Bài giảng Chứng từ kế toán và kiểm kê - Mai Thị Hoàng Minh

CH ƯƠ NG 6: CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ 
PGS.TS. Mai Thị Hoàng Minh 
Khái niệm 
Chứng từ là chứng minh bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, theo biểu mẫu quy đ ịnh. 
 Ý nghĩa, tác dụng của chứng từ kế toán 
Phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành. 
Khâu đ ầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán, ảnh hưởng đ ến chất l ư ợng công tác kế toán -> chính xác, kịp thời, đ ảm bảo tính hợp lệ - hợp lý (hợp pháp). 
- Hợp lệ: hội đ ủ những yếu tố cần thiết và chữ ký của ng ư ời có thẩm quyền. 
- Hợp lý: nội dung có đ úng sự thật không, đ úng với chế đ ộ thể lệ hiện hành, phù hợp với đ ịnh mức, dự toán phê chuẩn kh ơ ng 
Tác dụng 
 	Phản ánh mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. 
	Truyền đ ạt mệnh lệnh giữa cấp trên và cấp d ư ới. 
	Chứng minh việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế. 
Tính pháp lý của chứng từ kế toán 
	Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế -> phát 	hiện, ng ă n ngừa, kiểm tra việc vi phạm chính sách, chế đ ộ, 	thể lệ, tham ô, lãng phí. 
	C ă n cứ ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin kinh tế. 
	Xác đ ịnh ng ư ời chịu trách nhiệm vật chất, giải quyết tranh 	chấp khiếu nại, khiếu tố. 
Nội dung của chứng từ kế toán 
 Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm 2 loại: 
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: 
Tiêu chuẩn hoá về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, ph ươ ng pháp lập, áp dụng thống nhất cho doanh nghiệp và các thành phần kinh tế. 
 Phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân 
Có yêu cầu quản lý chặt chẽ. 
Mang tính phổ biến rộng rãi. 
Hệ thống chứng từ kế toán h ư ớng dẫn : 
Nội bộ đơ n vị 
. Chöùng töø phaûi coù ñaày ñuû caùc yeáu toá sau: 
	- Teân goïi cuûa chöùng töø. 
	- Soá, ngaøy thaùng laäp chöùng töø. 
	- Teân, ñiaï chæ caù nhaân hay phaùp nhaân coù lieân quan. 
	- Nội dung nghieäp vuï kinh teá. 
	- Caùc chæ tieâu veà soá löôïng vaø giaù trò. 
	- Chöõ kyù cuûa caùc caù nhaân hay phaùp nhaân coù lieân 	quan. 
 Chöùng töø phaûn aùnh quan heä kinh teá giöõa caùc phaùp nhaân phaûi coù chöõ kyù cuûa ngöôøi kieåm tra (keá toaùn tröôûng), ngöôøi pheâ duyeät (thuû tröôûng) vaø ñoùng daáu ñôn vò. 
Phân loại chứng từ kế toán 
 Theo công dụng của chứng từ g ồm : 
Chứng từ mệnh lệnh 
	- Truyền đ ạt mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên và cấp d ư ới 	chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nh ư ng ch ư a nói 	tới mức đ ộ hoàn thành. 
	- Ch ư a là c ă n cứ đ ể ghi sổ kế toán. 
Chứng từ chấp hành 
	- Chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoàn thành. 
	- Là c ă n cứ ghi sổ kế toán. 
Chứng từ thủ tục kế toán 
	- Tổng hợp, phân loại nghiệp vụ kinh tế có liên quan, theo 	 đ ối t ư ợng cụ thể. 
	- Là chứng từ trung gian, thuận tiện cho việc ghi sổ 
	- Kèm theo chứng từ gốc mới đ ủ c ă n cứ pháp lý chứng 	minh tính hợp pháp của nghiệp vụ. 
Chứng từ liên hợp : mang đ ặc đ iểm củ 2 hay 3 loại chứng 	từ nói trên. 
Theo trình tự lập chứng từ: 
Chứng từ ban đ ầu (chứng từ gốc): 
	Lập khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa 	hoàn thành. 
Chứng từ tổng hợp: 
	Tổng hợp số liệu của nghiệp vụ kinh tế cùng 	loại, nhằm đơ n giản việc ghi sổ (bảng tổng hợp 	chứng từ gốc, bảng kê phân loại chứng từ gốc). 	Chỉ có giá trị pháp lý khi có kèm theo chứng từ 	gốc. 
Theo ph ươ ng thức lập chứng từ gồm 
Chứng từ một lần : 
	Ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ 	tiến hành một lần, sau đ ó chuyển vào ghi sổ 	kế toán. 
Chứng từ nhiều lần: 
	 Ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn 	nhiều lần. Sau mỗi lần ghi, các con số đư ợc 	cộng dồn tới một giới hạn nhất đ ịnh thì 	không thể tiếp tục sử dụng nữa và chuyển 	vào ghi sổ kế toán. 
Theo đ ịa đ iểm lập chứng từ 
Chứng từ bên trong (nội bộ): 
Lập ra trong nội bộ, chỉ liên quan đ ến các nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ: bảng tính khấu hao TSCĐ, biên bản kiểm kê nội bộ 
Chứng từ bên ngoài : 
Về các nghiệp vụ có liên quan đ ến đơ n vị kế toán nh ư ng đư ợc lập ra từ các đơ n vị khác: hoá đơ n bán hàng 
Theo nội dung kinh tế phản ánh trong chứng từ 
	- Chỉ tiêu lao đ ộng và tiền l ươ ng. 
	- Chỉ tiêu hàng tồn kho. 
	- Chỉ tiêu bán hàng. 
	- Chỉ tiêu tiền mặt. 
	- Chỉ tiêu TSCĐ. 
Trình tự xử lý chứng từ kế toán 
 Kiểm tra chứng từ 
	- Tính rõ ràng, trung thực, đ ầy đ ủ các chỉ tiêu 	phản ánh trên chứng từ. 
	- Tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế 	phát sinh. 
	- Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng 	từ. 
	- Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của 	ng ư ời lập chứng từ, kiểm tra xét duyệt đ ối với 	từng loại nghiệp vụ kinh tế. 
. Hoaøn chænh chöùng töø: 
Ghi soá tieàn cho nhöõng loaïi chöùng töø chöa coù tieàn 
 Saép xeáp, phaân loaïi, toång hôïp soá lieäu cuøng loaïi, laäp ñònh khoaûn (chöùng töø ghi soå). 
Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán: 
Xác đ ịnh đư ờng đ i cụ thể của từng loại chứng từ (chứng từ phải đ i qua bộ phận nào, bộ phận nào có nhiệm vụ kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán, thời gian hoàn thành nhiệm vụ đ ó, bộ phận nào đư ợc phép l ư u trữ chứng từ) -> s ơ đ ồ luân chuyển chứng từ. 
Bảo quản và l ư u trữ chứng từ: 
Sắp xếp theo từng loại, đ óng thành quyển, gói buộc cẩn thận. 
L ư u chứng từ ở bộ phận kế toán trong 1 niên đ ộ kế toán, sau đ ó nộp vào bộ phận l ư u trữ chung (tối đ a 10 n ă m) 
Sau đ ó nộp kho l ư u trữ trung ươ ng hoặc đ ịa ph ươ ng. Chỉ đư ợc huỷ chứng từ khi có quyết đ ịnh của hội đ ồng đ ánh giá. 
Phiếu ChiNgày 15 tháng 12 n ă m 2009 
Quyển số: 12 
Số: 1512 
----------------- 
Nợ TK:______ 
Có TK:______ 
Họ tên ng ư ời nhận tiền:_______________________________ 
Địa chỉ:_____________________________________________ 
Lý do chi:___________________________________________ 
Số tiền:_____________________________________________ 
Bằng chữ:___________________________________________ 
Kèm theo______________________chứng từ gốc. 
Thủ tr ư ởng đơ n vị	KTT	Ng ư ời lập phiếu 
Thủ quỹ	Ng ư ời nhận tiền 
KIỂM KÊ 
Khái niệm : 
	 Kiểm kê là việc kiểm tra trực tiếp tại chổ, xác nhận chính xác tình hình số l ư ợng và chủng loại tài sản hiện có 
Phân loại: 
Theo phạm vi 
	- Kiểm kê từng phần 
	- Kiểm kê toàn phần 
Theo thời gian tiến hành kiểm kê 
	- Kiểm kê đ ịnh kỳ: xác đ ịnh tr ư ớc thời gian 
	- Kiểm kê bất th ư ờng: đ ột xuất. 
Ph ươ ng pháp kiểm kê 
Lập ban kiểm kê (do giám đ ốc chỉ đ ịnh), có sự tham gia của kế toán. Tr ư ớc khi kiểm kê phải hoàn tất sổ kế toán đ ể có c ơ sở đ ối chiếu số liệu. 
Kiểm kê hiện vật: cân, đ ong, đ o, đ ếm trực tiếp tại chỗ, chú ý chất l ư ợng hiện vật đư ợc kiểm kê. Tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nh ư ng nằm bên ngoài doanh nghiệp (vật liệu đư a ngoài gia công, vật t ư đ ang đ i đư ờng, sản phẩm gửi đ i bán) nhờ đơ n vị bảo quản kiểm kê giùm. 
Kiểm kê tiền mặt, chứng khoán có giá trị nh ư tiền: 
Đ ếm trực tiếp từng loại, đ ối chiếu với sổ quỹ. 
Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán: đ ối chiếu số d ư từng khoản giữa sổ kế toán của doanh nghiệp với sổ của ngân hàng hoặc đơ n vị có quan hệ thanh toán. Nếu có chênh lệch, tìm ra nguyên nhân. 
Xong đ ợt kiểm kê, tiến hành giải quyết theo từng tr ư ờng hợp cụ thể. 
Vai trò của kế toán trong kiểm kê 
Là thành viên chủ yếu trong Ban kiểm kê. 
Giải quyết những khoản chênh lệch tài sản trên Biên bản kiểm kê. 
Tr ư ớc khi kiểm kê: xây dựng kế hoạch kiểm kê về thời gian, phạm vi, thành phần Ban kiểm kê. Khoá sổ kế toán tr ư ớc khi kiểm kê, h ư ớng dẫn nghiệp vụ cho những ng ư ời làm công tác kiểm kê. 
Trong khi kiểm kê: kiểm tra, ghi chép Biên bản kiểm kê, xác đ ịnh chênh lệch thực tế và sổ sách, đ ề xuất ý kiến giải quyết chênh lệch. 
Sau khi kiểm kê: đ iều chỉnh số liệu kế toán c ă n cứ vào kết quả giải quyết các khoản chênh lệch giữa thực tế và sổ sách.