Bài giảng Công tác văn thư - Nguyễn Duy Vĩnh

 C Ơ NG TÁC VĂN THƯ   GV. Nguyễn Duy Vĩnh  0987.510.560  C ơ ng ty TNHH Dịch vụ - Tư vấn Hồng Minh 
Bố cục bài giảng 
Ch ươ ng 1. Những hiểu biết chung về công tác v ă n th ư 
Ch ươ ng 2. V ă n bản quản lý nhà n ư ớc 
Ch ươ ng 3. Thể thức v ă n bản quản lý nhà n ư ớc 
Ch ươ ng 4. Tổ chức quản lý và giải quyết v ă n bản 
Ch ươ ng 5. Lập hồ s ơ hiện hành và giao nộp hồ s ơ vào l ư u trữ c ơ quan 
Ch ươ ng 1. Những hiểu biết chung về công tác v ă n th ư 
 I- Khái niệm, nội dung, yêu cầu của công 
 tác v ă n th ư 
 1- Khái niệm 
 - V ă n th ư 
 - Công tác v ă n th ư 
2- Nội dung của công tác v ă n th ư 
2.1- Soạn thảo và ban hành v ă n bản 
- Thảo v ă n bản 
- Duyệt v ă n bản 
- Đánh máy, nhân bản 
- Kiểm tra v ă n bản tr ư ớc khi trình ký 
- Ký v ă n bản 
- Đóng dấu v ă n bản 
2.2- Quản lý v ă n bản 
- Quản lý v ă n bản đ ến 
- Quản lý v ă n bản đ i 
- Quản lý các loại giấy tờ, sổ sách nội bộ 
- Lập hồ s ơ hiện hành và giao nộp hồ s ơ vào 
 l ư u trữ c ơ quan. 
2.3- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 
3- Yêu cầu của công tác v ă n th ư 
- Nhanh chóng 
- Chính xác 
- Bí mật 
- Hiện đ ại 
II- Trách nhiệm trong việc thực hiện công tác v ă n th ư 
 1- Trách nhiệm của Thủ tr ư ởng c ơ quan 
 2- Trách nhiệm của Chánh v ă n phòng (Tr ư ởng 
phòng Hành chính) 
 3- Trách nhiệm của Tr ư ởng đơ n vị 
 4- Trách nhiệm của v ă n th ư chuyên trách 
 5- Trách nhiệm của cán bộ, công chức nhà n ư ớc 
CH ƯƠ NG 2- VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ N Ư ỚC 
Tài liệu học tập: 
 - Luật Ban hành v ă n bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996 của Quốc hộiø Nghị đ ịnh (Luật sửa đ ổi, bổ sung ngày 16/12/2002) 
 - Nghị đ ịnh số 101/CP ngày 23/9/1997 của Chính phủ quy đ ịnh chi tiết thi hành một số đ iều của Luật Ban hành v ă n bản quy phạm pháp luật. 
 - Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 của Quốc hội ban hành v ă n bản quy phạm pháp luật của Hội đ ồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân. 
I- Khái niệm, chức n ă ng của v ă n bản quản lý nhà n ư ớc 
 1- Khái niệm: V ă n bản quản lý nhà n ư ớc là v ă n bản hành chính, do các c ơ quan quản lý nhà n ư ớc ban hành đ ể thực hiện chức n ă ng quản lý nhà n ư ớc, mang tính quyền lực, theo một thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật đ ịnh. 
2- Các thuật ngữ th ư ờng dùng: 
 - V ă n kiện 
 - Công v ă n, giấy tờ 
 - Bản thảo 
 - Bản gốc 
 - Bản chính 
 - Bản sao 
 + Bản sao y 
 + Bản sao lục 
 + Bản trích sao 
3- Chức n ă ng của v ă n bản 
 - Chức n ă ng thông tin 
 - Chức n ă ng quản lý 
 - Chức n ă ng pháp lý 
 - Chức n ă ng sử liệu 
 - Chức n ă ng v ă n hoá 
II- Phân loại v ă n bản quản lý nhà n ư ớc 
 5- Dựa vào giá trị pháp lý: 
 - V ă n bản quy phạm pháp luật 
 - V ă n bản áp dụng quy phạm pháp luật 
 - V ă n bản hành chính thông th ư ờng 
 - V ă n bản chuyên môn – kỹ thuật 
III- Hệ thống v ă n bản quản lý nhà n ư ớc 
 1- V ă n bản quy phạm pháp luật 
 1.1- Khái niệm: 
h. 
1.4- Phân loại v ă n bản quy phạm pháp luật: 
 Hiến pháp; Luật; Pháp lệnh; Lệnh; Nghị quyết; Nghị quyết; Nghị đ ịnh; Quyết đ ịnh; Chỉ thị; Thông t ư ; V ă n bản liên tịch. 
5 - Thẩm quyền ban hành v ă n bản QPPL 
 - Quốc hội 
 - Uỷ ban Th ư ờng vụ Quốc hội 
 - Chủ tịch n ư ớc 
 - Chính phủ 
 - Thủ t ư ớng Chính phủ 
 - Hội đ ồng thẩm phán Toà án nhân dân tối cao 
 - Chánh án TA NDTC, Viện tr ư ởng VKSNDTC, 
 - Bộ tr ư ởng, Thủ tr ư ởng c ơ quan ngang Bộ 
 - Hội đ ồng nhân dân các cấp 
 - Uỷ ban nhân dân các cấp 
2- V ă n bản bản cá biệt 
 2.1 Khái niệm: 
 2.2 Đặc đ iểm: 
 - Do c ơ quan nhà n ư ớc có thẩm quyền ban hành theo quy đ ịnh đư ợc phân cấp, phân quyền. 
 - Không mang đ ầy đ ủ các yếu tố nh ư VBQPPL 
 - Dùng đ ể giải quyết những công việc cụ thể đ ối 
với những đ ối t ư ợng cụ thể. 
 - Chỉ áp dụng một lần trong một khoảng thời nhất đ ịnh. 
3- V ă n bản hành chính thông th ư ờng 
 3.1- Khái niệm 
 3.2- Đặc đ iểm 
 - Không chứa đ ựng các quy phạm pháp luật mà 
mang chứng cứ pháp lý. 
 - Chủ yếu thực hiện chức n ă ng trao đ ổi thông tin. 
 - Đ ư ợc sử dụng rộng rãi trong các c ơ quan Nhà n ư ớc. 
3.3- Các loại v ă n bản HCTT 
 - Thông báo 
 - Kế hoạch 
 - Báo cáo 
 - Biên bản 
 - Tờ trình 
 - Công đ iện 
- Công v ă n hành chính 
- Giấy mời 
- Giấy giới thiệu 
- Giấy đ i đư ờng 
 Phiếu gửi 
- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
4- V ă n bản chuyên môn – kỹ thuật 
 - Dùng đ ể thi hành hay kiểm tra một công tác nào đ ó 
 - Không mang quy phạm pháp luật mà mang 
chứng cứ pháp lý. 
 - Ngoài ngôn ngữ hành chính còn sử dụng bảng 
biểu, ký hiệu, con số 
Chương III 
THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 
THÔNG T Ư LIÊN TỊCH 
*** 
Thông t ư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/ 5/ 2005 của Bộ Nội vụ và 
V ă n phòng Chính phủ h ư ớng dẫn về thể thức 
và kỹ thuật trình bày v ă n bản 
 I- Quy đ ịnh chung: 1- Thể thức v ă n bản: Là tập hợp các thành phần cấu thành v ă n bản, bao gồm:   2- Kỹ thuật trình bày v ă n bản, bao gồm:  Khổ giấy, kiểu trình bày, đ ịnh lề v ă n bản, vị trí và cách trình bày chi tiết các thành phần thể thức.  3- Phông chữ trình bày v ă n bản: Phông chữ tiếng Việt Vnicode-Theo TCVN 6909-2001. 
 II- Thể thức v ă n bản và kỹ thuật trình bày:   1- Quốc hiệu: 1.1 - Định nghĩa: Là thành phần biểu thị tên của một quốc gia và chế đ ộ chính trị mà Nhà n ư ớccủa quốc gia đ ó thực thi. VD: CỘNG HOÀ DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO V ƯƠ NG QUỐC THÁI LAN CỘNG HOÀ XHCN VIỆT NAM Trong đ ó: VIỆT NAM là tên quốc gia và CỘÂNG HOÀ XHCN là chế đ ộ chính trị.  
1.2- Cách trình bày: + Dòng trên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, bằng chữ in hoa ( cở chữ 12-13, đ ứng, đ ậm). + Dòng d ư ới trình bày: Độc lập - Tự do - Hạnh phúc = chữ in th ư ờng (cở chữ 13-14, đ ứng, đ ậm, viết hoa các chữ cái đ ầu của mỗi cụm từ, giữa các cụm từ đư ợc ng ă n cách bằng dấu gạch ngang - ). + D ư ới dòng thứ hai có một đư ờng gạch ngang, nét liền, có đ ộ dài bằng dòng thứ hai. 
VD: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc   
 2- Tác gỉa v ă n bản 2.1- Khái niệm: Là tên c ơ quan, đơ n vị, cá nhân ban hành VB  2.2- Cách trình bày: - Phần trên trình bày tên c ơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có), bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đ ứng, không đ ậm. - Phần d ư ới trình bày tên CQ ban hành VB, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12 -13, đ ứng, đ ậm, phía d ư ới có đư ờng kẻ ngang, nét liền, có đ ộ dài bằng 1/2 đ ộ dài của dòng chữ và đ ặt cân giữa dòng chữ. Ví dụ 1: UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHÂU THÀNH  Ví dụ 2: UBND TỈNH ĐỒNG NAI SỞ TH ƯƠ NG MẠI DU LỊCH 
3- Số và ký hiệu v ă n bản 3.1- Khái niệm:  a- Số v ă n bản: Số là số thứ tự của v ă n bản đư ợc ban hành trong một n ă m v ă n th ư .  b- Ký hiệu v ă n bản: Là chữ viết tắt tên loại v ă n bản và tên c ơ quan ban hành v ă n bản hợp thành.  Ví dụ: Số 20/QĐ-UBND  
 3.2- Cách trình bày: - Số, ký hiệu v ă n bản đư ợc trình bày bằng cỡ chữ 13, kiểu chữ đ ứng. Cách ghi thống nhất nh ư sau: 	 + Đối với v ă n bản quy phạm pháp luật VD 1: Số: 110/2004/NĐ-CP  + Đối với v ă n bản cá biệt  VD: Số: 23/ QĐ-UBND + Đối với v ă n bản hành chính thông th ư ờng VD 1: Số: 20/BC-CVTLT; Số: 22/TTr-SVH  VD 2: Số: 12/SGDĐT-VP  
4- Địa danh và ngày tháng n ă m ban hành VB  4.1- Khái niệm:  - Địa danh là tên gọi chính thức của đơ n vị hành chính n ơ i c ơ quan, tổ chức ban hành v ă n bản đ óng trụ sở. - Ngày, tháng, n ă m ban hành v ă n bản là ngày tháng n ă m v ă n bản đư ợc ng ư ời có thẩm quyền ký chính thức, đư ợc đ óng dấu c ơ quan, đư ợc đă ng ký và phát hành.  Ví dụ: TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 6 n ă m 2005  Gò Vấp, ngày 15 tháng 7 n ă m 2005 
4.2- Cách trình bày: Địa danh và ngày tháng n ă m đư ợc trình bày bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 13 đ ến 14, kiểu chữ nghiêng, sau đ ịa danh có dấu phẩy.  Ví dụ: Bình Ph ư ớc, ngày 05 tháng 02 n ă m 2005 
5- Tên loại và trích yếu nội dung v ă n bản 5.1- Khái niệm: - Tên loại v ă n bản là tên gọi chính thức của từngloại v ă n bản do c ơ quan, tổ chức ban hành. - Trích yếu nội dung là một câu ngắn gọn phản ánh đư ợc nội dung chủ yếu của v ă n bản. Ví dụ 1 : QUYẾT ĐỊNH  Về việc nâng bậc l ươ ng cho ông . . .  Ví dụ 2: V/v. Phối hợp mở lớp bồi d ư ỡng nghiệp vụ v ă n th ư l ư u trữ 
 5.2- Cách trình bày: - Tên loại v ă n bản đư ợc đ ặt cân đ ối giữa dòng bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14 đ ến 15, kiểu chữ đ ứng đ ậm; - Trích yếu nội dung v ă n bản trình bày cân đ ối d ư ới tên loại v ă n bản bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đ ứng, đ ậm. - Trích yếu nội dung của công v ă n trình bày bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 12 đ ến 13, kiểu chữ đ ứng. 
6- Nội dung v ă n bản: 6.1- Khái niệm: Là thành phần chủ yếu của một v ă n bản, trong đ ó, các quy phạm pháp luật ( đ ối với v ă n bản QPPL), các quy đ ịnh đư ợc đ ặt ra; các vấn đ ề, sự việc đư ợc trình bày.  
 6.2- Cách trình bày: - Nội dung v ă n bản đư ợc trình bày bằng chữ inth ư ờng, cỡ chữ 13 đ ến 14;  - Khi xuống dòng, chữ đ ầu dòng lùi vào 1 tab. - Nếu v ă n bản đư ợc bố cục theo phần, ch ươ ng, đ iều, khoản, đ iểm thì trình bày nh ư sau:Ví dụ: Phần I Ch ươ ng I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. V ă n bản quy phạm pháp luật 1. V ă n bản quy phạm pháp luật là v ă n bản . . . a) V ă n bản do c ơ quan nhà n ư ớc . . . 
7- Chức vụ, họ tên và chữ ký của ng ư ời có thẩm quyền  7.1- Khái niệm: - Chức vụ: Là chức danh lãnh đ ạo chính thứccủa ng ư ời ký v ă n bản. Chỉ ghi chức danh nh ư : Bộ tr ư ởng, Hiệu tr ư ởng, Giám đ ốc . . .  - Chữ ký: Là thành phần thể hiện trách nhiệm về nội dung của ng ư ời ký v ă n bản và hiệu lựcï pháp lý của v ă n bản. 
 7.2- Cách trình bày: - Quyền hạn và chức vụ của ng ư ời ký đư ợc trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đ ến 14, kiểu chữ đ ứng, đ ậm. - Họ tên ng ư ời ký v ă n bản trình bày bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 13 đ ến 14, kiểu chữ đ ứng, đ ậm. 
Một số hình thức ký v ă n bản:TM. UỶ BAN NHÂN DÂN GIÁM ĐỐC  CHỦ TỊCH TM. UỶ BAN NHÂN DÂN KT. GIÁM ĐỐC KT. CHỦ TỊCH PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ CHỦ TỊCH   TM. HỘI ĐỒNG TL.GIÁM ĐỐC CHỦ TỊCH KT. TR Ư ỞNG PHÒNG  (Dấu của c ơ quan) PHÓ TR Ư ỞNG PHÒNG  PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn V ă n B  
8- Dấu của c ơ quan, tổ chức 8.1- Khái niệm:  Dấu của c ơ quan là thành phần thể hiện t ư cách pháp nhân của c ơ quan tr ư ớc pháp luật và trong quan hệ giao dịch với các c ơ quan, tổ chức khác. 8.2- Vị trí đ óng dấu:  
9- N ơ i nhận v ă n bản:  9.1- Khái niệm: N ơ i nhận v ă n bản là thành phần ghi tên c ơ quan, đơ n vị hoặc cá nhân tiếp nhận v ă n bản và trách nhiệm giải quyết. 9.2- Vị trí: - Đối với v ă n bản có tên loại:N ơ i nhận đư ợc trình bày ở góc trái phía d ư ới phần nội dung v ă n bản và cách cách dòng cuối cùng từ 2-3 dòng.  - Đối với công v ă n hành chính thì n ơ i nhận đư ợc trình bày ơ ’ 2 vị trí: Vị trí thứ nhất, sau chữ "Kính gửi“, ở d ư ới thành phần đ ịa đ iểm, thời gian và cách phần này từ 1-2 dòng, còn vị trí thứ hai giống v ă n bản có tên loại.   
9.3- Cách trình bày  - Đối với v ă n bản có tên loại:  + Chữ ‘ N ơ i nhận ’ đư ợc trình bày bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đ ậm; sau cụm từ " N ơ i nhận: " có dấu hai chấm (:).  + Các đ ịa chỉ n ơ i nhận (tên c ơ quan, tổ chức, cá nhân) đư ợc trình bày thành dòng riêng bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 11, kiểu chữ đ ứng, đ ầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối ghi l ư u v ă n th ư và đơ n vị soạn thảo, kết thúc bằng dấu chấm. - Đối với công v ă n hành chính thì n ơ i nhận ơ ’ vị trí sau chữ "Kính gửi“ đư ợc trình bày bằng chữ in th ư ờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đ ứng.  
 Ví dụ: Kính gửi:  - Bộ Nội vụ; - Bộ Kế hoạch và Đầu t ư ; - Bộ Tài chính. N ơ i nhận: - Nh ư trên;- VP. UBND tỉnh ( đ ể b/c);- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .;- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .;- L ư u : VT , P.KT.H.26. 
III- Ñònh leà vaên baûn quaûn lyù nhaø nöôùc 
 1- Trang maët tröôùc: 
 Leà treân: 20 – 25 mm; Leà döôùi: 20 – 25 mm 
 Leà traùi: 30 – 35 mm; Leà phaûi: 15 – 20 mm 
 2- Trang maët sau: 
 Leà treân: 20 – 25 mm; Leà döôùi: 20 – 25 mm 
 Leà traùi: 15 – 20 mm; Leà phaûi: 30 – 35 mm 
V- Cách trình bày bản sao: 
 1- Các thành phần thể thức bản sao 
 - Hình thức sao v ă n bản 
 - Tên c ơ quan sao v ă n bản 
 - Số, ký hiệu bản sao 
 - Địa danh, ngày tháng n ă m sao ûn 
 - Chức vụ, họ tên và chữ ký của ng ư ời có thẩm quyền ký bản sao 
 - Dấu của c ơ quan sao v ă n bản 
 - N ơ i nhận 
2- Cách trình bày: 
 SỞ TÀI CHÍNH SAO Y BẢN CHÍNH 
 VĂN PHÒNG 
 Số:./SY-VP TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng n ă m 2005 
 TL. GIÁM ĐỐC 
N ơ i nhận: CHÁNH VĂN PHÒNG 
 - . . . . . . . .; 
 - . . . . . . . .; 
 Phạm Ngọc Danh 
Chương 4 
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN 
Tài liệu tham khảo: 
- Nghị đ ịnh 49/CP ngày 15/8/1996 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh trật tự. 
- Nghị đ ịnh 58/2001/NĐ-CP ngày 01/4/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. 
- Thông t ư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/8//2002 của Bộ Công an, Ban tổ chức Cán bộ Chính phủ về việc h ư ớng dẫn thực hiện một số quy đ ịnh tại Nghị đ ịnh số 58/2001/NĐ-CP. 
- Thông t ư số 08/2003/TT-BCA ngày 12//5/2003 của Bộ Công an về h ư ớng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các c ơ quan, tổ chức theo Nghị đ ịnh số 58/2001/NĐ-CP. 
- Nghị đ ịnh 110/2003/NĐ ngày 08/4/2003 của Chính phủ về công tác v ă n th ư 
I- Tổ chức quản lý và giải quyết v ă n bản đ ến: 
 1-Tiếp nhận, đă ng ký v ă n bản đ ến 
 Quy đ ịnh: Đ iều 13 Nghị đ ịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác v ă n th ư : 
 “V ă n bản đ ến từ bất kỳ nguồn nào đ ều phải đư ợc tập trung tại v ă n th ư c ơ quan đ ể làm thủ tục tiếp nhận, đă ng ký. Những v ă n bản đ ến không đư ợc đă ng ký tại v ă n th ư , các đơ n vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết” 
II- Đ ă ng ký v ă n bản đ ến: 
 1-Khái niệm 
 2-Mục đ ích 
 3-Yêu cầu 
 4- Các ph ươ ng tiện đă ng ký v ă n bản đ ến 
 4.1 Đ ă ng ký v ă n bản đ ến bằng sổ 
 a) Khái niệm 
 b) Cách lập sổ 
 - Đối với những c ơ quan có số l ư ợng v ă n bản đ ến nhiều trong n ă m v ă n th ư và đ a dạng các cấp đ ộ tác giả. 
 - Đối với những c ơ quan có số l ư ợng v ă n bản đ ến ít. 
III- Chuyển giao v ă n bản đ ến 
 Điều 14, Nghị đ ịnh 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác v ă n th ư quy đ ịnh : 
 - V ă n bản đ ến phải đư ợc kịp thời trình cho ng ư ời có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơ n vị, cá nhân giải quyết. V ă n bản đ ến có dấu chỉ mức đ ộ khẩn phải đư ợc trình và chuyển giao ngay sau khi nhận đư ợc. 
 - Việc chuyển giao v ă n bản phải đ ảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung v ă n bản. 
IV- Tổ chức giải quyết và theo dõi, đ ôn đ ốc việc giải quyết v ă n bản đ ến 1- Tổ chức giải quyết v ă n bản đ ến: 
 1.1- Đối với v ă n bản th ư ờng : 
 - Các v ă n bản đ ến có nội dung thuộc phạm vi trách nhiệm của cá nhân, đơ n vị nào thì cá nhận, đơ n vị đ ó có trách nhiệm giải quyết nhanh chóng và kịp thời các vấn đ ề mà nội dung v ă n bản đ ề cập tới. 
 - Đối với v ă n bản đ ề cập đ ến những vấn đ ề quan trọng phải do thủ tr ư ởng hoặc phó thủ tr ư ởng c ơ quan giải quyết. 
 1.2. Đối với v ă n bản mật: 
 - Chỉ phổ biến những vấn đ ề bí mật trong phạm vi những ng ư ời có trách nhiệm. 
 - Không mang v ă n bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang đ i công tác (nếu v ă n bản không liên quan đ ến chuyến đ i). 
 - Khi cần thiết phải mang v ă n bản, tài liệu mật về nhà phải đư ợc sự đ ồng ý của lãnh đ ạo c ơ quan. 
 - Không tự ý hủy v ă n bản, tài liệu khi ch ư a đư ợc sự chấp thuận của thủ tr ư ởng c ơ quan. Khi hủy v ă n bản, tài liệu mật phải có ít nhất 02 ng ư ời làm chứng (trong đ ó phải có cán bộ phụ trách công tác l ư u trữ của c ơ quan). Các v ă n bản, tài liệu mật tiêu hủy phải đư ợc thống kê vào sổ tiêu hủy v ă n bản, tài liệu mật. 
1.2. Đối với v ă n bản mật: 
 - Chỉ phổ biến những vấn đ ề bí mật trong phạm vi những ng ư ời có trách nhiệm. 
 - Không mang v ă n bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang đ i công tác (nếu v ă n bản không liên quan đ ến chuyến đ i). 
 - Khi cần thiết phải mang v ă n bản, tài liệu mật về nhà phải đư ợc sự đ ồng ý của lãnh đ ạo c ơ quan. 
 - Không tự ý hủy v ă n bản, tài liệu khi ch ư a đư ợc sự chấp thuận của thủ tr ư ởng c ơ quan. Khi hủy v ă n bản, tài liệu mật phải có ít nhất 02 ng ư ời làm chứng (trong đ ó phải có cán bộ phụ trách công tác l ư u trữ của c ơ quan). Các v ă n bản, tài liệu mật tiêu hủy phải đư ợc thống kê vào sổ tiêu hủy v ă n bản, tài liệu mật. 
2.1 Khái niệm: Kiểm tra việc giải quyết v ă n bản đ ến là kiểm tra tiến đ ộ, chất l ư ợng công việc của các cá nhân, đơ n vị nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của c ơ quan nói chung và của từng cán bộ nói riêng. 
2.2 Quy đ ịnh:	Điều 15, Nghị đ ịnh 110/2004/NĐ ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác v ă n th ư . 
C- TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 
I- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày 
	Chánh v ă n phòng (Tr ư ởng phòng Hành chính) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, hình thức và thủ tục ban hành v ă n bản. 
II- Ghi số và ngày tháng v ă n bản: Tất cả v ă n bản đ i do c ơ quan ban hành có đ óng dấu c ơ quan đ ều phải tập trung tại bộ phận v ă n th ư của c ơ quan đ ể lấy số theo hệ thống số của c ơ quan đ ã quy đ ịnh. 
III- Đóng dấu c ơ quan và dấu mức đ ộ khẩn, mật (nếu có) 
Nguyên tắc đ óng dấu: 
IV- Đ ă ng ký v ă n bản đ i 
 1- Khái niệm 
 2- Các ph ươ ng tiện đă ng ký v ă n bản đ i 
 2.1- Đ ă ng ký v ă n bản đ i bằng sổ 
 2.2 Đ ă ng ký v ă n bản đ i bằng máy vi tính 
V- Làm thủ tục, chuyển giao v ă n bản đ i. 
VI- L ư u v ă n bản đ i 
 CH ƯƠ NG 5- LẬP HỒ S Ơ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ S Ơ VÀO L Ư U TRỮ C Ơ QUAN  
 Tài liệu học tâïp và tham khảo 
 - Giáo trình v ă n th ư của Tr ư ờng THVTLT - Công v ă n 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục L ư u trữ Phủ Thủ t ư ớng ban hành "Bảng h ư ớng dẫn công tác lập hồ s ơ “ - Quyết đ ịnh số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 cuả Cục L ư u trữ nhà n ư ớc ban hành TCN-2002 về tiêu chuẩn bìa hồ s ơ .  
Phần I: LẬP HỒ S Ơ HIỆN HÀNH  I. Những vấn đ ề chung 
1-khái niệm 
2- Nhiệm vụ của lập hồ s ơ .  Theo Điều 11 của Pháp lệnh L ư u trữ Quốc gia n ă m 2001 "C ơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xây dựng, ban hành v ă n bản và sử dụng tài liệu v ă n th ư phải lập thành hồ s ơ và bảo vệ an toàn.“ 
 Theo Điều 23 , khoản 4 của Nghị đ ịnh 110/2004/NĐ-CP “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ s ơ về công việc đ ó. 
II- Nội dung và ph ươ ng pháp lập hồ s ơ 
 1- Các đ ặc tr ư ng của lập hồ s ơ : Đặc tr ư ng lập hồ s ơ là những dấu hiệu phổ biến giống nhau của v ă n bản mà ng ư ời lập hồ s ơ dựa vào đ ó đ ể tập hợp v ă n bản thành hồ s ơ . 
 Có 6 đ ặc tr ư ng lập hồ s ơ : 
 - Đặc tr ư ng tên loại 
 - Đặc tr ư ng vấn đ ề 
 - Đặc tr ư ng tác giả 
 - Đ ă c tr ư ng thời gian 
 - Đặc tr ư ng đ ịa d ư 
 - Đ ă c tr ư ng c ơ quan giao dịch 
 2- Lập hồ s ơ : 
 2.1- Mở hồ s ơ : Mở hồ s ơ là công việc mở đ ầu cho việc hình thành một hồ s ơ . 
 2.2- Thu thập v ă n bản đư a vào hồ s ơ 
 2.3- Kết thúc và biên mục hồ s ơ 
 a- Sắp xếp v ă n bản trong hồ s ơ 
 b- Đánh số tờ v ă n bản 
 c- Lập Mục lục v ă n bản 
 d- Viết tờ kết thúc 
 e- Trình bày bìa hồ s ơ