Bài giảng môn Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán và các hình thức kế toán

CHƯƠNG 7
SỔ KẾ TOÁN & 
CÁC HÌNH THỨC 
KẾ TOÁN
MỤC TIÊU HỌC TẬP
www.themegallery.com
Sau khi nghiên cứu, người học có thể nắm được:
1. Khái niệm và các yêu cầu của sổ kế toán;
2. Các loại sổ kế toán;
3. Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán;
4. Các hình thức kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp.
- Nhật ký-Sổ cái
- Nhật ký chung
- Chứng từ ghi sổ
- Nhật ký chứng từ
NỘI DUNG
www.themegallery.com
7.1 SỔ KẾ TOÁN
7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN
Tài liệu tham khảo:
- TS. Lê Thị Thanh Hà, TS. Trần Thị Kỳ, Giáo trình
Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Ngân hàng
Tp.HCM, nhà xuất bản Thống kê, năm 2011
- PGS,TS. Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán –
Trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM, nhà xuất bản Đại học
Kinh Tế Tp.HCM, năm 2013
- Bộ Tài chính, Thông tư 200/2014, Chế độ kế toán
doanh nghiệp
- Chính phủ, Luật Kế toán, năm 2003
- Chính phủ, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày
31/5/2004 của Chính phủ, năm 2004
- Website của Bộ Tài chính : www.mof.gov.vn
57. 1 SỔ KẾ TOÁN
67.1.1.1 Khái niệm
Sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây
dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng
để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ
sở số liệu của chứng từ kế toán
Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của
phương pháp tài khoản
Ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý
của phương pháp ghi sổ kép
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán
77.1.1.1 Khái niệm
Lưu ý: Trường hợp Sổ kế toán lập trên máy vi tính 
cũng phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho 
từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau 
khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại 
sổ, đơn vị phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, 
sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký 
tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ 
lập bằng tay.
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán
87.1.1.2. Yêu cầu đối với sổ kế toán
 Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi
chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn
cứ vào hệ thống sổ kế toán của BTC
Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật
Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu như ngày
tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn
cứ ghi sổ, số tiền và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số
dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán
97.1.2. Các loại sổ kế toán
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán
cho một kỳ kế toán năm
 Sổ kế toán có nhiều loại. Có thể phân loại sổ kế
toán theo các tiêu thức sau:
- Theo phương pháp ghi chép
- Theo nội dung ghi chép
- Theo kết cấu (cấu trúc) sổ
- Theo hình thức tổ chức sổ
www.themegallery.com
PP ghi 
chép 
ND ghi 
chép
Cấu 
trúc sổ
Hình 
thức sổ
• Sổ ghi theo 
trình tự thời 
gian
• Sổ ghi theo 
hệ thống
• Sổ liên hợp
• Sổ tờ rời 
• Sổ đóng 
thành 
quyển 
• Sổ kế 
toán tổng 
hợp
• Sổ kế 
toán chi 
tiết
• Sổ theo kiểu
một bên
• Sổ theo kiểu
hai bên
• Sổ theo loại
bàn cờ
7.1.2. Các loại sổ kế toán
11
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 
sửa sổ kế toán
7.1.3.1. Mở sổ
7.1.3.2. Ghi sổ
7.1.3.3. Khóa sổ kế toán
7.1.3.4. Sửa sổ kế toán
12
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 
sửa sổ kế toán
7.1.3.1. Mở sổ
 Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.
Đối với những đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế
toán phải mở kể từ ngày thành lập.
Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước
và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán
trong kỳ, để xây dựng mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào
sổ, có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời. 
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải
có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng
13
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 
sửa sổ kế toán
7.1.3.2. Ghi sổ
 Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp
pháp, hợp lệ chứng minh.
 Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung 
của sổ. Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác, 
trung thực, đúng với sổ kế toán.
 Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi
trên sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục
từ khi mở sổ đến khi khoá sổ
 Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía
trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách
dòng
 Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây
dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp.
14
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 
sửa sổ kế toán
7.1.3.3. Khóa sổ kế toán
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo 
cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác 
theo quy định của pháp luật ( Kiểm kê đột xuất, sát nhập 
chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, 
giải thể DN . . .)
Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang 
phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ 
trên sổ.
Công việc thực hiện bao gồm: Cộng phát sinh, tính số 
dư cuối kỳ, chuyển cột để cân đối, kiểm tra
15
7.1.3.4. Sửa sổ kế toán
“ Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì
không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu
ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương
pháp sau”:
- Phương pháp cải chính
- Phương pháp ghi bổ sung
- Phương pháp ghi số âm
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và 
sửa sổ kế toán
16
www.themegallery.com
7.1.3.4 SỬA SỔ KẾ TOÁN
1
PP cải chính
Gạch 1 đường thẳng 
xóa bỏ chỗ ghi sai 
Ghi số (chữ) đúng 
bằng mực thường, 
phía trên 
Có chữ ký của KTT 
(phụ trách kế toán) 
bên cạnh chỗ sửa 
2
PP ghi số âm
• Ghi lại bằng mực 
đỏ (trong ngoặc 
đơn) bút toán đã 
ghi sai để hủy 
• Ghi lại bút toán 
đúng bằng mực 
thường. 
3
PP ghi bổ sung
Lập “chứng từ ghi 
sổ” và ghi thêm số 
chênh lệch thiếu 
cho đủ
17
7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN
18
7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán
 Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ
chức sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ
thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó
có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và
phương pháp nhất định.
19
Các nội dung cơ bản của hình thức kế toán:
Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại sổ;
Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ;
Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá
trình xử lý thông tin.
7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán
20
7.2.2 Các hình thức kế toán
Các hình thức kế toán
đang được áp dụng tại Việt Nam
Nhật ký 
sổ cái
Nhật ký 
chung
Kế toán
trên
máy VT
Nhật ký
chứng từ
Chứng
từ
Ghi sổ
21
Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng phải
căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp; trình độ nhân viên kế toán; 
điều kiện và phương tiện tính toán.
7.2.2 Các hình thức kế toán
www.themegallery.com
Đặc 
trưng
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh 
được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và 
theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế 
toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. 
Các loại 
sổ KT
• Nhật ký - Sổ cái
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết. 
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
www.themegallery.com
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Tháng  năm
Đơn vị tính: đồng
Bộ:..
Đơn vị: .
NHẬT KÝ SỔ CÁI
TT Ngày 
ghi sổ
Chứng từ Diễn 
giải
Tài khoản Số 
tiề
n
TK 111 TK 112
Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Nợ Có
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
www.themegallery.com
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán ch
i tiết
NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Sổ quỹ
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp CT
G
Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chi 
tiết
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
www.themegallery.com
Ưu điểm
Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
Nhược điểm
• Khó phân công công việc
• Chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô họat động
nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI
www.themegallery.com
Đặc 
trưng
Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi 
vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian 
phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy 
số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái 
theo từng nghiệp vụ phát sinh. 
Các loại 
sổ KT
• Sổ nhật ký chung
• Sổ nhật ký đặc biệt
• Sổ cái
• Sổ và thẻ kế toán chi tiết. 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
www.themegallery.com
NHẬT KÝ CHUNG
Tháng  năm
Đơn vị tính: đồng
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Đã ghi 
sổ cái
Số hiệu 
TK
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
Cộng chuyển trang sau
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
www.themegallery.com
NHẬT KÝ THU TIỀN
Tháng  năm
Đơn vị tính: đồng
Ngày 
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ 
TK 111
Ghi có các TK
Số Ngày 131 511 512 515 TK khác
Số 
hiệu
Số tiền
Cộng trang 1
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
www.themegallery.com
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Tiền mặt - Số hiệu: 111
Tháng  năm
Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Trang 
nhật 
ký
TK 
đối ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Số dư đầu kỳ
Cộng số phát sinh
Số dư cuối kỳ
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
www.themegallery.com
Chứng từ gốc
Sổ cái
Sổ, thẻ kế 
toán chi tiếtNHẬT KÝ CHUNG
Nhật ký 
chuyên dùng
Bảng tổng 
hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối số 
phát sinh
Ghi hằng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
www.themegallery.com
Ưu điểm
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công
công việc
Nhược điểm
• Khối lượng công việc tăng do ghi chép trùng
lắp nhiều
• Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy
mô lớn
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
www.themegallery.com
Đặc 
trưng
“Chứng từ ghi sổ” là căn cứ Trực tiếp
để ghi sổ kế toán tổng hợp. 
Các loại 
sổ KT
- Sổ Cái
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Người ghi sổ Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Nội dung Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Cộng
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Mẫu chứng từ ghi sổ
34
Chứng từ gốc...
CT - GS
Sổ cái
Sổ kế toán chi tiết
Bảng đối chiếu SPS Bảng chi tiết SPS
Báo cáo Tài chính và các báo cáo kế toán khác
Sổ quỹ...
Sổ đăng ký CT-GS
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
www.themegallery.com
Ưu điểm
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm
tra, thuận tiện cho phân công công việc kế
toán.
Nhược điểm
Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc
nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng.
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
www.themegallery.com
Đặc 
trưng
- Tập hợp các NVKT PS theo bên có của các TK kết 
hợp với phân tích các NVKT theo các TK đối ứng nợ
- Kết hợp việc ghi chép các NVKT PS theo trình tự thời 
gian với việc hệ thống các NV theo ND KT (theo TK).
- Kết hợp việc HT tổng hợp với HT chi tiết trên cùng 
một sổ KT và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài 
khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo 
cáo tài chính.
Các 
loại 
sổ 
KT
- Nhật ký chứng từ (10 nhật ký);
- Bảng kê (10 Bảng kê);
- Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); 
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
37
Mẫu Nhật ký - Chứng từ 
Nhật ký chứng từ Số 2 - Ghi Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng
Tháng năm
Số
TT
CT Nội
dung
Ghi có TK 112 – TGNH
Ghi nợ các TK 
Cộng 
Có TK
112
S N
111 133 151 152 153 156 211 311 ...
Đã ghi sổ Cái ngày....tháng....năm
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
38
Chứng từ gốc 
Sổ kế toán ct
Bảng PBBảng kê
Nhật ký CT
Bảng chi tiết SPS
Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác
Sổ quỹ...
Sổ cái 
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
www.themegallery.com
Ưu điểm
Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT 
công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời
Nhược điểm
Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải
có trình độ chuyên môn cao.
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ
40
Đặc trưng:
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình 
phần mềm kế toán trên máy vi tính
Sổ kế toán:
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán 
nào thì sử dụng sổ của hình thức đó
7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
41
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
cùng loại
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
Chứng từ kế toán
-Báo cáo TC
-Báo cáo QT
Sổ kế toán
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
42
Ngày 05/09/N, kế toán vật tư phát hiện số tiền
trên phiếu xuất kho số 105 ngày 03/09/N, số tiền
17.200.000đ đã được ghi sổ cái TK 152 như sau:
Sổ cái TK 152
Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số
tiền ghi sai trên sổ kế toán 152
Ví dụ chương 7
Chứng từ Diễn giải TK đối 
ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
43
Ngày 30/9/N, kế toán phát hiện số tiền của phiếu chi 10 
ngày 8/9/N có nội dung “ Chi hoa hồng bán hàng”, số tiền 
16.500.000đ đã được ghi sổ cái TK 111 như sau:
 Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số
tiền ghi sai trên sổ kế toán 111
Ví dụ 2:
Chứng từ Diễn giải TK 
đối 
ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
Sổ cái TK 111