Tài liệu Tự học Excel

Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 1 
I. khởi động và màn hình Excel 
1. Khởi động 
Sau khi khởi động WINdows làm theo một trong các cách sau 
- Nháy chuột vào biểu t−ợng Microsoft Excel ở góc trên bên phải màn hình. 
- Nếu dùng Win 3.1x, trong cửa sổ Microsoft Office đã mở chọn biểu t−ợng 
Microsoft Excel rồi nháy đúp chuột. 
- Nếu dùng Win 95, nháy vào Start / Program / Microsoft Excel 
2. Màn hình 
a - Các thành phần của màn hình Excel 
Màn hình của Excel là một cửa sổ đã đ−ợc phóng to và trông gần giống 
màn hình của Word, bao gồm các thành phần sau : 
 - Thanh tiêu đề (Title bar) : ở dòng trên cùng của màn hình, khi mới khởi 
động Excel tại đây ghi Microsoft Excel - Book1, khi ta đặt tên cho bảng 
tính, tên này kèm theo phần mở rộng . XLS sẽ thay thế từ Book1. 
- Các thanh Menu, Công cụ, Định dạng giống nh− của Word. Phần lớn các 
biểu t−ợng trên các thanh này có công dụng ý nghĩa nh− trong Word, ý 
nghĩa của một số biểu t−ợng dùng riêng cho Excel đ−ợc ghi trên trang 3. 
- Thanh Công thức (Formula Bar) : là dòng thứ năm của màn hình hiển thị 
toạ độ (địa chỉ hoặc tên) ô, nút huỷ bỏ :, nút lựa chọn ;, nội dung dữ 
liệu trong ô hiện tại (ô có khung viền chung quanh) 
- Thanh Trạng thái (Status bar) : là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt 
động của Excel : 
Ready : Đang sẵn sàng làm việc. 
Enter : Đang nhập dữ liệu hay công thức. 
Pointer : Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ. 
Edit : Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại 
- Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) : là dòng ngay trên thanh Trạng thái, 
hiển thị tên của các bảng tính (khi chúng ch−a đ−ợc đặt tên, tại đây ghi 
Sheet1, Sheet2, ..., Sheet16). Bên trái là các nút chuyển tới các bảng tính. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 2 
- Thanh cuộn Dọc (Vertical Scroll Bar), cuộn Ngang (Horizontal Scroll Bar) 
giống nh− trong Word. 
- Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập dữ 
liệu, tính toán, vẽ đồ thị nh− sau : 
b - Các thành phần của cửa sổ Bảng tính : 
- Cột (Column) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc đ−ợc đánh 
thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... 
AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột). Ngoài cùng bên trái 
là nút chọn (đánh dấu khối) toàn bộ bảng tính. 
- Hàng (Row) : Là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang đ−ợc 
đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 16.384). 
- ô (Cell) : Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đ−ợc xác 
định bằng cột tr−ớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25. 
ô hiện tại : Là ô có khung viền chung quanh với một chấm vuông nhỏ 
ở góc phải d−ới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau 
đây gọi tắt là con trỏ). Toạ độ của ô này đ−ợc hiển thị trên 
thanh Công thức. 
- Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự sẽ 
đ−ợc chèn vào. 
- Con trỏ chuột có các dạng sau : 
Dấu ⎜ : dùng để đ−a con trỏ ô về vị trí nào đó. 
Dấu Û : dùng để chọn lệnh, biểu t−ợng hoặc cuộn bảng tính. 
Hộp Tên (Địa chỉ) 
Nút chọn toàn bộ bảng tính 
Mốc điền
Con trỏ ô
Tên cột
Số thứ tự hàng 
Bảng tính hiện tại 
Thẻ tên bảng tính
Thanh thẻ tên bảng tính
Nút chuyển tới bảng tính 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 3 
c - Dịch chuyển con trỏ ô trong Bảng tính theo một trong các cách 
sau : 
- Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái. 
- ấn các phím mũi tên : chuyển tới các hàng, cột lân cận. 
• PgUp, PgDn : lên hoặc xuống một màn hình. 
• Home : Về ô A1. 
• Tab : Sang phải một màn hình 
• Shift + Tab : Sang trái một màn hình 
• End + Home : Đến ô cuối cùng của bảng tính 
- F5, địa chỉ ô, ↵ : Về ô đó, ví dụ để về nhanh ô H22, ta ấn phím F5, 
gõ H22 rồi ấn ↵ 
Chú ý : Các thao tác có dấu • chỉ thực hiện đ−ợc khi chọn lệnh Tools, 
Option, Transition, điền dấu : ở tuỳ chọn Transition Navigation 
Keys 
3. Ra khỏi Excel 
theo một trong các cách sau : 
- Chọn File, Exit hoặc 
- ấn Alt + F4 
- Nháy đúp chuột tại dấu trừ ở góc trái trên của 
màn hình để trở về Windows 3.x. 
- Nháy vào dấu : trên cùng ở góc phải của màn 
hình để trở về Windows 95. 
ý nghĩa các biểu t−ợng trên thanh công cụ 
 (ToolBar) 
Help : Trợ giúp 
Tip Wizard : Gợi ý 
Zoom Control : Phóng to, thu nhỏ bảng tính 
Drawing : Vẽ một hình 
Texbox : Hộp văn bản 
AutoSum : Tính tổng 
Function Wizard : Gọi hàm 
Sort Acsending : Sắp xếp tăng 
Sort Decsending : Sắp xếp giảm 
Chart Wizard : Vẽ đồ thị
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 4 
ý nghĩa các biểu t−ợng trên thanh định dạng 
(Formating) 
Font Color : Mầu chữ 
Color : Mầu nền 
Borders : Đ−ờng viền 
Decrease Decimal : Bớt đi 1sõ thập phân 
Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ th.p. 
Comma Style : Dấu tá ch nghìn, triệu, tỷ 
Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu % 
Currency Style : Điền dấu tiền tệ 
Center Accross Columns : Căn vào giữa của nhiều ô 
ý nghĩa các thành phần của thanh công thức 
(FormULA BAR) 
Hộp Tên (Địa chỉ ) ô hiện tại Nội dung ô hiện tại 
Nút gọi hàm 
Nút huỷ bỏ nội dung vừa gõ Nút điền nội dung vừa gõ 
II. các thao tác với bảng tính 
1. L−u (ghi) bảng tính lên đĩa 
Chọn biểu t−ợng Save hoặc mục File, Save. Nếu đây là lần đầu tiên 
thực hiện thao tác này với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính trong 
ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp của DOS, Excel sẽ tự gán kiểu .XLS 
cho nó. Tên bảng tính sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề của cửa sổ. 
Sau đó trong quá trình làm việc, ta th−ờng xuyên ghi bảng tính lên đĩa 
bằng cách trên mà không cần đặt tên cho nó. 
Nếu ta cần l−u giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File, Save As và 
đặt tên mới cho nó. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 5 
2. Mở bảng tính đ∙ có trên đĩa 
Chọn biểu t−ợng Open hoặc mục File, Open. Xuất hiện hộp thoại Open 
với danh sách các bảng tính trong khung File Name đ−ợc xếp theo thứ tự 
A,B,C. Ta chọn tệp cần thiết rồi chọn OK. Nếu bảng tính ta cần lại ở trên 
đĩa khác hoặc th− mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp tại th− mục 
cần thiết của khung Directories 
Excel còn có cách mở bảng tính khác: chọn mục File, xuất hiện Menu 
dọc với danh sách 4* bảng tính mới làm gần nhất ở phía d−ới. Ta chọn tệp 
cần thiết từ danh sách này. Danh sách các bảng tính này có thể nhiều hơn 
tuỳ thuộc vào ng−ời cài đặt. 
3. Đóng bảng tính 
Tr−ớc khi chuyển sang bảng tính khác hoặc làm việc khác, phải ghi tệp 
lên đĩa sau đó mới đóng nó bằng cách chọn mục File, Close. Nếu quên 
ch−a ghi tệp lên đĩa, Excel sẽ hỏi : 
Do you want to save change to . XLS ? 
Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi những thay đổi vừa tạo ra cho 
bảng tính. 
4. Chèn thêm 1 bảng tính 
- Insert / Worksheet, hoặc 
- Nháy nút phải chuột trên thanh thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau đây 
chúng ta quy −ớc gọi thao tác này là [Menu tắt], chọn Insert Worksheet 
5. Xoá bớt 1 bảng tính 
- Edit, Delete Sheet, hoặc 
- [Menu tắt], Delete sheet 
6. Đổi tên bảng tính 
- Nháy đúp vào thẻ tên (tức là vào tên bảng tính, sau đây chúng ta quy −ớc 
gọi là thẻ tên) trên thanh thẻ tên hoặc Format / Sheet / Rename hoặc 
[Menu tắt], Rename 
- Gõ vào tên mới, ↵ hoặc OK 
7. Sao chép / Chuyển 1 bảng tính 
Cách 1: Giữ Ctrl trong khi kéo thả thẻ tên tại một thẻ tên khác (Sheet 
khác). Nếu không giữ Ctrl bảng tính sẽ đ−ợc chuyển đi. 
Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet. Chọn vị trí đặt bảng tính hiện tại tr−ớc 
bảng tính nào trong khung Before Sheet. Nếu đánh dấu chọn vào 
Creat a Copy, Excel sẽ sao chép bảng tính chứ không chuyển nó. 
* Con số này có thể khác, tuỳ thuộc vào việc chọn Tools, Options, Recently Used Files 
List 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 6 
Chỉ dùng cách 2 nếu bảng tính nguồn và đích cách xa nhau (không 
thấy thẻ tên của chúng cùng một lúc). 
8. Tách bảng tính 
Có 3 cách giúp ta đồng thời thấy những phần khác nhau của bảng tính 
Cách 1: Trỏ chuột vào thanh tách cho xuất hiện mũi tên 2 đầu, kéo thả nó 
tại vị trí cần tách. 
Cách 2: Đ−a con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Split. Sau đó 
để bỏ tách chọn Window / Remove Split 
Cách 3: Đ−a con trỏ ô về vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes. 
Sau đó để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes 
9. ẩn và hiện lại 1 bảng tính 
- Chọn Format, Sheet, Hide để ản bảng tính 
- Để hiện lại bảng tính Format, Sheet, Unhide 
10. Bảo vệ bảng tính 
Để những thiết lập về Bảo vệ và che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng, 
cần bảo vệ bảng tính. Cách làm nh− sau : 
- Tool / Protection 
- Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ 
tập bảng tính. 
- Nếu cần thiết gõ mật khẩu vào vùng Password. 2 lần gõ phải giống nhau 
và l−u ý rằng mật khẩu trong Excel phân biệt chữ hoa với chữ th−ờng ! 
- Để bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay 
Unprotect Workbook. Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, nếu đúng ta mới cập 
nhật đ−ợc bảng tính. 
11. Chọn nhiều bảng tính 
a. Liền kề : Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift trong khi nháy chuột 
vào thẻ tên cuối 
b. Cách nhau : Giữ Ctrl trong khi lần l−ợt nháy chuột vào các thẻ tên 
c. Để bỏ việc chọn một bảng tính nào : giữ Ctrl trong khi nháy chuột vào 
thẻ tên của bảng tính đó 
IIi. Xử lý dữ liệu trong bảng tính 
1. Các kiểu dữ liệu 
Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ 
thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô đ−ợc phân ra 
nh− sau : 
a - Dạng chuỗi (Text) 
- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 7 
- Những dữ liệu chuỗi dạng số nh− : số điện thoại, số nhà, mã số, .v.v. 
khi nhập vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính 
toán. 
- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đ−ợc căn sang trái ô. 
b - Dạng số (Number) 
Bắt đầu bởi : - Các số từ 0 đến 9. 
- Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc một dấu đơn vị tiền khác tuỳ 
thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của Windows). 
- Theo mặc định, dữ liệu dạng số đ−ợc căn sang phải ô. 
c - Dạng công thức (Formulas) 
Bắt đầu bởi các dấu = hoặc +. Sau khi ấn ↵ công thức nhập vào chỉ 
thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó đ−ợc thể hiện trong ô. 
Nếu thấy : Có thể là do : 
##### : Cột quá hẹp 
#DIV/0! : Chia cho 0 
#NAME? : Thực hiện phép tính với một biến không xác định 
(tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả) 
#N/A : Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong 
danh sách 
#VALUE! : Sai về kiểu của toán hạng (ví dụ : lấy số chia cho ký 
tự hoặc ngày tháng) 
d - Dạng Ngày (Date), giờ (Time) 
Trong cách trình bày d−ới đây : 
DD là 2 con số chỉ Ngày 
MM là 2 con số chỉ Tháng 
YY là 2 con số chỉ Năm 
Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc 
đặt các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế 
kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, tr−ờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta 
gõ vào 09/27/04. Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang 
dạng chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng dữ liệu kiểu này để 
tính toán. 
Có thể nhập ngày bằng cách : 
- nhập hàm =DATE(YY,MM,DD), đây là cách nhập ngày tốt nhất. 
- sau đó chọn Format, Cells, Number, Date và chọn dạng thể hiện 
ngày ở khung bên phải. 
Đặc biệt : Ctrl + ; (dấu chấm phẩy) cho Ngày hệ thống 
 Ctrl + Shift + ; cho Giờ hệ thống 
- Theo mặc định, dữ liệu dạng ngày tháng đ−ợc căn sang phải ô. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 8 
2. Các toán tử trong công thức 
a - Toán tử số 
+ cộng - trừ 
* nhân (ví dụ = 10*50 cho kết quả 500) 
/ chia = 126/3 42 
^ luỹ thừa = 5^2 25 
% phần trăm = 50%*600 300 
Thứ tự −u tiên của các phép toán nh− sau : luỹ thừa tr−ớc rồi đến nhân 
chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán cùng mức −u tiên (nh− 
nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi thứ tự −u 
tiên, dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ đ−ợc 
thực hiện tr−ớc. Ví dụ: các ô A1, B1, C1 chứa các số 2,3, 4, nếu trong ô D1 gõ 
=A1+B1*C1 sẽ đ−ợc kết quả 14, gõ =(A1+B1)*C1 sẽ đ−ợc kết quả 20. 
b - Toán tử chuỗi 
& Nối chuỗi ="Tin "&"hoc" Tin học 
c - Toán tử so sánh 
> lớn hơn >= lớn hơn hoặc bằng khác 
< nhỏ hơn <= nhỏ hơn hoặc bằng 
Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai). Ví dụ, 
trong ô A1 đang có số 26, ô B1 có số -125. Nếu tại ô C1 gõ công thức 
= A1>B1 sẽ nhận đ−ợc kết quả TRUE 
= A1<=B1 sẽ nhận đ−ợc kết quả FALSE, v.v.. 
3. Nhập dữ liệu 
a - Dữ liệu bất kỳ 
- Đ−a con trỏ ô về ô cần thiết. 
- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức. 
- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau : 
• ấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô d−ới. 
• ấn một phím mũi tên để đ−a con trỏ ô sang ô cần thiết, ví dụ ấn phím 
→ sẽ đ−a con trỏ ô sang bên phải. 
• Chọn nút ; (màu xanh lá cây) trên thanh công thức. 
• Trỏ chuột vào ô cần tới, ấn nút trái. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 9 
Có thể dùng miền nhập dữ liệu sau đây: 
Giả sử cần nhập 2 cột : 
Dũng 200 
Vân 300 
Khoa 150 
Tuấn 180 
Hà 250 
vào các ô A1: B5. Ta làm theo các b−ớc 
sau : 
- Đánh dấu khối miền A1:B5 (xem trang 13 về cách đánh dấu khối) 
- Để nhập theo từng hàng, ấn phím Tab sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô. 
- Để nhập theo từng cột, ấn phím ↵ sau mỗi lần gõ dữ liệu vào một ô. 
H−ớng dịch chuyển của ô nhập dữ liệu khi ấn Tab hoặc ↵ : 
 A B A B 
1 1 
2 2 
3 3 
4 4 
5 5 
ấn Tab ấn ↵ 
b. Dữ liệu trong các ô giống nhau : 
- Đánh dấu khối miền cần điền dữ liệu (ví dụ A1:B5) 
- Gõ vào dữ liệu (ví dụ số 2000) 
- Kết thúc việc nhập bằng cách ấn phím Ctrl + ↵. 
Kết quả là : miền A1:B5 sẽ đ−ợc điền kín bởi số 2000 
c. Dữ liệu trong các ô tuân theo một quy luật 
• Chuỗi số với b−ớc nhảy là 1: 
- Đ−a con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để 
đánh số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1. 
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + màu đen, giữ phím Ctrl 
trong khi kéo và thả chuột tại ô cuối của miền (từ đây về sau ta gọi 
thao tác này là điền tự động (AutoFill)). Kết quả ta đ−ợc chuỗi số 1, 
2, 3, ... 
• Chuỗi số với b−ớc nhảy bất kỳ: 
- Đ−a con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có 
chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó. 
- Về ô d−ới (hoặc bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ 4. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 10 
- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu + 
màu đen, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền. 
 A B 
1 2 
2 4 
3 
4 
5 
6 
7 
• Chuỗi Ngày tháng tăng : 
- Đ−a con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu. 
- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu +, bấm giữ nút phải, kéo 
thả tại ô cuối miền. 
- Trong menu tắt chọn : 
Fill Days : để tăng 1 ngày (ví dụ : 15/04/1999, 16/04/1999, 17/04/1999) 
Fill Months : để tăng 1 tháng (ví dụ : 15/04/1999, 15/05/1999, 15/06/1999) 
Fill Years : để tăng 1 năm(ví dụ : 15/04/1999, 15/05/2000, 15/06/2001) 
• Điền một danh sách tự tạo : 
- Nếu danh sách này ch−a có thì phải tạo bằng cách : 
- Tools / Option / Custom List 
- Trong khung List Entries lần l−ợt nhập các giá trị cho danh sách, hết 
mỗi giá trị bấm ↵ để xuống dòng. Ví dụ : Thứ Hai ↵ Thứ Ba ↵. Cuối 
cùng ta đ−ợc nh− hình sau : 
- OK 
- Để sử dụng : 
- nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu 
- điền tự động tới ô cuối miền (xem cách điền tự động ở trang 9). 
Kéo dấu + và thả tại ô 
A7, ta sẽ đ−ợc chuỗi 
số 2,4,6,8,10,12,14 tai 
miền A1:A7 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 11 
d. Dữ liệu kiểu công thức 
- Phải bắt đầu bởi dấu = hoặc các dấu +, − 
- Khi cần lấy số liệu ở ...  nh− sau : 
- Chọn File, Page Setup 
- Chọn Sheet 
- Bỏ dấu chọn x tại ô Grid 
- OK 
xi. in 
Tr−ớc khi in nên : 
- Chọn mục File, Print Preview (hoặc biểu t−ợng Print Preview) để xem bố 
cục (hình thù) bảng tính 
- Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng ch−a (đã nối với máy tính ch−a, đã bật 
ch−a, đã nạp giấy ch−a v.v..). 
Để in toàn bộ bảng tính, chọn biểu t−ợng Print trên thanh công cụ. 
Để in từng phần bảng tính : 
- Chọn mục File, Print. xuất hiện hộp thoại sau : 
Selections : In một khối đã đ−ợc chọn tr−ớc đó. 
Selected Sheet(s) : In một hoặc nhóm bảng tính 
Entire Workbook : In toàn bộ tập bảng tính 
Pages : In một dãy các trang : điền vào số thứ tự của trang 
đầu dãy trong ô From, số thứ tự của trang cuối 
trong ô To 
- Chọn OK. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 68 
xII. làm việc với nhiều bảng tính 
- Lần l−ợt mở các bảng tính. 
Trên màn hình là bảng tính đ−ợc mở sau cùng. Để chuyển sang làm việc 
với bảng tính khác : 
- Chọn Window, Excel liệt kê các bảng tính đang mở với số thứ tự của 
chúng, tên bảng tính chứa con trỏ có dấu √ ở bên trái 
 - Chọn bảng tính mà ta cần chuyển tới (hoặc gõ số thứ tự của bảng tính 
đó) 
Muốn cho hiện ra tất cả các bảng tính trên màn hình : 
- Chọn Window, Arrange. Xuất hiện hộp thoại Arrange Windows 
Chọn mục Để sắp xếp các cửa sổ bảng tính 
Title Phủ kín màn hình 
Horizontal Theo chiều ngang 
Vertical Theo chiều dọc 
Cascade So le 
- Để chuyển sang bảng tính nào, kích chuột tại cửa sổ của bảng tính đó 
hoặc ấn Ctrl+F6. Ta có thể thực hiện các thao tác với các cửa sổ này 
nh− : sắp xếp lại, thay đổi kích th−ớc, đóng v.v.. 
Có thể copy, chuyển khối từ bảng tính này sang bảng tính khác (xem 
các thao tác với khối ở trang 13). 
Khi không cần bảng tính nào ta nên đóng nó lại (để giải phóng bớt bộ 
nhớ) bằng cách chuyển về bảng tính đó, chọn File, Close hoặc đóng cửa sổ 
của bảng tính đó lại 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 69 
xiii. trao đổi thông tin với word 
1. Chuyển các kết quả của Excel cho Word 
 Theo các b−ớc sau : 
- Chọn miền dữ liệu của bảng tính cần chuyển cho Word (xem cách đánh 
dấu khối ở trang 13). Nếu là đồ thị chỉ cần trỏ chuột vào trong lòng nó, ấn 
nút trái, xuất hiện chấm vuông tại các cạnh và góc của khung. 
- Chọn biểu t−ợng Copy trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Copy. Nếu 
không cần làm việc với Excel nữa, thoát khỏi ch−ơng trình này (xem trang 
4). Nếu ta đ−a vào bộ nhớ một khối lớn, hãy trả lời Yes cho câu hỏi Save 
Large Clipboard From ... ? 
- Khởi động Word (nếu cần), trong Word ta mở tài liệu và đ−a con trỏ về vị trí 
cần thiết, sau đó làm theo một trong hai cách sau : 
Cách 1 : Chọn biểu t−ợng Paste trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Paste. 
Cách 2 : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link. 
Sự khác nhau giữa 2 cách dán : 
Bằng cách 2, mọi thay đổi của đối t−ợng trong Excel sẽ đ−ợc phản ảnh trong 
Word. Trong khi đó ở cách 1 sự sửa đổi không đ−ợc phản ảnh. 
Chú ý : Không thể đ−a đồng thời một lúc bảng tính và đồ thị sang cho 
Word đ−ợc. Ta phải thực hiện các thao tác trên lần l−ợt cho từng 
loại một. 
2. Chuyển bảng đ∙ gõ bằng Word cho Excel 
Khả năng tính toán trong bảng của Word rất yếu. Nêú cần tính toán trong 
các bảng đã đ−ợc gõ bằng Word, nên chuyển chúng cho Excel theo các 
b−ớc sau : 
- Trong Word, chọn các ô hay toàn bộ bảng đã gõ. 
- Chọn biểu t−ợng Copy trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Copy. Nếu 
không cần làm việc với Word nữa, ta ra khỏi ch−ơng trình này. Nếu ta 
đ−a vào bộ nhớ một khối lớn, hãy trả lời Yes cho câu hỏi Save Large 
Clipboard From ... ? 
- Khởi động Excel (nếu cần), trong Excel mở bảng tính và đ−a con trỏ về vị 
trí cần thiết, , sau đó làm theo một trong hai cách sau : 
Cách 1 : Chọn biểu t−ợng Paste trên thanh công cụ hoặc mục Edit, Paste. 
Cách 2 : Chọn mục Edit, Paste Special, Paste Link. 
Bằng cách 2, mọi thay đổi của đối t−ợng trong Word sẽ đ−ợc phản ảnh trong 
Excel. Trong khi đó ở cách 1 sự sửa đổi không đ−ợc phản ảnh. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 70 
bài thực hành 
Bài 1. Lập bảng doanh thu sau : 
 A B C D E F G 
1 Dự tính thu nhập năm 1997 công ty X 
2 Hạng mục Qúy I Qúy II Qúy III Qúy IV Cả năm VNĐ 
3 Bán : 14000 15000 16000 24000 69000 
4 Chi phi : 
5 L−ơng 2000 2000 2000 2000 8000 
6 Trả lãi 1200 1400 1500 1600 5700 
7 Nhà 600 600 600 600 2400 
8 Quảng cáo 900 2000 1700 4000 8600 
9 Vật t− 4000 4200 4500 5000 17700 
10 Tổng chi : 8700 10200 10300 13200 42400 
11 Thu nhập: 
12 Qúy 5300 4800 5700 10800 
13 Tới qúy 5300 10100 15800 26600 Tỷ giá 11.000 
- Không gõ dữ liệu ở các cột F, G và các hàng 10,12,13. 
Cách tính nh− sau : 
Cả năm = Σ Các quý, tại ô F3 gõ = SUM(B3:E3) 
Tổng chi = Σ Các mục chi, tại ô B10 gõ = SUM(B5:B9) 
Thu nhập Quý = Bán - Tổng chi, tại ô B12 gõ = B3-B10 
Thu nhập tới quý = Luỹ kế các quý tr−ớc, 
tại ô B13 gõ = B12 
tại ô C13 gõ = B13+C12 
copy công thức từ ô C13 sang D13:E13 
- Chèn thêm 1 hàng vào giữa các hàng 3 và 4 để tính % tiền bán đ−ợc của 
từng quý so với cả năm. 
- Trong cột G tính tiền bán đ−ợc và tiền chi phí quy ra tiền Việt theo tỷ giá 
ghi ở ô cuối bảng (ô G13) 
- Vẽ đồ thị : tiền bán đ−ợc của các quý 
 số liệu các mục chi 
 tiền bán đ−ợc và tổng chi của các quý 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 71 
Bài 2. Lập bảng kết quả thi sau : 
 A B C D E F G H I J 
1 kết quả thi cuối kỳ - lớp tin học cơ sở 
2 TT Tên Ngày sinh Tuổi Gt Toán Tin Trung 
bình
Xếp 
thứ 
Xếp loại
3 1 Hùng 30/01/78 Nam 4 7 5.5 8 Trung bình
4 2 Bình 21/08/74 Nữ 7 7 7.0 5 Khá 
5 3 Vân 12/11/70 Nữ 8 9 8.5 3 Giỏi 
6 4 Bình 15/06/77 Nữ 9 10 9.5 1 Xuất sắc 
7 5 Doanh 05/12/76 Nam 5 8 6.5 7 Trung bình
8 6 Loan 18/09/77 Nữ 5 4 4.5 9 Kém 
9 7 Anh 23/04/68 Nam 9 6 7.5 4 Khá 
10 8 Thu 01/05/73 Nữ 3 5 4.0 10 Kém 
11 9 Bình 26/02/71 Nam 6 8 7.0 5 Khá 
12 10 Ngân 12/05/75 Nữ 10 8 9.0 2 Giỏi 
13 Cao nhất 10 10 9.5 
14 Trung bình 6.6 7.2 6.9 
15 Thấp nhất 3.0 4.0 4.5 
- Không gõ dữ liệu ở các cột A, D, H, I, J và các hàng 13, 14, 15 
- Đánh số Thứ tự 
- Tính Tuổi : =YEAR(TODAY( ))-YEAR(C3) 
- Tính Điểm Trung bình = AVERAGE(F3:G3) 
- Tính các giá trị cao nhất (MAX), trung bình (AVERAGE), thấp nhất 
(MIN) của các cột Tuổi, điểm Toán, Tin, Trung bình 
- Xếp thứ = RANK(H3,$H$3:$H$12) 
- Xếp loại theo Điểm trung bình theo thang điểm sau : 
Kém 5 Trung bình 7 Khá 8 Giỏi 9.5 Xuất sắc
bằng 2 cách : 
+ dùng hàm IF 
= IF(H3>=9.5,"Xuất sắc",IF(H3>=8,"Giỏi",IF(H3>=7,"Khá", 
IF(H3>=5,"Trung bình", "Kém")))) 
+ dùng hàm HLOOKUP hoặc VLOOKUP (trang 37) 
- Đánh lại thứ tự xếp thứ 
- Sắp xếp danh sách theo ABC của Tên học viên, những ng−ời trùng tên xếp 
ng−ời có điểm Trung bình cao lên trên. 
- Đ−a ra 4 nhóm danh sách xếp loại (Giỏi, Khá, Trung bình, Kém) và số học viên 
của mỗi loại. Tính xem mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm của tổng số. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 72 
Bài 3. Lập bảng l−ơng sau, chú ý không gõ số trong các cột từ F đến K. 
 A B C D E F G H I K 
1 Cơ quan X bảng l−ơng tháng 12 - 1996 
2 TT Họ và tên CV LCB NC PC 
CV
L−ơng Thu 
nhập
Tạm 
ứng 
Còn 
lại 
3 1 Ng. Văn Dũng TP 1600 25 3500 40000 43500 20000 23500
4 2 Trần Mai Lan NV 1200 21 0 25200 25200 17000 8200
5 3 Vũ Tú Nam PP 1400 24 3000 33600 36600 20000 16600
6 4 Lê Đình H−ng BV 1100 25 1000 27500 28500 19000 9500
7 5 Phạm Văn Lộc PG 1700 15 4000 25500 29500 20000 9500
8 6 Trần Tuấn Anh NV 1000 25 0 25000 25000 17000 8000
9 7 Lý Thông GĐ 2000 25 5000 50000 55000 20000 35000
10 8 Nguyễn Ba PP 1500 18 3000 27000 30000 20000 10000
11 9 Đỗ Văn Xuân BV 1000 17 1000 17000 18000 12000 6000
12 10 Trần Văn Hợp TP 1700 20 3500 34000 37500 20000 17500
13 
14 CV PCCV 
15 GĐ 5000 
16 PG 4000 
17 TP 3500 
18 PP 3000 
19 NV 0 
20 BV 1000 
 Công thức tính nh− sau : 
1. L−ơng = L−ơng cơ bản (LCB) x Số ngày công (NC), 
tại ô G3 gõ: = D3*E3 
2. Phụ cấp chức vụ (PCCV) ghi tại miền F14:G20. Để tính PCCV cho từng 
ng−ời, ta làm nh− sau : 
- Đặt tên cho miền F15:G20 là BangPCCV 
- Tại ô F3 gõ : = VLOOKUP(C3, BangPCCV, 2, 0). Vì cột thứ nhất của 
Bảng PCCV không xếp tăng dần nên phải thêm tham biến thứ t− (số 0) cho 
hàm. Có thể thay số 0 này bằng chữ False 
Thu nhập = Phụ cấp chức vụ + L−ơng, tại ô H3 gõ công thức: 
= F3 + G3. Cách tính Tạm ứng nh− sau : 
Mỗi ng−ời tạm ứng 2/3 số l−ơng (làm tròn đến hàng nghìn), nếu số 
tiền tạm ứng tính ra > 20000 thì lấy bằng 20000 tại ô F3 gõ công thức : 
=MIN(20000,ROUND(2/3*H3,-3)) 
3. Còn lại = Thu nhập - Tạm ứng, tại ô K3 gõ : I3-H3 
4. Trong câu 2, thay hàm VLOOKUP bằng hàm HLOOKUP. 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 73 
mục lục 
I. khởi động và màn hình Excel............................................................ 1 
1. Khởi động.............................................................................................. 1 
2. Màn hình................................................................................................ 1 
3. Ra khỏi Excel ........................................................................................ 3 
II. các thao tác với bảng tính............................................................... 4 
1. L−u (ghi) bảng tính lên đĩa.................................................................... 4 
2. Mở bảng tính đã có trên đĩa................................................................... 5 
3. Đóng bảng tính ...................................................................................... 5 
4. Chèn thêm 1 bảng tính........................................................................... 5 
5. Xoá bớt 1 bảng tính ............................................................................... 5 
6. Đổi tên bảng tính ................................................................................... 5 
7. Sao chép / Chuyển 1 bảng tính .............................................................. 5 
8. Tách bảng tính ....................................................................................... 6 
9. ẩn và hiện lại 1 bảng tính....................................................................... 6 
10. Bảo vệ bảng tính .................................................................................. 6 
11. Chọn nhiều bảng tính .......................................................................... 6 
IIi. Xử lý dữ liệu trong bảng tính........................................................ 6 
1. Các kiểu dữ liệu ..................................................................................... 6 
2. Các toán tử trong công thức................................................................... 8 
3. Nhập dữ liệu .......................................................................................... 8 
4. Sửa, xoá dữ liệu ................................................................................... 13 
5. Các thao tác với khối ........................................................................... 13 
6. Xử lý ô, cột, hàng trong bảng tính....................................................... 15 
7. Định dạng dữ liệu ................................................................................ 18 
8. Đặt tên cho ô........................................................................................ 22 
9. Ghi chú cho ô ...................................................................................... 24 
10. Bảo vệ ô ............................................................................................. 26 
iV. hàm trong Excel ................................................................................. 26 
1. Quy tắc sử dụng hàm........................................................................... 26 
2. Nhập hàm vào bảng tính...................................................................... 27 
3. Một số hàm th−ờng dùng..................................................................... 29 
v. đồ thị ........................................................................................................... 38 
1. Các b−ớc tạo đồ thị mới....................................................................... 38 
2. Thiết lập lại đồ thị ............................................................................... 41 
3. Chỉnh sửa đồ thị................................................................................... 42 
4. Đồ thị kiểu đèn chiếu (Slideshow) ...................................................... 43 
Khoa CNTT - VĐH Mở Excel 74 
vIi. kiểu trình bày.......................................................................................45 
1. Tạo một kiểu trình bày mới ................................................................. 46 
2. áp dụng một kiểu trình bày.................................................................. 46 
vIii. Macros.....................................................................................................47 
1. Ghi một Macro mới ............................................................................. 47 
2. Gán Macro cho thanh công cụ............................................................. 48 
3. Chạy Macro ......................................................................................... 49 
4. Xoá Macro ........................................................................................... 49 
Ix. quản trị dữ liệu.....................................................................................49 
1. Khái niệm cơ bản................................................................................. 49 
2. Sắp xếp dữ liệu..................................................................................... 49 
3. Lọc dữ liệu........................................................................................... 50 
4. Các hàm Cơ sở dữ liệu (CSDL) ........................................................... 55 
5. Tổng kết theo nhóm............................................................................. 57 
X. trình bày trang .....................................................................................63 
1. Chọn cỡ giấy, h−ớng in........................................................................ 63 
2. Đặt lề ................................................................................................... 64 
3. Tạo tiêu đề đầu / cuối trang ................................................................. 64 
4. Chèn / xoá dấu ngắt trang.................................................................... 65 
5. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang........................................ 66 
6. Không in l−ới có sẵn của bảng tính ..................................................... 67 
xi. in ....................................................................................................................67 
xII. làm việc với nhiều bảng tính .......................................................68 
xiii. trao đổi thông tin với word ......................................................69 
1. Chuyển các kết quả của Excel cho Word ............................................ 69 
2. Chuyển bảng đã gõ bằng Word cho Excel .......................................... 69 
bài thực hành ...............................................................................................70 
 Viện đại học mở hà nội 
khoa công nghệ tin học 
giáo trình EXCEL 
Biên soạn: Lê Quang Huy 
Hà nội, 6 -1999