Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 2: Chứng từ kế toán và kiểm kê - Đường Thị Quỳnh Liên

2/8/2013
1
CHƯƠNG 2
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ 
KIỂM KÊ
MỤC TIÊU
• Nắm được khái niệm, ý nghĩa và cách phân loại của
chứng từ kế toán;
• Biết được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng
các biểu mẫu chứng từ
• Hiểu về nguyên tắc và trình tự luân chuyển, bảo quản,
lưu trữ của các loại chứng từ kế toán
• Nắm và hiểu được khái niệm, mục đích và các phương
pháp kiểm kê trong doanh nghiệp; vai trò của kế toán
trong kiểm kê
I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1.1. Khái niệm
Theo Khoản 7, Điều 4, Luật kế toán
03/2003/QH11: “Chứng từ kế toán là những giấy
tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn
cứ ghi sổ kế toán.”
2/8/2013
2
Phương pháp chứng từ kế toán
là phương pháp kế toán sử dụng để phản
ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đó phát
sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian
cũng như địa điểm phát sinh của nghiệp vụ
đó vào các bản chứng từ kế toán để làm
căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
1.1.2. Ý nghĩa 
1.1.3. Các yếu tố của chứng từ kế toán
2/8/2013
3
1.2. Phân loại chứng từ kế toán
1.2.1.Phân loại theo hình thức biểu hiện
Chứng từ bằng
giấy Chứng từ điện tử
1.2.2. Phân loại theo nội dung kinh tế
• Chứng từ về lao động tiền lương
• Chứng từ về hàng tồn kho
• Chứng từ về bán hàng
• Chứng từ về tiền tệ
• Chứng từ về tài sản cố định
1.2.3. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
Chứng từ đến từ 
bên ngoài doanh
nghiệp
Chứng từ do chính
doanh nghiệp lập, 
gửi đối tác
Chứng từ do doanh
nghiệp lập nhằm sử
dụng trong nội bộ
doanh nghiệp
2/8/2013
4
1.2.4. Phân loại theo tính chất bắt buộc
Chứng từ bắt buộc Chứng từ hướng dẫn
1.2.5. Phân loại theo mức độ khái quát thông tin
Chứng từ gốc
Chứng từ
mệnh lệnh
Chứng từ chấp
hành
Chứng từ ghi sổ
Ví dụ: Chứng từ ghi sổ
2/8/2013
5
• DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính)
1.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
1.3.1. Khái niệm 
Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên
tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai
đoạn khác nhằm hoàn thiện chứng từ và
thực hiện chức năng thông tin kinh tế, 
chức năng ghi sổ của kế toán.
Trình tự luân chuyển 
Lập
chứng
từ hay
tiếp
nhận
chứng
từ
Kiểm
tra
chứng
từ
Hoàn
chỉnh
chứng
từ
Tổ
chức
luân
chuyển
chứng
từ
Lưu
trữ, 
bảo
quản
và tiêu
hủy
chứng
từ
2/8/2013
6
1.3.2. Nội dung trình tự luân chuyển chứng từ
a. Lập chứng từ:
• Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp 
nhận chứng từ từ bên ngoài)
• Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng 
chứng từ thích hợp
• Căn cứ vào yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng 
từ có thể được lập thành một hoặc nhiều bản (liên) khác 
nhau.
• Chứng từ phải được lập hợp lệ, hợp pháp.
b. Kiểm tra chứng từ:
Kiểm tra về:
• Các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh 
tế ghi trong chứng từ kế toán
• Tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các yếu tố của 
chứng từ kế toán
• Việc chấp hành các quy định trong việc lập, kiểm tra, xét 
duyệt đối với mỗi loại chứng từ kế toán.
c. Hoàn chỉnh chứng từ:
• Hoàn chỉnh chứng từ là việc tập hợp, phân loại chứng từ 
phục vụ ghi sổ kế toán. 
• Kế toán cần tính toán chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ 
các đơn vị đo lường cần thiết
• Phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế 
toán (nếu có) phục vụ việc ghi sổ kế toán
2/8/2013
7
d. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
• Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh 
cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, 
cá nhân có liên quan, phục vụ việc ghi sổ kế toán và 
thông tin kinh tế
• Việc tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ 
những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời 
gian. 
e. Lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán
• Mục đích: tránh hư hỏng, mất mát
chứng từ kế toán, phục vụ công tác
kiểm tra và thanh tra kinh tếtránh hư
hỏng, mất mát chứng từ kế toán, phục
vụ công tác kiểm tra và thanh tra kinh
tế
Thời hạn lưu trữ theo quy đinh của Nhà nước
• Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, 
điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán 
không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo 
cáo tài chính;
• Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực 
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế 
toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật 
có quy định khác;
• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, 
có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
2/8/2013
8
II. KIỂM KÊ
2.1. Khái niệm
Theo điều 39, Luật kế toán 03/2003/QH11:
“Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số
lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị
của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm
kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên
sổ kế toán; từ đó, phát hiện ra sự chênh lệch
giữa chúng và có biện pháp giải quyết phù
hợp, đảm bảo số liệu trên sổ kế toán và thực tế
cuối kỳ phải phản ánh chính xác.”
Trường hợp cần kiểm kê tài sản
2.2. Phân loại kiểm kê
2.2.1. Phân loại theo phạm vi kiểm kê
Kiểm kê
từng phần
Kiểm kê
toàn phần
2/8/2013
9
2.2.2. Phân loại theo thời gian kiểm kê
Kiểm kê định kỳ Kiểm kê bất thường
2.3. Một số phương pháp kiểm kê
2.3.1. Phương pháp kiểm kê các tài sản thuộc vốn 
bằng tiền
Dùng phương pháp kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê bất
thường:
• Đếm trực tiếp từng loại tiền đối với tiền mặt, vàng, bạc,
kim khí quý và lập Biên bản kiểm kê theo quy định.
• So sánh kết quả kiểm kê với Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế
toán chi tiết tiền mặt các loại, điều tra nguyên nhân của
các sai lệch.
2.3.2. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
• Kiểm tra hướng dẫn về hàng tồn kho.
• Thực hiện kiểm kê toàn bộ hoặc chọn mẫu hàng tồn
kho.
• Xác định hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời.
• So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra
nguyên nhân của các sai sót, chênh lệch.
• Xem xét chất lượng hàng tồn kho.
• Xét xét hàng mới nhập, hay nhập đã lâu.
• Xem xét các loại hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm
về tuổi thọ, về các đặc điểm lý, hóa, dễ hư hỏng của
từng chủng loại.
• Xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại
kho xem có đảm bảo, hay có phù hợp với các tiêu chuẩn
kỹ thuật hay không?
2/8/2013
10
2.3.3. Phương pháp kiểm kê tài sản cố định
• Thực hiện kiểm kê toàn bộ TSCĐ hiện có của doanh 
nghiệp.
• Dán nhãn TSCĐ khi kiểm kê.
• Đối chiếu giữa số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê xem
có bị mất mát, thiếu hụt tài sản hay không?
• Điều tra nguyên nhân của sai lệch.
• Lập báo cáo để lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết
định xử lý những tài sản thừa hoặc thiếu nếu có.
2.3.4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê
Trước khi tiến
hành kiểm kê
Trong khi kiểm
kê
Sau khi kiểm
kê hoàn thành
KẾT THÚC CHƯƠNG 2