Giáo trình B.A.S hệ thống kế toán doanh nghiệp

TÀI LIỆU
B.A.S 
 HỆ THỐNG KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
Mục lục
GOLDEN LAND GROUP COMPANY
GIỚI THIỆU PHẦN MỀM HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
“B.A.S.”
Business Accounting System
Phần mềm kế toán BAS được thiết kế theo Thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 của Bộ Tài Chính: Qui định về tiều chuẩn và điều kiện của Phần mềm kế toán;
Phần mềm kế toán BAS được cập nhật nội dung theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính (dùng cho DN vừa và nhỏ) và theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính (dùng cho DN nhỏ và vừa)
Hỗ trợ thiết lập các báo cáo thuế GTGT theo mẫu của Cơ quan thuế và in báo cáo thuế bằng mã vạch.
Kiểm soát được toàn diện tình hình tài chính - kế toán của Doanh nghiệp.
Thiết kế theo yêu cầu đặc thù của từng Doanh nghiệp.
Sử dụng font chuẩn Unicode
Hệ thống cơ sỡ dữ liệu SQL 2000
Giao diện làm việc: Tiếng Việt – Tiếng Anh – Tiếng Hoa
Ngôn ngữ trên các báo cáo Tiếng Việt – Tiếng Anh – Tiếng Hoa
Hình thức ghi sổ Nhật ký chung/ Nhật ký sổ cái/ Chứng từ ghi sổ 
Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Bình quân gia quyền - LIFO- FIFO
MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG:
Được xây dựng trên mô hình hoạt động chung của các hệ thống kế toán thương mại, dịch vụ và sản xuất đặc thù, hệ thống kế toán B.A.S hoạt động như sau:
1 Sơ đồ vận hành
. Diễn giải chi tiết:
	a. Kế toán mua hàng: 
Kế toán mua hàng cập nhật và theo dõi các thông tin liên quan đến quá trình mua hàng của đơn vị từ Nhà cung cấp, chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng bao gồm cả mua hàng hoá và dịch vụ phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị:
Thiết lập và theo dõi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp;
Lưu trữ dữ liệu về Nhà cung cấp, các vật tư, hàng hoá liên quan;
Cập nhật thông tin nhận hàng, hoá đơn mua hàng;
Cập nhật thông tin về công nợ phải trả cho nhà cung cấp;
Thiết lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào;
Thiết lập dữ liệu hàng mua vào;
Trên cơ sở thông tin mua hàng, hệ thống sẽ tự động tính giá vốn xuất kho bình quân đối với vật tư, hàng hoá được xuất kho hay bán ra;
Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, cho phép đưa ra các sổ sách và báo cáo tổng hợp;
Kế toán mua hàng bao gồm:
Theo dõi đơn đặt hàng;
Nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ;
Theo dõi chi phí dịch vụ phát sinh;
Theo dõi quá trình trả lại hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC về cho Nhà cung cấp.
	b. Kế toán bán hàng:
Kế toán bán hàng cập nhật và theo dõi các thông tin liên quản đến quá trình bán hàng của đơn vị cho khách hàng, quản lý doanh số phát sinh, số lương hàng hoá, dịch vụ bán ra:
Nhận đơn đặt hàng và thiết lập hệ thống theo dõi đơn hàng từ khách hàng;
Cập nhật thông tin xuất bán hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng;
Cung cấp số liệu cho các sổ sách liên quan đến công nợ khách hàng chi tiết và tổng hợp theo yêu cầu quản trị chung;
Thiết lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra;
Thiết lập dữ liệu hàng bán ra;
Cung cấp thông tin liên quan đến doanh số bán hàng, công nợ, thuế...
Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, cho phép đưa ra các sổ sách và báo cáo tổng hợp;
Kế toán bán hàng bao gồm:
Lập hoá đơn bán hàng,
Lập hoá đơn dịch vụ phát sinh,
Lập thông tin hàng trả về từ khách hàng,
	c. Kế toán thu chi
Module Kế toán thu chi thiết lập và lưu trữ các thông tin liên quan đến hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng ... với mục tiêu theo dõi dòng lưu chuyển tiền tệ trong đơn vị; đồng thời cung cấp liên kết với các phân hệ mua hàng, bán hàng với mục tiêu theo dõi công nợ của khách hàng và nhà cung cấp
Cập nhật phiếu thu, phiếu chi, các phiếu uỷ nhiệm thu, chi,...
Theo dõi số tiền thu được từ khách hàng, số tiền phải trả cho nhà cung cấp
Cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán tổng hợp
Kế toán thu, chi bao gồm:
Lập phiếu thu
Lập phiếu chi
	d. Kế toán kho
Module Kế toán kho thiết lập và lưu trữ các thông tin xuất nhập kho, quản lý chi tiết hàng tồn kho, phân loại, tính giá vốn, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời về tình hình vật tư, hàng hoá, hiện tại trong kho
Cập nhật Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho vật tư, hàng hoá
Theo dõi: Nhập- Xuất-Tồn kho hàng hoá, vật tư, nguyên liệu xuất tại mọi thời điểm,
Cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán tổng hợp
 e. Kế toán tiền lương:
Module Kế toán tiền lương thiết lập và lưu trữ các thông tin về nhân sự, các mức phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Quản lý và theo dõi biến động về nhân sự, thiết lập bảng lương và kết nối tới module kế toán tổng hợp cho phép định khoản và theo dõi chứng từ.
	f. Kế toán tồng hợp
Module Kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán nội bộ doanh nghiệp, các bút toán điều chỉnh đồng thời chịu trách nhiệm tổng hợp mọi số liệu phát sinh từ các phân hệ kế toán khác nhằm thiết lập hệ thống cơ sỡ dữ liệu cuối cùng phục vụ cho hệ thống thiết lập báo cáo
Cập nhật các bút toán nội bộ
Cập nhật các phiếu điều chỉnh
Cập nhật giá vốn hàng bán
Kết chuyển số liệu cuối kỳ
Tổng hợp số liệu cho hệ thống báo cáo
	g. Quản lý tài sản :
Module Quản lý tài sản cho phép đơn vị quản lý chi tiết thông tin tài sản trong doanh nghiệp theo từng phòng ban, từng loại hình tài sản. Module này cho phép theo dõi việc hao mòn và tính khấu hao tài sản theo các công thức đã được định sẳn.
	h. Quản lý hoạt động sản xuất
Module này được thiết kế độc lập hay có thể tích hợp với hệ thống kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất với yêu cầu tính giá thành cụ thể và chi tiết cho các thành phẩm sản xuất trong đơn vị. Tuỳ thuộc vào yêu cầu đặc thù của từng đơn vị, hệ thống sẽ được khảo sát và thiết kế cụ thể.
 i. Thiết lập hệ thống báo cáo:
Hệ thống báo cáo là một module được tích hợp chặt chẽ vào các module trên. Trên cơ sở kho dữ liệu đã được tổng hợp, hệ thống cung cấp công cụ thiết kế các báo cáo theo đặc thù quản lý chi tiết của từng đơn vị; đảm bảo tính linh hoạt và nhanh chóng trong công tác quản lý của doanh nghiệp,
Các hệ thống báo cáo thường được phân chia thành:
- Các báo cáo tài chính
- Các báo cáo thuế
- Các sổ sách và báo cáo theo đặc thù quản trị của doanh nghiệp.
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG:
1. Phân quyền người dùng:
Hệ thống kế toán hỗ trợ đa người dùng, do vậy người quản trị có thể phân quyền sử dụng cho các người dùng hệ thống tuỳ theo yêu cầu sử dụng và quản lý hệ thống;
1.1- Nhóm người sử dụng:
Trên menu chính chọn “1.Hệ thống >> 1.Quản trị người sử dụng >> 1.Phân quyền nhóm sử dụng”. 
Nhóm người sử dụng: thiết lập danh sách các nhóm người sử dụng, mỗi một nhóm người sử dụng sẽ được phân chia sử dụng các chức năng của chương trình tuỳ theo nhu cầu của từng Doanh nghiệp;
Vào chức năng “phân quyền”, ta nhận thấy có 2 hình thức phân quyền sau:
Phân quyền nhập liệu: bao gồm hệ thống các chứng từ nhập liệu, các danh mục dùng chung cho toàn bộ hệ thống kế toán. Mỗi một nhóm người dùng sẽ được phép sử dụng đối với một số chứng từ nhất định. Ví dụ: Nhóm quản trị có tất cả các chức năng, Nhóm kinh doanh chỉ có chức năng bán hàng, Nhóm kho chỉ có chức năng quản lý kho,
Hệ thống báo cáo: Cũng giống như phân quyền nhập liệu. Mỗi một nhóm người dùng sẽ được phép sử dụng đối với một số báo cáo kế toán nhất định được phân chia theo từng nghiệp vụ cụ thể. Người quản trị sẽ lựa chọn, phân quyền sử dụng các báo cáo cho từng nhóm người; đảm bảo tính bảo mật cho số liệu kế toán của doanh nghiệp.
1.2-Danh mục người dùng:
Trên menu chính chọn “1.Hệ thống >> 1.Quản trị người sử dụng >> 2.Danh mục người dùng”. 
Mỗi người dùng sẽ thuộc một nhóm người sử dụng đã được thiết lập và phân quyền ở mục 1.1
Người sử dụng cần lưu ý các thông số sau:
Người dùng: Mỗi 1 người dùng sẽ được Người Quản trị cấp cho 1 tên đăng nhập để đăng nhập hệ thống, như vậy sẽ đảm bảo được tính bảo mật cho từng người sử dụng và lưu ý tên đăng nhập là duy nhất.
Mật khẩu: mỗi một người sử dụng sẽ có mật khẩu riêng để đăng nhập hệ thống
Nhóm: một người dùng phải thuộc một nhóm cụ thể và sẽ có các quyền hạn đã được cấp cho nhóm.
Người dùng có thể in danh sách người dùng để có thể thông báo cho toàn bộ đơn vị nhằm thống nhất sự quản lý một cách khoa học.
1.3- Thay đổi mật khẩu:
Mỗi một người dùng có quyền tự thay đổi mật khẩu đăng nhập của mình nhằm bảo vệ quyền sử dụng của mình cũng như không cho người khác có thể sử dụng quyền đăng nhập của mình mà không được phép.
Vào 1.Hệ thống -> 3.Thay đổi mật khẩu, form thay đổi mật khẩu sẽ xuất hiện:
Người dùng cần phải nhập mật khẩu cũ của mình; sau đó nhập mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu. Click “Lưu” để chấp nhận thay đổi mật khẩu mới.
2- Quản trị hệ thống:
2.1- Thông tin hệ thống: Dùng để cập nhật thông tin Doanh nghiệp vào trong hệ thống này;
 Lưu ý: mỗi lần có sự thay đổi về Tên DN, địa chỉ DN, số điện thoại, hình thức kế toán . thì Người dùng sẽ khai báo vào thông tin này.
2.2-Tự điển:
Hiện tại, hệ thống “BAS” hỗ trợ 3 ngôn ngữ chính thức là Việt – Anh – Hoa. Điều đặc biệt ở chỗ người dùng có quyền tự mình định nghĩa thuật ngữ phù hợp với yêu cầu của mình cũng như thói quen sử dụng trong công ty bằng cách sử dụng tự điển ngôn ngữ được cung cấp. Vào 1.Hệ thống -> 5. Tự điển:
Mỗi một mục tiếng Việt sẽ tương ứng một mục tiếng Anh và một mục tiếng Hoa. Người dùng có thể thay đổi nội dung dịch hay thậm chí thay đổi cả ngôn ngữ được sử dụng. Xét về mặt kỹ thuật, do hệ thống hỗ trợ font Unicode, đồng thời do tính chất động của tự điển này, Người dùng có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào bạn đang sử dụng.
2.3- Ngày làm việc:
Mặc định, khi đăng nhập sử dụng chương trình, hệ thống sẽ lấy ngày tháng hiện tại và ngày tháng này sẽ được sử dụng mặc định trong tất cả các form nhập liệu của chương trình. Do vậy, đối với các công ty số liệu phát sinh không nhiều hay muốn kiểm tra lại số liệu phát sinh tháng trước đó, Người dùng có thể thay đổi ngày làm việc lần đầu khi đăng nhập hay trực tiếp thay đổi ngày làm việc trong hệ thống bằng cách vào 1.Hệ thống -> 6.Ngày làm việc:
Thay đổi ngày làm việc, chọn “Lưu” để chấp nhận ngày làm việc mới.
2.4-Chuyển năm làm việc:
Vào cuối mỗi năm làm việc, Người dùng cần kết chuyển số dư cuối kỳ của năm hiện tại sang năm mới. Tất cả số liệu cuối năm này sẽ chuyển thành số dư đầu kỳ năm mới bằng cách vào 1.Hệ thống ->6.Chuyển năm làm việc:
Chọn “Kết chuyển” để hệ thống tự động thực hiện quá trình kết chuyển. Sau khi đã thực hiện kết chuyển, Người dùng có thể chọn năm làm việc mới trong hộp combo, chọn “Chọn” để làm việc cho năm mới. 
2.5-Kết thúc:
Khi người dùng đã thao tác xong trên phần mềm và kết thúc, thì phần mềm sẽ tự động hiện ra Mục Backup dữ liệu; 
Đây là phần rất quan trọng, Người sử dụng nên Backup dữ liệu này lưu trữ vào trong đĩa CD, ổ chứng khác với ổ cứng dùng để cài đặt phần mềm, máy vi tính khác .
Trong trường hợp máy vi tính của DN bị hư thì dữ liệu kế toán của DN sẽ được khôi phục lại từ Mục Backup này.
Việc Backup dữ liệu có thể thực hiện theo từng lần làm việc hoặc theo: ngày, tuần, tháng 
3- Cập nhật số liệu:
3.1- Mục đích: là chức năng chính của chương trình, thực hiện tất cả các bút toán nhập xuất hằng ngày của chương trình, tất cả các hoá đơn chứng từ phát sinh. Các form nhập liệu được phân chia theo các module quản lý phù hợp. Tuy khác nhau về nghiệp vụ, song hầu hết các form nhập liệu đều có các thông tin chính sau:
Số phiếu (được tăng tự động dựa vào số các chứng từ phát sinh)
Ngày nhập liệu: ngày trực tiếp nhập liệu
Số chứng từ: số chứng từ gốc trên chứng từ được nhập (số hoá đơn, số phiếu xuất nhập kho, số phiếu thu chi)
Ngày chứng từ: ngày trên chứng từ gốc
Hình thức thanh toán
Đối tác: khách hàng, nhà cung cấp, các nhân viên hoạt động với tư cách là khách hàng,... được lập từ một danh mục có sẳn đã được khai báo
Vụ việc: chi tiết các vụ việc đã được khai báo.
Nội dung: nội dung chứng từ;
Các nội dung chi tiết:
Diễn giải: tên mã hàng đã nhập, thông tin chi tiết diễn giải cần thiết
Thành tiền: số tiền phát sinh đối với nội dung chi tiết vừa nhập.
Tài khoản nợ: định khoản tài khoản nợ cho bút toán vừa nhập
Tài khoản có: định khoản tài khoản có cho bút toán vừa nhập.
Trừ mã LCTT, tất cả các nội dung nếu được lấy từ danh mục đã xây dựng sẳn (ví dụ: vật tư hàng hoá, kho hàng, tài khoản) sẽ có một danh mục đổ xuống cho phép người dùng chọn mục phù hợp.
3.2- Cách thức nhập liệu chung: 
Các form nhập liệu bao gồm các thông tin chứng từ mới phát sinh, các thông tin về các đối tượng khách hàng, nguyên vật liệu, kho hàng, vụ việc, đã được xây dựng sẵn từ hệ thống danh mục ban đầu. Các thông tin được lấy từ danh mục phải chính xác, nếu nhập sai, hệ thống sẽ tự động thể hiện danh mục cần tìm cho phép người sử dụng nắm chính xác về thông tin đối tượng mình cần cập nhật.
Trên mỗi form nhập liệu luôn có các thao tác sau:
Thêm: click vào nút “Mới” để thêm một chứng từ mới,
Lưu: sau khi nhập các thông tin chứng từ, click vào nút “Lưu” để lưu toàn bộ thông tin nhập liệu
Xoá: nếu chứng từ sai, click vào nút “Xoá” để xoá chừng từ,
Thoát: thoát ra khỏi form nhập liệu,
Phiếu in: cho phép in ra các chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn, phiếu xuất nhập kho,...
3.3-Hệ thống tài khoản: cung cấp một hệ thống tài khoản chuẩn của doanh nghiệp được thiết kế theo bảng mẫu của hệ thống kế toán tài chính; tuỳ theo yêu cầu cụ thể của mình, đơn vị sẽ thay đối theo yêu cầu của mình. 
Nội dung:Các thông tin cần lưu ý khi thay đổi:
Số hiệu tài khoản,
Tên tài khoản,
Cấp tài khoản (1,2,3,...)
Là tài khoản Nợ (N) hay tài khoản Có (C)
Có tài khoản con hay không (các tài khoản có tài khoản con sẽ không thể được định khoản trực tiếp khi nhập liệu);
TK Công nợ: tài khoản này có phải là tài khoản công nợ hay không,
TK Kho: tài khoản này có phải là tài khoản kho hay không;
Việc tìm kiếm các tài khoản tương tự như tìm kiếm chi tiết vật tư hay đối tượng công nợ.
3.4- Số dư tài khoản đầu kỳ:
Ngoại trừ tài khoản vật tư, hàng hoá hay đối tượng công nợ cần được quản lý theo từng mục; các tài khoản còn lại chỉ cần quản lý theo giá trị tồn đầu kỳ. Do vậy, sau khi đã thiết lập số liệu đầu kỳ cho vật tư, hàng hoá và đối tượng công nợ; ta sẽ nhập số dư đầu kỳ cho tất cả các tài khoản còn lại trên Bảng cân đối phát sinh;
Yêu cầu: Người dùng cần có Bảng cân đối số phát sinh đầu kỳ
Các tài khoản được nhập là tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối phát sinh trừ các tài khoản vật tư, hàng hoá và các tài khoản công nợ đã được nhập trước đó
Sau khi đã nhập tất cả số liệu đầu kỳ, Người dùng chỉ cần tổng hợp số liệu báo cáo tháng. Số liệu đúng sẽ đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng Phát sinh Nợ = Tổng Phát sinh Có
Trên Bảng cân đối kế toán; Tài sản = Nguồn Vốn
3.5- Các module quản lý chính:
3.5.1 –Kế toán kho: quản lý xuất nhập kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư, công cụ, dụng cụ, Chọn chức năng “Tồn kho” ở menu bên trái:
a. Danh mục kho: Người dùng thiết lập danh sách các kho sử dụng trong DN của mình
Người dùng chỉ cần nhập danh sách các kho hàng sử dụng trong đơn vị, click “Lưu” để lưu lại nội dung vào cơ sở dữ liệu.
b. Danh mục loại vật tư, hàng hoá:
Chủng loại vật tư: hệ thống chủng loại vật tư được phân loại với mục đích quản lý. Tất cả các vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu trong đơn vị sẽ phân theo từng loại nhất định đảm bảo tính thống nhất quản lý của hệ thống. Mỗi chủng loại vật tư sẽ thuộc một kiểu vật tư nhất định đã được khai báo trên.
c. Danh mục chi tiết vật tư - hàng hoá – thành phẩm.
Đây là danh sách các vật ... trường hợp khi tài sản đã được phân bổ 1 phần trước khi áp dụng hệ thống kế toán này
* Nội dung kết chuyển: nội dung của nghiệp vụ khi phân bổ tài sản
Điều chỉnh mức phân bổ tài sản: Mặc định, tài sản sẽ được tính phân bổ tự động hằng tháng dựa trên các thông tin đã nhập trong chi tiết tài sản; tuy nhiên đơn vị cũng có thể có nhu cầu làm tròn hay chỉnh sửa tài sản trong một tháng nào đó cho phù hợp với nhu cầu đặc thù của mình.
Tính mức phẩn bổ tài sản:
Click vào nút “ Tính mức phân bổ tháng” để hệ thống tự động tính khấu hao cho toàn bộ tài sản còn được khấu hao trong tháng;
Muốn thay đổi số tiền khấu hao trong tháng hiện tại; thay đổi số tiền đó, click “Lưu mức phân bổ” để điều chỉnh mức khấu hao đã được thay đổi.
Mẫu này dùng cho phân bổ công cụ dụng cụ, phẩn bổ chi phí trả trước chờ kết chuyển, chi phí trả trước dài hạn ..
Kết chuyển phân bổ tài sản: vào cuối tháng, doanh nghiệp tự động thực hiện kết chuyển phân bổ tài sản cố định đưa vào bảng cân đối phát sinh.
Báo cáo tài sản:
Các báo cáo tài sản được chia làm nhiều loại hình:
Các báo tài sản cố định
Các báo cáo công cụ dụng cụ
Các báo cáo chi phí trả trước dài hạn 
Người dùng có thể chọn các tiêu chí lọc để có thể thiết lập báo cáo phù hợp với nhu cầu của mình.Bằng các tiêu chí lọc, bạn có thể xem tổng hợp, chi tiết của các loại tài sản trong doanh nghiệp theo bất kỳ khoản thời gian nào.
Kế toán tiền lương:
Lập danh sách nhân viên
Nội dung này cho phép bạn nhập danh sách các nhân viên trong công ty, thông tin về nhân viên, nhân viên đã nghỉ việc,... Các thông tin chú ý đối với nội dung này là:
Mức lương cơ bản
Mức trích BHXH
Mức trích BHYT
Mức trích KPCD
Mức thực nhận sau khi trừ tất cả chi phí trên
Danh sách nhân viên này sẽ được dùng để tính lương hàng tháng của nhân viên (trừ nhân viên đã nghỉ việc trước ngày tính lương cho nhân viên)
b-Thuế thu nhập:
Nội dung này cho Người dùng cập nhật những thông tin liên quan đến “Tổng thu nhập chịu thuế ” trong tháng của Người lao động; “Tổng số các khoản được giảm trừ” của Người lao động và từ đó xác định được “ thu nhập tính thuế TNCN” và xác định được chính xác số thuế TNCN mà Người lao động phải nộp;
Các thông tin chú ý đối với nội dung này là:
Tổng thu nhập của Người lao động (gồm có: thu nhập từ tiền lương, tiền công, phụ cấp, thưởng )
Tổng số các khoản được giảm trừ của Người lao động (gồnm có: các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc; Các khoản giảm trừ gia cảnh .)
Thu nhập tính thuế TNCN
Thuế suất thuế TNCN
Số thuế TNCN mà Người lao động phải nộp;
Tạo bảng lương tháng
Vào cuối mỗi tháng, hệ thống cho phép bạn tính toán lương thực nhận, các mức trích nộp của từng nhân viên. Nếu trong tháng có sự thay đổi về lương cơ bản của nhân viên (tăng, giảm), hệ thống sẽ tự động tính toán lại phù hợp.
Lập phiếu chi lương
Thực chất, phiếu chi lương chẳng qua là một phiếu chi thông thường để thanh toán tiền lương cho nhân viên
Báo cáo lương 
Cho phép in ra các mẫu báo cáo tiền lương, các mẫu BHXH, BHYT, KPCD cơ bản theo yêu cầu của nhà nước.
Kế toán tổng hợp:
Chọn mục “Tổng hợp” ở menu bên trái.
Kế toán tổng hợp thực hiện các chức năng chính sau:
a- Hạch toán nội bộ:
Phiếu hạch toán nội bộ thường được sử dụng đối với các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp, các nghiệp vụ kết chuyển, tính chênh lệch, các nghiệp vụ điều chỉnh,... 
Thông thường, Phiếu hạch toán nội bộ có thể dùng để tính BHXH và BHYT phải nộp; dùng để ghi nhận các khoản chiết khấu-khuyến mại được hưởng ...
Hoặc dùng phiếu nội bộ để kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ trong tháng;
b-Cập nhật kết chuyển số liệu
Với chức năng cập nhật kết chuyển số liệu; Người Quản lý có thể thiết lập quy trình và cách thức kết chuyển số liệu chi tiết thông qua chức năng Quản lý chứng từ kết chuyển sau: 2.Danh mục -> 6. Quản lý chung -> 2.Chứng từ kết chuyển:
Tùy theo loại hình kinh doanh của DN mà Người Quản lý có thể thiết lập cho phù hợp với DN của mình; 
Khi thiết lập cần lưu ý các nội dung sau:
Mã: quy định mã kết chuyển cho từng nghiệp vụ kết chuyển
Cấp: tuỳ thuộc vào thứ tự kết chuyển mà ta quy định cấp kết chuyển. 
Ví dụ: với quy trình kết chuyển giá vốn ta có các cấp kết chuyển sau:
621, 622, 627 -> 632: Cấp 1
632 -> 911: Cấp 2
911 -> 421: Cấp 3
Diễn giải: nội dung nghiệp vụ kết chuyển
TKKC: tài khoản mà số dư sẽ được kết chuyển
TKNợ: quy định kết chuyển từ số dư Nợ của TKKC hay từ số dư Có
TK Đ/ứng: tài khoản được kết chuyển từ số dư của TKKC
Vào cuối mỗi tháng khi thực hiện kết chuyển số liệu, phần mềm sẽ tự động kết chuyển các tài khoản không có số dư cuối kỳ như TK Có 632, 635, 641,642 sang TK Nợ 911; TK Nợ 511, 515, 711 sang TK Có 911; TK 911 kết chuyển sang TK 421 để xác định kết quả kinh doanh là lãi hay lỗ).
Chọn tháng cần kết chuyển, click vào “Kết chuyển”, hệ thống sẽ tự động tính toán số dư của các tài khoản cần kết chuyển và tự động thực hiện các bút toán kết chuyển. 
Sau khi thực hiện xong thì Người sử dụng Click vào “Hoàn tất”
c- Trích lọc các quỹ:
Thông thường, mỗi một doanh nghiệp vào cuối năm thường trích lọc các quỹ theo một tỷ lệ quy định chung. Cuối năm tài chính (31/12) doanh nghiệp sẽ vào 3.Cập nhật số liệu -> 5. Kế toán tổng hợp -> 4. Trích lọc các quỹ để thực hiện việc trích lọc số liệu một cách tự động;
Doanh nghiệp có thể tự mình quản lý các thông số về trích lọc bằng cách vào 2. Danh mục -> 6.Quản lý chung -> 4. Quản lý trích lọc các quỹ để quy định riêng cho mình các hình thức trích lọc phù hợp:
Các thông tin cần lưu ý sau:
Mã: mã chứng từ trích lọc do người dùng tự quy định 
Diễn giải: nội dung trích lọc sẽ được đưa lên nhật ký chi tiết
Tài khoản: tài khoản các quỹ được trích lọc
Tỷ lệ trích lọc: mức trích lọc các quỹ tùy thuộc vào quy định hoặc tùy theo tình hình hoạt động của từng DN
d- Tổng hợp số liệu báo cáo:
Số liệu được nhập thuộc nhiều nghiệp vụ khác nhau với các thông tin đặc thù dành riêng cho từng nghiệp vụ. Để có thể tổng hợp các số liệu đó lại và đưa vào các sổ sách kế toán; ta cần tổng hợp số liệu của tất cả các nghiệp vụ đã được phát sinh. 
Chọn tháng cần tổng họp, click “Tổng hợp” để tổng hợp số liệu.
Có 2 hình thức tổng hợp:
Tổng hợp trong một khoản thời gian theo số liệu phát sinh mới bằng cách chọn khoản thời gian và click vào “Tổng hợp”.Cách thức này phù hợp khi ta vừa thực hiện xong 1 số chứng từ hay nhập liệu trong 1 số ngày và chỉ cần tổng hợp số liệu này mà thôi.
Tổng hợp toàn bộ: khi doanh nghiệp muốn kiếm tra lại số liệu trong toàn bộ thời gian cũng như thực hiện in ra sổ sách đầy đủ thì chọn chức năng này sẽ đẩy nhanh tốc độ tổng hợp lên rất nhiều so với khi chọn khoảng thời gian là cả năm tài chính.
Ta có thể xem nhanh số phát sinh của:
Tài khoản
Đối tác
Vật tư
Vụ việc
bằng cách chọn các mục thông tin đó, click vào “Liệt kê”.
 g. Khoá sổ, mở khoá sổ:
Cuối một tháng nhập liệu, sau khi in ra tất cả sổ sách cần thiết và đã đối chiếu để đảm bảo tính chính xác của số liệu cũng như sổ sách. Người quản trị cao nhất của hệ thống kế toán có quyền thực hiện nghiệp vụ khoá sổ toàn bộ số liệu kế toán của tháng nhập liệu. Một khi đã được khoá sổ, người dùng chỉ có thể xem được số liệu phát sinh trong tháng mà không thể thực hiện thay đổi chỉnh sửa hay xóa số liệu đó.
Chọn tháng cần khoá sổ và click vào “Khoá sổ” để thực hiện khoá sổ số liệu trong tháng.
Khi phát sinh nhu cầu chỉnh sửa lại số liệu tháng đã bị khoá sổ, bạn sẽ thực hiện việc mở khoá sổ bằng cách chọn tháng và click vào “Mở khoá sổ”
HỆ THỐNG BÁO CÁO
Có 2 hình thức báo cáo:
1-Các báo cáo chi tiết theo hàng tháng: dựa trên hệ thống tài khoản: đây là các sổ phát sinh, các báo cáo quản trị; chức năng này cung cấp các báo cáo dựa trên các tiêu chí lọc cực kỳ đơn giản và hiệu quả đảm bảo đơn vị có thể nắm được toàn bộ thông tin về tài chính của mình trong tháng một cách nhanh chóng và chính xác.
Với hệ thống báo cáo này, người dùng có thể tự mình lọc ra các nội dung phù hợp với yêu cầu quản lý của mình một cách dễ dàng bằng cách chọn các trường lọc.
Hệ thống báo cáo này được phân chia theo từng loại hình nghiệp vụ đồng thời tương ứng với nhu cầu quản trị và hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp. Để xem báo cáo, bạn chỉ cần đơn giản chọn báo cáo đó và click vào nút "Xem".
Người sử dụng cần lưu ý các thông tin sau:
Từ ngày, Đến ngày: đây là ưu điểm cho phép người quản trị có thể theo dõi thông tin về số liệu phát sinh của mình trong bất kỳ khoảng thời gian nào.
Nợ, Có, Nợ +Có: cho phép người sử dụng chỉ theo dõi các tài khoản phát sinh Nợ, phát sinh Có hay cả phát sinh Nợ lẫn phát sinh Có.
Các điều kiện lọc: đây là tính năng vượt trội của “B.A.S” so với các hệ thống phần mềm kế toán khác. Với tính năng này, người quản trị có thể theo dõi tất cả các số liệu tài chính, kế toán, doanh số, công nợ một cách chi tiết cũng như tổng hợp ở mọi cấp độ có thể. Bạn có thể chọn bất kỳ điều kiện lọc nào thích hợp để xem các thông tin thích hợp.
Tiếng Anh – Việt: cho phép xem báo cáo bằng tiếng Việt hoặc bằng tiếng Anh
Lập ngày: ngày lập báo cáo
Xem lại: với tính năng này, người sử dụng sẽ giải phóng gánh nặng của máy chủ quản trị cơ sở dữ liệu; đồng thời tăng tốc độ truy xuất và kiểm tra số liệu.
Một tính năng vượt trội của “B.A.S” là cho phép người dùng khả năng tự mình xây dựng và thiết lập lại nội dung và cách tổ chức các sổ sách báo cáo cho riêng mình. Chọn 2.Danh mục ->6. Quản lý chung -> 4.Quản lý báo cáo:
Nội dung báo cáo được tổ chức theo từng nghiệp vụ, các nghiệp vụ này được phân tích và tổng hợp theo từng chức năng cụ thể của đơn vị. Bạn cần lưu ý các thông tin sau:
Nghiệp vụ: báo cáo này thuộc về loại hình nghiệp vụ nào
Mã CT: mã của báo cáo
Tên chứng từ: tên của sổ sách báo cáo
Phiếu in: tên file báo cáo dưới định dạng Crystal report (.rpt). Để chọn một file báo cáo, bạn có thể ấn F2, “BAS” cho phép bạn truy xuất đến báo cáo cần thiết.
Điều kiện: Người dùng có thể tăng tốc độ truy xuất báo cáo bằng các đưa ra các điều kiện lọc thích hợp
Diễn giải: hướng dẫn về nội dung và mục đích của báo cáo.
Click “Lưu” để lưu lại thông tin về báo cáo.
*- Bảng kê thuế: 
Khi bán hàng: Người dùng có thể dùng “Hóa đơn bán hàng” hoặc “Phiếu thu” để ghi nhận doanh số; Khi đó Người dùng sẽ đánh dấu check vào “lập bảng kê thuế”; 
Tùy theo mặt hàng bán có chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT mà Người dùng sẽ chọn:
“chịu thuế và không chịu thuế”
“chịu thuế”
“không chịu thuế”
Khi mua hàng: Người dùng có thể dùng “Hóa đơn mua hàng” hoặc “Phiếu chi” để ghi nhận; Khi đó Người dùng sẽ đánh dấu check vào “lập bảng kê thuế”; 
Tùy theo mặt hàng bán có chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT mà Người dùng sẽ chọn:
“chịu thuế và không chịu thuế”
“chịu thuế”
“không chịu thuế”
Để xuất dữ liệu sang báo cáo thuế HTKK; Người dùng vào mục “Hệ thống báo cáo” lựa chọn xem “bảng kê thuế GTGT”. Đồng thời, hệ thống cho phép Người dùng xuất nội dung bảng kê vào chương trình in Bảng kê thuế bằng mã vạch của cục thuế bằng chức năng sau.
Click vào “Xuất ra hệ thống kê khai”
Các nội dung cần lưu ý sau:
Bảng kê: chọn mẫu bảng kê thuế bạn cần xuất
Font chữ: chọn font chữ cần xuất nội dung bảng kê, mặc định là font TCVN3
Chọn file dữ liệu lưu trữ bảng kê: mặc định là đường dẫn file được cài đặt
Click vào “Xuất”, hệ thống sẽ tự động kết xuất số liệu bảng kê vào chương trình in bảng kê bằng mã vạch
Vào chương trình in bảng kê, bạn sẽ thấy được nội dung đã được xuất ra
2-Các báo cáo tài chính tổng hợp cuối năm: bao gồm:
a-Bảng cân đối kế toán
Người sử dụng chọn theo Tháng, Quý hoặc năm
Kết quả Bảng cân đổi kế toán dựa trên số liệu phát sinh trong thời gian theo dõi; thông qua công thức, hệ thống sẽ tự động tính toán các chỉ tiêu trong bảng.
Bạn cần lưu ý các thông tin sau:
File Excel mẫu: Mẫu biểu của Bảng cân đối kế toán sẽ dựa trên file Excel mẫu đã được thiết lập trước đó phù hợp với mẫu cung cấp của từng chi cục thuế. Chọn vào nút “...” để chọn file Excel mẫu của bạn.
Tên file mới: khi bạn thiết lập Bảng cân đối mới, bạn có thể tự mình sử dụng tên sheet của bảng mới tạo ra. Thông thường, chức năng này thích hợp đối với các công ty tư vấn kế toán có nhu cầu quản lý kế toán cho nhiều công ty khách hàng, lúc đó mỗi khách hàng sẽ là 1 sheet riêng theo thời gian và theo tên khách hàng.
Cách tạo Bảng cân đối kế toán sẽ như sau: trên cơ sở file mẫu, ta sẽ thiết lập công thức phù hợp để điền số liệu cho từng cell; các công thức này đã được thiết lập mặc định, tất nhiên bạn sẽ thay đổi cho phù hợp nếu cần. Chọn nút “Tổng hợp”, hệ thống sẽ tự động truy xuất và tổng hợp số liệu phù hợp theo công thức đã được cung cấp. Mọi khó khăn về thiết lập công thức, bạn có thể liên hệ trực tiếp Bộ phận Giải pháp doanh nghiệp của công ty Golden Land
b- Bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh:
c- Lưu chuyển tiền tệ:
Trực tiếp
Gián tiếp
d- Thuyết minh báo cáo tài chính
Về mặt kỹ thuật, các báo cáo này hoàn toàn tương tự với Bảng cân đối kế toán, do đó bạn có thể dựa vào Bảng cân đối kế toán để thiết lập các báo cáo này một cách dễ dàng.
e-Các báo cáo động: hệ thống các báo cáo động được thiết lập trên cơ sở việc trích lọc dữ liệu bằng ngôn ngữ truy vấn. Nếu nắm được một cách căn bản về ngôn ngữ này và hệ thống cơ sỡ dữ liệu, các hệ thống báo cáo này sẽ thực sự là công cụ tuyệt vời để người quản trị có thể kiểm tra, theo dõi, tổng hợp dữ liệu kế toán tài chính một cách đơn giản và nhanh chóng mà cực kỳ hiệu quả và chính xác.
NÊN & KHÔNG NÊN
Trường hợp DN có Tài khoản Tiền gởi ngân hàng, đơn vị có thể hạch toán chi tiết tài khoản cho từng ngân hàng mà đơn vị có tài khoản; nhờ đó có thể quản lý được chi tiết sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng tại ngân hàng của mình.
Phải nhập Ngày nhập, Ngày chứng từ nằm trên form nhập liệu ; nếu không sẽ gây ra những sai sót trong quá trình tìm kiếm và tổng hợp số liệu.
Phải thực hiện “Kết chuyền số liệu và Tổng hợp số liệu” trước khi xem báo cáo, nếu không các số liệu được nhập mới sẽ không được tổng hợp vào các báo cáo cuối tháng.
Nên thiết lập các hệ thống danh mục trước khi nhập liệu, điều này cho phép bạn nhập liệu nhanh chóng dựa trên hệ thống danh mục đã được cập nhật.
Nên chọn ngày làm việc là ngày trên các chứng từ hiện nhập ( thường các đơn vị không nhập liệu hằng ngày mà tập hợp số liệu để nhập một lần), điều này giúp tăng tốc độ nhập liệu.
Phải click vào nút truy xuất nằm bên phải hộp danh sách lựa chọn khi nhập các hệ thống danh mục chi tiết của một danh mục cho trước (ví dụ: Chi tiết công nợ thuộc Loại đối tượng công nợ, Chi tiết vật tư hàng hoá thuộc Chủng loại vật tư hàng hoá.
Không nên thay đổi mã của vật tư, hàng hoá, các đối tượng công nợ liên tục, điều này sẽ làm mất đi tính ổn định của hệ thống đồng thời khiến người dùng khó khai thác số liệu khi cần thiết.
Không nên cho phép tất cả người dùng có quyền Admin (Quyền quản trị hệ thống), điều này dễ dẫn đến những khó khăn trong quá trình kiểm soát tác nghiệp của từng người.
Không nên sử dụng chứng từ “Hạch toán nội bộ” cho tất cả nghiệp vụ phát sinh (mặc dù là không cấm) bởi chương trình được thiết kế sao cho ta có thể theo dõi một cách minh bạch và rõ ràng các nghiệp vụ phát sinh theo các chức năng cụ thể đã được module hoá của hệ thống.
Không nên sử dụng dấu cho các mã vật tư, hàng hoá, đối tượng công nợ... hay bất kỳ một danh mục nào khác cũng như không nên dùng mã quá dài; điều này làm dữ liệu chứa nhiều hơn và làm hệ thống vận hành chậm hơn.