Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 5+6: Quy trình kế toán. Hệ thống thông tin kế toán - Lê Thị Minh Châu

1NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN
Tp. HCM, Tháng 07 năm 2013
GV: Lê ThịMinh Châu
Quy trình kế toán –
Hệ thống thông tin kế toán
CHƯƠNG 5&6
2
Mục tiêu
• Sau khi nghiên cứu xong chương này, bạn có thể:
– Nêu các bước công việc trong một quy trình kế toán.
– Giải thích vai trò và những yêu cầu của chứng từ kế toán.
– Trình bày nội dung và kết cấu các loại sổ sách kế toán chủ 
yếu.
– Trình bày mục đích, yêu cầu và nội dung tổ chức công tác 
kế toán trong một doanh nghiệp. 
– Trình bày những vấn đề cơ bản của việc ứng dụng công 
nghệ thông tin trong công tác kế toán 
3
Nội dung
• Tổng quan về quy trình kế toán 
• Chứng từ kế toán 
• Sổ sách kế toán 
• Hệ thống thông tin kế toán 
4
Tổng quan về quy trình kế toán 
• Khái niệm 
• Các nội dung của quy trình kế toán 
• Kiểm soát nội bộ và công tác kế toán 
25
Khái niệm quy trình kế toán
• Quy trình kế toán là các bước của một 
quá trình xử lý dữ liệu để hình thành 
thông tin kế toán.
6
Các nội dung của quy trình kế toán 
• Quy trình kế toán bao gồm:
– Ghi chép ban đầu trên chứng từ kế toán 
– Xử lý trên sổ sách kế toán 
– Lập và trình bày các báo cáo kế toán
• Lồng ghép trong quy trình kế toán là 
việc kiểm soát các hoạt động
7
Quy trình kế toán
Dữ liệu 
kinh tế
Ghi chép 
ban đầu
(Chứng 
từ)
Phân loại, 
ghi chép, 
tổng hợp 
(Sổ sách)
Cung cấp 
thông tin
(Báo cáo)
Thông 
tin
8
Kiểm soát nội bộ và kế toán 
• Kiểm soát nội bộ là quá trình do người 
quản lý, hội đồng quản trị và các nhân 
viên của đơn vị chi phối, nó được thiết 
lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý 
nhằm thực hiện các mục tiêu của đơn 
vụ nói chung. 
• KSNB tăng cường độ tin cậy của báo 
cáo tài chính 
39
Các thí dụ
• Phân chia trách nhiệm giữa kế toán và 
thủ quỹ
• Phê duyệt các nghiệp vụ trước khi thực 
hiện
• Đối chiếu các số liệu định kỳ
• Kiểm toán nội bộ
10
Chứng từ kế toán 
• Chứng từ kế toán là những giấy tờ và 
vật mang tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế 
tài chính phát sinh và đã hoàn thành, 
làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 
11
Vai trò của chứng từ
• Là khâu ghi chép ban đầu có ý nghĩa quan 
trọng đối với chất lượng thông tin kế toán. 
• Là phương tiện truyền đạt thông tin phục vụ 
cho việc quản lý. 
• Là cơ sở để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp 
của nghiệp vụ kinh tế. 
• Có ý nghĩa pháp lý trong việc giải quyết các 
vụ tranh chấp, kiện tụng. 
12
Phân loại chứng từ
• Phân loại theo nội dung phản ảnh:
– Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy 
báo Nợ, Giấy báo Có...
– Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu 
xuất kho ...
– Chứng từ về lao động và tiền lương: Bảng chấm 
công, Bảng thanh toán tiền lương ...
– Chứng từ về bán hàng: Hoá đơn GTGT (hay Hoá 
đơn bán hàng) ...
– Chứng từ về TSCĐ: biên bản giao nhận TSCĐ, 
biên bản thanh lý ... 
413
Phân loại chứng từ
• Phân loại theo công dụng của chứng từ :
– Chứng từ mệnh lệnh
– Chứng từ chấp hành
– Chứng từ liên hợp
14
Phân loại chứng từ
• Phân loại theo nguồn gốc của chứng từ :
– Chứng từ bên trong
– Chứng từ bên ngoài
15
Phân loại chứng từ
• Phân loại theo tính bắt buộc :
– Chứng từ bắt buộc
– Chứng từ hướng dẫn
16
Bài tập thực hành
• Cho biết chứng từ sau đây thuộc loại 
chứng từ nào theo các cách phân loại 
đã học:
– Phiếu chi tiền mặt
– Hóa đơn bán hàng của người bán
– Đơn đặt hàng
517
Yêu cầu đối với chứng từ
• Phải bảo đảm tính trung thực, khách quan, 
tính chính xác của số liệu. 
• Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố 
theo qui định. 
• Ghi chép trên chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ, 
gạch bỏ phần còn trống. Không được tẩy 
xóa, sửa chữa trên các chứng từ. 
18
Các yếu tố của chứng từ
• Tên gọi và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên , địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá 
nhân lập chứng từ;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của đơn vị hoặc cá 
nhân nhận chứng từ;
• Nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, 
tài chính ghi bằng số; tổng số tiền ghi bằng chữ.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt chứng 
từ và những người có liên quan đến chứng từ kế 
toán.
19
Bài tập thực hành
Phân tích sự cần thiết của các nội dung trên chứng từ
20
Lưu chuyển chứng từ
• Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế
• Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận
• Kiểm tra chứng từ
• Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ kế toán 
• Lưu trữ và bảo quản chứng từ
621
Lập và phản ảnh nghiệp vụ kinh tế
• Chứng từ được lập tại bộ phận phát sinh 
nghiệp vụ
• Chứng từ được lập thành nhiều liên, trong đó 
thường có 1 liên để lưu trữ tại bộ phận lập
• Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, chứng 
từ được lập trong máy tính và in ra
22
Lưu chuyển chứng từ qua các bộ phận
• Chứng từ thường lưu chuyển qua nhiều bộ 
phận trước khi được dùng ghi sổ:
– Xét duyệt nghiệp vụ
– Thực hiện nghiệp vụ
• Để thiết kế, đánh giá quá trình lưu chuyển 
chứng từ, người ta sử dụng lưu đồ 
(flowchart)
23
Vận đơn Lập 
Hóa đơn
Hóa đơn
Ghi 
Nhật ký
Hóa đơn
Nhật ký
Sổ cái
N
N
A
Vận đơnKH
Lập hóa đơn Kế toán 
Hóa đơn
24
Kiểm tra chứng từ
• Người kế toán cần kiểm tra chứng từ trước 
khi ghi nhận:
– Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các 
chỉ tiêu phản ảnh trên chứng từ.
– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh 
tế tài chính phát sinh.
– Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên 
chứng từ.
– Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ 
của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với 
từng loại chứng từ kế toán.
725
Hoàn chỉnh chứng từ và ghi sổ
• Trước khi ghi sổ kế toán cần hoàn 
chỉnh chứng từ:
– Ghi giá vào các chứng từ cần tính giá;
– Phân loại chứng từ;
– Lập chứng từ tổng hợp hoặc lập định 
khoản kế toán trên chứng từ.
26
Lưu trữ và bảo quản
• Sau khi ghi sổ kế toán xong, chứng từ 
kế toán cần phải được sắp xếp, phân 
loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định 
của Luật kế toán.
• Khi cần thanh lý phải lập biên bản ghi 
lại những tài liệu đã được thanh lý.
•
27
Sổ sách kế toán 
• Khái niệm
• Phân loại sổ sách kế toán 
• Các hình thức tổ chức sổ sách kế toán
• Giới thiệu hình thức nhật ký chung 
28
Khái niệm
• Sổ sách kế toán là nơi ghi chép và lưu 
giữ các nghiệp vụ. 
• Sổ sách kế toán cần được ghi chép dựa 
trên chứng từ kế toán 
• Sổ sách kế toán là căn cứ để lập báo 
cáo tài chính 
829
Phân loại sổ sách kế toán 
• Phân loại theo phương pháp ghi chép vào sổ kế 
toán
– Sổ ghi theo trình tự thời gian là loại sổ ghi chép các 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, giúp cho 
việc kiểm tra, tra cứu khi cần thiết. Thí dụ: Nhật ký.
– Sổ ghi theo hệ thống là loại sổ ghi chép các nghiệp vụ kinh 
tế phát sinh phân loại theo tài khoản tổng hợp và chi tiết, 
giúp kế toán lưu trữ thông tin và phản ảnh kiểm tra từng đối 
tượng kế toán. Ví dụ: Sổ cái, Sổ chi tiết...
– Sổ liên hợp: là loại sổ kết hợp vừa ghi theo trình tự thời 
gian, vừa ghi theo hệ thống trên cùng một trang sổ. 
30
Chöùng töø
Soá Ngaøy
Dieãn giaûi
Taøi khoaûn
Nôï Coù
Soá tieàn
Nôï Coù
C1
N1
T1
2.1
2.1
3.1
Chi tieáp khaùch
Nhaäp haøng
Thu tieàn baùn haøng
642
156
111
111
331
511
2.000.000
2.000.000
15.000.000
2.000.000
2.000.000
15.000.000
Nhật ký chung (biểu mẫu rút gọn)
31
Chöùng töø
Soá Ngaøy
Dieãn giaûi
Taøi 
khoaûn 
ñoái öùng
Soá tieàn
Nôï
Soá dö 1.1.2001
Baùn thu tieàn maët
Chi tieáp khaùch
Chi mua vaät lieäu
Coäng soá phaùt sinh
Soá dö 1.2.2001
511
642
152
20.000.000
15.000.000
2.000.000
7.000.000
120.000.000 95.000.000
45.000.000
01
01
02
2.1
2.1
3.1
Sổ cái – Tài khoản Tiền mặt
32
Phân loại sổ sách kế toán
• Phân loại theo mức độ phản ảnh các đối 
tượng kế toán
– Sổ tổng hợp là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ 
kinh tế phát sinh theo tài khoản. Thí dụ: Sổ cái.
– Sổ chi tiết gồm các sổ, thẻ chi tiết được mở để 
phản ảnh một cách chi tiết hơn cho những số liệu 
đã được phản ảnh trên sổ tổng hợp. Thí dụ: Sổ 
chi tiết vật tư,...
– Sổ kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán 
chi tiết.
933
Chöùng töø
Soá Ngaøy
Dieãn giaûi Taøi khoaûn 
ñoái öùng
Soá tieàn
Nôï Coù
H1
T1
T4
2.1
2.1
5.1
Dö 1.1.01
Giao haøng
Thu tieàn H245, 1.12.00
Thu tieàn H231,5.12.00
511
111
111
3.000.000
1.000.000
2.000.000
1.000.000
Coäng thaùng 1.01
Dö 1.2.01
1.000.000
1.000.000
3.000.000
Sổ chi tiết khách hàng – CTy X
34
Phân loại sổ sách kế toán
• Phân loại theo kết cấu sổ
– Sổ đối chiếu kiểu hai bên kết cấu sổ được chia làm hai 
bên để phản ảnh hai mặt vận động đối lập của đối tượng kế 
toán. 
– Sổ kiểu một bên các cột số liệu phản ảnh các đối tượng kế 
toán được bố trí ở cùng một bên của trang sổ.
– Sổ kiểu nhiều cột sổ có kết cấu nhiều cột để phản ảnh cho 
từng tài khoản hoặc phản ảnh chi tiết cho một tài khoản nào 
đó theo từng nội dung kinh tế. 
– Sổ kiểu bàn cờ phản ảnh quan hệ đối ứng giữa các tài 
khoản liên quan hoặc mối quan hệ qua lại giữa hai cách 
phân loại khác nhau của cùng một đối tượng. 
35
Phân loại sổ sách kế toán
• Phân loại theo cách tổ chức sổ
– Sổ đóng thành quyển: Sổ cái, Nhật ký – Sổ cái 
...
– Sổ tờ rời: thẻ kho, thẻ TSCĐ, sổ chi tiết vật tư, 
sản phẩm, hàng hoá 
– Sổ điện tử trong hệ thống kế toán xử lý bằng máy 
vi tính, các sổ kế toán được thiết kế dưới dạng 
các tập tin lưu trữ trong các đĩa từ, kế toán ghi sổ 
bằng cách nhập dữ liệu. 
36
Các hình thức tổ chức sổ sách
• Hình thức kế toán là việc tổ chức hệ thống sổ sách 
kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu sổ và mối 
quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng 
hợp các số liệu từ chứng từ gốc để cung cấp các chỉ 
tiêu lập báo cáo kế toán:
– Hình thức kế toán Nhật ký chung;
– Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;
– Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
– Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ;
– Hình thức kế toán trên máy vi tính. 
10
37
Hình thức Nhật ký chung
Bảng cân đối tài 
khoản
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc 
biệt
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán 
chi tiết
Sổ Cái
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp 
chi tiết
38
Chöùng töø
Soá Ngaøy
Dieãn giaûi
C1
C2
C3
C4
2/1
3/1
3/1
5/1
Chi tieáp khaùch
Mua vaät lieäu
Noäp ngaân haøng
Traû tieàn ñieän thoaïi
---
Ghi Coù TK 111, Ghi Nôï TK
112 152 642 Coäng
2.000.000
1.800.000
---
2.000.000
7.000.000
---
7.000.000
15.000.000
---
15.000.000
---
Coäng 65.000.000 25.000.000 5.000.000 95.000.000
Nhật ký chi quỹ tiền mặt
39
Bài tập thực hành
• Cho biết những thông tin sau có thể tìm 
thấy trong sổ sách kế toán nào?
– Nghiệp vụ mua hàng theo hóa đơn số xxx 
ngày yyy của công ty ABC.
– Nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền theo 
hóa đơn số nn ngày dd. 
– Nghiệp vụ khấu hao TSCĐ trong kỳ của tài 
sản M.
– Nghiệp vụ kết chuyển giá vốn hàng bán 
trong kỳ.
40
Hệ thống thông tin kế toán 
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong kế 
toán 
• Giới thiệu Hệ thống thông tin kế toán 
11
41
Ứng dụng CNTT trong kế toán 
• Các mức độ ứng dụng CNTT trong kế 
toán:
– Hệ thống xử lý bán thủ công với sự trợ 
giúp của các bảng tính Excel
– Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều 
khiển bằng trình đơn (Menu – Driven-
Systems)
– Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn 
doanh nghiệp (Enterprise Resource 
Planning – ERP)
42
43 44
Hệ thống thông tin kế toán 
• Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các 
phân hệ cơ bản: 
– Phân hệ mua hàng
– Phân hệ bán hàng
– Phân hệ nhân sự 
– Phân hệ sổ cái
• Trong doanh nghiệp sản xuất, còn có 
thêm phân hệ sản xuất
12
45
Hệ thống thông tin kế toán
46
Thí dụ - Phân hệ bán hàng
Phân 
hệ
Chức năng Các bộ phận 
liên quan
Các dữ liệu 
liên quan
Bán 
hàng
Xử lý đơn đặt 
hàng khách 
hàng, chứng 
từ giao hàng 
và hóa đơn 
của đơn vị, 
theo dõi thu 
tiền và cập 
nhật kho.
- Bộ phận 
bán hàng
- Bộ phận 
giao hàng
- Bộ phận 
kế toán 
- Bộ phận 
kho
- Dữ liệu 
khách hàng
- Dữ liệu bán 
hàng
- Dữ liệu kho 
hàng
- Dữ liệu sổ 
cái
47
Vai trò của cơ sở dữ liệu
48
Vận hành hệ thống thông tin kế toán 
• Khai báo hệ thống
• Quy trình vận hành
– Nhập dữ liệu
– Xử lý dữ liệu
– Kết xuất báo cáo