Bản chất công việc định chủ đề

BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
9 
 Bản chất công việc định chủ đề 
NGUYỄN MINH HIỆP, BA., MS. 
GĐ. Thư viện ĐH Khoa học Tự nhiên TP. HCM 
 ịnh chủ đề là một thuật ngữ nghe rất 
quen tai nhưng bản chất công việc thì còn 
khá mơ hồ đối với đa số những người làm 
công tác thông tin thư viện ở nước ta hiện 
nay. 
Định chủ đề là gì? 
Định chủ đề là một công việc quan 
trọng hàng đầu của ngành biên mục học, 
chúng ta sẽ đề cập trong bài viết này. Tuy 
nhiên để mở đầu chúng ta cần phân biệt 
hai ý nghĩa khác nhau của công việc định 
chủ đề. Từ đó cơ bản chúng ta có thể xác 
định phần nào bản chất của việc định chủ 
đề. 
• Định chủ đề là Xác định chủ đề 
hay đề tài (determining subject): 
là một công đoạn mở đầu trong 
phân loại tài liệu (classification) 
và biên mục đề mục (subject 
cataloging) để cho chúng ta một 
khái niệm về chủ đề của một tài 
liệu giúp người phân loại chọn 
hay kết hợp số phân loại và giúp 
người biên mục chọn hay xây 
dựng tiêu đề đề mục. 
• Định chủ đề là Ấn định tiêu đề đề 
mục (assigning subject heading): 
là một công việc tập hợp nhiều 
công đoạn để tạo nên những tiêu 
đề đề mục nhằm phản ánh nội 
dung tài liệu và đưa vào hệ thống 
mục lục đề mục (subject catalog) 
hay còn được gọi là mục lục chủ 
đề. 
Như thế công việc định chủ đề mà 
chúng ta đề cập ở đây chính là ấn định tiêu 
đề đề mục, một công việc vô cùng thiết 
yếu trong công tác biên mục (cataloging). 
Vì rằng trong việc tìm tin và phổ biến tin, 
truy cập chủ đề (subject access) qua hệ 
thống mục lục đề mục là quan trọng nhất. 
Chúng ta hãy bắt đầu bằng việc tìm 
hiểu truy cập chủ đề qua những khái niệm 
quan trọng trong ngành biên mục. Làm rõ 
những khái niệm này là đã nêu bật tầm 
quan trọng của việc truy câp chủ đề: 
• Điểm truy cập (access point): bao 
gồm tác giả, nhan đề, đề mục, 
tùng thư, số phân loại, ký hiệu xếp 
giá, nhà xuất bản, vv... 
• Dẫn mục (entry): bao gồm dẫn 
mục chính (main entry) là tác giả 
hay nhan đề (nếu hơn 3 tác giả 
theo AACR2) và dẫn mục phụ 
(add entry) là đồng tác giả, nhan 
đề, đề mục và đôi khi tùng thư 
(series). Dẫn mục được mô tả như 
là những thành phần mô tả quan 
trong nhất trong một biểu ghi thư 
tịch (bibliographic record), từ đó 
người sử dụng có thể truy cập 
được thông tin thư tịch 
(bibliographic information) – 
thông tin chỉ có lý lịch sách chứ 
không phải toàn văn. 
• Tiêu đề (heading): bao gồm Tiêu 
đề tác giả (author heading), Tiêu 
đề nhan đề (title heading) và Tiêu 
đề đề mục (subject heading). Tiêu 
đề là những điểm truy cập quan 
D 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
10 
trọng nhất được dùng làm dẫn 
mục. Như vậy chỉ có ba điểm truy 
cập được gọi là tiêu đề; trong đó 
tiêu đề tác giả và tiêu đề nhan đề 
có thể được dùng làm dẫn mục 
chính. 
Tuy nhiên Tiêu đề đề mục là quan 
trọng hơn hết. Người biên mục phải ấn 
định một hay nhiều tiêu đề đề mục 
(assigning subject headings) hay còn được 
gọi là định chủ đề cho một cuốn sách hay 
tài liệu để phản ánh đúng nội dung của tài 
liệu rồi đưa vào hệ thống mục lục đề mục. 
Công việc này của người biên mục được 
gọi là tiền kết hợp (pre-coordination). 
• Tiền kết hợp (pre-coordination): 
Kết hợp những từ khóa tự do 
(keyword) để tạo nên những từ 
vựng có kiểm soát (controlled 
vocabulary) theo cấu trúc và 
những nguyên tắc được IFLA quy 
định được gọi là ngôn ngữ tiêu đề 
đề mục (subject heading 
language). Chính tiền kết hợp 
cho chúng ta sự khác nhau giữa 
thông tin thư viện số (có tổ chức 
cao: do con người tham gia biên 
mục để ấn định những dẫn mục 
truy tìm cần thiết, đặc biệt là tiêu 
đề đề mục) và thông tin trên web 
(không được tổ chức cao: do công 
nghệ agent chọn lọc thông tin và 
tổ chức truy tìm một cách tự động 
theo từ khóa qua công cụ search 
engine), khiến người sử dụng phải 
hậu kết hợp. 
• Hậu kết hợp (post coordination): 
Do người tìm tin sử dụng những 
toán tử boolean (AND, OR, NOT) 
kết hợp những từ khóa tự do hay 
từ chuẩn trong từ điển từ chuẩn 
(theasaurus) để tạo nên những 
biểu thức tìm. 
Bắt đầu 
Định từ khóa 
Chủ đề 
Xác định TĐĐM 
có trong TT có TQ 
KẾT QUẢ KẾT QUẢ 
KẾT QUẢ 
Xác định TĐĐM 
trong khung ĐM 
Ấn định TĐĐM 
theo qui định 
Có trong 
Tập tin có 
thẩm 
quyền? 
Có trong 
khung 
TĐĐM? 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
11 
Hình 1: Khung LC ấn bản 28 - 2005 
 Đến đây chúng ta có thể thống nhất 
rằng tiền kết hợp hay định chủ đề hay biên 
mục đề mục (subject cataloging) cùng là 
một công việc nhằm tạo nên những tiêu đề 
đề mục cho một cuốn sách hay tài liệu thư 
viện. Bản chất công việc này đòi hỏi chúng 
ta lần lượt phải thực hiện những công đoạn 
như được minh họa theo lưu đồ ở trên: 
Giải thích các công đoạn: 
1. Xác định chủ đề hay đề tài của tài 
liệu bằng một từ khóa mà từ khóa 
này có thể hiện hữu trong một danh 
sách tiêu đề đề mục có sẳn được gọi 
là tập tin có thẩm quyền chủ đề và 
khung tiêu đề đề mục chuẩn. 
• Tập tin có thẩm quyền chủ đề 
(Subject Authority File): Là 
danh sách tiêu đề đề mục đã có 
trong hệ thống mục lục đề mục 
của thư viện do người biên mục 
xây dựng bao gồm cả những 
tham chiếu (quan hệ – related 
term ‘RT”, rộng hơn – broader 
term “BT’, hẹp hơn – narrower 
term “NT’, dùng cho – use for 
‘UF’, dùng – USE). 
• Khung tiêu đề đề mục chuẩn 
(List of Subject Headings): Là 
danh sách tiêu đề đề mục của 
một quốc gia; 
hay Khung 
Sears List of 
Subject 
Headings và 
Library of 
Congress 
Subject 
Headings. 
2. Dò trong Tập tin 
có thẩm quyền 
để xem chủ đề 
mình đã xác định 
đã có một tiêu đề đề mục làm sẳn 
chưa. Nếu có thì chọn tiêu đề đề 
mục đó. 
3. Nếu không có thì chọn tìm trong 
Khung tiêu đề đề mục chuẩn. Nếu 
phải dùng một trong hai khung 
chuẩn tiếng Anh thì phải dịch sang 
tiếng Việt. 
4. Nếu không có thì ta phải ấn định 
tiêu đề đề mục tiếp theo những 
bước sau: 
5. Ấn định một tiêu đề chính theo cấu 
trúc và nguyên tắc định sẳn: 
• Tiêu đề chính (main heading): 
Là tiêu đề đơn không có tiểu 
phân mục (subdivision), có thể 
là một danh từ, một từ kép, một 
cụm từ. 
• Tiểu phân mục (subdivision): Là 
tiêu đề phụ theo sau tiêu đề 
chính và những tiêu đề phụ khác 
bằng dấu ‘–’ biểu thị đề tài, hình 
thức, địa lý. 
6. Thêm vào một tiểu phân mục địa lý 
nếu trong Khung tiêu đề đề mục 
chuẩn cho phép bằng lời chỉ dẫn 
‘may sub geog’. 
7. Thêm vào tiểu phân mục đề tài hay 
hình thức từ danh sách tiểu phân 
mục phù động tự do (free-floating 
subdivision). 
• Tiểu phân 
mục phù 
động tự 
do): Là 
tiểu phân 
mục đề 
tài hay 
hình thức 
được 
dùng 
chung cho 
nhiều chủ 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
12 
Hình 2: Liệt kê danh sách tiêu đề đề mục 
đề nên được liệt kê một danh 
sách dùng chung và không xuất 
hiện trong Khung tiêu đề đề 
mục chuẩn. Danh sách này được 
đặt ở phần đầu của một Khung 
tiêu đề đề mục – chẳng hạn như 
ở đầu tập I của Khung “Library 
of Congress Subject Headings”. 
8. Nếu không có trong danh sách tiểu 
phân mục phù động tự do thì phải 
tìm tiểu phân mục đề tài hay hình 
thức trong danh sách tiểu phân mục 
của tiêu đề mẫu (pattern headings). 
• Tiêu đề mẫu: Là tiêu đề đại diện 
cho một nhóm đề tài giống 
nhau. Tiêu đề mẫu xuất hiện 
trong Khung tiêu đề đề mục 
chuẩn còn những đề tài thuộc 
nhóm tiêu đề mẫu nào thì làm 
giống tiêu đề mẫu của nhóm đó. 
Vd. những gì của tiêu đề ‘LÚA’ 
thì làm theo ‘NGÔ’ vì ‘NGÔ’ là 
tiêu đề mẫu đại diện cho những 
loại cây trồng có thu hoạch. 
‘NGÔ’ có trong Khung tiêu đề 
đề mục, nhưng ‘LÚA’ thì 
không, nhưng ta biết lúa là một 
loại cây trồng có 
thu hoạch. 
Định chủ đề để làm 
gì? 
Như đã trình bày ở 
trên, định chủ đề là một 
công việc mang tính 
nghiệp vụ cao nhất. Tạo 
nên những tiêu đề đề mục 
để phản ánh nội dung của 
một tài liệu bằng một ngôn 
ngữ khoa học và đại chúng 
là một công việc mang tính 
kỹ thuật và nghệ thuật. Tập 
hợp những tiêu đề đề mục 
như thế trong một hệ thống mục lục chủ đề 
là phản ánh hoàn toàn nội dung của vốn tài 
liệu trong mỗi thư viện. Điều này phục vụ 
tốt nhất cho việc tìm tin cũng như khảo 
cứu. Đây là một chuẩn thư tịch 
(bibliographical standard) quan trọng nhất. 
Thế nhưng ở nước ta, nhận thức về tầm 
quan trọng của mục lục chủ đề chưa cao. 
Số thư viện làm đúng như chuẩn thư tịch 
nêu trên là đếm trên đầu ngón tay. Hầu hết 
chỉ sử dụng TỪ KHÓA – là một từ nằm 
trong tác giả, nhan đề, chủ đề, bài tóm tắt 
hay toàn văn. Cách truy tìm theo từ khóa 
khiến người sử dụng phải sử dụng hậu kết 
hợp; trong khi giá trị nghiệp vụ thư viện là 
người cán bộ thư viện phải tiền kết hợp để 
giúp người sử dụng tập trung tài liệu theo 
chủ đề hay đề tài yêu cầu. 
 Điều này thể hiện trên những hệ 
thống tra cứu trực tuyến của thư viện. Ví 
dụ Hình 2 cho thấy, khi ta chọn tìm tin 
theo subject tức subject heading (tiêu đề đề 
mục) và gõ vào từ khóa “Vietnam” thì một 
danh sách những tiêu đề đề mục mang từ 
khóa “Vietnam” hiện ra trong tiêu đề chính 
lẩn tiểu phân mục, phản ánh những nội 
dung ta cần tìm. Danh sách này thường 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
13 
Hình 3: Liệt kê danh sách tiêu đề đề mục
Hình 4: Tìm theo TỪ KHÓA trên nhan đề, tác giả, chủ đề, tóm tắt, vv 
không nhiều (vì nếu quá nhiều thì ta định 
chủ đề lại cho những tài liệu này để chia 
nhỏ chủ đề nhằm phản ánh nội dung sâu 
hơn). Lướt tìm trên danh sách này để chọn 
được tài liệu cần thiết theo đúng chủ đề 
hay đề tài mình mong muốn. 
 Một ví dụ khác ở Hình 3 cũng 
tương tự như thế, ta chọn tìm theo chủ đề 
hay tiêu đề đề mục và gõ từ khóa “Tin 
học”, một danh sách tiêu đề đề mục mang 
từ khóa “Tin học” hiện ra phản ánh chủ đề 
tin học trong vốn tài liệu thư viện; tuy 
nhiên ở đây từ khóa “Tin học” chỉ xuất 
hiện trong tiêu đề chính. 
 Tất cả những phần mềm quản lý thư 
viện đều hỗ trợ việc tra cứu theo mục lục 
chủ đề đều có một phương thức hoạt động 
như trên. Vấn đề còn lại là cán bộ biên 
mục phải học cách định chủ đề thật chính 
xác để chọn được những tiêu đề đề mục 
phản ánh thực sự nội dung của tác phẩm. 
Đây là công việc tiền kết hợp mà bất cứ 
một thư viện chuẩn hóa nào cũng phải 
đánh giá cao. Hệ thống mục lục chủ đề 
được tổ chức tốt bao gồm những tiêu đề đề 
mục phản ánh chính xác và đầy đủ nội 
dung của vốn tài liệu thư viện là một niềm 
tự hào của thư viện đó. 
 Nhiều hệ thống tra cứu thư viện ở 
nước ta gồm cả mục lục phiếu và mục lục 
trực tuyến đều không thực hiện chuẩn thư 
tịch quan trọng như trên. Những phần 
mềm quản lý thư viện hiện nay lưu hành 
trong hầu hết các thư viện trong nước chỉ 
hỗ trợ tra cứu theo TỪ KHÓA (trên tác 
giả, nhan đề, chủ đề, tóm tắt) – Hình 4. 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
14 
Hình 5: Có định chủ đề thể hiện qua “Chủ đề đề mục” và “Đề mục chủ đề” nhưng 
không tổ chức thành Mục lục chủ đề để người sử dụng dò tìm trên danh sách tiêu đề đề mục 
Hình 6:Tìm theo Thesaurus nhưng không liệt kê để người sử dụng dò tìm 
Ví dụ trong Hình 5 cho thấy công 
việc định chủ đề được thực hiện để tạo nên 
những “Chủ đề đề mục” (màn hình bên 
trái) và Đề mục chủ đề (màn hình bên 
phải); nhưng không tổ chức thành một hệ 
thống Mục lục chủ đề để người sử dụng dò 
tìm trên hệ thống mục lúc đó. 
Hình 6 cho thấy những thư viện này 
sử dụng một hệ thống từ chuẩn như được 
thể hiện trong “Bộ Từ khóa” của Trung 
tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc 
gia và “Danh sách Từ khóa” của Thư 
viện Quốc gia Việt Nam. Thực chất đây là 
những Thesaurus, hoàn toàn khác với 
Danh sách Tiêu đề đề mục – List of 
Subject Headings. 
Nếu gọi việc ấn định những từ khóa 
từ các bộ từ khóa (Thesaurus) như trên là 
định chủ đề, thì việc định chủ đề này khác 
hẳn với việc định chủ đề trong biên mục 
chuẩn hóa như được trình bày trong phần 
đầu của bài viết. 
Những ví dụ minh họa ở trên cho 
chúng ta thấy việc tổ chức tra cứu theo chủ 
đề là chưa đồng nhất và việc định chủ đề 
được hiểu khác nhau và chưa thấu đáo. 
Điều này dẫn đến việc nhập nhằng giữa 
“Từ khóa – Keywords” và “Tiêu đề đề 
mục – Subject Headings”, tạo nên khuynh 
hướng coi trọng từ khóa mà không quan 
tâm hoặc không hiểu rõ về tiêu đề đề mục. 
Chúng ta có thể kiểm chứng điều này trên 
BẢN TIN THƯ VIỆN - CÔNG NGHỆ THÔNG TIN THÁNG 01/2006 
15 
Hình 7 
một vài trang màn hình tra cứu, khi chuyên 
viên tin học gọi “Subject Headings” bằng 
những thuật ngữ nghe rất lạ tai như là: 
“Tiêu đề bổ sung chủ đề” hay “Thuật ngữ 
chỉ đề tài” và dĩ nhiên diễn tả cấu trúc 
hoàn toàn sai với ý nghĩa của Subject 
Headings (Hình 7). 
Mơ hồ trong công tác định chủ đề và 
nhập nhằng giữa “Từ khóa” với “Tiêu đề 
đề mục” cũng làm ảnh hưởng đến nhận 
thức về việc sử dụng công nghệ phục vụ 
công tác biên mục trong thư viện số. 
Đối với ngành biên mục trong nghiệp 
vụ thư viện, từ khóa không có ý nghĩa 
quan trọng mà chỉ có subject headings – 
tiêu đề đề mục mới có giá trị đích thực. 
Vào khoảng thời gian đầu năm 2000, 
những người không phải trong ngành 
thông tin thư viện, đặc biệt là những sinh 
viên công nghệ cho rằng: đã có thông tin 
trên Web với công cụ tra cứu search 
engine thì không cần thư viện nữa. Thật ra 
đây là một quan niệm hết sức sai lầm, vì 
công cụ search engine trên Internet chỉ hỗ 
trợ tra cứu theo từ 
khóa một cách 
máy móc, trong 
khi hệ thống mục 
lục lục thư viện là 
do con người có 
nghiệp vụ tổ chức, 
đặc biệt với giá trị 
của mục lục chủ 
đề như đã nói ở 
trên. Thông tin 
trên web không 
được chọn lọc và 
tổ chức cao như 
thông tin thư viện số. Những phần mềm 
nguồn mở hỗ trợ biên mục để xây dựng 
thư viện số khiến tìm kiếm thông tin trên 
thư viện số khác hẳn tìm tin trên web. 
Kết luận 
Trên bước đường CHUẨN HÓA để 
HỘI NHẬP, chúng ta đã và đang thực hiện 
được một số công việc chẳng hạn như triển 
khai DEWEY và MARC 21, tiếp đến 
chúng ta sẽ phải thực hiện một Khung tiêu 
đề đề mục quốc gia. 
 Nếu để triển khai sử dụng khung 
phân loại Dewey ta phải mạnh dạn chuyển 
từ BBK hay 19 dãy trong phân loại tài liệu 
và sắp xếp kho; thì trong việc soạn thảo và 
sử dụng Khung tiêu đề đề mục quốc gia, 
mọi người cần phải quán triệt việc biên 
mục chủ đề chuẩn hóa như được trình bày 
ở trên, và nhất là phải mạnh dạn thay đổi 
hệ thống mục lục. Tập trung xây dựng ba 
hệ thống mục lục chính là Mục lục tác giả, 
Mục lục nhan đề, và Mục lục đề mục, 
trong đó Mục lục đề mục hay Mục lục chủ 
đề là quan trọng nhất. 
 Để thể hiện tốt những hệ thống mục 
lục này trên mạng, phần mềm quản lý thư 
viện phải hỗ trợ việc dò hay lướt tìm 
(browsing); đặc biệt đối với Mục lục đề 
mục, danh sách 
tiêu đề đề mục 
được liệt kê đề 
dò tìm cần phải 
bao gồm cả 
những tham 
chiếu. 
 Nhân đây 
cũng xin đề 
cập đến một 
chuẩn mực 
khác chúng ta 
cũng cần nên 
tuân thủ là 
KHÔNG BAO GIỜ để tên thương hiệu 
của một sản phẩm phần mềm xuất hiện 
trên trang màn hình Mục lục tra cứu của 
một thư viện như ở xứ ta hiện nay.