Giáo trình Mô đun Tin học văn phòng trình độ cao đẳng, trung cấp

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BR – VT
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ
GIÁO TRÌNH
MÔ ĐUN TIN HỌC VĂN PHÒNG
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG, TRUNG CẤP 
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐN ngày.tháng.năm ......... ........... của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề tỉnh BR - VT
Bà Rịa – Vũng Tàu, năm 2015
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
	Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
	Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và thậm nhập vào nhiều lĩnh vực trong cuộc sống. Trong đó mảng tin học văn phòng giữ một vai trò quan trọng vì đa số những người lần tiên khi tiếp xúc với máy tính đều bắt đầu từ lĩnh vực này và hơn thế khoảng trên 70% các ứng dụng hiện nay là sử dụng các phần mềm Tin học văn phòng của Microsoft. Vì vậy tác giả đã biên soạn cuốn giáo trình Tin học văn phòng dùng cho học sinh hệ Cao đẳng và Trung cấp nghề, ngoài ra nó còn là cuốn sách tham khảo của nhiều độc giả muốn tìm hiểu về Tin học văn phòng.
Mục đích của giáo trình là trang bị cho học viên những kiến thức và kỹ năng:
- Soạn thảo, lập biểu mẫu, chèn hình ảnh, in ấn và các thao tác khác trong phần mềm Microsoft Word.
- Tạo lập các bảng tính điện tử và thực hiện các phép tính từ đơn giản đến phức tạp, trang trí, vẽ đồ thị và in ấn dựa vào các số liệu trên bảng tính trong phần mềm Microsoft Excel.
- Thực hiện được các thao tác tạo và trình diễn các bài thuyết trình trên phần mềm Microsoft Powerpoint.
Nội dung chính của giáo trình gồm 3 phần chính:
Phần 1: Giới thiệu về máy tính
Phần 2: Microsoft Word 
Phần 3: Microsoft Excel 
Phần 4: Microsoft Powerpoint
Phần 5: Microsoft Access
Mặc dù bản thân đã tham khảo các tài liệu và các ý kiến tham gia của các đồng nghiệp, song cuốn giáo trình vẫn không tránh khỏi những thiếu sót. Mong các bạn đóng góp ý kiến.	
Tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa CNTT–Trường Cao đẳng nghề đã cho tôi các ý kiến đóng góp quý báu để tôi hoàn thiện giáo trình này. 
TÁC GIẢ
MỤC LỤC
 	TRANG
CHƯƠNG TRÌNH MÔ ĐUN
TIN HỌC VĂN PHÒNG
Mã số mô đun: MĐ08
I. VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT MÔ ĐUN
- Vị trí của mô đun: mô đun được bố trí học đầu tiên. Trước các môn học/ mô-đun đào tạo chuyên môn nghề.
- Tính chất của mô đun: Là mô đun đào tạo nghề cơ sở 
II. MỤC TIÊU MÔ ĐUN: Sau khi học xong mô đun này, học sinh – sinh viên có khả năng:
- Trình bày được trình bày được khái niệm và cách sử dụng hệ điều hành
- Trình bày được khái niệm phần cứng phần mềm của máy tính
- Trình bày được tính năng và phương thức hoạt động cơ bản của máy tính, hệ điều hành và các thiết bị ngoại vi.
- Trình bày được các công cụ và các đối tượng để soạn thảo văn bản.
- Trình bày được cú pháp và công dụng của các hàm trong excel.
- Trình bày được khái niệm và công dụng của các thành phần trong access
- Định dạng được các công cụ trong Control Panel
- Tạo được thư mục và tập tin trong windows
- Soạn thảo văn bản kết hợp các kỹ năng sử dụng bàn phím, điều khiển chuột và các kỹ năng trình bày văn bản theo mẫu nhà nước ban hành hoặc theo mẫu của cơ quan, đơn vị đúng theo nội dung yêu cầu.
- Sử dụng các hàm trong excel để tính toán được các bài toán đơn giản: tính lương, chấm công, ....
- Tạo các bản trình diễn chuyên nghiệp kết hợp các thuộc tính: văn bản, âm thanh, hoạt hình và định thời gian trình diễn tự động
- Tạo các truy vấn, thiết kế được các form, các báo cáo dữ liệu thân thiện với người sử dụng
- Có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, tinh thần hợp tác trong công việc
- Có ý chủ động, độc lập trong công việc, tự học cập nhật kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn.
-Có khả năng vận dụng các kiến thức đã học và tự học để đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp trong sự phát triển của công nghệ thông tin và xã hội hiện nay.
NỘI DUNG CỦA MÔ ĐUN:
Bài 1: Giới thiệu phần cứng, phần mềm của máy tính
Mã bài: 01
Mục tiêu:
- Phân loại được các loại máy tính
- Trình bày khái niệm phần cứng và phần mềm của máy tính 
- Trình bày được các thành phần của máy tính
- Thực hiện được tháo tác cài và cách gỡ bỏ phần mềm
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. 
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung chính:
1. Phần cứng máy tính
1.1. Phân loại máy tính 
 Máy tính được tích hợp vào công việc của bạn, gia đình, xã hội và thực hiện vô số công việc khác nhau. Hệ thống mang tính chất sống còn đối với các công ty như ngân hàng, bảo hiểm, trường học, 
Nhiều máy tính được thiết kế chuyên dụng dành cho mục đích làm thiết bị điện toán, trong khi một số khác nhúng trong động cơ xe hơi, thiết bị công nghiệp, y tế, đồ gia dụng và máy tính điện tử.
Có thể phân thành một số loại sau:
+ Máy tính để bàn: Máy tính được tích hợp vào công việc của bạn, gia đình, xã hội và thực hiện vô số công việc khác nhau. Hệ thống mang tính chất sống còn đối với các công ty như ngân hàng, bảo hiểm, trường học, 
Nhiều máy tính được thiết kế chuyên dụng dành cho mục đích làm thiết bị điện toán, trong khi một số khác nhúng trong động cơ xe hơi, thiết bị công nghiệp, y tế, đồ gia dụng và máy tính điện tử.
Có thể phân thành một số loại sau:
Ø Máy tính để bàn
Mac
PC
Ø Máy tính xách tay(Notebook hay Laptop)
- Lợi thế
+ Khả năng cơ động cao
+ Mức tiêu thụ điện thấp
+ Có thể mua thêm một số phụ kiện để tăng tính giải trí và độ thỏa dụng
Mac Notebook
PC Notebook
- Netbook: 
Giống như notebook nhỏ gọn và rẻ hơn. Được thiết kế dành cho những người cần liên lạc không dây hoặc cần truy cập Internet
Ø Máy tính bảng
+ Giống notebook về khả năng cơ động và kết nối dữ liệu
+ Màn hình có thể xoay hoặc gấp lại được
+ Sử dụng màn hình cảm ứng để nhập dữ liệu 
Bằng tay, bút chuyên dụng, hoặc bàn phím ảo tích hợp trong máy
Ø Máy chủ:là server thực ra chỉ là một CPU, nhưng với những chức năng và cấu hình, tính chất khác, lớn hơn CPU, dùng hệ điều hành riêng, nó dùng để làm trung tâm kết nối các máy tính trong một văn phòng, công ty, cơ quan lại với nhau... và nó là nơi trao đổi dữ liệu, điều hành chung của mạng máy tính, sử dụng chung một máy in, làm server cho web, webmail 
Ø Thiết bị điện toán di động hoặc cầm tay:
Điện thoại di động giờ đây khá tinh vi và có thể bao gồm:
+ Phát và nghe nhạc 
+ Chụp hình, quay video 
+ Gửi tin nhắn văn bản 
+ Nhắn tin vô tuyến 
+ Nhận và gửi thư điện tử 
+ Truy cập Internet
+ Hệ thống định vị toàn cầu (GPS)
Chi phí tùy thuộc vào các chức năng và khả năng của từng loại điện thoại
Thiết bị kỹ thuật số trợ giúp cá nhân (PDA)
+ Có phần mềm riêng để giúp bạn đặt lịch hẹn, lưu danh mục các địa chỉ liên hệ, hoặc viết ghi chú
+ Rất phổ biến nhờ tính cơ động và được trang bị các phần mềm cần thiết 
+ Có thể được dùng như thiết bị điện toán chính yếu 
Tích hợp công nghệ màn hình cảm ứng
MP3 đề cập đến loại định dạng tập tin dành cho âm nhạc được nhận diện bằng máy nghe nhạc phù hợp.
Thiết bị đa phương tiện cho phép bạn xem phim, video hoặc sách
 + Cung cấp các khả năng về ấm thanh, hình ảnh hoặc truy cập Internet.
Máy chơi trò chơi
+ Được gắn một con chíp cho phép một người chơi các trò chơi tương tác dùng công nghệ hình ảnh
+ Nhiều máy chơi trò chơi cho phép kết nối Internet
Thiết bị đọc sách điện tử
 + Là một thiết bị điện toán đặc biệt được thiết kế với phần mềm cho phép bạn tải và xem bản sao điện tử của một ấn phẩm
 + Có thể tìm thấy phần mềm cung cấp các tính năng đọc sách trên PDA hoặc thiết bị đa phương tiện
Máy tính điện tử cầm tay
+ Sử dụng loại chíp giống như trong máy tính để thực hiện các phép toán tương tự
+ Là loại máy tính hiện đại, cực lớn để thực hiện những tác vụ dựa trên xử lý nhị phân các con số 1 và 0
1.2. Các thành phần của máy tính 
Ø Đơn vị xử lý trung tâm (CPU):
Là bộ phận đầu não của máy tính, đóng vai trò xử lý dữ liệu thông qua việc thực hiện các lệnh của các chương trình nằm trong bộ nhớ chính.
ØThiết bị nhập (Input Devices)
Là thiết bị cho phép nhập thông tin từ bên ngoài vào máy tính. Thiết bị nhập chuẩn (là bàn phím (Keyboard). Ngoài ra còn có còn có thiết bị nhập phụ khác như: máy quét (scanner),mouse, camera. Ø Thiết bị xuất (Output Device)
Là thiết bị cho xuất thông tin sau khi được máy tính xử lý. Thiết bị chuẩn là màn hình (monitor). Ngoài ra còn có các thiết bị phụ như: máy in (printer), máy vẽ (plotter),.
Ø Bộ nhớ và thiết bị lưu trữ:
Ÿ Bộ nhớ chính( gồm bộ nhớ trong và bộ nhớ ngoài):
Là nơi lưu trữ thông tin để máy tính sử dụng trong quá trình xử lý thông tin. Bộ nhớ chính đươc chia làm hai loại
- ROM: Có thể đọc mà không ghi thông tin lên đĩa. Là bộ nhớ dành riêng để chứa các phần mềm và thông tin do nhà sản xuất định sẵn
  ROM
- RAM: Có thể đọc, ghi thông tin. Dùng để lưu trữ thông tin tạm thời. Khi tắt máy, mất điện nội dung thông tin trong bộ nhớ này sẽ bị mất
 RAM
Ÿ Thiết bị lưu trữ:
	Có sức chứa vô hạn và thông tin không bị mất khi không cung cấp điện. Khi cần xử lý thông tin trong bộ nhớ ngòai thì các thông tin này sẽ được nạp vào bộ nhớ chính (main memory) là Ram sau đó chuyển đến CPU. Do truy cập tuần tự và phải qua trung gian nên tốc độ truy xuất thông tin trên bộ nhớ ngoài chậm hơn so với bộ nhớ trong.Tốc độ truy xuất còn tùy thuộc vào từng lọai thiết bị , chậm nhất là băng từ ->đĩa mềm->..
1.3. Làm việc với bộ nhớ ngoài
Là các thiết bị lưu trữ không mất dữ liệu khi tắt nguồn. Có 2 dạng công nghệ lưu trữ là lưu trữ từ và lưu trữ quang.
- Công nghệ từ có: ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, ổ đĩa nén, USB, ổ đĩa di động, thẻ nhớ,
băng từ.
+ Các ổ đĩa cứng thường được dùng để lưu trữ, truy xuất phần mềm và dữ liệu.
- Công nghệ quang có : đĩa CD, DVD, Blue Ray, HDVD
1.4. Các thiết bị nhập /xuất:
ØThiết bị nhập (Input Devices)
Là thiết bị cho phép nhập thông tin từ bên ngoài vào máy tính. Thiết bị nhập chuẩn (là bàn phím (Keyboard). Ngoài ra còn có còn có thiết bị nhập phụ khác như: máy quét (scanner),mouse, camera. 
 Ø Thiết bị xuất (Output Device)
Là thiết bị cho xuất thông tin sau khi được máy tính xử lý. Thiết bị chuẩn là màn hình (monitor). Ngoài ra còn có các thiết bị phụ như: máy in (printer), máy vẽ (plotter),.
    	Printer                             Monitor 
1.5. Mua một chiếc máy tính
Bạn cần mua thiết bị máy tính xách tay nhưng không chắc cái nào sẽ phù hợp với như cầu của bạn. Bạn cũng muốn xem xét mua một máy in để tạo bản sao cứng của các văn bản khi cần. Bạn hãy sử dụng quảng cáo trên báo hoặc đến một số cửa hàng bán lẻ và ghi chú về một số mặt hàng khác nhau, bao gồm:
+ Tên sản phẩm hoặc nhãn hiệu
+ Phiên bản của sản phẩm (Nếu được)
+ Tốc độ vi xử lý
+ Dung lượng bộ nhớ RAM
+ Dung lượng ổ đĩa lưu trữ
+ Kích cỡ màn hình
+ Bàn phím gắn trong hoặc ngoài
+ Thiết bị trỏ
+ Loại thiết bị nguồn
+ Nếu có pin thì bao lâu phải sạc lại
+ Tùy chọn máy in
+ Thời gian bảo hành
+ Giá bán
2. Phần mềm máy tính
2.1. Chương trình phần mềm là gì 
 	Là các chương trình để máy tính họat động. Có thể ví phần cứng như là phần xác còn phần mềm là phần hồn của máy tính. Phần mềm có hai lọai phần mềm cơ bản và phầm mềm ứng dụng.
Ø Phần mềm hệ thống: Là hệ thống chương trình giúp người sử dụng làm việc với các ứng dụng cũng như sử dụng phần cứng của máy một cách thuận tiện và hiệu quả. Các hệ điều hành hiện đang được sử dụng hiên nay trên thế giới là : MS Windows,Unix,Linux 
Ø Phần mềm ứng dụng: là các chương trình hỗ trợ của hệ điều hành, thực hiện các công việc theo yêu cầu người sử dụng. Bao gồm các chương trình dịch, các hệ cơ sở dữ liệu, phần mềm mạng, phần mềm đồ họa phần mềm quản lý và các phần mềm chuyên dụng khác.
2.2. Bản quyền phần mềm
Khi mua phần mềm là bạn mua giấy phép để cài đặt và sử dụng phần mềm đó trên một máy tính
Cách mua phần mềm truyền thống là mua đĩa CD hay DVD có chứa chương trình được đóng gói, có kèm sách hướng dẫn
Những chương trình được cài đặt trong máy tính, được viết bằng ngôn ngữ lập trình gọi là phần mềm.
- Các phần mềm thường sử dụng: AutoCad, Photoshop, Corel, Microsoft Office
Bản quyền phần mềm
- Shareware là bản dùng thử.
- Freeware là bản miễn phí và có thể chia sẻ với người khác nhưng không được thu phí 
- Phần mềm có thể được “bundled” với máy tính khi mua máy
- Open Source: có thể sửa code và chia sẻ với người khác nhưng không được thu phí.
- Đăng kí một phần mềm mà có “live” version: đăng nhập qua mạng, chi phí thấp hơn mua trọn bản quyền hoặc mua ở dạng bản quyền mạng (network license).
Dù bạn có phần mềm bằng cách nào, bạn phải có trách nhiệm tuân thủ các quy định về bản quyền. nếu bạn không có giấy phép sử dụng hợp lệ, bạn sẽ vi phạm bản quyền của nhà phân phối và có thể bị kiện
2.3. Kiểm tra các yêu cầu hệ thống 
 - Run as Administrator
Hầu hết các phần mềm Windows cần phải được cài đặt với quyền quản trị (administrator). Do đó nếu bạn đang sử dụng một tài khoản người dùng hạn chế, có thể nhờ vào User Account Control (UAC). Tuy nhiên, hầu hết người dùng sẽ không phải lo lắng về điều này vì bất cứ khi nào cài đặt một chương trình bạn sẽ thấy hộp thoại UAC hiển thị và có thể đồng ý để quá trình được tiếp tục.
- Khả năng tương thích x86 hay x64
Hầu hết các máy tính chạy Windows mới hiện nay đều có phần cứng 64 bit và chạy phiên bản Windows 64 bit. Tuy nhiên, một số máy tính chạy Windows đời cũ vẫn sử dụng phiên bản Windows 32 bit. Nếu đang sử dụng máy tính chạy phiên bản Windows 64 bit, bạn có thể cài đặt phần mềm 32 bit bởi vì nó có khả năng tương thích ngược. Tuy nhiên, nếu máy đang chạy phiên bản Windows 32 bit lại không thể cài đặt phần mềm 64 bit. Nếu tải về một trình cài đặt phần mềm 64 bit để cài đặt cho máy tính chạy phiên bản Windows 32 bit, bạn sẽ thấy thông báo lỗi và trình cài đặt sẽ không chạy.  
2.4. Quản lý phần mềm
- Phần mềm ứng dụng: Là phần mềm được viết ra để giải quyết công việc thường gặp như: quản lý bán hàng, quản lý học sinh, soạn thảo văn bản 
- Phần mềm công cụ: Là phần mềm được dùng để hỗ trợ và lập trình ra các phần mềm ứng dụng phù hợp với thực tế:
- Phần mềm tiện ích: Là phần mềm được sử dụng giúp người dùng máy tính làm việc với nó nhanh chóng và hiệu quả hơn đồng thời mang tính chất thư giãn
2.5. Cài đặt và gỡ bỏ chương trình
Ø Cài đặt chương trình:
Khi cho đĩa CD chương trình vào ổ đĩa chương trình sẽ tự động chạy.
Nếu không có thể chạy File cài đặt setup.exe hoặc install.exe
Chương trình cài đặt có thể sẽ xuất hiện bảng cho phép chọn ngôn ngữ hiển thị, chọn ngôn ngữ mình thích và nhấn OK để chọn.
Bảng License Agreement thông báo yêu cầu chấp nhận các điều kiện về bản quyền tác giả và sử dụng chương trình, chọn I accept the Agreement để đồng ý và tiếp tục cài đặt, nếu không chọn hoặc chọn I do not accept the Agreement thì nút cài đặt sẽ không hiện lên và không thể tiếp tục cài đặt chương trình.
Các nút Next là tiếp tục cài đặt, Back là quay trở lại phần cài đặt trước đó để chỉnh sửa lại các thông số ở phần trước, Cancel là hủy bỏ không tiếp tục cài đặt nữa.
Bảng Select Destination Location là phần chọn nơi đặt chương trình muốn cài đặt, thông thường chương trình sẽ được đặt trong thư mục Program Files, tuy nhiên nếu muốn có thể thay đổi tên và vị trí khác bằng cách nhấn Browsevà chỉ đến vị trí đó.
Một số chương trình sẽ có phần lựa chọn các thông số cài đặt như Tipical: Cài bình thường, Full: cài toàn bộ, Compact: chỉ cài một ít thành phần cần thiết để sử dụng, Custom: lựa chọn theo ... hèn đang ở trong cell nào đó, chọn Filter Execluding selection sẽ lọc các mẫu tin theo cột có giá trị khác với cell đang chọn.
- Advanced Filter/soft:
	Đây là cách lọc mở rộng dùng để lọc dữ liệu trong table theo nhiều điều kiện đồng thời hoặc không đồng thời trên một số trường nhất định, cho phép sắp xếp dữ liệu sau khi lọc .
	Để tiến hành lọc ta mở một table vào đó à chọn lệnh từ menu Records/Filter/Advanled Fileter/ Sort .Xuất hiện lưới lọc và một table , double click vào tên trường cần lọc vào gõ điều kiện vào dòng Criteria hoặc dòng or , nhắp vào nút lệnh Apply Filter để xem kết quả, để gỡ bỏ kết quả lọc ta chọn nút lệnh Remove Filter.
-VD: Lọc nhân viên có họ lót là “nguyễn”
------------------------›&š-------------------------
Bài 18: Tạo Truy vấn dữ liệu
Mã bài:18
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm Query và khái niệm các loại Query
- Sử dụng được Wizard để tạo truy vấn lựa chọn Select Query
- Sử dụng các điều kiện khác nhau trong truy vấn để lựa chọn các mẫu tin
- Áp dụng được các biểu thức, trường tính toán để lọc dữ liệu khi truy vấn
- Hiển thị được dữ liệu của các truy vấn lên màn hình.
- Sử dụng được các loại query vào trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. 
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung chính:
1. Khái niệm Query 
Dùng để xử lý số liệu. Query là công cụ giúp xử lý số liệu rất hiệu quả như tính toán, rút trích, tổng hợp, tạo dữ liệu nguồn cho các đối tượng khác
Các loaị query:
- Select Query : Truy vấn dùng để lựa chọn dữ liệu từ Bảng để đưa ra Thông Tin theo yệu cầu .
- Total Query: dùng để truy vấn nhưng có tổng hợp số liệu
- Make Table Query : Truy vấn dùng để tạo Bảng Dữ Liệu mới .
- Append Query : Truy vấn dùng để kết nối các Bản Ghi của 2 Bảng cùng Cấu Trúc .ị - - Update Query : Truy vấn dùng để cập nhật cho các Trường của Bảng Dữ Liệu Nguồn 
- Cross Table Query : Truy vấn dùng để thống kê dữ liệu tổng hợp theo Đường Chéo - - Delete Query : Truy vấn dùng để xóa các Bản Ghi của 1 Bảng Dữ Liệu .
2. Cách tạo truy vấn bằng Select Query 
	Query Select là truy vấn cho phép bạn đưa thông tin tổng hợp từ 1 hoặc nhiều Bảng có liên quan với nhau thông qua Trường Khóa, hoặc đưa ra thông tin tổng hợp từ các Query khác , hoặc đua ra thông tin tổng hợp từ các Bảng lẫn Query . 
Ngoài ra Select Query còn cho phép bạn tạo 1 Trường mới cho Bảng , tạo câu hỏi đáp khi truy vấn , thống kê dữ liệu thông qua các hàm số trong Cơ Sở Dữ Liệu .
2.1. Dùng bằng Wizard :
 Các bước thực hiện :
Bước 1:
Chọn create / Query Wizard / xuất hiện hộp thoại
Chọn Simple Query Wizard / Chọn OK
Bứơc 2 :
- Chọn Table hoặc Query tham gia truy vấn .
Trong hộp Available Field( Dùng các nút lệnh , >>).
Chọn xong ấn nút Next 
Bước 3:
Lực chọn việc hiển thị chi tiết kết quả hay thực hiện tổng kết số liệu / bấm nút Next
 + Chọn Detail : Nếu muốn hiển thị chi tiết toàn bộ giá trị các Field đã chọn 
 + Chọn Summary : Nếu muốn thực hiện tổng kết số liệu . Nếu chọn công việc này thì nhắp vào Summary Options để chọn các chỉ tiêu tổng kết sau:
+ Sum : Tính tổng giá trị của Field
+ Avg : Tinh giá trị trung bình của Field 
+ Min : Tính giá trị nhỏ nhất của Field
+ Max : Tình giá trị lớn nhất của Field 
+ Count : Đếm số Record .
Bước 4:
Đặt tên cho Query và chọn Finish 
2.2. Tạo select query trong Design View
- Chọn create / Query Design / xuất hiện hộp thoại
- Chọn Table dùng làm dữ liệu cho query
- Click vào nút Add để hiển thị trong cửa sổ Select Query. Lặp lại cho các bảng và các Query cần dùng
- Click vào Close để đóng hộp thoại Show Table 
- Thêm dòng Total vào Design/ Totals 
- Chọn giá trị cho dòng Total:
+ Group by : Nhóm các dòng có giá trị giống nhau trên Field thành một nhóm 
+ Sum : Tính tổng các giá trị trên Field của từng nhóm 
+ Avg : Tính giá trị trung bình trên Field của từng nhóm 
+ Count : Đếm số bộ ( dòng – mẫu tin ) trên Field của từng nhóm
+ Min: Tìm ra giá trị nhỏ nhất trên Field của từng nhóm
+ Max: Tìm ra giá trị lớn nhất trên Field của từng nhóm
+ First: Tìm ra giá đầu tiên trên Field của từng nhóm
+ Last: Tìm ra giá cuối cùng trên Field của từng nhóm
+ Expression: Biểu thức tính toán từ các field khác trong bảng
+ Where: Điều liện sàng lọc dữ liệu cho truy vấn
- Click vào nút Run trên thanh công cụ để xem kết quả chạy Query vừa tạo
- Click vào nút Close để đóng query, xuất hiện thông báo
- Nhập tên và Click vào nút OK
1.3. Chỉ định điều kiện lọc
- Chỉ định so sánh
Để chỉ định phép so sánh, nhập giá trị vào dòng Criteria của Field muốn duyệt
- Chỉ định mẫu ký tự đại diện: các ký tự đại diện cho biết cách khởi tạo các tiêu chuẩn dựa trên những mẫu tin hoặc từng ký tự một thay vì những phần tương đương chính xác
- Chỉ định phép thử: để chỉ định điều kiện loại trừ, nhập Not vào trước giá trị điều kiện lọc
- Chỉ định khoảng giá trị so sánh: Để chỉ định ngày tháng chính xác hơn, có thể sử dụng phép toán Betweenend
- Chỉ định điều kiện OR
	+ Nhập vào điều kiện đầu tiên. Nó xuất hiện trên dòng Criteria
	+ Click vào hàng Or trên cột trên của Field mà ban muốn có điều kiện Or, nhập điều kiện tiếp theo. Và tiếp tục nhập các điều kiện khác
1.4. Sắp xếp Field Query:
	Một cách mặc định, các field trong query không được sắp xếp. Tuy nhiên có thể sắp xếp bất kỳ Field nào theo thứ tự tăng hoặc giảm
- Click vào hàng sort trên cột Field cần sắp xếp
- Click vào mũi tên bên phải cột để chọn kiểu sắp xếp trên menu vừa hiện ra
	+ Ascending: Tăng dẫn
	+ Descending: Giảm dần
1.5. Các phép toán và hàm IIf trong query:
Ø Tạo Field tính toán:
- Cú pháp: :[biểu thức]
	+ Các Field tính toán trong biểu thứcmà có khoảng trắng thì các field phảo được bao dấu[ ]
	+ Tên Field tính toán khôngđược trùng với các field có mặt trong table hoặc Query tham gia truy vấn
VD: thanhtien:[soluong]*[dongia]
Ø Phép toán ghép chuỗi: 
 -Cú pháp: [chuỗi 1] &[ chuỗi 2]
- ý nghĩa: Ghép chuỗi 1 vào chuỗi 2
Vd: hoten :ho&” ”& ten 
Ø Phép toán Between . And 
-Cú pháp :Between and 
- ý nghĩa: Hàm cho kết quả đúng nếu giá trị đúng đem so sánh giới hạn giữa giá tri 1 và giá trị 2
- Vd:Between [nhập tháng muốn theo dõi ] and [Đến tháng ]
Ø Hàm IIF:
- Cú pháp: IIF( điều kiện 1, công việc 1, công việc 2)
- Ý nghĩa: Nếu điều kiện đúng thì thực hiện công viiệc 1, nếu điều kiện sai thì thực hiện công việc 2
------------------------›&š-------------------------
Bài 19: Thiết kế form
Mã bài:19
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm biểu mẫu và các loại biểu mẫu
- Trình bày và thực hiện được các bước tạo biểu mẫu
- Trình bày và tạo được các thành phần và thuộc tính các đối tượng tạo thành biểu mẫu
- Vận dụng các kiến thức của form tạo được form trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. 
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung chính:
1. Khái niệm biểu mẫu và các loại biểu mẫu
Form là một phương tiện giúp ta thiết kế các mẫu nhập liệu gần với mẫu nhập thường ngày của con người . Để cho người sử dụng dễ dàng nhập liệu, xử lý các công viêc trong access nhanh chóng hơn. Ngoài ra Form còn có các nút lệnh để người sử dụng chọn lệnh nhanh chóng dễ dàng hơn .
1.1. Khái niệm và các thành phần của form
- Tiêu đề (caption): là một chuỗi văn bản xuất hiện trên thanh tiêu đề (title bar) của cửa sổ biểu mẫu 
- Các tiêu đề (control) :Là các đối tượng được tạo ra nằm trong các thành phần của biểu mẫu . Thông qua các điều khiển này, người sử dụng có thể nhập dữ liệu vào bảng hoặc cho thực thi một hành động nào đó .
- Các nút di chuyển (Navigation Buttons):cho phép người sử dụng di chuyển qua lại các dòng dữ liệu trong bảng .
1.2. Các loại biểu mẫu
- Biểu mẫu dữ liệu: Dùng để thể hiện dữ liệu bên trong của một hay nhiều bảng in ra màn hình, thông qua màn hình này người sử dụng có thể cập nhật được dữ liệu vào trong cac bảng .
- Biểu mẫu hộp thoại: Là biểu mẫu hệ thống sẽ dùng để hỏi người sử dụng trả lới một số câu hỏi nào đó hoặc lựa chọn một số hành động mà người sử dụng chọn để trả lời .
- Sự khác biệt hai biểu mẫu trên là mẫu tin nguồn (Record source ) của biểu mẫu dữ liệu là bắt buộc phải là một bảng hoặc một truy vấn chọn, ngược lại thì biểu mẫu hộp thoại không cần mẫu tin nguồn .
2. Các bước tạo form bằng wizard
-Bước 1: Nhắp chuột vào Create Form by/ form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard
-Bước 2: Chọn Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Form, chọn các field từ Available Fields qua Selected Fields
-Bước 3: Chọn Next xuất hiện hộp thoại 
- Chọn kiểu trình bày cho Form
+Columnar(cột): dữ liệu được thể hiện trên từng cột và tại một thời điểm trên màn hình chỉ hiện thị thông tin của một dòng trên dữ liệu .
+ Tabular(danh sách ): Thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhiều dòng 
+Justified(hàng ):thể hiện dữ liệu trên nhiều cột, nhưng tại một thời điềm trên biểu mẫu chỉ hiển thị thông tin của một dòng dữ liệu tương ứng trong bảng .
+ Datasheet (bảng ): thể hiện trên nhiều hàng, nhiều cột giống như màn hình nhập liệu của table(Data sheetview) 	
Bước 4: Chọn Next, xuất hiện hộp thoại đánh tên Form và Finish để kết thúc
3. Hiệu chỉnh form.
- Chọn Form cần hiệu chỉnh 
- Nhắp chuột vào nút Design trên thanh công cụ xuất hiện khung hộp thoại khi đó cần chỉnh sửa
3.1. Cách di chuyển các đối tượng trên form 
- Bấm chuột vào đối tượng cần di chuyển : Đưa con trỏ chuột tới đối tượng đã chọn sẽ hiện lên hình bàn tay :
+ Nếu ký hiệu là cả bàn tay 5 ngón thì di chuyển các đối tượng liên quan cùng đi 
+ Nếu bàn tay ký hiệu 1 ngón thì chỉ di chuyển đối tượng đó
- Có thể nhắp chuột và kéo thành vùng bao đối tượng để tạo mối liên kết các đối tượng khi di chuyển
3.2. Thay đổi kích thước của đối tượng:
- Bấm vào đối tượng cần thay đổi kích thước 
- Di chuyển con trỏ tới nút Handle tương ứng sao cho thành con trỏ 2 đầu và kéo thay đổi kích thước đó.
3.3. Định màu cho đối tượng trên Form:
- Bấm chuột vào đối tượng cần định màu 
- Click chuột phải của mouse xuất hiện một thực đơn 
+ Chọn Fill / Back color: Quy định màu nền(màu tô) cho đối tượng .
+ Chọn Font / Fore color: Quy định màu ký tự bên trong của đối tượng 
+ Special Effect: Tạo hiệu ứng bề mặt đối tượng gồm có các giá trị theo thứ tự tương ứng.
- Các thao tác này có thể chọn qua nhắp chuột phải /Properties.
3.4. Quy định Font chữ cho đối tượng:
- Bấm vào đối tượng cần qui định Font chữ
- Bấm chuột phải chọn Properties trong thực đơn. Trong ngăn Format, qui định Font chữ trong mục Font name , kích thước trong mục Font size, dạng hiển thị Font trong các mục Font Italic  , Font Wight , Font Underline
3.5. Tạo form dạng main / sub form bằng wizard :
Ø Main Form / Sub Form là gì ?
- Một Form mà trên nó có chứa Form khác gọi là Form chính( Main Form ) và Form trong Form gọi là Sub Form 
- Việc tạo Main Form / Sub Form là điều cần thiết cho việc hiển thị và nhập liệu cho hai hay nhiều bảng có mối quan hệ với nhau . Thông qua Main Form / Sub Form ta có thể đồng thời quản lý dữ liệu trong các bảng quan hệ đó.
- Main Form / Sub Form thông thường liên kết với nhau theo thứ bậc chung/ chi tiết, hoặc cha /con . Khi hiển thị dữ liệu từ hai bảng có quan hệ 1 – n thì Main Form sẽ liên kết với bảng quan hệ 1, còn Sub Form sẽ liên kết với bảng quan hệ n 
Ø Cách Tạo Main Form / Sub Form bằng wizard
- Bước 1: Tạo query làm nguồn dữ liệu cho main Form và query làm nguồn dữ liệu chon sub Form( nếu các Field trong main/ sub Form có sẵn trong các table thì không cần tạo query) 
- Bước 2: Nhắp chuột vào Create / form wizard/. Xuất hiện hộp thoại Form Wizard
- Bước 3:Chọn Table/ Query làm nguồn dữ liệu cho Main Form, tiếp theo chọn Table/ Query làm nguồn cho Sub Form rồi chuyển các Field sang vùng Select Field bằng các nút > ,>>.
Chọn Next : Xuất hiện hộp thoại 
- Bước 4: Click chuột chọn Form with Sub Form . Chọn Next 
Xuất hiện hộp thoại, chọn kiểu trình bày cho Sub Form 
+ Chọn Tabular ( dạng bảng của Form ) hoặc kiểu Datsheet( dạng bảng của Table ). Chọn xong chọn Next.
- Chọn kiểu dáng của Form là kiểu trình bày dữ liệu gồm kiểu nền , kiểu chữ .. đựơc ACCESS thiết kế sẵn và chọn Next 
- Nhập tiêu đề cho Form và chọn Next 
- Chọn Finish để kết thúc.
------------------------›&š-------------------------
Bài 20: Tạo lập báo cáo dữ liệu
Mã bài:20
Mục tiêu::
- Trình bày được khái niệm báo cáo và các loại báo cáo
- Tạo được các báo cáo
- Trình bày được các thành phần trong báo cáo
- Định dạng và trang trí được các báo cáo
- Vận dụng các kiến thức của report tạo được các báo cáo trong các bài tập quản lý
- Rèn luyện tính cẩn thận, kiên trì, sáng tạo. 
- Bảo đảm an toàn và vệ sinh cho người và thiết bị trong phòng máy.
Nội dung chính:
1. Khái niệm report và các dạng báo report
1.1. Khái niệm
Report là công cụ chủ yếu dùng để trình bày dữ liệu của table/ query dưới một hình thức mới hơn, trong đó ta có thể tổng hợp, kết nhóm, tính toán phục vụ cho công việc in ấn dữ liệu. 
1.2. Các loại report
	+ Report Wizard: tạo Report nhờ Form Wizard
	+ Report Design View: tạo Report thủ công
	+ Auto Report column: Tạo Report tự động dươi dạng cột
	+ Auto Report tabular: tạo Report tự động dưới dạng bảng
	+ Report Chart Wizard: tạo Report dạng biểu đồ
	+ Label Report: Tạo Report dạng nhãn
2. Tao report bằng wizard
- Bước 1: Tạo query làm nguồn dư liệu cho report( Nếu cần)
 Từ cửa sổ database nhắp chuột vào Create/ Report wizard xuất hiện hộp thoại
- Bước 2: Chọn Table hoặc query chứa các Fields cần sử dụng vào Report từ khung Available Fields. Sử dụng các nút >, >> để chọn các Field hiển thị trên Report hoặc <, << để bỏ chọn. Click Next để tiếp tục. 
- Bước 3: Chọn Field muốn nhóm dữ liệu trong hộp thoại. Xong chọn Next
- Bước 4: Chọn Field cần sắp xếp theo thứ tự nào của một trong các vùng mà ta đã chọn, chọn các trường xong chọn nút Next
- Bước 5: Chọn cách trình bày dữ liệu và lề trong report tại mục: Layout, chọn kiểu in và hướng in Tại mục: Orientation. Xong chọn Next
Bước 6:chọn Next và chọn Finish để kết thúc	
3. Tạo Report Mailing Label 
Mailing label là một kiểu Report đặc biệt. Có thể kết nối các nhãn với bảng hoặc query và Access sẽ tạo ra nhãn cho mỗi record.
-Bước 1: Chọn Create/ Label Wizard xuất hiện hộp thoại
- Bước 2: Chọn loại và kích thước cho report trong hộp thoại
Trong đó:
	+ Demensions: kích thước của nhãn
	+ Number Across: số nhãn trình bày trên một hàng ngang
	+ Unit of Measure: Đơn vị đo
	+ Label Type: Loại nhãn
* Lưu ý: Unit of Measure và Label Type dùng để hạn chế danh sách mẫu nhãn . Muốn bổ sung, sửa đổi hay xoá bỏ một loại nhãn nào đó mà không có trong danh sách có sẵn ta nhấp chuột nút Customize.
Chọn Next
- Bước 3: Chọn Font chữ trong khung. Chọn Next
- Bước 4: Xây dựng nội dung cho nhãn theo hộp thoại sau:
Chọn Next
- Bước 5: Chọn thứ tự sắp xếp khi hiển thị dữ liệu và chọn Finish để kết thúc
- Bước 6: Lưu và xem kết quả của Report 
------------------------›&š-------------------------
TÀI LIỆU CẦN THAM KHẢO:
[1] Giáo trình tin học văn phòng – Nhà xuất bản giáo dục- tên tác giả Thạc Bình Cường- năm xuất bản 2004;
[2] Giáo trình tin học văn phòng – Bùi Thế Tâm – Nhà xuất bản giao thông vận tải – Năm 2005;
[3] Giáo trình Microsoft Access 2007 – Nhóm phát triển phần mềm Học sinh học sinh (SSDG) – Nhà xuất bản giao thông vận tải – Năm 2007;
[4] Tài liệu tham khảo Internet: linhk: