Giáo trình Tổ chức sự kiện

BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 
TRƯỜNG CAO ĐẲNG DU LỊCH HÀ NỘI 
˜@&?™ 
BÀI GIẢNG 
TỔ CHỨC SỰ KIỆN 
HÀ NỘI 2009 
 1 
LỜI NÓI ĐẦU 
Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của doanh nghiệp đó là một 
hoạt động kinh doanh tương đối mới mẻ ở Việt Nam. Cùng với sự phát triển của 
nền kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin... dịch vụ tổ chức sự kiện đã có 
những bước phát triển đáng kể ở Việt Nam. Tuy nhiên các tài liệu hướng dẫn về 
tổ chức sự kiện còn rời rạc, chưa được hệ thống, chưa được tiếp cận với sự phát 
triển của tổ chức sự kiện của các nước phát triển trên thế giới cũng như những 
đặc thù riêng về tổ chức sự kiện ở Việt Nam. 
Đáp ứng yêu cầu dạy và học các kỹ năng nghề nghiệp về tổ chức sự kiện 
trong giai đoạn hiện nay Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội tổ chức biên soạn 
cuốn Bài giảng tổ chức sự kiện. Đây là cuốn bài giảng có sự tham khảo, kế thừa 
các tài liệu đi trước cùng với sự bổ sung, cập nhật các kiến thức phục vụ ở trong 
và ngoài nước. Với nội dung tương đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu này ngoài 
việc đáp ứng nhu cầu dạy và học còn có thể xem là tài liệu tham khảo tốt cho 
các cán bộ quản lý, nhân viên đang làm việc trong các doanh nghiệp tổ chức sự 
kiện nói riêng và các doanh nghiệp du lịch nói chung. 
Việc biên soạn cuốn bài giảng này đó là sự tâm huyết và cố gắng không 
nhỏ của tác giả nhằm mang tới một tài liệu tương đối hệ thống về một nghề rất 
mới ở Việt Nam. Tuy nhiên do còn hạn chế về nhiều mặt trong quá trình biên 
soạn, chắc chắn cuốn bài giảng này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả 
xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được những ý kiến góp ý của bạn đọc. 
Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các tác giả có tài liệu hoặc các ý 
kiến mà tôi đã tham khảo, cảm ơn sự hỗ trợ và đóng góp ý kiến của đồng 
nghiệp, cảm ơn sự quan tâm của Ban giám hiệu, phòng Kế hoạch- đào tạo, Khoa 
Cơ sở ngành của Trường cao đẳng du lịch Hà Nội đã tạo các điều kiện thuận lợi 
cho tôi hoàn thành cuốn bài giảng này. 
 2 
LỜI BẠT 
Để thuận lợi cho người đọc trong việc sử dụng tài liệu, tác giả xin được 
phép lưu ý một số điểm về nội dung và thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu: 
- Trong tài liệu, với một số thuật ngữ chuyên môn tác giả để nguyên gốc 
tiếng Anh, hoặc có tiếng Anh đi kèm nhằm mục đích nâng cao hiệu quả khi sử 
dụng tài liệu. Việc biên soạn cuốn bài giảng dựa trên quá trình phân tích nghề tổ 
chức sự kiện và tìm hiểu, nghiên cứu các nguồn tài liệu từ nước ngoài (trong đó 
chủ yếu là tiếng Anh). Mặc dù trong quá trình biên soạn, chúng tôi đã rất cố 
gắng Việt hóa những thuật ngữ chuyên môn về tổ chức sự kiện (trong phạm vi 
có thể). Tuy nhiên, việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh là điều 
cần thiết và cũng không tránh khỏi vì những lý do cơ bản sau: 
+ Thứ nhất, vì từ một thuật ngữ tiếng Anh nhưng cách hiểu về các sự vật, 
hiện tượng này theo tiếng Việt rất khác nhau, chưa được thống nhất trên các tài 
liệu và trong thực tế ở Việt Nam. 
+ Thứ hai, từ một thuật ngữ chuyên môn tiếng Anh chuyển sang tiếng 
Việt thường không có từ tương đương, do đó để hiểu trọn vẹn và đủ nghĩa của 1 
từ chuyên môn tiếng Anh cần phải có một cụm từ rất dài, điều này ảnh hưởng 
đến việc diễn đạt nội dung trong tài liệu. 
+ Thứ ba, đối với người trong nghề tổ chức sự kiện, việc sử dụng các 
thuật ngữ chuyên môn bằng tiếng Anh đã trở thành quen thuộc và phổ biến vì nó 
phản ánh đúng bản chất nội dung cần thông tin mà mục đích của tài liệu này 
được biên soạn chủ yếu phục vụ cho những người học để tham gia hoạt động tổ 
chức sự kiện nên thiết nghĩ việc sử dụng một số thuật ngữ chuyên môn bằng 
tiếng Anh có thể là điều chấp nhận được. 
- Đối với nội dung trong các “hộp”, chủ yếu là thông tin chúng tôi thu 
thập được trên mạng Internet, báo chí, và qua tìm hiểu thực tế từ một số doanh 
nghiệp. Trong các hộp này do tính đặc thù của nó chỉ mang tính chất bổ sung, 
tham khảo, mặt khác nội dung trong các hộp này mang nặng tính chuyên môn, 
nên chúng tôi vẫn sử dụng một số thuật ngữ tiếng Anh ở trong hộp (ví dụ như có 
những chỗ sử dụng event thay cho tổ chức sự kiện, hoặc sử dụng các từ chuyên 
môn khác như: decor, planer). Ngoài ra, ngôn ngữ ở một số đoạn trong các 
hộp mặc dù vẫn mang tính chất “ngôn ngữ mạng”, hoặc “văn nói” nhưng do các 
hộp chủ yếu mang ý nghĩa tham khảo, bổ sung mặt khác nó mang tính “sống 
động”, tính “nghề nghiệp” cao nên chúng tôi vẫn để nguyên gốc theo các nguồn 
tham khảo. 
 3 
- Trong một số nội dung được biên soạn dựa trên việc nghiên cứu và tổng 
hợp từ các tài liệu nước ngoài có liên quan có thể cùng nguồn với một số tài liệu 
đã được xuất bản, nhưng cách dịch, cách tiếp cận, tổng hợp có thể có những 
điểm khác nhau. Bên cạnh đó, với một số thuật ngữ mang tính chất phổ biến, có 
khả năng Việt hóa được (ví dụ như tổ chức sự kiện, sự kiện) chúng tôi không 
đưa ra khái niệm, mà đưa ra cách hiểu của mình trong tài liệu này (vì thực chất 
cũng chưa có cuộc hội thảo hay kết luận chính thức nào về các thuật ngữ trong 
tổ chức sự kiện). Nếu có những điểm khác so với khái niệm cũng như cách hiểu 
của những nhà nghiên cứu khác rất mong có dịp được trao đổi để cùng thống 
nhất. 
Thư từ trao đổi xin vui lòng gửi về theo địa chỉ hòm thư: 
ETV.VN@gmail.com. Một lần nữa, tác giả rất mong và xin được chân thành 
cảm ơn các ý kiến đóng góp, trao đổi của bạn đọc. 
 4 
MỤC LỤC 
LỜI NÓI ĐẦU .................................................................................................................................................................................. 1 
MỤC LỤC ......................................................................................................................................................................................... 4 
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ............................................................................ 7 
1.1. KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.............................................................................. 7 
1.1.1. Tổ chức sự kiện là gì? ........................................................................................................................ 7 
1.1.2. Các hoạt động tác nghiệp cơ bản của tổ chức sự kiện ..................................................................... 11 
1.1.3. Các thành phần tham gia trong sự kiện............................................................................................ 12 
1.1.4. Đặc điểm của tổ chức sự kiện........................................................................................................... 17 
1.1.5. Sơ lược về thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam............................................................................ 19 
1.2. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN..................................................................................................................... 23 
1.2.1. Theo quy mô, lãnh thổ ...................................................................................................................... 23 
1.2.2. Theo thời gian .................................................................................................................................. 24 
1.2.3. Theo hình thức và mục đích ............................................................................................................. 24 
1.3. NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN ................................................................. 27 
1.3.1.Các yếu tố vĩ mô ................................................................................................................................ 27 
1.3.2. Các yếu tố vi mô ............................................................................................................................... 30 
1.4. MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN.............................................................................. 32 
1.4.1. Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện .................................. 32 
1.4.2. Một số tác động cơ bản của sự kiện đến các lĩnh vực của đời sống xã hội .................................................. 37 
1.4.3. Mối quan hệ giữa sự kiện và du lịch................................................................................................. 39 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 ..................................................................................................................... 41 
CHƯƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN........42 
2.1. NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN ............................................................ 42 
2.1.1. Mục tiêu của sự kiện........................................................................................................................ 42 
2.1.2. Tiếp nhận các thông tin của nhà đầu tư sự kiện............................................................................... 46 
2.1.3. Nghiên cứu các yếu tố khác có liên quan đến sự kiện ...................................................................... 47 
2.2. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN .......................................................................................................... 49 
2.2.1. Chủ đề sự kiện là gì? ........................................................................................................................ 49 
2.2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện ......................................................................................................... 49 
2.2.3. Các ý tưởng cho sự kiện ................................................................................................................... 50 
2.3. LẬP CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔNG THỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ..................................................... 51 
2.3.1. Chương trình của sự kiện là gì? ....................................................................................................... 51 
2.3.2. Xây dựng chương trình cho sự kiện.................................................................................................. 52 
2.4. LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN .............................................................................. 54 
2.4.1. Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện.................................................................................. 54 
2.4.2. Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện ............................................................................... 55 
2.4.3. Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện...................................................................... 63 
2.4.4. Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi ................. 66 
2.5. ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƯ SỰ KIỆN............................ 68 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 2 ..................................................................................................................... 71 
CHƯƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.......................................................................................................72 
3.1. KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN............................................................................... 72 
3.1.1. Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì? ....................................................................................................... 72 
3.1.2. Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện ........................................................................................ 73 
3.1.3. Vai trò của kế hoạch trong tổ chức sự kiện ...................................................................................... 75 
3.2. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN ............................................................................... 77 
3.2.1. Một số yêu cầu cơ bản và quy trình chung khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện ................................... 77 
 5 
3.2.2. Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện....................................................................................... 78 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3 ..................................................................................................................... 86 
CHƯƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN...............................................................................................................87 
4.1. THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN................................................................................................. 87 
4.2. LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN..................................................................................... 88 
4.2.1. Bảng tiến độ...................................................................................................................................... 88 
4.2.2. Quy trình lập tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện ........................................................... 88 
4.3. CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH.............................................................................................. 89 
4.4. CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN ............... 93 
4.4.1. Khái niệm, phân loại khách mời tham gia sự kiện ........................................................................... 93 
4.4.2. Lập danh sách khách mời ................................................................................................................. 94 
4.4.3. Chuẩn bị và gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách ............................................................................... 99 
4.5. CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN ........................................................................................ 105 
4.5.1. Tổng quan về địa điểm tổ chức sự kiện .......................................................................................... 105 
4.5.2. Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện ................................................................................................ 105 
4.5.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện .................................................. 108 
4.5.4. Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện........................................................................ 108 
4.5.5. Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.................................................................................. 110 
4.5.6. Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện .................................................................................. 111 
4.6. CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN....................................................................... 111 
4.6.1. Xác định mô hình tổ chức lao động ................................................................................................ 111 
4.6.2. Các chức danh trong tổ chức sự kiện ............................................................................................. 117 
4.7. CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN.................................................................................................. 126 
4.8. DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ TRONG SỰ KIỆN......................................................................... 127 
4.8.1. Sự cố trong tổ chức sự kiện là gì? .......... ... ến hành thực hiện hợp đồng, hai bên cùng thống nhất thanh lý bản hợp đồng 
 228 
này với các nội dung sau: 
Điều 1: Nội dung thanh lý 
Bên B đã tổ chức chương trình .. cho Bên A tại NTD. 
Chương trình đã được thực hiện theo hợp đồng đã ký . Nay hai bên thống nhất thanh 
lý hợp đồng theo những nội dung đã được ký kết. 
Trong quá trình thực hiện chương trình có phát sinh một số chi tiết và hai bên đã cùng 
giải quyết: 
- Phát sinh chi phí bên B thuê đi dây điện & ổ cắm điện cho 100 máy tính cho bên A 
là : 000000000000000000 đồng (Bằng chữ: một trăm triệu.) ( chưa VAT). 
- Bên A trừ chi phí giấy phép theo hợp đồng vì không có banner treo ngoài mặt đường 
của NTĐ .. của bên B là : . ( bằng chữ : . ) ( chưa VAT) 
Chi tiết : 
 Đơn vị tính: Vnđ 
Chi phí phát sinh tăng (+) . 
Chi phí phát sinh giảm (-) . 
Tổng chi phí phát sinh (chưa có VAT) . 
VAT . 
Tổng chi phí phát sinh (bao gồm VAT) . 
Bằng chữ: Bảy triệu một trăm năm mươi ngàn đồng chẵn (đã có VAT) 
Điều 2: Giá trị thanh lý và hình thức thanh toán 
2.1 Giá trị thanh lý hợp đồng: 
Giá trị thanh lý theo hợp đồng đã ký: . đồng. 
Tổng số tiền phát sinh :  đồng. 
Tổng giá trị thanh lý Hợp đồng:  đồng. 
(Bằng chữ: .). 
2.2 Hình thức thanh toán: 
- Bên A đã tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng tạm tính, tương đương số tiền là 
.. đồng (.. đồng chẵn) 
- Số tiền còn lại của Thanh lý là:  đồng (. 
 229 
đồng chẵn), Bên A sẽ thanh toán cho Bên B trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ 
Hóa đơn và Thanh lý Hợp đồng của Bên B. 
Điều 3: Điều khoản chung 
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản của bản thanh lý này. 
- Sau khi hai bên hoàn tất các thủ tục Thanh lý và Thanh toán, mọi vấn đề liên quan 
đến hợp đồng trên đều không còn giá trị pháp lý. 
- Thanh lý hợp đồng này được làm thành 04 (bốn) bản bằng tiếng Việt có giá trị pháp 
lý như nhau. Bên A giữ hai bản, bên B giữ hai bản. 
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 
 230 
Phụ lục 2.5. Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng 
------------------------------------------------------------------------------------------------- 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
------------- ¬ ------------- 
THANH LÝ HỢP ĐỒNG 
Số: . /2008 
Căn cứ theo nội dung Hợp đồng kinh tế số . ký ngày ... Tháng 3 năm 2008 
giữa Công ty ..và Công ty  
Căn cứ vào việc thực hiện hợp đồng giữa hai bên; 
Hôm nay, ngày tháng ..năm 2008. Tại .., chúng tôi gồm có: 
1. Đại diện bên thuê tổ chức sự kiện (Bên A): 
- Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ABCDE. 
- Địa chỉ trụ sở chính: Tổ 12 phường Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội. 
- Người đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty. 
- Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 
- Email: ABCVN@yahoo.com.vn 
- Tài khoản số: 111111111222 tại Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển Nông thôn 
Việt Nam – Chi nhánh Đông Dương, Hà Nội. 
- Mã số thuế: 5200 263 975 
2. Đại diện bên nhận tổ chức sự kiện (Bên B): 
- Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP 
(ETV). 
- Địa chỉ trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội. 
- Người đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trưởng phòng nghiệp vụ 
(Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 do ký và 
đóng dấu) 
- Điện thoại: 043. 2342345 Fax: 043. 2342345 
- Email: ETVVN@.com 
- Tài khoản số: 322 110 004 024 tại ngân hàng Ngoại thương Hà Nội 
- Mã số thuế: 0101483547 
 231 
Sau khi tiến hành thực hiện hợp đồng, hai bên cùng thống nhất thanh lý bản hợp đồng 
này với các nội dung sau: 
Điều 1: Nội dung công việc 
Bên A chỉ định cho bên B là đơn vị thực hiện cung cấp các hạng mục nhân sự, vật 
dụng cho sự kiện . diễn ra từ ngày .. tại . 
Điều 2: Thực hiện 
Căn cứ nội dung của hợp đồng, bên B đã hoàn tất các hạng mục theo đúng thời gian, 
địa đIểm và đầy đủ những yêu cầu được ghi trong hợp đồng cung cấp dịch vụ số .. 
Điều 3. Giá trị thanh lý hợp đồng 
3.1. Giá trị hợp đồng. 
a. Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: .. VND 
b. Chi phí phát sinh tăng cụ thể như sau: 
STT Nội dung Số tiền (VNĐ) 
1 Bồi dưỡng cho helper 2 ngày đầu làm 
việc 
2 Thưởng cho PG trong đêm giao lưu 
 Cộng tổng 
c. Chi phí phát sinh giảm: 
STT Nội dung Số tiền (VNĐ) 
1 Giảm tiền thuê MC Thu Thủy 
 Cộng tổng 
d. Tổng chi phí phát sinh thực tăng: .. VND 
Phí quản lý và VAT: . VND 
e. Giá trị hợp đồng (a+d): .. VND đã bao gồm VAT. 
Bằng chữ: Sáu mươi mốt triệu ba trăm hai mươi bảy ngàn bốn trăm đồng chẵn. 
3.2. Nghĩa vụ thanh toán: 
Bên A đã tạm ứng cho bên B: .. VND( Ba mươi triệu hai trăm mười ba ngàn bảy 
trăm đồng chẵn). 
Số tiền còn lại bên A phải thanh toán cho bên B: .. 
Bằng chữ:. 
 232 
Điểu 4. Kết luận 
Hai bên thống nhất nghiệm thu hợp đồng cung cấp dịch vụ số . 
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng này là căn cứ để kết thúc hợp đồng cung 
cấp dịch vụ số 21/11/07 /YPR_TN. 
Bên A thanh toán nốt toàn bộ số tiền còn lại là  () cho Bên B ngay 
sau khi nhận được hoá đơn tài chính theo đúng hợp đồng giữa hai bên. 
Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ 01 
bản có hiệu lực pháp lý ngang nhau. 
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 
 233 
Phụ lục 2.6. Biên bản xác nhận phát sinh 
------------------------------------------------------------------------------------------------- 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
************** 
BIÊN BẢN XÁC NHẬN PHÁT SINH 
Số:  
Hôm nay, ngày.. tháng..năm  
chúng tôi gồm: 
Bên A: .. 
Địa chỉ : .. 
Đại diện : . 
Chức vụ : . 
MST : . 
Bên B: . 
Địa chỉ : . 
Đại diện : .. 
Chức vụ : . 
MST :  
Điều 1. Nội dung công việc 
Bên A chỉ định cho bên B là đơn vị thực hiện  tại .. 
Điều 2. Thực hiện 
Căn cứ nội dung của hợp đồng, bên B đã hoàn tất các hạng mục theo đúng thời gian, 
địa đIểm và đầy đủ những yêu cầu được ghi trong hợp đồng cung cấp dịch vụ số  
Điều 3. Giá trị thanh lý hợp đồng 
3.1. Giá trị hợp đồng. 
Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: . VND 
b. Chi phí phát sinh tăng cụ thể như sau: 
 234 
STT Nội dung Số tiền (VNĐ) Ghi chú 
1 In thêm 120m cờ dây 
2 Tin 10 standee banner 
0.6m*1.6m bằng PP 
3 Cho thuê 10 chân đứng standee 
4 Phát sinh khi may đồng phục 
5 6 PG chiều 7/9 
6 MC đêm 7/9 
7 Ca sĩ đêm 7/9 
8 Âm thanh ánh sang chiều 7/9 
 Cộng tổng 
c. Tổng chi phí phát sinh thực tăng: . 
Phí quản lý và VAT (12% + 10%): . 
e. Giá trị hợp đồng thực tế (a+c): .. VND đã bao gồm VAT. 
Bằng chữ: Bảy mươi mốt triệu một trăm tám chín ngàn bốn trăm năm mươi sáu đồng. 
Điều 4. Kết luận 
Hai bên thống nhất về khoản chi phí phát sinh này.. 
Bên A thanh toán nốt toàn bộ số tiền còn lại là .. VND (gồm 50% giá trị của 
hợp đồng là . VND và số tiền phát sinh VND) cho Bên B ngay sau khi nhận được 
hoá đơn tài chính theo đúng hợp đồng giữa hai bên. 
Biên bản xác nhận phát sinh này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ 01 bản. 
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 
 235 
Phụ lục 2.7. Hợp đồng đối với các nhà cung cấp 
------------------------------------------------------------------------------------------------- 
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
------------- ¬ ------------- 
HỢP ĐỒNG KINH TẾ 
Số: ..HĐKT 
(V/v biểu diễn nghệ thuật .) 
- Căn cứ vào Bộ Luật dân sự hiện hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu 
lực ngày 01/01/2006 và Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực 
từ ngày 01/01/2006 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. 
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của các bên . 
Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2008 tại trụ sở Công ty Tổ chức sự kiện và 
thương mại du lịch VICEP (ETV), chúng tôi gồm có: 
I. CÁC BÊN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG: 
1. Đại diện bên thuê biểu diễn (Bên A): 
- Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƯƠNG MẠI DU LỊCH VICEP 
(ETV). 
- Địa chỉ trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội. 
- Người đại diện: Ông Nguyễn Việt Tú - Chức vụ: Giám đốc. 
- Điện thoại: 043. 2342345 Fax: 043. 2342345 
- Email: ETVVN@.com 
- Tài khoản số: 322 110 004 024 tại ngân hàng Ngoại thương Hà Nội 
- Mã số thuế: 0101483547 
2. Đại diện bên nhận biểu diễn (Bên B): 
- Họ và tên: 
- Số CMT (hoặc hộ chiếu): 
- Địa chỉ 
- Điện thoại. 
Sau khi xem xét đàm phán kỹ, Hai bên cùng thống nhất ký kết hợp đồng cung 
cấp dịch vụ với các nội dung sau đây: 
 236 
Điều 1: Nội dung công việc 
Bên B nhận cung cấp các ca sĩ biểu diễn trong chương trình  
do bên A tổ chức 
Địa điểm :  
Thời gian từ : .. 
Nội dung : Biểu diễn ca nhạc ( có danh sách các bài hát kèm theo) 
Tổng cộng chi phí bên A phải trả cho bên B là :  VNĐ. ( Không bao gồm 
các loại thuế theo quy định của pháp luật VN ) 
Số tiền viết bằng chữ :  
Điều 2. Trách nhiệm mỗi bên 
2.1 Trách nhiệm bên A : 
- Đảm bảo tư cách tổ chức biểu diễn phù hợp với quy định và giấy phép của các cơ 
quan chức năng quản lý ban hành và cấp phép. 
- Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng , sân khấu chuyên nghiệp. 
- Cung cấp thông tin chương trình trước khai mạc chương trình 48 giờ. 
- Đảm bảo an ninh trật tự trong khu vực tổ chức. 
- Thanh toán đầy đủ chi phí theo như thỏa thuận (điều 1). 
2.2 Trách nhiệm bên B : 
- Cung cấp cho bên A danh sách các tiết mục tham gia chương trình. 
- Biểu diễn đúng với nội dung chương trình đã được bên A thỏa thuận và duyệt. 
- Đến đúng giờ đã thỏa thuận.Trang điểm và trang phục phù hợp với quy định về văn 
hóa trong hoạt động nghệ thuật biểu diễn. 
Điều 3. Thanh toán 
- Phương thức thanh toán: tiền mặt; Đồng tiền thanh toán: Việt Nam đồng. 
- Bên A sẽ thanh toán cho bên B số tiền sau khi ký kết hợp đồng số tiền là: 
 Bằng chữ :(Hai triệu đồng chẵn). 
Số tiền còn lại là .. (Ba triệu tám trăm ngàn đồng chẵn) bên A sẽ thanh tóan 
cho bên B chậm nhất 3 ngày sau khi kết thúc chương trình ( Ngày 9/09/2008) 
Điều 4. Điều khoản về hủy bỏ, vi phạm hợp đồng 
4.1 Đối với bên A : 
- Nếu bên A thông báo hủy hợp đồng sẽ phải bồi thường cho bên B như sau : 
+ Trước 03 ngày : bồi thường 50% giá trị hợp đồng . 
+ Trước 01ngày : bồi thường 70% giá trị hợp đồng . 
 237 
+ Trước giờ khai mạc chương trình sẽ phải bồi thường 100% giá trị hợp đồng này. 
- Bên A có quyền đòi bên B bồi thường nếu bên B biểu diễn các tiết mục không 
đúng với thỏa thuận, không phù hợp với quy định về văn hóa biểu diễn nghệ thuật hoặc bên B 
làm chậm tiến trình chương trình dẫn đến chương trình bị gián đoạn hoặc phải kết thúc sớm 
hơn kế hoạch kịch bản. Mức bồi thường sẽ dao động từ 30% đến 100% và sự thương lượng 
giữa hai bên dựa vào những thiệt hại xảy ra. 
4.2 Đối với bên B : 
- Nếu bên B đến muộn từ 10 phút đến 20phút so với giờ đã thỏa thuận (không có lý do 
chính đáng) sẽ phải bồi thường 20% giá trị hợp đồng này. 
- Nêú bên B đến muộn từ 20phút đến 60phút so với giờ đã thỏa thuận ( không có lý do 
chính đáng) sẽ phải bồi thường 50% giá trị hợp đồng này. 
- Nếu bên B đến muộn sau 60phút so với giờ đã thỏa thuận( không có lý do chính 
đáng) và đơn phương hủy bỏ hợp đồng này mà không có sự chấp thuận của bên A thì phải bồi 
thường 100% giá trị hợp đồng này. 
- Nếu bên B thông báo hủy hợp đồng sẽ phải thanh toán lại cho bên A số tiền đã 
nhận lần 1 (nếu có) và bồi thường cho bên A như sau : 
+ Trước 03 ngày : bồi thường 50% giá trị hợp đồng . 
+ Trước 01ngày : bồi thường 100% giá trị hợp đồng . 
+ Trước giờ khai mạc chương trình sẽ phải bồi thường 200% giá trị hợp đồng này. 
Điều 5. Điều khoản chung 
- Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng, nếu có vấn đề 
phát sinh hai bên phải kịp thời thông báo cho nhau biết và bàn bạc tích cực giải quyết trên cơ 
sở thương lượng. Trường hợp có tranh chấp không tự giải quyết được thi hai bên sẽ khiếu nại 
tới Tòa án kinh tế TP.HCM và quyết định của Tòa án là phán quyết cuối cùng.Các chi phí về 
thẩm định, kiểm tra, xác minh và lệ phí do bên có lỗi chịu. 
- Hai bên đã xem xét kỹ các điều khoản trong hợp đồng này và đồng ý cùng nhau ký kết. 
- Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày ký đến ngày thanh toán và thời gian kết thúc nội 
dung chương trình như đã nêu trên đây ( Điều 1). 
- Hợp đồng này được làm thành 03 bản, bên A giữ 02 bản , bên B giữ 01 bản và tất cả 
đều có giá trị như nhau. 
 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 
 238 
Phụ lục 2.8. Thông báo thực hiện khuyến mại 
------------------------------------------------------------------------------------------------- 
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & 
DU LỊCH ETV 
Số: 234/TB 
----------- 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
------------------ 
Hà Nội, ngày. tháng.. năm 2008 
THÔNG BÁO THỰC HIỆN KHUYẾN MẠI 
Kính gửi: SỞ THƯƠNG MẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI 
- Tên Doanh nghiệp : 
- Địa chỉ trụ sở chính: 
- Điện thoại: Fax 
- Mã số thuế: 
- Số tài khoản: 
Văn phòng Asiasoft Hà Nội 
Địa chỉ: 
Đại Diện: Chức Vụ: 
Giấy phép đăng ký kinh doanh số: ..do Sở Kế hoạch và đầu tư cấp ngày 
 tháng ..năm .. 
- Người liên hệ:  Điện thoại: . 
Căn cứ Luật Thương mại, Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày 4 tháng 4 năm 2006 của 
Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về hoạt động xúc tiến thương mại, Thông tư 
liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06 tháng 7 năm 2007 hướng dẫn thực hiện một số 
điều về khuyến mại và hội chợ, triển lãm thương mại, .. thông báo 
chương trình khuyến mại như sau: 
Tên chương trình khuyến mại: " ..". 
Địa bàn khuyến mại:  
Hình thức khuyến mại: . 
Thời gian khuyến mại: .. 
Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: . 
 239 
Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: . 
Khách hàng của chương trình khuyến mại: .. 
Cơ cấu giải thưởng: (tài liệu đính kèm) 
Tổng giá trị hàng hóa dùng để khuyến mại: . VNĐ 
Nội dung chi tiết của chương trình khuyến mại: (thông tin đính kèm) 
Công ty .. thông báo đến Quý Cục và cam kết thực hiện đúng và 
hoàn toàn chịu trách nhiệm về chương trình khuyến mại trên theo các qui định của pháp luật 
hiện hành. 
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP 
(Đóng dấu và ghi rõ họ và tên) 
. 
 240 
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 
- Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 
2007 
- Special Events: Best Practices in Modern Event Management 
(Hospitality, Travel & Tourism) 
- Event Risk Management and Safety by Peter E. Tarlow in Front Matter 
- Event Sponsorship (The Wiley Event Management Series) by Bruce E. 
Skinner in Front Matter 
- Event Marketing: How to Successfully Promote Events, Festivals. 
- Conventions, and Expositions (The Wiley Event Management Series) 
(Hardcover) by Leonard H. Hoyle 
- Festival and special event management- Johnny Allen, William O’toole, 
Ian McDonnell, Robert Harris- Wiley Australia Tourism Series 
- Các trang web tiếng Việt: www.vneconomy.vn ; www.sukien24.com ; 
www.tochucsukienvip.com ; www.dulichcaocap.vn ; 
www.vietnamtourism.edu.vn ; prclub.com.vn ; www.tuoitre.com.vn ; 
www.f-event.com.vn ; www.alogroup.com.vn ; vietnammarcom.edu.vn 
my.opera.com ; www.htc.edu.vn... 
- Các trang web tiếng Anh:  ; www.event-
management-uk.co.uk ; www.eventsvietnam.com ; www.eventeducation.com ; 
www.wikipedia.org ; www.businessdictionary.com ; www.effectiveevents.com ; 
www.worldevents.com ; news.xinhuanet.com ; www.alsacreations.com ; 
www.gchagnon.fr/.../evenements.html ; www.organisateurevenement.com ; 
www.dia.unisa.it/ ; www.gfi-italia.com ; www.intuit.ru/ ;  ;