Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 2: Công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống

2007
1
CÔNG CỤ KỸ THUẬT MÔ TẢ 
HỆ THỐNG
Chương2
Nội dung
2.1. Sơ đồ dòng dữ liệu
2.2. Lưu đồ
2
3Mục đích của các công cụ mô tả
Phạm vi của hệ thống
Mô tả các thành phần của AIS
 Dữ liệu
 Hoạt động xử lý
 Lưu trữ
 Thông tin
Đối tượng tham gia vào AIS
4Ví dụ minh họa
KH gặp kế toán thanh toán kèm theo thông báo trả tiền của công
ty. NV này lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số
phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. Sau đó chuyển Pthu
cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho KT phải thu. Thủ quỹ
nhận tiền, kiểm tra số tiền trên Pthu và đóng dấu xác nhận. Sau
đó chuyển 1 Pthu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi
vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự.
KT phải thu nhận thông báo trả tiền do KT thanh toán chuyển
đến, lưu lại theo hồ sơ KH. Sau khi nhận Pthu từ thủ quỹ, KT
phải thu kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả tiền, sau đó nhập
vào phần mềm kế toán. PMKT kiểm tra mã KH, số hóa đơn
chưa thanh toán. Nếu đúng, PM sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ
thanh toán làm giảm nợ phải thu của KH theo từng hóa đơn.
Định kỳ, PM sẽ in sổ cái TK tiền, TK phải thu, sổ chi tiết KH,
bảng tổng hợp thanh toán và được chuyển cho KT tổng hợp.
Vấn đề đặt ra
Những ai tham gia vào quá trình trên ?
Các chứng từ gì được sử dụng và luân 
chuyển như thế nào ?
Phần mềm xử lý ra sao ?
5
6Sơ đồ dòng dữ liệu – DFD
 DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng 
lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi 
đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống 
thông tin.
 DFD có nhiều cấp
7Những biểu tượng thường dùng trong DFD
 Một hình vuông biểu thị đối tượng bên ngoài hệ 
thống (nguồn dữ liệu hoặc đích đến của dữ liệu)
 Một vòng tròn thể hiện hoạt động xử lý
 Hai đường thẳng song song thể hiện việc lưu trữ 
của dữ liệu.
 Một đường thẳng với một mũi tên thể hiện hướng 
đi của dòng dữ liệu.
DFD cấp 0 (khái quát)
Là sơ đồ cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung
của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ
liệu đi vào và đi ra giữa hệ thống và các đối tượng
bên ngoài hệ thống.
Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận
dữ liệu của hệ thống (không xử lý dữ liệu)
8
DFD cấp chi tiết
Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các cấp hoạt động 
xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các cấp hoạt động 
xử lý đó.
Mô tả chức năng của các hoạt động xử lý, nội dung 
của các dòng dữ liệu
Không thể hiện đối tượng, bộ phận thực hiện, hình 
thức mang dữ liệu
9
Vẽ DFD cấp 0
Bước 1: mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn 
văn mô tả
Bước 2: lập bảng đối tượng và các hoạt động liên 
quan đến các đối tượng đó
Bước 3: đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu
trong các hoạt động đã mô tả ở bước 2
 Hoạt động xử lý dữ liệu: truy xuất, chuyển hóa, nhập 
liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp
 Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối 
tượng không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
10
Vẽ DFD cấp 0
Bước 4: nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ 
thống
Bước 5:
 Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên 
ngoài
 Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt 
động xử lý của hệ thống hiện hành
 Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng 
bên ngoài
 Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ 
hành động nhận và gửi dữ liệu
11
Vẽ DFD cấp chi tiết
Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo 
trình tự diễn ra các hoạt động
Bước 7: nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo 
các cách sau:
 Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời 
điểm
 Nhóm các hoạt động xảy ra cùng địa điểm nhưng 
khác thời điểm xảy ra
Bước 8: vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi 
nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung 
chính các hoạt động trong nhóm
12
Vẽ DFD cấp chi tiết
Bước 9: đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các 
hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý
Bước 10: bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy 
hợp lý
Lập lại các bước 7,8,9,10 cho các DFD cấp chi tiết 
hơn
13
Lưu đồ
Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình 
xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu 
trữ)
Đồng thời mô tả:
 Phương thức truyền dữ liệu
 Các đối tượng, bộ phận liên quan
 Phương thức xử lý
 Phương thức và tính chất lưu trữ
14
Phân loại lưu đồ
Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của 
chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, 
nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ trong xử lý thủ công
Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách 
thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý 
của máy tính
Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong 
mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động xử lý vô 
hình và hữu hình trong hệ thống.
15
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu đầu vào
16
Nhaäp lieäu 
qua baøn phím
Yêu cầu mua 
hàng 1
Hóa đơn
Phiếu NK
Lệnh mua
hàng
2
3
2
Hóa đơn
bán hàng
1
2
4
3
Một lieân 
chứng từ
Boä nhieàu 
loaïi chöùng 
töø 
Chöùng töø 
nhieàu lieân
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu xử lý
Ký hiệu đầu ra
17
Xöû lyù
baèng maùy
Xöû lyù 
baèng tay
Döõ lieäu/th.tin 
vaøo ra/ Sổ KT 
Hieån thò 
maøn hình 
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu lưu trữ
18
Löu tröõ, 
maùy ñoïc ñöôïc
Löu tröõ
baèng tay
A: Chöõ caùi
D: ngaøy thaùng
N: soá thöù töï Lưu trữ 
bằng 
đĩa từ
Lưu trữ 
bằng 
đĩa từ
Ký hiệu của lưu đồ
Ký hiệu kết nối
19
Ghi chuù, 
bổ sung
Ñöôøng luaân 
chuyeån
Ra 
quyết 
định
A Ñieåm noái trong 
trang löu ñoà
Điểm noái sang 
trang
Baét ñaàu/keát thuùc.
Ngöôøi, boä phaän göûi 
DL, nhaän thoângtin 
p.4
1
1
p.2
1
Hướng dẫn vẽ lưu đồ
Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và 
bên ngoài hệ thống
Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột
 Mỗi đối tượng bên trong hệ thống là một cột trên lưu 
đồ
 Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của 
các hoạt động từ trái sang phải
Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột
 Mô tả các hoạt động xử lý
 Dòng dữ liệu vào, ra của từng hoạt động
Bất kỳ ký hiệu xử lý nào cũng phải có ký hiệu đầu 
vào và đầu ra.
20
Hướng dẫn vẽ lưu đồ
Bước 4: hoàn thành lưu đồ
 Nối các ký hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
 Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua 
cột khác để tránh các đường ngang/dọc
 Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung 
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
 Chứng từ đi vào phải đi ra hoạt động xử lý
 Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết 
thúc
21
Ý nghĩa
Mô tả hệ thống bằng DFD giúp:
 Xác định nội dung, chức năng, trình tự của các hoạt 
động xử lý trong hệ thống
 Nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu cần thiết 
cho các hoạt động xử lý
Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp:
 Nhận biết và phân tích được các hoạt động xử lý theo 
các đối tượng, bộ phận liên quan
 Phương thức thực hiện các hoạt động xử lý
 Phương thức chuyển dữ liệu
22
Vận dụng sơ đồ và lưu đồ
Đánh giá hoạt động của hệ thống hiện hành
 Đánh giá dòng dữ liệu đi vào các hoạt động  đánh 
giá cơ sở thực hiện các hoạt động
 Đánh giá dòng dữ liệu đi ra  đánh giá việc thực hiện 
chức năng của hoạt động
Thiết kế hệ thống mới
 Phác thảo quy trình xử lý các hoạt động cấp chi tiết 
nhất bằng DFD
 Xác định các bộ phận và phương thức xử lý
 Vẽ lưu đồ mô tả hệ thống mới
23
24
Bài tập ví dụ
Tại công ty Hill Probest Gam có nghiệp vụ thu tiền khách hàng 
được ghi chép và xử lý như sau:
 Nhân viên nhận được thư thanh toán, tiến hành mở bì thư và 
đối chiếu, tách riêng các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi 
lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả 
của khách hàng.
 Các chứng từ này được gửi đến phòng quỹ. Tại đây, thủ quỹ 
căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền (deposit slip) gồm 2 
liên. Liên thứ nhất của giấy nộp tiền và các séc thanh toán 
được chuyển nộp vào ngân hàng.
 Liên thứ hai của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ nhất 
của bảng kê tổng hợp tiền thu, rồi kèm với nhau và được lưu 
tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền. 
25
Bài tập ví dụ (tt)
 Liên thứ hai của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến 
bộ phận kế toán tổng hợp để ghi sổ cái và được lưu theo bảng 
số thống kê.
 Giấy báo trả tiền được chuyển đến bộ phận kế toán phải thu 
để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng. Các giấy 
báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số 
khách hàng.
Yêu cầu: Hãy vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục nêu trên.