Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán - Nguyễn Thu Hoài

CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 
GVGD: ThS. Nguyễn Thu Hoài 
Bộ môn Kiểm toán 
Nội dung chương 7 
1 
Sổ kế toán 
2 
Hình thức kế toán 
3 
7.1 Sổ kế toán 
7.1.1. Khái niệm và phân loại kế toán 
7.1.1.1 Khái niệm 
	 Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học, hợp lý, có mối liên hệ mật thiết với nhau, được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán 
4 
7.1.1.1 Khái niệm 
* Nội dung chủ yếu của sổ kế toán 
	- Ngày tháng ghi sổ. 
	- Số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. 
	- Tóm tắt nội dung của NVKT phát sinh. 
	- Số tiền của NVKT phát sinh ghi vào các TKKT 
	- SDĐK, số tiền PS trong kỳ và SDCK của các TKKT. 	 
5 
* Ý nghĩa của sổ kế toán: 
	+ Các NVKTPS trên chứng từ được ghi chép, phản ánh đầy đủ, có hệ thống theo từng đối tượng kế toán cụ thể, nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng có nhu cầu. 
	+ Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán, tổng hợp số liệu, lập Báo cáo tài chính, phục vụ đánh giá tình hình và hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp 
7.1.1.1 Khái niệm 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
Phân loại theo mức độ khái quát hoặc tổng thể của thông tin trên sổ 
1 
Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ 
2 
Phân loại theo cấu trúc sổ 
3 
Phân loại theo hình thức tổ chức sổ 
4 
7 
a. T heo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ 
	- Sổ kế toán tổng hợp : là loại sổ dùng để ghi chép, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng ở dạng tổng quát, nó được mở theo các tài khoản tổng hợp. Thước đo bắt buộc sử dụng là thước đo giá trị 
	- Sổ kế toán chi tiết : cung cấp các thông tin chi tiết, cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đáp ứng yêu cầu quản lý . Sổ kế toán chi tiết ngoài việc sử dụng thước đo tiền tệ, còn có thể sử dụng các loại thước đo vật lý khác nhau 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
8 
a. T heo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ 
	- Sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh vừa tổng hợp vừa chi tiết, cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của đối tượng kế toán 
	Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán... 
	VD: Sổ nhật kí chứng từ số 3, 4, 5, 9, 10 trong hình thức kế toán Nhật kí - chứng từ 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Đã ghi sổ cái 
Số hiệu tài khoản 
Số phát sinh 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
Số trang trước chuyển sang 
Cộng chuyển sang trang sau 
111 
112 
20 
20 
9 
Ví dụ minh họa sổ kế toán tổng hợp 
Sổ Nhật ký chung 
Năm. 
Ngày ... tháng ... năm ... 
Người ghi sổ	 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
Chứng từ 
DIỄN GIẢI 
TK đối ứng 
Đơn giá 
Nhập 
Xuất 
Tồn 
Ghi chú 
Số 
Ngày 
Lượng 
Tiền 
Lượng 
Tiền 
Lượng 
Tiền 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
12 
SD đầu kỳ 
Cộng 
10 
Số hiệu tài khoản: Tên kho:	Tên sản phẩm: 
 Đơn vị tính: 
Ngày ... tháng ... năm ... 
Người ghi sổ	 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
Ví dụ minh họa sổ kế toán chi tiết 
Sổ chi tiết vật liệu 
Năm. 
11 
a. T heo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ 
	 Ý nghĩa: Phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng đươc yêu cầu về cung cấp thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết. 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
12 
b. T heo phương pháp ghi chép trên sổ 
- Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến từng đối tượng kế toán riêng biệt. VD: Các sổ cái TK thuộc hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 
- Sổ ghi theo thời gian: là loại sổ tập hợp hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ . VD: S ổ Nhật ký chung, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, 
- Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: là loại sổ mà thông tin trên sổ vừa ghi theo hệ thống vừa ghi theo thời gian . VD: Sổ Nhật ký - Sổ cái 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ ghi sổ 
Diễn giải 
Tài khoản đối ứng 
Số tiền 
Ghi chú 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
- Cộng PS tháng 
- Số dư cuối tháng 
- Cộng luỹ kế 
13 
Ví dụ minh họa sổ ghi theo hệ thống 
SỔ CÁI 
(Hình thức Chứng từ ghi sổ) 
Năm ................. 
Tên tài khoản....... 
Số hiệu ............. 
 Người ghi sổ	 Kế toán trưởng	Thủ trưởng đơn vị 
Thứ tự dòng 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Số phát sinh 
TK 131 
TK511 
TK 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Nợ 
Có 
Số đầu năm 
- Cộng số PS 
- Số dư cuối tháng 
14 
Ví dụ minh họa sổ ghi theo thời gian 
NHẬT KÝ SỔ CÁI 
Năm.. 
 Người ghi sổ	 Kế toán trưởng	Thủ trưởng đơn vị 
15 
b. T heo phương pháp ghi chép trên sổ 
	 Ý nghĩa : phân loại theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn sổ kế toán trong quá trình ghi chép các nghiệp vụ, theo dõi các đối tượng kế toán một cách hợp lý, thuận tiện 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
16 
c. T heo cấu trúc sổ 
	- Sổ kết cấu kiểu một bên: là loại sổ kế toán trên một trang sổ được thiết kế một bên là phần thông tin chi tiết về nghiệp vụ, còn một bên phản ánh qui mô, sự biến động của đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng tài khoản). 
	VD: S ổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Đã ghi sổ cái 
Số hiệu tài khoản 
Số phát sinh 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
Số trang trước chuyển sang 
Cộng chuyển sang trang sau 
17 
Sổ Nhật ký chung 
Năm. 
Ngày ... tháng ... năm ... 
Người ghi sổ	 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
18 
c. T heo cấu trúc sổ 
	Sổ kết cấu kiểu hai bên: là loại sổ kế toán trên trang sổ được chia làm hai bên, mỗi bên phản ánh một mặt vận động của đối tượng kế toán 
	VD: Bảng kê 8, 10, 11; Nhật ký chứng từ số 9, 10,.... (hình thức Chứng từ ghi sổ) 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
Số 
TT 
Tên 
khách hàng 
Số dư­ đầu tháng 
Ghi Nợ TK 131 
ghi Có các TK 
Ghi Có TK 131 
ghi Nợ các TK 
Số dư cuối tháng 
Nợ 
Có 
333 
515 
Cộng nợ 
TK 131 
111 
112 
532 
Cộng có 
TK 131 
Nợ 
Có 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
10 
11 
12 
13 
19 
BẢNG KÊ SỐ 11 
Phải thu của khách hàng (TK 131) 
Tháng .......... năm 200 .... 
Ngày ... tháng ... năm ... 
Người ghi sổ	 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
20 
c. T heo cấu trúc sổ 
	 Sổ kết cấu kiểu nhiều cột: là loại sổ kế toán mà trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột , mỗi cột phản ánh một mối quan hệ đối ứng tài khoản hoặc một dòng thông tin nhất định liên quan đến đối tượng theo dõi trên sổ 
	VD: Bảng kê số 1, 2; Nhật ký chứng từ số 1, 2,.... (hình thức Chứng từ ghi sổ) 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
STT 
Ngày 
Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 
Cộng Có 
TK 111 
112 
138 
141 
142 
152 
156 
211 
331 
333 
...... 
21 
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 
Ghi Có TK 111 - Tiền mặt 
Tháng .......... năm 200 .... 
Ngày ... tháng ... năm ... 
Người ghi sổ	 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
22 
c. T heo cấu trúc sổ 
	 Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: là loại sổ kế toán trên trang sổ được thiết kế thành nhiều cột và nhiều dòng (ô bàn cờ), số liệu trên mỗi ô bàn cờ sẽ phản ánh thông tin tổng hợp về các đối tượng được theo dõi 	 
	VD: Nhật ký chứng từ số 7, 8,.... (hình thức Chứng từ ghi sổ) 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
23 
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 
Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp 
Ghi có TK 142, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 621, 622 
Số 
TT 
 Các TK 
 ghi Có 
Các TK 
 ghi Nợ 
142 
152 
153 
154 
334 
335 
Các TK phản ánh ở 
các NKCT khác 
Tổng cộng 
NKCT 
số 1 
NKCT 
số 2 
.  
1 
154 
2 
142 
3 
335 
4 
621 
5 
622 
6 
627 
7 
641 
8 
642 
. 
100 
24 
c. T heo cấu trúc sổ 
	Ý nghĩa: phân loại sổ theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu sổ có cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị 	 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
25 
d. T heo hình thức tổ chức sổ 
	- Sổ tờ rời là những tờ sổ kế toán riêng biệt được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của những đối tượng kế toán hàng tháng 
	VD: Nhật kí chứng từ số 5, số 8, Bảng kê số 1, 8... 
	- Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế, hoặc theo dõi cho nhiều đối tượng kế toán, sổ có thể được mở hàng tháng hoặc theo năm 
	VD: Sổ nhật kí sổ cái mở theo tháng, sổ cái của hình thức nhật kí chứng từ mở theo năm, 	 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
26 
d . T heo hình thức tổ chức sổ 
	- Ý nghĩa: phân loại sổ theo hình thức tổ chức sử dụng sổ có tác dụng cho việc sử dụng và phân công lao động kế toán một cách khoa học và hợp lí trong đơn vị 	 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
27 
e. T heo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ 
	- Sổ tài sản bằng tiền 
	- Sổ vật tư	 
 Sổ tài sản cố định 
 Sổ công nợ 
 Sổ thu nhập 
 Sổ chi phí 
 Sổ vốn - quĩ 
7.1.1.2 Phân loại sổ kế toán 
28 
Mở sổ 
Ghi sổ 
Khóa sổ 
7.1.2 Trình tự và quy tắc ghi sổ 
7.1.2.1 Trình tự ghi sổ 
7.1.2.1 Trình tự ghi sổ 
29 
- Thực hiện vào đầu kì kế toán hoặc 
 khi DN mới thành lập, cổ phần hóa 
, sáp nhập, 
1. Mở sổ 
 SL sổ kế toán sử dụng tuỳ thuộc vào 
số lượng TKKT sử dụng và yêu cầu 
 của công tác quản lý 
 Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống 
 sổ kế toán chính thức và duy nhất 
30 
Công việc 
 khi mở sổ 
*Trang đầu sổ phải ghi rõ 
- Tên đơn vị 
- Tên sổ 
- Ngày mở sổ 
- Niên độ kế toán và kỳ ghi sổ 
- Họ tên và chữ ký của người ghi sổ 
- Họ tên của kế toán trưởng 
- Họ tên người đại diện theo pháp luật 
- Ngày kết thúc ghi sổ 
* Ghi số dư đầu kỳ cho sổ kế toán 
* Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu 
đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu 
giáp lai của đơn vị kế toán 
Đối với sổ kế toán dạng quyển 
7.1.2.1 Trình tự ghi sổ 
31 
Công việc 
 khi mở sổ 
@Trang đầu sổ phải ghi rõ 
- Tên đơn vị 
- Tên sổ 
- Họ tên và chữ ký của người ghi sổ 
- Số thứ tự của từng tờ sổ 
@Các sổ tờ rời trước khi dùng phải được người 
 có thẩm quyền ký xác nhận 
@Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự 
các tài khoản kế toán, phải đảm bảo dễ tìm, 
không thất lạc 
Đối với sổ kế toán dạng tờ rời 
7.1.2.1 Trình tự ghi sổ 
32 
2. Ghi sổ 
Trong kì kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã và đã được kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để ghi vào các sổ kế toán 
Quá trình ghi sổ kế toán phải theo đúng quy tắc sau: 
- Không ghi xen kẽ và ghi số đè lên nhau 
- Các dòng không có số liệu phải gạch ngang giữa dòng 
- Không được tẩy xoá trên sổ kế toán dưới bất kỳ hình thức nào 
7.1.2.1 Trình tự ghi sổ 
33 
3. Khóa sổ 
Thời điểm: cuối kỳ kinh doanh hoặc trong các trường hợp kiểm kê tài sản, sát nhập, phân tách hay giải thể... 
Kế toán cộng số liệu đã ghi trên các sổ, tính số dư của các đối tượng trên từng sổ kế toán. Người ghi sổ và kế toán trưởng phải kí xác nhận trên sổ kế toán. 
7.1.2.1 Trình tự ghi sổ 
34 
7.1.3.1 Các sai sót phát sinh 
Trong quá trình ghi sổ kế toán do nhiều nguyên nhân khác nhau có thể phát sinh các sai sót: 
	- Ghi sai quy mô của nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ. 
	- Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản. 
	- Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế. 
7.1.3 Các phương pháp chữa sổ kế toán 
35 
7.1.3.2 Nguyên tắc chữa sổ: 
	- Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ. 
	- Tuỳ từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo đúng phương pháp qui định. 
	- Sau khi sửa chữa sai sót, người chữa sổ phải kí xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa. 
7.1.3 Các phương pháp chữa sổ kế toán 
36 
7.1.3.3 Phương pháp chữa sổ 
a. Đối với ghi sổ thủ công 
b. Đối với ghi sổ trên máy vi tính 
7.1.3 Các phương pháp chữa sổ kế toán 
37 
a- Thực hiện kế toán thủ công  * PP1: Phương pháp cải chính  - Điều kiện áp dụng 
+ Sai sót trong diễn giải 
+ Sai sót về số liệu, số ghi sai được phát hiện sớm, chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng và không sai quan hệ đối ứng kế toán. 
- Phương pháp chữa: 
+ Kế toán dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai 1 gạch, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường. 
+ Kế toán sửa chữa và kế toán trưởng phải cùng ký vào chỗ đã sửa chữa 
7.1.3.3 Phương pháp chữa sổ 
38 
a- Thực hiện kế toán thủ công  * PP2: Phương pháp ghi số âm  - Điều kiện áp dụng 
+ Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán. 
+ Số liệu đó ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản. 
+ Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh 
7.1.3.3 Phương pháp chữa sổ 
39 
a- Thực hiện kế toán thủ công  * PP2: Phương pháp ghi số âm  - Phương pháp chữa sổ: Kế toán phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng kí xác nhận và kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: 
	+ Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng phương pháp số âm (ghi bằng mực đỏ, hoặc ghi số liệu trong ngoặc đơn, ( ***) để huỷ bút toán đã ghi. 
	+ Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế. 
	+ Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng phương pháp số âm để huỷ bút toán đã ghi trùng. 
7.1.3.3 Phương pháp chữa sổ 
40 
a- Thực hiện kế toán thủ công  * PP3: Phương pháp ghi bổ sung  - Điều kiện áp dụng 
+ Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế+ Sai sót về số liệu, số ghi sai < số ghi đúng, đã ảnh hưởng đến số tổng cộng trên sổ kế toán (vẫn đúng quan hệ đối ứng) 
- Phương pháp chữa: 
+ Kế toán ghi bổ sung thêm 1 định khoản theo đúng quan hệ đối ứng với số tiền bằng chênh lệch giữa số đúng và số sai hoặc đúng với số tiền của nghiệp vụ bị bỏ xót 
7.1.3.3 Phương pháp chữa sổ 
41 
b. Thực hiện kế toán trên máy vi tính 	 
- Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ, kế toán được phép sửa chữa trực tiếp trong sổ trên máy. 
- Trường hợp đã in sổ sau đó mới phát hiện sai sót, sổ đã in được sửa chữa theo đúng qui định của một trong ba phương pháp trên, đồng thời phải sửa lại sai sót trong sổ trên máy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu lại tờ sổ mới cùng tờ sổ có sai sót để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát. 
 - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi BCTC năm đó phát hành thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót 
7.1.3.3 Phương pháp chữa sổ 
42 
7.2. Hình thức kế toán 
7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán 
	 - Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán gồm số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp. 
43 
7.2.1. Khái niệm của hình thức kế toán 
	- Các loại hình thức kế toán: 
	+ Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái 
	+ Hình thức kế toán Nhật ký chung 
	+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 
	+ Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ 
	+ Hình thức kế toán trên máy vi tính 
7.2. Hình thức kế toán 
44 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
7.2.2.1 Hình thức Nhật ký sổ cái 
* Đặc trưng 
	 - S ử dụng Nhật kí sổ cái là sổ tổng hợp duy nhất để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh 
	- Sổ Nhật kí sổ cái kết hợp ghi theo trình tự thời gian và ghi theo hệ thống 
* Các loại sổ kế toán sử dụng 
	 S ổ Nhật kí-sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết . 
7.2 Hình thức kế toán 
Thứ tự dòng 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diến giải 
Số phát sinh 
TK 131 
TK511 
TK 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Nợ 
Có 
Số đầu năm 
- Cộng số PS 
- Số dư cuối tháng 
45 
NHẬT KÝ SỔ CÁI 
Năm.. 
 Người ghi sổ	 Kế toán trưởng	Thủ trưởng đơn vị 
46 
7.2.2.1 Hình thức Nhật ký sổ cái 
* Ưu nhược điểm 
	- Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, sử dụng ít tài khoản kế toán, cần ít nhân viên làm kế toán. 
	- Nhược điểm: khó phân công lao động, vì chỉ có một sổ tổng hợp duy nhất; không áp dụng được cho đơn vị có hoạt động kinh tế tài chính phức tạp, nhiều tài khoản. 
	- Áp dụng: cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa (vốn điều lệ dưới 10 tỷ, có < 300 lao động), có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng ít tài khoản, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán tương đối thấp. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
47 
7.2.2.1 Hình thức Nhật ký sổ cái 
* Trình tự ghi sổ 
	 Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được lập để ghi vào sổ Nhật kí-sổ cái, sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết. 
	Cuối kì tổng hợp số liệu của các tài khoản trên sổ Nhật kí-sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo tài chính . 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
48 
Bảng tổng hợp chứng từ gốc 
Sổ thẻ kế toán chi tiết 
Báo cáo tài chính 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Nhật ký sổ Cái 
Sổ quỹ 
Chứng từ gốc 
Ghi chú 
Ghi hàng ngày 
Ghi cuối tháng 
Đối chiếu số liệu 
Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký sổ Cái 
49 
7.2.2.2 Hình thức Nhật ký chung 
* Đặc trưng: 
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Sau đó là số liệu trên các sổ nhật kí sẽ được ghi vào sổ cái 
* Các loại sổ kế toán sử dụng 
	S ổ Nhật kí chung 
	Sổ nhật kí chuyên dùng 
	Sổ cái TK 
	Các sổ kế toán chi tiết 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Đã ghi sổ cái 
Số hiệu tài khoản 
Số phát sinh 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
Số trang trước chuyển sang 
Cộng chuyển sang trang sau 
50 
Sổ Nhật ký chung 
Năm. 
Ngày ... tháng ... năm ... 
Người ghi sổ	 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 
51 
7.2.2.2 Hình thức Nhật ký chung 
* Trình tự ghi sổ 
	+ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ vào sổ Nhật kí chung để ghi vào các sổ cái theo các theo các tài khoản kế toán phù hợp. 
	+ Đối với các đối tượng phát sinh nhiều, căn cứ vào chứng từ, sẽ ghi vào các sổ nhật kí đặc biệt, định kì (3,5,7,10,15 ngày) hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu trên nhật kí đặc biệt để ghi vào sổ cái. 
	+ Đồng thời với việc ghi vào các sổ nhật kí, các nghiệp vụ kinh tế ghi vào các sổ chi tiết liên quan. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
52 
7.2.2.2 Hình thức Nhật ký chung 
* Trình tự ghi sổ 
	+ Cuối kì, căn cứ sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu số liệu với sổ cái, căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo tài chính 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
53 
Sổ nhật ký chuyên dùng 
Sổ nhật ký chung 
Sổ thẻ kế toán chi tiết 
Chứng từ gốc 
Sổ cái 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Báo cáo tài chính 
Bảng cân đối số phát sinh 
Sổ nhật ký chuyên dùng 
Sổ nhật ký chung 
Sổ thẻ kế toán chi tiết 
Chứng từ gốc 
Sổ cái 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Báo cáo tài chính 
Bảng cân đối số phát sinh 
Trình tự ghi sổ hình thức nhật ký chung 
54 
7.2.2.2 Hình thức Nhật ký chung 
* Ưu nhược điểm 
	 - Ưu điểm: thuận tiện đối chiếu số liệu, kiểm tra, phân công lao động; dễ áp dụng kế toán máy đối với hình thức này, được nhiều doanh nghiệp áp dụng. 
	- Nhược điểm: ghi sổ trùng lắp (NKC - sổ cái) 
	- Áp dụng: là hình thức tương đối đơn giản, thích hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp và hình thức được áp dụng phổ biến nhất hiện nay toán 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
55 
7.2.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 
* Đặc trưng 
	 Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc lập “Chứng từ ghi sổ” để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. 
	Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản. 
	 Chứng từ ghi sổ để đảm bảo tính pháp lý phải có chứng từ gốc đi kèm. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
56 
7.2.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 
* Các sổ kế toán sử dụng 	 
	- S ổ đăng kí chứng từ ghi sổ 
	- Sổ cái TK 
	- Các sổ thẻ kế toán chi tiết 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
57 
Trích yếu 
Số hiệu tài khoản 
Số tiền 
Ghi chú 
Nợ 
Có 
Người lập 
(Ký tên) 
Ngày tháng.... năm ..... 
Kế toán trưởng 
(ký tên) 
CHỨNG TỪ GHI SỔ 
Số:........ 
Ngày..... tháng.... năm .... 
 Kèm theo..... chứng từ gốc 
58 
Trình tự ghi sổ 
Chứng từ gốc 
Sổ quỹ 
Bảng tổng hợp chứng từ gốc 
Chứng từ ghi sổ 
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
Sổ cái 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Bảng cân đối SPS 
Báo cáo tài chính 
59 
7.2.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 
* Trình tự ghi sổ 
	 Căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào sổ cái. Đối với các đối tượng cần hạch toán chi tiết căn cứ chứng từ ghi sổ kèm theo chứng từ gốc, kế toán ghi vào các sổ, thẻ chi tiết. 
	Cuối tháng căn cứ các sổ, thẻ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Căn cứ sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết và lập các báo cáo kế toán. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
60 
7.2.2.3 Hình thức Chứng từ ghi sổ 
* Ưu nhược điểm 
	 - D ễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu và phân công lao động. 
	- Nhược điểm, ghi sổ bị trùng lắp (phải ghi vào CTGS theo đối ứng Nợ và Có của từng TK, và ghi vào sổ cái TK), việc đối chiếu kiểm tra thường dồn vào thời điểm cuối kỳ làm khối lượng công việc tăng . 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
61 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Đặc trưng 
	 Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra hợp lệ, hợp pháp để phân loại, tập hợp hệ thống hoá vào các sổ “Nhật kí chứng từ” mở theo bên có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ 
* Các loại sổ kế toán 
	 - Sổ nhật kí chứng từ (1-10) 
	- Bảng kê (1-11) 
	- Sổ cái tài khoản 
	- Các sổ kế toán chi tiết. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
62 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Trình tự ghi sổ 
	 - Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra kế toán ghi vào các sổ nhật kí chứng từ theo bên Có của đối ứng tài khoản. Đồng thời theo dõi chi tiết trên các bảng kê theo đối ứng Nợ tài khoản, và các sổ chi tiết có liên quan. 
	- Đối với các khoản chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh cần tính toán phân bổ, căn cứ chứng từ gốc lập các bảng phân bổ, sau đó căn cứ bảng phân bổ để ghi bảng kê, nhật kí chứng từ 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
63 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Trình tự ghi sổ 
	 Đối với các khoản CPSXKD phát sinh cần tính toán phân bổ, căn cứ chứng từ gốc lập các bảng phân bổ (Bảng phân bổ tiền lương, Bảng phân bổ công vụ dụng cụ, Bảng phân bổ khấu hao), sau đó căn cứ bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, nhật kí chứng từ có liên quan. 
	Cuối tháng đối chiếu số liệu giữa các nhật kí chứng từ với nhau, giữa nhật kí chứng từ với bảng kê, sau đó căn cứ vào nhật kí chứng từ ghi sổ cái, căn cứ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với sổ cái. Căn cứ sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê và nhật kí chứng từ lập báo cáo tài chính. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký – Chứng từ 
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ 
Bảng kê 
NKCT 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
Bảng tổng hợpchi tiết 
Sổ cái 
Báo cáo tài chính 
65 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Ưu nhược điểm 
	 Ưu điểm: tránh bị trùng lắp khi ghi sổ, giảm khối lượng ghi chép; việc đối chiếu số liệu tương đối chính xác. 
	Nhược điểm: mẫu sổ kế toán phức tạp, đòi hỏi trình độ nhân viên kế toán cao, khó áp dụng tin học vào kế toán. 
	Áp dụng: doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ, nhân viên kế toán có trình độ cao (thể hiện đầy đủ tính ưu việt của hình thức này) 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
66 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Đặc trưng 
 Công việc kế toán được thực hiện trên máy vi tính theo một chương trình phần mềm kế toán. 
 Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán trên. 
- Phần mềm kế toán phải đáp ứng tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định 
* Các sổ kế toán sử dụng 
	 Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng có thể không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
67 
Chứng từ kế toán 
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại 
Ghi chó: 
Phần mềm kế toán 
Sổ kế toán 
Sổ tổng hơp 
Sổ chi tiết 
-Báo cáo tài chính 
- Báo cáo kế t oán quản trị 
Máy vi tính 
Nhập số liệu hàng ngày 
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm 
Đối chiếu, kiểm tra 
Tr×nh tù ghi sæ 
68 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Trình tự ghi sổ 
	 + Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. 
	+ Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
69 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Trình tự ghi sổ 
	 + Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu, sau đó in sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. (nộp cho các cơ quan có liên quan) 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
70 
7.2.2.4 Hình thức Nhật ký – Chứng từ 
* Ưu nhược điểm 
	- Quá trình ghi sổ có độ chính xác cao, giảm bớt khối lượng công việc kế toán 
	- Thông tin cung cấp nhanh chóng, kịp thời 
	- Nếu có sai sót, khó phát hiện 
7.2.2 Các hình thức kế toán