Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 5: Tổ chức dữ liệu kế toán

Chương 5 
TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
Thông 
tin 
(báo cáo 
kế toán) 
Hệ thống thông tin kế toán (*) 
Dữ liệu 
(chứng 
từ) 
Phần cứng 
Phần mềm 
/Phương tiện 
Tổ chức 
dữ liệu 
Thao tác 
 xử lý / thủ tục 
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 
2 
Con 
người 
Mục tiêu 
Trình bày các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán 
Giải thích cơ sở dữ liệu liên kết (Relational Database) 
Thực hành truy vấn thông tin với ngôn ngữ CSDL SQL 
3 
Các khái niệm 
4 
Các khái niệm 
- CSDL (Database) – tập hợp các tệp/tập tin 
- Mỗi tệp/tập tin (File / Table) – tập hợp các bản ghi 
- Mỗi bản ghi (Record) – tập hợp các trường dữ liệu 
- Mỗi trường dữ liệu (Field) – tập hợp các Bytes 
- Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các bits (0, 1). 
 Một Byte = 8 Bits 
* 
5 
 Field (column) 
 Attributes 
about an 
entity 
 Record (row) 
 Related group 
of fields 
 File (table) 
 Related group 
of records 
 Database 
 Related group 
of files 
6 
A sample of file (table) 
R
o
w
 (
R
e
c
o
rd
) 
Column (Field) 
Each row contains multiple 
attributes describing an instance 
of the entity. In this case, 
inventory. 
7 
Tóm lại 
8 
? 
? 
? 
Vì sao không lưu trữ D/L ở các tập tin 
riêng lẻ ? 
9 
Những thuận lợi của hệ CSDL 
Dữ liệu được tập trung 
Dữ liệu được tập hợp và tiếp cận bởi nhiều ứng dụng / phân 
hệ 
Dữ liệu được chia sẻ 
Với dữ liệu được tập trung, nhiều người sử dụng được ủy 
quyền có thể tiếp cận chung một nguồn dữ liệu 
Hạn chế nhập liệu và lưu trữ trùng lắp, không đồng 
nhất về định dạng dữ liệu 
Giảm thiểu việc nhập liệu và lưu trữ trùng lắp (nhóm D/L 
danh mục) và nâng cao tính đồng nhất của dữ liệu hệ thống 
Phân tích đa chiều 
Khai thác và phân tích dữ liệu theo nhu cầu của từng đơn vị 
(phòng ban) 
10 
Cô sôû döõ lieäu 
(Data base) 
Heä quaûn 
trò CSDL 
(DBMS) 
Chöông 
trình öùng 
duïng 1 
Chöông 
trình öùng 
duïng 2 
Chöông 
trình öùng 
duïng n 
Ngöôøi söû duïng 
Tổ chức D/L theo hệ cơ sở dữ liệu 
9 
12 
Hệ quản trị CSDL 
CSDL Kế Toán 
Cơ sở dữ liệu liên kết 
13 
Thu tieàn 
Thuû quyõ 
Khaùch haøng 
Ngöôøi baùn 
Haøng toàn kho 
Tieàn 
Baùn haøng 
Nguoàn löïc (R) Söï kieän (E) Ñoái töôïng tham gia (A) 
Moâ hình bao goàm 02 noäi dung: 
Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL 
Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong 
CSDL veà maët logic 
Mô hình liên kết thực thể (REA) 
14 
Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 
 Các thuôc tính của thực thể 
 Thuộc tính nhận biết 
 Mỗi thực thể phải là duy 
nhất 
 Còn gọi là khóa chính 
 Thuộc tính liên kết 
 Thể hiện mối liên kết giữa 
các thực thể 
 Còn gọi là khóa liên kết 
(khóa ngoại) 
 Thöïc theå laø moät ñoái töôïng, 
moät söï kieän cuï theå caàn ghi 
nhaän D/L trong heä thoáng. 
Coù theå coù 03 loaïi: 
 Nguoàn löïc (Resources). Laø 
taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi 
DN, thuoäc sôû höõu DN vaø 
ñöôïc DN söû duïng. 
 Söï kieän (Events). Laø nhöõng 
hoaït ñoäng maø DN muoán thu 
thaäp thoâng tin cho vieäc laäp 
keá hoaïch vaø kieåm soaùt 
 Ñoái töôïng tham gia vaøo söï 
kieän (Agents) 
15 
Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 
16 
Cơ sở dữ liệu (CSDL) liên kết 
17 
Bài tập thảo luận 
 Bạn được giao nhiệm vụ thiết kế phân hệ mua hàng cho 
một doanh nghiệp bán lẻ. 
 1. Hãy nhận biết các bảng dữ liệu (tables) mà bạn nghĩ là 
cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho 
phân hệ mua hàng. 
 2. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng 
dữ liệu 
 3. Xác định các khóa chính (primary keys) để nhận biết và 
các khóa ngoại (foreign keys) để tạo liên kết giữa các 
bảng dữ liệu. 
18 
Truy vấn thông tin với 
ngôn ngữ SQL 
19 
Đề bài: Debai_AcctSalesRDB_TV1.0.pdf 
Thực hành với: Chap04_AcctSalesRDB.accdb 
Các loại ngôn ngữ CSDL 
 Data Definition Language (DDL) 
 Builds the data dictionary 
 Creates the database 
 Describes the subschema 
 Specifies record or field security constraints 
 Data Manipulation Language (DML) 
 Changes the content in the database 
 Updates, insertions, and deletions 
Structure (Data) Query Language (SQL) 
Enables the retrieval, sorting, and display of data from 
the database 
20 
Microsoft Access Query #1 
21 
Microsoft Access Query #2 
22 
Microsoft Access Query #3 
23 
Microsoft Access Query #4 
20 
Microsoft Access Query #5 
25 
26 
Tóm lại 
Thực hành: 
File Microsoft Access 
Chap05_AcctSalesRDB.accdb 
Trình bày các khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán 
Giải thích cơ sở dữ liệu liên kết (Relational Database) 
Thực hành truy vấn thông tin với ngôn ngữ CSDL SQL 
27