Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 6: Một số chủ đề liên quan đến phần mềm kế toán

MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
GV. ThS. Vũ Quốc Thông 
CHƯƠNG 6 
Mục tiêu 
Trình bày một số chủ đề liên quan: 
 Vị trí của PMKT trong HTTTKT 
 Mô hình hoạt động trên PMKT 
 Lợi ích của việc ứng dụng PMKT 
 Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT 
 Điều kiện cho việc áp dụng PMKT 
 Phân loại phần mềm kế toán 
 Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT 
 Quy trình đưa PMKT viết sẵn vào sử dụng 
2 
Dẫn nhập 
3 
từ K/T thủ công đến H/T tích hợp 
4 
Quan điểm về kế toán máy 
5 
Kế toán máy không những làm giảm bớt khối lượng công việc, tăng tốc độ xử lý , mà còn giúp công tác kế toán ngày càng chuyển sang hướng trình bày và phân tích thông tin. Tuy nhiên , chương trình phần mềm kế toán không thể thay thế con người trong kế toán. 
Thế nào là quan điểm đúng ? 
Phần mềm kế toán (PMKT) 
6 
Công cụ ghi chép,  
Xử lý kế toán phải tuân thủ  
Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc  
Theo bạn, PMKT là? 
7 
Chia sẻ kiến thức 
Phần mềm kế toán (PMKT) 
Vị trí của PMKT trong HTTTKT : 
 PMKT là một trong các yếu tố cấu thành nên HTTTKT. PMKT chỉ trợ giúp người làm kế toán trong việc thực hiện công việc của mình với công cụ xử lý là máy tính điện tử trong môi trường quản trị CSDL thích hợp. 
8 
Vị trí của PMKT trong HTTTKT 
9 
Dữ liệu 
kế toán 
Thông tin 
kế toán 
Minh họa 
bằng PMKT 
Sự phát triển của PMKT The evolution of accounting software 
10 
Sự phát triển của PMKT 
11 
THE EVOLUTION OF ACCOUNTING SOFTWARE: PAST, PRESENT AND FUTURE 
( The Journal of the Global Accounting Alliance ) 
The evolution of accounting software 
12 
13 
The evolution of accounting software 
Transaction Page (TP) 
(1 line/1 screen) 
View 
Whole Journal (V) 
14 
The evolution of accounting software 
15 
The evolution of accounting software 
16 
The evolution of accounting software 
17 
từ học thuật và N/C đến thực tế 
Phân loại PMKTAccounting software classification 
18 
Accounting software classification 
By the nature of transaction 
>> front office và back office Accounting software 
By the type of product 
>> packaged or self-developed Accounting software 
By the origin of the product 
>> Vietnamese or foreign Accounting software 
19 
Accounting software classification 
By the market segment ( client company scope ) 
Foreign Acct Sw 
Vietnamese Acct Sw 
94 
Accounting software classification 
Horizontal v.s. Vertical Accounting Software 
“ Horizontal ” for the one-size fits all application 
“ Vertical ” for the industry specific solution 
Reference: 
Deshmukh A. (2006) – Book 
 Digital Accounting: the effect of the Internet and ERP on Accounting – page 28 
 Francis J. S. – Weblink 
21 
22 
Hệ thống bài học 
A. Mô hình hoạt động của PMKT 
Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào 
Người sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống. Tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp 
Công đoạn 2: Xử lý 
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập trong công đoạn trước; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán trong công đoạn sau 
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra 
Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết theo yêu cầu của NSD. Từ đó, NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác 
23 
B. Lợi ích của việc ứng dụng PMKT 
Trong doanh nghiệp 
Người kế toán viên 
Không phải thực thao tác tính toán, ghi sổ thủ công; thông qua quy trình hạch toán trên phần mềm, có thể ra được báo cáo chính xác 
Kế toán trưởng 
Tiết kiệm thời gian trong việ tổng hợp, đối chiếu sổ sách, lên các báo cáo kế toán; cung cấp kịp thời được các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm người quản lý yêu cầu 
Giám đốc tài chính 
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau; hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp chính xác và nhanh chóng 
Giám đốc điều hành 
Có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra các quyết định quản trị; tiết kiệm được nhân lực, chi phí và làm tăng tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên; gia tăng thương hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư 
 Ngoài doanh nghiệp 
Cơ quan thuế và kiểm toán 
 Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán tại các DN 
24 
C. Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT 
Tiêu chuẩn của PMKT 
- PMKT phải hỗ trợ NSD tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán 
- PMKT phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có 
- PMKT phải hỗ trợ xử lý tự động và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán 
- PMKT phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu 
Điều kiện của PMKT 
- PMKT trước khi đưa vào sử dụng phải thuyết minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật theo các quy định hiện hành về kế toán 
- PMKT khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ thể để giúp NSD vận hành, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản 
- PMKT do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải được bảo hành trong thời hạn hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành được công việc kế toán của một năm tài chính 
25 
D. Điều kiện cho việc áp dụng PMKT 
Đảm bảo điều kiện kỹ thuật 
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN 
- Trang thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học 
- Xây dựng quy chế bảo quản phần mềm kế toán trên máy vi tính. VD. quản lý dữ liệu và sao lưu dữ liệu... 
Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán 
- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn về nghiệp kế toán và tin học 
- Xây dựng quy trình thao tác trên hệ thống kế toán máy (lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc) 
- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu về bảo mật dữ liệu (phân quyền truy cập và thao tác trên hệ thống) 
Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán 
- Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công ty mẹ...) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp (báo cáo tài chính hợp nhất); thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo. 
26 
E. Phân loại phần mềm kế toán 
Phân loại theo bản chất nghiệp vụ (PMKT front office và back office) 
Các PMKT bán lẻ (hệ thống POS – front office accounting), là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán và giao hàng cho khách. Một số phần mềm có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung, các PMKT front office tính năng đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán hàng và tồn kho. Bên cạnh đó, PMKT tài chính quản trị (phía sau văn phòng – back office accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ và kết xuất BCTC, BCQT và những phân tích thống kê tài chính. 
Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT đóng gói và tự viết) 
PMKT đóng gói được các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành hộp sản phẩm với các tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Ưu điểm của PMKT đóng gói là giá thành rẻ, có thể nâng cấp nhanh chóng và chi phí triển khai rẻ. Tuy nhiên, do phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên một số tính năng đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể sẽ không có trong PMKT. PMKT tự viết là phần mềm đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh nghiệp với ưu điểm đáp ứng được yêu cầu đặc thù. Tuy nhiên, với PMKT tự viết chi sẽ cao, khó cập nhật và nâng cấp dẫn đến tính rủi ro cao khi vận hành. 
27 
E. Phân loại phần mềm kế toán (tt.) 
 Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT ngoài nước và trong nước) 
PMKT nước ngoài với ưu điểm chất lượng tốt, mang tính chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại. Tuy nhiên, giá thành khá cao, vấn đề bảo trì hỗ trợ có thể gặp khó khăn. Ngoài ra, khi triển khai PMKT nước ngoài có thể phát sinh các vấn đề về địa phương hóa: ngôn ngữ trên giao diện, tài liệu hướng dẫn, hệ thống kế toán Việt Nam, yêu cầu về cấu hình hệ thống máy tính. Trong khi đó, các PMKT có nguồn gốc trong nước có thể có cấu trúc và công nghệ thường lạc hậu hơn so với PMKT nước ngoài. Ưu điểm của PMKT trong nước là giá thành thấp, có thể bảo hành nhanh chóng và thường phù hợp với môi trường kế toán VN từ ban đầu. 
28 
F. Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT 
Nguồn gốc xuất xứ 
Người Sử Dụng (NSD) nên hướng tới những sản phẩm đã có thương hiệu với xuất xứ rõ ràng >> có lợi trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo hành 
  Các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng 
NSD nên chú ý các khoản chi phí về đầu tư phần mềm, tính dễ sử dụng, khả năng cảnh báo, tài liệu cho NSD, và khả năng bản địa hóa 
  Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh 
NSD nên chú ý khả năng thích ứng của PMKT với quy trình kinh doanh hiện hành của doanh nghiệp; khả năng hỗ trợ phân tích tài chính và kết xuất báo cáo 
Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật 
NSD cần quan tâm đến thời gian và sự dễ dàng trong quá trình triển khai, khả năng tùy biến, thiết kế và cấu trúc của phần mềm, cũng như kiểm tra các lỗi lập trình trên phần mềm (nếu có) 
  Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai 
NSD nên lưu ý khả năng phát triển; nâng cấp, và khả năng kết nối với các phần mềm khác 
C ác yếu tố về bảo mật và an toàn dữ liệu 
Phần mềm nên có khả năng phân quyền cho NSD, cập nhật nhật ký sử dụng, mã hóa dữ liệu lưu trữ; hỗ trợ ngăn chặn và truy cập trái phép từ bên ngoài; chức năng sao lưu và khả năng phục hồi dữ liệu 
29 
G. Quy trình đưa PMKT viết sẵn vào sử dụng 
Bước 1 : Sau khi lựa chọn phần mềm, tiến hành đặt mua 
Bước 2 : Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính 
Bước 3 : Tiến hành khởi tạo hệ thống 
- Tạo dữ liệu kế toán, thiết lập thông tin ban đầu (chế độ sổ, hình thức sổ, pp tính giá xuất kho...) 
- Lập danh mục: tài khoản, KH, NCC; vật tư; hàng hóa... 
- Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo người dùng phần mềm, phân quyền cho người dùng hoặc nhóm người dùng 
- Nhập số dư đầu: cho các tài khoản, các đối tượng chi tiết khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết về vật tư, hàng hóa... 
Bước 4 : Thực hiện hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm 
Bước 5 : An toàn dữ liệu trên hệ thống phần mềm kế toán (chế độ sao lưu và phục hồi dữ liệu) 
Bước 6 : Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán 
30 
31 
Luachon_PMKT.pdf 
PhanloaiPMKT.pdf 
Bài đọc 
Bài nghe: 
	- HowtoselectAcctSoft_audio.mp3 
Tóm lại 
32 
Trình bày một số chủ đề liên quan: 
 Vị trí của PMKT trong HTTTKT 
 Mô hình hoạt động trên PMKT 
 Lợi ích của việc ứng dụng PMKT 
 Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT 
 Điều kiện cho việc áp dụng PMKT 
 Phân loại phần mềm kế toán 
 Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT 
 Quy trình đưa PMKT viết sẵn vào sử dụng 
Bài tập mô phỏng 
33 
Phòng kế toán 
	 	 Phân vai 
	 	 Thực hành  
Bài tập mô phỏng 
34 
Bài tập mô phỏng 
35 
- Mỗi nhóm kế toán được giao bộ chứng từ kế toán. 
- Các kế toán viên thao tác trên môi trường thực hành. 
- Kế toán tổng hợp theo dõi. 
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thao tác, bổ sung một số bút toán cuối kỳ cần thiết, ước tính thuế TNDN và kết xuất bộ báo cáo tài chính . 
* Giảng viên theo dõi, đặt câu hỏi tương tác với từng vị trí kế toán trong nhóm để đánh giá quá trình thao tác . 
* Giảng viên yêu cầu nhóm kết xuất các báo cáo liên quan từ hệ thống kế toán máy để đánh giá sản phẩm thông tin .