Bài giảng môn Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kiểm kê

LOGO
CHƯƠNG 4: 
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
VÀ KIỂM KÊ
2Chương 4 “Chứng từ kế toán - Kiểm kê kế
toán” sẽ giúp cho sinh viên:
 Hiểu về phương pháp Chứng từ Kế toán.
 Hiểu về phương pháp Kiểm kê Kế toán.
 Thực hành lập chứng từ kế toán (Tiếp cận
tình huống thực tế).
 Tiến hành kiểm kê kế toán (Tiếp cận tình
huống thực tế).
MỤC TIÊU
3 Luật Kế toán.
 Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam.
 Thông tư 200/2014/TT/BTC
 Giáo trình:
1/ Lê Thị Thanh Hà và Trần Thị Kỳ (Đồng chủ biên,
2014), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản
Tài chính.
2/ Võ Văn Nhị (Chủ biên, 2012), Giáo trình Nguyên 
lý kế toán, Nhà xuất bản Phương Đông.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
4 Các Website:
- Website của Bộ tài chính : www.mof.gov.vn
- Website của Tổng cục thuế : www.gdt.gov.vn
- Website của Hội tư vấn thuế: www.vtca.vn
- Website kế toán: www.webketoan.vn
TÀI LIỆU THAM KHẢO
NỘI DUNG
1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
1.1 Khái niệm chứng từ
1.2 Ý nghĩa của chứng từ
1.3 Phân loại chứng từ
1.4 Nội dung của chứng từ
1.5 Nguyên tắc lập chứng từ
1.6 Trình tự xử lý và luân
chuyển chứng từ
CHỨNG TỪ 
VÀ KIỂM KÊ
2. KIỂM KÊ TÀI SẢN
2.1 Khái niệm kiểm kê
2.2 Tác dụng của kiểm kê
2.3 Phân loại kiểm kê
2.4 Tổ chức công tác kiểm 
kê
1. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Ví dụ: Khi bán hàng Hóa đơn bán hàng
Khi thu tiền Phiếu thu
Khi xuất kho NVL Phiếu xuất kho
 Chứng từ phải chính xác, đầy đủ, kịp thời và hợp pháp, hợp lệ
 Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn
cứ ghi sổ.
(Theo Điều 3, Luật Kế Toán, 2015)
 Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thành vào giấy tờ
và vật mang tin theo quy định, theo thời gian và địa điểm phát
sinh nghiệp vụ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán.
1.1 Khái niệm
1.2 Ý nghĩa của chứng từ kế toán
 Lập chứng từ là nội dung đầu tiên trong tổ chức công tác kế
toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị
 Chứng từ là cơ sở để ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh đảm
bảo tính pháp lý cho số liệu kế toán.
 Chứng từ là căn cứ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
 Chứng từ là phương tiện thông tin để cấp trên truyền đạt
mệnh lệnh và kiểm tra việc thực hiện.
 Cơ sở để xác định cá nhân và bộ phận chịu trách nhiệm vật
chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ.
 Chứng từ để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài
chính.
www.thmemgallery.com
1.3 Phân loại chứng từ kế toán
Theo trình tự lập chứng từ
 Chứng từ ban đầu (Chứng từ gốc) lập trực
tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh
hay hoàn thành
 Phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán
 Gồm những chứng từ gốc
Ví dụ: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền 
mặt
 Có giá trị pháp lý quan trọng nhất
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ kế toán
 Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ) 
Dùng để tổng hợp số liệu các chứng từ gốc cùng
loại, cùng nghiệp vụ nhằm giảm bớt khối lượng ghi
chép trên kế toán.
Ví dụ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê nộp
séc.
 Chỉ có giá trị pháp lý khi đính kèm chứng từ gốc
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ kế toán
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02
Ngày 28 tháng 2 năm 20xx
Số lượng chứng từ gốc đính kèm: 3
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
www.thmemgallery.com
Company Logo
Trích yếu
Tài khoản
Số tiền
Nợ Có
Rút tiền gửi NH 111 112 30.000.000
Khách hàng B trả tiền 111 131 50.000.000
Thu hồi tạm ứng 111 141 5.000.000
Cộng 85.000.000
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ kế toán
Phân loại chứng từ
Theo nội dung 
phản ánh
Theo công dụng 
chứng từ
Theo địa điểm 
lập chứng tư
Theo hình thức
chứng từ
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào công dụng chứng từ
o Chứng từ mệnh lệnh
Dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới.
Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư, quyết định thanh lý TSCĐ,
đơn xin tạm ứng
 Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh
tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào
sổ kế toán.
o Chứng từ chấp hành
Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn
thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất vật tư
 Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng
làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Ví dụ: Bảng thanh toán lương cho công nhân phải đi kèm với phiếu
chi ( nếu chi bằng tiền mặt) hay sao kê ngân hàng (chuyển khoản)
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ
o Chứng từ thủ tục kế toán:
Chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh
tế có liên quan theo từng đối tượng cụ thể tạo thuận tiện
cho việc ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên
phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp
lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ.
Ví dụ: Bảng kê nộp séc, chứng từ ghi sổ
o Chứng từ liên hợp
Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại
chứng từ trên như: hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu
xuất vật tư theo hạn mức, biên bảng kiểm nghiệm kiêm
phiếu nhập kho 
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào nội dung kinh tế
Chứng từ kế toán được ban hành theo 5 chỉ tiêu
 Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng
thanh toán tiền lương, Bảo hiểm y tế, xã hội, Bảng thanh
toán tiền thưởng vượt năng xuất 
 Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,
Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ 
 Chứng từ bán hàng:hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng
thông thường, bảng thanh toán hàng gửi bán đại lý ...
 Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi,
giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ,
giấy báo có 
 Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, Biên
bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao sữa chữa lớn TSCĐ
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ
Căn cứ hình thức chứng từ
o Chứng từ giấy
Phản ánh nội dung kinh tế phát sinh và đã hoàn
thành bằng giấy tờ.
o Chứng từ điện tử
Chứng từ có các nội được thể hiện dưới dạng dữ
liệu điện tử đã được mã hóa mà không bị thay đổi
nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua
mạng, máy tính hoặc trên vật mang tin như băng,
đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ
o Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ do đơn vị lập. 
Bao gồm
 Liên quan đến nội bộ của đơn vị như bảng thanh toán 
lương, phiếu xuất kho NVL dùng cho phân xưởng sản xuất, 
giấy đề nghị/ thanh toán tạm ứng.
 Liên quan đến các mối quan hệ kinh tế bên ngoài như hóa 
đơn giá trị gia tăng, Giấy bào Nợ/ Có của Ngân hàng, Biên 
bảng thanh toán nợ.
o Chứng từ bên ngoài
Chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh luên quan đến 
đơn vị nhưng được lập từ đơn vị khác như hóa đơn bán hàng, 
hóa đơn GTGT ( liên 2)...
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ
Ngoài ra, còn có các kiểu phân loại sau:
 Căn cứ vào quy định Nhà nước
 Căn cứ số lần ghi một loại nghiệp vụ kinh tế trên 
chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.3 Nội dung chứng từ
 Nội dung chủ yếu
Là những yếu tố bắt buộc, sự vắng mặt của những
yếu tố cơ bản này sẽ làm cho chứng từ trở nên
không đầy đủ và không đáng tin cậy
 Nội dung bổ sung
Là những yếu tố không bắt buộc có vai trò thông
tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm riêng biệt với
từng loại NVKT phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý
và ghi sổ kế toán
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.4 Nội dung bắt buộc
www.thmemgallery.com
Company Logo
Thời điểm phát sinh nghiệp vụ
Nơi phát hành chứng từ
Yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp 
vụ và của chứng từ
Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động 
kinh tế
Phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân 
đảm bảo tính pháp lý của chứng từ
Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ 
phản ánh
Nơi nhận chứng từ
1.4 Nội dung bổ sung
Định khoản
Hình thức thanh toán
Thời gian bảo hành
Thời hạn thanh toán
Hạn mức công nợ
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Đơn vị:................... Mẫu số 01 - VT 
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC 
 Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) 
 PHIẾU NHẬP KHO 
 Ngày....tháng....năm ....... Nợ ......................... 
 Số: ................................. Có ......................... 
- Họ và tên người giao: ....................................................................................... 
- Theo .................. số ........... ngày ..... tháng ..... năm ..... của ........................... 
Nhập tại kho: ...........................................địa điểm............................................. 
S Tên, nhãn hiệu, quy 
cách, 
 Đơ
n 
Số lượng 
T phẩm chất vật tư, dụng 
cụ 
Mã vị Theo Thực Đơn Thành 
T sản phẩm, hàng hoá số tính chứng từ nhập giá tiền 
A B C D 1 2 3 4 
 Cộng x x x x x 
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):....................................................................................... 
- Số chứng từ gốc kèm theo:.......................................................................................... 
 Ngày ... tháng... năm... 
 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng 
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận 
 có nhu cầu nhập) 
 (Ký, họ tên) 
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Đơn vị:................... 
Mẫu số 02 - VT 
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC 
 Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) 
 PHIẾU XUẤT KHO 
 Ngày.....tháng.....năm ...... Nợ ......................... 
 Số: ................................... Có ......................... 
- Họ và tên người nhận hàng: ........................... Địa chỉ (bộ phận)............................... 
- Lý do xuất kho: .......................................................................................................... 
- Xuất tại kho (ngăn lô): ................................Địa điểm ............................................... 
S Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Số lượng 
T phẩm chất vật tư, dụng cụ, Mã vị Yêu Thực Đơn Thành 
T sản phẩm, hàng hoá số tính cầu xuất giá tiền 
A B C D 1 2 3 4 
 Cộng x x x x x 
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):..................................................................................... 
- Số chứng từ gốc kèm theo:........................................................................................ 
 Ngày .... tháng ....năm... 
Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc 
phiếu 
(Ký, họ 
tên) 
hàng 
(Ký, họ tên) 
(Ký, họ 
tên) 
(Hoặc bộ phận 
có nhu cầu 
nhập) 
(Ký, họ tên) 
(Ký, họ tên) 
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Đơn vị:................... Mẫu số 01 - TT 
Địa chỉ:.. (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC 
 Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) 
 PHIẾU THU Quyển số:............ 
 Ngày .......tháng .......năm ....... Số:................ 
 Nợ:............... 
 Có:................ 
Họ và tên người nộp tiền:.................................................................................................. 
Địa chỉ:.............................................................................................................................. 
Lý do nộp:.......................................................................................................................... 
Số tiền:.....................................(Viết bằng chữ):............................................................... 
........................................................................................................................................... 
Kèm theo:.....................................................................Chứng từ gốc: 
 Ngày .....tháng .....năm ...... 
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp 
tiền 
Người lập 
phiếu 
Thủ quỹ 
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):........................................................................................ 
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):..................................................................................... 
+ Số tiền quy đổi:................................................................................................................... 
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Đơn vị:................... Mẫu số 02 - TT 
Địa chỉ:.................. (Ban hành theo Thông tư số: .../2014/TT-BTC 
 ngày .../.../2014 của BTC) 
PHIẾU CHI Quyển số:.......... 
 Ngày .....tháng .....năm ....... Số :..................... 
 Nợ :.................... 
 Có :..................... 
Họ và tên người nhận tiền:.................................................................................. 
Địa chỉ:................................................................................................................ 
Lý do chi:............................................................................................................ 
Số tiền:........................................(Viết bằng chữ):.............................................. 
............................................................................................................................. 
Kèm theo .............................................................. Chứng từ gốc: 
 Ngày ......tháng ......năm ..... 
Giám đốc Kế toán 
trưởng 
Thủ quỹ Người lập 
phiếu 
Người nhận 
tiền 
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :................................................................................. 
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):............................................................................... 
+ Số tiền quy đổi:.............................................................................................................. 
(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com
Company Logo
(In tại Công ty ........., Mã số thuế ........) 
Ghi chú: 
- Liên 1: (Màu tím) Lưu 
- Liên 2: (Màu đỏ) Giao người mua 
- Liên 3: ( Màu xanh) Lưu hành nội bộ 
 Mẫu số: 01GTKT3/001 
 HÓA ĐƠN 
 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/11P 
 Liên 1: Lưu Số: 0000001 
 Ngày........tháng.......năm 20.... 
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH A 
Mã số thuế: 010023400 
Địa chỉ: 45 phố X, quận Y, thành phố Hà Nội 
Số tài khoản............................................................................................................................................................. 
Điện thoại:............................................................................................................................................................... 
Họ tên người mua hàng................................................................ ...... ....... ........................................................... 
Tên đơn vị............................................................................................................................................................... 
Địa chỉ...................................... ... .................................................................................................................................................... 
Điện thoại:............................................................................................................................................................... 
Họ tên người mua hàng........................................................................................................................................ 
Tên đơn vị............................................................................................................................................................... 
Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản........................................................................... 
Hình thức thanh toán:.................... 
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 
1 2 3 4 5 6=4x5 
 1 
 Cộng tiền hàng:  
Thuế suất GTGT: ....10 % , Tiền thuế GTGT: 
 Tổng cộng tiền thanh toán 
Số tiền viết bằng chữ:.................................................................................................................................................. 
Người mua hàng 
(Ký, ghi rõ họ, tên) 
Người bán hàng 
(Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) 
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) 
Mua 100 kg NVL A nhập kho
Giá mua chưa thuế: 80.000đ/kg
Thuế suất thuế GTGT = 10%
Đã thanh toán bằng tiền mặt
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
 Mẫu số: 01GTKT3/001 
HÓA ĐƠN 
GIÁ TRỊ GIA TĂNGKý hiệu: AA/11P 
 Liên 1: LưuSố: 0000001 
 Ngày........tháng.......năm .... 
Đơn vị bán hàng:  
Mã số thuế: . 
Địa chỉ: . 
Số tài khoản............................................................................................................................................................. 
Điện thoại:............................................................................................................................................................... 
Họ tên người mua hàng........................................................................................................................................ 
Tên đơn vị............................................................................................................................................................... 
Địa chỉ................................................................. ... Số tài khoản........................................................................... 
Hình thức thanh toán:.................... 
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 
1 2 3 4 5 6=4x5 
1 
 Cộng tiền hàng: 
Thuế suất GTGT: ....10 % , Tiền thuế GTGT: 
 Tổng cộng tiền thanh toán 
Số tiền viết bằng chữ:.................................................................................................................................................. 
Người mua hàng 
(Ký, ghi rõ họ, tên) 
Người bán hàng 
(Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên) 
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) 
Xuất bán 100 gấu bông
Giá bán chưa thuế là 100.000đ/ con
Thuế suất thuế GTGT là 10%
Khách hàng thanh toán sau 3 tháng
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
 Mẫu số: 02GTTT3/001 
 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG 
 Ký hiệu: AB/12P 
 Liên 1: Lưu Số: 0000001 
 Ngày........tháng.......năm ....... 
Đơn vị bán hàng: .. 
Mã số thuế: ... 
Địa chỉ: . 
Số tài khoản........................................................................................................................................................ 
Điện thoại:.......................................................................................................................................................... 
Họ tên người mua hàng................................................................ ...... ....... ....................................................... 
Tên đơn vị........................................................................................................................................................... 
Địa chỉ................................................................ Số tài khoản............................................................................ 
Hình thức thanh toán:.................... MST:........................................................................................................... 
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 
1 2 3 4 5 6=4x5 
Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: .................................. 
Số tiền viết bằng chữ:.............................................................................................................................................. 
Người mua hàng 
(Ký, ghi rõ họ, tên) 
Người bán hàng 
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) 
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) 
1.4 Nội dung chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Đơn vị:................... Mẫu số 03 - TT 
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC 
 Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) 
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG 
Ngày ..... tháng ..... năm ...... 
 Số : ..................... 
 Kính gửi:......................................................................................................................................... 
 Tên tôi là:......................................................................................................................................... 
 Địa chỉ:............................................................................................................................................. 
 Đề nghị cho tạm ứng số tiền:..................................(Viết bằng chữ)................................................ 
 .......................................................................................................................................................... 
 Lý do tạm ứng:................................................................................................................................. 
 Thời hạn thanh toán:........................................................................................................................ 
Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị tạm ứng 
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 
1.5 Nguyên tắc lập chứng từ
o Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan
đến đơn vị đều phải lập chứng từ. Chỉ lập 1 lần cho mỗi
nghiệp vụ kinh tế
o Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ. Kịp thời, chính xác cho nội
dung quy định theo mẫu
o Không được viết tắc, tẩy xóa, sữa chữa, chỗ trống phải
gạch chéo. Khi viết sai chứng từ phải hủy bỏ
o Chứng từ phải lập đủ số liên quy định
o Chứng từ lập để giao dịch bên ngoài cần có dấu của đơn vị
kế toán
o Người lập, người ký duyệt và những người liên quan phải
trực tiếp ký tên (bằng bút mực không bằng bút đỏ, bút chì)
và chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ
o Chứng từ được lập dưới dạng điện tử phải được in ra giấy
và lưu trữ theo quy định
www.thmemgallery.com
Company Logo
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ
Lập/ thu nhận chứng từ
- Lập theo mẫu, ghi nội dung KT phát sinh
- Đầy đủ chữ ký
Kiểm tra & hoàn chỉnh chứng từ
- Tính rõ ràng, trung thực của các khoản mục
- Tính hợp pháp, hợp lệ của NVKT
- Tính chính xác của số liệu, thông tin
Luân chuyển& ghi sổ
- Phân loại chứng từ
- Luân chuyển đến các bộ phận liên quan
- Vào sổ kế toán
Bảo quản – Lưu trữ - Hủy
- Phân loại theo NDKT, sắp xếp theo thứ tự thời gian
- Chứng từ không Sử Dụng Trực Tiếp để ghi sổ: 5 năm
- Chứng từ SDTT để ghi sổ: 10 năm
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ
Giấy đề nghị tạm ứng
www.thmemgallery.com
Company Logo
Người nhận
tạm ứng
Giám đốc/ 
Phó giám đốc
Kế toán Thủ quỹ
Lưu trữ
Phiếu nhập kho
www.thmemgallery.com
Company Logo
Phòng
cung ứng
Thủ kho
Kế toán
vật liệu
Lập
chứng từ
Nhập kho
Ghi vào thẻ kho
Ghi sổ
Nhập NVL
Lưu trữ
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ
 KIỂM TRA CHỨNG TỪ
 Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ
tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
 Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng
từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan
 Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên
chứng từ kế toán
 Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ
HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ
 Ghi giá trên chứng từ ( đối với loại chứng từ có yêu cầu
này)
Ví dụ: Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho
chuyển đến sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền, sau đó
phiếu xuất kho dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán
 Phân loại và tổng hợp chứng từ
 Lập định khoản kế toán
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ
 TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
 Là việc xác định và luân chuyển chứng từ đến
người nhận, bảo quản chứng từ sau khi đã ghi sổ
kế toán
 Kế toán trưởng của đơn vị chịu trách nhiệm quy
trình luân chuyển chứng từ, thông thường được
thể hiện dưới dạng lưu đố chứng từ
www.thmemgallery.com
Company Logo
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ
 BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
 Chứng từ kế toán phải được lưu trữ bản chính theo
thời hạn quy định
 Chỉ có cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới được
tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán
 Đối với chứng từ điện tử phải được lưu trữ ở dạng
nguyên bản và phải có phương tiện truy cập khi cần
thiết
www.thmemgallery.com
Company Logo
2. KIỂM KÊ TÀI SẢN
Sự cần thiết của kiểm kê
Giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế có thể chênh lệch
do những nguyên nhân sau:
 Do nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác về mặt số
lượng khi nhập, xuất, thu, chi.
 Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản
 Lập chứng từ, ghi sổ kế toán có sai sót
 Tình trạng tham ô, gian lận, mất mát tài sản
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.1 KHÁI NIỆM
Kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có
nhằm xác định số thực có của tài sản trên thực tế,
phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và
số liệu ghi trên sổ sách kế toán.
Kiểm kê là phương pháp kế toán thực hiện việc cân,
đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất
lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời
điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ
kế toán.
Điều 39, Luật kế toán 2003
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ
Các trường hợp phải tiến hành kiểm kê:
 Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính
 Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, bán, cho
thuê doanh nghiệp
 Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp
 Đánh giá lại tài sản do các sự kiện: hỏa hoạn, lũ
lụt
 Các trường hợp khác theo yêu cầu của nhà nước
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ
o Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản của đơn vị
 Ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí và hiện tượng vi phạm
kỷ luật tài chính làm thất thoát tài sản
 Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản
o Giúp cập nhật số liệu trên sổ sách theo đúng số liệu thực tế
nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, đầy
đủ, trung thực.
o Giúp người quản lý nắm chính xác số lượng và chất lượng
tài sản hiện có đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp
nhằm nâng cáo hiệu quả hoạt động (TS ứ đọng, chất lượng
TS, cách thức bảo quản TS)
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Căn cứ vào phạm vi kiểm kê
Kiểm kê toàn diện
 Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của đơn
vị như TSCĐ, NVL, CCDC, Tiền mặt, Tiền gửi
Ngân hàng, Khoản phải thu
 Tiến hành ít nhất một lần vào cuối kỳ kế toán, 
trước khi lập báo cáo tài chính
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ
Kiểm kê từng phần
 Kiểm kê một hoặc một vài loại tài sản hiện có của 
đơn vị như kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm kê 
hàng tồn kho 
 Phục vụ yêu cầu quản lý hay khi có nghiệp vụ 
bàn giao tài sản
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ
Căn cứ theo thời hạn kiểm kê
Kiểm kê định kỳ
 Kiểm kê theo thời hạn quy định trước như kiểm
kê cuối mỗi tháng đối với hàng hóa, cuối năm với
toàn bộ TS của đơn vị
 Kỳ hạn kiểm kê định kỳ được Nhà nước quy định
hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ
Kiểm kê bất thường
 Kiểm kê đột xuất, ngoài thời hạn quy định
 Kiểm kê bất thường tiến hành khi có sự
thay đổi người quản, khi đơn vị gặp sự cố
như cháy nổ, hỏa hoạn, khi cơ quan thanh
tra tiến hành đột xuất, theo yêu cầu của
kiểm toán
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Trước khi kiểm kê
Kế toán viên
 Khóa sổ kế toán
 Xác định giá trị TS trên sổ sách
Nhân viên quản lý TS sắp xếp và phân loại TS
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ
Thực hiện kiểm kê
 Thực hiện kiểm kê theo trình tự
 Thu thập, tổng hợp số liệu kiểm kê và đối
chiếu với sổ sách kế toán
Có hai phương pháp kiểm kê
Kiểm kê hiện vật
Kiểm kê đối chiếu
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ
Phương thức tiến hành kiểm kê
Kiểm kê hiện vật Kiểm kê đối chiếu
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ
www.thmemgallery.com
Company Logo
Đơn vị:................... Mẫu số 05 - VT 
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC 
 Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) 
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ 
 - Thời điểm kiểm kê .....giờ ...ngày ...tháng ...năm...... 
 - Ban kiểm kê gồm : 
 Ông/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:.....................................Trưởng ban 
 Ông/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viên 
 Ông/ Bà: ..............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viên 
 - Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: 
S Tên, nhãn hiệu, Đơn Theo 
sổ kế toán 
Theo 
kiểm kê 
Chênh lệch Phẩm chất 
T quy cách vật tư, Mã vị Đơn Thừa Thiếu Còn Kém Mất 
T dụng cụ, ... số tính giá Số Thành Số Thành Số Thành Số Thành tốt phẩm phẩm 
 lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền 100% chất chất 
A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 
 Cộng x x x x x x x x x x 
 Ngày ... tháng ... năm ... 
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê 
(Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 
(Ký, họ tên) 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ
Xử lý kết quả kiểm kê
 Điều chỉnh số liệu khi có phát sinh chênh 
lệch
 Đề ra giải pháp xử lý thích hợp khi TS bị 
thiếu
www.thmemgallery.com
Company Logo
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ
BÀI TẬP
www.thmemgallery.com
Company Logo
Câu hỏi và bài tập trong Giáo trình Nguyên lý kế toán (Lý
thuyết, bài tập và bài giải), TS. Lê Thị Thanh Hà và TS. Trần
Thị Kỳ, Nhà xuất bản Thống kê, 2014.