Bài giảng Kiểm soát nội bộ - Chương 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ - Vũ Hữu Đức

28/10/2011
1
Hệ thống
Kiểm soát nội bộ
Vũ Hữu Đức
LOGO
2Vũ Hữu Đức
Mục tiêu

 Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội 
bộ trong một tổ chức

 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 
phục vụ cho việc kiểm toán
LOGO
3Vũ Hữu Đức
Nội dung
°Khái niệm
°Cơ cấu hệ thống 
KSNB
°Tìm hiểu và đánh 
giá KSNB
LOGO
4Vũ Hữu Đức
Kiểm soát nội bộ là gì?
Làm ăn thua lỗ
Tài sản bị tham ô
Báo cáo tài chính không trung thực
Báo cáo nội bộ không trung thực
Pháp luật bị vi phạm
Các quy định không được tuân thủ
CHÍNH SÁCH
TIÊU CHUẨN
THỦ TỤC
Rủi ro 
quản lý
28/10/2011
2
LOGO
5Vũ Hữu Đức
CƠ CẤU KIỂM SOÁT NỘI BỘ
(TIẾP CẬN THEO COSO)
Đánh giá rủi ro
Các hoạt 
động kiểm soát
Giám sát
Môi trường 
kiểm soát
Thông tin và 
truyền thông
LOGO
6Vũ Hữu Đức
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
° Phân chia trách nhiệm
° Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
° Bảo vệ tài sản
° Phân tích rà soát
LOGO
7Vũ Hữu Đức
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
PHÂN CHIA TRÁCH NHIỆM
°Không để một cá nhân nắm tất cả các 
khâu của một nghiệp vụ: xét duyệt, 
thực hiện, bảo quản tài sản và giữ sổ 
sách kế toán.
° Không cho phép kiêm nhiệm giữa một 
số chức năng
LOGO
8Vũ Hữu Đức
THÍ DỤ VỀ KIÊM NHIỆM “NGUY HIỂM”
Công việc kiêm nhiệm
Thu tiền và theo dõi sổ 
sách kế toán về nợ 
phải thu 
Rủi ro
Có thể lấy tiền sau đó che 
dấu bằng cách ghi xóa sổ 
khoản nợ phải thu, hoặc bù 
đắp bằng khoản thu của 
khách hàng khác
Mua nguyên vật liệu và 
sử dụng cho sản xuất
Không mua hàng nhưng 
vẫn thanh toán tiền 
hàng 
28/10/2011
3
LOGO
9Vũ Hữu Đức
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN
° Ủy quyền và xét 
duyệt
° Kiểm soát chứng từ 
và sổ sách
° Kiểm tra độc lập
LOGO
10Vũ Hữu Đức
ỦY QUYỀN VÀ XÉT DUYỆT
Ủy quyền bằng chính sách
Đưa ra chính sách chung bao gồm các điều 
kiện cho phép thực hiện nghiệp vụ.
Xét duyệt cụ thể
Xét duyệt từng trường hợp cụ thể, không có 
chính sách chung.
LOGO
11Vũ Hữu Đức
XÉT DUYỆT CỤ THỂ
Phó Tổng giám đốc xét 
duyệt từng trường hợp cụ 
thể :
Các hoá đơn bán chịu trên 
10 triệu
Các đại lý đã có dư nợ vượt 
mức 100 triệu
ỦY QUYỀN THEO CHÍNH SÁCH
Phòng kinh doanh được 
quyền xét duyệt bán chịu theo 
chính sách với:
Các hoá đơn dưới 10 triệu 
đồng
Các đại lý có mức dư nợ dưới 
100 triệu đồng
LOGO
12Vũ Hữu Đức
KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH
 Kiểm soát chứng từ

 Đánh số trước, liên tục

 Biểu mẫu chứng từ đầy đủ

 Kiểm soát chứng từ chưa sử dụng

 Lưu chuyển chứng từ

 Tham chiếu và dấu vết kiểm toán

 Bảo quản lưu trữ
 Kiểm soát sổ sách

 Thiết kế, Ghi chép, Bảo quản lưu trữ
28/10/2011
4
LOGO
13Vũ Hữu Đức
Đánh số trước, liên tục
° Là cơ sở ghi chép sổ sách 
và đối chiếu
° Bảo đảm việc ghi chép đầy 
đủ
° Thuận tiện cho truy cập 
chứng từ
° Hạn chế các hành vi gian 
lận và che giấu gian lận
LOGO
14Vũ Hữu Đức
Biểu mẫu chứng từ
° Phải thiết kế để cung cấp đủ thông tin cho 
thực hiện nghiệp vụ và ghi chép kế toán
° Chỉ bao gồm thông tin thích hợp
° Lưu ý tính kiểm soát
° Biểu mẫu phải được xét duyệt
° Phải rà soát biểu mẫu định kỳ 
LOGO
15Vũ Hữu Đức
Chứng từ chưa sử dụng
° Rủi ro bị lạm dụng đối với tất cả chứng từ:
- Giấy giới thiệu
- Các sec, phiếu chi, phiếu xuất
- Các giấy tờ có tiêu đề công ty
° Phương pháp kiểm soát
- Đánh số trước, liên tục
- Kiểm soát số lượng phát hành
- Bảo quản cẩn thận
LOGO
16Vũ Hữu Đức
Lưu chuyển chứng từ
° Bao gồm quá trình lập và lưu chuyển qua các 
bộ phận :
- Thực hiện sự xét duyệt
- Thực hiện sự kiểm soát
- Là cơ sở ghi sổ 
° Cần xây dựng một quy trình chuẩn
°Mô tả bằng lưu đồ
28/10/2011
5
LƯU ĐỒ
Công cụ mô tả hệ thống
1Nhập kho và 
lập PN
PN
Kiểm tra và 
cập nhật 
thẻ kho
Thẻ kho
PN đã 
kiểm tra
N
LOGO
18Vũ Hữu Đức
Các ký hiệu
Nhập kho 
và lập PN
Thực hiện một 
công việc (thủ 
công)
PN
Chứng từ
Thẻ kho
Đầu vào hay 
đầu ra của 
thông tin 
Lưu chứng 
từ
Điểm nối
Luồng lưu 
chuyển
LOGO
19Vũ Hữu Đức
Tham chiếu
° Cho phép liên kết các chứng từ với 
nhau/với sổ sách.
°Gắn với một thủ tục kiểm soát
° Tham chiếu ngược/tham chiếu xuôi
N
Lập hóa 
đơnVận đơn
Hóa đơn
Vận đơn
Khách
hàng
N
Tham chiếu 
xuôi
Tham chiếu 
ngược
28/10/2011
6
LOGO
21Vũ Hữu Đức
Dấu vết kiểm toán
 Dấu vết lưu lại của 1 thủ tục kiểm soát để phục vụ cho 
kiểm tra sau này
°Chữ ký xét duyệt
°Dấu “đã kiểm soát”, “đã chi”
°Chứng từ lưu
°Cuống phiếu
LOGO
22Vũ Hữu Đức
Lưu trữ chứng từ
 Thuận lợi cho việc truy cập

 Thời điểm chuyển vào lưu trữ

 Hồ sơ thường trực
 Tuân thủ pháp luật

 Thời gian lưu trữ

 Xử lý chứng từ hư hỏng

 Xử lý chứng từ hết thời hạn lưu trữ
LOGO
23Vũ Hữu Đức
KIỂM TRA ĐỘC LẬP
Người kiểm tra không phải là 
người thực hiện nghiệp vụ 
để nâng cao tính khách quan
Tiền kiểm
Kiểm tra trước khi nghiệp 
vụ diễn ra
Hậu kiểm
Kiểm tra sau khi nghiệp 
vụ xảy ra
LOGO
24Vũ Hữu Đức
BẢO VỆ TÀI SẢN
•Tổ chức kho 
tàng, bảo vệ
•Quy định các 
thủ tục
HẠN CHẾ TIẾP CẬN TÀI SẢN
KIỂM KÊ TÀI SẢN
•Phát hiện mất mát, hư hỏng
•Nâng cao trách nhiệm thủ kho
SỬ DỤNG THIẾT BỊ
• Máy tính tiền, POS
• Camera...
28/10/2011
7
LOGO
25Vũ Hữu Đức
PHÂN TÍCH RÀ SOÁT - Một thí dụ
Mua giá cao --> Xem 
xét chính sách mua 
hàng
Giá thực sự tăng --> 
Xem xét lại giá bán
Aùp dụng phương pháp 
tính giá sai --> Điều 
chỉnh kịp thời
GIÁ ?
LƯỢNG?
Sử dụng vượt định mức--
-> Quy định thưởng, phạt
Máy móc hư hỏng --> 
Sửa chữa kịp thời
Ghi chép sai --> Điều 
chỉnh kịp thời
Khoản mục Giá thành kế
hoạch
Giá thành
thực tế
1.
Chi phí NVL TT
2.
Chi phí NC TT
3.
Chi phí SXC
100
40
40
121
42
37
Cộng 180 200
√
BÁO CÁO GIÁ THÀNH SP X
THÁNG 9.20x1
LOGO
26Vũ Hữu Đức
PHÂN TÍCH RÀ SOÁT
?
Mục đích
Phát hiện các biến động bất 
thường, xác định nguyên nhân, xử 
lý kịp thời
Phương pháp
Đối chiếu định kỳ tổng hợp và chi 
tiết, thực tế và kế hoạch, kỳ này và 
kỳ trước, sử dụng các chỉ số
Bản chất
Kiểm soát bằng ngoại lệ
LOGO
27Vũ Hữu Đức
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
BP bán hàng BP mua hàng BP nhân sự BP kế toán
Ban Giám đốc
LOGO
28Vũ Hữu Đức
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
 Thông tin

 Có cơ chế thu thập thông tin cần thiết từ bên 
ngoài và bên trong, chuyển đến người quản lý 
bằng các báo cáo thích hợp.

 Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ 
chi tiết, trình bày thích hợp và kịp thời.

 Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ 
sở một chiến lược dài hạn.

 Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối 
với việc phát triển hệ thống thông tin.
28/10/2011
8
Truyền thông

 Duy trì sự truyền thông hữu hiệu về trách 
nhiệm và nghĩa vụ của mỗi thành viên

 Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn 
chế hay yếu kém trong các hoạt động.

 Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của 
nhân viên trong việc cải tiến hoạt động

 Bảo đảm truyền thông giữa các bộ phận

 Mở rộng truyền thông với bên ngoài.

 Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo 
đức của đơn vị.

 Theo dõi phản hồi thông tin
LOGO
30Vũ Hữu Đức
Hệ thống kế toán
Có thật
Đầy đủ
Đúng kỳ
Đánh giá
Tổng hợp
Trình bày và 
công bố
Yêu cầu
Công cụ Hệ thống tài khoản
Sơ đồ hạch toán
Một phân hệ trong hệ thống thông tin
LOGO
31Vũ Hữu Đức
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Các nhân tố tạo lập bầu không khí chung về kiểm 
soát trong toàn đơn vị, phản ảnh các quan điểm nhận 
thức của nhà quản lý.
LOGO
32Vũ Hữu Đức
MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Cơ cấu tổ chức
Phương pháp ủy quyền
Khả năng đội ngũ nhân viên
Chính sách nguồn nhân lực
Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
28/10/2011
9
LOGO
33Vũ Hữu Đức
GIÁM SÁT
Thường xuyên và định kỳ giám sát và kiểm 
tra các hoạt động để đánh giá chất lượng 
của hệ thống KSNB để có các điều chỉnh, 
cải tiến thích hợp:
°Giám sát thường xuyên
°Các chương trình đánh giá
°Kiểm toán nội bộ
LOGO
34Vũ Hữu Đức
ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Nhận dạng rủi ro
Xác định mục tiêu
Thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro
Đánh giá rủi ro
Thiệt hại 
Xác suất xảy ra
Các biện pháp đối phó với rủi ro
Tránh né rủi ro
Chuyển giao rủi ro
Giảm rủi ro
Chấp nhận rủi ro
LOGO
35Vũ Hữu Đức
Kiểm 
soát nội 
bộ
Hội 
đồng 
quản trị
Người 
quản lý
Các 
nhân 
viên
Hiệu lực, 
hiệu quả các 
hoạt động
Độ tin cậy 
thông tin
Tuân thủ 
pháp luật và 
các quy định
ĐỊNH NGHĨA KSNB
CON NGƯỜI MỤC TIÊU
QUÁ 
TRÌNH
BẢO
ĐẢM
HỢP
LÝ
LOGO
36Vũ Hữu Đức
HẠN CHẾ TIỀM TÀNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Quan hệ lợi ích - chi phí

Sự thông đồng

Gian lận quản lý

Những tình huống ngoài dự kiến

Vấn đề con người
28/10/2011
10
LOGO
37Vũ Hữu Đức
Tìm hiểu và đánh giá KSNB
Mục đích

 Hiểu biết về kiểm soát nội bộ để lập kế 
hoạch kiểm toán

 Xác định rủi ro kiểm soát, từ đó xác định 
phạm vi thực hiện các thủ tục kiểm toán
LOGO
38Vũ Hữu Đức
TRÌNH TỰ XEM XÉT KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA KIỂM TOÁN VIÊN
1. Tìm hiểu KSNB (đủ để lập kế hoạch kiểm toán)
2. Đánh giá ban đầu rủi ro kiểm soát
3. Thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
4. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
5. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
6. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
LOGO
39Vũ Hữu Đức
TÌM HIỂU KIỂM SOÁT NỘI BỘ 
 NỘI DUNG TÌM HIỂU
 Các bộ phận của kiểm soát nội bộ
 Kiểm soát chung và các chu trình
 PHƯƠNG PHÁP TÌM HIỂU
 Thu thập và nghiên cứu tài liệu
 Quan sát và Phỏng vấn
 CÔNG CỤ TÌM HIỂU
 Bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ
 Bảng tường thuật
 Lưu đồ
 Phép thử Walk-through
LOGO
40Vũ Hữu Đức
ĐÁNH GIÁ RỦI RO KIỂM SOÁT
28/10/2011
11
LOGO
41Vũ Hữu Đức
Mục tiêu/
Sai sót có thể xảy ra? 
Thủ tục KS hiện 
có
Người thực 
hiện
Nhận xét
Tất cả các nghiệp vụ đều được ghi chép
Hoá đơn đã nhận nhưng 
không được ghi chép. 
Điều tra các HĐ 
không có Phiếu 
nhập
Bà Xuân Hữu hiệu
Hàng đã nhận nhưng 
không được ghi chép 
Đối chiếu giữa 
sổ kho và sổ nợ 
phải trả
Bà Xuân, cô 
Thủy
Không hữu hiệu 
(không lưu hồ sơ)
Các nghiệp vụ ghi chép thì thực sự phát sinh
Các nghiệp vụ mua hàng 
không có thực 
Đối chiếu HĐ 
với PR,PO trước 
khi ghi chép
Bà Xuân Hữu hiệu
TRÍCH BẢNG ĐÁNH GIÁ RRKS CHU TRÌNH MUA HÀNG LOGO
42Vũ Hữu Đức
THIẾT KẾ CÁC THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT 
 MỤC TIÊU
 Các thử nghiệm trên các thủ tục kiểm soát để chứng minh 
rằng kiểm soát nội bộ thì hữu hiệu thật sự.
 ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG
 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát là thấp hoặc trung bình
 Tính hiệu quả của thử nghiệm kiểm soát
 PHƯƠNG PHÁP
 Kiểm tra chứng từ
 Thực hiện lại thủ tục kiểm soát
 Quan sát
 Phỏng vấn
LOGO
43Vũ Hữu Đức
Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
Điều tra phiếu nhập không có hóa đơn:
 Cuối tháng, bà Xuân đối chiếu các PN nhận từ kho 
với các HĐ nhận từ nhà cung cấp, lập tờ kê các PN 
không có HĐ và các HĐ không có PN, tìm hiểu và 
giải thích chênh lệch.
LOGO
44Vũ Hữu Đức
Tìm hiểu KSNB
Đánh giá sơ bộ RRKS
Thiết kế và thực hiện thử 
nghiệm kiểm soát
Thực hiện các thử nghiệm 
cơ bản
Đánh giá lại RRKS