Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu - Huỳnh Thị Hồng Hạnh
1. Nhận đơn đặt hàng
- Thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh
- Ghi nhận đơn hàng dưới nhiều hình thức khác nhau
- Đơn hàng phải ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt hàng
2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho
- Kiểm tra số dư công nợ trước khi chấp nhận bán chịu
- Kiểm tra lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ
có đủ tại thời điểm giao hàng cho khách
3. Lập lệnh bán hàng
- Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng
- Chuyển lệnh bán hàng đến khách hàng và các bộ phận liên quan
4. Chuẩn bị hàng
- Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và làm thủ tục xuất
5. Giao hàng
- Giao hàng tại doanh nghiệp hoặc theo địa điểm theo yêu cầu.
39 trang
8020
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu - Huỳnh Thị Hồng Hạnh", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
Tóm tắt nội dung tài liệu: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu - Huỳnh Thị Hồng Hạnh
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ------------------ 1 BÀI GIẢNG TS. HUỲNH THỊ HỒNG HẠNH Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu CHƢƠNG 5 MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG - Mục tiêu và các chức năng chính của chu trình doanh thu. - Tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong chu trình doanh thu là hệ thống bán hàng, hệ thống giao hàng, hệ thống lập hóa đơn và hệ thống theo dõi công nợ và thu tiền. - Mô hình quan hệ cấu trúc dữ liệu trong chu trình doanh thu. - Các hoạt động kiểm soát đối với chu trình doanh thu Phân hệ Nhận đơn hàng/ Bán hàng Phân hệ Quản lý kho hàng/ Giao hàng/ Vận chuyển Phân hệ Phát hành hóa đơn/ Theo dõi thanh toán/ Nhận Tiền Phân hệ Tổng hợp CHU TRÌNH DOANH THU GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình doanh thu GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU - Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác - Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có - Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn - Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời - Ghi nhận doanh thu một cách chính xác - Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng - Thu tiền (tiền mặt hoặc tiền gởi ngân hàng) Mục tiêu chu trình doanh thu Chức năng của chu trình doanh thu Nhận đặt hàng Kiểm tra tín dụng & tồn kho Lập lệnh bán hàng Chuẩn bị hàng Giao hàng Xuất hóa đơn Nhận tiền Lập báo cáo Cung ứng dịch vụ Theo dõi phải thu GIỚI THIỆU CHU TRÌNH DOANH THU 1. Nhận đơn đặt hàng CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU - Thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh - Ghi nhận đơn hàng dưới nhiều hình thức khác nhau - Đơn hàng phải ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt hàng 2. Kiểm tra tín dụng và tồn kho - Kiểm tra số dư công nợ trước khi chấp nhận bán chịu - Kiểm tra lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng cho khách. 3. Lập lệnh bán hàng CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU - Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng - Chuyển lệnh bán hàng đến khách hàng và các bộ phận liên quan 4. Chuẩn bị hàng - Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và làm thủ tục xuất 5. Giao hàng - Giao hàng tại doanh nghiệp hoặc theo địa điểm theo yêu cầu. 6. Xuất hóa đơn bán hàng CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU - Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua - Là cơ sở ghi nhận doanh thu, thuế GTGT, theo dõi công nợ 7. Theo dõi phải thu + Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn + Phương pháp kết chuyển số dự 8. Nhận tiền thanh toán 9. Các chức năng khác CÁC CHỨC NĂNG CỦA CHU TRÌNH DOANH THU - Giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán: + Biên bản ghi nhận các thỏa thuận + Ghi giảm trừ doanh thu và số dư TK 131 - Xử lý các khoản nợ quá hạn: + Thông báo đến khách hàng + Thủ tục xử lý và hạch toán các khoản nợ không đòi được - Xử lý đơn đặt hàng lại MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN TRONG CHU TRÌNH Nhận đặt hàng Lập báo cáo Phòng kinh doanh Phòng Kế toán Nghiên cứu thị trường (10) (9) (8) (7) (6) (4) (3) (2) (1) Kiểm tra tín dụng Lệnh bán hàng Chuẩn bị hàng Giao hàng Lập hóa đơn Thu tiền Cung ứng dịch vụ Theo dõi phải thu Quảng cáo & cổ động Chăm sóc khách hàng Phát triển s. phẩm Bán hàng Giao hàng & vận chuyển Thủ quỹ Kế toán hàng tồn kho Theo dõi p. thu Hóa đơn Thu tiền (5) Kế toán tổng hợp SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU LOGIC (Logical Data-Flow Diagram) Dòng dữ liệu Lưu trữ dữ liệu Dữ liệu nguồn hoặc đích Xử lý CÁC CÔNG CỤ KỸ THUẬT Đầu vào/ đầu ra Chứng từ hoặc báo cáo Thiết bị nhập liệu Màn hình hiển thị Xử lý Xử lý thủ công Xử lý bằng máy Nút ra quyết định Lưu trữ Dòng dữ liệu hoặc thông tin Lưu trữ trên ổ đĩa Dữ liệu hoặc thông tin Dòng dữ liệu Điểm bắt đầu hay kết thúc lưu đồ Lưu trữ hồ sơ Kết nối 2 điểm trên cùng 1 lưu đồ LƯU ĐỒ (Data Flowchart) CÁC CÔNG CỤ KỸ THUẬT TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Khách hàng Dữ liệu khách hàng 1.0 Lệnh bán hàng Đặt hàng Dữ liệu về công nợ Mã khách hàng và các dữ liệu khác Kiểm tra tín dụng Dữ liệu hàng tồn kho Dữ liệu đặt hàng Chấp thuận đặt hàng 2.0 Giao hàng Khách hàng Hàng hóa & phiếu gửi hàng Dữ liệu gửi hàng 3.0 Lập Hóa đơn Chứng từ gửi hàng Hóa đơn bán hàng Dữ liệu bán hàng 4.0 Phân tích Các nhà quản lí Dữ liệu giá bán Sổ cái TK 4 nút xử lý – 4 chức năng: 1. Tiếp nhận, xử lý đơn hàng và lập lệnh bán hàng 2. Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng 3. Lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền 4. Phân tích tình hình tiêu thụ HỆ THỐNG BÁN HÀNG Khách hàng Đơn đặt hàng Nhập dữ liệu đặt hàng Kiểm tra tín dụng & tồn kho Hiển thị kết quả kiểm tra Dữ liệu đặt hàng Dữ liệu tồn kho hàng hóa Đơn đặt hàng N In các chứng từ bán hàng Lệnh bán hàng (Phiếu X. kho) Lệnh bán hàng (Chấp thuận đặt hàng) Lệnh bán hàng (Thông báo bán hàng) Kho hàng Khách hàng N Phòng kế toán Lệnh bán hàng Dữ liệu công nợ khách hàng Quy trình xử lý bán hàng HỆ THỐNG BÁN HÀNG 1. Đơn đặt hàng được nhập vào hệ thống Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Giá bán Thuế suất thuế GTGT Số lƣợng tồn kho tối thiểu Số lƣợng đặt hàng tối ƣu Số lƣợng tồn kho hiện tại Danh mục hàng hóa Kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có Kiểm tra tín dụng Danh mục khách hàng Mã khách hang Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Email Mã số thuế Hạn mức tín dụng Số dư công nợ hiện tại HỆ THỐNG BÁN HÀNG 2. Dữ liệu đơn đặt hàng được lưu vào các tập tin Tập tin Đơn đặt hàng Các thông tin chung trên mỗi đơn hàng được ghi nhận bằng 1 mẫu tin trên tập tin Đơn đặt hàng Các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin Chi tiết đơn đặt hàng Tập tin Chi tiết Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng Mã khách hàng Ngày đặt hàng Ngày giao hàng Điều kiện thanh toán Mã nhân viên bán hàng Số đơn đặt hàng Mã hàng hóa Số lượng HỆ THỐNG GIAO HÀNG Kho hàng Lệnh bán hàng (Phiếu xuất kho) Hiển thị kết quả Truy cập dữ liệu Đối chiếu & kiểm tra dữ liệu Dữ liệu giao hàng In Phiếu giao hàng Dữ liệu tồn kho hiện tại Phiếu giao hàng (Giấy báo gởi hàng) Vận đơn Phiếu giao hàng (Thông báo gởi hàng) N Hàng hóa & chứng từ Khách hàng Bộ phận lập Hóa đơn Lệnh bán hàng (Phiếu xuất kho) Dữ liệu xuất kho hàng hóa Tập tin Nhật kí Tập tin Chi tiết Nhật kí Quy trình xử lý giao hàng HỆ THỐNG GIAO HÀNG Lập phiếu giao hàng, cập nhập dữ liệu trên Phiếu xuất kho Tập tin Phiếu xuất kho Dữ liệu chung và chi tiết chung trên PXK cập nhật vào tập tin Nhật ký và Chi tiết nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp Dữ liệu chi tiết về xuất kho từng loại hàng hóa cập nhật vào tập tin Phiếu xuất kho và Chi tiết Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Ngày Số phiếu gửi hàng Mã kho hàng Mã nhân viên xuất hàng Tập tin Chi tiết Phiếu xuất kho Số phiếu xuất Mã hàng hóa Số lượng Đơn giá HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN Quy trình lập hóa đơn Từ bộ phận giao hàng Thông báo gửi hàng Dữ liệu Hóa đơn Xử lí cập nhật dữ liệu vào các tập tin & in hóa đơn N In vào cuối ngày hoặc định kì Trƣởng phòng kinh doanh ơDữ liệu công nợ khách hàng Dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT Dữ liệu đặt hàng Tập tin Nhật kí Dữ liệu Khách hàng Đối chiếu, kiểm tra, cập nhật dữ liệu giá bán và thuế suất GTGT Hiển thị kết quả Truy cập dữ liệu Thông báo gửi hàng Dữ liệu giao hàng Tập tin Chi tiết Nhật kí Hóa đơn bán hàng Khách hàng Báo cáo bán hàng N Hóa đơn bán hàng Kế toán công nợ HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN Kiểm tra số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng, đơn đặt hàng để lập Hóa đơn bán hàng Dữ liệu chung và chi tiết chung trên HĐBH cập nhật vào tập tin Nhật ký và Chi tiết nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp Dữ liệu chi tiết về số lượng, giá bán từng loại hàng hóa cập nhật vào tập tin Chi tiết hóa đơn bán hàng Tập tin Chi tiết Hóa đơn bán hàng Số hóa đơn bán hàng Mã hàng hóa Số lượng Giá bán Dữ liệu về tổng doanh thu, thuế GTGT phải nộp cập nhật vào tập tin Hóa đơn bán hàng Số hóa đơn bán hàng Ngày Số phiếu xuất Mã khách hàng Doanh thu Thuế GTGT Ngày đáo hạn thanh toán HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN Biến động công nợ phải thu khách hàng được theo dõi trên tập tin Chi tiết Nhật ký thông qua việc cập nhật mà khách hàng vào trường Chi tiết TK Nợ và Chi tiết TK Có Thông tin về công nợ lũy kế của khách hàng được cập nhật trên Tập tin Danh mục khách hàng Mã chứng từ Số chứng từ Ngày Số tiền Tài khoản Nợ Tài khoản Có Chi tiết tài khoản Nợ Chi tiết tài khoản Có Để tính toán, cập nhật SPS và Số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ cho việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, có thể tổ chức Tập tin Tổng hợp phải thu MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN Về đầu tập tin TH_PHAITHUnn Xuống record tiếp theo trên tập tin TH_PHAITHUnn Bắt đầu Cộng trường SOTIEN trên tập tin CHITIETNKnn thỏa điều kiện CT_TKNO = MAKH và cập nhật giá trị này vào PSNO Cuối tập tin TH_PHAITHUnn S Đ Kết thúc Cộng trường SOTIEN trên tập tin CHITIETNKnn thỏa điều kiện CT_TKCO = MAKH và cập nhật giá trị này vào PSCO Quy trình xử lý công nợ phải thu HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN MACT SOCT NGAY SOTIEN TKNO TKCO CT_TKNO CT_TKCO HĐ 223 10/01/nn 50.000.000 131 511 ABC HĐ 223 10/01/nn 5.000.000 131 333 ABC HĐ 314 19/01/nn 35.000.000 131 511 ABC HĐ 314 19/01/nn 3.500.000 131 333 ABC PT 122 09/01/nn 100.000.000 111 131 ABC MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 ABC 25.000.000 0 93.500.000 100.000.000 18.500.000 Tập tin Chi tiết Nhật ký Tập tin Tổng hợp phải thu HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN Ví dụ: Muốn biết chi tiết thông tin về từng lần phát sinh công nợ và thanh toán của khách hàng ABC trong tháng 01/NN): Thực hiện kết xuất từ tập tin Chi tiết Nhật kí dựa vào mã tài khoản trên các trường Tài khoản Nợ (TKNO), Tài khoản Có (TKCO) kết hợp với mã khách hàng trên các trường Chi tiết tài khoản Nợ (CT_TKNO), Chi tiết tài khoản Có (CT_TKCO). Lọc trên tập tin Chi tiết Nhật kí những mẫu tin có thỏa mãn các điều kiện: (1) TKNO hoặc TKCO có giá trị bằng 131. (2) CT_TKNO hoặc CT_TKCO có giá trị bằng mã KH ABC (3) Giá trị ngày (NGAY) nằm trong tháng 01/NN. Xử lý thông tin trên các tập tin nào để có thông tin tình hình công nợ của khách hàng theo ngày đáo hạn, thông tin về doanh thu, thuế GTGT (tổng và từng mặt hàng), doanh thu theo từng khách hàng, tình hình xuất kho hàng hóa tiêu thụ??? ? 26 HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN HỆ THỐNG THEO DÕI CÔNG NỢ VÀ THU TIỀN Khách hàng Giấy báo có Tiền mặt Nhập dữ liệu Kiểm tra và Hiệu chỉnh dữ liệu Ngân hàng Dữ liệu hóa đơn Dữ liệu công nợ khách hàng Hiển thị kết quả Tập tin Nhật kí Tập tin Chi tiết Nhật kí Phiếu thu Khách hàng Báo cáo Thu tiền bán hàng In vào cuối ngày Kế toán trƣởng Phiếu thu K.toán công nợ N D Thủ quỹ Báo cáo quỹ Quy trình thu tiền bán hàng MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Mối quan hệ một-nhiều (1:n): Một (khách hàng) và nhiều (Đơn đặt hàng). Một (khách hàng) và nhiều (lần bán hàng) Một (đơn hàng) và nhiều (lần giao hàng) Mối quan hệ nhiều-nhiều (m:n): - Mỗi đơn đặt hàng/lần bán hàng liên quan đến nhiều sản phẩm - Mỗi sản phẩm được mua bởi nhiều đơn hàng MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Danh mục khách hàng Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Mã số thuế, Hạn mức tín dụng, Số dư công nợ hiện tại Danh mục hàng hóa Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, ĐVT, Giá bán, Thuế suất thuế GTGT, Số lượng tồn kho tối thiểu, Số lượng đặt hàng tối ưu, Số lượng tồn kho hiện tại Đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng, Mã khách hàng, Ngày đặt hàng, Ngày giao hàng, Điều khoản thanh toán, Mã nhân viên bán hàng Chi tiết đơn đặt hàng Số đơn đặt hàng, Mã hàng hóa, Số lượng Lệnh bán hàng Số lệnh bán hàng, Số đơn đặt hàng, Ngày lập lệnh bán hàng Chi tiết lệnh bán hàng Số lệnh bán hàng, Mã hàng hóa, Số lượng Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình doanh thu MÔ HÌNH QUAN HỆ CẤU TRÚC DỮ LIỆU Tên tập tin (bảng) Thuộc tính Gửi hàng Số phiếu gửi hàng, Số lệnh bán hàng, Ngày gửi, Nơi nhận, Mã đơn vị vận tải, Mã nhân viên giao hàng Chi tiết gởi hàng Số phiếu gửi hàng, Mã hàng hóa, Số lượng Phiếu xuất kho Số phiếu xuất, Ngày, Mã kho hàng, Mã nhân viên xuất hàng Chi tiết Phiếu xuất kho Số phiếu xuất, Mã hàng, Số lượng, Đơn giá Hóa đơn bán hàng Số hóa đơn bán hàng, Ngày, Số phiếu xuất, Mã khách hàng, Doanh thu, Thuế GTGT, Ngày đáo hạn thanh toán Chi tiết hóa đơn bán hàng Số hóa đơn bán hàng, Mã hàng hóa, Số lượng, Giá bán Nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Họ tên, Đơn vị, Diễn giải Chi tiết nhật kí Mã chứng từ, Số chứng từ, Ngày, Số tiền, Tài khoản Nợ, Tài khoản Có, Chi tiết tài khoản Nợ, Chi tiết tài khoản Có Cấu trúc các tập tin cơ sở dữ liệu trong chu trình doanh thu MÔ HÌNH GIỮA CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG TRONG CHU TRÌNH MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL MÔ HÌNH QUAN HỆ GIỮA CÁC TẬP TIN CSDL KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU Yêu cầu đối với nghiệp vụ bán hàng: - (1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng giá / đúng hàng) - (2) bán đủ (đủ số lượng đã thỏa thuận) - (3) bán kịp thời (kịp thời hạn đã cam kết). Yêu cầu đối với nghiệp vụ thu tiền: - (1) thu đúng (đúng người / đúng lô hàng) - (2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu) - (3) thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn). Yêu cầu ghi nhận, đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ: đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán. MỤC TIÊU KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU - Hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số lượng và chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên. - Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. - Hóa đơn lập chính xác và doanh thu ghi nhận trong kì kế toán thích hợp. - Khách hàng mua chịu được phê duyệt đúng đối tượng. - Hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghi chép chính xác. - Các khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ. - Chứng từ, sổ kế toán (các tập tin CSDL), hàng tồn kho và tiền được bảo quản an toàn. - Các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chi tiết về khách hàng. - Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Chấp nhận đơn đặt hàng cho các khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc không đáng tin cậy. Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả). - Cung cấp kịp thời, chính xác thông tin về tình hình công nợ - Đánh giá và xếp hạng uy tín khách hàng. - Xây dựng hạn mức tín dụng cho từng KH. - Phân tích công nợ theo thời hạn, kiểm soát các khoản công nợ quá hạn, khó đòi. Chấp nhận đặt hàng đ/v hàng hóa không có sẵn hoặc không thể sản xuất và cung ứng kịp thời theo yêu cầu KH. Không có hàng để giao, giao hàng không đúng tiến độ, mất uy tín với khách hàng. Cung cấp kịp thời, chính xác số lượng tồn kho của từng loại hàng hóa, thành phẩm cho bộ phận xử lí đơn đặt hàng để thực hiện bước kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng. Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết khấu Mất doanh thu, mất uy tín đối với khách hàng - Ứng dụng phần mềm kế toán tự động cập nhật đơn giá và tỉ lệ chiết khấu khi lập hóa đơn, giảm thiểu sai sót do người lập hóa đơn nhớ sai đơn giá, tỉ lệ chiết khấu. Hàng gửi đi không ghi lại hoặc ghi không đúng Giao hàng không xuất hóa đơn hoặc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình lập hóa đơn bán hàng. Mất hàng hóa, mất doanh thu, mất uy tín đối với khách hàng. - Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình - Ứng dụng CNTT và quản lí theo chu trình cho phép hệ thống tự động kiểm soát hoạt động của toàn bộ chu trình, giảm thiểu trường hợp nhầm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Giao hàng sai số lượng, nhầm KH, hoặc quên giao các hàng đặt lại. Tăng chi phí, giảm lợi nhuận và mất KH - Liên kết dữ liệu trong toàn bộ chu trình - Kiểm tra kĩ trước khi giao hàng cho khách. Phản ánh doanh thu sai kì kế toán Ghi nhận doanh thu quá nhiều trong năm nay và thấp hơn trong năm tiếp theo. - Tuân thủ nguyên tắc phù hợp. - Có hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp ghi nhận doanh thu. - Kiểm soát tự động bằng phần mềm. Chấp nhận hàng trả lại và chiết khấu quá mức. Mất mát doanh thu và các khoản phải thu. - Phân chia trách nhiệm rõ ràng. - Báo cáo chi tiết, kịp thời tình hình hàng bán bị trả lại và chiết khấu Tự ý xóa nợ được thực hiện bởi những người không có quyền hạn. Ghi thấp hơn về các khoản phải thu. - Phân chia trách nhiệm rõ ràng Tiền bán hàng bị lạm dụng. Mất tiền. - Không để lượng tiền mặt tại quỹ cao - Định kì đối chiếu công nợ - Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng - Bất kiêm nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt. KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU Rủi ro, sai sót, gian lận Hậu quả Biện pháp kiểm soát Việc truy cập vào các tài khoản phải thu, hàng tồn kho và các sổ kế toán khác bởi những người không có quyền hạn. Dữ liệu không được bảo mật có thể dẫn đến việc sửa chữa, xóa bỏ số liệu để biển thủ tài sản. - Phân quyền trách nhiệm. - Mật khẩu. - Thiết kế hệ thống. - An ninh bảo mật. Nhiễm vi rút do nhân viên giả mạo để phá hủy dữ liệu trên các đĩa từ. Mất dữ liệu. - Tăng cường an ninh cho hệ thống thông tin. Số liệu không chính xác. - Số liệu báo cáo phản ánh không chính xác, mất mát hàng hóa, tiền bạc. - Thông tin được cung cấp không đáng tin cậy. - Kiểm soát quá trình nhập liệu. - Đối chiếu số liệu giữa các bộ phận. - Đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. - Đối chiếu số liệu giữa kiểm kê hàng hóa thực tế trong kho và sổ kế toán. - Đối chiếu công nợ khách hàng và đối chiếu số dư ngân hàng theo định kì.
File đính kèm:
- bai_giang_he_thong_thong_tin_ke_toan_chuong_5_to_chuc_thong.pdf
