho người bán (NBS01) 
NBS01 – Công ty Số 01 – 20 Cộng Hòa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 80001 – Xêri 
BB/08 
2- Bán hạt nhựa PP : 70.000kg, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. Khách 
hàng chưa trả tiền (KHN01) 
3- Khách hàng (KHN01) trả hết số tiền nợ đầu tháng bằng tiền mặt. 
4- Doanh nghiệp dùng tiền gởi ngân hàng trả hết nợ người bán ở nghiệp vụ 1 
5- Khách hàng (KHN01) trả lại 2.000kg hạt nhựa PP. 
(Hóa đơn khách hàng xuất trả lại: số 80008 – xêri: HH/08) 
6- Dịch vụ mua ngoài là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 3.000.000đ, chưa có thuế 
GTGT 5%. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDL) 
NBDL - Công ty Điện Lực – 6 Hàm Nghi, Q1 – MST 0100000005- HĐ 80003 – BB/08 
7- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ và bộ phận quản lý 8.000.000đ 
8- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo qui định 
9- Lập phiếu kế toán kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại và thuế GTGT được 
khấu trừ trong tháng. 
10- Tạo và thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 
Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh tháng 12/200X thành file excel 
 -76- 
Bài 2: 
Tại doanh nghiệp thương mại B có tình hình trong tháng 7/200X như sau: 
A- Số dư đầu tháng 7/200X: 
 Tài khoản Tiền gởi ngân hàng VND: 500.000.000 đ 
 Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN07): 100.000.000 đ 
(KHN07 – Cửa hàng Số 7 – 77 Nguyễn Đình Chiểu, Q3 – MST 0100000003 - HĐ 10009 
ngày 15/06/2008) 
 Hàng tồn kho (Hàng Z): 7.000 cái, trị giá 63.000.000 đ 
(Mã hàng hoá: HHZ – Mã kho: KS1 - PP tính giá là Trung bình di động) 
 Nguồn vốn kinh doanh (vốn góp): 663.000.000 đ 
B- Phát sinh trong tháng 7/200X: 
1- Mua Hàng Z : 8.000cái, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 10.000đ/cái. Doanh 
nghiệp chưa trả tiền cho người bán. 
(NBS15 – Công ty Số 15 – 20 Đường Cộng Hòa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 00001 – 
BB/08) 
2- Xuất bán hàng Z : 11.000cái, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 15.000đ/c. Khách 
hàng chưa trả tiền (KHN07). 
3- Chi phí vận chuyển hàng Z nhập kho chưa có thuế GTGT 5% là 2.000.000đ, chưa 
trả tiền cho người bán (NBVCC) - Hng mua của NBS15 
(NBVCC – Công ty VC – 2 Hòa Bình, QTB – MST 0100000005 – HĐ 80007 – Sê ri 
AB/10) 
4- Doanh nghiệp dùng tiền gởi ngân hàng trả nợ người bán ở nghiệp vụ 1 là 
50.000.000đ 
5- KHN07 trả lại 1.000 cái hàng Z đã mua ở nghiệp vụ 2. 
(Hóa đơn khách hàng xuất trả lại: số 20051 – xêri: HH/08) 
6- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 10.000.000đ và bộ phận quản lý doanh 
nghiệp 20.000.000đ 
7- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định 
8- Ngày 15: Nhập mua máy tính sử dụng ở bộ phận kế toán, chưa trả tiền người bán 
(NBS02), Hoá đơn GTGT 100023- Số Sê ri AH/XX, thuế GTGT 5%. Nguyên giá 
50.00.000đ; Số kỳ khấu hao: 36; Ngày bắt đầu sử dụng: 15. M ti sản l TBQL003. 
NBS02 – Công ty Số 2 – 10 Cộng Hòa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 80001 – Xêri 
BB/08 
9- Lập phiếu kế toán kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại và thuế GTGT được 
khấu trừ trong tháng. 
10- Thực hiện nghiệp vụ tính giá vốn cuối kỳ 
11- Thực hiện nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ 
12- Tạo và thực hiện các bút toán cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 
Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh thành file excel 
 -77- 
Bài 3: 
Tại Doanh nghiệp thương mại Đệ Nhị có tình hình trong tháng 12/200X như sau: 
A- Số dư đầu tháng của một số tài khoản như sau: 
 Tài khoản Tiền mặt USD: 510.000.000 đ (25.500USD) 
 Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN02): 90.000.000 đ 
KHN02 – Khách hàng Số 2 – 17 Nguyễn Đình Chiểu, Q3 – MST 0100000003 - HĐ 
10010 ngày 15/11/2008) 
 Hàng tồn kho (hạt nhựa HD): 60.000 kg, trị giá 900.000.000 đ 
(Mã hàng: HD – Mã kho: KHD – Phương pháp tính giá hàng tồn kho là Nhập trước xuất 
trước) 
 Nguồn vốn kinh doanh (Vốn góp): 1.500.000.000 đ 
B- Phát sinh trong tháng: 
1- Mua hạt nhựa HD : 18.000 kg, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 15.500đ/kg. Doanh 
nghiệp chưa trả tiền cho người bán (NBS01) 
NBS02 – Công ty Số 2 – 10 Cộng Hòa, QTB – MST 0100000001 – HĐ 80001 – Xêri 
BB/08 
2- Khách hàng (KHN02) trả hết số tiền nợ đầu tháng bằng chuyển khoản 
3- Xuất kho 2.000kg hạt nhựa HD gởi đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng (KDL1) 
4- Bán hạt nhựa HD : 70.000kg, giá bán chưa thuế GTGT 10% là 20.000đ/kg. Khách 
hàng chưa trả tiền (KHN02) 
5- Khách hàng (KHN02) trả lại 2.000kg hạt nhựa HD. 
(Hóa đơn khách hàng xuất trả lại: số 80008 – Xêri: HH/08) 
6- Doanh nghiệp trả nợ người bán NBS02: 200.000.000đ bằng tiền mặt 
7- Dịch vụ mua ngoài là điện sử dụng cho bộ phận văn phòng 4.000.000đ, chưa có thuế 
GTGT 5%. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDL) 
NBDL - Công ty Điện Lực – 6 Hàm Nghi, Q1 – MST 0100000005- HĐ 80003 – Xêri BB/08 
8- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ và bộ phận quản lý 8.000.000đ 
9- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo quy định 
10- Lập phiếu kế toán kết chuyển thuế GTGT hàng bán bị trả lại và thuế GTGT được 
khấu trừ trong tháng. 
11- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 
Yêu cầu: Trích xuất Bảng cân đối số phát sinh thành file excel 
 -78- 
Baøi 4: 
Tại doanh nghiệp thương mại Đệ Nhất có tình hình trong tháng 5/200X như sau: 
A- Số dư đầu tháng của một số tài khoản như sau: 
 Tài khoản Tiền gởi ngân hàng VND: 500.000.000 đ 
 Tài khoản Tiền mặt: 200.000.000đ (trong đó có ngoại tệ 1.000usd, tỷ giá 
20.000đ/usd) 
 Tài khoản phải thu ngắn hạn khách hàng (KHN01): 50.000.000 đ 
KHN01 – Khách hàng Số 1 – 9 Võ Văn Tần, Q3 – MST 0100000003; Hoá đơn nợ đầu kỳ 
số 10001 ngày 15/04/2010 
 Hàng hoá tồn kho: 210.000.000 đ, bao gồm 
+ VPP1: 5.000đv, đơn giá 18.000đ/đv 
+ VPP2: 8.000đv, đơn giá 15.000đ/đv 
(Mã kho: DHM – Phương pháp tính giá hàng tồn kho là Trung bình tháng) 
 Vốn chủ sở hữu (vốn góp) : 960.000.000 đ 
B- Phát sinh trong tháng: 
1- Nhập mua hàng VPP1 : 18.000 đv, giá mua chưa thuế GTGT 10% là 20.000đ/đv, 
chưa trả tiền cho người bán (NBS01) 
NBS01 – Công ty Số 01 – 1 Trương Định, Q 1 – MST 0100000001; số HĐ 80001– Xêri 
BB/08 
2- Xuất bán chưa thu tiền cho khách hàng (KHN01) số hàng như sau: 
+ VPP1: 17.000đv, đơn giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 28.000đ/đv 
+ VPP2: 2.000đv, đơn giá bán chưa có thuế GTGT 10% là 22.000đ/đv 
3- Khách hàng (KHN01) chuyển khoản trả hết số tiền nợ đầu tháng. 
4- Trả lại 3.000 đv hàng VPP1 cho NBS01 
5- Doanh nghiệp xuất quỹ tiền mặt 110.000.000đ trả nợ người bán NBS01 
6- Khách hàng (KHN01) trả lại 2.000 đv hàng VPP1. 
(Hóa đơn khách hàng xuất trả lại: số 80006– xêri: HH/10) 
7- Dịch vụ mua ngoài là điện sử dụng cho bộ phận bán hàng 3.000.000đ, chưa có thuế 
GTGT 10%. Doanh nghiệp chưa trả tiền cho nhà cung cấp (NBDL) 
NBDL - Công ty Điện Lực – 7 Chợ Lớn, Q5 – MST 0100000005- HĐ 80007 – BB/10 
8- Lương phải trả cho bộ phận bán hàng 4.000.000đ và bộ phận quản lý 8.000.000đ 
9- Lập phiếu kế toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ 
10- Tạo và thực hiện các bút toán kết chuyển cuối kỳ để xác định kết quả kinh doanh. 
Yeâu caàu: Trích xuaát Baûng caân ñoái soá phaùt sinh thaønh file excel