Bài giảng môn Hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
1Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
1
Chương 1
Tổng quan
về hệ thống thông tin kế toán
2
Mục tiêu
Chương này sẽ cung cấp các kiến thức về:

 Khái niệm về hệ thống thông tin 

 Các thành phần của một HTTT

 Tổng quan về các chu trình kinh doanh và nhu cầu
thông tin

 Vai trò, chức năng của một HTTTKT

 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

 Các công cụ mô tả hệ thống
3
Phần 1: Tổng quan về hệ thống thông
tin kế toán
4
Hệ thống

 Khái niệm
– Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành
phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện
những mục tiêu chung nhất định
B
A
C
D
Mục tiêu
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
2Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
5
Hệ thống con

 Một hệ thống sẽ có nhiều hệ thống con tương ứng
với các mục tiêu bộ phận
A1
A2
A
B
D
C
A
Mục tiêu
6
Hệ thống thông tin

 Là hệ thống thu nhận các dữ liệu đầu vào, xử lý các
dữ liệu và cung cấp thông tin cho người sử dụng

 Thông thường, khái niệm HTTT gắn liền với môi
trường xử lý hỗ trợ bởi CNTT
Thu thập
dữ liệu Xử lý Cung cấpthông tin 
Kiểm soát - phản hồi
Lưu trữ
7
Hệ thống thông tin quản lý

 Là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của
các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông
tin hữu ích cho các nhà quản trị DN
Quá
trình
SXKD
Thu thập
dữ liệu
Xử lý Cung cấp
thông tin
Kiểm soát - phản hồi
Lưu trữ
8
DỮ LIỆU thu thập phát sinh gắn liền với nội
dung của từng hoạt động thực hiện trong quá
trình SXKD
Hoạt
động
(Event)
Nguồn lực
(Resources)
Đối tượng
(Agent)
-Nguồn lực sử dụng
-Nguồn lực tạo ra
-Đối tượng thực hiện
-Đối tượng liên quan
Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ liên quan đến các
đối tượng và nguồn lực
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
3Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
9
Quá trình SXKD, hoạt động và chu trình kinh
doanh
Quá trình
Sản xuất
kinh doanh
Hoạt động A
Hoạt động 
Hoạt động B
Hoạt động C
Chu trình DT
Chu trình CP
Chu trình SX
Chu trình TC
Chu trình NsựHoạt động 
Hoạt động 
10
Chu trình kinh doanh

 Một chuỗi các hoạt động được thực hiện liên quan đến 1 
quá trình vận động, trao đổi nguồn lực của quá trình SXKD 
Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu trình kế toán
Bao gồm:
 Chu trình doanh thu
 Chu trình chi phí
 Chu trình sản xuất
 Chu trình nhân sự
 Chu trình tài chính
11
Chu trình kinh doanh

 Chu trình doanh thu: Tập hợp các hoạt động liên quan đến
quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ và thu tiền.

 Chu trình chi phí: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá
trình mua hàng hóa/dịch vụ và thanh toán.

 Chu trình sản xuất: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá
trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành sản phẩm hoàn thành. 

 Chu trình nhân sự: Tập hợp các hoạt động liên quan đến quá
trình tuyển dụng và trả lương

 Chu trình tài chính: Tập hợp các hoạt động liên quan đến
quá trình huy động, sử dụng vốn và phân phối kết quả sử dụng
vốn
12
Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán
Hệ thống lập báo cáo, 
cung cấp thông tin
Chu trình doanh thu
Bán hàng –> Thu tiền
Chu trình chi phí
Mua hàng – trả tiền
Chu trình sản xuất
NVL, NC -> SP hoàn thành
Chu trình tài chính
Nhận tiền – Chi tiền
Chu trình nhân sự
Tuyển dụng – Trả lương
Sản phẩm
Tiền
Tiền
Tiền
Nhân công
NVL
Dữ liệuDữ liệu
Dữ liệu
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
4Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
13
Phân loại và xác định thông tin

 Phân loại theo đối tượng sử dụng
– Đối tượng bên ngoài: Thông tin theo yêu cầu, quy định
– Bên trong DN: Thông tin cho hoạt động quản trị DN

 Phân loại theo tính chất thông tin
– Thông tin dự báo, chiến lược
– Thông tin tổng hợp, phân tích định kì
– Thông tin thường xuyên để xét duyệt, thực hiện các hoạt
động

  Phân loại và xác định thông tin cung cấp là cơ sở của việc
thiết lập 1 hệ thống thông tin
14
Thông tin và nhà quản trị

 Nhà quản trị ở các cấp khác nhau thì tính chất của
thông tin yêu cầu khác nhau
Người thực
hiện
Nhà quản lý
bậc trung
Nhà quản
lý cấp cao Dự báo/
chiến lược
Tổng hợp/
phân tích
Tác nghiệp, 
thực hiện
Tính chất của thông tin
15
Nhận dạng yêu cầu thông tin
Chu trình kinh doanh
Các hoạt động
Quá trình kinh doanh
Thông tin tác
nghiệp/thực hiện
Thông tin tổng
hợp/phân tích
Thông tin liên quan đến
các đối tượng, nguồn lực
để xét duyệt, thực hiện
hoạt động
Thông tin tổng hợp hoạt động
và phân tích hoạt động theo các
đối tượng, nguồn lực liên quan
16
Hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu
DN
Thực hiện các
hoạt động cung
cấp hàng hóa
dịch vụ có giá
trị cho khách
hàng
Chức năng
Kế toán
Cung cấp các
thông tin hỗ trợ
hoạch định, thực
hiện, kiểm soát, 
đánh giá các
hoạt động của
DN
AIS
Là 1 hệ thống
được thiết lập
nhằm thu thập, 
lưu trữ và cung
cấp thông tin kế
toán cho người
sử dụng
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
5Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
17
Các thành phần của HTTT kế toán
Thu thập
dữ liệu
Xử lý
Thông tin
Th
ủ
tụ
c
kiể
m
soát
Lưu trữ
Chứng từ
Tài khoản
Đối tượng quản lý
Quy trình xử lý
Bộ máy xử lý
Phương thức xử lý
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
Báo cáo quản trị
18
Chức năng của HTTT kế toán

 Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động
hàng ngày của doanh nghiệp

 Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên
ngoài

 Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp

 Hoạch định và kiểm soát

 Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
19
Phân loại HTTT kế toán

 Phân loại theo tính chất thông tin cung cấp
– HTTT Kế Toán tài chính
– HTTT Kế toán quản trị

 Phân loại theo phương thức xử lý
– HTTT kế toán xử lý thủ công
– HTTT kế toán xử lý trong môi trường máy tính
20
Vì sao phải tổ chức HTTTKT ?
AIS
Nhu cầu thông tin
Sự phát triển
CNTT
Các yêu cầu về
quản lý, kiểm
soát
Sự phát triển
DN
Yêu cầu luật pháp

 Giải quyết các vấn đề tồn tại của hệ thống hiện
hành (sai sót, nhiều rủi ro, ko hiệu quả)

 Đáp ứng các yêu cầu mới

 Sự thay đổi, ứng dụng CNTT
Lý do phát
triển AIS
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
6Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
21
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

 Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 
hệ thống thông tin kế toán

 Việc tổ chức HTTT kế toán phải được thực hiện
trên cơ sở các mục tiêu đề ra

 Việc tổ chức 1 hệ thống thông tin kế toán không
phải là công việc nội bộ của bộ phận kế toán 
liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh
nghiệp

 Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thực
hiện theo 1 trình tự.
22
Quá trình tổ chức HTTT kế toán
Nhu cầu thay
đổi AIS
Phân tích hệ
thống
Thiết kế hệ
thống
Thực hiện hệ
thống
Vận hành hệ
thống
-> Chu kì phát triển của HTTT kế toán
23
Quá trình tổ chức HTTT kế toán

 Phân tích hệ thống: Xem xét, đánh giá hệ thống hiện
hành và đưa ra các yêu cầu, giải pháp phát triển

 Thiết kế hệ thống: Phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn
bản các thành phần của hệ thống thông tin kế toán theo yêu
cầu của giai đoạn phân tích.

 Thực hiện hệ thống: Triển khai thực hiện kết quả của quá
trình thiết kế hệ thống vào trong doanh nghiệp và chuyển
đổi sang hệ thống mới

 Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức
độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới
24
Các đối tượng liên quan đến HTTT kế toán

Người sử dụng trực tiếp

Nhà quản lý

Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán

Kiểm toán viên

Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế
(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology in the 
Accounting Curriculum, 1995)
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
7Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
25
Phần 2: Các công cụ mô tả hệ
thống thông tin kế toán
26
Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu

 KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận tiền, lập
phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền
kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả
tiền cho kế toán Pthu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và
đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại
dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự

 Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ
khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với
giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm
kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho
phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo
từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển
cho kế toán tổng hợp. 

 Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân
hàng.
27
Vấn đề đặt ra

 Những ai tham gia vào quá trình trên

 Các chứng từ luân chuyển như thế nào

 Phần mềm xử lý ra sao

 Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên

 .
28
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU 
(Data Flow Diagram - DFD) 

 DFD mô tả bằng hình ảnh dòng lưu chuyển dữ liệu
trong hệ thống. Bao gồm điểm khởi đầu, điểm đến
và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin

 DFD có nhiều cấp
DFD khái quát (cấp 0)
DFD cấp 1
DFD cấp 2
.
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
8Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
29
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Các kí hiệu: 
– Có 4 kí hiệu biễu diễn
Hoạt động xử
lý
Dòng dữ
liệu
Đối tượng
bên ngoài hệ
thống (điểm
đầu, kết
thúc)
Lưu trữ dữ
liệu
30
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Phân cấp DFD
– Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ
được chi tiết hóa thành nhiều cấp
– Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo
cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 )
– Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng
hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn
– Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý
chi tiết bên trong của hệ thống
31
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Phân cấp DFD
Điểm đầu
Hệ thống
Điểm cuối
A
B
Điểm đầu
1.0
2.0
3.0
Điểm cuối
A C
D
Lưu trữ
B
Cấp 0
Cấp 1
32
SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU

 Phân cấp DFD
1.1
1.2
1.4
A E
F
1.3
G
C
D
3.1
3.2
H I
B
D
Lưu trữ
3.1.1
3.1.2
I
J
H
D
Cấp 2 Cấp 3
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
9Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
33
DFD cấp 0 (khái quát)

 Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội
dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng
dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống
và các đối tượng bên ngoài hệ thống.

 Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc
điều khiển các hoạt động

 Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận
dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò là
các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống
34
DFD cấp 0 (khái quát)

 DFD khái quát cho biết
– Hệ thống này là gì
– Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu
Khách hàng
Ngân
hàng
Hệ thống
thu tiền
bán chịu
Thanh toán Nộp tiền NH
Kế toán tổng
hợp
Tổng hợp thanh
toán
35
DFD cấp 1

 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử
lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý
đó.

 Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá
trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai
làm, dưới hình thức gì và ở đâu

 Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực
hiện
36
DFD cấp 1
Nhận
thanh
toán
1.0
Khách
hàng
Đối chiếu
với tiền
thực nhận
2.0
Ghi nhận
thanh toán
4.0
Ngân hàng
Lập giấy
chuyển
ngân hàng
3.0Giấy đòi nợ đã
xác nhận
Chuyển tiền
và Phiếu thu
Chuyển tiền
Chuyển phiếu
thu đã xác
nhận
Phiếu thu đã
xác nhận
Sổ quỹ
Tiền, 
giấy đòi nợ
Kế toán tổng
hợp
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
10Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
37
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0

 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn
văn mô tả

 Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên
quan đến các đối tượng đó
Mang tiền nộp ngân hàngThủ quỹ
..
Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu
thu vào giấy đòi tiền
Nhân viên BH
Lập phiếu thuNhân viên BH
Trả tiền và giấy đòi tiềnKhách hàng
Hoạt độngĐối tượng
38
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0

 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2

 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển
hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, 
xác nhận, tính toán, tổng hợp

 Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối
tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu

 Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua
hàng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
39
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0

 Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống
– Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào
trong hệ thống

 Bước 5:
– Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài
– Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý
của hệ thống hiện hành. 
– Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ
thống
– Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động
nhận và gửi dữ liệu
40
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1

 Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra
các hoạt động đó.

 Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách
sau:
– Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm
– Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi
xảy ra

 Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong
mỗi sơ đồ, mỗi cấp

 Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động
theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong
nhóm
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
11Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
41
VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1

 Bước 9:.Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với
nhau theo mối liên hệ hợp lý

 Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý
Phân cấp DFD

 Bước 11:
Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi
nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con 
cho hình tròn lớn. 
Thực hiện các bước 8,9,10
42
LƯU ĐỒ (Flowchart)

 Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ quá trình vận
hành của hệ thống: 
– Các hoạt động, nội dung thực hiện
– Các đối tượng, bộ phận liên quan
– Phương thức xử lý dữ liệu
– Phương chuyển, lưu trữ dữ liệu

 Lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý và luận
lý của hệ thống. 
43
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG

 Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của
chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, 
nơi lưu trữ, tính chất lưu trữtrong các hoạt động
kinh doanh (bán, mua, nhập xuất)

 Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách
thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử
lý của máy tính

 Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong
mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu
hình và vô hình trong hệ thống.
44
LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart)
KH
Lập
phiếu
thu
Phiếu
thu
Xác nhận
ghi sổ
Phiếu thu
Phiếu
thu
A
A
Sổ
quỹ
Phiếu
thu
N
Kế toán
công nợ
Kế toán tiền
Ghi nhật
kí
NK
Thu tiền
Phiếu
thu
KH
Thủ quỹ
Quá trình thu tiền
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
12Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
45
LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart)
Đơn đặt
hàng
Nhập
vào PM Hiện thị
khi nhập
Cập nhật
đơn hàng
Tập tin 
KH
Tập tin 
HTKho
Tập tin 
đơn hàng
Đơn đặt hàng
đã xử lý N
Nhập đơn đặt hàng
của khách hàng
46
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ

 Kí hiệu đầu vào
Phiếu thu Hóa đơn BH
Chứng từ đầu vào
(hoặc chứng từ, báo
cáo đầu ra) bằng giấy
Nhập liệu
Nhập chứng từ vào
máy tính (nhập bằng
tay)
Thẻ lưu trữ
Đưa dữ liệu vào hệ
thống bằng thẻ lưu trữ
47
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ

 Kí hiệu xử lý

 Kí hiệu đầu ra
Xử lý bằng máy tính
Xử lý thủ công
Tính giá HTK
Lập phiếu
thu
Hiển thị trên màn hình
Sổ, báo
cáo
Dữ liệu đầu vào/ra
48
KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ

 Kí hiệu lưu trữ

 Kí hiệu kết nối
Lưu trữ trong máy tính
Lưu trữ thủ công
N: Lưu trữ theo số thứ tự
A: Lưu trữ theo Alphabet
D: Lưu trữ theo ngày
Tập tin hàng
tồn kho
N
Bắt đầu
Bắt đầu/kết thúc
A
Điểm nối trong cùng 1 
trang (A, B, C)
2
Điểm nối sang trang sau
(Số trang: 1,2,3)
Ths. Bùi Quang Hùng - ĐH Kinh Tế TP.HCM
13Chương 1 – Hệ thống thông tin kế toán
49
VẼ LƯU ĐỒ

 Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài
của hệ thống (xem lại phần DFD)

 Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột
– Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ
– Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các
hoạt động từ trái sang phải

 Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột
– Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
– Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di
chuyển thông tin từ trên xuống dưới

 Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp
giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra.
50
VẼ LƯU ĐỒ

 Bước 4: Hoàn thành lưu đồ:
– Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
– Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác
để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
– Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 
hoạt động xử lý (nếu cần)
– Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc
– Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong
thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ
nhật)
51
Ý NGHĨA

 Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp:
– Xác định nội dung, chức năng, trình tự của các hoạt động
xử lý trong hệ thống
– Nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu cần thiết cho
các hoạt động xử lý

 Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
– Nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lý theo các
đối tượng, bộ phận liên quan
– Phương thức thực hiện các hoạt động xử lý
– Phương thức chuyển dữ liệu
52
Vận dụng sơ đồ và lưu đồ

 Đánh giá hoạt động của hệ thống hiện hành
– Đánh giá dòng dữ liệu đi vào các hoạt động -> Đánh giá
cơ sở thực hiện các hoạt động
– Đánh giá dòng dữ liệu đi ra -> Đánh giá việc thực hiện
chức năng của hoạt động

 Tổ chức thực hiện các hoạt động cho hệ thống mới
– Phác thảo quy trình xử lý các hoạt động cấp chi tiết nhất
bằng sơ đồ
– Xác định các bộ phận và phương thức xử lý
– Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới