Bài giảng Chứng từ kế toán qua các phần hành

02/11/2016
1
KỸ NĂNG XỬ LÝ CHỨNG TỪ
2016
Trường ĐH Mở TP. HCM
MỤC TIÊU
Sau khi hoàn thành bài này, sinh viên có thể:

 Nhận diện rõ yêu cầu công việc phải thực hiện ở từng phần
hành, mối quan hệ giữa các phần hành.

 Xác định được các bộ phận, phòng ban liên quan đến công
việc kế toán của từng phần hành.

 Lập chứng từ phù hợp; Ghi sổ kế toán liên quan.

 Lập báo cáo liên qua; Nhìn nhận số liệu dưới góc độ kế toán
và thuế.

 Rủi ro mắc phải và cách thức phòng tránh.
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
2
Trường ĐH Mở TP. HCM
NỘI DUNG
Khoa Kế toán Kiểm toán
1. Mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp
2. Bán hàng và thu nợ phải thu
3. Lao động, tiền lương và bảo biểm
4. Chứng từ tại ngày cuối kỳ
Trường ĐH Mở TP. HCM
QUI TRÌNH LUYỆN KỸ NĂNG
Khoa Kế toán Kiểm toán
NHẬN DIỆN 
GIAO DỊCH
CÁC BỘ PHẬN 
LIÊN QUAN
THÔNG TIN 
TIẾP NHẬN
CHỨNG TỪ 
PHẢI LẬP
LUÂN CHUYỂN 
CHỨNG TỪ
SỔ KẾ TOÁN
BÁO CÁO
02/11/2016
3
Trường ĐH Mở TP. HCM
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN NỢ
Khoa Kế toán Kiểm toán
MUA HÀNG 
Kiểm soát dự
trữ hàng
Các bộ phận
liên quan
Lập chứng từ
Ghi sổ, báo
cáo
Lưu trữ
THANH TOÁN
Kiểm soát
công nợ
Các bộ phận
liên quan
Lập chứng từ
Ghi sổ, báo
cáo
Lưu trữ
Trường ĐH Mở TP. HCM
KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO

 Mục đích tồn kho

 Đặc điểm: Dung tích, trọng lượng, hạn dùng, bao
bì, xuất xứ,.

 Nguồn hàng: Trong nước, nhập khẩu

 Định mức dự trữ: Có, không?

 Mức độ sử dụng, tiêu thụ bình quân/tháng?

Mức dự trữ được coi là không hợp lý?
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
4
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 1

 Cty A là cty thương mại, kinh doanh bánh kẹo,
rượu. Trích Báo cáo NXT của cty A năm 2014
Khoa Kế toán Kiểm toán
TÊN ĐVT
TỒN ĐK NHẬP XUẤT TỒN CK
SL TT SL TT SL TT SL TT
Baileys 75CL+hộp 
quà chai 186.00 49,963,668 29.00 7,859,094 157.00 42,104,574
Rượu Craffe (rouge) chai 1,200.00 62,400,000 268.00 13,936,000 932.00 48,464,000
Martell VSOP 12x70cl Chai 13.00 10,506,920 24.00 18,545,448 2.00 1,570,398 35.00 27,481,970
.
TỔNG CỘNG 13,4952,136,420,116 48,3048,128,023,117 48,5778,364,707,513 13,2221,899,735,720
Trường ĐH Mở TP. HCM
CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN
Khoa Kế toán Kiểm toán
..
KHO
SẢN 
XUẤT
HÀNH
CHÍNH
Sử dụng cho
các bộ phận
Hợp đồng, đơn đặt hàng
Kế hoạch tồn trữ
Dự trữ theo
định mức
Bộ phận
quan trọng
là phòng
mua hàng!
02/11/2016
5
Trường ĐH Mở TP. HCM
QUI TRÌNH MUA HÀNG CƠ BẢN
Khoa Kế toán Kiểm toán
•Nhân viên đề nghị mua
•Mô tả chi tiết mặt hàng mua, giá ước tính
•Trưởng bộ phận đề nghị ký duyệt
• Nhân viên phụ trách mua
• Hàng mua nhập kho, lập PNK
• Chuyển hồ sơ về phòng kế toán
• Bộ phận mua tiếp nhận và tổng hợp
• Trưởng bộ phận mua ký duyệt
• Giám đốc duyệt hồ sơ đề nghị
Trường ĐH Mở TP. HCM
HỒ SƠ VỀ PHÒNG KẾ TOÁN 

 Giấy đề nghị mua hàng (kèm chi tiết, đã duyệt)

 Bảng tổng hợp nhu cầu mua hàng (bộ phận mua
lập, đã duyệt)

 Hợp đồng mua hàng (đã ký)/bảng báo giá (đã
duyệt)

 Phiếu nhập kho (do bộ phận kho lập hoặc do NV
phòng kế toán lập)

 Hoá đơn GTGT/Hoá đơn bán hàng (của bên bán)

 Các tài liệu khác: Biên bản bàn giao, biên bản
thanh lý hợp đồng,.
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
6
Trường ĐH Mở TP. HCM
Tại sao?
Khoa Kế toán Kiểm toán
Làm sao biết được hàng có nhập kho không?
Làm sao kiểm được số lượng và giá của hàng mua?
Làm sao kiểm tra được hàng mua sử dụng ngay
(không nhập kho) có được giao cho bộ phận đề nghị?
Câu hỏi trước khi thanh toán
Kế toán nên làm gì nếu hồ sơ không đủ để làm thanh toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 2

 Làm 2 ví dụ:
Mua rượu dự trữ trong kho
Mua văn phòng phẩm giao ngay cho bộ phận sử
dụng (BP hành chính, kinh doanh, kế toán,)

 Yêu cầu:
 Lập phiếu nhập kho
 Thiết kế một biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng
 Ghi sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết và tổng hợp nhập
xuất tồn.
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
7
Trường ĐH Mở TP. HCM
Lưu ý

 Thiếu chứng từ để chứng minh giao dịch: Mua
hàng không có báo giá, không hợp đồng; mua
không có hoá đơn tài chính,.

 Có chứng từ nhưng không hợp lệ: Thông tin trên
hoá đơn không đúng.

 Kho trên sổ =/= Kho thực tế
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
CHUYỂN SANG QT THANH TOÁN

 Hồ sơ mua hàng sẽ được chuyển sang kế toán
công nợ để làm thủ tục thanh toán.

 Để làm phiếu chi/UNC, kế toán phải:
 Kiểm soát được chủng loại hàng mua
 Biết được số lượng và giá thực tế mua
 Đến hạn thanh toán
 Thông tin về tài khoản ngân hàng của người cung
cấp
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
8
Trường ĐH Mở TP. HCM
Thanh toán bằng tiền mặt
Khoa Kế toán Kiểm toán
PHIẾU CHI TIỀN
PHIẾU THU TIỀN 
CỦA NCC
GIẤY GIỚI THIỆU 
CỦA NCC
CMND CỦA NGƯỜI 
NHẬN TIỀN Hồ sơ mua hàng
chuyển sang KẾ TOÁN TRƯỞNG
LÃNH ĐẠO DUYỆT
Trường ĐH Mở TP. HCM
Thanh toán bằng chuyển khoản
Khoa Kế toán Kiểm toán
UNC/LẬP LỆNH 
TRÊN IB 
MẪU UNC CỦA 
NGÂN HÀNG
THÔNG TIN TK 
NCC
CÔNG NỢ NHÀ CC Hồ sơ mua hàng
chuyển sang KẾ TOÁN TRƯỞNG
CHỦ TÀI KHOẢN
02/11/2016
9
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 3

 Lấy ví dụ 2, yêu cầu:
 Lập phiếu chi tiền mặt thanh toán tiền VPP
 Lập UNC chuyển từ TK VCB thanh toán tiền mua
rượu
 Ghi sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết
 Lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải trả người bán.
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
Lưu ý

 Lập chứng từ chi khi chưa kiểm soát được nghiệp vụ (mất
lòng tin với lãnh đạo)

 Thanh toán 2 lần (không thể chấp nhận được lỗi này đối với
người kế toán)

 Thông tin người thụ hưởng sai (Ngân hàng trả về, ký lại,
mất lòng tin về độ chính xác)

 Chưa đến hạn thanh toán đã làm thủ tục chi

 Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp

 Thanh toán bằng tiền mặt, không dùng tiền mặt

 Ứng trước tiền hàng khi không có hồ sơ chứng minh

 Cho đối tượng khác mượn vốn kinh doanh

 
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
10
Trường ĐH Mở TP. HCM
Lưu trữ chứng từ
Khoa Kế toán Kiểm toán
Liên 2
Liên hạch toán Bản chính
Biên bản bàn giao
Biên bản kiểm
nghiệm
CT CHI 
TIỀN
Báo
giá
Phiếu
nhập
kho
Hoá
đơn
Hồ sơ
khác
Doanh nghiệp không
phải hoàn thuế GTGT
Trường ĐH Mở TP. HCM
Lưu trữ chứng từ
Khoa Kế toán Kiểm toán
Phiếu
nhập
kho
Báo
giá
Hồ sơ
khác
Liên hạch
toán Bản chính Bản chính
Doanh nghiệp phải hoàn thuế GTGT
Chứng
từ chi 
tiền
Hoá
đơn
Bảng kê hoá
đơn chứng từ
hàng hoá dịch
vụ mua vào
Bản photo
02/11/2016
11
Trường ĐH Mở TP. HCM
BÁN HÀNG VÀ THU NỢ PHẢI THU
Khoa Kế toán Kiểm toán
BÁN HÀNG
Kiểm soát quá
trình bán hàng
Các bộ phận
liên quan
Lập chứng từ
Ghi sổ, báo
cáo
Lưu trữ
THU NỢ
Kiểm soát
công nợ phải
thu
Các bộ phận
liên quan
Lập chứng từ
Ghi sổ, báo
cáo
Lưu trữ
Trường ĐH Mở TP. HCM
KIỂM SOÁT QT BÁN HÀNG

 Kế toán phải biết:
 Qui định của công ty về bán hàng theo hợp đồng,
bán hàng tại cửa hàng,
Qui trình tiếp nhận đơn đặt hàng và triển khai đơn đặt
hàng đã ký kết
 Phương thức giao nhận hàng và thanh toán

 Bán hàng tại cửa hàng/quầy hàng:
 Mức tồn tại quầy tối đa, tối thiểu
 Báo cáo bán hàng và nộp tiền bán hàng
 Kiểm kê quầy hàng, báo cáo kiểm kê
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
12
Trường ĐH Mở TP. HCM
CÁC BỘ PHẬN LIÊN QUAN
Khoa Kế toán Kiểm toán
PKD
Xét duyệt giá bán
Công nợ
Tiếp nhận đơn hàng
Thủ tục bán hàng
Xuất hàng
Giao nhận
Hoá đơn, thu nợ
BGĐ
KHO
KT
Trường ĐH Mở TP. HCM
QUI TRÌNH BÁN HÀNG CƠ BẢN
Khoa Kế toán Kiểm toán
• Nhân viên kinh doanh tiếp nhận đơn hàng
• Lập thủ tục mua hàng, yêu cầu sản xuất
• Trưởng bộ phận kinh doanh duyệt
• NV kinh lập lệnh giao hàng
• Kế toán lập phiếu xuất kho, hđ
• Giao hàng + Qua qtrình thu nợ
• Bộ phận mua triển khai QT mua
• Bộ phận sản xuất triển khai QTSX
• Bộ phận liên quan phản hồi
02/11/2016
13
Trường ĐH Mở TP. HCM
HỒ SƠ LIÊN QUAN
Khoa Kế toán Kiểm toán
HỒ SƠ
TIẾP NHẬN
HỒ SƠ KẾ 
TOÁN LẬP
• Hợp đồng/Đơn đặt hàng
• Lệnh giao hàng
• Báo cáo bán hàng (quầy)
• Phiếu xuất kho
• Hoá đơn GTGT 
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 4

 Làm 2 nghiệp vụ bán hàng
 Bán hàng theo hợp đồng
 Bán hàng qua quầy

 Sinh viên lập:
 Phiếu xuất kho
 Hoá đơn GTGT

 Vào sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết bán hàng
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
14
Trường ĐH Mở TP. HCM
HỒ SƠ CHUYỂN SANG BP THU NỢ

 Sau khi hoàn tất bán hàng, hồ sơ kế toán sẽ
chuyển sang bộ phận thu hồi nợ phải thu:
 Thu bằng tiền mặt
 Ghi nhận nợ phải thu
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
KIỂM SOÁT CÔNG NỢ PHẢI THU
Bộ phận kinh doanh có nên theo dõi công nợ song
song với bộ phận kế toán không?
Phân nhóm khách hàng, qui định thời hạn nợ, mức
giảm giá
Đối chiếu công nợ theo dõi song song (giữa các bộ
phận trong công ty) trước khi gửi Bảng đối chiếu
công nợ cho khách hàng
Thường xuyên kiểm tra tài khoản ngân hàng để cập
nhật công nợ
Gửi giấy đề nghị thanh toán (nếu thấy cần thiết)
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
15
Trường ĐH Mở TP. HCM
THU BẰNG TIỀN MẶT
Khoa Kế toán Kiểm toán
PHIẾU THU TIỀN
BÁO CÁO BÁN 
HÀNG
HOÁ ĐƠN GTGT
LỆNH GIAO HÀNG
PHIẾU XUẤT KHO
Hồ sơ bán hàng
chuyển sang
Trường ĐH Mở TP. HCM
THU BẰNG CHUYỂN KHOẢN
Khoa Kế toán Kiểm toán
GHI NHẬN NỢ 
PHẢI THU
BÁO CÁO BÁN 
HÀNG
HOÁ ĐƠN GTGT
LỆNH GIAO HÀNG
PHIẾU XUẤT KHO
Hồ sơ bán hàng
chuyển sang
GIẤY ĐỀ NGHỊ 
THANH TOÁN 
02/11/2016
16
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 5

 Làm ví dụ 4, yêu cầu:
 Lập phiếu thu tiền mặt cho doanh số bán tại quầy
 Lấy giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng
 Ghi sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết
 Lập bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu khách hàng.

 Hướng dẫn đọc sổ phụ ngân hàng

 SV đề xuất mẫu đối chiếu công nợ phải thu
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
LƯU TRỮ CHỨNG TỪ
Khoa Kế toán Kiểm toán
• 01 liên đóng quyển
với số thứ tự liên
tục
• 01 liên kèm vào
hoá đơn
• 01 liên gửi bp kho
01 liên lưu trên
quyển, kèm hoá đơn 
GTGT và phiếu xuất
kho
01 liên giao cho
khách hàng
Phiếu xuất
kho
Hoá đơn 
GTGT 
Phiếu thu
tiền
Liên 01: Lưu trên
quyển
Liên 02: Đã giao cho
khách hàng
Liên 03: Cùng PXK 
kèm vào chứng từ thu
02/11/2016
17
Trường ĐH Mở TP. HCM
LƯU Ý

 Ghi nhận doanh thu, không ghi nhận giá vốn

 Không đôn đốc thu hồi nợ phải thu

 Không đối chiếu công nợ với khách hàng
Khoa Kế toán Kiểm toán
CHỨNG TỪ LAO ĐỘNG, 
TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
18
Trường ĐH Mở TP. HCM
HỒ SƠ LAO ĐỘNG
Khoa Kế toán Kiểm toán
Hồ sơ cá nhân Thoả thuận lương
Hợp đồng giao khoán Quy chế tài chính
Hợp đồng lao động Hợp đồng thử việcHS lao
động
Trường ĐH Mở TP. HCM
BỘ PHẬN LIÊN QUAN
Khoa Kế toán Kiểm toán
Thủ tục thanh toán
Kế toán
Các bộ phận liên quan đến
công tác tính lương
Xác nhận sp, doanh thu
Sản xuất, kinh doanh
Tính lương và các khoản khác
Phòng nhân sự
Ký duyệt hồ sơ
Giám đốc
02/11/2016
19
Trường ĐH Mở TP. HCM
ĐĂNG KÝ THAM GIA BẢO HIỂM
Khoa Kế toán Kiểm toán
Thử
việc
Ký hợp
đồng
Cấp
mã sổ
HS BHTrình từ tham gia BH
DN ký hợp đồng lao
động chính thức với
người lao động
DN gửi thông tin NLĐ 
để xin cấp mã sổ bảo
hiểm mới
Lập hồ sơ khai
báo tăng lao
động, gửi
CQBH
Không tham gia bảo hiểm
Hoàn tất hồ sơ đăng ký
trước ngày 15 của tháng
Trường ĐH Mở TP. HCM
BP NHÂN SỰ TÍNH LƯƠNG
Khoa Kế toán Kiểm toán
Tổng hợp SP hoàn thành Tổng hợp doanh thu bán hàngBảng chấm công
Bảng tạm ứng lương Bảng trích BHXH,YT,TNQui chế tài chính
Hợp đồng lao động Thoả thuận lương
Bảng
thanh
toán
lương
02/11/2016
20
Trường ĐH Mở TP. HCM
THANH TOÁN LƯƠNG
Khoa Kế toán Kiểm toán
BẰNG TIỀN MẶT
Trường ĐH Mở TP. HCM
THANH TOÁN LƯƠNG
Khoa Kế toán Kiểm toán
BẰNG CHUYỂN KHOẢN
02/11/2016
21
Trường ĐH Mở TP. HCM
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG

Mục đích của Bảng phân bổ tiền lương Cấu trúc
bảng Bảng phân bổ tiền lương

 Xây dựng Bảng phân bổ tiền lương tại doanh
nghiệp
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 6

 Từ bảng phân bổ lương đã lập, hãy ghi sổ:
 Sổ nhật ký
 Sổ Cái
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
22
Trường ĐH Mở TP. HCM
LƯU TRỮ CHỨNG TỪ

 Hồ sơ cá nhân:
 Bỏ trong bì hồ sơ/mỗi nv 1 bì hồ sơ
 Sắp xếp theo phòng ban và theo mã nhân viên
 Cập nhật bằng cấp của NLĐ

 Hồ sơ bảo hiểm:
 Lưu theo tháng, đóng trên bìa còng
 Đối chiếu với CQBH 1 quý/lần

 Hồ sơ tính lương:
Tách theo tháng, đóng trên bìa còng
 Photo chứng từ thanh toán đính kèm
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
LƯU Ý

 NLĐ làm việc nhưng không có hồ sơ cá nhân

 Nhiều khoản phụ cấp NLĐ có hưởng nhưng không
có quy định trong hợp đồng, thoả thuận lương
hoặc quy chế tài chính

 DN không tham gia bảo hiểm cho NLĐ

 DN khống lương để tăng chi phí
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
23
CHỨNG TỪ TẠI NGÀY CUỐI KỲ
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
CHỨNG TỪ TẠI NGÀY CUỐI KỲ

 Phân bổ chi phí trả trước

 Khấu hao tài sản cố định

 Bút toán kết chuyển
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
24
Trường ĐH Mở TP. HCM
TRÌNH TỰ THỰC HIỆN
Khoa Kế toán Kiểm toán
Khi phát sinh: Ghi nhận chi phí trả trước vào TK 242
Cập nhật ngay vào Bảng phân bổ chi phí trả trước
Hoàn chỉnh Bảng phân bổ, lập chứng từ hạch toán
1
2
3
CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC 
Trường ĐH Mở TP. HCM
SƠ ĐỒ TỪNG BƯỚC THỨC HIỆN
Khoa Kế toán Kiểm toán
Phiếu xuất kho
Ghi sổ Nhật ký, Sổ Cái TK 242
Hoá đơn Chứng từ khác
Cập nhật Bảng phân bổ CP trả trước 
Hoàn chỉnh Bảng phân bổ CP TT
Phiếu kế
toán
Ước tính thời gian Xác định đối
tượng chịu chi phí
Bút toán phân bổ
02/11/2016
25
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 7

 Làm 02 nghiệp vụ:
Một nghiệp vụ hạch toán từ hoá đơn
Một nghiệp vụ hạch toán từ phiếu xuất kho
 Lấy lại ví dụ ở bài 1, cho thêm thông tin (nếu cần)

Mẫu Bảng phân bổ trên excel

 GV giải thích tác dụng của Bảng phân bổ
Khoa Kế toán Kiểm toán
Trường ĐH Mở TP. HCM
TRÌNH TỰ THỰC HIỆN
Khoa Kế toán Kiểm toán
Khi phát sinh: Ghi nhận nguyên giá tài sản cố định
Cập nhật ngay vào Bảng trích khấu hao TSCĐ
Hoàn chỉnh Bảng khấu hao, lập chứng từ hạch toán
1
2
3
KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
02/11/2016
26
Trường ĐH Mở TP. HCM
SƠ ĐỒ TỪNG BƯỚC THỨC HIỆN
Khoa Kế toán Kiểm toán
BB bàn giao
Ghi sổ Nhật ký, Sổ Cái TK 211, 213, 214
Hoá đơn Chứng từ khác
Cập nhật Bảng khấu hao TSCĐ
Hoàn chỉnh Bảng Khấu hao TSCĐ
Phiếu kế
toán
Ước tính thời gian Xác định đối
tượng chịu chi phí
Bút toán khấu hao
Trường ĐH Mở TP. HCM
Ví dụ 8

 Lấy ví dụ trong phần TSCĐ, doanh nghiệp áp
dụng phương pháp đường thẳng, tự cho thời
gian. Lập bảng khấu hao TSCĐ.

Mẫu Bảng khấu hao tài sản cố định

 GV giải thích tác dụng của Bảng khấu hao

 Lấy dữ liệu trên bảng khấu hao để thuyết minh
trên Bản thuyết minh BCTC.
Khoa Kế toán Kiểm toán
02/11/2016
27
Trường ĐH Mở TP. HCM
BÚT TOÁN KẾT CHUYỂN
Khoa Kế toán Kiểm toán
SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TK 
5,6,7,8,9
SỔ NHẬT KÝ, SỔ CÁI 
Phiếu kế
toán
KỸ NĂNG 2: LẬP BC THUẾ VÀ THAM 
GIA QUYẾT TOÁN THUẾ