Giáo trình Soạn thảo văn bản

UBND TỈNH LÂM ĐỒNG 
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐÀ LẠT 
GIÁO TRÌNH 
MÔN HỌC: SOẠN THẢO VĂN BẢN 
NGHỀ: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP 
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐNĐL ngày tháng.... năm 
 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Đà Lạt 
(LƯU HÀNH NỘI BỘ) 
Đà Lạt, năm 2017 
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được 
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. 
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh 
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 
LỜI GIỚI THIỆU 
Vài nét về xuất xứ giáo trình: 
 Giáo trình này được viết theo Kế hoạch số 1241/KH-CĐNĐL ngày 30 
tháng 12 năm 2016 của Trường Cao đẳng nghề Đà Lạt về việc triển khai xây dựng 
chương trình đào tạo theo Luật Giáo dục nghề nghiệp để làm tài liệu dạy nghề 
trình độ trung cấp. 
Quá trình biên soạn: 
 Trên cơ sở tham khảo các giáo trình, tài liệu về quy trình soạn thảo 
văn bản trong kinh doanh, kết hợp với các thông tư hướng dẫn về nguyên tắc soạn 
thảo văn bản, giáo trình này được biên soạn có sự tham gia tích cực của các giáo 
viên có kinh nghiệm, cùng với những ý kiến đóng góp quý báu của các chuyên gia 
về lĩnh vực hành chính, văn bản. 
Mối quan hệ của tài liệu với chương trình, mô đun/môn học: 
 Căn cứ vào chương trình đào tạo nghề Kế toán Doanh nghiệp cung 
cấp cho người học những kiến thức cơ bản về nguyên tắc soạn thảo các văn bản 
trong doanh nghiệp, từ đó người học có thể vận dụng những kiến thức này để soạn 
thảo các văn bản trong kinh doanh theo đúng quy định, chuẩn mực 
Cấu trúc chung của giáo trình soạn thảo văn bản gồm 5 chương: 
Chương 1: Khái quát chung về văn bản 
Chương 2: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, bản sao văn bản 
Chương 3: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày Quyết định, Biên bản, Tờ Trình, 
Báo cáo, Công văn hành chính. 
Chương 4: Kỹ thuật soạn thảo và trình bày hợp đồng thương mại 
Chương 5: Thư thương mại 
Giáo trình được biên soạn trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước và 
tham khảo nhiều tài liệu liên quan có giá trị. Song chắc hẳn quá trình biên soạn 
không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Ban biên soạn mong muốn và thực sự 
cảm ơn những ý kiến nhận xét, đánh giá của các chuyên gia, các thầy cô đóng góp 
cho việc chỉnh sửa để giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. 
Lâm Đồng, ngàythángnăm 
Chủ biên 
Đỗ Trịnh Hoài Dung 
MỤC LỤC 
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN ............................................. 1 
1 Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản ................................... 1 
1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. ................ 1 
1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. ............................................................. 2 
2 Phong cách ngôn ngữ hành chính, công vụ ...................................................... 7 
2.1 Khái niệm phong cách ngôn ngữ. ..................................................................... 7 
2.2 Phân loại phong cách ngôn ngữ. ....................................................................... 8 
2.3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ .............................. 8 
3 Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong văn bản hành chính, công vụ. .................... 11 
3.1 Từ, ngữ trong văn bản hảnh chính – công vụ. ................................................. 11 
3.2 Câu trong văn bản hành – công vụ. ................................................................ 12 
3.3 Đoạn văn và cấu trúc đoạn văn trong văn bản hành chính – công vụ. ............. 13 
3.4 Cấu trúc văn bản hành chính – công vụ. ......................................................... 14 
4 Yêu cầu đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản ...................................... 14 
4.1 Nội dung văn bản phải hợp hiến và hợp pháp. ................................................ 14 
4.2 Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức quy định. ................................... 14 
4.3 Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định. .............................. 15 
4.4 Văn bản phải đảm bảo tính khả thi ................................................................. 15 
4.5 Văn bản phải được trình bày theo phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ.15 
5 Các bước soạn thảo và ban hành văn bản. ...................................................... 15 
5.1 Bước chuẩn bị. ............................................................................................... 16 
5.2 Bước làm dàn bài và đề cương. ...................................................................... 16 
5.3 Bước viết thành văn. ...................................................................................... 16 
5.4 Bước duyệt và ký văn bản. ............................................................................. 16 
5.5 Bước hoàn chỉnh, ban hành và triển khai văn bản. ......................................... 17 
Chương 2: THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, BẢN SAO 
VĂN BẢN ........................................................................................................... 18 
1 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................................................... 18 
1.1 Quốc hiệu ....................................................................................................... 18 
1.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản .......................................................... 18 
1.3 Số, ký hiệu của văn bản .................................................................................. 20 
1.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản ............................................ 21 
1.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản..................................................... 23 
1.6 Nội dung văn bản ........................................................................................... 24 
1.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền .................... 26 
1.8 Dấu của cơ quan, tổ chức ............................................................................... 29 
1.9 Nơi nhận ....................................................................................................... 29 
1.10 Các thành phần khác ............................................................................... 30 
2 Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản .............................................. 34 
2.1 Thể thức bản sao ............................................................................................ 34 
2.2 Kỹ thuật trình bày ........................................................................................... 37 
2.3 Một số ứng dụng của Microsoft Word ............................................................ 46 
Chương 3: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY QUYẾT ĐỊNH, 
BIÊN BẢN, TỜ TRÌNH, BÁO CÁO, CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH. .............. 75 
1 Quyết định ...................................................................................................... 75 
1.1 Khái niệm ....................................................................................................... 75 
1.2 Thẩm quyền ban hành. ................................................................................... 75 
1.3 Cấu trúc của quyết định. ................................................................................. 75 
1.4 Mẫu trình bày quyết định. .............................................................................. 77 
2 Biên bản ....................................................................................................... 108 
2.1 Khái niệm. .................................................................................................... 108 
2.2 Phân loại biên bản. ....................................................................................... 108 
2.3 Phương pháp ghi biên bản. ........................................................................... 108 
2.4 Cấu trúc của biên bản. .................................................................................. 108 
2.5 Mẫu trình bày biên bản. ................................................................................ 109 
3 Tờ trình ........................................................................................................ 124 
3.1 Khái niệm. .................................................................................................... 124 
3.2 Yêu cầu của tờ trình. .................................................................................... 124 
3.3 Cấu trúc của tờ trình. .................................................................................... 124 
3.4 Mẫu trình bày tờ trình. ................................................................................. 124 
4 Báo cáo ........................................................................................................ 131 
4.1 Khái niệm ..................................................................................................... 131 
4.2 Yêu cầu của báo cáo. .................................................................................... 131 
4.3 Phân loại báo cáo. ........................................................................................ 131 
4.4 Phương pháp soạn thảo báo cáo. .................................................................. 131 
4.5 Mẫu trình bày báo cáo. ................................................................................. 132 
5 Công văn hành chính .................................................................................... 136 
5.1 Khái niệm. ................................................................................................... 136 
5.2 Các loại công văn hành chính. ...................................................................... 137 
5.3 Đặc điểm của công văn hành chính. ............................................................. 137 
5.4 Phương pháp soạn thảo công văn hành chính. .............................................. 137 
5.5 Nội dung cụ thể của một số loại công văn hành chính. ................................. 138 
5.6 Mẫu trình bày công văn hành chính. ............................................................ 139 
Chương4: KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY HỢP ĐỒNG 
THƯƠNG MẠI ................................................................................................ 157 
1 Khái niệm. ................................................................................................... 157 
2 Điều kiện của hợp đồng................................................................................ 157 
3 Hiệu lực của hợp đồng. ................................................................................ 157 
4 Phân loại hợp đồng....................................................................................... 157 
5 Phân biệt hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại .................................... 157 
6 Cấu trúc của hợp đồng. ................................................................................ 159 
7 Mẫu trình bày một số loại hợp đồng dân sự, thương mại thông dụng. .......... 162 
Chương 5: THƯ THƯƠNG MẠI .................................................................... 215 
1 Cấu trúc thư thương mại............................................................................... 215 
2 Các quy tắc khi soạn thảo thư thương mại .................................................... 216 
2.1 Quy trình viết thư tín trong kinh doanh ........................................................ 216 
2.2 Kỹ năng viết thư tín hiệu quả ....................................................................... 216 
2.3 Kỹ năng viết thư tín cho thông điệp tích cực và trung lập............................. 218 
2.4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp ....................... 221 
3 Mẫu một số thư thương mại ......................................................................... 226 
 1 
Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN 
Mục tiêu: 
- Phân loại được các loại văn bản, bản sao văn bản 
- Sử dụng được ngôn ngữ tiếng Việt chính xác, theo đúng phong cách văn 
bản hành chính 
- Thực hiện được các bước soạn thảo văn bản 
1 Khái niệm văn bản. Phân loại văn bản, bản sao văn bản 
1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. 
 Khái niệm văn bản. 
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu 
hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứphương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt 
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác.Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là 
các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ 
quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại 
giấy tờ dùng để quản lývà điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ 
thị, thông tư, nghị quyết, quyết định,đề án công tác,báo cáo đều được gọi là văn 
bản. Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cáccơ 
quan, tổ chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo 
nghĩa hẹp nói trên. 
Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước. 
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ 
quan nhà nước có thẩm quyềnhoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền theo chức 
năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tínhquyền lực nhà nước, 
làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lý Nhà nước 
được sửdụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các quy 
phạm pháp luật thành văn bản nhằmquản lý xã hội. 
Khái niệm văn bản hành chính. 
Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không 
phải là sự quản lý thông thường củabất kỳ một chủ thể nào dối với bất kỳ một đối 
tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay,khái niệm này 
dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một 
cơ quan, tổchức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được sử 
dụng với nghĩa là văn bản dùng làmcông cụ quản lý và điều hành của các nhà quản 
 2 
trị nhằm thực hiện nhiệm giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới 
dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính – công vụ. 
1.2 Phân loại văn bản và bản sao văn bản. 
a. Phân loại văn bản. 
Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo 
văn bản lựa chọn loại văn bản phùhợp với mục đích sử dụng của mình, vì mỗi loại 
văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chứcnăng khác nhau.Văn bản 
phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ 
thể ban hành văn bản,chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình 
thức của văn bản. 
Theo nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính 
phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp 
luật và hệ thống văn bản hành chính.– Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật:Văn 
bản quy phạm pháp luật là loại văn bản thể hiện những quyết định quản lý Nhà 
nước do các cơ quan nhànước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trình 
tự do pháp luật quy định, thể hiện ý chí nhà nước,mang tính bắt buộc chung, buộc 
các đối tượng có liên q ...  chúng ta đã sẵn sàng 
thực hiện cách trực tiếp. Sau đây là một số điều cần chú ý trong từng phần của sơ 
đồ phát thảo thu theo cách trục tiếp: 
Phần mở đầu 
Trong cách trực tiếp, nên đưa thông tin tích cực hay trung lập ngay phần mở 
đầu của bảng ghi nhớ hay thư nội bộ - dòng chủ đề hay đoạn đầu của thông điệp. 
Đặc biệt là trong thư nội bộ hay email, dòng tiêu đề có thế được dùng đế thế hiện 
một tin tốt. Đồng thời nên đưa ra những thông tin tích cực ngay lập tức, nên lạc 
quan, mạch lạc, sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh và nên chú trọng vào lợi ích của 
người nhận. 
Câu đầu tiên của đoạn văn đầu nên chứa đựng những thông tin mà có lợi 
nhất cho người nhận. Chỉ nên sử dụng những từ ngữ tích cực cho việc diễn giải 
thông tin. Đoạn văn mở đầu nên ngắn gọn nhưng phải đủ sức nhấn mạnh. Sự quan 
 221
tâm của người nhận sẽ được gợi lên nếu lợi ích của những thông tin tốt đó được 
nhấn mạnh ngay trong phần mở đầu. Để cho mạch lạc, dễ hiểu, thông tin phải được 
truyền đạt sao cho người nhận biết được yêu cầu nào, đơn hàng, họp đồng hay giao 
dịch nào trước đó đang được đề cập đến. Thông tin này có thể để ở dòng chú thích. 
Phần giải thích 
Đoạn thứ hai của thông điệp thế hiện theo cách trực tiếp sẽ là phần giải 
thích. Phần này sẽ đưa ra những thông tin thêm vào liên quan đến những thông tin 
tích cực hay trung lập đã được đề cập trong phần mở đầu. Phần giải thích này phải 
căn cứ vào sự thật và do đó cần phải được thế hiện một cách khách quan, đồng thời 
phần giải thích cũng nên ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ chi tiết mà 
người nhận cần. Phần này cũng nên thế hiện một sự lạc quan. 
Thúc đẩy hành động (nếu thích hợp) 
Trong phần này, người viết cố gắng thuyết phục người đọc thực hiện một 
hành động cụ thế. Phần này có thế sẽ rất hữu ích trong nhiều loại thông điệp tích 
cực và trung lập nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có. Những trường 
họp nên thúc đấy hành động là: thư xác nhận một số tiền trả sau, thư thông báo cho 
sinh viên về việc được nhận vào học theo một chương trình nào đó, hoặc là những 
thông điệp duyệt một yêu cầu. Những trường họp không nên thúc đấy hành động 
bao gồm: thư đề nghị, và thông điệp đồng ý nhận lời phát biếu tại một cuộc họp. 
Phần thúc đẩy nên theo sau phần giải thích. Tùy theo chiều dài và loại thông 
điệp, phần thúc đẩy hành động có thế là một đoạn riêng biệt hoặc là sẽ được kết 
họp với phần kết. Lời đề nghị nên phù hợp với tình huống, nếu có thể và thích đáng 
thì nên đưa ra nhiều sự lựa chọn cho người nhận. Lời đề nghị hành động có thế nói 
về một doanh số sắp thực hiện ra hay là một sản phẩm mới. Nên nhân cách hóa lời 
đề nghị đế thuyết phục người nhận rằng đây sẽ là điều có lợi nhất khi họ hành động 
ngay lập tức. 
Phần này là đoạn văn cuối cùng của thông điệp. Mục đích chính của phần 
này là xây dựng thiện chí. Xây dựng thiện chí cá nhân và nên lạc quan. Phần này 
có thể là một lời cảm kích về sụ phục vụ của nhân viên, hoặc là về một thương vụ 
của khách hàng. Phần kết cũng phải bám sát vào chủ đề, hoặc nó sẽ thống nhất 
thông điệp bằng tiếp theo những thông tin tốt đã đuợc đưa ra ở phần mở đầu. Phần 
kết trong những thông điệp mang tính tích cực hay trung lập thường ngắn và nên 
tránh giọng văn rập khuôn, sáo rỗng. 
2.4 Một số thông điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp 
Thư hỏi thông tin: đôi khi doanh nhân cần có một số thông tin bằng cách gửi 
thư theo một mẫu nào đó. Thư hỏi thông tin thường trung lập nên được viết theo 
 222
cách trực tiếp. Thông tin cần có có thế liên quan đến một sản phẩm, dịch vụ hay 
một người nào đó. Thư hỏi về một dịch vụ hay sản phẩm phải được viết sao cho 
người nhận cảm thấy vui vẻ khi trả lời. Những thông tin cần biết được trình bày 
dạng liệt kê sẽ giúp người nhận trả lời dễ dàng hơn. Phần tiếp theo nên cung cấp đủ 
thông tin đế người nhận có thế trả lời tốt nhất. Kết thúc thư bằng yêu cầu hành 
động. Thư hỏi hàng thường không có phần thúc đấy mang tính cá nhân. 
Phê duyệt yêu cầu: nói lên mong muốn của người viết và thường yêu cầu trả 
lời. Nhà quản trị nhận được yêu cầu của khách hàng, nhân viên, và những người 
khác. 
Trình bày đúng cách thư yêu cầu có thể xây dựng thiện chí trong một tổ 
chức. 
Khiếu nại: bao gồm những yêu cầu đổi hàng, hoàn trả tiền do hàng hóa bị lỗi 
hay bị hư hỏng, và các biện pháp sửa chữa đối với dịch vụ hay việc làm không 
hoàn hảo. Để nhấn mạnh thông điệp khiếu nại, chúng ta nên dùng cách diễn đạt 
trực tiếp. 
Thư điều chỉnh: các doanh nghiệp khi nhận được khiếu nại nên trả lời nhanh 
nhằm giữ được thiện chí của khách hàng. Hồi đáp tích cực cho một khiếu nại là thư 
điều chỉnh. Các khiếu nại hợp pháp cần được giải quyết ngay. Thư xác nhận khiếu 
nại là thông điệp tích cực và nên được diễn đạt bằng cách trực tiếp với thông tin 
tích cực - điều chỉnh. 
 Thư mời 
Trường hợp sử dụng Thư mời 
Trong kinh doanh, thư mời là một yêu cầu về sự hiện diện của một cá nhân 
và được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Mời những nhân viên tới một 
cuộc họp xã giao nhỏ, mời những thành viên nối tiếng trong cộng đồng tham dự sự 
kiện nhằm gây quỹ và mời những người đứng đầu thành phố và chọn các khách 
hàng tới nhà mở của công ty, là tất cả những ví dụ của Thư mời mà được sử dụng 
trong các hoạt động giao tiếp kinh doanh. 
Nếu tổ chức tiệc trong phạm vi gia đình hoặc người thân thì chỉ cần gọi điện 
thoại nhưng với bữa tiệc khá lớn, đối tượng mời là bạn bè và những mối quan hệ 
xã hội thì việc gửi Thư mời là cần thiết. Không chỉ bày tỏ sự tôn trọng, thư mời 
còn giúp người khách được mời hiểu rõ mục đích của bữa tiệc để quyết định việc 
đi một người hay hai người, ăn mặc ra sao, có cần quà cáp hay không vì rất có thế 
khách sẽ ngại hỏi bạn. Trong Thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điếm cụ thế. 
Cấu trúc một Thư mời 
1 ■ Tên của những người tổ chức 
 223
Trong một Thư mời trang trọng, tên của những người tố chức phải được viết 
rõ ràng. Trong một Thư mời thân mật, có thế chấp nhận việc sử dụng tên họ viết tắt 
hoặc ngay cả tên riêng. Một quy nên nhớ là người thực hiện hành động mời không 
phải là một tố chức hoặc đoàn thế. Khi có nhiều người cùng tố chức, tên của thảnh 
viên có cấp bậc cao hơn được đặt đầu tiên. Nếu có một nhóm lớn của những người 
tổ chức có cấp bậc không khác biệt nhiều, hãy xếp họ theo thứ tự abc. 
2, Cách diễn dạt Thư mời 
"Chúng tôi rất hân hạnh khi có sự hiện diện của quý vị tại" là phong cách 
trang trọng nhất. ít trang trọng hơn là các nhóm từ, thảnh ngữ “ mời bạn tới” hoặc “ 
chân thảnh mời bạn tới...” 
3 ■ Loai sự kiện 
Đây có phải là một bữa tiệc chiêu đãi, tiệc đứng, lễ khánh thành, w... 
Mục đích của sự kiện 
Một Thư mời hiệu quả chứa đựng một mục đích. Mục đích là cách giao thiệp 
tốt nhất bằng cách sử dụng một nhiệm vụ hoặc hành động cụ thế: “đế gặp”, “đế tố 
chức”, “để tưởng niệm”, “ để khánh thành”, “để chúc mừng”, “để thông báo”, vv... 
Ngày tháng 
Ngày tháng luôn luôn được viết bằng chữ trong một Thư mời trang trọng. Và 
ngày tháng được viết với hình thức đơn giản hơn trên một Thư mời ít trang trọng 
hơn (một bữa tiệc chiêu đãi thân mật,...) 
Địa diểm 
Nếu địa điểm là một nơi gặp mặt quen thuộc trong thành phố, không cần 
thiết đế đưa tên đường và thành phố vào thư. Tuy nhiên, nếu nơi gặp mặt có nhiều 
phòng khác nhau, hãy đưa tên của phòng mà buối lễ sẽ diễn ra trên Thư mời. 
Khi những khách mời đến từ bên ngoài thành phố, luôn luôn viết tên của nơi 
gặp mặt, tên đường và thành phố trên Thư mời. 
Những chỉ dẫn đặc biệt 
Thông báo sự sắp xếp đặc biệt cho việc đậu xe: có nhân viên phục vụ và bãi 
đậu xe không? 
Hỗ trợ cho việc đi đến nơi diễn ra sự kiện: đính kèm theo bản đồ 
Thông báo sự sắp xếp khi có vấn đề về thời tiết: 
+ Trong trường họp thời tiết khắc nghiệt, làm ơn gọi XXX-XXX-XXXX 
Thông báo về trang phục yêu cầu: đế tránh những câu hỏi về trang phục 
Nơi để hồi dáp 
 224
Những lá thư “RSVP” (viết tắt của tiếng Pháp cho “làm ơn hồi âm”) nên 
được đặt ở góc bên tay trái phía bên dưới của Thư mời, với thông tin về người liên 
lạc nằm ở phía dưới. 
Một tập quán phổ biến là đính kèm theo một thư RS VP đã được in sẵn và 
làm cho phù hợp với phong bì trong Thư mời. Thư mời, phong bì, thư RSVP, và 
phong bì gửi lại nên cùng một loại giấy, phong chữ và màu sắc nếu có thể. 
Thư RSVP nên cung cấp khoảng trống cho người hồi đáp đế viết tên của họ, 
một khoảng trống đế chấp nhận hay từ chối, và đế viết số điện thoại của họ. Thư 
nên bao gồm cả thời hạn cho việc hồi âm. 
Tên sự kiện, ngày tháng, địa điếm và thời gian diễn ra cũng nên liệt kê trên 
thư. Tên và địa chỉ của người hay phòng ban nhận những thư hồi đáp nên đưa vào 
(tốt nhất là được in trước) trên phong bì của thư hồi đáp. 
 225
Kính gửi: Toàn thể cổ đông và Cán bộ công nhân viên Công ty CP đầu tư 
phát triển Truyền hình Hà Nội. ' ' 
Nhân dịp Xuân mới, thay mặt Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty 
CP đầu tư phát triển truyền hình Hà Nội - HiTV, tôi xin gửi tới toàn thể cổ đông và 
Cán bộ công nhân viên cùng gia đình lời chúc năm mới an khang thịnh vượng 
Năm 2016 vừa qua đánh dấu sự kiện quan trọng von cnung ta, đó là sự ra đời 
của Công ty Cp đầu tư phát triển truyền hlnh Hà Nội - HiTV. Bước sang 2017, HiTV 
sẽ tiếp tục nỗ lực phấn đấu không ngừng vì sự phát triển 
Nhân dịp Xuân về, tôi xin trân trọng cảm ơn sự quan tam sau sac cua các cấp 
lãnh đạo đối với sự phát triển của công ty. Xin cảm ơn những đóng góp của các quý 
cổ đông và đặc biệt xin cảm ơn toàn thể Cán bộ công nhân viên đã nỗ lực cống hiến 
cho sự nghiệp xây dựng và phát triển chung. 
Xin kính chúc toàn thể cổ đông và cán bộ công nhân viên một năm mới 
thành công hạnh phúc 
TM Hội Đồng 
Quản Trị 
Nguyễn Tiến Dũng 
 226
3 Mẫu một số thư thương mại 
Cửa hàng lưu niệm HANAH 
345 Cách Mạng Tháng Tám, Q.3, TP. Hồ Chí Minh 
ĐT: (08) 843.0016, Fax: (08) 843.0018 
Ngày 23/02/2008 
Bà Nguyễn Nam Nguyên Công ty Phân phối Hàng Lưu Niệm 456 Nguyễn 
Công Trứ, Q.1 TP. Ho Chí Minh 
Thưa Bà, 
Công ty của bà đã cung cấp cho cửa hàng chúng tôi nhiều sản phẩm lưu niệm 
chất lượng và độc đáo trong suốt 15 năm qua. Vào ngày 25 tháng giêng vừa rồi, tôi 
có đặt hàng một con búp bê Fortune Teller giá 2.700 đô-la. Một trong những khách 
hàng của tôi muốn mua con búp bê này để làm quà sinh nhật cho vợ ông ta. 
Con búp bê của đầu thế kỷ 18 này rất hiếm. Bà đã quảng cáo nó có chất lượng 
như các vật trong bảo tàng với gỗ và sơn nguyên thủy. Sau khi kiểm tra, thì thật 
đáng tiếc là lớp sơn trên con búp bê bị bong ra. Phần sơn này đã làm giảm hẳn đl 
glá trị của con búp bê glả cổ này. 
Khách hàng của tôi vẫn muốn mua con búp bê nhưng không đồng ý thanh 
toán theo giá gốc. ông ta cho rằng phần sơn bong ra đã làm giảm giá trị con búp bê 
hết 300 đô-la; vì vậy, tôi đề nghị bà hoàn trả lạl số tiền này. Nếu việc hoàn trả một 
phần này không thực hiện được, tôi sẽ trả lạl con búp bê và mong muốn nhận lạl đủ 
số tiền 2.700 đô-la. 
Vui lòng điện thoại cho tôi hoặc fax cho tôi quyết định của bà vào ngày 
05/03/2008 để khách hàng của tôi được có được thông tin chính xác. 
Thân mến 
TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU TIM 
 155 Nguyễn Tri Phương, P.14, Q.10 TP. Ho Chí Minh 
ĐT : (08) 865.1232 ; Fax : (08) 865.1233 
Ngày 15/07/2008 
Ông Thái Minh Sâm 
Trưởng Khoa Tim Mạch Bệnh Viện Chợ Rẫy 
215 Nguyễn Chí Thanh, Q.5 TP. Ho Chí Minh 
Thưa ông, 
 227
Mỗi năm, hàng ngàn người chết vì nhồi máu cơ tim. Nhiều bác sĩ cho rằng 
huyết áp cao hay/và tỉ lệ cholesterol trong máu cao dẫn đến nhồi máu cơ tim. 
Huyết áp và cholesterol có thể hạ thấp nhờ vào chế độ ăn kiêng và tập thể dục 
thích hợp. Các bác sĩ ở Trung tâm Nghiên Cứu Tim đang làm một nghiên cứu để 
xác định chế độ ăn kiêng và tập thể dục tốt nhất có lợi cho các cá nhân. 
Trung Tâm Nghiên Cứu Tim đang tìm những người tình nguyện tham gia vào 
dự án nghiên cứu này. Những cá nhân tình nguyện vui lòng liên hệ với cô Trâm, số 
điện thoại nhánh là 136, trước ngày 25/07/2008. Cô Trâm sẽ trả lời các câu hỏi của 
quý vị liên quan đến dự án nghiên cứu. 
Trân trọng kính chào. 
PARADISE TRAVEL 
428 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.1, TP. Hồ Chí Minh 
ĐT: (08) 821.3333, Fax: (08) 821.3334 
Website: www.paradise-travel.CO ; Email: info@paradise-travel.com 
Ngày 18/03/2008 
Ông Bà TRẦN LANG 
289 Nguyễn Thái Bình, Q.1 TP. Ho Chí Minh 
Ông Bà Trần thân mến, 
MÙA XUÂN SÔI NỐI VỚI GOLF! 
Mùa xuân là thời gian của một sự bắt đầu mới! Hãy đến thưởng thức cuộc 
thi vô địch Sanddollar Golf tại Hilton Head. Ba ngày xuân sôi nổi với golf, tennis 
và thư giản sẽ làm mới lạl cuộc sống của quý vị. Hãy thưởng thức ba ngày với golf 
và tennis và hai đêm thư giản ở khách sạn Sanddollar sang trọng chỉ với 750 đô-la 
cho hai người. 
Sân golf 18 lỗ Sanddollar là một thử thách tuyệt diệu cho sự chính xác. Các 
chướng ngại vật là những hồ nước nhỏ và những bồn hoa làm tăng thêm vẻ đẹp 
thiên nhiên của sân golf. Phong cảnh tuyệt vời của sân golf và thời tiết dễ chịu của 
tháng 3 làm cho mỗi ngày đều là thiên đường của người chơi golf. 
Thêm vào việc tận hưởng ở sân golf sang trọng, quý vị có thể chơi tennis ở 
12 sân, bơi lội ở 3 hồ bơi, thư giản ở 3 phòng xông hơi hoặc tập thể dục ở phòng 
tập thể hình, hay là khiêu vũ ở một khán phòng thật lãng mạn. Quý vị có thể 
thưởng thức nhiều món ăn từ cá tươi, thịt bò, mì Ý đặc biệt, và các món rau trộn 
ngon tuyệt ở nhà hàng của chúng tôi. 
 228
Vui lòng đặt phòng cho mùa xuân sôi động và thư giản này bằng cách gọi 
chúng tôi theo số (08)821.3333. Nếu quý vị chọn những thuận lợi của mùa xuân 
sôi động này, quý vị sẽ nhận được 4 coupon cho bữa tối miễn phí tại các nhà hàng 
của chúng tôi. 
Chào thân ái, 
Trần Việt Phương 
Giám Đốc Kinh Doanh 
SACOMBANK Chi nhánh 8 Tháng 3 
192-194 Lý Thường Kiệt, Q. Tân Bình 
TP. Hồ Chí Minh 
ĐT: (08) 9715354, Fax: (08) 971.2040 
Ngày 13/06/2008 
Bà Nguyễn Thu Trang 
138À/1 Tô Hiến Thành, P.15, Q.10 
TP. Hồ Chí Minh 
Kính thưa Bà, 
Chúng tôi rất hoan nghênh bà về ý định đầu tư vào căn nhà riêng của mình. 
 Chúng tôi cũng rất vui vì bà đã chọn ngân hàng Sacombank để vay tiền 
mua nhà. 
Báo cáo tình hình tín dụng của bà cho thấy bà có một hồ sơ nghề nghiệp vững 
chắc và thanh toán hóa đơn nhanh. Đơn xin vay nợ của bà cho biết rằng bà có 
mong ước tạo dựng một tài sản và đồng thời hạn chế những khoản nợ của mình. 
Tuy nhiên, theo quy định vay tiền phải thế chấp, công ty bảo hiểm tín dụng 
cho vay của chúng tôi yêu cầu phải có một mối tương quan giữa khoản cho vay 
được bảo hiểm và thu nhập của người xin vay. Yêu cầu đó là việc thanh toán món 
nợ hàng tháng không vượt quá 25% tổng số thu nhập gộp hàng tháng. Vì khoản 
thanh toán nợ hàng tháng của bà vượt quá yêu cầu này cho nên bà có thể hiểu tại 
sao chúng tôi cảm thấỵ gánh nặng tài chính của khoản cho vay này không đáp ứng 
mối quan tâm lớn nhất của bà được. 
Nếu bà sắp xếp được thì hãy ghé qua văn phòng của tôi, tôi sẽ rất vui được 
nghiên cứu khoản cho vay phù hợp với thu nhập của bà. Trong thời gian tới khi thu 
nhập của bà tăng lên thì bà sẽ có thể cải thiện tình hình tài chính của mình để 
chúng tôi có thể giúp bà mua một căn nhà lớn hơn. 
 229
Xin mời bà đến thăm chúng tôi bất cứ ngày làm việc nào từ 10h sáng đến 4 
giờ chiều. Chúng tôi thành thật muốn giúp bà đầu tư vào căn nhà riêng của bà. 
Thân ái chào bà,