Bài giảng hệ thống thông tin kế toán - Chương 1: Hệ thống thông tin kế toán với tổ chức doanh nghiệp - Vũ Quốc Thông

5/25/2012
2
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
Vũ Quốc Thông
2012
CHƢƠNG 01
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu xong chƣơng này, bạn có thể:
• Mô tả đƣợc mối liên hệ giữa ngƣời sử dụng thông 
tin và thông tin kế toán trong việc ra quyết định
• Giải thích khái niệm hệ thống thông tin kế toán
• Trình bày tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
4
5/25/2012
3
Nội dung
• Thông tin kế toán và các quyết định
• Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
• Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
5
Thông tin kế toán và các quyết định
• Khái niệm:
– Thông tin kế toán là những thông tin về sự
tuần hoàn của những tài sản, phản ánh đầy đủ
các chu trình nghiệp vụ cơ bản của tổ chức
doanh nghiệp
Sổ Cái
6
5/25/2012
4
Thông tin kế toán và các quyết định
• Đặc trƣng cơ bản của thông tin kế toán:
– T _ _ _ _ T _ _
– K _ _ _ T _ _
7
XỬ LÝ
Thông tin kế toán và các quyết định
8
5/25/2012
5
Thông tin kế toán và các quyết định
KHÁI NIỆM DỮ LIỆU KẾ TOÁN THÔNG TIN KẾ TOÁN
Tổ chức lƣu trữ Sổ nhật ký Sổ Cái
Mức độ quan tâm Tức thời Lâu dài, liên tục
Ví dụ Nhật ký bán hàng Sổ cái tài khoản phải thu
khách hàng
9
Thông tin kế toán và các quyết định
• Người sử dụng thông tin:
Kế toán – thông tin kế toán
Ngƣời sử dụng thông tin
==> mục tiêu quản trị và đầu tƣ
Thông tin kế toán cung cấp cho
Nhà quản lý
Nhà đầu tƣ
Nhà nƣớc
10
5/25/2012
6
Bài tập thảo luận 1
• Từ hiểu biết về thông tin kế toán, Anh (/Chị)
hãy phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và
thông tin kế toán. Những nhóm người sử
dụng thông tin kế toán?
11
Hệ thống thông tin kế toán (*)
Dữ 
liệu
(chứng 
từ)
Thông 
tin
(báo 
cáo kế 
toán)
Phần cứng Phần mềm
Cơ sở
dữ liệu
Các
thủ tục
Con
người
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
• Khái niệm
12
5/25/2012
7
• Các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp:
Hệ thống thông tin kế toán
_ Các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp _
13
• Vai trò của HTTTKT trong quản trị DN:
– Nhiều tổ chức DN xây dựng các phân hệ thông
tin quản lý cho từng lĩnh vực chức năng nghiệp
vụ ==> nhằm cung cấp thông tin; trợ giúp nhà
quản lý trong việc ra quyết định:
• Hệ thống thông tin tài chính
• Hệ thống thông tin nhân sự
• Hệ thống thông tin sản xuất
• Hệ thống mua hàng / quản lý tồn kho / bán hàng
• 
Hệ thống thông tin kế toán
Các hệ thống thông tin chức năng này – đều có
mối quan hệ qua lại với HTTTKT (*)
14
5/25/2012
8
• Vai trò của HTTTKT trong quản trị DN:
Hệ thống thông tin kế toán
15
• Quy trình kế toán:
Hệ thống thông tin kế toán
Dữ 
liệu 
kinh tế
Ghi 
chép 
ban đầu
(Chứng 
từ)
Phân 
loại, ghi 
chép, 
tổng hợp 
(Sổ sách)
Cung 
cấp 
thông tin
(Báo 
cáo)
Thông 
tin
Worksheet_XYZ_ThongVu_SV.xls
16
5/25/2012
9
• Giới thiệu các chu trình nghiệp vụ trong
HTTTKT:
Hệ thống thông tin kế toán
Fast Accounting
Kế toán Misa
17
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
• Xử lý nghiệp vụ
– Gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức
DN cần thực hiện nhằm trợ giúp các hoạt động
nghiệp vụ hằng ngày.
• Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu (DFD):
Thực thể bên ngoài
Điểm khởi đầu / 
điểm đến
Dòng dữ liệu Hoạt động xử lý Nơi lƣu trữ
dữ liệu
18
5/25/2012
10
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
Ví dụ: Mô tả hệ thống mua hàng sau thông qua sơ đồ dòng
dữ liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý cấp 0
Khi các phòng ban trong công ty có yêu cầu mua hàng, hệ
thống mua hàng (Purchase System) sẽ tiếp nhận yêu cầu và lập
đơn mua hàng gửi đến nhà cung cấp. Nhà cung cấp giao hàng
và gửi hóa đơn đến cho hệ thống mua hàng của công ty. Hệ
thống mua hàng tiến hành nhận hàng vào kho, thông báo đến
các phòng ban và thanh toán cho nhà cung cấp. Mọi dữ liệu từ
hệ thống mua hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán.
19
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Ví dụ: Mô tả hệ thống mua hàng bằng DFD – DFD khái quát
20
5/25/2012
11
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Ví dụ: Mô tả hệ thống mua hàng bằng DFD – DFD cấp 0
21
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
Ví dụ: Mô tả hệ thống bán hàng sau thông qua sơ đồ dòng dữ
liệu DFD ở mức độ DFD khái quát và DFD luận lý cấp 0
Khi khách hàng liên hệ đặt hàng, hệ thống bán hàng (Sales
System) sẽ tiếp nhận yêu cầu. Hệ thống bán hàng ghi nhận đơn
đặt hàng, sau đó tiến hành chuyển hàng đi giao cho khách hàng,
đồng thời xuất hóa đơn bán hàng. Khi khách hàng thực hiện
thanh toán (giả sử theo phƣơng thức nộp tiền mặt); hệ thống bán
hàng sẽ ghi nhận thanh toán và chuyển tiền bán hàng thu đƣợc
đến tài khoản ngân hàng của công ty. Ngân hàng nhận tiền gửi
vào từ hệ thống bán hàng và ra thông báo đã nhận tiền (giấy báo
có). Mọi dữ liệu từ hệ thống bán hàng sẽ đƣợc cập nhật vào hệ
thống sổ cái và báo cáo kế toán.
22
5/25/2012
12
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Ví dụ: Mô tả hệ thống bán hàng bằng DFD – DFD khái quát
Hệ thống bán hàng
Thông báo nhận tiền
(giấy báo Có)
Khách hàng
Yêu cầu mua hàng
Hàng hóa
Hóa đơn
bán hàng
Thủ tục 
thanh toán
Hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán
Tiền chuyển vào 
ngân hàng
Dữ liệu bán hàng
và công nợ
Ngân hàng
23
Thông báo nhận tiền
(giấy báo Có)
Khách hàng
Yêu cầu mua hàng
Hàng hóa
Hóa đơn
bán hàng
Thủ tục 
thanh toán
Hệ thống sổ cái và
báo cáo kế toán
Tiền chuyển vào 
ngân hàng
Dữ liệu bán hàng
và công nợ
Ngân hàng
1.0
Lập đơn đặt hàng
cho khách hàng
2.0
Tiến hành
giao hàng
3.0
Xuất hóa đơn
bán hàng
4.0
Thu tiền
từ khách hàng
Danh mục
kho
Danh sách
Khách hàng
Danh sách
Đơn đặt hàng
Công nợ
khách hàng
Copy của đơn 
đặt hàng
Copy của phiếu
Giao hàng
Copy của hóa 
đơn bán hàng
Danh sách
hóa đơn bán hàng
Sơ đồ dòng dữ liệu - DFD
Ví dụ: Mô tả hệ thống bán hàng bằng DFD – DFD cấp 0
24
5/25/2012
13
Bài tập thảo luận 2
• Thông qua sơ đồ dòng dữ liệu DFD cấp 0,
đối chiếu các bƣớc với các phân hệ tƣơng
ứng trên phân mềm kế toán (*)
Các bước trên lưu đồ
(bước 1.0, 2.0)
Phân hệ kế toán
25
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
• Các thành phần cơ bản của hệ thống xử
lý nghiệp vụ
Các hoạt động 
trong quá trình 
SXKD
26
5/25/2012
14
Khái quát về công việc thiết kế 
HTTTKT
27
HTTTKT thủ công HTTTKT máy
Khái quát về công việc thiết kế 
HTTTKT
• Mô hình thiết kế HTTTKT
28
5/25/2012
15
Khái quát về công việc thiết kế 
HTTTKT
• Các bƣớc chính trong quá trình thiết kế
HTTTKT:
- Thiết kế sơ bộ báo cáo kế toán, hệ thống tài
khoản
- Rà soát lại bộ báo cáo và danh mục tài khoản
với các nhà quản lý và các nghiệp vụ viên
- Hoàn thiện thiết kế bộ báo cáo và hệ thống tài
khoản
- Chuẩn bị kế hoạch ghi nhật kí, thiết kế giấy tờ,
thủ tục cần thiết cho quá trình triển khai hệ
thống
29
Bài tập thảo luận 3
• Hệ thống tài khoản kế toán – Thiết kế hệ
thống tài khoản phục vụ cho mục đích báo
cáo cấp địa phƣơng và cấp tập đoàn
- HTTK Cty Polysius Vietnam (www.thyssenkrupp.com)
- HTTK Cty PPF Vietnam (
30
5/25/2012
16
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
• Hệ thống mã hóa
– Mã hóa: là cách thức để thực hiện việc phân loại,
xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử dụng
trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong
HTTTKT
31
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
• Vì sao phải mã hóa thông tin?
– Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách
hàng; mỗi tài khoản kế toán
– Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn
hơn để mô tả thông tin. Vì sao?
– Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối
tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví
dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài
khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx
32
5/25/2012
17
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
33
• Các hình thức mã hóa
– Mã hóa kiểu toàn số: định dạng mã chứa các
chữ số 0,1,,9 ==> hình thức đƣợc sử dụng
rộng rãi trong quá trình xử lý tự động
– Mã hóa kiểu kí tự: định dạng mã chứa các chữ
số (0,1,,9); các chữ cái (A->Z, a->z) và các kí
tự khác (*,$,#,&). Ngoài ra, còn có định dạng
mã vạch mà máy có thể đọc đƣợc
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
34
• Các phương pháp mã hóa
– Mã kiểu thứ tự: đặt mã theo chuỗi số liên tiếp
với thứ tự tăng dần hay giảm dần, thƣờng là tăng
dần. Ví dụ: hóa đơn bán hàng số 555, 556,
557
– Hạn chế của kiểu mã thứ tự:
– Không cung cấp thêm thông tin về đối tƣợng
cần nhận diện, ngoài trừ vị trí của đối tƣợng
trong một danh mục
– Không linh động để có thể chèn thêm một mã
mới vào hai mã đã tồn tại
5/25/2012
18
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
35
• Các phương pháp mã hóa
– Mã kiểu khối: cách đặt mã đƣợc sắp xếp các đối
tƣợng vào các khối (nhóm). Trong mỗi khối, các
kí tự đƣợc sử dụng theo trình tự liên tiếp. Ví dụ:
mã sản phẩm 79100 01663 ==> 05 kí tự đầu xác
định một nhà cung cấp cụ thể; 05 chữ số tiếp
theo xác định một sản phẩm cụ thể của một nhà
cung cấp nào đó.
– Hạn chế của mã kiểu khối là không thể hiện sự
phân loại trong mỗi khối. Mỗi số chỉ là một phần
tử trong khối – không có ý nghĩa gì hơn.
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
36
• Các phương pháp mã hóa
– Mã phân cấp: cách đặt mã mà trong đó giá trị
và vị trí của mỗi kí tự đều mang một ý nghĩa.
Một số ký tự nhất định đƣợc kế thừa cho mỗi
một cấp tiếp theo. Ví dụ: bảng hệ thống tài
khoản doanh nghiệp VN đƣợc mã hóa theo kiểu
mã phân cấp:
5/25/2012
19
Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
37
• Các phương pháp mã hóa
– Mã gợi nhớ: cách đặt mã có sử dụng một bộ các
kí tự gồm các chữ cái và chữ số; theo đó các kí
tự đƣợc kết hợp với nhau để tạo thành mã tắt,
ngắn gọn. Ví dụ: trong danh mục tiền tệ:
“USD”: Đô la Mỹ; “VND”: Việt Nam đồng
– Ƣu điểm của mã gợi nhớ là mã đối tƣợng mang
tính gợi nhớ cao; giúp ngƣời sử dụng có thể hiểu
đƣợc đặc tả của đối tƣợng đã đƣợc mã hóa.
Bài tập thảo luận 4
Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất.
Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, nhiều
công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng mua sản
phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng công trình
cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để đƣợc giảm giá. Công ty còn
có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty chia thị trƣờng thành 7
khu vực: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, Tây nguyên, các tỉnh miền
Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Mỗi khu vực bao
gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 khách hàng.
Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần bằng
nhƣa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao gồm 4
loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tƣơng tự, có trên 180
nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 loại sản phẩm,
mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau.
Yêu cầu:
Hãy nêu các phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm
38
5/25/2012
20
Tóm tắt
• HTTTKT VỚI TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP
– Thông tin kế toán và việc ra quyết định
– Hệ thống thông tin kế toán
– Tổng quan về xử lý nghiệp vụ kế toán
39
5/21/2012
1
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VỚI
HỆ THỐNG KẾ TOÁN
Vũ Quốc Thông
2012
CHƢƠNG 02
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Mục tiêu
Sau khi nghiên cứu xong chƣơng này, bạn có thể:
• Giải thích khái niệm công nghệ thông tin
• Trình bày ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ
thống thông tin kế toán
• Mô tả đƣợc hệ thống kế toán máy
2
5/21/2012
2
Nội dung
• Công Nghệ Thông Tin (CNTT)
• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống 
thông tin kế toán (*)
• Hệ thống kế toán máy
3
• Giới thiệu chung:
– Công nghệ thông tin là sự hòa nhập giữa
công nghệ máy tính với công nghệ liên lạc
viễn thông. Đó là những công nghệ cho phép
ghi nhận, lƣu trữ, xử lý, tìm kiếm, truyền và
nhận thông tin
– Trong thực tế, công nghệ thông tin đƣợc sử
dụng trong tất cả các loại hình hệ thống thông
tin để cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng
Công nghệ thông tin
4
5/21/2012
3
Công nghệ thông tin
• Giới thiệu chung:
– Hệ thống thông tin là một tập hợp của các
thành phần bao gồm: phần cứng, phần mềm,
liên lạc viễn thông, các nguồn nhân lực, các
nguồn dữ liệu và các thủ tục xử lý. Các thành
phần trong hệ thống hoạt động liên kết với
nhau nhằm đạt đƣợc mục tiêu xử lý và cung
cấp thông tin cho ngƣời sử dụng
5
Công nghệ thông tin
• Phần cứng máy tính:
– Phần cứng máy tính là tập hợp các thiết bị
công nghệ tạo thành một máy tính điện tử. Các
thiết bị đó là bộ xử lý trung tâm (CPU), bộ xử
lý hỗ trợ (RAM), bộ nhớ ngoài - thiết bị lƣu
trữ (Hard Disk), thiết bị vào và thiết bị ra
(Mouse, Key-board, Computer Screen,
Printer)
6
5/21/2012
4
Công nghệ thông tin
• Phần cứng máy tính:
– Ngôn ngữ máy tính (machine language):
Mọi máy tính chỉ hiểu đƣợc 02 điều: mở (on)
và đóng (off). Ngôn ngữ máy tính sử dụng hệ
đếm nhị phân (số 1 mô tả trạng thái “on”; số 0
mô tả trạng thái “off”) để biểu diễn một số bất
kì. Mỗi chữ số đƣợc gọi là 1 bit
– 1 byte là tập hợp các bits dùng để mô tả một
ký tự: chữ cái , ký hiệu đặc biệt (số 8, 9, & hay
$...). Ở bộ nhớ ngoài, các số đƣợc lƣu trữ ở
dạng các bytes 7
Công nghệ thông tin
• Phần cứng máy tính:
– Bộ xử lý trung tâm (CPU)* là một bộ phận bên
trong máy tính, chịu trách nhiệm thực hiện các
chỉ thị đƣợc chuyển đến nó thông qua các
chƣơng trình máy tính.
– Bộ nhớ ngoài là phƣơng tiện lƣu trữ dữ liệu bên
ngoài bộ xử lý trung tâm. 03 khái niệm cơ bản:
trường (field) – bản ghi (record) – tệp (table)
8
Minh họa ở cấp cơ sở dữ liệu
5/21/2012
5
Công nghệ thông tin
• Bộ nhớ ngoài 03 khái niệm cơ bản:
trường (field) – bản ghi (record) – tệp (table)
– Trường (field): một bộ các bytes dùng để mô tả
một thuộc tính của một thực thể. Ví dụ: trƣờng
số hiệu của một tài khoản, trƣờng tên của một
nhà cung cấp
– Bản ghi (record), bản ghi logic: một bộ có tổ
chức các trƣờng, mô tả thực thể nhƣ một khách
hàng, một sản phẩm
– Tệp (table): một bộ các bản ghi logic mô tả các
thực thể cùng kiểu. 9
Công nghệ thông tin
• Bộ nhớ ngoài Cơ sở dữ liệu quan hệ
(relational database)
– Cơ sở dữ liệu: một bộ có tổ chức các tệp. Cơ sở
dữ liệu kế toán có chứa tất cả các tệp: khách
hàng, đơn đặt hàng, chi tiết đặt hàng, mặt hàng...
10
Khách hàng Đơn đặt hàng Chi tiết đặt hàng Mặt hàng
Mã số KH
Tên KH
D.liệu đường phố của KH
D.liệu. quận huyện của KH
D.liệu Thành phố của KH
Điện thoại liên lạc
D,liệu Email liên lạc
Mã đơn đặt hàng
Ngày đơn đặt hàng
Mã số KH
Mã đơn đặt hàng
Mã mặt hàng
Số lượng hàng đặt
Mã mặt hàng
Tên mặt hàng
Đơn giá xuất
Đơn giá bán
Số lượng hàng tồn
_ Cơ sở dữ liệu quan hệ - minh họa* _
5/21/2012
6
Công nghệ thông tin
• Phần cứng máy tính:
– Thiết bị vào (computer input): dùng để nhập dữ liệu
vào hệ thống máy tính. Chúng thực hiện việc chuyển
đổi dữ liệu cần xử lý thành dạng của máy. Các thiết bị
vào rất đa dạng: thiết bị quét mã vạch (barcode
scanner), thiết bị màn hình cảm ứng (touch-screen),
que/bút chỉ (stick), chuột máy tính (computer mouse),
bàn phím (key board)
– Thiết bị ra (computer output): dùng để đƣa thông tin
ra ngoài. Chúng thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu sau
khi xử lý từ dạng máy sang dạng của ngƣời dùng. Các
thiết bị ra rất đa dạng: màn hình (computer screen), máy
in (printer), máy vẽ đồ thị 11
Công nghệ thông tin
• Phần mềm máy tính:
– Phần mềm máy tính (computer software
program) là toàn bộ các chương trình để vận
hành máy tính điện tử. Phần mềm máy tính
đƣợc phân thành 03 nhóm chính (*):
• Phần mềm hệ thống
• Phần mềm phát triển
• Phần mềm ứng dụng
12
5/21/2012
7
Công nghệ thông tin
• Phần mềm máy tính:
– Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database
mangement system program) là những chƣơng
trình phần mềm máy tính hỗ trợ ngƣời dùng:
• Lƣu trữ dữ liệu theo một các thống nhất
• Tổ chức dữ liệu thành các bản ghi theo một
cách thống nhất
• Truy xuất dữ liệu theo một các thống nhất
13
Công nghệ thông tin
• Phần mềm máy tính:
– Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
14
_ Quan hệ giữa cơ sở dữ liệu – hệ quản trị cơ sở dữ liệu
– các chƣơng trình ứng dụng _
* Hệ quản trị CSDL hoạt động nhƣ một trung gian giữa CSDL
ở bộ nhớ ngoài và các chƣơng trình phần mềm ứng dụng
5/21/2012
8
Bài tập thảo luận 1
• Từ hiểu biết về hệ thống máy tính, Anh
(/Chị) hãy trình bày các khái niệm liên quan
đến phần cứng máy tính và phần mềm máy
tính?
15
Công nghệ thông tin
• Phần mềm máy tính:
– Chương trình phần mềm kế toán đƣợc xây
dựng nhằm hỗ trợ kế toán quản trị doanh nghiệp;
đƣợc thiết kế trên cơ sở toán học, logic học, điều
khiển học và nguyên lý kế toán kép.
– Mỗi bộ chƣơng trình phần mềm kế toán thƣờng có
những điểm thích hợp cơ bản với mỗi loại hình
đơn vị; tùy theo quy mô và tính chất nhất định của
tổ chức.
16
- Tìm hiểu các gói phần mềm của: PMKT Misa và PMKT Fast ?
- Những phân hệ cơ bản được thiết kế trong một PMKT ?
5/21/2012
9
Ứng dụng CNTT trong HTTTKT
• Trong lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán, có
thể phân chia thành các cấp độ:
– Hệ thống xử lý bán thủ công với sự trợ giúp của
các bảng tính Excel
– Hệ thống phần mềm kế toán dạng điều khiển bằng
trình đơn (Menu – Driven- Systems)
– Hệ thống hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp
(Enterprise Resource Planning – ERP)
17
Tham khảo: Cac cap do ung dung CNTT trong KT.pdf
Kế toán máy
Hệ thống kế toán máy
• Khái niệm:
– Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ
thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, nhằm
hỗ trợ biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông
tin tài chính, quản trị phục vụ cho quá trình ra các
quyết định kinh tế.
– Hệ thống kế toán máy là một thành phần của hệ
thống thông tin quản lý.
18
5/21/2012
10
Hệ thống kế toán máy
• Khái niệm:
– Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính bao
gồm đầy đủ các yếu tố của một hệ thống thông tin
hiện đại.
19
Hệ thống
kế toán máy
Hình thức xử lý KẾ TOÁN
THỦ CÔNG
KẾ TOÁN MÁY
Các giai đoạn xử lý
Nhập dữ liệu đầu vào
Chứng từ (hóa đơn bán
hàng, phiếu thu, chi)
Ghi chép thủ công Nhập liệu qua bàn phím hoặc
dùng máy quét
Xử lý / lưu trữ dữ liệu
Lƣu trữ và biến đổi dữ
liệu trên các sổ nhật ký
thành thông tin lƣu trên
sổ cái
Ghi chép thủ công trên
các sổ
- Sổ nhật ký
- Sổ cái
Tự động xử lý và lƣu trữ
trong chƣơng trình ở dạng các
tệp tin (table – database)
Kết xuất thông tin
-Báo cáo quản trị
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo hỗ trợ khai
thuế
Thủ công, tổng hợp báo
cáo bằng tay
Tự động kết xuất theo chƣơng
trình
20
Bài tập thảo luận 2
5/21/2012
11
Phần mềm kế toán
• Khái niệm:
– Phần mềm kế toán (PMKT) là hệ thống các
chƣơng trình ứng dụng hoạt động trên nền cơ sở dữ
liệu để duy trì sổ sách kế toán trong môi trƣờng
máy tính. Với PMKT, ngƣời ta có thể nhập liệu các
nghiệp vụ phát sinh, cập nhật số dƣ các tài khoản
và kết xuất các thông tin kế toán dƣới nhiều dạng
thức báo cáo khác nhau.
– Sử dụng PMKT, công việc của ngƣời kế toán là:
21
Phần mềm kế toán
• Phần mềm kế toán: về nguyên tắc, các tổ chức
có thể lựa chọn giữa 02 giải pháp phần mềm
sau:
– Tự viết chương trình kế toán (internal application
development)
– Mua phần mềm kế toán trọn gói (accounting
software package)
22
hoặc ?
5/21/2012
12
Phần mềm kế toán
• Giới thiệu một số phần mềm kế toán:
– Phần mềm kế toán nƣớc ngoài
– Phần mềm kế toán trong nƣớc
23
24
Bài tập thảo luận 3
Ƣu và nhƣợc điểm của PMKT trong và ngoài nƣớc
Phần Mềm
kế toán
(nguồn gốc)
Ưu điểm Nhược điểm
Ngoài Nƣớc - Chất lƣợng tốt, mang tính
chuyên nghiệp, hiện đại
- Giá thành cao
- Bảo trì, hỗ trợ kĩ thuật gặp khó khăn
- Vấn đề địa phƣơng hóa:
+ Ngôn ngữ
+ Hệ thống kế toán VN
+ Hệ thống máy tính
Trong Nƣớc - Giá thành thấp hơn
- Bảo hành, bảo trì nhanh
- Phù hợp với doanh nghiệp
VN
- Cấu trúc công nghệ thƣờng lạc hậu và
khả năng mở rộng thấp
- Một số lấy ý tƣởng của PM nƣớc
ngoài, viết lại chƣơng trình nhƣng đạt
độ tối ƣu hóa khả năng vận hành không
cao
5/21/2012
13
Phần mềm kế toán (PMKT)
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT:
PMKT là một trong các yếu tố cấu thành nên
HTTTKT. PMKT chỉ trợ giúp ngƣời làm kế
toán trong việc thực hiện công việc của mình
với công cụ xử lý là máy tính điện tử trong môi
trƣờng quản trị CSDL thích hợp.
25
Phần mềm kế toán (PMKT)
_ Vị trí của PMKT trong HTTTKT _
26
Dữ liệu
kế toán
Thông tin
kế toán
Minh họa
bằng PMKT
5/21/2012
14
Cơ sở dữ liệu kế toán
• Cơ sở dữ liệu kế toán là một tập hợp các dữ
liệu có cấu trúc , đƣợc lƣu giữ trong các tệp
(tables) có quan hệ với nhau; đƣợc quản trị một
cách hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sở dữ liệu
nhằm đạt đƣợc mục đích của HTTTKT: lƣu
trữ, xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin
kế toán tài chính, quản trị có ích cho việc ra
quyết định của các nhà quản lý.
27
Cơ sở dữ liệu kế toán
• Các tệp tin (tables) chứa dữ liệu kế toán. Dữ
liệu kế toán có 02 nhóm chính sau:
– Nhóm dữ liệu danh mục tự điển / tham chiếu
(Reference data)
– Nhóm dữ liệu nghiệp vụ giao dịch
(Transactional data)
28
5/21/2012
15
Cơ sở dữ liệu kế toán
29
_ Minh họa tổ chức CSDL trong HTTTKT _
Hệ thống danh mục kế toán
• Một công việc quan trọng và cần thiết đƣợc
tiến hành khi bắt đầu đƣa chƣơng trình PMKT
vào sử dụng là xây dựng các danh mục tự
điển, nhằm quản lý toàn diện các hoạt động
của một tổ chức doanh nghiệp.
• Các danh mục tự điển sẽ thƣờng xuyên đƣợc
mở rộng trong quá trình hoạt động của hệ
thống kế toán.
30
5/21/2012
16
Hệ thống danh mục kế toán
31
*
_ Hệ thống phần mềm kế toán _
32
Bài tập thảo luận 4
Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất hoạt
Động khác nhau sẽ có những hệ thống danh mục
tự điển khác nhau. 
Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát các
danh mục tự điển cơ bản:
- Danh mục tài khoản
- Danh mục khách hàng
- Danh mục kho hàng và hàng hóa, vật tƣ
- Danh mục các (form) mẫu chứng từ 
5/21/2012
17
Khái quát về công việc triển khai 
và vận hành HTTTKT
• Công việc chuẩn bị cài đặt
– Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của hệ thống
– Cài đặt các phần mềm: hệ điều hành, hệ quản trị
CSDL, chƣơng trình PMKT
• Các công việc khi bắt đầu kế toán máy
– Xây dựng danh mục tự điển
– Vào số dƣ đầu kỳ: số dƣ TK, số dƣ chi tiết công nợ,
số dƣ hàng tồn kho
– Phân quyền truy cập, khai thác thông tin
33
Khái quát về công việc triển khai 
và vận hành HTTTKT
• Công việc hằng ngày / định kỳ
– Cập nhật, hiểu chỉnh / in số liệu
– Cập nhật lại các danh mục tự điển (nếu cần thiết)
– In các báo cáo quản trị để sử dụng và kiểm tra số liệu
– Sao lƣu dữ liệu (backup) đề phòng sự cố phần cứng
• Công việc cuối kỳ (tháng, quý hoặc năm)
– Thực hiện các bút toán điều chỉnh, phân bổ, kết chuyển
– Lập các sổ sách, báo cáo: BCTC, BCQT theo quy định
– Khóa sổ và chuyển kỳ hàng tháng hoặc hàng năm
– Sao, lƣu dữ liệu (backup) đề phòng sự cố phần cứng
34
5/21/2012
18
Tóm tắt
• CNTT VỚI HỆ THỐNG KẾ TOÁN
– Công nghệ thông tin
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ 
thống thông tin kế toán
– Hệ thống kế toán máy
35