Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 6: Một số chủ đề liên quan đến phần mềm kế toán

Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
1 
MỘT SỐ CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN 
ĐẾN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
GV. ThS. Vũ Quốc Thông 
CHƢƠNG 6 
Mục tiêu 
Trình bày một số chủ đề liên quan: 
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT 
• Mô hình hoạt động trên PMKT 
• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT 
• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT 
• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT 
• Phân loại phần mềm kế toán 
• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT 
• Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng 
2 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
2 
Dẫn nhập 
3 
từ K/T thủ công đến H/T tích hợp 
4 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
3 
Quan điểm về kế toán máy 
5 
Kế toán máy không những 
làm giảm bớt khối lƣợng 
công việc, tăng tốc độ xử lý, 
mà còn giúp công tác kế toán 
ngày càng chuyển sang 
hƣớng trình bày và phân tích 
thông tin. Tuy nhiên, chƣơng 
trình phần mềm kế toán 
không thể thay thế con ngƣời 
trong kế toán. 
Thế ào là qua điểm đúng ? 
Phần mềm kế toán (PMKT) 
6 
Công cụ ghi chép,  
Xử lý kế toán phải tuân thủ  
Độ chính xác của báo cáo phụ thuộc  
Theo bạn, PMKT là? 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
4 
7 
Chia sẻ kiến thức 
Phần mềm kế toán (PMKT) 
Vị trí của PMKT trong HTTTKT: 
 PMKT là một trong các yếu tố cấu thành 
nên HTTTKT. PMKT chỉ trợ giúp ngƣời 
làm kế toán trong việc thực hiện công việc 
của mình với công cụ xử lý là máy tính 
điện tử trong môi trƣờng quản trị CSDL 
thích hợp. 
8 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
5 
Vị trí của PMKT trong HTTTKT 
9 
Dữ liệu 
kế toán 
Thông tin 
kế toán 
Minh họa 
bằng PMKT 
Sự phát triển của PMKT 
The evolution of accounting software 
10 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
6 
Sự phát triển của PMKT 
11 
THE EVOLUTION OF ACCOUNTING SOFTWARE: PAST, PRESENT AND FUTURE 
(The Journal of the Global Accounting Alliance) 
The evolution of accounting software 
12 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
7 
13 
The evolution of accounting software 
Transaction Page (TP) 
(1 line/1 screen) 
View 
Whole Journal (V) 
14 
The evolution of accounting software 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
8 
15 
The evolution of accounting software 
16 
The evolution of accounting software 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
9 
17 
từ học thuật và N/C đến thực tế 
Phân loại PMKT 
Accounting software classification 
18 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
10 
Accounting software classification 
By the nature of transaction 
>> front office và back office Accounting software 
By the type of product 
>> packaged or self-developed Accounting software 
By the origin of the product 
>> Vietnamese or foreign Accounting software 
19 
Accounting software classification 
By the market segment (client company scope) 
Foreign Acct Sw Vietnamese Acct Sw 
94 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
11 
Accounting software classification 
Horizontal v.s. Vertical Accounting Software 
 “Horizontal” for the one-size fits all application 
“Vertical” for the industry specific solution 
Reference: 
-Deshmukh A. (2006) – Book 
 Digital Accounting: the effect of the Internet and ERP on 
Accounting – page 28 
- Francis J. S. – Weblink 
Vertical-Accounting-Software-Solutions 
21 
22 
Hệ thống bài học 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
12 
A. Mô hình hoạt động của PMKT 
Công đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào 
Ngƣời sử dụng (NSD) phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình 
hoạt động kinh tế sau đó nhập vào hệ thống. Tùy theo đặc điểm của từng 
phần mềm cụ thể, các chứng từ sau khi nhập vào phần mềm sẽ đƣợc lƣu 
trữ vào trong máy tính dƣới dạng một hoặc nhiều tệp 
Công đoạn 2: Xử lý 
Công đoạn này thực hiện việc lƣu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các 
thông tin tài chính kế toán dựa trên dữ liệu của các chứng từ đã nhập 
trong công đoạn trƣớc; làm căn cứ kết xuất sổ sách, báo cáo kế toán 
trong công đoạn sau 
Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra 
Căn cứ vào kết quả xử lý của công đoạn 2, phần mềm tự kết xuất báo 
cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết theo yêu cầu của NSD. Từ đó, 
NSD có thể xem, lƣu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu để phục vụ cho 
các mục đích phân tích, thông kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống 
phần mềm khác 
23 
B. Lợi ích của việc ứng dụng PMKT 
Trong doanh nghiệp 
Người kế toán viên 
Không phải thực thao tác tính toán, ghi sổ thủ công; thông qua quy trình 
hạch toán trên phần mềm, có thể ra đƣợc báo cáo chính xác 
Kế toán trưởng 
Tiết kiệm thời gian trong việ tổng hợp, đối chiếu sổ sách, lên các báo cáo 
kế toán; cung cấp kịp thời đƣợc các số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm 
ngƣời quản lý yêu cầu 
Giám đốc tài chính 
Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo 
nhiều chiều khác nhau; hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động 
tài chính của doanh nghiệp chính xác và nhanh chóng 
Giám đốc điều hành 
Có đƣợc đầy đủ thông tin tài chính kế toán của doanh nghiệp khi cần thiết 
để phục vụ cho việc ra các quyết định quản trị; tiết kiệm đƣợc nhân lực, 
chi phí và làm tăng tính chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên; gia tăng 
thƣơng hiệu trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tƣ 
 Ngoài doanh nghiệp 
Cơ quan thuế và kiểm toán 
 Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ, sổ sách kế toán tại các DN 
24 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
13 
C. Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT 
Tiêu chuẩn của PMKT 
- PMKT phải hỗ trợ NSD tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc về kế toán 
- PMKT phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với 
những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không 
ảnh hƣởng đến dữ liệu đã có 
- PMKT phải hỗ trợ xử lý tự động và đảm bảo sự chính xác về số liệu kế toán 
- PMKT phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu 
Điều kiện của PMKT 
- PMKT trƣớc khi đƣa vào sử dụng phải thuyết minh rõ xuất xứ, tính 
năng kỹ thuật theo các quy định hiện hành về kế toán 
- PMKT khi đƣa vào sử dụng phải có tài liệu hƣớng dẫn cụ thể để giúp 
NSD vận hành, có khả năng xử lý các sự cố đơn giản 
- PMKT do tổ chức, cá nhân ngoài đơn vị kế toán cung cấp phải đƣợc 
bảo hành trong thời hạn hai bên thỏa thuận, ít nhất phải hoàn thành 
đƣợc công việc kế toán của một năm tài chính 
25 
D. Điều kiện cho việc áp dụng PMKT 
Đảm bảo điều kiện kỹ thuật 
- Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của DN 
- Trang thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học 
- Xây dựng quy chế bảo quản phần mềm kế toán trên máy vi tính. VD. quản lý dữ 
liệu và sao lƣu dữ liệu... 
Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán 
- Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn về 
nghiệp kế toán và tin học 
- Xây dựng quy trình thao tác trên hệ thống kế toán máy (lập kế hoạch và tổ chức 
thực hiện các khâu công việc) 
- Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu về bảo mật dữ liệu (phân quyền truy cập và 
thao tác trên hệ thống) 
Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán 
- Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toán trực thuộc (Tổng công ty, công 
ty mẹ...) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp (báo cáo tài chính hợp nhất); thì cần 
chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho 
thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu liệu báo cáo. 
26 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
14 
E. Phân loại phần mềm kế toán 
Phân loại theo bản chất nghiệp vụ (PMKT front office và back office) 
Các PMKT bán lẻ (hệ thống POS – front office accounting), là các phần mềm hỗ 
trợ cho công tác lập hóa đơn, phiếu xuất bán và giao hàng cho khách. Một số 
phần mềm có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung, các 
PMKT front office tính năng đơn giản, báo cáo chủ yếu tổng hợp tình hình bán 
hàng và tồn kho. Bên cạnh đó, PMKT tài chính quản trị (phía sau văn phòng – 
back office accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lƣu trữ và kết xuất 
BCTC, BCQT và những phân tích thống kê tài chính. 
Phân loại theo hình thức sản phẩm (PMKT đóng gói và tự viết) 
PMKT đóng gói đƣợc các nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng thành hộp sản phẩm 
với các tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ đĩa cài phần mềm. Ƣu điểm của 
PMKT đóng gói là giá thành rẻ, có thể nâng cấp nhanh chóng và chi phí triển khai 
rẻ. Tuy nhiên, do phát triển với mục đích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng nên 
một số tính năng đặc thù của từng doanh nghiệp cụ thể sẽ không có trong PMKT. 
PMKT tự viết là phần mềm đặt hàng nhà cung cấp thiết kế riêng cho doanh 
nghiệp với ƣu điểm đáp ứng đƣợc yêu cầu đặc thù. Tuy nhiên, với PMKT tự viết 
chi sẽ cao, khó cập nhật và nâng cấp dẫn đến tính rủi ro cao khi vận hành. 27 
E. Phân loại phần mềm kế toán (tt.) 
Phân loại theo nguồn gốc, xuất xứ (PMKT ngoài nước và trong nước) 
PMKT nƣớc ngoài với ƣu điểm chất lƣợng tốt, mang tính chuyên nghiệp và công 
nghệ hiện đại. Tuy nhiên, giá thành khá cao, vấn đề bảo trì hỗ trợ có thể gặp khó 
khăn. Ngoài ra, khi triển khai PMKT nƣớc ngoài có thể phát sinh các vấn đề về 
địa phƣơng hóa: ngôn ngữ trên giao diện, tài liệu hƣớng dẫn, hệ thống kế toán 
Việt Nam, yêu cầu về cấu hình hệ thống máy tính. Trong khi đó, các PMKT có 
nguồn gốc trong nƣớc có thể có cấu trúc và công nghệ thƣờng lạc hậu hơn so với 
PMKT nƣớc ngoài. Ƣu điểm của PMKT trong nƣớc là giá thành thấp, có thể bảo 
hành nhanh chóng và thƣờng phù hợp với môi trƣờng kế toán VN từ ban đầu. 
28 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
15 
F. Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT 
Nguồn gốc xuất xứ 
Ngƣời Sử Dụng (NSD) nên hƣớng tới những sản phẩm đã có thƣơng hiệu với 
xuất xứ rõ ràng >> có lợi trong quá trình sử dụng, nâng cấp và bảo hành 
 Các vấn đề liên quan đến quá trình sử dụng 
NSD nên chú ý các khoản chi phí về đầu tƣ phần mềm, tính dễ sử dụng, khả năng 
cảnh báo, tài liệu cho NSD, và khả năng bản địa hóa 
 Các chức năng liên quan đến hoạt động kinh doanh 
NSD nên chú ý khả năng thích ứng của PMKT với quy trình kinh doanh hiện 
hành của doanh nghiệp; khả năng hỗ trợ phân tích tài chính và kết xuất báo cáo 
Những vấn đề cần quan tâm trong công tác triển khai và kỹ thuật 
NSD cần quan tâm đến thời gian và sự dễ dàng trong quá trình triển khai, khả 
năng tùy biến, thiết kế và cấu trúc của phần mềm, cũng nhƣ kiểm tra các lỗi lập 
trình trên phần mềm (nếu có) 
 Khả năng hỗ trợ thích hợp cho các cải tiến trong tương lai 
NSD nên lƣu ý khả năng phát triển; nâng cấp, và khả năng kết nối với các phần 
mềm khác 
Các yếu tố về bảo mật và an toàn dữ liệu 
Phần mềm nên có khả năng phân quyền cho NSD, cập nhật nhật ký sử dụng, mã 
hóa dữ liệu lƣu trữ; hỗ trợ ngăn chặn và truy cập trái phép từ bên ngoài; chức 
năng sao lƣu và khả năng phục hồi dữ liệu 
29 
G. Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng 
Bước 1: Sau khi lựa chọn phần mềm, tiến hành đặt mua 
Bước 2: Cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính 
Bước 3: Tiến hành khởi tạo hệ thống 
- Tạo dữ liệu kế toán, thiết lập thông tin ban đầu (chế độ sổ, 
hình thức sổ, pp tính giá xuất kho...) 
- Lập danh mục: tài khoản, KH, NCC; vật tƣ; hàng hóa... 
- Thiết lập an ninh cho hệ thống: khai báo ngƣời dùng phần 
mềm, phân quyền cho ngƣời dùng hoặc nhóm ngƣời dùng 
- Nhập số dƣ đầu: cho các tài khoản, các đối tƣợng chi tiết 
khách hàng, nhà cung cấp; chi tiết về vật tƣ, hàng hóa... 
Bước 4: Thực hiện hạch toán, nhập liệu nghiệp vụ kinh tế phát 
sinh vào phần mềm 
Bước 5: An toàn dữ liệu trên hệ thống phần mềm kế toán (chế độ 
sao lƣu và phục hồi dữ liệu) 
Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán 
30 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
16 
31 
Luachon_PMKT.pdf 
PhanloaiPMKT.pdf 
Bài đọc 
Bài nghe: 
 - HowtoselectAcctSoft_audio.mp3 
Tóm lại 
32 
Trình bày một số chủ đề liên quan: 
• Vị trí của PMKT trong HTTTKT 
• Mô hình hoạt động trên PMKT 
• Lợi ích của việc ứng dụng PMKT 
• Tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT 
• Điều kiện cho việc áp dụng PMKT 
• Phân loại phần mềm kế toán 
• Đánh giá và các tiêu chí lựa chọn PMKT 
• Quy trình đƣa PMKT viết sẵn vào sử dụng 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
17 
Bài tập mô phỏng 
33 
Phòng kế toán 
 Phân vai 
 Thực hành 
Bài tập mô phỏng 
34 
Vũ Quốc Thông 18/06/2018 
18 
Bài tập mô phỏng 
35 
- Mỗi nhóm kế toán đƣợc giao bộ chứng từ kế toán. 
- Các kế toán viên thao tác trên môi trƣờng thực hành. 
- Kế toán tổng hợp theo dõi. 
- Cuối kỳ, kế toán tổng hợp thao tác, bổ sung một số bút toán 
cuối kỳ cần thiết, ƣớc tính thuế TNDN và kết xuất bộ báo cáo 
tài chính. 
* Giảng viên theo dõi, đặt câu hỏi tƣơng tác với từng vị trí kế 
toán trong nhóm để đánh giá quá trình thao tác. 
* Giảng viên yêu cầu nhóm kết xuất các báo cáo liên quan từ 
hệ thống kế toán máy để đánh giá sản phẩm thông tin.