Giáo trình Microsoft Excel

Giáo trình 
Microsoft Excel 
Chương I 
GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 
I. GIỚI THIỆU: 
Microsoft Excel là một chương trình ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, là một công 
cụ mạnh để thực hiện các bảng tính chuyên nghiệp. 
Cũng như các chương trình bảng tính Lotus, Quattro,..., bảng tính của Excel cũng 
bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán trong 
Excel cũng có những điểm tương tự tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có 
giao diện rất thân thiện với người sử dụng. 
Hiện tại Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ 
các công việc tính toán thông dụng, bằng các công thức tính toán mà người sử dụng 
(NSD) không cần phải xây dựng các chương trình. 
II. SỬ DỤNG EXCEL 
 1. Khởi động Excel 
 Cách 1: Nhấp đôi chuột vào biểu tượng Excel trên màn hình nền (Nếu có) 
 Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng Excel trên thanh MS Office Shortcut 
 Cách 3: Từ Menu Start - Chọn Program - Chọn biểu tượng Microsoft Excel 
 Cách 4: Từ Menu Start - Chọn Run - xuất hiện hộp thoại: Nhập tên tập tin chương 
trình Excel (kèm theo đường dẫn đầy đủ) ® ấn OK 
2. Thoát khỏi Excel: Có nhiều cách: 
 Cách 1: Chọn lệnh File - Exit 
 Cách 2: Kích chuột vào nút Close trên thanh tiêu đề của cửa sổ Excel 
 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 
Khi đóng Excel, nếu bảng tính chưa được lưu trữ thì excel sẽ xuất hiện thông báo: 
" Do you want to save the change?" ( Bạn có lưu lại những thay đổi trên tập tin 
BOOK1 không?) 
Nếu chọn Yes: Lưu tập tin rồi đóng Excel lại 
Nếu chọn No: Đóng Excel lại mà không lưu tập tin 
Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ lệnh thoát Excel 
3. Các thành phần trong cửa sổ Excel 
Cũng gồm các thành phần cơ bản của cửa sổ chương trình: 
- Thanh tiêu đề 
- Thanh thực đơn 
- Thanh công cụ: Đóng/ mở các thanh công cụ bằng lệnh View - Toolbars 
- Thanh công thức: (Formula bar): Đóng mở thanh công thức bằng lệnh View - Formula 
bar. 
- Dòng (Row): Tiêu đề dòng được ký hiệu theo số thứ tự 1, 2, 3, đến 65536 
- Dòng (Column): Tiêu đề cột được ký hiệu theo các chữ cái: A, B, C... đến IV (tối đa 
256 cột trên một bảng tính) 
Vùng bảng tính 
Tiêu đề cột 
Tiêu đề 
dòng
Thanh Formatting 
Thanh Formula 
Thanh Standard 
Thanh Menu
Thanh tiêu 
đề
Ô hiện hành
- Ô (Cell): Giao của hàng và cột. Ô được xác định bằng địa chỉ ô, ký hiệu 
Ví dụ: Ô C5 là ô tại vị trí cột C giao với dòng 5 
- Con trỏ ô: có dạng hình chữ nhật bao quanh ô. Ô có chứa con trỏ ô gọi là ô hiện 
hành. Địa chỉ ô hiện hành sẽ hiển thị trên ô Name box (phía bên trái của Thanh công 
thức) và nội dung chứa trong ô đó sẽ hiển thị ở phía bên phải của thanh công thức. 
* Cấu trúc bảng tính Excel 
Mỗi tập tin Excel có thể chứa nhiều bảng tính. Mỗi bảng tính được gọi là một Sheet 
(gồm 256 cột x 65536 dòng). Mỗi tập tin (book) có thể chứa tối đa 255 Sheet. Khi mở 
mới một tập tin, Excel sẽ lấy tên tập tin là Book1.xls và con trỏ sẽ nằm ở bảng tính 
Sheet1. 
CHƯƠNG II 
LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 
I. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI TẬP TIN BẢNG TÍNH 
 1. Lưu bảng tính 
- Chọn lệnh File - Save /hoặc nhấn Ctrl + S/ hoặc kích chuột vào nút Save trên 
thanh công cụ. 
- Xuất hiện hộp thoại: 
 + Mục File name: Gõ tên tập tin 
 + Mục Save in: Chọn đĩa và Folder chứa tập tin ® Xong ấn nút Save 
 2. Mở tập tin mới: 
- Chọn lệnh File - New/ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N/ hoặc ấn nút New trên 
thanh công cụ Standard. 
Gõ tên tập tin
Chọn đĩa, thư mục 
chứa tập tin 
 3. Mở tập tin đã có trên đĩa 
- Chọn lệnh File - Open/ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O/ hoặc ấn nút Open trên 
thanh công cụ Standard. 
® Xuất hiện hộp thoại: 
+ Mục Look in: Chọn thư mục chứa tập tin muốn mở. Nội dung của thư mục được chọn 
sẽ xuất hiện trong danh sách bên dưới. Nhấp đôi chuột vào tập tin muốn mở. 
II. KHAI BÁO THÔNG SỐ MÔI TRƯỜNG 
 Để khai báo định dạng cho các kiểu dữ liệu, trước khi làm việc với Excel ta nên 
xem lại phần khai báo thông số môi trường làm việc để thuận tiện trong việc nhập dữ 
liệu vào cho đúng định dạng qui ước của máy. Thao tác như sau: 
 Từ Menu Start - Chọn Control Panel ® Mở Regional Settings ® Xuất hiện hộp thoại:
 + Phiếu Number: khai báo kiểu số 
Dấu phân cách thập 
Dấu phân nhóm số
Dấu phân cách liệt kê
· Decimal Symbol: Chọn dấu phân cách số thập phân 
· No, of digits after decimal: số chữ số thập phân 
· Digits grouping symbol: Dấu phân cách nhóm số 
· No, of digits in group: số chữ số trong một nhóm 
· Negative sign symbol: dấu âm 
· Negative number format: dạng thức số âm 
· Display leading zeroes: dạng con số nhỏ hơn 1 
· Measurement system: Hệ thống đo lường 
· List separator: dấu phân cách liệt kê 
+ Phiếu Currency: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu tiền tệ. Khai báo tương tự như phiếu 
Number, ngoài ra còn có thêm các mục: 
· Currency symbol: Ký hiệu tiền tệ 
· Position of currency symbol: Vị trí ký hiệu tiền tệ 
Thay đổi ký hiệu tiền tệ
+ Phiếu Time: Hiệu chỉnh định dạng dữ liệu giờ 
· Time sample: Dạng giờ hiển thị 
· Time style: Kiểu định dạng 
· Time separator: Dấu phân cách 
· AM symbol: Ký hiệu giờ buổi sáng 
· PM symbol: Ký hiệu giờ buổi chiều 
+ Phiếu Date: 
· Calendar type: Loại lịch sử dụng 
· Short date style: ngày tháng dạng gọn 
· Long date: Dạng đầy đủ 
Khai báo xong ấn nút Apply ® OK 
 Để khai báo Font mặc nhiên cho Excel: 
Tại màn hình Excel, chọn lệnh Tools - Options, xuất hiện hộp thoại: 
+ Phiếu General: 
· Standard Font: Chọn Font 
· Size: Chọn cỡ 
® OK ® xuất hiện thông báo yêu cầu khởi động lại Excel để bắt đầu làm việc. 
III. THAO TÁC NHẬP LIỆU 
 1. Nhập dữ liệu 
- Muốn nhập dữ liệu tại ô nào thì phải di chuyển con trỏ ô đến ô đó. 
- Nhập liệu bình thường và kết thúc nhập bằng phím Enter. 
- Ngắt dòng trong 1 ô: dùng phím Alt + Enter 
 2. Di chuyển con trỏ ô: 
- Dùng phím mũi tên/ hoặc phím Enter 
- Dùng chuột kích vào ô cần di chuyển đến. 
- Tab / Shift Tab: dịch chuyển sang phải/ trái một màn hình 
- Page Up/ Page Down: Lên /xuống một màn hình 
 3. Thay đổi kích thước cột/ hàng 
- Kéo chuột trên vách ngăn của tiêu đề cột/hàng 
IV. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU 
Dữ liệu khi nhập vào Excel được phân ra làm các loại sau: 
1. Kiểu chuỗi, ký tự (Text) 
- Gồm các ký tự chữ (A -> Z), số, các dấu chính tả... 
- Có thể nhập dữ liệu chuỗi bắt đầu bằng 1 trong các kí tự canh biên: 
' (dấu nháy): Canh chuỗi về biên trái ô 
" (dấu nháy kép): Canh chuỗi về biên phải ô 
^ (dấu mũ): Canh chuỗi giữa ô 
- Khi nhập mặc nhiên canh trái trong ô 
- Nếu độ rộng ô nhỏ hơn chiều dài của chuỗi thì: 
· Nếu các ô lân cận cùng hàng còn trống thì dữ liệu sẽ lấn chiếm sang để thể
hiện đầy đủ. 
· Nếu các ô lân cận cùng hàng đã có dữ liệu thì phần dữ liệu thiếu chỗ sẽ bị
khuất. 
2. Kiểu số (Number) 
- Là kiểu dữ liệu chỉ chứa các con số 0 -> 9, có thể có dấu + - %, ( ), ký hiệu tiền tệ và 
một số ký hiệu đặc biệt khác. 
- Mặc định dữ liệu kiểu số được canh phải trong ô 
- Dữ liệu kiểu số bao gồm rất nhiều kiểu chi tiết: 
· Số chưa định dạng (General) 
· Số đã được định dạng theo kiểu số (Number) 
· Số ở dạng tiền tệ (Currency) 
· Số kế toán (Accounting) 
· Số ở dạng ngày (Date) 
· Số ở dạng giờ (Time) 
Kéo chuột tại vị trí này
· Số phần trăm % (Percent) 
· Số ở dạng chuỗi (Text) 
· Số ở dạng phân số (Fraction) 
· Số ở dạng số E (Scientific) 
· Số dạng đặc biệt (Special) 
· Một số dạng khác (Custom) 
- Nếu độ rộng ô nhỏ hơn chiều dài con số. Dữ liệu sẽ thể hiện dạng số mũ (VD: 1E + 
04) hoặc toàn những dấu ##### trong ô. 
3. Kiểu công thức (Formula) 
Là một biểu thức toán học, bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+" chứa dữ liệu số, chuỗi 
(phải đặt trong cặp dấu nháy kép), toán tử, hàm... 
Kết quả của công thức sẽ hiển thị trong ô còn công thức sẽ được hiển thị trên thanh 
công thức. 
Chiều dài không vượt quá 255 ký tự 
Chú ý: 
- Nếu dữ liệu kiểu số, công thức mà có ký tự canh biên đi trước thì Excel xem đó là dữ 
liệu kiểu chuỗi. 
- Nếu ta nhập dữ liệu kiểu số, ngày,... không đúng dạng đã khai báo thì Excel không 
nhận diện được dữ liệu và tự động chuyển sang kiểu chuỗi. 
V. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU 
1. Sửa dữ liệu 
Cách 1: Nhấp đôi chuột vào ô cần sửa để sửa, sửa xong ấn Enter 
Cách 2: Đặt con trỏ tại ô cần sửa rồi ấn phím F2 để sửa. 
2. Xoá 
Cách 1: Chọn phạm vi cần xoá ® ấn phím Delete (xoá nội dung) 
Cách 2: Chọn phạm vi cần xoá ® 
 Chọn lệnh Edit - Clear - All: Xoá cả nội dung lẫn định dạng 
 - Format: Chỉ xoá định dạng 
 - Contents: Chỉ xoá nội dung 
 - Comments: Chỉ xoá chú thích 
Cách 3: Chọn phạm vi cần xoá ® Kích phải chuột vào phạm vi đó, chọn lệnh Clear -
Contents (Xoá nội dung) 
3. Di chuyển dữ liệu 
Cách trực tiếp: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác (kéo tại vị trí đường 
viền của phạm vi) 
Cách gián tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Cut (Ctrl + X), sau đó đưa con 
trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V) 
4. Sao chép dữ liệu 
Cách trực tiếp: Dùng chuột kéo dữ liệu từ vị trí này đến vị trí khác đồng thời ấn phím 
Ctrl trong khi kéo (kéo tại vị trí đường viền của phạm vi) 
Cách gián tiếp: Chọn phạm vi dữ liệu, chọn lệnh Edit - Copy (Ctrl + C), sau đó đưa con 
trỏ đến vị trí đích, chọn lệnh Edit - Paste (Ctrl + V) 
Ngoài ra trong Excel còn sử dụng nút Handle (nút có dạng hình chữ thập màu đen ở 
góc dưới bên trái của phạm vi dữ liệu) để sao chép cho những ô lân cận theo hướng 
kéo nút Handle 
5. Điền dữ liệu tự động 
- Điền dữ liệu tăng dần (đánh số thứ tự) 
Cách 1: 
Bước 1: Gõ số vào 2 ô liên tiếp theo thứ tự tăng dần 
Bước 2: Chọn 2 ô đó 
Bước 3: Kéo nút Handle của phạm vi này và kéo theo hướng cần điền đến vị trí cần 
thiết rồi nhả chuột. 
Cách 2: 
- Gõ số thứ tự đầu tiên của dãy số cần điền 
- Kéo nút Handle tại ô đó đồng thời ấn phím CTRL trong khi kéo, ta sẽ được một dãy 
số thứ tự tăng dần 1 đơn vị theo hướng kéo nút Handle 
VI. KHỐI, PHẠM VI THAO TÁC 
1. Khái niệm khối( còn gọi là vùng bảng tính): Khối gồm 1 ô hoặc nhiều ô liên tục 
Khối được xác định bằng địa chỉ: : 
VD: Khối dữ liệu A2:C5 gồm tất cả những ô từ ô A2 đến ô C5 
Cách chọn khối: 
- Chọn 1 ô: muốn làm việc với ô nào thì kích chuột tại ô đó 
- Chọn một khối gồm nhiều ô: quét chuột từ ô đầu tiên của khối đến ô cuối cùng của 
khối 
- Chọn 1 dòng: Kích chuột vào tiêu đề dòng đó 
- Chọn 1 cột: kích chuột vào tiêu đề cột đó 
Ngoài ra có thể dùng phím Shift + các phím mũi tên để chọn khối 
2. Khái niệm phạm vi: 
Gồm 1 khối hoặc nhiều khối 
Cách chọn phạm vi gồm nhiều khối: 
 Dùng chuột quét chọn khối đầu tiên, ấn phím Ctrl, rồi quét chọn tiếp các khối khác. 
VII. LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU KIỂU CÔNG THỨC 
1. Các toán tử dùng trong công thức 
- Toán tử số học: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa) 
- Toán tử liên kết chuỗi: & (ghép nối 2 chuỗi) 
- Toán tử so sánh: chỉ cho kết quả là một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE 
= (bằng) > (lớn hơn) >= (lớn hơn hoặc 
bằng) < (nhỏ hơn) 
 (không bằng) 
- Độ ưu tiên của toán tử: theo thứ tự giảm dần: ( ), ^, */, + - ... 
2. Các loại địa chỉ ô/ khối: 
- Địa chỉ tương đối: 
Ký hiệu: 
VD: 
Giả sử công thức tại ô C1 như sau: = A1 * B1, kết quả là 30 
Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô C2 thì công thức tại ô này như sau: = A2 * B2, 
kết quả là 80 
Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô D1 thì công thức tại ô này như sau: =B2 * C2, 
kết quả là 90 
Khi sao chép công thức của ô C1 đến ô D2 thì công thức tại ô này như sau: =B2 * C2, 
kết quả là 320 
Như vậy khi sao chép công thức của ô C1 đến các ô khác thì ô A1 và B1 thay đổi theo 
hàng và cột tương ứng. Vậy ô A1, B1 trong công thức là loại địa chỉ tương đối. 
- Địa chỉ tuyệt đối: 
Ký hiệu: $$ 
VD: Yêu cầu tính các cột Chi phí 1 và Chi phí 2 trong bảng số liệu sau, biết rằng: 
 A B C D 
1 10 3 30 90 
2 20 4 80 320 
Chi phí 1 = Số lượng 1 * Đơn giá 1 * Tỷ lệ chi phí 
Chi phí 2 = Số lượng 2 * Đơn giá 2 * Tỷ lệ chi phí 
Ta có công thức tại ô E3 là: = A3 * C3 *$B$1 
Khi sao chép công thức từ ô E3 sang các ô E4, E5, F3, F4, F5 thì công thức sẽ thay 
đổi như sau: 
E4 = A4 * C4 *$B$1 
E5 = A5 * C5 *$B$1 
F3 = B3 * D3 *$B$1 
F4 = B4 * D4 *$B$1 
F5 = B5 * D5 *$B$1 
Vậy trong công thức, địa chỉ $B$1 là loại địa chỉ tuyệt đối. 
- Địa chỉ hỗn hợp: 
Ký hiệu: $ hoặc $ 
VD: Yêu cầu tính các cột Chi phí V.Chuyển và Chi phí B.Xếp trong bảng số liệu sau, 
biết rằng: 
Chi phí V.Chuyển = Số lượng * Đơn giá * Tỷ lệ chi phí của V.Chuyển 
Chi phí B.Xếp = Số lượng * Đơn giá * Tỷ lệ chi phí của B.Xếp 
 A B C D E F 
1 Tỷ lệ chi phí: 5% 
2 Số lượng 1 
Số lượng 
2 
Đơn giá 1 Đơn giá 2 Chi phí 1 Chi phí 2 
3 10 5 50000 75000 25000 18750 
4 20 7 30000 25000 30000 8750 
5 30 9 10000 35000 15000 15750 
 A B C D 
1 Chi phí V.Chuyển Chi phí B.Xếp 
2 Đơn giá Số lượng 5% 3% 
3 10000 5 2500 1500 
4 20000 7 7000 5400 
Ta có C3 = $A3 * $B3 * C$2 
Khi sao chép công thức từ ô C3 sang ô C4, C5, D3, D4, D5 thì công thức thay đổi như 
sau: 
C4 = $A4* $B4* C$2 
 C5 = $A5 $B5 C$2 
D3 = $A3 * $B3* D$2 
D4 = $A4 * $B4* D$2 
D5 = $A5 * $B5* D$2 
Trong công thức các địa chỉ $A3, $B3, C$2 là các địa chỉ hỗn hợp. 
3. Cách tạo công thức: 
Chọn một trong các cách: 
Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím 
Cách 2: Nhập bằng bàn phím các giá trị là hằng số, toán tử. Kích chuột vào các ô, khối 
mà công thức tham chiếu và dùng phím F4 để chọn loại địa chỉ (con trỏ đang đứng sau 
địa chỉ nào thì phím F4 sẽ tác dụng lên địa chỉ đó) 
VD: Muốn tạo công thức tại ô C2 = $B3 - C$1 ta làm như sau: 
- Đưa con trỏ đến ô C2 
- Gõ dấu "=" 
- Kích chuột vào ô B3, sau đó ấn phím F4 cho đến khi được $B3 
- Gõ dấu "-" 
- Kích chuột vào ô C1, sau đó ấn F4 cho đến khi được C$1 
- Nhấn Enter. 
VIII. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 
Dữ liệu mới nhập vào sẽ ở dạng thô, dạng nguyên thuỷ. Muốn dữ liệu trình bày theo 
dạng thức phù hợp, cần phải tiến hành định dạng. 
- Chọn phạm vi dữ liệu cần định dạng 
- Chọn lệnh Format - Cells -> Xuất hiện hộp thoại: 
+ Phiếu Number: Định dạng số 
5 30000 9 13500 8100 
Category: Gồm các dạng thức thể hiện: số, ngày, tiền tệ... 
+ Phiếu Alignment: Bố trí dữ liệu trong ô 
· Text Alignment: canh dữ liệu 
- Horizontal: Canh dữ liệu trong ô theo chiều ngang 
 General: mặc nhiên 
 Left: Canh trái 
 Right: Canh phải 
 Center: Canh giữa 
- Vertical: Canh theo chiều đứng 
 Top: Sát phía trên 
 Center: Canh giữa 
 Bottom: Sát cạnh dưới 
· Orientation: Hướng dữ liệu 
· Text Control: 
- Wrap text: tự động điều chỉnh độ rộng ô sao cho vừa với dữ liệu trong ô 
- Shrink to fit: thay đổi kích thước dữ liệu sao cho vừa vặn với độ rộng ô 
- Merge cells: Kết hợp các ô được chọn thành một ô 
Ngoài ra có thể canh biên dữ liệu bằng cách sử dụng nhanh các nút trên thanh công cụ 
Formatting: 
1 2 3 4 
Theo thứ tự từ trái sang phải: 
1: Align left (Canh trái theo chiều ngang) 
2: Center (Canh giữa theo chiều ngang) 
3: Align Right (Canh phải theo chiều ngang) 
4: Merge and center: Kết hợp các ô được chọn thành một ô và canh dữ liệu ở giữa. 
+ Phiếu Font: Định dạng Font cho phạm vi dữ liệu được chọn 
+ Phiếu Pattern: Tô nền cho phạm vi 
+ Phiếu Border: kẻ khung cho phạm vi 
 Presets: Các kiểu kẻ 
 Style: Các kiểu nét kẻ 
 Color: màu sắc của nét kẻ 
 Border: Chứa các nút hiển thị vị trí của từng đường viền trong phạm vi. Có thể 
thao tác trực tiếp bằng cách kích chuột vào các nút này để ...  
 - Ví dụ: Hãy xác định giá thuê phòng Loại B ở tầng 3 trong bảng sau là bao nhiêu? 
 INDEX($C$3:$E$5,2,3) ® 260 
 A B C D E F G 
1 STT Họ và tên ĐTB Xếp loại ĐTB Xếp loại 
2 1 Nguyễn 7.3 4 Yếu 
3 2 Lê 5.6 5 TB 
4 3 My 9.0 7 Khá 
5 4 Hoàng 4.0 9 Giỏi 
6 5 Thanh 5.0 
 A B C D E 
1 BẢNG GIÁ TIỀN PHÒNG 
2 Loại\Tầng T1 T2 T3 TR 
3 A 310 290 270 250 
4 B 300 280 260 240 
5 C 210 190 170 150 
Chương IV 
CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE) 
 I. MÔ TẢ: 
 Là tập hợp các thông tin, dữ liệu đực tổ chức theo cấu trúc hàng, cột để khai thác, 
truy cập nhanh chóng. 
 - Dòng đầu tiên dùng để chứa tên vùng tin hay còn gọi là trường (Field) của CSDL. 
Tên vùng tin phải là kiểu chuỗi và duy nhất. 
 - Những dòng kế tiếp dùng để chứa nội dung CSDL. Mỗi hàng được gọi là mẩu tin 
hay bản ghi (Record) 
II. THAO TÁC VỚI CSDL: 
 1. Sắp xếp dữ liệu: 
 - Chọn phạm vi cần sắp xếp (xem ví dụ) 
 - Chọn lệnh Data - Sort, xuất hiện hộp thoại: 
 + Sort by: Chọn cột (Field) làm tiêu chí chính để sắp xếp. 
 + Chọn kiểu sắp xếp: 
 ü Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. 
 ü Descerding: Sắp xếp theo thứ tự giảm giần. 
 + Then by: Chọn cột làm tiêu chí sắp xếp phụ (Excel sẽ sắp xếp dựa vào tiêu chí 
phụ này khi tiêu chí chính trong mục Sort by bị trùng). 
 + My List has: Tùy chọn cho dòng tiêu đề của CSDL: 
 ü Header row: Chọn mục này khi trong phạm vi đang chọn có dòng tiêu đề (không 
sắp xếp dòng đầu tiên). 
 ü No Header row: Chọn mục này khi trong phạm vi đang chọn không có dòng tiêu 
đề (sắp xếp tất cả các dòng). 
 2. Tạo tổng cấp dưới (Subtotals): 
 Lệnh dùng để nhóm dữ liệu theo từng nhóm đồng thời chèn vào cuối mỗi nhóm 
những dòng thống kê tính toán (gọi là các tổng con - Subtotals) và một dòng tổng kết ở 
cuối phạm vi (gọi là tổng lớn - GrandTotal). Thao tác như sau: 
 - Sắp xếp CSDL theo cột làm khoá (muốn nhóm theo cột nào thì cột đó gọi là cột làm 
khoá) 
 - Đặt con trỏ ô vào vùng CSDL, chọn lệnh Data - Subtotals, xuất hiện hộp thoại: 
 + At each change in: Chọn trường làm khoá để sắp xếp 
 + Use Function: Chọn hàm sử dụng để thống kê 
 + Add SubTotal to: Đánh dấu vào những cột cần thống kê giá trị 
 + Replace current Subtotals: Thay các hàng Subtotal tạo trước đó bằng các hàng 
Subtotal mới. 
 + Page Break Between Groups: Tự động động tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm 
dữ liệu. 
 + Sumary Below data: Tạo các dòng thống kê phía dưới các nhóm dữ liệu. 
 + Chọn xong ấn OK. 
 3. Lọc dữ liệu (Filter) 
 Chức năng này giúp trích ra những bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoả mãn những yêu 
cầu đặt ra. Có 2 cách lọc: Lọc tự động và lọc theo bảng điều kiện tạo trước. 
 a. Lọc tự động (AutoFilter): 
 Là cách lọc làm cho bảng dữ liệu chỉ hiển thị các bản ghi thỏa mãn điều kiện đưa 
ra, còn các bản ghi không thỏa mãn điều kiện sẽ bị ẩn. Thao tác như sau: 
 - Chọn CSDL muốn lọc (chọn cả dòng đầu tiên của CSDL) 
 - Chọn lệnh Data – Filter - Autofilter. Lúc đó trên tiêu đề mỗi cột sẽ xuất hiện biểu 
tượng lọc là các Menu DropDown. 
 - Muốn lọc theo điều kiện ở cột nào thì kích chuột vào biểu tượng lọc của cột đó để 
chọn một trong các mục có sẵn. Trong đó gồm: 
 + All: Cho hiển thị tất cả các bản ghi. 
 + Top 10: Lọc một nhóm các bản ghi có giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong cột 
đang xét. Mục này chỉ có giá trị đối với dữ liệu kiểu số. 
 + Custom: Cho phép người sử dụng tự chọn điều kiện theo hộp thoại 
 ü Chọn phép toán so sánh cần dùng trong hộp danh sách bên trái: 
 Ø equals: bằng 
 Ø does not equal: 
không bằng (khác) 
 Ø is greater than: lớn hơn 
 Ø is greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng 
 Ø is less than: nhỏ hơn 
 Ø is less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng 
 Ø begins with: bắt đầu bằng... 
 Ø does not begin with: không bắt đầu bằng... 
Ø ends with: kết thúc bằng... 
Ø does not end with: không kết thúc 
 bằng... 
Ø contains: chứa... 
Ø does not contain: không chứa... 
ü Gõ hoặc chọn giá trị làm điều kiện trong hộp danh sách bên phải 
 Có thể kết hợp thêm một điều kiện lọc nữa bằng cách chọn tương tự trong hai 
hộp danh sách phía dưới nhưng phải thông qua hai phép toán And (và) hoặc Or (hoặc)
• Để huỷ lệnh lọc ta chọn lại lệnh Data - Filter - AutoFilter một lần nữa 
 b. Lọc theo bảng điều kiện tạo trước (Advanced Filter): 
 Dùng để lọc dữ liệu có điều kiện hoặc trích dữ liệu đến nơi khác. Với cách lọc này, 
ta phải nhập vào một bảng điều kiện riêng trước khi gọi lệnh lọc . 
 * Cách tạo bảng điều kiện(Criteria) 
 Để tạo bảng điều kiện, nhất thiết trên bảng điều kiện phải có ít nhất 2 ô, một ô chứa 
tên trường (Field) làm điều kiện lọc, một ô chứa điều kiện lọc. 
Tên trường làm điều kiện lọc thường được sao chép từ CSDL ra để tránh sai sót và 
được chính xác 
Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên thuộc phòng Kế toán thì tạo bảng điều kiện như sau: 
 - Điều kiện đơn chính xác: 
 + Dữ liệu chuỗi: Ghi chính xác chuỗi làm điều kiện (như ví dụ trên) 
 + Dữ liệu số: Ghi chính xác số làm điều kiện. 
 Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB là 1.100.000 
 - Điều kiện đơn không chính xác: 
 + Dữ liệu số: Sử dụng các toán tử so sánh để ghi điều kiện 
 Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có Lương CB từ 1.000.000 trở lên 
Phòng ban 
Kế toán 
Lương CB 
1.100.000 
 + Dữ liệu chuỗi: Sử dụng các dấu đại diện (*,?) 
 Ví dụ: Để lọc ra các nhân viên có tên phòng bắt đầu là chữ K 
 - Điều kiện kết hợp: 
 + VÀ: gõ các điều kiện trên cùng một hàng 
 Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kinh doanh và có Lương CB dưới 
1.000.000 thì tạo bảng điều kiện như sau: 
 + HOẶC: gõ các điều kiện trên các hàng khác nhau 
 Ví dụ: Để lọc các nhân viên thuộc phòng Kế toán hoặc Kinh doanh thì tạo 
bảng điều kiện như sau: 
 * Thao tác lọc: 
 - Tạo bảng điều kiện (cách tạo đã trình bày ở trên) 
 - Gọi lệnh Data – Filter – Advanced Filter. Xuất hiện hộp thoại: 
 + Action: Chọn 1 trong 2 hành động sau: 
 ü Filter the list, in-place: Kết quả lọc xuất hiện 
ngay trên CSDL gốc. Các dòng không thỏa mãn điều 
kiện sẽ bị ẩn. 
 ü Copy to another location: Kết quả lọc sẽ được 
trích sang một vùng khác. 
 + List range: Địa chỉ của bảng dữ liệu cần lọc. 
Xác định bằng cách gõ trực tiếp hoặc đặt con trỏ vào 
mục này rồi đưa chuột ra ngoài để quét. 
 + Criteria range: Địa chỉ bảng điều kiện đã tạo 
trước đó (cách xác định tương tự List range) 
 + Copy to: Mục này chỉ xuất hiện khi ở mục Action chọn “Copy to another 
location”. Xác định địa chỉ của một ô bất kỳ ngoài vùng trống dự kiến sẽ chứa kết quả 
Lương CB 
>=1.000.000 
Phòng ban 
K* 
Phòng 
ban 
Lương CB 
Kinh 
doanh 
<1.000.000 
Phòng ban
Kế toán 
Kinh doanh
lọc. 
 4. Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp từ các cơ sở dữ liệu chi tiết (Consolidate): 
 Được sử dụng để tạo CSDL tổng hợp từ những CSDL chi tiết (được chọn lựa trên 
cùng một hoặc trên nhiều tập tin bảng tính khác nhau) 
 - Nếu CSDL chi tiết có cùng cấu trúc (có cùng số lượng trường, tên trường và kiểu 
dữ liệu từng trường hoàn toàn như nhau) thì CSDL tổng hợp sẽ có cấu trúc tương tự 
như các CSDL chi tiết và mỗi bản ghi của CSDL tổng hợp sẽ là dữ liệu tổng hợp từ các 
bản ghi trong các CSDL chi tiết. 
 - Nếu các CSDL chi tiết không có cùng cấu trúc thì nhất thiết phải có chung ít nhất 
trường đầu tiên bên trái cùng kiểu dữ liệu để làm khoá. Lúc đó CSDL tổng hợp sẽ có 
dạng gộp các CSDL chi tiết theo qui tắc: 
 + Các trường trùng tên sẽ được tổng hợp 
 + Các trường không trùng tên sẽ được ghép nối 
F Thao tác như sau: 
 - Đặt con trỏ tại bảng tính sẽ chứa kết qủa tổng hợp 
 - Chọn lệnh Data - Consolidate, xuất hiện hộp thoại: 
 + Function: Chọn hàm cần 
dùng để tổng hợp 
 + Reference: Nhập hoặc 
dùng chuột để quét chọn và ấn 
nút Add lần lượt toạ độ các 
bảng chi tiết cần tổng hợp. 
 + Top Row: Tạo dòng tiêu 
đề cho bảng tổng hợp. 
 + Left Column: Tạo tiêu đề 
cột đầu tiên cho bảng tổng 
hợp. 
 + Create link to source data: 
Tạo mối liên kết từ bảng tổng 
hợp đến các bảng chi tiết nhằm mục đích nếu có sự thay đổi trong các bảng dữ liệu chi 
tiết thì các dữ liệu liên quan trong bảng tổng hợp cũng tự thay đổi theo. 
III. CÁC HÀM TRONG CƠ SỞ DỮ LIỆU: 
 1. Đặc điểm chung của các hàm trong cơ sở dữ liệu: 
 - Dạng tổng quát: (Database, Field, Criteria) 
 - Các hàm sử dụng trong CSDL đều có 3 đối số: 
 + Database: Là địa chỉ CSDL muốn thao tác 
 + Field: Chỉ định cột nào trong Database sẽ được sử dụng cho việc tính toán trong 
hàm. Field: có thể được khai báo 2 cách: 
 Cách 1: Khai báo bằng số thứ tự của cột trong CSDL (cột đầu tiên bên trái của 
Database là cột 1 , cột kế tiếp là 2...) 
 Cách 2: Khai báo bằng tiêu đề cột (đặt trong dấu ngoặc kép) 
 + Criteria: Là vùng chứa điều kiện tính toán. Vùng điều kiện phải được tạo trước 
(cách tạo tương tự như chức năng lọc Advanced Filter). 
 2. Một số hàm thường dùng: 
 a. Hàm DSUM (Database, Field, Criteria) 
 Dùng để tính tổng các ô trong cột có điều kiện thoả mãn điều kiện trong 
bảng trong CSDL . 
 b. Hàm DMIN (Database, Field, Criteria) 
 Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất trong cột có điều kiện thoả mãn điều kiện trong 
bảng trong CSDL . 
 c. Hàm DMAX (Database, Field, Criteria) 
 Dùng để tìm giá trị lớn nhất của các ô trong cột có điều kiện thoả mãn điều 
kiện trong bảng tại CSDL . 
 d. Hàm DAVERAGE (Database, Field, Criteria) 
 Dùng để tính trung bình cộng của các ô trong cột có điều kiện thoả mãn 
điều kiện trong bảng tại CSDL . 
 e. Hàm DCOUNT (Database, Field, Criteria) 
 Dùng để đếm số ô có giá trị kiểu số trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện 
trong bảng tại CSDL . 
 f. Hàm DCOUNTA (Database, Field, Criteria) 
 Dùng để đếm số ô có chứa dữ liệu trong cột Field có điều kiện thoả mãn điều kiện 
trong bảng tại CSDL . 
Chương V 
CHÈN HÌNH ẢNH - ĐỒ THỊ 
I. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG HÌNH ẢNH VÀO BẢNG TÍNH: 
 Cách chèn tương tự như trong Microsoft Word 
II. ĐỒ THỊ: 
 1. Giới thiệu đồ thị (Chart): 
 Biểu đồ là sự biểu diễn các con số, dữ liệu bằng hình ảnh để người đọc nắm bắt 
thông tin một cách trực quan hơn 
 Đồ thị có thể được sử dụng để minh hoa sự biến động của chuỗi số liệu trong bảng 
tính, cho phép nhìn khái quát các đối tượng và tiên đoán hướng phát triển trong tương 
lai. 
Trước khi tạo lập đồ thị, cần phải xác định phạm vi dữ liệu tham gia minh hoạ trong đồ 
thị. 
 Ví dụ: Cho bảng số liệu về doanh số bán ra trong hai năm của một công ty thương 
mại như hình bên: 
 Yêu cầu: Tạo lập đồ thị So sánh Doanh số của hai năm 2004 và 2005 theo từng Quý 
 2. Thao tác tạo đồ thị: 
 - Chọn phạm vi dữ liệu cần biểu diễn lên đồ thị 
 - Chọn lệnh Insert – Chart (hoặc click nút hình đồ thị trên thanh công cụ Standard). 
Xuất hiện: 
 ü Hộp thoại Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type: Tại đây chọn dạng thức đồ 
thị cần dùng trong danh sách bên trái và chọn một dạng con của nó trong danh sách 
bên phải và ấn nút Next 
 ü Hộp thoại Chart Wizard - Step 2 of 4 - Chart Source Data: Tại đây ta khai báo 
vùng dữ liệu sẽ dùng để tạo đồ thị (Data range). 
 + Phiếu Data Range: Khai báo dữ liệu nguồn 
 Ÿ Data Range: Toạ độ khối dữ liệu dùng để vẽ đồ thị 
 Ÿ Series in: Chọn dạng đồ thị đọc dữ liệu theo hàng (Row) hay Cột (Column) 
 + Phiếu Series: Khai báo từng chuỗi số liệu trên đồ thị, trong đó: 
 Ÿ Series: Chứa các chuỗi dữ liệu tham gia đồ thị 
 Ÿ Values: Toạ độ khối chứa giá trị 
 Ÿ Name: Toạ độ ô chứa tên của chuỗi dữ liệu 
 Ÿ Category (X) Axis labels: Khối dùng làm nhãn trục X 
 Sau khi khai báo xong tại hộp thoại này, ấn nút Next 
 ü Hộp thoại Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Option: Hộp thoại này dùng để 
khai báo các nội dung về: Tiêu đề của đồ thị (Titles), trục toạ độ (Axes), đường lưới 
(Gridlines), chú thích (Legend), nhãn (Data Labels), bảng dữ liệu (Data Table)... Khai 
báo xong, ấn nút Next để tiếp tục. 
 ü Hộp thoại Chart Wizard - Step 4 of 4 - Chart Location: Khai báo vị trí đặt đồ thị: 
 - As new sheet: đồ thị được đặt ở một Sheet khác với Sheet chứa số liệu 
 - As object in: đồ thị được đặt trên cùng Sheet với bảng số liệu 
Khai báo xong ta ấn nút Finish để kết thúc tạo lập đồ thị. 
 3. Hiệu chỉnh đồ thị: 
 - Hoặc Double Click vào thành phần cần hiệu chỉnh trên đồ thị để mở hộp thoại 
hiệu chỉnh của thành phần được chọn. 
 - Hoặc kích chọn thành phần này trên đồ thị rồi chọn lệnh Format - Select <tên 
thành phần)... 
 * Các thành phần trên đồ thị gồm: 
 - Chart Title: Tiêu đề của đồ thị 
 - X Title: Tiêu đề của trục X 
 - Y Title: Tiêu đề của trục Y 
 - Category label: Tiêu đề dữ liệu số 
 - Data Series: Đường biểu diễn của biểu đồ 
 - Legend: Chú thích 
 - Gridlines: Các đường lưới 
 - Axes: Trục toạ độ 
 - Data Labels: Nhãn 
 - Data Table: Bảng dữ liệu 
 ... 
Chương VI 
IN BẢNG TÍNH 
I. XEM TRƯỚC KHI IN: 
 Để xem tổng thể trước khi in thì dùng lệnh File - Print Preview (hoặc kích chuột vào 
nút Print Preview trên thanh công cụ Standard) 
II. ĐỊNH DẠNG TRANG IN: 
 Trong thao tác định dạng trang in gồm có: Định dạng khổ giấy, định dạng lề, định 
dạng tiều đề đầu trang và chân trang, chọn vùng in... 
 Mở trình đơn File - Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup: 
 - Ngăn Page: Chọn hướng in và khổ giấy 
 + Tại mục Orientation: thay đổi kiểu in 
 Portrait: Định dạng kiểu in đứng 
 Landscape: Định dạng kiểu in ngang 
 + Tại mục Paper size: Chọn khổ giấy in 
 - Ngăn Margin (hình trên) dùng để định dạng lề trang: 
 + Top: Lề trên + Left: Lề trái 
 + Bottom: Lề dưới + Right: Lề phải 
 + Header: Tiêu đề trên + Footer: Tiêu đề dưới 
+ Center on page: Định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang (Horizontally) hay 
theo chiều dọc (Vertically) 
 - Ngăn Header/Footer (hình trên) dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang: Các nút 
Custom Header và Custom Footer lần lượt dùng để tạo tiêu đề đầu và chân trang. 
 Nếu chọn nút Custom Header thì xuất hiện hộp thoại để tạo tiêu đề đầu như sau: 
 - Chọn ngăn Sheet: để chọn vùng in 
 + Print Area: Địa chỉ vùng cần in trong bảng tính 
 + Row to Repeat at top: Dòng cần lặp lại ở đầu mỗi trang 
 + Column to repeat at left: Cột cần lặp lại bên trái ở mỗi trang in 
 + Gridlines: In nội dung bảng tính có đường lưới 
 + Row and column header: In cả tiêu đề cột và số thứ tự dòng 
Định dạng 
Đánh số 
t
Nội dung tiêu 
đề 
Tổng số 
Ngày hiện 
Giờ hiện 
Tên 
Hình 
Nội dung tiêu 
đề
Nội dung tiêu đề
trình bày bên 
 + Black and white: Chỉ in trắng đen 
 + Draft quality: Chế độ in lợt 
 + Comments: In chú thích (None: Không in; At end of sheet: In chú thích ở cuối 
trang; As displayed on sheet: In như đang hiển thị trên sheet) 
 + Cell errors as: Chỉ định in các ô bị lỗi (Displayed: In như hiển thị lỗi; Blank: 
Để trống; -- Thay các ô lỗi bằng dấu gạch; #N/A: Các ô bị lỗi thì in chữ #N/A) 
 + Page order: Chỉ định thứ tự in các trang 
 Down, then over: Từ trên xuống và từ trái qua phải 
 Over, then down: Từ trái qua phải và từ trên xuống 
III. THỰC HIỆN IN BẢNG TÍNH: 
 Chọn lệnh File - Print, xuất hiện hộp thoại Print: 
 + Name: Chọn tên máy in 
 + Print range: Tại đây chọn mục All để in hết tất cả các trang hoặc chọn Page
(s) để in từ trang (From)...đến trang(To)... 
 + Trong Print what: In các ô và đối tượng đang chọn (Selection), in sheet hiện hành 
(Active Sheet(s)), In tất cả các sheet (Entire workbook), chỉ in danh sách được chọn 
trên sheet (List) 
 + Number of copies: Số bản in của mỗi trang