Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Thiết lập hệ thống thông tin kế toán

THIẾT LẬP HỆ THỐNGTHÔNG TIN KẾ TOÁN 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
GV. ThS. Vũ Quốc Thông 
CHƯƠNG 2 
Mục tiêu 
 Khai báo dữ liệu danh mục 
 Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục 
 Nhập số dư đầu vào hệ thống 
 Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống 
2 
Những khai báo ban đầu 
3 
4 
Bài tập thực hành 
Kiểm tra trên hệ thống: 
Cơ sở dữ liệu ABC đã được phục hồi từ tập tin THUCHANH_CTYABC_REF .zip 
Dữ liệu danh mục (Reference data) 
5 
6 
Bài tập thảo luận 
Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục khác nhau. 
Yêu cầu : sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các danh mục cơ bản: 
 Danh mục tài khoản 
 Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 
 Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên 
 Danh mục kho, vật tư - hàng hóa 
7 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống kế toán . Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. 
VD1 : tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB) 
VD2: tạo Đối tượng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB) 
Chi tiết theo 
8 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên 
VD. C á ch xây dựng mã h ó a: 
Kh á ch h à ng 	 	KH*** 
Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ 	 NB*** 
Nhân viên trong công ty 	 	 NV*** 
9 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 
Mã 
Tên KH, NCC 
Địa chỉ 
MST 
KH002 
Cty Hoa Mộc Lan 
1 Trương Định, Q.3 
3700912800 
KH003 
Cửa hàng số 3 
2 Ngũ Hành Sơn, ĐN 
3700149931 
KH004 
Khách hàng số 2 
7 Châu Văn Liêm, Q.5 
3700910828 
NB009 
Công ty Hiệp Thành 
3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 
3700456675 
NB010 
Nhà cung cấp số 10 
25 Giảng Võ, Hà Nội 
3701016959 
NB011 
Cty vận chuyển TMA 
1 Hồ Văn Huê, Q.PN 
3700431977 
10 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên 
Mã 
Tên đơn vị 
TK chi phí lương 
PKD 
Phòng Kinh doanh 
6411 
PHC 
Phòng Hành chính nhân sự 
6421 
Mã 
Tên nhân viên 
Thuộc đơn vị 
MST cá nhân 
NVLVH 
Lê Văn Hùng 
P. Kế toán 
8053087549 
NVTVC 
Trần Văn Chiến 
P. Kinh doanh 
8053095526 
NVNTH 
Nguyễn Thị Hằng 
P. Hành chính nhân sự 
8053064317 
Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABC 
Cấp tổ chức: Phòng ban 
11 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục vật tư - hàng hóa 
Mã 
Tên hàng hóa 
Tính chất 
Nhóm VTHH 
Đơn vị tính 
HH06 
Hàng hóa 06 
Vật tư hàng hóa 
Hàng hóa 
KG 
HH07 
Hàng hóa 07 
Vật tư hàng hóa 
Hàng hóa 
KG 
Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH) 
TK kho:	1561 
TK doanh thu:	5111 
TK chi phí GVHB: 	632 
Thuế suất thuế GTGT:	10% 
Tạo tài khoản ngân hàng 
12 
Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng 	 
a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 
	Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ) 
b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 
	Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền USD) 
Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu 
Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM 
13 
Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục 
Xây dựng hệ thống mã hóa 
Hệ thống mã hóa 
	Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong HTTTKT 
14 
VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA? 
Vì sao phải mã hóa thông tin? 
Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách hàng; mỗi tài khoản kế toán 
Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn hơn để mô tả thông tin. Vì sao? 
Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx 
15 
Xây dựng hệ thống mã hóa 
Bài tập thảo luận 
Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất . Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng. 
16 
Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. 
Yêu cầu: 
 Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm 
17 
Một số lưu ý khi xây dựng hệ thống mã hóa 
18 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Tầm quan trọng của thiết lập – chi tiết đối tượng kế toán 
Ví dụ: 
TK 131 chi tiết theo ? 
TK 141 chi tiết theo ? 
TK 331 chi tiết theo ? 
Số dư đầu (Initial Balance) 
19 
Chọn thời gian làm việc – kì kế toán! 
20 
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC 
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX 
Kì kế toán: QUÝ 
Ngày hạch toán (nên đặt) : 31/03/20XX 
21 
Nhập số dư ban đầu 
công ty TNHH TM ABC 
Tài khoản 
Ngoại tệ 
Dư nợ 
VND 
Dư nợ 
ngọai tệ 
Dư có 
VND 
Dư có 
ngoại tệ 
Ghi chú 
1111 
500.000.000 
1121DAB 
200.000.000 
1122DAB 
USD 
16.000.000 
1.000 
Chọn hạch toán đa tiền tệ (Hệ thống / tùy chọn) 
131 
125.000.000 
KH001 
141 
6.000.000 
 Nguyễn Văn Tư 
1561 
150.000.000 
- Tại kho: Hàng hóa 
5.000kg HH04 x 10.000 
5.000kg HH05 x 20.000 
- Cập nhật số dư TK 1561 
3411 
90.000.000 
 - Bỏ hạch toán ngoại tệ 
331 
200.000.000 
NB004 
41111 
707.000.000 
Tổng cộng 
997.000.000 
997.000.000 
22 
Ghi chú 
23 
2. Thiết lập – 
	02 nhóm dữ liệu ? 
1. Khởi tạo 
Ghi chú 
24 
Bài tập thực hành 
In bảng cân đối số phát sinh đầu kì 
/ Xuất ra Excel 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL .zip 
Sao lưu và phục hồi dữ liệu 
25 
Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành! 
Quản lý phát hànhhóa đơn từ hệ thống 
26 
27 
Quản lý phát hành hóa đơn 
- Những trường hợp có phát hành hóa đơn từ hệ thống PMKT của công ty? 
- Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống PMKT được quản lý như thế nào? 
Quy định quản lý phát hành HĐ 
28 
Thông tư 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. 
Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ động trong việc quản lý phát hành hóa đơn. 
Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung TT 39/2014/TT-BTC. 
Các bước thực hiện việc quản lý HĐ 
29 
Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơn 
Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn 
Bước 3. T hông báo phát hành hóa đơn 
Khởi tạo mẫu hóa đơn 
30 
Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau : 
- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 0 3 liên 
- Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng 
- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in 
- Số liên: 3 
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 
- Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T 
Dựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên) 
Đăng ký sử dụng hóa đơn 
31 
Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau: 
- Ngày đăng ký : 01 / 01 /20 XX 
- Số ĐKKD: 010001120 
- Về việc: xuất hóa đơn tự in 
- Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 0 3 liên 
- Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in 
Thông báo phát hành hóa đơn 
32 
Thông báo phát hành 
Ngày: 01/01/20XX 
Số: TBPH00001 
Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCM 
Các loại HĐ phát hành 
Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 0 3 liên 
Số lượng: 1000 
- Từ số: 0000001, đ ến số: 0001000 
- Ngày bắt đầu sử dụng: 06 /01/20 XX 
33 
Bài tập thực hành 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV .zip 
Bài tập thực hành 
34 
35 
* Bài tập thiết lập HTTTKT 
Thiết lập dữ liệu danh mục và nhập số dư đầu cho công ty Kim Long 
Sao lưu cơ sở dữ liệu Kim Long , 
đặt tên: THUCHANH_CTYKIMLONG_INV .zip 
36 
** Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 – Thiết lập hệ thống kế toán máy 
	Công ty TNHH TM XYZ 
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ , 
đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV .zip 
Tóm lại 
37 
 Khai báo dữ liệu danh mục 
 Ý nghĩa của mã hóa đối tượng danh mục 
 Nhập số dư đầu vào hệ thống 
 Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống