Giáo trình Quản rị hành chính văn phòng - Quản trị hành chính văn phòng (Phần 1)

1 
TRƢỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN 
KHOA THƢ VIỆN - VĂN PHÒNG 
Giáo trình: 
QUẢN RỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
Phần: 
NGHIỆP VỤ 
 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 
(Lƣu hành nội bộ) 
Thành phố Hồ Chí Minh, 2014 
2 
Chƣơng 3. 
CÁC NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CƠ BẢN 
Văn phòng là một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan, tổ chức, doanh 
nghiệp với chức năng, nhiệm vụ tƣơng đối rộng nhƣ đã trình bày ở chƣơng 1. Để thực 
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì văn phòng đƣợc bố trí một đội ngũ nhân sự 
phù hợp với khối lƣợng công việc, với các yêu cầu nghiệp vụ ngày càng cao. Điều đó 
đặt ra yêu cầu để quản trị đƣợc văn phòng thì cần phải nắm vững các nghiệp vụ hành 
chính văn phòng căn bản nhƣ quản trị thông tin, công tác văn thƣ – lƣu trữ, quản trị 
nhân sự để có thể quản lý và điều hành văn phòng đƣợc hiệu quả. Trong chƣơng này 
đề cập tới các nghiệp vụ hành chính văn phòng đƣợc thực hiện phổ biến trong các cơ 
quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam cũng nhƣ các nƣớc trong khu vực. 
3.1. Quản trị thông tin 
3.1.1. Thông tin 
3.1.1.1. Khái niệm. 
Thông tin là một đối tƣợng thƣờng dùng nhất. Có nhiều loại thông tin khác 
nhau, mỗi loại thông tin đều có cách hiểu riêng về phạm vi, hiệu quả cũng nhƣ vai trò 
tác dụng nhất định. Hiểu một cách đơn giản nhất thông tin là sự trao đổi giữa con 
ngƣời với môi trƣờng để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con ngƣời. 
Từ các quan điểm khác nhau, chúng ta có thể nêu ra một khái niệm mang tính 
khoa học hơn về thông tin; "thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa được sử dụng để 
biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có được 
những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn". 
3.1.1.2. Phân loại thông tin. 
Hàng ngày tại văn phòng phải tiếp nhận và phân phối rất nhiều loại thông tin 
khác nhau. Thông tin và quá trình thông tin trong các doanh nghiệp là hết sức quan 
trọng, phức tạp, phong phú và đa dạng. Muốn thực hiện công việc một cách khoa học, 
3.0. Khái quát 
3.1. Quản trị thông tin 
3.2. Quản trị nguồn nhân lực 
3.3. Quản trị dự án 
3.4. Quan hệ công chúng 
3.5 Tổ chức hội nghị, hội họp; tổ chức sự kiện 
3.5. Kĩ thuật soạn thảo văn bản 
3.6. Quản lí văn bản tài liệu 
3.7. Lễ tân, giao tiếp hành chính 
3.8. Một số công việc hành chính khác 
3.9. Tóm tắt 
3.10. Thực hành 
3 
tránh chồng chéo thì phân loại luồng tin là nhiệm vụ hết sức quan trọng trong quá trình 
quản trị. 
Có nhiều cách phân loại thông tin, tùy theo mục đích, yêu cầu của chủ thể quản 
lý thông tin, tuỳ trƣờng hợp, hoàn cảnh cụ thể. 
* Phân loại theo nguồn thông tin 
- Thông tin bên ngoài: bao gồm những thông tin về kinh tế, chính trị, xã 
hội, các chính sách, định hƣớng nhà nƣớc 
- Thông tin nội bộ: những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán tài chính, 
sản xuất, dự trữ 
* Phân loại theo tính chất đặc điểm sử dụng 
- Thông tin tra cứu: thông tin tra cứu là thông tin đƣa đến cho ngƣời tiếp 
nhận những nội dung có tính quy ƣớc, những căn cứ kinh nghiệm cho sự 
hoạt động điều hành. 
- Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự 
xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó để họ chủ động để sản 
xuất các biện pháp ứng xử có hiệu quả nhất. 
* Phân loại theo kênh tiếp nhận 
- Nguồn thông tin có hệ thống là nguồn thông tin đem đến cho ngƣời nhận 
theo thời gian đã định trƣớc và với những thông số quy ƣớc chung mang 
tính phổ cập (bản tin, công báo, báo cáo thống kêđƣợc duyệt, thông tin 
tình hình kinh doanh hàng tháng, hàng quý). 
- Nguồn thông tin không có hệ thống là nguồn thông tin đƣa đến cho 
ngƣời nhận không theo định kỳ, đột xuất nảy sinh trong quá trình sản 
xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trƣờng, mang tính chất ngẫu nhiên, 
tạm thời, nằm ngoài dự kiến của ngƣời nhận tin. 
* Phân loại theo đặc điểm và nội dung chuyên môn, theo lĩnh vực hoạt động 
- Luồng thông tin quy phạm pháp luật. 
- Luồng thông tin khoa học kỹ thuật. 
- Luồng thông tin chính trị - xã hội 
- Các luồng thông tin khác. 
3.1.1.3. Mô hình thông tin 
Đối với một tổ chức lớn thì mô hình thông tin trong quản trị sẽ phức tạp hơn. 
Để xây dựng mô hình thông tin quản trị trong mỗi tổ chức có hiệu quả thì thƣờng 
ngƣời ta có thể lựa chọn một trong những kiểu mô hình sau: 
- Mô hình thông tin tập trung: trong mô hình này tất cả các thông tin đến và đi 
đều đƣợc gom về một đầu mối là trung tâm thông tin. 
- Mô hình thông tin trực tiếp: trong mô hình tổ chức này thông tin gửi đi và 
nhận về đều đƣợc thực hiện trực tiếp giữa bên gửi và bên nhận. 
4 
- Mô hình thông tin phân tán: là mô hình thông tin đƣợc tập trung thu thập và 
xử lý theo từng đơn vị thành viên một. 
- Mô hình thông tin kết hợp: là mô hình kết hợp các kiểu tổ chức thông tin 
theo ba cách ở trên. 
Mỗi mô hình thông tin đều có những ƣu và nhƣợc điểm và điều kiện áp dụng 
riêng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và có 
hiệu quả nhất cho mình. 
3.1.1.4. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp 
Thông tin có một vai trò quan trọng trong quản trị. Nhiều công trình nghiên cứu 
đã chỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều 
không thể thiếu đƣợc là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu 
quả kinh doanh của việc đầu tƣ vào hệ thống thông tin thƣờng là rất cao. Chính vì thế 
mà ngày nay hầu nhƣ mọi công ty đều không tiếc tiền của đầu tƣ mua sắm những 
phƣơng tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất lƣợng hệ 
thống thông tin trong quản trị của mình. Vai trò của thông tin thể hiện rõ ở những 
phƣơng diện sau: 
 Vai trò trong việc ra quyết định 
Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của 
các nhà quản trị. Để ra đƣợc một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều 
thông tin. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu 
quả các vấn đề sau: 
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định. 
- Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh. 
- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định. 
- Lựa chọn các phƣơng án. 
 Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát 
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông 
tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phƣơng diện sau: 
- Nhận thức vấn đề; 
- Cung cấp dữ liệu; 
- Xây dựng các phƣơng án; 
- Giải quyết vấn đề; 
- Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc; 
- Kiểm soát. 
 Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro 
Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng 
ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì 
thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau: 
5 
- Phân tích. 
- Dự báo. 
- Xây dựng phƣơng án phòng ngừa rủi ro. 
Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thông tin là cơ sở quan 
trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành quản lý doanh nghiệp. Thông 
tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện kế hoạch đó đạt hiệu 
quả. Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng của doanh 
nghiệp. 
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống 
kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (nhƣ sản xuất, kinh doanh các sản 
phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trƣờng tiêu thụ, mở rộng và khai thác 
dịch vụ), thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết định, đối với 
các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trƣờng kinh doanh mang tính 
cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá. Với nhà lãnh đạo và quản lý 
các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã thể hiện và khẳng đinh vai trò trợ giúp tích 
cực không thể thay thế đƣợc. Bằng các phƣơng tiện thông tin đa dạng, ngày càng hiện 
đại con ngƣời có thể thƣờng xuyên thâu tóm đƣợc đầy đủ các thông tin thô, mới phát 
minh, đến những thông tin đã thông qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bƣớc phân tích, 
tổng hợp, phục vụ kịp thời và có hiệu quả. 
Ngày nay, thông tin đƣợc xem nhƣ là ngƣời cố vấn sáng suốt và trung thực, 
đáng tin cậy, thực sự cần thiết cho mỗi nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp. 
3.1.2. Quản trị thông tin 
3.1.2.1. Khái niệm 
 Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phƣơng thức để lập kế 
hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách 
hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã 
đƣợc cấu trúc lẫn thông tin chƣa đƣợc cấu trúc. 
Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông 
tin đó đƣợc xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức 
cũng nhƣ góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin. 
3.1.2.2. Nội dung quản trị thông tin 
 Phạm vi: Quản trị thông tin bao gồm 4 lĩnh vực chính nhƣ sau: 
- Quản trị nguồn thông tin: Tất cả các nguồn thông tin nói trên cần phải đƣợc 
quản lý. Việc quản lý thông tin trong tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả các nguồn 
thông tin đƣợc biết tới và những trách nhiệm này phải đƣợc chỉ định cho họ. 
- Quản trị công nghệ thông tin: nhằm củng cố hệ thống thông tin trong tổ chức 
mà điển hình là chịu trách nhiệm về chức năng cung cấp thông tin do tổ chức tự quản 
lý hoặc đƣợc nhận từ một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quản trị thông tin của tổ 
chức phải đƣợc hoạt động nhƣ là một “Khách hàng am hiểu” về các sản phẩm và dịch 
vụ liên quan đến IT mà tổ chức đó cần. 
6 
- Quản trị xử lý thông tin: Tất cả quá trình kinh doanh sẽ làm gia tăng những 
hoạt động liên quan đến một hoặc một số nguồn thông tin của tổ chức. Quá trình tạo 
mới, thu thập, truy nhập, sửa đổi, lƣu trữ, xoá bỏ và nén thông tin cần phải đƣợc kiểm 
soát hợp lý nếu tổ chức muốn quản lý thành công nguồn thông tin của mình. 
- Quản trị tiêu chuẩn thông tin và các chính sách: Tổ chức sẽ cần phải xác định 
các tiêu chuẩn và chính sách trong quản trị thông tin. Những tiêu chuẩn và chính sách 
này sẽ thƣờng đƣợc phát triển nhƣ một nhân tố trong chiến lƣợc thông tin của tổ chức. 
Chính sách quản trị sẽ quản lý các quy trình và tráh nhiệm quản trị thông tin trong tổ 
chức: chính sách và tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ áp dụng cho cơ sở hạ tầng công nghệ thông 
tin nhằm hỗ trợ cho hệ thống thông tin của tổ chức. 
 Phân loại thông tin quản trị 
- Thông tin đầu ra (output) 
Thông tin đầu ra là những thông tin chúng ta đã chuyển đi cho một bộ phận 
hoặc cá nhân khác. Thông tin đầu ra gồm hai loại: 
 Những thông tin chúng ta phải chuyển đi và không cần kiểm soát (đó là 
những thông tin mà đối tác cần, thông thƣờng là những thông tin dành 
cho “khách hàng”), 
 Những thông tin mà chúng ta cần phải kiểm soát (thƣờng là những thông 
tin chuyển cho “nhà cung cấp”. 
Một số loại thông tin đầu ra có thể kể ra gồm: 
 Thông tin gửi khách hàng bên ngoài. 
 Thông tin gửi khách hàng nội bộ. 
 Thông tin theo hàng ngang. 
 Thông tin cho các bộ phận chức năng. 
 Thông tin cho cấp trên (để báo cáo công việc). 
 Thông tin cho cấp dƣới (để thực hiện công việc V.v 
 Theo dõi thông tin đầu ra (dùng sổ theo dõi thông tin đầu ra) 
Chỉ cần theo dõi với các thông tin mà chúng ta cần kiểm soát và có thể dùng sổ 
giao việc, sổ giao thông tinđể kiểm soát thông tin đầu ra. Các nội dung chính cần 
phải kiểm soát là: thời gian chuyển giao, ngƣời nhận, ngày cần phản hồi (feedback), 
kết quả, diễn giải (theo dõi). 
-Thông tin đầu vào (input): Thông tin đầu vào bao gồm các thông tin cần để có 
thể thực hiện công việc, và thông tin mà chúng ta phải thực hiện công việc. Cả hai loại 
thông tin này đều cần thiết cho quá trình thực hiện công việc của cá nhân và cần thiết 
phải kiểm soát. Các thông tin cần phải thực hiện nên đƣợc ghi nhận trong sổ tiếp nhận 
và xử lý thông tin. 
3.1.2.3. Ý nghĩa của quản trị thông tin 
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, 
tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. 
7 
Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, 
các nhà quản lý trong tổ chức có thể: 
- Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng 
- Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động 
- Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ 
- Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ 
cho bên ngoài 
3.1.2.4. Các nguyên tắc quản trị thông tin 
 Nguyên tắc đảm bảo tính chính xác của thông tin. 
Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trƣớc khi đến đƣợc ngƣời sử dụng 
cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan 
trọng. Để đảm bảo tính chính xác của thông tin cần phải tạo ra những thông tin bằng 
văn bản, hạn chế các thông tin “phi chính thức”. 
Những yếu tố hạn chế tính chính xác: 
- Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn bản. Ví dụ, Giám đốc yêu cầu trƣởng phòng 
nhắc nhân viên đảm bảo đúng định mức lao động, nhƣng trƣởng phòng quên không 
triển khai dẫn tới định mức lao động không đƣợc thực hiện đúng theo kế hoạch. 
- Các thông tin bằng văn bản không rõ nghĩa hoặc thiếu thông tin làm ngƣời sử 
dụng thông tin hành động sai hoặc chƣa đúng theo yêu cầu. 
 Nguyên tắc phản hồi 
- Phản hồi ngay ý kiến khi nhận đƣợc một thông tin. 
- Phản hồi về kết quả từng phần. 
- Phản hồi ngay khi làm không đúng hạn. 
 Nguyên tắc bằng chứng chuyển giao 
Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói. Trong việc chuyển 
giao, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rất quan trọng. Do vậy, 
trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để chứng minh. Tại 
sao phải có bằng chứng? Vì: 
- Khách hàng khiếu nại là họ chƣa nhận đƣợc thông tin. 
- Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi chúng ta bị 
khiếu nại. 
- Truy tìm nguồn gốc khi cần tìm lại thông tin. 
3.1.2.5. Các quá trình thực hiện quản trị thông tin 
Yêu cầu đầu tiên của chƣơng trình quản trị thông tin là tổ chức phải nhận thức 
đầy đủ về nhu cầu cũng nhƣ những tài sản thông tin mà tổ chức đó có bằng việc thực 
hiện việc kiểm tra thông tin. Tổ chức sẽ cần phải xem xét các yêu cầu thông tin trên 
toàn bộ các bộ phận và chức năng kinh doanh của mình và nên áp dụng phƣơng pháp 
tiếp cận theo “vòng đời” khi xem xét việc sử dụng thông tin trong kinh doanh. 
8 
 *Cách tiếp cận 
- Loại thông tin nào hiện đang nắm giữ và các thông tin đó có thể đƣợc phân 
loại nhƣ thế nào? 
- Các loại thông tin nào cần thu thập và tạo mới trong quá trình kinh doanh? 
- Các thông tin sẽ đƣợc lƣu trữ và duy trì nhƣ thế nào? 
- Các thông tin sẽ đƣợc truy cập nhƣ thế nào, do ai và theo cách nào? 
- Các thông tin sẽ đƣợc loại bỏ nhƣ thế nào và dƣới sự cho phép của ai? 
- Chất lƣợng của thông tin sẽ đƣợc duy trì nhƣ thế nào (tính chính xác, nhất 
quán, thời hạn lƣu hành v.v) 
- Làm thế nào để các thông tin có thể dễ dàng truy cập hơn đối với mọi ngƣời 
trong và ngoài tổ chức? 
- Ai chịu trách nhiệm xử lý hàng loạt các quá trình liên quan đến quản trị 
thông tin? 
- Làm thế nào để tất cả các nhân viên nhận thức đƣợc trách nhiệm của họ đối 
với quản trị thông tin? 
*Các hoạt động chủ yếu của quản trị thông tin bao gồm: 
- Phân tích hoạt động 
- Xác định nhu ... à cơ 
quan, tổ chức nƣớc ngoài hoặc quốc tế tại Việt Nam đƣợc thực hiện theo Thông tƣ số 
14/2003/TT-BLĐTBXH ngày 30/5/2003 của Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội 
hƣớng dẫn thục hiện một số điều của Nghị định số 114/2002/NĐ-CP ngày 31/12/2002 
của Chính phủ về tiền lƣơng đối với ngƣời lao động làm việc trong các doanh nghiệp có 
vốn đầu tƣ nƣớc ngoài và cơ quan, tổ chức nƣớc ngoài hoặc quốc tế tại Việt Nam. 
Cột số 12: Đƣợc ghi nhƣ sau: 
- Đối với hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên ghi là: tham gia BHXH bắt buộc. 
- Đối với hợp đồng lao động giao kết với ngƣời đang hƣởng lƣơng hƣu hằng tháng và 
ngƣời làm việc có thời hạn dƣới 03 tháng thì ngoài phần tiền lƣơng theo công việc, 
ngƣời lao động còn đƣợc ngƣời sử dụng lao động thanh toán khoản tiền tính theo tỷ lệ 
phần trăm ( ) so với tiền lƣơng theo HĐLĐ (gồm các khoản: Bảo hiểm xã hội  , 
Bảo hiểm Y tế  , nghỉ hàng năm . , tiền tàu xe đi lại nghỉ phép ). Tỷ lệ phần 
trăm ( ) thanh toán thêm vào lƣơng do đơn vị thỏa thuận với ngƣời lao động nhƣng 
không đƣợc thấp hơn mức tối thiểu nhà nƣớc quy định cho từng thời điểm. Trƣờng hợp 
này ghi là: thanh toán thêm  % lương 
125 
- Cột số 13: Ghi cụ thể lý do trƣờng hợp thanh toán thêm  lƣơng đã thể hiện ở cột 
số 12. 
Ví dụ: Bà Trần Thị B thực hiện HĐLĐ thời hạn từ đủ 03 tháng trở lên hoặc HĐLĐ từ 12 
- 36 tháng (theo Luật BHXH thuộc đối tƣợng tham gia BHXH bắt buộc) tuy nhiên bà B 
đang hƣởng lƣơng hƣu hằng tháng. Do đó, không thuộc đối tƣợng tham gia BHXH bắt 
buộc. Ghi là: Hƣu trí 
Mẫu: Báo cáo tình hình sử dụng lao động: 
Teân ñôn vò:. 
COÄNG HOØA XAÕ HOÄI CHUÛ NGHÓA VIEÄT NAM 
Ñôn vò chuû quaûn:. Ñoäc laäp - Töï do - Haïnh phuùc 
Ñòa chæ:.. 
 Ñieän thoaïi:.. Địa danh , ngaøy thaùng naêm 
BAÙO CAÙO TÌNH HÌNH SÖÛ DUÏNG LAO ÑOÄNG 6 THAÙNG ÑAÀU NAÊM 
(HOAËC NAÊM) 
VAØ DÖÏ KIEÁN TUYEÅN DUÏNG LAO ÑOÄNG 6 THAÙNG CUOÁI NAÊM (HOAËC 
NAÊM) 
 Kính gƣûi: .. 
Ñôn vò: Ngöôøi 
Soá TT Noäi dung Soá löôïng 
Trong ñoù : Soá lao ñoäng ñaõ 
qua ñaøo taïo 
Ghi chuù 
I Toång soá lao ñoäng coù maët ñaàu kyø 
 Trong ñoù Nöõ 
II Soá lao ñoäng taêng, giaûm trong kyø 
1 Soá lao ñoäng taêng trong kyø 
 Trong ñoù Nöõ 
2 Soá lao ñoäng giaûm trong kyø 
a Nghæ höôûng cheá ñoä höu trí 
 Trong ñoù Nöõ 
b Thoâi vieäc, maát vieäc laøm 
 Trong ñoù Nöõ 
c Sa thaûi do kyû luaät lao ñoäng 
 Trong ñoù Nöõ 
d Lyù do khaùc 
 Trong ñoù Nöõ 
III Soá lao ñoäng coù maët cuoái kyø 
 Trong ñoù Nöõ 
 Phaân theo hôïp ñoàng lao ñoäng 
1 
Soá ngöôøi kyù HÑLÑ khoâng xaùc ñònh thôøi 
haïn 
 Trong ñoù Nöõ 
126 
2 
Soá ngöôøi kyù HÑLÑ xaùc ñònh thôøi haïn töø 
12 thaùng ñeán 36 thaùng 
 Trong ñoù Nöõ 
3 Soá ngöôøi kyù HÑLÑ döôùi 12 thaùng 
 Trong ñoù Nöõ 
IV Döï kieán tuyeån lao ñoäng cuûa kyø sau 
1 Toång soá 
 Trong ñoù Nöõ 
2 Phaân theo hôïp ñoàng lao ñoäng 
a 
Soá ngöôøi kyù HÑLÑ khoâng xaùc ñònh thôøi 
haïn 
 Trong ñoù Nöõ 
b 
Soá ngöôøi kyù HÑLÑ xaùc ñònh thôøi haïn töø 
ñuû 12 thaùng ñeán 36 thaùng 
 Trong ñoù Nöõ 
c Soá ngöôøi kyù HÑLÑ döôùi 12 thaùng 
 Trong ñoù Nöõ 
3 Hình thöùc tuyeån 
a Töï tuyeån 
b Thoâng qua toå chöùc giôùi thieäu vieäc laøm 
LAÕNH ÑAÏO ÑÔN VÒ 
(Kyù vaø ghi roõ hoï teân, ñoùng 
daáu) 
Báo cáo giảm lao động: 
127 
Teân ñôn vò: ............................................. 
Ñòa chæ : ................................................... 
BAÙO CAÙO GIAÛM LAO ÑOÄNG 
 Cô quan chuû quaûn: ................................ 
Thaønh phaàn kinh teá: ............................. 
Soá 
TT 
Hoï vaø teân 
Naêm sinh 
LÑ coù 
hoä 
khaåu 
Trình ñoä 
ñaøo taïo 
theo ngheà 
hoaëc 
chuyeân 
moân, kyõ 
thuaät 
Vò trí 
coâng 
vieäc 
Thôøi 
gian baét 
ñaàu laøm 
vieäc taïi 
ñôn vò 
Lyù do giaûm 
Ghi 
chuù 
Nam Nöõ 
Nghæ 
höu 
Heát 
thôøi 
haïn 
HÑLÑ 
Thoâi 
vieäc 
tröôùc 
thôøi haïn 
Maát vieäc laøm 
Töï 
yùboû 
vieäc 
Sa thaûi 
do kyû 
luaät 
LÑ 
Lyù do 
khaùc 
1 2 3 4 5 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 
A 
Chi nhaùnh A (teân 
chi nhaùnh, ñòa chæ) 
1 
2 
.. 
B 
Chi nhaùnh B (teân 
chi nhaùnh, ñòa chæ) 
1 
2 
... 
Toång coäng x x x x x x x x x x 
Cô quan xaùc nhaän: 
Ngaøy.............. thaùng ............ naêm ............... 
- Toång soá lao ñoäng giaûm: 
Giaùm ñoác ñôn vò 
- Trong ñoù nöõ: 
(kyù teân, ñoùng daáu) 
Ngaøy . thaùng .. naêm . 
(Cô quan tieáp nhaän baùo caùo) 
Bieåu soá 2 
128 
3.8.1.2. Thủ tục đăng ký BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc với cơ quan quản 
lý nhà nƣớc. 
Việc đăng ký các loại bảo hiểm BHXH, BHYT, BHTN cho ngƣời lao động trong 
cơ quan, tổ chức là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật về lao động và dô bộ 
phận hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức thực hiện. Theo quy định tại Quyết 
định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25/10/2011 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt 
Nam về việc quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ 
bảo hiểm y tế thì bộ hồ sơ đăng ký lần đầu gồm: 
- Bản sao Quyết định thành lập (hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy 
phép hoạt động). 
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS QĐ 1111/QĐ-BHXH 
ngày 25/10/2011) (02 bản) 
- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS QĐ 1111/QĐ-BHXH ngày 
25/10/2011) 
- 2 ảnh màu 3x4 
- Văn bản đăng ký phƣơng thức đóng của đơn vị (Mẫu D01b-TS QĐ 1111/QĐ-
BHXH ngày 25/10/2011) kèm phƣơng án sản xuất, kinh doanh của đơn vị đối với đơn 
vị đƣợc đang ký đóng theo quý hoặc 6tháng 1lần. 
- Giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chƣa hƣởng BHTN do cơ quan BHXH cấp 
(nếu có). 
- Giấy tờ liên quan (để hƣởng quyền lợi BHYT cao hơn). 
 Hồ sơ đƣợc gửi tới cơ quan bảo hiểm xã hội tại địa phƣơng. Trong quá trình thực 
hiện văn phòng phải thƣờng xuyên liện hệ với cơ quan bảo hiểm để cập nhật thông tin để 
tổ chức thực hiện theo đúng quy định. Đồng thời cũng luôn phải cập nhật các văn bản 
mới để xử lý công việc đƣợc đúng pháp luật. 
3.8.2. Thủ tục liên quan tới ngƣời lao động: tuyển dụng, giải quyết tranh 
chấp, nghỉ việc, tại nạn lao động. 
 Trong công tác quản lý lao động, văn phòng căn cứ vào các quy định của pháp 
luật về lao động để tiến hành giải quyết các công việc liên quan tới ngƣời lao động nhƣ 
tuyển dụng, thôi việc, nghỉ việc hay giải quyết các tranh chấp phát sinh... Việc tập hợp 
đầy đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hƣớng dẫn có liên quan là 
điều hết sức quan trọng nhằm giải quyết các công việc này đƣợc đúng luật, tránh những 
rủi ro cho tổ chức. Các văn bản chủ yếu để giải quyết các công việc này bao gồm: 
- Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13. 
- Nghị định 41/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Điều 220 của Bộ luật lao động về Danh 
mục đơn vị sử dụng lao động không đƣợc đình công và giải quyết yêu cầu của tập 
thể lao động ở đơn vị sử dụng lao động không đƣợc đình công. 
- Nghị định 44/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Bộ luật Lao động về hợp đồng lao động. 
129 
- Nghị định 45/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Bộ luật lao động về thời giờ làm việc, thời 
giờ nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động. 
- Nghị định 46/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Bộ luật lao động về tranh chấp lao động. 
- Nghị định 49/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Bộ luật Lao động về tiền lƣơng 
- Nghị định 55/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Bộ Luật lao động về việc cấp phép hoạt 
động cho thuê lại lao động, việc ký quỹ và Danh mục công việc đƣợc thực hiện 
cho thuê lại lao động. 
- Nghị định 60/2013/NĐ-CP hƣớng dẫn Bộ luật Lao động về thực hiện quy chế dân 
chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. 
- Nghị định 102/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ Luật 
lao động về lao động nƣớc ngoài làm việc tại Việt Nam 
- Công văn 1187/BHXH-CĐBHXH hƣớng dẫn thực hiện chế độ thai sản theo quy 
định Bộ Luật lao động. 
- Công văn 1477/BHXH-CSXH hƣớng dẫn thực hiện chế độ thai sản theo quy định 
của Bộ luật Lao động 10/2012/QH13... 
Tóm lại trong việc thực hiện quản lý lao động, những ngƣời trực tiếp thực hiện 
công việc này và nhà quản trị văn phòng cần phải thƣờng xuyên cập nhật các văn bản 
hƣớng dẫn, liên hệ mật thiết với các cơ quan quản lý nhà nƣớc có thẩm quyền để đƣợc 
hƣớng dẫn thực hiện chính xác. Đây là công việc đòi hỏi sự cẩn thận trong từng khâu 
nghiệp vụ và liên quan trực tiếp tới ngƣời lao động, do đó không thể thực hiện một cách 
qua loa, đại khái và trái với quy định của pháp luật. 
3.9. Thực hành 
3.9. Tóm tắt nội dung chƣơng 
 Chƣơng 3 trình bày chi tiết các nghiệp vụ hành chính đƣợc tổ chức thực hiện 
trong văn phòng của các cơ quan, tổ chức. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng đều 
đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật cũng nhƣ tổng kết từ trong thực tiễn, trình 
bày dƣới dạng quy trình công việc, với các nội dung công việc chi tiết cho từng bƣớc 
thực hiện. Điều đó giúp cho sinh viên dễ dàng trong học tập và rèn luyện kỹ năng nghề 
nghiệp. Đây cũng là quy trình giải quyết công việc mà những ngƣời đang làm việc tại 
các văn phòng cơ quan, tổ chức có thể sử dụng hữu hiệu cho công việc của mình, đồng 
thời giúp nhà quản trị văn phòng có thể tổ chức, quản lý và kiểm soát đƣợc một cách 
hiệu quả. 
3.10. Chỉ dẫn tài liệu đọc thêm 
- Về tổ chức sự kiện, : 
+ Nghị định số 82/2001/NĐ-CP của Chính phủ về nghi lễ Nhà nƣớc và đón tiếp 
khách nƣớc ngoài. 
+ Nghị định 154/2004/NĐ-CP về nghi thức Nhà nƣớc trong tổ chức mít tinh, lễ 
kỷ niệm, trao tặng và đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nƣớc, Huân chƣơng, Huy chƣơng. 
130 
- Về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu tru trữ: 
+ Luật Lƣu trữ. Giảng viên hướng dẫn đọc các phần liên quan. 
+ Nghị định 110/2005/ND-CP về công tác văn thƣ, Nghị định 09/2010/ND-Cp 
sửa đổi Nghị định 110. 
+ Thông tƣ 07/2012/TT-BNV hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu 
hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. 
+ Thông tƣ 01/2011/TT-BNV hƣớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn 
bản hành chính. 
+ Hƣớng dẫn của Cục Lễ tân (Bộ Ngoại giao) về nghi thức nhà nƣớc. 
- Về đăng kí lao động, bảo hiểm với cơ quan quản lí nhà nƣớc: 
+ Pháp luật về Lao động (Luật Lao động, Luật Bảo hiểm, xã hội, thủ tục khai 
trình lao động). Giảng viên hướng dẫn đọc các phần liên quan. 
3.11. Thực hành 
3.11.1. Thực hành tổ chức cuộc họp, tổ chức sự kiện 
Công việc Giảng viên Sinh viên 
I. Chuẩn bị 
1. Soạn thảo 
kế hoạch tổ 
chức 
- Nêu yêu cầu về kế hoạch tổ 
chức, nội dung cần có, mẫu kế 
hoạch 
- Soạn thảo kế hoạch theo định 
hƣớng, mẫu đã nêu. 
- Nội dung của kế hoạch: mục đích, 
yêu cầu, thời gian, địa điểm, tiến 
độ, phân công nhiệm vụ, dự toán. 
2. Soạn thảo 
văn bản, tài 
liệu 
- Hƣớng dẫn soạn thảo các văn 
bản: Thƣ mời, kịch bản chƣơng 
trình, văn kiện-theo mục đích 
cuộc họp, danh sách ký tên 
- Soạn thảo các văn bản theo đúng 
mẫu, đầy đủ nội dung 
- Lập thành từng hồ sơ cho đại biểu 
3. Bố trí, 
trang trí 
phòng họp 
- Hƣớng dẫn sắp xếp, trang trí 
Hội trƣờng. 
- Thực hiện: 
+ Sân khấu: phông nền, quốc kỳ, 
tƣợng Bác; bục diễn giả 
+ Hội trƣờng: sắp xếp bàn ghế 
theo mục đích cuộc họp, thiết bị 
kỹ thuật. 
+ Trang trí: lẵng hoa trên sân 
khấu, trên bục diễn giả, bàn đại 
biểu , phông nền, cờ, ảnh Bác 
4. Hậu cần - Hƣớng dẫn chuẩn bị - Thực hiện chuẩn bị theo yêu cầu: 
khăn trải bàn, bảng tên, nƣớc, 
khay đựng bằng khen 
5. Nhân sự - Hƣớng dẫn: lễ tân, dẫn chƣơng 
trình, phục vụ 
- Thực hiện theo hƣớng dẫn:cách 
chào đón khách, sắp xếp đội hình 
lễ tân, cách phục vụ khi trao quà, 
tặng phẩm 
131 
II. Thực hành 
1. Dẫn chương 
trình 
Hƣớng dẫn, làm mẫu: 
- Thực hiện các nghi thức chào 
cờ, giới thiệu đại biểu... 
- Các đi, đứng, ngồi, đọc văn bản 
trƣớc hội nghị 
Rèn luyện kỹ năng dẫn chƣơng 
trình: 
- Thực hiện nghi thức: chào cờ, bế 
mạc, giới thiệu đại biểu 
- Cách đi, đứng, chào, cầm micro, 
cầm văn bản, đọc văn bản 
2. Xử lý tình 
huống khi 
dẫn chương 
trình 
- Đƣa ra các tình huống trong 
khi dẫn chƣơng trình 
- Nhận xét, hƣớng dẫn cách xử 
lý 
- Đóng vai: ngƣời dự, ngƣời phục 
vụ, ngƣời dẫn chƣơng trình. 
- Xử lý các tình huống phát sinh 
3. Viết kịch 
bản 
- Hƣớng dẫn về: 
+ Cấu trúc 
+ Nội dung 
- Tập viết một số kịch bản các sự 
kiện (Hội nghị tổng kết năm, Lễ 
chào mừng 8/3) 
4. Chọn trang 
phục. 
Hƣớng dẫn lựa chọn trang phục 
nam, nữ khi dẫn chƣơng trình 
trong các sự kiện khác nhau 
- Thực hành: cách thắt cavat, chọn 
trang phục, phối màu sắc 
3.11.2. Thực hành soạn thảo văn bản hành chính: 
Giảng viên Sinh viên 
Hƣớng dẫn 
- Cách trình bày thể thức theo quy định. 
- Cách hành văn. 
- Cách sử dụng ngôn ngữ, cụm từ, cấu trúc 
câu, đoạn văn trong văn bản hành chính 
Thực hành soạn thảo: 
- Quyết định. 
- Tờ trình 
- Báo cáo 
- Thông báo 
- Công văn 
- Kế hoạch 
- Một số văn bản khác 
3.11.3. Thực hành nghiệp vụ văn thƣ, nghiệp vụ lƣu trữ 
Công việc Giảng viên Sinh viên 
1. Nghiệp vụ văn thƣ 
a. Đăng ký 
văn bản 
- Giới thiệu mẫu sổ/phần mềm 
đăng ký văn bản đi – đến. 
- Hƣớng dẫn cách đăng ký. 
Thực hiện đăng ký văn bản đi vào 
sổ/phần mềm đăng ký văn bản 
b. Đóng dấu - Giới thiệu các loại con dấu 
- Hƣớng dẫn cách đóng dấu 
Thực hành đóng dấu lên văn bản: 
dấu đến, dấu chức danh, dấu cơ 
quan/DN, dấu treo, dấu giáp lai 
c. Lập danh 
mục hồ sơ 
Hƣớng dẫn lập danh mục hồ sơ 
cảu một cơ quan/DN 
- Thực hành cách lập DMHS 
d. Lập hồ sơ Hƣớng dẫn lập các loại hồ sơ - Lập các hồ sơ nguyên tắc: nhân 
sự, bảo hiểm, nghiệp vụ văn thƣ 
132 
lƣu trữ, nghiệp vụ kế toán. 
- Lập hồ sơ vụ việc: tập hợp văn 
bản, sắp xếp văn bản, đánh số tờ, 
biên mục 
2. Nghiệp vụ lƣu trữ 
a. Viết phương 
án phân loại 
tài liệu 
Hƣớng dẫn cách viết phƣơng 
án phân loại tài liệu 
Thực hành viết phƣơng án phân 
loại tài liệu của một cơ quan/DN 
b. Viết bản lịch 
sử hình thành 
phông, lịch 
sử phông 
Hƣớng dẫn cách viết: Bản lịch 
sử hình thành phông và lịch sử 
phông 
Thực hành viết Bản lịch sử hình 
thành phông và lịch sử phông của 
một cơ quan/DN. 
c. Chỉnh lý tài 
liệu 
- Cung cấp tài liệu một số vụ 
việc. 
- Hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu 
- Thực hành chỉnh lý tài liệu, 
- Thực hiện đầy đủ các bƣớc 
- Kết quả phải ra đƣợc hồ sơ/đơn vị 
bản quản. 
d. Sắp xếp tài 
liệu trên giá 
- Hƣớng dẫn cách sắp xếp hồ sơ 
lên các giá 
- Thực hành sắp xếp hồ sơ 
3.11.4. Thực hành lễ tân, giao tiếp trong hành chính 
Công việc Giảng viên Sinh viên 
1. Kỹ năng giao 
tiếp ngôn 
ngữ 
- Đƣa ra các tình huống cụ thể 
- Hƣớng dẫn cách thuyết trình, 
lập luận, tranh luận, phản 
biện 
- Đóng vai, thực hành kỹ năng giao 
tiếp thông qua các tình huống. 
- Đổi vai, rèn luyện thành thục các 
kỹ năng 
2. Kỹ năng giao 
tiếp phi ngôn 
ngữ 
Hƣớng dẫn làm mẫu các hình 
thức giao tiếp phi ngôn ngữ. 
- Đóng vai, thực hành các kỹ năng 
giao tiếp phi ngôn ngữ: chào, bắt 
tay, đi, đứng, ngồi, tƣ thế... 
- Đổi vai, rèn luyện thành thục các 
kỹ năng phi ngôn ngữ. 
3. Một số kỹ năng lễ tân khác 
Gọi, nhận-
chuyển điện 
thoại 
Hƣớng dẫn gọi, nhận, chuyển 
điện thoại tới các bộ phận 
- Thực hành nhận cuộc gọi tới, 
chuyển cuộc gọi tới các bộ phận. 
- Xử lý các tình huống giao tiếp 
qua điện thoại. 
Cắm hoa Hƣớng dẫn một số cách cắm hoa 
thông dụng tại văn phòng 
- Chuẩn bị vật dụng: hoa, bình, 
xốp, kéo, ruy-băng 
- Thực hành một số cách cắm hoa 
thông dụng tại văn phòng 
Chọn và gói 
tặng phẩm 
Hƣớng dẫn cách chọn quà, gói 
quà 
- Chuẩn bị vật dụng: giấy, ruy-
băng, kéo, băng keo 
- Thực hành cách gói quà