Giới thiệu về Lotus Vinasoft

 1 
MỤC LỤC 
I. GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT. ..............................................................................................3 
GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 3.5 ................................................. 4 
ðăng nhập.......................................................................................................................................4 
Quy ước chung....................................................................................................... 7 
II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ðIỂN .................................................................. 8 
 Danh mục tài khoản.............................................................................................. 8 
 Danh mục chứng từ ..................................................................................................................16 
Danh mục nhóm ñối tượng..................................................................................... 18 
Danh mục ñối tượng(Khách hàng-nhà cung cấp)................................................... 22 
Danh mục kho hàng hóa vật tư .............................................................................. 27 
Danh mục nhóm hàng hóa vật tư .......................................................................... 30 
Danh mục hàng hóa vật tư ..................................................................................... 33 
Danh mục dạng nhập xuất ..................................................................................... 38 
Danh mục hợp ñồng............................................................................................... 42 
Danh mục biểu thuế ............................................................................................... 45 
Danh mục cán bộ nhân viên................................................................................... 48 
Danh mục khoản mục chi phí................................................................................. 51 
Danh mục bộ phận................................................................................................. 56 
Danh mục nhóm tài sản - công cụ dụng cụ............................................................. 59 
Danh mục tài sản - công cụ dụng cụ ...................................................................... 59 
III. CHỨC NĂNG TỔNG HỢP .............................................................................. 68 
Chọn hồ sơ............................................................................................................. 68 
Tạo năm làm việc................................................................................................... 68 
Chuyển số dư cuối tài khoản.................................................................................. 69 
Dọn dẹp số liệu ...................................................................................................... 69 
Cập nhật số dư ñầu tài khoản ................................................................................ 70 
Cập nhật tồn kho hàng hóa ñầu kỳ ......................................................................... 70 
Quản lý người dùng ............................................................................................... 80 
Cập nhật chương trình........................................................................................... 80 
IV. CẬP NHẬT DỮ LIỆU PHÁT SINH.................................................................. 80 
Cập nhật chứng từ(Bảng kê chứng từ) ................................................................... 80 
Kế toán tiền mặt, TGNH ........................................................................................ 80 
Kế toán mua hàng.................................................................................................. 105 
 2 
Kế toán bán hàng .................................................................................................. 119 
Kế toán hàng tồn kho ............................................................................................. 133 
Kế toán tài sản cố ñịnh và công cụ dụng cụ ........................................................... 148 
Kế toán tổng hợp ................................................................................................... 160 
Cách lên báo cáo và sổ sách .................................................................................. 178 
V – CHỨC NĂNG HỆ THỐNG.............................................................................. 190 
Mở dữ liệu ............................................................................................................. 190 
Sao lưu / phục hồi dữ liệu ...................................................................................... 196 
Khai báo hệ thống.................................................................................................. 200 
 3 
I. GIỚI THIỆU CÔNG TY 
LOTUS VINASOFT là công ty hàng ñầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế 
toán ứng dụng vào doanh nghiệp, hợp tác xã, các cơ quan hành chính, các cửa hàng siêu thị, ñại lý 
kinh doanh. Trải qua quá trình xây dựng và phát triển ñến nay công ty ñã chuyển giao thành công 
phần mềm và ñưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt ñộng 
sản xuất kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước. 
Thông tin liên hệ 
CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA 
Số 2 ngõ130. phố ðại Từ,P. ðại Kim, Q. Hoàng Mai, Tp Hà Nội 
ðT: 046 654 9256-046 288 4527. Fax: 046 288 4527 
Email: ketoanlotus@gmail.com. 
Web:  
ðơn vị phân phối: 
Tại Hải Dương 
 TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TIN HỌC DUYÊN HÒA 
 ð/c: Khu 4 Thị Trấn Thanh Miện, H.Thanh Miện, Tỉnh Hải Dương 
 ðt: 0320 3736526 
Tại Thanh Hóa: 
CÔNG TY TNHH TM TỔNG HỢP HOA TUẤN TÚ 
ð/c: Khu ðông Bắc ðại Lộ Lê Lợi - Tp Thanh Hóa 
ðT: 0373755 161 
Tại Huế 
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN THIÊN PHÁT 
ð/c: Số 18 Nguyễn Thị Minh Khai - Tp. Huế 
ðT: 054 883 911 - 0905883 911 
Tại ðà Nẵng: 
CÔNG TY TNHH TIN HỌC LONG NGUYÊN 
ð/c: 500B Tôn ðức Thắng - Tp ðà Nẵng 
ðT: 0511 373 8541 - 0906 559696 
 4 
GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 3.5 
Sản phẩm phần mềm kế toán Lotus ñược ra ñời với phiên bản ñầu tiên Lotus 1.1 ñược triển 
khai và cải tiến nhiều lần qua các phiên bản: Lotus 1.5, Lotus 2.0, Lotus 2.5, Lotus 3.0, Lotus 3.2 và 
mới ñây chúng tôi cho ra ñời phiên bản Lotus 3.5. Ở phiên bản này có nhiều tính năng ưu việt hơn 
hẳn, áp dụng nhiều tiến bộ trong công nghệ lập trình từ tập ñoàn MICROSOFT của Mỹ. Với sản 
phẩm này chúng tôi luôn tin tưởng sẽ giúp quý khách hàng nâng cao hiệu quả công tác kế toán và 
công tác quản lý sản xuất kinh doanh. 
ðăng nhập 
• Sau khi cài ñặt thành công, trên màn hình Desktop xuất hiện biểu tượng "LOTUS 3.5 ", kích 
ñúp chuột vào biểu tượng này hoặc hoặc thao tác: Start -> Programs -> LOTUS 3.5 chọn 
"LOTUS 3.5 " ñể chạy ứng dụng, màn hình ñăng nhập xuất hiện: 
 - Tên ñăng nhập( Tên NSD): Tên ñăng nhập của người sử dụng ñã ñăng ký cho một ñơn vị kế 
toán. Trương trình ñể mặc ñịnh là Lotus 
 - Mật khẩu: Mật khẩu tương ứng của người sử dụng ( Có thể thay ñổi tùy theo yêu cầu của người 
sử dụng) 
 Nhấn nút "ðăng nhập" ñể ñăng nhập vào chương trình. 
 5 
Ghi chú: 
 - Tài khoản mặc ñịnh: Tên ñăng nhập: LOTUS. Trong quá trình sử dụng, người quản trị nên 
thay ñổi mật khẩu và tạo thêm các tài khoản người sử dụng khác, phân quyền chi tiết nếu cần thiết. 
Cửa sổ làm việc chung 
 6 
Tóm tắt quy trình sử dụng 
• Khai báo các tham số tùy chọn (như Tên Doanh nghiệp, mã số thuế, tài khoản ngân 
hàng, ...) 
Menu Danh mục 
(ðăng ký dữ liệu ban ñầu) 
ðăng 
ký 
kho vật 
tư 
ðăng 
ký 
nhóm vật 
tư, vật tư 
ðăng 
ký 
nhóm khách 
hàng, khách 
hàng 
ðăng 
ký 
nhóm tài 
sản, tài sản 
ðăng 
ký 
nhóm bộ 
phận, nhân 
viên 
ðăng 
ký 
Mã chi phí 
Bước 1 
Bước 2 
Nhập phát sinh 
Nh
p s d ñu Nếu có 
Nhập 
ñầu kỳ 
bảng cân 
ñối tài 
khoản 
Nhập 
ñầu kỳ 
tài sản 
Nhập 
ñầu kỳ 
kho vật 
tư tồn 
Nhập 
ñầu kỳ 
số dư 
công nợ 
phải thu, 
Nh
p phát sinh Bắt buộc 
ðầu vào 
Nhập chứng từ: Phiếu 
 chi, báo nợ, phiếu nhập, 
phiếu mua hàng, phiếu 
mua tài sản, phiếu lương. 
Cân ñối chứng từ 
 Phiếu xuất sản xuất, xuất dùng, 
phiếu kế toán. Hạch toán, cân ñối vật 
tư, tài sản, công nợ, giá thành, xác 
ñịnh kết quả kinh doanh. 
ðầu ra 
Nhập phiếu thu, phiếu 
bán hàng, báo có. 
Bước 3 Xem báo cáo 
Báo cáo tài 
chính, quyết 
toán thuế 
TNDN 
Bảng kê chi 
tiết 
Bảng kê 
tổng hợp 
Sổ chi tiết 
tài khoản, 
sổ cái tài 
khoản 
Sổ tổng hợp 
công nợ, vật 
tư, tài 
khoản 
Báo cáo 
thuế GTGT 
 7 
• Khai báo danh mục (như Hệ thống Tài khoản sử dụng, Danh mục khách hàng, Danh mục 
kho, Danh mục Hàng hóa, ...) 
• Khai báo số dư ban ñầu (nếu có) 
• Khai báo kết chuyển tự ñộng số dư tài khoản 
• Cập nhật chứng từ phát sinh (như Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu Nhập 
mua hàng, Phiếu Xuất bán hàng, ... ) 
• Xem và in báo cáo 
Chú ý: 
- Sau khi cài ñặt ứng dụng, có thể cập nhật ngay các chứng từ phát sinh như: Phiếu thu, chi, Nhập 
mua hàng, bán hàng ... Các ñối tượng kế toán (như tài khoản, ñối tượng công nợ, kho, hàng hóa ...) 
bạn có thể tạo thêm trong quá trình sử dụng. 
- Không nhất thiết phải cập nhật Số dư ban ñầu trước, người sử dụng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa 
số dư ban ñầu bất cứ thời ñiểm nào. 
- Khai báo kết chuyển tự ñộng số dư tài khoản: Mặc ñịnh ứng dụng ñã khai báo sẵn kết chuyển số dư 
tài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản ñầu 6 trở lên. Việc kết 
chuyển là hoàn toàn tự ñộng, người sử dụng không cần thao tác gì thêm. 
Quy ước chung trong phần mềm LOTUS 
• Lotus ñược thiết kế nhằm hỗ trợ tối ña tốc ñộ nhập liệu và giảm thiểu các thao tác của người 
sử dụng. Sử dụng phím Enter hoặc phím Tab sẽ tạo thành một chu trình di chuyển qua toàn bộ 
các ô nhập liệu và các bảng trên màn hình 
• Trong các ô nhập liệu, người sử dụng có thể dùng phím Enter hoặc phím Tab ñể ghi nhận giá 
trị ñã nhập vào ñồng thời di chuyển xuôi chiều giữa các mục trên màn hình nhập dữ liệu 
• Các phím chức năng: 
Phím Chức năng 
F2 Thêm mới dữ liệu 
F3 Sửa 
F4 Tìm dữ liệu 
F5 Máy tính 
F6 Chuyển mã 
F7 In ấn 
F8 Xóa 
F9 Lọc dữ liệu, Xem chi tiết phát sinh 
F10 Phân loại 
Tab Di chuyển giữa các mục trong cửa sổ nhập dữ liệu 
Ghi nhận dữ liệu và chuyển con nháy ñến mục khác Enter 
Chọn mã trong khi cập nhật chứng từ 
 8 
Chuyển ñến form cập nhật 
Thực hiện chức năng nút nhấn nếu có tiêu ñiểm hoặc 
nút nhấn có chế ñộ mặc ñịnh (nút nhấn có ñường viền 
ñậm bao quanh) 
Page Up Di chuyển ñến chứng từ trước (form không trong chế 
ñộ cập nhật) 
Page 
Down 
Di chuyển ñến chứng từ sau (form không trong chế ñộ 
cập nhật) 
II. CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ðIỂN 
Bao gồm một số danh mục sau: 
 9 
 . Danh mục tài khoản 
Danh mục Hệ thống tài khoản ñược LOTUS tạo sẵn khi cài ñặt hoặc tạo Cơ sở dữ liệu mới. 
Người sử dụng có thể tùy chọn Hệ thống tài khoản phù hợp với chế ñộ Kế toán mà Doanh nghiệp áp 
dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, 
xóa. 
 Có 2 loại tài khoản là: Tài khoản chi tiết và Tài khoản tổng hợp 
 - Tài khoản chi tiết: là tài khoản ñược sử dụng ñể ñịnh khoản chi tiết các nghiệp vụ tài chính 
phát sinh. 
 Ví dụ: Tài khoản: 1111 - Tiền mặt VNð ñược sử dụng ñể ñịnh khoản chi tiết các khoản thu, chi. 
 - Tài khoản tổng hợp: ñược sử dụng nhằm mục ñính tổng hợp một nhóm các tài khoản có tính 
chất tương tự. 
 Ví dụ: Tài khoản: 111 - Tiền và các khoản tương ñương tiền, ñược sử dụng ñể tổng hợp số liệu 
từ các tài khoản cấp dưới 1111, 1112, 1113. 
 - ðể xác ñịnh Tài khoản tổng hợp của một Tài khoản chi tiết, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã 
mẹ của chúng. 
 Ví dụ: Tài khoản: 1111, 1112, 1113 ñều có Mã mẹ là Tài khoản: 111. 
 - LOTUS quản lý Danh mục hệ thống Tài khoản theo mô hình cây phân cấp, vì vậy một Tài 
khoản tổng hợp có thể có Mã mẹ cấp trên (không giới hạn các cấp). Mã mẹ cấp trên có thể là mã của 
một Tài khoản tổng hợp bất kỳ (không nhất thiết các ký tự ñầu của mã Tài khoản chi tiết phải giống 
mã Tài khoản tổng hợp 
Chú ý: Danh mục tài khoản có thể ñược cập nhật ngay trong khi ñang cập nhật chứng từ. Mọi 
nghiệp vụ kế toán chỉ ñược ñịnh khoản vào các tài khoản chi tiết (Tài khoản chi tiết là những tài 
khoản không chứa tài khoản con). 
 10 
Giải thích các thông tin về danh mục tài khoản: 
Tài khoản Hay còn gọi là số hiệu tài khoản. Tài khoản không ñược phép trùng nhau, ñộ dài tối thiểu của tài 
khoản là 8 ký tự. 
Tên tài khoản ðộ dài tối thiểu của tên tài khoản là 64 ký tự 
Tài khoản ngoại tệ Nhận giá trị [C] / [K] 
[C] - Ngoài việc theo dõi tiền bản tệ (thông thường là VND) thì tài 
khoản còn theo dõi ngoại tệ. 
[K] - Chỉ theo dõi tiền hạch toán ñồng Việt Nam. 
Tài khoản công nợ Nhận giá trị [C] / [K] 
[C] - Tài khoản theo dõi chi tiết ñến từng ñối tượng công nợ. 
[K] - Tài khoản không theo dõi công nợ. 
Tài khoản giá thành Nhận giá trị [C] / [K] 
[C] - Tài khoản theo dõi giá thành của sản phẩm. 
[K] - Tài khoản không theo dõi giá thành. 
Tài khoản khoản mục Nhận giá trị [C] / [K] 
[C] - Tài khoản theo dõi khoản mục chi phí. 
[K] - Tài khoản không theo dõi khoản mục. 
 11 
Tài khoản sổ cái Nhận giá trị [C] / [K] 
[C] - Có tác dụng ñể lên báo cáo ñối với hình thức ghi sổ: Chứng 
từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. 
[K] - Tài khoản không theo dõi trong sổ cái. 
Tài khoản mẹ ðể trống nếu là tài khoản cấp 1. 
Một số chức năng trong danh mục tài khoản: 
1. Thêm ( F2 ): ðể thêm tài khoản ta vào Danh mục từ ñiển Danh mục tài khoản 
màn hình giao diện sau sẽ xuất hiện. 
 Kích chuột vào từ thêm trên màn hình và màn hình như dưới ñây xuất hiện. 
Kích 
chuột 
 12 
 Ví dụ: ñây là tài khoản 111 
- Tài khoản là 111 
- Tên tài khoản là “Tiền mặt” 
- Tài khoản ngoại tệ “K” – Vì tài khoản tiền mặt này không theo dõi ngoại tệ 
- Tài khoản công nợ “K” – Không theo dõi công nợ 
- Tài khoản chi tiết SP/CT “K” – Không theo dõi giá thành 
- Tài khoản khoản mục “K” – Không theo dõi khoản mục chi phí 
- Tài khoản sổ cái “C” - Có tác dụng ñể lên báo cáo ñối với hình thức ghi sổ: 
Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. 
- Tài khoản mẹ “ ” – Bỏ trống vì tài khoản 111 không có tài khoản mẹ 
Sau ñó ta nhấp chuột vào nút thực hiện 
Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ 
người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất. 
2. Sửa (F3): ðưa con trỏ chuột tới ô hoặc dòng cần sửa sau ñó kích chuột tới nút sửa. 
Kích 
chuột 
 13 
Sau khi sửa theo ñúng yêu cầu ta kích chuột vào nút thực hiện 
Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím ñể thêm, ñây ñược gọi là phím tắt ñể hỗ trợ 
người sử dụng giảm ñược các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất. 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
Dòng 
ñược sửa 
 14 
3.Xóa (F8): ðây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tài khoản 
không ñúng hoặc không cần thiết trong danh mục. 
Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ ñưa ra câu hỏi “có chắc chắn xóa 
không?”. Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta ñã chọn ( Nếu là có thì 
chương trình sẽ thực hiện theo ñúng y ... nhanh nhất. 
 162 
ðể in chứng từ kích chuột vào “All” ñể in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, 
chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau ñó kích chuột vào Print ñể in. 
Lọc dữ liệu(F9): Chức năng này giúp người sử dụng có thể lọc ñược những chứng từ theo 
các cột có trong danh mục một cách nhanh nhất. ðể lọc chứng từ ta kích chuột vào biể tượng lọc trên 
thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F9 trên bàn phím ñể lọc dữ liệu. Phím này con ñược gọi là phím 
tắt giúp người sử dụng giảm bớt ñược các thao tác một cách nhanh nhất 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 163 
ðiều kiện lọc: 
Từ ngày: 01/03/11 ñến ngày: 31/03/11- Ngày tháng năm mà người dùng muốn lọc 
Chứng từ từ số ñến số- Số chứng từ mà người dùng muốn lọc 
Mã chứng từ: BN - ðây là mã của chứng từ muốn lọc 
Tài khoản- Tk người dùng muốn lọc 
Nợ/Có: *. Tất cả- Lọc tất cả TK bên nợ và có 
Tài khoản ñối tượng: Bỏ trống 
Số tiền từ số ñến số- Số tiến mà người dùng muốn lọc 
Mã loại thuế: Bỏ trống 
Khoản mục, ñối tượng, nội dung, phân loại: Bỏ trống 
Sau ñó kích chuột vào chấp nhận ñể hoàn thành quá trình lọc dữ liệu 
Bút toán khóa sổ: 
Chức năng: Chức năng cho phép máy tự ñộng ñịnh khoản các bút toán kết chuyển khoá 
sổ vào cuối kỳ kế toán. 
Cách ñăng nhập: Kế toán tổng hợp \ Bút toán khóa sổ 
Giải thích một số thông tin cập nhật: 
 164 
Số thứ tự♣ Số thứ tự sắp xếp trên màn hình. 
Diễn giải Nội dung của bút toán. 
Tài khoản ñi♣ Tài khoản mà sẽ kết chuyển ñi 
Tài khoản ñến♣ Tài khoản ñối ứng của tài khoản ñi. (Chú ý phải là tài khoản chi tiết.) 
Một số chức năng trong bút toán khóa sổ: 
Thêm(F2): Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng có thể thêm những bút toán khóa 
số cuối kỳ. ðể thêm ta kích chuột vào Thêm(F2) trên thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên 
một giao diện cần thêm 
Ví dụ: Thêm bút toán kết chuyển chi phí khác 
Số thứ tự: 04- Thứ tự của các bút toán kết chuyển 
Diễn giải: Kết chuyển chi phí khác- Lý do kết chuyển 
Kết chuyển từ Tk 911 ñến Tk 811: Trình tự của bút toán kết chuyển 
Loại kết chuyển: 1- Kết chuyển số phát sinh nhứng nếu bút toán ta kết muốn kết chuyển số 
phát sinh hay số dư cuối thì ta nhập giá trị tương ứng là 1 hay 2 vào 
Kiểu kết chuyển: Muốn kết chuyển theo kiểu nòa thì ta nhập tương ứng 
Sau ñó kích chuột vào chấp nhận. 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F2 trên bàn phím ñể thêm, Phím này còn ñược gọi là phím tắt 
giúp người sử dụng giảm bớt ñược các thao tác một cách nhanh nhất 
Các bước kết chuyển: 
B1: Chọn các bút toán kết chuyển bằng cách Click chuột trái vào ô chọn hiện lên dấu: “x” 
như dưới: 
Kích 
chuột 
 165 
B2: Kích chuột vào kết chuyển trên thanh công cụ hoặc là ta có thể nhấn phím F10 trên 
bànphím ñể kết chuyển. 
B3: Chọn khoản thời gian kết chuyển và kích chuột vào Chấp nhận ñể thực hiện. 
Lưu ý: Sau khi tạo các bút toán kết chuyển thì ta có thể xem, sửa, xoá chúng bằng cách vào 
màn hình “Chứng từ tự ñộng” lọc ra với ñiều kiện lọc là mã chứng từ = [TD] và ngày chứng từ là 
ngày ñã kết chuyển. 
Phím tắt: ^A Chọn tất cả các bút toán 
^U Bỏ lựa chọn 
Kích 
chuột 
 166 
Sửa(F3): Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng sửa ñược các bút toán kết chuyển. 
ðể sửa ta Click chuột ñến bút toán cần sửa và kích chuột vào sửa trên thanh công cụ, khi ñó chương 
trinh sẽ hiện lên nội dung ta cần sửa 
Sửa ñúng nội dung cần sửa và kích chuột vào thực hiện. 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F3 trên bàn phím ñể thêm, Phím này còn ñược gọi là phím tắt 
giúp người sử dụng giảm bớt ñược các thao tác một cách nhanh hất. 
Xóa(F8): Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng xóa những bút toán kết chuyển. ðể 
xóa ta Click chuột ñến bút toán cần xóa và kích chuột vào trên thanh công cụ, khi ñó chương trình 
ñưa ra câu hỏi: “Có chắc chắn xóa không”. Nếu muốn xóa thì ta kích chuột vào “Yes”, không muốn 
xóa thì kích chuột vào “No”. 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 167 
Kết xuất dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng kết xuất dữ liệu ở trong danh 
mục cần chuyển sang file Excel. ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng chữ X màu xanh trên 
thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên file ta cần kết xuất như dưới 
 168 
Chứng từ tự ñộng 
Là chứng từ ñược tự ñộng cập nhật từ các danh mục ñã ñược chương trình tự ñộng tính như: 
Tính khấu hao TSCð; Bút toán kết chuyển cuối kỳ. 
7. Báo cáo và sổ sách: 
BƯỚC 1: Chọn ngôn ngữ và loại tiền trên báo cáo - mặc ñịnh là Tiếng việt và VNð. 
BƯỚC 2: Trước tiên ta phải xác ñịnh báo cáo cần in ra rồi chọn báo cáo ñó 
BƯỚC 3: ðiền các thông tin cho màn hình ñiều kiện lọc chứng từ 
BƯỚC 4: Xem, kiểm tra báo cáo trên màn hình rồi in ra 
Lưu ý: ðối với một số báo cáo Thuế, quyết toán tài chính thì cần thực hiện các bút toán kết chuyển ( 
khoá sổ ). 
Một số báo cáo ñược xây dựng dựa trên việc khai báo các chỉ tiêu. Tuỳ từng ñơn vị có thể sửa ñổi 
 thông qua “Khai báo công thức” trước khi thực hiện việc lên báo cáo. Sử dụng chức năng này sẽ 
can thiệp trực tiếp vào chương trình do ñó phải hết sức thận trọng. 
 169 
Bảng cân ñối kế toán 
Cách ñăng nhập: Báo cáo và sổ sách \ Báo cáo quyết toán tài chính \ Bảng cân ñối 
kế toán. 
ðể vào bảng cân ñối kế toán ta Click chuột vào bẳng cân ñối kê toán, khi ñó chương trình 
hiện lên 
Nhập ngày lập biểu: 01/01/10 và ngày ñầu năm tài chính: 30/10/10, sau ñó kích chuột vào 
chấp nhận bẳng cân ñối kế toán sẽ hiện lên như dưới 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 170 
Một số chức năng trong bảng cân ñối kế toán: 
Tính tổng số liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng tính ñược tổng số tiền 
của số cuối năm và số ñầu năm một cach nhanh nhất. ðể tính ñược tổng số tiền ta Click chuột ñến ô 
hay dòng có chứa dữ liệu là con số và kích chuột vào biểu tượng xích ma màu ñỏ trên thanh công cụ. 
Khi ñó chương trình sẽ tự tính tổng tiền như dưới 
 171 
Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc dữ liệu theo số cuối năm, 
số ñầu năm.. một cách nhanh nhất. ðể lọc ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên thanh công cụ, khi 
ñó chương trình hiện lên 
ðiều kiện ñể lọc: Kích chuột vào lọc theo trường chọn trường muốn lọc, chẳng hạn ta chọn 
trường số cuối năm và ô giá trị ta chọn giá trị tương ứng- chẳng hạn giá trị của số cuối năm là 
30000000. 
Kết xuất dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng kết xuất bảng cân ñối kế 
toán ra file Excel. ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng chữ X trên thanh công cụ, khi ñó chương 
trình sẽ kết xuất ra file Excel như dưới 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 172 
In báo cáo(F7): Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng in ñược bảng cân ñối kế 
toán. ðể in ta kích chuột vào biểu tượng in trên thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên 
Kích 
chuột 
 173 
ðể in chứng từ kích chuột vào “All” ñể in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, 
chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau ñó kích chuột vào Print ñể 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím ñể in báo cáo. Phím này con ñược gọi là phím 
tắt giúp người sử dụng 
Xem trước khi in: Chức năng này giúp cho người sử dụng xem ñược bảng cân ñối trước 
khi in. ðể xem di chuột ñến chứng từ cần xem và kích chuột vào biểu tượng xem trước khi in trên 
thanh công cụ, khi ñó chương trình sẽ hiện lên chứng từ mà ta cần xem. 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím Crtl+F7 trên bàn phím ñể xem trước khi in.Phím này còn ñược 
gọi là phím tắt giúp người sử dụng giảm bớt ñược các thao tác một cách nhanh nhất 
 174 
Bảng cân ñối phát sinh: 
Cách ñăng nhập: Báo cáo và sổ sách \ Báo cáo quyết toán tài chính \ Cân ñối phát sinh 
ðể vào bảng cân ñối phát sinh ta kích chuột bảng cân ñối phát sinh, khi ñó chương trình hiện lên một 
cửa sổ 
Ô tài khoản: Bỏ trống không cần thiết 
Từ ngày: 01/01/10 
ðến ngày: 30/11/10 
Sau ñó kích chuột vào chấp nhận, chương trình hiện lên bảng cân ñối kế toán 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 175 
Một số chức năng trong bảng cân ñối phát sinh: 
Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc dữ liệu bảng cân ñối số 
phát sinh như: TK, PS nợ, PS có ðể lọc ñược ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên thanh công cụ, 
khi ñó chương trình hiện lên một giao diện như dưới 
ðiều kiện lọc: ðể lọc ta kích chuôt vào ô loại theo trường chọn trường cần lọc chẳng hạn 
chọn Số TT và ô giá trị chọn 05. Sau ñó kích chuột vào chấp nhận ñể lọc. 
Kích 
chuột 
 176 
Kết xuất dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng kết xuất bảng cân ñối kế toán ra 
file Excel. ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng chữ X trên thanh công cụ, khi ñó chương trình 
sẽ hiện lên một giao diện 
ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng ô vuông có dấu chấm ở dòng ñường dẫn chọ ổ ñể lưu, sau 
ñó kích chuột vào chấp nhận 
Kích 
chuột 
 177 
In báo cáo: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng in ñược bảng cân ñối kế toán. 
ðể in ta kích chuột vào biểu tượng in trên thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên 
ðể in chứng từ kích chuột vào “All” ñể in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, 
chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sử dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau ñó kích chuột vào Print ñể 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím ñể in báo cáo. Phím này con ñược gọi là phím 
tắt giúp người sử dụng 
Sổ chi tiết công nợ: 
Cách ñăng nhập: Báo cáo và sổ sách \ Báo cáo công nợ \ Chi tiết công nợ 
ðể vào số chi tiết công nợ ta kích chuột vào sổ chi tiết công nợ, khi ñó chương trình hiện lên 
một giao diện 
Chọn Tk: 131 
Từ ngày: 01/01/10 ñến ngày: 30/11/10. Sau ñó kích chuột vào chấp nhận 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 178 
Một số chức năng trong sổ chi tiết công nợ: 
Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc dữ liệu bảng cân ñối số 
phát sinh như: TK, PS nợ, PS có ðể lọc ñược ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên thanh công cụ, 
khi ñó chương trình hiện lên một giao diện như dưới 
ðiều kiện lọc: ðể lọc ta kích chuôt vào ô loại theo trường chọn trường cần lọc chẳng hạn 
chọn tên Vt giá trị chọn gía trị cần lọc. Sau ñó kích chuột vào chấp nhận ñể lọc. 
Kết xuất dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng kết xuất bảng cân ñối kế 
toán ra file Excel. ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng chữ X trên thanh công cụ, khi ñó chương 
trình sẽ hiện lên một giao diện 
Kích 
chuột 
 179 
ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng ô vuông có dấu chấm ở dòng ñường dẫn chọ ổ ñể lưu, sau 
ñó kích chuột vào chấp nhận 
In dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng in ñược bảng cân ñối kế toán. ðể 
in ta kích chuột vào biểu tượng in trên thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím ñể in báo cáo. Phím này con ñược gọi là phím 
tắt giúp người sử dụng có thể giảm bớt ñược các thao tác 
Kích 
chuột 
 180 
ðể in chứng từ kích chuột vào “All” ñể in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, 
chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sử dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau ñó kích chuột vào Print ñể in. 
Sổ chi tiết tài khoản: 
Cách ñăng nhập: Báo cáo và sổ sách \ Sổ nhật ký chứng từ \ Sổ chi tiết TK 
ðể vào sổ chi tiết TK ta kích chuột vào sổ chi tiết TK, khi ñó chương trình hiện lên một giao 
diện 
Ta nhập từ ngày: 01/10/10 ñến ngày 30/11/10, sau ñó kích chuột vào chấp nhận 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 181 
Ví dụ: Xem sổ chi tiết của TK 111 (Kích chuột vào ô hay dòng TK111 ñể xem chi tiết) 
Kích 
chuột 
 182 
Một số chức năng trong sổ chi tiết tiền mặt: 
Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc dữ liệu sổ chi tiết TK theo: 
ngày chứng từ, mã chứng từ, PS nợ , Ps có một cách nhanh nhấtðể lọc ñược ta kích chuột vào 
biểu tượng lọc trên thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên một giao diện như dưới 
ðiều kiện lọc: ðể lọc ta kích chuôt vào ô loại theo trường chọn trường cần lọc chẳng hạn 
chọn ngày ct, ô giá trị chọn: 81950000. Sau ñó kích chuột vào chấp nhận ñể lọc. 
Kích 
chuột 
 183 
Kết xuất dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng kết xuất bảng cân ñối kế 
toán ra file Excel. ðể kết xuất ta kích chuột vào biểu tượng chữ X trên thanh công cụ, khi ñó chương 
trình sẽ hiện lên một giao diện 
In dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng in ñược bảng cân ñối kế toán. ðể 
in ta kích chuột vào biểu tượng in trên thanh công cụ, khi ñó chương trình hiện lên 
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím ñể in báo cáo. Phím này con ñược gọi là phím 
tắt giúp người sử dụng có thể giảm bớt ñược các thao tác 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 184 
ðể in chứng từ kích chuột vào “All” ñể in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, 
chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sử dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau ñó kích chuột vào Print ñể 
in. 
V: Chức năng hệ thống: 
Mở dữ liệu 
Cách ñăng nhập: Hệ thống -----> Mở dữ liệu 
Các bước tực hiện: 
B1: Mở chương trình: 
Cách 1: Click ñúp chuột vào biểu tượng chương trình ở ngoài màn hình 
Cách 2: Click chuột phải vào biểu tượng của chương trình -----> Chon “ Open” 
 185 
B2: Click chuột vào “ Hệ thống” 
 186 
B3: Click chuột vào “ Mở dữ liệu” màn hình sẽ hiện ra như sau: 
 187 
Khi click chuột vào biểu tượng như trên dao diện sau hiện ra và làm theo như hướng dẫn 
dưới ñây 
ðây là tên 
file lưu dữ 
kiệu 
ðây là ñường 
dẫn ñến file 
lưu dữ kiệu 
Kích chuột vào 
biểu tượng ñể 
tìm ñường dẫn 
 188 
Chọn ñường dẫn (ví dụ ở ñây là ổ D) ---- > Chọn file ñể chương trình---- > Click chuột phải -
-- > Chọn “ Open” 
B1: Kích 
Chuột 
B3: Tìm 
ñường dẫn 
 189 
Tiếp tục chọn tên file là Database1--- > Click chuột phải chọn “ Open” --- > tìm ñúng tên file 
là Lotus35HTX48.mdf 
B1: Tìm file 
 Database1 
B2: Chọn file Lotus35HTX48.mdf ---> Chọn “Open” 
Kích 
chuột 
Kích 
chuột 
 190 
Sau khi hoàn tất các bước ở trên thành công ta có giao diện sau: 
ðể ñính cơ sở dữ liệu thành công ta Click chuột vào “ ðính cơ sở dữ liệu” 
ðính cơ sở dữ liệu ñược coi là thành công khi máy báo báo “ñính cơ sở dữ liệu thành công” 
khi máy báo như vậy ta kích chuột vào “ OK” 
Sao lưu / phục hồi dữ liệu: 
ðường dẫn: Hệ thống --- > Sao lưu/phục hồi dữ liệu 
ðây là chức năng giúp người sử dụng tạo một file chứa những dữ liệu ñã nhập vào chương 
trình phần mềm kế toán từ trước ñến khi tạo sao lưu. 
Kích 
chuột 
 191 
Dao diện của chức năng sao lưu / phục hồi dữ liệu như sau: 
ðường dẫn 
ñể file sao 
lưu 
Kích 
chuột 
 192 
Sau khi kích chuột vào “ Tạo sao lưu” Ta sẽ thấy dao diện sau: 
Chú ý: Người sử dụng có thể ñánh tên file sao lưu theo ý ñịnh của mình hoặc cũng có thể ñể 
tự chương trình tào tên file sao lưu. 
Tiếp theo click chuột vào “ Thực hiện” 
Nếu sao lưu thành công chương trình sẽ thông báo như sau: 
Nếu ñã sao lưu thành công ta kích chuột vào “ OK” ñể kết thúc --- > ấn “ Thoát” ñể thoát 
chức năng này 
Kích 
chuột 
 193 
Khai báo hệ thống: 
ðường dẫn: Hệ thống ---- > Khai báo hệ thống 
 194 
Sau khi kích chuột chọn Khai báo hệ thống màn hình mới như sau: 
Nhiệm vụ của người sử dụng là phải ñiền ñầy ñủ thông tin vào các chỉ tiêu trong bảng, cần 
chú ý là chỉ tiêu ở các cột có số tứ tự 2, 3, 4, 5, 6, 45, 82. 
Khi ñã ñiền ñầy ñủ thông tin của ñơn vị mình ta kích chuột vào “ Thực hiện”