Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 2: Thiết lập hệ thống thông tin kế toán

Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
1 
THIẾT LẬP HỆ THỐNG 
THÔNG TIN KẾ TOÁN 
Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM 
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 
GV. ThS. Vũ Quốc Thông 
CHƢƠNG 2 
Mục tiêu 
• Khai báo dữ liệu danh mục 
• Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục 
• Nhập số dƣ đầu vào hệ thống 
• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống 
2 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
2 
Những khai báo ban đầu 
3 
4 
Bài tập thực hành 
Kiểm tra trên hệ thống: 
Dữ liệu ABC được phục hồi từ tập tin: 
THUCHANH_CTYABC_REF.mbz 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
3 
Dữ liệu danh mục 
(Reference data) 
5 
6 
Bài tập thảo luận 
Các tổ chức kinh tế với quy mô và tính chất 
hoạt động khác nhau sẽ có những hệ thống 
danh mục khác nhau. 
Yêu cầu: sử dụng PMKT minh họa, khảo sát 
các danh mục cơ bản: 
- Danh mục tài khoản 
- Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 
- Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên 
- Danh mục kho, vật tƣ - hàng hóa 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
4 
7 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục tài khoản là ‘xương sống’ của hệ thống 
kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều đƣợc 
phản ánh trên các tài khoản. 
VD1: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng 
VND của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB) 
VD2: tạo Đối tƣợng tài khoản tiền gởi ngân hàng bằng 
USD của Công ty ABC tại Ngân hàng Á Châu (ACB) 
Chi tiết theo 
8 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên 
VD. Cách xây dựng mã hóa: 
Khách hàng KH*** 
Nhà cung cấp hàng hoá, dịch vụ NB*** 
Nhân viên trong công ty NV*** 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
5 
9 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục khách hàng, nhà cung cấp 
Mã Tên KH, NCC Địa chỉ MST 
KH002 Cty Hoa Mộc Lan 1 Trương Định, Q.3 3700912800 
KH003 Cửa hàng số 3 2 Ngũ Hành Sơn, ĐN 3700149931 
KH004 Khách hàng số 2 7 Châu Văn Liêm, Q.5 3700910828 
NB009 Công ty Hiệp Thành 3 Nguyễn Văn Trỗi, Q.1 3700456675 
NB010 Nhà cung cấp số 10 25 Giảng Võ, Hà Nội 3701016959 
NB011 Cty vận chuyển TMA 1 Hồ Văn Huê, Q.PN 3700431977 
10 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục cơ cấu tổ chức, nhân viên 
Mã Tên đơn vị TK chi phí lương 
PKD Phòng Kinh doanh 6411 
PHC Phòng Hành chính nhân sự 6421 
Mã Tên nhân viên Thuộc đơn vị MST cá nhân 
NVLVH Lê Văn Hùng P. Kế toán 8053087549 
NVTVC Trần Văn Chiến P. Kinh doanh 8053095526 
NVNTH Nguyễn Thị Hằng P. Hành chính nhân sự 8053064317 
Thuộc đơn vị: Công ty TNHH ABC 
Cấp tổ chức: Phòng ban 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
6 
11 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Danh mục vật tư - hàng hóa 
Mã Tên hàng hóa Tính chất 
Nhóm 
VTHH 
Đơn vị tính 
HH06 Hàng hóa 06 Vật tư hàng hóa Hàng hóa KG 
HH07 Hàng hóa 07 Vật tư hàng hóa Hàng hóa KG 
Kho ngầm định: Kho hàng hóa (KHH) 
TK kho: 1561 
TK doanh thu: 5111 
TK chi phí GVHB: 632 
Thuế suất thuế GTGT: 10% 
Tạo tài khoản ngân hàng 
12 
Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng 
a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 
 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ) 
b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 
 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền USD) 
Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu 
Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
7 
13 
Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng 
danh mục 
Xây dựng hệ thống mã hóa 
• Hệ thống mã hóa 
 Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân 
loại, xếp lớp các đối tƣợng cần quản lý, đƣợc sử 
dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là trong 
HTTTKT 
14 
VÌ SAO PHẢI MÃ HÓA? 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
8 
• Vì sao phải mã hóa thông tin? 
– Nhận diện không nhầm lẫn. Ví dụ: mỗi khách 
hàng; mỗi tài khoản kế toán 
– Sử dụng mã cho phép sử dụng các kí tự ngắn 
hơn để mô tả thông tin. Vì sao? 
– Nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối 
tƣợng kế toán mang một thuộc tính chung. Ví 
dụ: nhóm tài khoản Tiền TK11xxx; nhóm tài 
khoản Hàng Tồn Kho TK15xxx 
15 
Xây dựng hệ thống mã hóa 
Bài tập thảo luận 
Công ty XYZ sản xuất kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất. 
Khách hàng chính của công ty là những cửa hàng bán lẻ. Ngoài ra, 
nhiều công ty kinh doanh các mặt hàng trang trí nội thất lớn khác cũng 
mua sản phẩm trực tiếp từ công ty. Thêm vào đó, các công ty xây dựng 
công trình cũng mua các sản phẩm trực tiếp từ công ty để được giảm 
giá. Công ty còn có nhiều đại lý bán lẻ sản phẩm của công ty. Công ty 
chia thị trường thành 7 vùng: Hà Nội, Bắc trung bộ, Nam Trung Bộ, 
Tây nguyên, các tỉnh miền Đông, các tỉnh miền Tây và khu vực Tp. Hồ 
Chí Minh. Mỗi vùng bao gồm từ 5-10 khu vực nhỏ hơn với hơn 100 
khách hàng. 
16 
Công ty XYZ sản xuất các loại thảm trải sàn nhà và các loại tấm trần 
bằng nhưa. Thảm có trên 200 nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sản phẩm bao 
gồm 4 loại, với 15 loại màu sắc khác nhau. Các tấm trần cũng tương tự, 
có trên 180 nhóm khác nhau, mỗi nhóm có 4 mẫu mã, mỗi mẫu mã có 8 
loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm có 8 màu sắc khác nhau. 
 Yêu cầu: 
 Hãy trình bày phương án thiết kế mã số khách hàng và mã sản phẩm 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
9 
17 
Một số lưu ý khi xây dựng 
hệ thống mã hóa 
18 
Khai báo dữ liệu danh mục 
Tầm quan trọng của thiết lập 
– chi tiết đối tƣợng kế toán 
Ví dụ: 
TK 131 chi tiết theo ? 
TK 141 chi tiết theo ? 
TK 331 chi tiết theo ? 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
10 
Số dư đầu 
(Initial Balance) 
19 
Chọn thời gian làm việc – kì kế toán! 
20 
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC 
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX 
Kì kế toán: QUÝ 
Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
11 
21 
Nhập số dƣ ban đầu 
công ty TNHH TM ABC 
Tài khoản 
Ngoại 
tệ 
Dư nợ 
VND 
Dư nợ 
ngọai tệ 
Dư có 
VND 
Dư có 
ngoại tệ 
Ghi chú 
1111 500.000.000 
1121DAB 200.000.000 
1122DAB USD 16.000.000 1.000 Chọn hạch toán đa tiền 
tệ (Hệ thống / tùy chọn) 
131 125.000.000 KH001 
141 6.000.000 Nguyễn Văn Tư 
1561 150.000.000 - Tại kho: Hàng hóa 
5.000kg HH04 x 10.000 
5.000kg HH05 x 20.000 
- Cập nhật số dư TK 
1561 
3411 90.000.000 - Bỏ hạch toán ngoại tệ 
331 200.000.000 NB004 
41111 707.000.000 
Tổng cộng 997.000.000 997.000.000 
22 
Ghi chú 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
12 
23 
2. Thiết lập – 
 02 nhóm dữ liệu ? 
1. Khởi tạo 
Ghi chú 
24 
Bài tập thực hành 
In bảng cân đối số phát sinh đầu kì 
/ Xuất ra Excel 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_BAL.mbz 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
13 
Sao lƣu và phục hồi dữ liệu 
25 
Yêu cầu đóng CSDL kế toán hiện hành! 
Quản lý phát hành 
hóa đơn từ hệ thống 
26 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
14 
27 
Quản lý phát hành hóa đơn 
- Những trƣờng hợp có phát hành hóa đơn từ hệ 
thống PMKT của công ty? 
- Số (chứng từ) hóa đơn phát hành ra từ hệ thống 
PMKT đƣợc quản lý nhƣ thế nào? 
Quy định quản lý phát hành HĐ 
28 
Thông tƣ 26/2015/TT-BTC (ngày 27/2/2015) sửa đổi 
Thông tƣ 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, 
cung ứng dịch vụ. 
Thông tƣ 39/2014/TT-BTC hƣớng dẫn thi hành Nghị định 
51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tự in hóa đơn và chủ 
động trong việc quản lý phát hành hóa đơn. 
Thông tƣ 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung TT 
39/2014/TT-BTC. 
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về 
HĐĐT khi bán hàng và cung cấp dịch vụ 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
15 
Các bƣớc thực hiện việc quản lý HĐ 
29 
Bước 1. Khởi tạo mẫu hóa đơn 
Bước 2. Đăng ký sử dụng hóa đơn 
Bước 3. Thông báo phát hành hóa đơn 
Khởi tạo mẫu hóa đơn 
30 
Ví dụ. khởi tạo mẫu hóa đơn có các nội dung sau: 
- Tên mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên 
- Loại hóa đơn: Giá trị gia tăng 
- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn tự in 
- Số liên: 3 
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001 
- Ký hiệu (Seri) hóa đơn: AB/11T 
Dựa trên mẫu: Hóa đơn GTGT (mẫu tự in – 3 liên) 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
16 
Đăng ký sử dụng hóa đơn 
31 
Ví dụ. Đăng ký sử dụng hóa đơn với những thông tin sau: 
- Ngày đăng ký: 01/01/20XX 
- Số ĐKKD: 010001120 
- Về việc: xuất hóa đơn tự in 
- Chọn mẫu hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên 
- Mục đích sử dụng: xuất hóa đơn tự in 
Thông báo phát hành hóa đơn 
32 
Thông báo phát hành 
- Ngày: 01/01/20XX 
- Số: TBPH00001 
- Cơ quan Thuế: Chi cục Thuế Q.3 TP, HCM 
Các loại HĐ phát hành 
- Chọn >> Hóa đơn giá trị gia tăng 03 liên 
- Số lượng: 1000 
- Từ số: 0000001, đến số: 0001000 
- Ngày bắt đầu sử dụng: 06/01/20XX 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
17 
33 
Bài tập thực hành 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_INV.mbz 
Bài tập thực hành 
34 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
18 
35 
* Bài tập thiết lập HTTTKT 
Thiết lập dữ liệu danh mục và nhập số dƣ 
đầu cho công ty Kim Long 
Sao lưu dữ liệu Kim Long, đặt tên: 
THUCHANH_CTYKIMLONG_INV.mbz 
36 
** Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 01 – 
Thiết lập hệ thống kế toán máy 
 Công ty TNHH TM XYZ 
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ, 
đặt tên: THUCHANH_CTYXYZ_INV.mbz 
Vũ Quốc Thông 16/09/2018 
19 
Tóm lại 
37 
• Khai báo dữ liệu danh mục 
• Ý nghĩa của mã hóa đối tƣợng danh mục 
• Nhập số dƣ đầu vào hệ thống 
• Quản lý phát hành hóa đơn từ hệ thống 
Xem Nghị định 119/2018/NĐ-CP