Bài giảng Quản trị học - Chương 7: Chức năng điều khiển

CHƯƠNG 7 
CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN 
I. KHÁI NIỆM 
II. LÃNH ĐẠO 
III. ĐỘNG VIÊN 
IV.THÔNG TIN 
V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 
I. KHÁI NIỆM 
I.1 Khái niệm 
Điều khiển là chức năng quản 
trị nhằm duy trì và phát triển 
một thái độ làm việc tích cực 
và hiệu quả trong tổ chức. 
I. KHÁI NIỆM 
Nội dung chính của Điều khiển : 
 Xây dựng phong cách lãnh đạo 
 Động viên nhân viên 
 Giải quyết các mâu thuẫn xung đột 
I. KHÁI NIỆM 
 Đối tượng của điều khiển 
{Con người- Công việc - Hiệu quả} 
 Cơ sở thực hiện 
Tính thẩm quyền của cấp quản trị 
 Yêu cầu của nhà quản trị 
5W + 1H 
I. KHÁI NIỆM 
I.2 Vai trò của chức năng điều khiển 
Tác động trực tiếp đến hoạt động 
Thúc đẩy tổ chức đạt được mục tiêu 
trên cơ sở của lãnh đạo hiệu quả. 
Khơi dậy những nỗ lực của nhân viên 
để họ thực hiện công việc tốt hơn. 
Củng cố và phát triển văn hóa công ty 
II. LÃNH ĐẠO 
II.1 Khái niệm 
Lãnh đạo là làm cho công việc được 
hoàn thành bởi người khác. 
Lãnh đạo là chỉ dẫn điều khiển, ra lệnh 
và đi trước. 
Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến 
người khác để đạt được các mục tiêu của 
tổ chức. 
II. LÃNH ĐẠO 
Phong cách lãnh đạo là tập hợp của 
những quan điểm, hành vi, phương pháp 
mà nhà quản trị sử dụng để tác động vào 
nhân viên, công việc và tập thể . 
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau về 
phong cách lãnh đạo dẫn tới nhiều mô 
hình phong cách khác nhau. 
II. LÃNH ĐẠO 
II.2 Các phong cách lãnh đạo 
a/ Tiếp cận trên mức độ quyền lực (QUAN 
ĐIỂM CỦA KURT LEWIN) 
Phong cách độc đoán 
Phong cách dân chủ 
Phong cách tự do 
II. LÃNH ĐẠO 
b/ Tiếp cận trên mức độ quan tâm đến công việc 
và con người (quan điểm của Đại học OHIO) 
S3 S2 
S4 S1 
cao 
thấp 
thấp 
cao 
Công việc 
Con người 
II. LÃNH ĐẠO 
c/ Sơ đồ lưới lãnh đạo (quan điểm của BLAKE 
và MOUTON) 
Tương tự các biến số của mô hình OHIO, nhưng 
được chia chi tiết ra 9 mức của mỗi biến số. 
Phong cách 1,1 
Phong cách 1,9 
Phong cách 9,1 
Phong cách 5,5 
Phong cách 9,9 
1,9 9,9 
5,5 
1,1 9,1 
Q
U
A
N
 T
A
ÂM
 Đ
E
ÁN
 C
O
N
 N
G
Ư
Ơ
ØI
QUAN TÂM ĐẾN SẢN XUẤT 
Miền lựa chọn liên tục hành vi lãnh đạo 
II. LÃNH ĐẠO 
II.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo 
 Bạn là một nhà quản lý? Bạn đang lựa chọn cho mình 
một phong cách quản lý hồn hảo để áp dụng với tất cả 
các nhân viên của mình? 
 Đừng phí cơng, khơng cĩ phong cách nào tốt nhất. 
Thực tế, việc quản lý hiệu quả địi hỏi nhiều phong 
cách quản lý khác nhau. Điều này tùy thuộc: 
 Tùy thuộc vào đặc điểm của nhà quản trị (trình độ, năng lực, 
sự hiểu biết và tính cách của nhà quản trị) 
 Tùy thuộc vào đặc điểm của nhân viên (trình độ, năng lực, sự 
hiểu biết về công việc và phẩm chất của nhân viên) 
 Tùy thuộc vào đặc điểm công việc phải giải quyết (tính cấp 
bách, mực độ phức tạp, tầm quan trọng của công việc,) 
III. ĐỘNG VIÊN 
III.1 Khái niệm 
Động viên là tạo ra sự nỗ lực hơn ở nhân viên trong 
quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức trên cơ sở 
thoả mãn nhu cầu cá nhân 
 Biết cách động viên đúng sẽ tạo ra sự thay đổi tích 
cực trong thái độ và hành vi của con người,trên cơ sở 
đó các mục tiêu được thực hiện 
Muốn động viên được nhân viên , nhà quản trị phải 
tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việc 
ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC LÀ GÌ ? 
Động lực làm việc là : 
 Những gì thúc đẩy chúng ta làm điều đó.. 
 Điều cần thiết khi chúng ta mong muốn đạt được 
một mục đích nào đó. 
 Sự khích lệ khiến chúng ta cố gắng làm một 
điều gì đó 
Muốn tạo động lực cho ai làm việc gì đó bạn 
phải làm cho họ muốn làm công việc ấy. 
Tạo động lực liên quan nhiều đến sự khích lệ , 
không thể là sự đe doạ hay dụ dỗ 
CÁI GÌ TẠO NÊN ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC 
CỦA MỖI CÁ NHÂN ? 
 Tùy thuộc vào giá trị và thái độ của mình, mỗi cá 
nhân có thể coi những yếu tố khác nhau là tác nhân 
tạo động lực hay triệt tiêu động lực trong môi trường 
làm việc của mình. 
Được giao quyền 
Phong cách lãnh đạo phù hợp 
Một công việc yêu thích 
Thu nhập hấp dẫn 
Động lực làm việc của con người được tăng lên hay 
giảm xuống bởi những điều không giống nhau . 
III. 2 Các lý thuyết động viên 
a/ Lý thuyết của Maslow (5 nhu cầu) 
Sinh lý 
An toàn 
Xã hội 
Tôn trọng 
Tự thể hiện 
THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW 
NHU 
CẦU 
SINH 
HỌC 
Thực 
phẩm 
Không khí 
Nước 
Giấc ngủ 
NHU CẦU 
AN TOÀN 
Sự đảm bảo 
Sự ổn định 
Hoà bình 
NHU CẦU 
XÃ HỘI 
Được chấp nhận 
Được yêu thương 
Được là thành 
viên của tập thể. 
Tình bạn 
NHU CẦU 
TỰ 
TRỌNG 
Thành đạt 
Tự tin 
Tự trọng 
Được công nhận 
NHU CẦU TỰ 
THỂ 
HIỆN 
Phát triển cá 
nhân. 
Tự hoàn thiện. 
b/ Thuyết X, Y 
Thuyết X của McGregor là những giả định 
rằng con người không thích làm việc và cần 
phải được kiểm soát và chỉ dẫn. 
Thuyết Y của McGregor là ý kiến cho rằng 
con người, trong điều kiện thích hợp sẽ yêu 
thích công việc, tìm kiếm trách nhiệm và tự 
kiểm soát. 
Đối với người mang “bản chất X” nhà 
quản trị nên nhấn mạnh đến các biện 
pháp kích thích bằng vật chất, kết hợp 
với sự đôn đốc và kiểm tra thường 
xuyên. 
Đối với người mang “bản chất Y” nhà 
quản trị nên tôn trọng ý kiến của họ, 
khuyến khích tính chủ động và sáng tạo 
trong công việc và tạo cho họ cơ hội 
thăng tiến 
c/ THUYẾT 2 YẾU TỐ CỦA HERZBERG 
Các yếu tố duy trì 
(Liên quan đến quan hệ giữa các cá nhân và tổ 
chức, bối cảnh làm việc hoặc phạm vi công 
việc ) 
Các yếu tố động viên 
(Liên quan đến tính chất công việc, nội 
dung công việc & những tưởng thưởng ) 
Phương pháp giám sát 
Hệ thống phân phối thu nhập 
Quan hệ với đồng nghiệp 
Điều kiện làm việc 
Công việc ổn định 
Chính sách của công ty 
Địa vị 
Quan hệ giữa các cá nhân 
Sự thử thách công việc 
Các cơ hội thăng tiến 
Ý nghĩa cũa các thành tựu 
Sự nhận dạng khi công việc được thực 
hiện. 
Ý nghiã của các trách nhiệm 
Sự công nhận 
Sự thành đạt 
Ảnh hưởng của yếu tố duy trì Ảnh hưởng của yếu tố động viên 
Khi đúng Khi sai 
Không có sự bất 
mãn 
Bất mãn 
Không tạo ra sự 
hưng phấn hơn. 
Ảnh hưởng tiêu cực 
(chán nản, thờ ơ,.) 
Khi đúng Khi sai 
Thoả mãn Không thoả mãn 
Hưng phấn trong 
quá trình làm việc 
(hăng hái hơn, có 
trách nhiệm hơn) 
Không có sự bất 
mãn (Vẫn giữ được 
mức bình thường) 
Những yếu tố làm thỏa mãn khác với những 
nhóm yếu tố gây nên sự bất mãn 
nhà quản trị không thể mong đợi sự thỏa 
mãn của người lao động bằng cách đơn giản 
là xóa bỏ các nguyên nhân gây nên sự bất 
mãn. 
Muốn động viên nhân viên đòi hỏi phải áp 
dụng đồng thời cả hai nhóm yếu tố duy trì và 
động viên 
d/ Thuyết mong đợi (kì vọng) 
Động cơ thúc đẩy = Mâ x K x S 
M = Mức say mê: Giá trị của phần thưởng 
khi thực hiện tốt công việc. 
K = Kỳ vọng đạt được: Kết quả công việc 
được giao (tính hiện thực). 
S = Sự cam kết của nhà quản trị: Sự chắc 
chắn sẽ nhận được phần thưởng. 
THUYẾT MONG ĐỢI (KÌ VỌNG) 
Hiệu quả công việc 
Động viên 
Khen thưởng 
Nỗ lực 
 Nếu động viên là để nhằm mục đích tăng kết quả công việc thì 
mọi khía cạnh của chu trình này “ động viên – nỗ lực – hiệu quả 
công việc – khen thưởng” cần phải được xem xét. 
NGƯỜI LÃNH ĐẠO LÀM GÌ ĐỂ TẠO ĐỘNG 
LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN ? 
Cố gắng hiểu và tạo điều kiện giúp thoả mãn 
các cấp độ nhu cầu của nhân viên. 
Tạo môi trường làm việc tốt : 
- Điều kiện làm việc 
- Bầu không khí làm việc 
Công việc : 
- Phân công công việc hợp lý, công bằng. 
- Luân chuyển công việc và mở rộng công việc 
- Thú vị hoá công việc 
NGƯỜI LÃNH ĐẠO LÀM GÌ ĐỂ TẠO ĐỘNG 
LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN ? 
Khen thưởng hợp lý 
Tạo cơ hội tham gia : 
- Tham gia trao đổi mục tiêu, quyết định 
- Phát triển nhóm tự quản 
- Phát triển nhóm chất lượng 
Các kĩ thuật hỗ trợ 
- Lịch làm việc năng động 
- Kì nghỉ 
- Sinh hoạt chung. 
IV.THÔNG TIN 
Vai trị của thơng tin: 
 Giúp nhà quản trị ra quyết định đúng đắn 
 Giúp nhà quản trị nắm được tiến độ thực hiện và kịp 
thời điều chỉnh 
 Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu phát triển cty cũng 
như nhiệm vụ họ phải thực hiện. 
=> Khơng cĩ thơng tin khơng quản trị được tổ chức 
IV.THÔNG TIN 
Người 
gửi 
Phản hồi 
Thông 
điệp 
Mã 
hoá 
Giải 
mã 
Người 
nhận 
Kênh 
truyền 
QUÁ TRÌNH TRUYỀN THƠNG TIN 
IV.THÔNG TIN 
Các hình thức truyền thơng tin 
Lời nói 
Chữ viết 
Cử chỉ thái độ 
Trung gian điện tử. 
IV.THÔNG TIN 
Nâng cao hiệu quả thông tin 
Đảm bảo sự cân đối giữa thông tin chính 
thức và phi chính thức 
Thiết lập các kênh thông tin rõ ràng và phù 
hợp: 
- Tăng sự phản hồi giữa người gửi thơng tin và người 
nhận thơng tin 
- Dùng ngơn ngữ đơn giản, dễ hiểu 
- Thơng tin kịp thời, đúng lúc 
V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 
Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là 
những biểu hiện lệch lạc, tiêu cực bên trong 
tổ chức. 
Quan điểm của khoa học nghiên cứu hành vi 
thì cho rằng xung đột là một hiện tượng tự 
nhiên 
 Xung đột có thể tạo ra nhiều lợi ích cho tổ 
chức nếu nó được quản lý một cách đúng 
đắn 
V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 
Xung đột chức năng: Là sự đối đầu giữa các 
phía mà sự đối đầu này ảnh hưởng tích cực 
đến việc thực hiện nhiệm vụ (kích thích sự 
ham hiểu biết và thi đua với nhau). 
Xung đột phi chức năng: Là sự đối đầu giữa 
các phía mà kết cục là sẽ cản trở việc hoàn 
thành mục tiêu (chống đối, phá hoại lẫn 
nhau). 
V. QUẢN TRỊ XUNG ĐỘT 
Quản trị xung đột chính là việc nhà quản trị 
đưa ra những can thiệp cần thiết để làm giảm 
bớt các xung đột hay tạo ra nó khi cần thiết. 
Mức độ xung đột vừa đủ sẽ ảnh hưởng tích 
cực đến năng suất của tổ chức