Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Tổ chức dữ liệu kế toán

Chương 5 
TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
Thông tin 
(báo cáo kế toán) 
Hệ thống thông tin kế toán ( * ) 
Dữ liệu (chứng từ) 
Phần cứng 
Phần mềm 
/Phương tiện 
Tổ chức 
dữ liệu 
Thao tác 
 xử lý / thủ tục 
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
2 
Con 
người 
Mục tiêu 
Trình bày các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán 
Giải thích cơ sở dữ liệu liên kết (Relational Database) 
Thực hành truy vấn thông tin với ngôn ngữ CSDL SQL 
3 
Các khái niệm 
4 
Các khái niệm 
CSDL (Database) – tập hợp các tệp/tập tin 
Mỗi tệp/tập tin (File / Table) – tập hợp các bản ghi 
Mỗi bản ghi (Record) – tập hợp các trường dữ liệu 
Mỗi trường dữ liệu (Field) – tập hợp các Bytes 
Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các bits (0, 1). 
	 Một Byte = 8 Bits 
* 
5 
Field (column) 
Attributes about an entity 
Record (row) 
Related group of fields 
File (table) 
Related group of records 
Database 
Related group of files 
6 
A sample of file (table) 
Row (Record) 
Column (Field) 
Each row contains multiple attributes describing an instance of the entity. In this case, inventory. 
7 
Tóm lại 
8 
? 
? 
? 
Vì sao không lưu trữ D/L ở các tập tin riêng lẻ ? 
9 
Những thuận lợi của hệ CSDL 
Dữ liệu được tập trung 
Dữ liệu được tập hợp và tiếp cận bởi nhiều ứng dụng / phân hệ 
Dữ liệu được chia sẻ 
Với dữ liệu được tập trung, nhiều người sử dụng được ủy quyền có thể tiếp cận chung một nguồn dữ liệu 
Hạn chế nhập liệu và lưu trữ trùng lắp, không đồng nhất về định dạng dữ liệu 
Giảm thiểu việc nhập liệu và lưu trữ trùng lắp (nhóm D/L danh mục) và nâng cao tính đồng nhất của dữ liệu hệ thống 
Phân tích đa chiều 
Khai thác và phân tích dữ liệu theo nhu cầu của từng đơn vị (phòng ban) 
10 
Cô sôû döõ lieäu (Data base) 
Heä quaûn trò CSDL (DBMS) 
Chöông trình öùng duïng 1 
Chöông trình öùng duïng 2 
Chöông trình öùng duïng n 
Ngöôøi söû duïng 
Tổ chức D/L theo hệ cơ sở dữ liệu 
9 
12 
Hệ quản trị CSDL 
CSDL Kế Toán 
Cơ sở dữ liệu liên kết 
13 
Thu tieàn 
Thuû quyõ 
Khaùch haøng 
Ngöôøi baùn 
Haøng toàn kho 
Tieàn 
Baùn haøng 
Nguoàn löïc (R) 
Söï kieän (E) 
Ñoái töôïng tham gia (A) 
Moâ hình bao goàm 02 noäi dung : 
Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL 
Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà maët logic 
Mô hình liên kết thực thể (REA) 
14 
Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 
Các thuôc tính của thực thể 
Thuộc tính nhận biết 
Mỗi thực thể phải là duy nhất 
Còn gọi là khóa chính 
Thuộc tính liên kết 
Thể hiện mối liên kết giữa các thực thể 
Còn gọi là khóa liên kết ( khóa ngoại ) 
Thöïc theå laø moät ñoái töôïng, moät söï kieän cuï theå caàn ghi nhaän D/L trong heä thoáng. Coù theå coù 03 loaïi: 
Nguoàn löïc (Resources ). Laø taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi DN, thuoäc sôû höõu DN vaø ñöôïc DN söû duïng. 
Söï kieän (Events). Laø nhöõng hoaït ñoäng maø DN muoán thu thaäp thoâng tin cho vieäc laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt 
Ñoái töôïng tham gia vaøo söï kieän (Agents) 	 
15 
Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 
16 
Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 
17 
Bài tập thảo luận 
	Bạn được giao nhiệm vụ thiết kế phân hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ. 
	 1. Hãy nhận biết các bảng dữ liệu (tables) mà bạn nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng. 
	 2. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng dữ liệu 
	 3. Xác định các khóa chính (primary keys) để nhận biết và các khóa ngoại (foreign keys) để tạo liên kết giữa các bảng dữ liệu . 
18 
Truy vấn thông tin với ngôn ngữ SQL 
19 
Đề bài: Debai_AcctSalesRDB_TV1.0.pdf 
Thực hành với: Chap04_AcctSalesRDB .accdb 
Các loại ngôn ngữ CSDL 
Data Definition Language (DDL ) 
Builds the data dictionary 
Creates the database 
Describes the subschema 
Specifies record or field security constraints 
Data Manipulation Language (DML) 
Changes the content in the database 
Updates, insertions, and deletions 
Structure (Data) Query Language ( SQL ) 
Enables the retrieval, sorting, and display of data from the database 
20 
Microsoft Access Query #1 
21 
Microsoft Access Query #2 
22 
Microsoft Access Query #3 
23 
Microsoft Access Query #4 
20 
Microsoft Access Query #5 
25 
26 
Tóm lại 
Thực hành : 
File Microsoft Access Chap05_AcctSalesRDB .accdb 
Trình bày các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán 
Giải thích cơ sở dữ liệu liên kết (Relational Database) 
Thực hành truy vấn thông tin với ngôn ngữ CSDL SQL 
27