Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán

Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
1
1
Chương 3
Tổ chức dữ liệu trong hệ thống
thông tin kế toán
2
Mục tiêu

 Xác định nội dung dữ liệu cần thu thập

 Tổ chức thu thập dữ liệu (chứng từ, tài khoản, đối tượng)

 So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa
AIS thủ công và AIS máy tính

 Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và
máy tính

 Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính

 Vai trò của các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ

 Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu
3
Quá
trình
SXKD
Dữ liệu
đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra
Kiểm soát - phản hồi
Lưu trữ
•Xác đnh d liu cn thu thp
•T chc thu thp d liu
•T chc lưu tr d liu
4
Nội dung dữ liệu thu thập
Hoạt
động gì?
(Event)
Nguồn lực
nào?
(Resources)
Đối tượng
liên quan? 
(Agent)
Nội dung của 1 
hoạt động
Dữ liệu thu thập
Theo 
các chu
trình
Mô hình
REA
Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
2
5
Nội dung dữ liệu thu thập

 Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá
trình trao đổi nguồn lực của quá trình SXKD
– Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi
được thực hiện
– Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực
– Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung 
trao đổi nguồn lực

 Nguồn lực: Các nguồn lực kinh tế liên quan đến quá
trình trao đổi

 Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi
cho quá trình trao đổi
6
Thành phần thu thập dữ liệu

 Chứng từ: Thu thập các nội dung (dữ liệu) của các hoạt
động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực

 Tài khoản: Thu thập các nội dung của các nguồn lực
phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo
yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin 
quản lý

 Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các
nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao
đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý
7
Tổ chức thu thập dữ liệu theo tiếp cận REA
Các chu trình kinh doanh
Mô hình REA từng chu trình
Xác định các loại Hđộng, Đtượng, 
Nlực cần thu thập dữ liệu
Dữ liệu cần thu thập cho
từng đối tượng, nguồn lực
Yêu cầu
thông tin, 
yêu cầu quản
lý, đặc điểm
kinh doanh
Dữ liệu cần thu thập cho
từng hoạt động Chứng từ
Tài khoản
và Các
đối tượng
chi tiết
8
Đặt hàng
Xuất kho
Giao Hàng
Bán hàng
Thu tiền
KH
Hàng hóa
Nviên
Tkhoản
1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu
Resource Event Agent
Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
3
9
Tổ chức đối tượng chi tiết

 Đối tượng chi tiết tổ chức thu thập các nội dung cần
quản lý chi tiết

 Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động
và các nguồn lực cần quản lý chi tiết (có theo dõi SL)

 Mỗi đối tượng chi tiết cần xác định nội dung mô tả và
nội dung quản lý

 Các nội dung quản lý của từng đối tượng chi tiết là cơ
sở để mã hoá cho đối tượng

 Nội dung tổ chức đối tượng chi tiết (xem bảng)
KH-A-001Theo khu vựcTên, địa chỉ..Khách hàng
Mã hóaND quản lýND mô tảĐối tượng
Bảng tổ chức đối tượng chi tiết
10
Tổ chức tài khoản

 Tài khoản là phương pháp mà kế toán sử dụng để theo dõi, phản ảnh cho các nguồn
lực liên quan đến các hoạt động

 Mỗi 1 loại tài khoản là 1 đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại nguồn lực về giá trị

 Quy trình tổ chức tài khoản
– Xác định loại TK trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng
– Xác định các nội dung quản lý của TK 
– Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
– Các nội dung quản lý (còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khoản
– Mỗi nội dung quản lý trên tài khoản là 1 cấp tài khoản của loại tài khoản
đó  xác định kết cấu tài khoản
A, B, C, D
Nội dung quản lý
của TK
Cấp 1: 511
Cấp 2:
5111-> C 
CA, B, DDoanh thu
Kết cấu TKNội dung theo
dõi trên TK
Nội dung theo
dõi theo ĐTCT
Tài khoản
Bảng tổ chức tài khoản
11
Tổ chức chứng từ

 Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động

 Quy trình tổ chức
– Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động
– Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối tượng, nguồn
lực liên quan)
– Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng ctừ (dự kiến)
– Mã hoá các chứng từ (ký hiệu)
KH, Thủ
quỹ
BP sử dụng
Phiếu thu
Tên ctừ
Ngày, số ctừ, 
số tiền..
Nội dung ctừ
PT-0001Kế toán
tiền
Thu tiền
Kí hiệuBP lậpHoạt động
Bảng tổ chức chứng từ
12
Mã hóa các thực thể mang dữ liệu

Ý nghĩa
– Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối
tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính
duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau
– Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế
sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất
thông tin liên quan đến các thực thể
– Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lực
để đáp ứng các yêu cầu quản lý, yêu cầu
thông tin
Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
4
13
Các phương pháp mã hóa

 Mã trình tự/mã liên tiếp:
– Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên

 Mã khối/nhóm:
– Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: ví dụ mã
UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm. 

 Mã phân cấp:
– Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp, nhóm
đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó

 Mã gợi nhớ:
– Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định
14
Tính chất của bộ mã

Tính duy nhất

Tính đại diện

Tính ổn định, tương lai của bộ mã

Tính phổ biến
15
Các bước mã hóa

 Xác định các thực thể cần mã hóa

 Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu
cầu quản lý liên quan đến thực thể

 Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã hóa
phù hợp với tính chất của bộ mã

 Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích
hợp cho từng nội dung cần mã hóa
16

 AIS thủ công  theo 4 hình thức ghi sổ thủ công
Chứng từ
Sự kiện ảnh
hưởng đến
báo cáo tài
chính
Ghi sổ
nhật
ký
Sổ nhật
ký
Chuyển
sổ
Sổ cái, 
sổ chi 
tiết
Lập
báo
cáo
Báo
cáo tài
chính
Quá
trình
SXKD
Tổ chức hoạt động ghi nhận dữ liệu
Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
5
17

 AIS trên nền máy tính
Chứng từ
Sự kiện của
quá trình
SXKD
Nhập liệu
Nhập liệu các
hoạt động liên
quan
Các tập tin lưu
trữ dữ liệu
Thông tin 
theo yêu
cầu
Cập nhật, truy
xuất thông tin 
theo yêu cầu
Các đối
tượng, nguồn
lực sử dụng
Khai báo
Tổ chức hoạt động ghi nhận dữ liệu
18
Các hoạt động ghi nhận dữ liệu

Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các
sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống

Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, 
thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư
chi tiết KH) sau khi sự kiện xảy ra

Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì
các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng
(Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân
viên)
19
Lưu trữ dữ liệu

 AIS thủ công
Hoạt động Lưu trữ
Ghi nhật ký  Sổ nhật
ký
Chuyển sổ  Sổ cái, sổ
chi tiết

 AIS trên nền máy tính
Hoạt động Lưu trữ
Nhập liệu  Tập tin
nghiệp vụ
Khai báo  Tập tin chính
Cập nhật  Tập tin chính
20100,000,0000302657481258 Lê Lợi, Q.01
Công Ty 
Thành CôngKHTN-05
0030298452758 Nguyễn Du, Q.01
Công Ty 
Quang MinhKHTN-04
(234,000,000)437821270-001142 Điện BiênPhủ, Q.03Anh TuấnKHTN-03
150,000,000430011144-00117 Lê Duẩn, Quận 01
UOB Viet 
NamKHTN-02
300,090,000430421210-001115 Nguyễn Huệ
KPMG Việt 
NamKHTN-01
574,565,000430121280-00129 Lê Duẩn, Q.01
Chase 
MahattanKHNN-01
Số dưMã số thuếĐịa chỉTên khách hàngMã KH
Dữ liệu tổng hợpDữ liệu tham chiếuThực thểkhách hàng
Mẫu tin
Lưu trữ dữ liệu trên tập tin
Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
6
21

 Tập tin chính (Master File) 
– Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong, 
và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa
– Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh
– Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu
hay dữ liệu tổng hợp
1501561BộPC-001TOSHIBA DESKPRO
201561CáiPR-002HP LASER
1001561CáiPR-001XEROX
SL tồnTài khoảnÐVTMã hàngTên hàng hóa
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
22
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt)

 Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) 
– Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng, 
thu tiền
– Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ
– Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan
đến sự kiện
56725.000.0003PR-002KHNN-0115/4/047870
KHTN-01
KHTN-01
Mã KH
20.000.000
10.000.000
Giá
3452PC-00213/4/047869
3451PC-00113/4/047869
ĐĐHSLMã hàng
Ngày
hđơn
Số
hđơn
23
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ

 Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập
mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của
KH khi nhập hóa đơn bán hàng

 Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ
liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất

 Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu.
VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong
tập tin chính

 Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ
liệu: Thay đổi, thêm, xóa 24
Mối liên kết giữa các tập tin 
430421210-001115 Nguyễn HuệKHTN-01KPMG Việt Nam
430121280-00129 Lê Duẩn, Q.01KHNN-01Chase Mahattan
Mã số thuếĐịa chỉMã KHTên khách hàng
56725.000.0003PR-002KHNN-01154/047870
KHTN-01
KHTN-01
Mã KH
20.000.000
10.000.000
Giá
3452PC-00213/4/047869
3451PC-00113/4/047869
ĐĐHSL
Mã
hàng
Ngày
hđơn
Số
hđơn
Khóa chính
Khóa ngoại
Mối liên kết thể hiện số
lượng mẫu tin của 1 tập tin 
này liên kết với 1 mẫu tin của
1 tập tin khác
Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh 
Chương 3: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT
7
25
Cơ sở dữ liệu

 Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được
lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn
đồng thời nhiều người sử dụng
A, B, C
B, C, D, 
E
Chương
trình 1
Chương
trình 2
A, B, C, 
D, E
Hệ quản trị
CSDL
Chương
trình 1
Chương
trình 2
Cơ sở dữ
liệu
26
Phương thức nhập dữ liệu

 Theo thời gian thực (Real-Time)
– Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào
tập tin nghiệp vụ)
– Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu
trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng
TKho)
– Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay
– Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện
(bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo
tổng hợp) ngay sau được nhập vào. 
27
Phương thức nhập dữ liệu (tt)

 Theo lô (Batch)
– Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được
nhập vào máy)
– Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát)
– Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy
– Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số
kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin 
trên báo cáo kiểm soát lô
– Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan
– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được
khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô
28
Phương thức nhập dữ liệu (tt)

 Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô
– Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ
không tính toán số kiểm soát lô
– Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà
không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan
– Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ”
trước khi cập nhập
– Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các
tập tin chính liên quan
– Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được
khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập