Giáo trình Word 2010 (Bản mới)

- 1 - 
 - 2 - 
 Mục lục Word 2010 
 I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 ............................................................................... 5 
 1. Tối ưu Ribbons .............................................................................................................. 5 
 2. Hệ thống menu mới lạ..................................................................................................... 6 
 3. Chức năng Backstage View ............................................................................................. 7 
 4. Chức năng Paster Preview ............................................................................................... 8 
 5. Chức năng Text Effect .................................................................................................... 9 
 6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn........................................................... 10 
 7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button........................................... 10 
 8. Khả năng mở rộng màn hình.......................................................................................... 11 
 9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng .................................................................. 12 
 10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản ................................................................ 13 
 11. Xử lý ảnh như một chương trình chuyên nghiệp............................................................ 13 
 12. Phát triển chức năng tìm kiếm .................................................................................... 14 
 13. Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ................................................................................... 15 
II. Nội dung chính ...................................................................................................................... 16 
 Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010.............................................................................. 16 
 1. Tạo mới văn bản .......................................................................................................... 16 
 2. Mở một văn bản tạo sẵn ................................................................................................ 17 
 3. Lưu một văn bản đã soạn thảo........................................................................................ 17 
 4. Thao tác với chuột và bàn phím...................................................................................... 19 
 5. Chọn khối và thao tác trên khối...................................................................................... 27 
 Chương 2: Thực hiện định dạng văn bản.................................................................................... 28 
 - 3 - 
 1. Định dạng văn bản........................................................................................................ 28 
 2. Định dạng cột, tab, Numbering....................................................................................... 37 
 3. Drop Cap..................................................................................................................... 44 
 4. Watermark (nền bảo vệ văn bản) .................................................................................... 46 
 5. Tạo tiêu đề trên và dưới (Header and Footer) cho văn bản ................................................. 47 
 6. Đánh số thứ tự cho trang văn bản ................................................................................... 51 
 7. Định dạng trang văn bản................................................................................................ 54 
Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng................................................................................... 59 
 1. Chèn các kí tự đặc biệt .................................................................................................. 59 
 2. Chèn ClipArt và hình ảnh .............................................................................................. 59 
 3. Chèn và hiệu chỉnh hình vẽ............................................................................................ 60 
 4. Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ ............................................................................................. 61 
 5. Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ ............................................................................................... 62 
 6. Lập và hiệu chỉnh biểu thức toán học .............................................................................. 67 
Chương 4: Thao tác với bảng biểu............................................................................................. 68 
 1. Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng ............................................................................... 68 
 2. Định dạng đường viền và nền cho bảng........................................................................... 71 
 3. Chèn công thức toán học vào bảng ................................................................................. 73 
 4. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại......................................................................... 76 
Chương 5: Hỗ trợ xử lý trong Word 2010 .................................................................................. 78 
 1. Auto Correct và Macro.................................................................................................. 78 
 2. Tạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word................................................................................ 84 
 3. Tìm kiếm, thay thế........................................................................................................ 88 
 4. Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, từ đồng nghĩa, tự động chỉnh sửa, từ điển mặc định và công cụ 
 đếm từ................................................................................................................................ 92 
 5. In tài liệu Word ............................................................................................................ 99 
 6. Trộn tài liệu (Mail Merge) ............................................................................................103 
 - 4 - 
Chương 6: Các phím tắt trong Word.........................................................................................112 
 1. Các loại phím tắt: ........................................................................................................112 
 2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập).....................................................114 
 3. Các phím tắt thông dụng:..........................................................................................116 
Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010 ..............................................................................118 
 1. Các công cụ đồ họa của Word 2010...............................................................................118 
 1. Sử dụng Word 2010 để viết Blog...................................................................................122 
 2. Tạo mục lục trong Word 2010.......................................................................................124 
 3. Tạo trang bìa trong Word 2010 .....................................................................................132 
 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word ............................................................................132 
 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word..........................................................................134 
 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word .............................................................................135 
 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn........................................................................137 
 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ .....................................................................140 
 11. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên .....................................................................142 
 12. Tạo bảng bằng phím ......................................................................................................142 
 13. Tạo đường kẻ ...............................................................................................................142 
 14. Bỏ tính năng tự động SuperScript....................................................................................142 
 15. Copy định dạng bảng tính ..............................................................................................143 
 - 5 - 
I. Những điểm mới trong Microsoft Word 2010 
 1. Tối ưu Ribbons 
Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía 
trên cửa sổ thì hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010. 
Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng 
biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ. 
Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của 
Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo 
thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình. 
Menu Ribbon trên Word 2010 
Có thể khi mới chuyển qua menu mới, bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ, tuy 
nhiên, một khi đã quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu 
cũ trên Office 2003. 
 - 6 - 
 2. Hệ thống menu mới lạ 
Trước đây, Office 2007 đã tạo ra sự khác biệt hoàn toàn so với Office 2003 cũng như các 
phiên bản Office cũ về mặt giao diện, đặc biệt là menu của chương trình thì giờ đây, 
Office 2010 lại là tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu công cụ của 
chương trình. Khi lựa chọn trên menu công cụ, thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, 
 - 7 - 
toàn bộ cửa sổ Office 2010sẽ thay đổi màu sắc và sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn như 
Save, Open, Close, Preview 
 Và trên cùng, hệ thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước 
tập tin, và các thông tin về sửa đổi file. Thêm vào đó là một cửa sổ cho phép bạn xem 
trước tài liệu ở dạng trang in để chắc chắn rằng văn bản đã được trình bày theo đúng ý 
bạn. Nói một đơn giản: Hệ thống menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết hơn rất 
nhiều. 
 3. Chức năng Backstage View 
Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong 
cùng bên trái. Khi bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View 
sẽ được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên 
phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó. 
 - 8 - 
 4. Chức năng Paster Preview 
Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát 
hiện ra rằng số đông người dùng thường xuyên mất nhiều thời gian để dán một đoạn văn 
bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn thảo của mình. 
Nguyên do của tình trạng này là vì người dùng không biết trước nội dung được dán vào 
văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng trông hợp 
lý và phù hợp với định dạng của nội dung soạn thảo. Và đó là lý do tính năng Paste 
Preview được ra đời. 
 - 9 - 
Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một 
nội dung khác được dán vào trong đó, giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra tính 
năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng 
hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán. 
 5. Chức năng Text Effect 
Thay vì phải tạo một đối tượng WordArt để chèn chữ nghệ thuật vào trang văn bản, giờ 
đây với Office 2010 công việc đó đã đơn giản hơn rất nhiều và người dùng cũng có thêm 
nhiều lựa chọn với việc trang trí văn bản của mình. Khác với phiên bản Office 2007. Tính 
năng WordArt chỉ được tích hợp vào Excel và Powerpoint còn với Word 2007 thì mọi sự 
vẫn y như trước nhưng tới Office 2010 thì đã khác. 
Với tính năng Text Effect bạn có thể sử dụng hoàn toàn các hiệu ứng đẹp mắt của 
WordArt trong Excel hay Powerpoint 2007 trong Word 2010. Thật đơn giản bạn chỉ cần 
lựa chọn đoạn văn bản cần áp dụng hiệu ứng sau đó nhấp chuột vào biểu tượng của Text 
Effect trên thanh công cụ tại thẻ Menu Home, một menu đổ xuống cho phép bạn lựa chọn 
các hiệu ứng cần áp dụng 
Và bạn hoàn toàn có thể áp dụng các hiệu ứng có trong Text Effect với văn bản của mình. 
Nếu như phải lựa chọn Edit để hiệu chỉnh nội dung cho WordArt thì giờ đây người dung 
có thể chỉnh sửa trực tiếp nội dung văn bản có hiệu ứng của WordArt 
 - 10 - 
Người dùng có thể chèn, xóa hay thay đổi Font, kích thước Font, màu sắc, đánh dấu 
với văn bản mang hiệu ứng của WordArt 
Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word 2010 và có 
định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng này sẽ tự 
động bị gỡ bỏ khỏi văn bản 
 6. Lưu file dưới dạng PDF và XPS được tích hợp sẵn 
Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc, Docx 
thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải cài đặt 
thêm Add-in nào như Office 2007 
 7. Hiển thị thông tin chi tiết của file văn bản trong Office Button 
Để biết thông tin về file văn bản bạn đang làm việc bạn chỉ việc nhấp chuột vào nút 
Office Button. Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần lưu cuối 
 - 11 - 
cùng), số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người 
tạo 
 8. Khả năng mở rộng màn hình 
Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc hiện bảng 
Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa sổ làm việc 
của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 
 - 12 - 
 9. Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng 
Chức năng chỉnh sửa file Media chuyên dụng: 
Không chỉ biết đến với những công cụ soạn thảo văn bản và tính toán, Office 2010 còn 
biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ. Cụ thể, bạn có thể dễ dàng chỉnh 
sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong Microsoft 
PowerPoint. Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới. 
Nói cách khác, Office 2010 có rất nhiều tính năng mà bạn có thể làm được với các file 
media. Mặc dù nó sẽ không phải là phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng như 
Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho việc tạo và chỉnh sửa nội dung các hình 
ảnh dễ dàng hơn. 
 - 13 - 
 10. Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản 
Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert bạn dễ dàng nhận thấy nút 
lệnh Screenshot. 
Khi nhấp chuột vào nút lệnh này một menu hiện ra cho phép bạn chụp ảnh một ứng dụng 
đang chạy hay một cửa sổ đang được mở để chèn vào ngay tại vị trí con trỏ. 
Khi nhấp chuột vào nút lệnh Screenshot một menu hiện ra hiển thị các cửa sổ đang mở và 
chương trình đang chạy người dùng chỉ việc nhấp chuột vào đối tượng để có được bức 
ảnh chèn vào văn bản. Người dùng cũng có thêm lựa chọn chụp tuỳ chọn bằng cách lựa 
chọn Screen Clipping để chụp ảnh những vùng mình muốn. Khi chọn lệnh này màn hình 
máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển thành dấu cộng màu đen người dùng nhấp chuột và 
khoanh mộ ...  Trong nhóm Styles, Chọn Heading 1 (hoặc chọn heading tùy ý) 
• Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles 
Gallery 
• Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style 
 - 127 - 
Để đánh dấu các mục: 
• Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading 
• Chọn tab References 
• Chọn Add Text trong nhóm Table of Contents 
• Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung đã chọn 
Tạo mục lục tự động 
Để tạo mục lục tự động 
• Đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động 
 - 128 - 
• Chọn Tab References 
• Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents và định dạng mục 
lục theo cách riêng của mình. 
Cập nhật Table of contents 
Sau khi đã tạo ra bảng mục lục cho tài liệu, có thể bạn phải duy trì nó. Bảng mục lục sẽ tự 
động cập nhật khi tài liệu được mở; và còn hay hơn nữa khi nó cũng tự cập nhật bất cứ 
khi nào bạn thêm tên chương hoặc tiêu đề mới vào và làm thay đổi số trang của tài liệu. 
 - 129 - 
Chỉ cần thực hiện 2 bước sau: Bạn cập nhật mục lục bằng cách Click vào tab References 
và sau đó chọn Update Table trong nhóm Table of Contents. 
Khi cập nhật bảng mục lục bạn sẽ được hỏi rằng bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục hay 
chỉ muốn điều chỉnh số trang. 
Chọn điều chỉnh số trang nếu bạn thêm nội dung làm tăng số trang trong tài liệu mà 
không thêm tiêu đề nào mới, còn nếu bạn thêm hoặc thay đổi nội dung tiêu đề thì nên 
chọn Update entire table. Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, vì 
nếu bạn đã từng cập nhật bảng mục lục thì bạn sẽ mất dữ liệu đã thay đổi. Để thay đổi nội 
dung trong bảng mục lục, thì hãy chỉnh sửa trên tài liệu, chứ không sửa trực tiếp trên 
bảng mục lục, sau đó click Update Table. 
Xóa mục lục tự động 
Để xóa mục lục tự động: 
• Chọn tab Referencs trên nhóm Ribbon 
• Chọn Table of Contents 
• Chọn Remove Table of contents. 
 - 130 - 
Điều chỉnh mục lục 
Bạn đã có một bảng mục lục rồi, nhưng bạn lại muốn thay đổi chúng. Ví dụ tiêu đề trong 
tài liệu của bạn có màu xanh nhưng trong bảng mục lục thì không. Bạn thích màu xanh 
và muốn trong bảng mục lục cũng có màu trùng với các tiêu đề trong tài liệu. Có thể bảng 
mục lục quá dài và bạn muốn làm nó ngắn bớt. 
Hoặc cũng có thể bạn đã hài lòng về bảng mục lục nhưng vẫn muốn có một thay đổi nhỏ. 
Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi các đường chấm đứt quãng giữa các đề mục và số trang. 
Hoặc bạn muốn số trang nằm gần các đề mục hơn. 
Thiết kế lại bảng mục lục 
Bạn đã có bảng mục lục, nó trông có vẻ ổn, nhưng bạn muốn màu sắc tương tự như tiêu 
đề. Đây là cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents trong nhóm 
Table of Contents và sau đó chọn Insert Table of Contents. 
Trong hộp thoại Table of Contents, chắc chắn rằng mục From template đã được đánh 
dấu trong hộp Formats, sau đó chọn Modify. Chọn TOC 1 trong hộp thoại Style để chọn 
cấp độ cao nhất hoặc Level 1, trong bảng mục lục TOC và sau đó chọn Modify. Hộp 
thoại Modify Style được mở ra, sử dụng hộp màu Font trong phần Formatting để chọn 
màu xanh. Sau khi click OK hai lần, hãy xem trong mục Print Preview của hộp thoại 
Table of Contents và bạn sẽ thấy rằng Table of Contents, hay còn được viết tắt là TOC 1 
(hay Level 1), bây giờ là màu xanh. Nếu bạn muốn thay đổi TOC 2 (Level 2) hay TOC 3 
(Level 3) cũng thành màu xanh, thì bạn cũng làm theo quy trình trên bằng việc chọn TOC 
2 hoặc TOC 3 trong hộp thoại Style trước khi đi đến hộp thoại Modify Style. Sau khi 
 - 131 - 
click OK, một hộp thoại xuất hiện với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục 
hay không, click OK và kết quả sẽ hiện thành màu xanh như ý muốn của bạn. 
Bạn muốn thay đổi nhiều hơn nữa? Word 2010cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn 
lựa trong hộp thoại Modify Style, nhưng hãy luôn nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi 
trong hộp thoại Style trước khi thực hiện chức năng Modify Style. Chú ý rằng khi click 
Format, bạn sẽ có lựa chọn thay đổi như Font, Paragraph, Tabs,  bạn cũng có thể thay 
đổi các cài đặt của từng phần và xem lại chúng trong mục Preview trước khi áp dụng cho 
bảng mục lục. 
Cách làm ngắn hoặc kéo dài bảng mục lục 
Bảng lục lục quá dài, có lẽ chỉ cần hai cấp độ đầu tiên TOC 1 và TOC 2 là phù hợp với 
tài liệu của bạn. Mục Show levels ở hộp thoại Table of Contents là nơi bạn có thể chọn 
các phân cấp bạn muốn thể hiện trong bảng mục lục. Word 2010có đến 9 cấp độ khác 
 - 132 - 
nhau. Làm ngắn bảng mục lục bằng cách giảm cấp độ, còn muốn kéo dài bảng mục lục 
thì bạn hãy tăng cấp độ lên. Bạn có thể xem trong Print Preview hoặc Web Preview để 
xem sự điều chỉnh của mình, khi nhận thấy hợp lý, thì click OK hai lần. 
Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục 
Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of 
Contents. Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab 
Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang. 
Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang và dòng. Nếu 
bạn xóa hộp Right align page numbers, thì số trang sẽ di chuyển lại gần hơn đến bảng 
mục lục và tab leaders sẽ không còn hiệu lực. Nếu bạn muốn xóa bỏ toàn bộ số trang thì 
hãy bỏ dấu chọn ở hộp Show page numbers. 
 - 133 - 
 3. Tạo trang bìa trong Word 2010 
a. Thêm một trang bìa 
Word 2010 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sưu tập các trang bìa khá đẹp mắt. Các trang bìa 
luôn được chèn vào đầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài 
liệu. 
- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page. 
- Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa đó 
sẽ được áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa đổi nội dung các dòng chữ mặc định bằng 
dòng chữ mình thích. 
b. Xóa trang bìa 
Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, 
sau đó nhấn Remove Current Cover Page. 
 4. Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word 
Tra từ đồng nghĩa, phản nghĩa: 
Sử dụng tính năng Research, bạn còn có thể tra từ đồng nghĩa và từ phản nghĩa. 
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus. 
 - 134 - 
- Giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra. Kết quả sẽ hiển thị trong khung Research ở 
bên phải. 
- Để chèn từ đồng nghĩa hoặc phản nghĩa đó vào tài liệu hiện hành, nơi con trỏ đang 
đứng, bạn đưa chuột vào từ trong danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, 
chọn Insert. 
- Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa của từ trong danh sách tìm được, bạn nhấn chuột 
vào từ đó trong danh sách kết quả. 
Ghi chú: Bạn có thể tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa trong ngôn ngữ khác (ngoài tiếng 
Anh) bằng cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên dưới khung nhập liệu Search for và 
chọn một ngôn ngữ, ví dụ như tiếng Pháp (French) chẳng hạn. 
 - 135 - 
 5. Gởi file qua Email từ môi trường Word 
Dù vẫn hay mở hòm thư, chọn chức năng tạo mới rồi đính kèm file văn bản để gửi cho 
đối tác, bạn có thể thay đổi thói quen này bằng cách gửi ngay trên môi trường Word. 
Điều kiện là máy tính của bạn đã cài Outlook Express hoặc Microsoft Express. 
Khi có hòm thư e-mail do một máy chủ hỗ trợ (theo giao thức IMAP hoặc POP3), bạn có 
thể dùng Outlook Express, Microsoft Express. Hòm thư webmail của Google (Gmail) 
hay Yahoo cũng hỗ trợ giao thức POP3 (nhưng Yahoo chỉ dùng được tính năng này 
ở bản đóng phí). 
Các bước thực hiện như sau: 
- Mở một tập tin muốn gửi 
- Vào menu File > Share > Send Using E-mail. Chọn tiếp một kiểu để gởi email 
Như đã nói ở trên, lệnh này chỉ thành công khi Word phát hiện một hệ thống e-mail 
tương thích và hoạt động khi các chương trình đó đã được cài đặt. 
 - 136 - 
- Lúc này giao diện gửi thư hiện ra với các dòng như To..., CC...., Subject... Nếu không 
nhớ e-mail của người gửi, bạn nhấn vào biểu tượng hình quyển vở để đọc sổ địa chỉ và 
chọn > OK. 
- Biểu tượng có dấu mũi tên màu xanh và dấu chấm than sẽ giúp bạn đặt e-mail gửi đi của 
mình ở cấp độ ưu tiên nào (thấp, bình thường, cao). Bạn cũng có thể đính kèm các file 
khác ngay trên môi trường Word bằng cách nhấn vào biểu tượng chiếc kẹp ghim. 
- Sau đó, nhấn vào mục Send a copy. 
Chú ý rằng vào lần đầu tiên gửi thư theo cách này, có thể bạn sẽ được yêu cầu nhập ID, 
password và domain. Lúc này, bạn chỉ cần gõ lại đúng như khai báo đối với hòm thư 
Outlook hoặc Microsoft Express đã tạo trước đó. 
 6. Thủ thuật dùng máy tính trong Word 
Mặc dù công năng chính của Microsoft Word là soạn thảo văn bản, song nó cũng cho 
phép người dùng thực hiện các phép tính cơ bản thông qua chiếc máy tính làm được tích 
hợp với tên gọi Tools Calculate (khá giống với tiện ích Calculator trong thư mục 
Accessories của hệ điều hành Windows). 
Để khai thác công cụ bí mật này của Microsoft Word, trước tiên, bạn cần đặt biểu tượng 
Tools Caculate của nó trên tab mới của cửa sổ soạn thảo văn bản bằng cách: 
Tạo Tab mới trên Ribbon: click phải lên Ribbon, chọn Customize the Ribbon: 
Hộp thoại Word Options hiển thị 
 - 137 - 
Chọn New Tab, lần lượt đổi tên thành Tab Caculator, và group Tinh Toan 
Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển thanh cuốn chọn Tools 
Calculate. Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator 
Kế tiếp, bạn hãy nhập vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/50. Hãy đánh dấu khối 
phép tính này rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình 
bày ở góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of 
the calculation is). 
 - 138 - 
 7. Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn 
Có thể hàng ngày bạn vẫn soạn thảo tài liệu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu cầu 
an toàn thông tin mà bạn tuyệt đối không được in ra một khi chưa cần thiết. Tuy nhiên, 
chức năng Print trên thanh công cụ của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh 
in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm. 
Để khống chế chức năng in tức thời không cần xác nhận của Word, bạn có thể thiết lập 
tùy chọn thông báo trước khi thi hành lệnh in. Tùy chỉnh này rất cần thiết trong trường 
hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại những trang tài liệu bí mật nhất là trong văn 
phòng sử dụng máy in nối mạng. 
Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tại góc đỉnh phía trái màn hình. 
Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách, rồi chọn nút Trust 
 - 139 - 
Center Settings 
Và nhấn vào Privacy Options. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing... 
và bấm nút OK. 
Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, 
đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bạn cần lựa chọn toàn bộ trang 
 - 140 - 
văn bản (Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh 
dấu vào mục Hidden rồi ấn nút OK. 
Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, 
bạn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút 
OK. 
 - 141 - 
Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở lại trên màn hình tuy nhiên 
nếu in bạn sẽ chỉ được kết quả là trang giấy trắng. 
 8. Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ 
Bạn có một máy in màu chỉ in được cỡ giấy A4 nhưng lại muốn in ra những tấm ảnh có 
kích thước “khổng lồ” để trang trí trong gia đình? Công cụ mang tên “The Rasterbator” 
sẽ giúp bạn thực hiện điều tưởng như bất khả thi này. 
 - 142 - 
Chương trình sẽ khéo léo “cắt” tấm ảnh số của bạn ra thành rất nhiều phần nhỏ bằng nhau 
với kích thước của mỗi phần bằng đúng khổ giấy A4. Bạn chỉ việc in ra toàn bộ những 
phần này, sau đó ghép lại với nhau cho chính xác như trò chơi ghép hình của trẻ em và 
dán lên một nơi nào đó đã chuẩn bị sẵn, bạn sẽ có một tấm ảnh “to đùng” không thua kém 
gì lắm so với các poster quảng cáo. 
Sau khi chọn ngôn ngữ cho mình, thường là tiếng Anh, bạn nhấn vào “Continue” để vào 
các bước: 
Nhấn vào “Browse” để tìm đến bức ảnh cần in rồi nhấn “Open” để hiện ra đường dẫn 
đến tấm ảnh rồi nhấn “Continue”. 
Chọn khổ giấy của máy in -> nếu tấm ảnh là khổ đứng thì chọn “Portrait”, nếu là khổ 
ngang thì chọn “Landscape”. 
Ở ô “sheets”, bạn thoải mái lựa chọn số tờ mà bạn cần “The Rasterbator” cắt ra cho 
mình. Lưu ý số tờ càng nhiều thì tấm ảnh của bạn càng lớn và có thể đến mức khổng lồ. 
Nên tính toán kỹ mặt bằng dán ảnh trước khi ra lệnh cho “The Rasterbator” cắt hình. Số 
tờ tối đa mà “The Rasterbator” có thể cắt cho bạn là đến 1.000 tấm, đủ sức tạo nên một 
bảng quảng cáo kinh khủng! 
 - 143 - 
Bản mới nhất của chương trình là “Rasterbator Standalone 1.2” có thể tải miễn phí tại 
 dưới dạng file nén ZIP có dung 
lượng 866 KB. Khi tải về máy xong, bạn chỉ việc bung thư mục chứa chương trình vào ổ 
cứng và nhấp đúp vào file Rasterbator.exe để chương trình tự động chạy, không 
11. Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên 
Nhằm phục vụ cho việc tạo ra một dòng, một trang hay nhiều trang trong word để có thể 
kiểm tra việc in ấn dễ dàng. Chúng ta có thể nhập vào dòng công thức sau: =lorem() thì 
mặc định với 3 đoạn, 6 dòng hoặc =lorem(số đoạn cần in ra, số dòng trên mỗi đoạn). 
Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh rank với cú pháp tương tự như lệnh lorem. 
12. Tạo bảng bằng phím 
Bằng sự kết hợp giữa phím “+” và “–”, phím Enter và phím Tab trên bàn phím, chúng ta 
có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra các bảng tính. Giả sử, bạn cần tạo một bảng tính 4 
cột và có 4 dòng, bạn thực hiện như sau: Đầu tiên bạn nhấn +----+----+-------------+--------
-+ sau đó nhấn Enter ở cuối dòng. Một bảng tính được xuất hiện, tiếp theo, bạn đặt con 
trỏ chuột ở cột cuối cùng và nhấn Tab, một dòng mới sẽ xuất hiện. Độ rộng của bảng tính 
chính bằng số dấu “-” mà bạn đã nhấn lúc tạo bảng. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi độ 
rộng này khi nhập liệu. 
13. Tạo đường kẻ 
Để tạo nhanh các đường kẽ ngang của một trang tài liệu, bạn chỉ cần sử dụng các đặc biệt 
có trên bàn phím. Các phím -, =, *, #,~ khi được nhấn tương ứng từ 3 phím mỗi loại trở 
lên sẽ tạo ra đường kẻ đơn, đôi, ba, đường chấm đứt nét và đường dzíc dzắc. Khi đó bạn 
không cần phải vào danh mục trên Ribbon để thực hiện. Ví dụ để tạo đường kẽ đôi, bạn 
chỉ cần nhấn === và nhấn enter là xong. 
14. Bỏ tính năng tự động SuperScript 
Thông thường, khi bạn gõ vào ngày theo kiểu anh hoặc những ký tự tương tự như 1st, 
2nd,...,7th,thì Word sẽ tự động SuperScript ký tự đó thành 1st, 2nd, ,7th,.Nếu bạn 
không muốn vậy, sau khi gõ xong mỗi cụm ký tự, bạn nhấn Ctrl +Z để Word bỏ áp dụng 
 - 144 - 
thiết đặt đối với cụm ký tự đó. Nếu bạn muốn áp dụng đối với toàn bộ các cụm ký tự cho 
văn bản thì bạn hãy vào biểu tượng Office ở góc trên – bên trái, sau đó chọn Word 
Options. Tiếp theo bạn chọn mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. Trong cửa 
sổ AutoCorrect bạn chọn tab AutoFormat As You Type và check bỏ mục chọn 
Ordials(1st) with superscript như hình. 
15. Copy định dạng bảng tính 
Bạn vừa định dạng một ô trong bảng tính và có nhiều ô cần bạn định dạng giống như vậy. 
Bạn có thể di chuyển chuột để sử dụng chức năng Format Painter, nhưng điều đó sẽ tốn 
nhiều thời gian. Hãy định dạng một ô trong số những ô bạn cần định dạng và di chuyển 
chuột đến một vị trí cần sao chép định dạng, quét khối ô này và nhấn F4. Thế là định 
dạng mới sẽ được thiết đặt.