Giáo trình Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 
 
 I. Những điểm mới trong Microsoft Excel 2010 
1. Chức năng Backstage View 
Giao diện ribbon của Office 2010 được đưa vào tất cả các ứng dụng trong gói Office 2010. 
Công cụ Backstage View được truy cập qua phím Office (góc trên bên trái), hỗ trợ sử dụng các 
tác vụ như lưu tài liệu hoặc in ấn. 
Thanh định hướng bên trái của Backstage View chứa nhiều lệnh, như cho phép ai sửa tài liệu, 
kích cỡ file... 
Thêm tính năng Sparkline 
Excel luôn có dữ liệu đồ thị và biểu đồ rất phong phú để mô tả dữ liệu và xu hướng. Với Excel 
2010, Microsoft đã bổ sung thêm một tính năng mới - Sparklines. Tính năng này cho phép người 
dùng đặt một đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay một dòng nhận định khuynh hướng trong một ô (cell). 
Sparklines là cách nhanh nhất và đơn giản nhất để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào một cell. 
 Sparkline là cách hữu ích để thêm một y u t tr c quan nhanh và g n. 
Tính năng Slicers 
Slicers là một trong những tính năng trong Excel 2010 có thể giúp bạn giải thích dữ liệu của bạn 
dễ dàng hơn. Một cách nhanh chóng, bạn có cái nhình trực quan sâu thông qua số lượng lớn 
dữ liệu. 
Ví dụ, bạn có thể sử dụng Slicers để lọc thông qua các dữ liệu của bạn và có thể nhanh chóng 
tìm thấy những thông tin có liên quan 
Khi dữ liệu trong bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer sẽ t động được cập nhật. 
Định dạng dữ liệu có điều kiện 
Chức năng conditional format mới bao gồm nhiề kiểu định dạng và icons và khả năng tô sáng chỉ 
những mục được chỉ định như giá trị lớn nhất, nhỏ nhất .. với chỉ 1 cú click chuột 
 Đây là chức năng rất hay trong Excel 2010. N u bạn có một bảng với nhiều s liệu khác nhau, 
thông thường để đánh giá dữ liệu, chúng ta thường dùng các hàm rút trích và l c dữ liệu. Tuy 
nhiên, với chức năng này, bạn không cần dùng hàm, càng không cần lấy dữ liệu ra khỏi bảng mà 
vẫn có thể đánh giá chính xác dữ liệu qua cách làm nổi bật các ô theo một điều kiện định sẵn. 
Th c hiện như sau: quét ch n một cột hoặc dòng dữ liệu cần đánh giá, sau đó bấm nút 
Conditional Formatting, một menu hiện ra với các tùy ch n: 
Kiểu đánh giá sàng lọc: 
Kiểu đánh giá này sẽ sàng l c dữ liệu của bạn ngay tại trong bảng chứ không phải trích riêng ra 
ngoài như các phiên bản Excel trước đây. Chương trình th c hiện ―sàng l c tại chỗ‖ bằng cách 
làm nổi bật lên những ô đúng với điều kiện hoặc quy luật do bạn quy định. Sau đây là hai nhóm 
quy luật chính: 
Highlight Cells Rules: làm nổi bật các ô theo một trong các điều kiện: Greater Than... (lớn 
hơn), Less Than... (nhỏ hơn), Equal To (bằng) một giá trị so sánh nào đó, Between (giữa 2 giá 
trị), Text that Contains (ô chữ có chứa chuỗi ký t quy định), A Date Occurring (theo quãng thời 
gian), Duplicate Values (ô dữ liệu trùng nhau). 
Khi bạn ch n xong một điều kiện làm nổi bật, sẽ xuất hiện một hộp thoại yêu cầu bạn nhập giá 
trị cần so sánh và màu tô nổi bật cho ô phù hợp với điều kiện so sánh đó. Xong, bạn bấm OK để 
chương trình th c thi trong bảng tính. 
- Top/Bottom Rules: quy luật này gồm các điều kiện: Top 10 Items (đánh dấu 10 ô có giá trị lớn 
nhất), Top 10% (đánh dấu 10% s ô có giá trị lớn nhất), tương t với Bottom 10 Items và Bottom 
10%, Above Average (ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột/hàng), Below Average (ô có 
giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột/hàng). Khi bạn ch n đánh giá theo dữ liệu hàng Top 
hoặc Bottom, một hộp thoại yêu cầu bạn nhập s ô cần làm nổi, chẳng hạn như Top 10 hay 20, 
Top 10% hay 20%... là tùy bạn tinh chỉnh, sau đó bấm OK để hoàn tất. 
Kiểu đánh giá hiển thị mức độ: 
 - Data Bars: bạn bấm ch n kiểu đánh giá này, ch n một màu ưng ý trong menu hiện ra. Khi đó, 
trong vùng dữ liệu của bạn sẽ xuất hiện cột màu đánh giá mức độ dữ liệu giúp bạn dễ dàng so 
sánh cũng như nhận ra s tăng giảm của s liệu nhập vào. Cột màu càng dài thì s liệu của bạn 
càng có giá trị cao, ngược lại là những ô giá trị thấp. 
- Color Scales: kiểu đánh giá này sẽ tô màu cho các ô dữ liệu theo 3 màu khác nhau, ứng với 
mỗi màu là mức độ thấp, trung bình và mức độ cao. Khi ch n nhóm Color Scales, bạn hãy ch n 
một nhóm màu bạn thích trong menu hiện ra và sẽ thấy chương trình áp dụng lên vùng ch n của 
bạn. Bạn cũng có thể tạo quy luật màu theo ý mình bằng cách ch n Color Scales > More Rules. 
- Icon Sets: bấm ch n Icon Sets, ch n một nhóm biểu tượng mong mu n, chương trình sẽ t 
động đặt các biểu tượng trước ô dữ liệu của bạn, giúp bạn có cái nhìn tr c quan về bảng tính. 
Ví dụ dấu biểu thị s liệu ở mức độ cao nhất, dấu biểu thị s liệu ở mức trung bình, và dấu biểu 
thị s liệu thấp dưới cả mức trung bình, đáng báo động. Mỗi biểu tượng ứng với một mức độ, 
chương trình sẽ t động tính toán giá trị trung bình của toàn cột hoặc dòng đang so sánh và ti n 
hành đặt biểu tượng thích hợp vào từng ô theo giá trị phần trăm mà ô đó đạt được so với mức độ 
chung của cả cột hoặc dòng. 
Bạn có thể định lại quy luật đánh giá này bằng cách ch n More Rules trong nhóm Icon Sets. 
Ngoài những kiểu định dạng có điều kiện trên, bạn có thể tạo riêng cho mình những quy luật 
đánh giá khác bằng cách bấm nút Conditional Formatting > New Rule, tuy nhiên việc này rất 
mất thời gian. T t nhất bạn nên sử dụng những quy luật có sẵn mà Excel đã cung cấp rất đầy đủ 
cho bạn. Khi bạn không vừa ý với các định dạng đã ch n, để xóa chúng mà không mất dữ liệu, 
bạn bấm Conditional Formatting > Clear Rules, ch n một trong các kiểu xóa như Clear Rules 
from: Selected Cells (chỉ xóa trong cột ch n), Entire Sheet (xóa trong cả sheet), This Table (chỉ 
xóa trong bảng đang xử lý). 
Có thể nói nhóm công cụ định dạng này của Excel 2010 rất thú vị, nó cho phép chúng ta tạo ra 
những bảng tính được trình bày rất khoa h c và bắt mắt. Đặc biệt nhất là tính t động cao, giao 
diện bảng tính đẹp và khả năng đánh giá, sàng l c dữ liệu chuẩn xác và độc đáo. Chắc chắn khi 
sử dụng chức năng này, bạn sẽ thấy hứng thú hơn rất nhiều khi xử lý dữ liệu và tính toán trong 
Excel. 
PivotTables và PivotCharts 
Gi ng như PivotTables, PivotCharts cũng được th c hiện một cách dễ dàng trong giao diện mới 
này. Tất cả những cải thiện mới về việc l c được cung cấp cho PivotCharts. Khi bạn tạo một 
PivotChart, các công cụ PivotChart đặc biệt và các menu nội dung được cung cấp để bạn có thể 
phân tích dữ liệu trong biểu đồ. Bạn cũng có thể thay đổi layout, style và định dạng của biểu đồ 
hoặc các thành phần khác của nó theo cùng một cách mà bạn có thể th c hiện cho các biểu đồ 
thông thường. Trong Office Excel 2010, việc định dạng biểu đồ mà bạn áp dụng được duy trì khi 
thay đổi sang PivotChart, điều này là một bổ sung nâng cấp để theo cách mà nó đã làm việc 
trong các phiên bản Excel trước đây. 
Share Workbook 
Microsoft Excel 2010 có thể tích hợp với SharePoint để cung cấp các công cụ quản lý nội 
dung dễ hiểu, thuận tiện cho việc chia sẻ kinh nghiệm, tri thức, nâng cao năng suất làm việc 
nhóm. 
I. Nội dung chính 
Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 
1.1 Giới thiệu Excel 
Excel là gì: 
Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khi chạyr chương trình 
ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việc th c hiện: 
Tính toán đại s , phân tích dữ liệu 
Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách 
Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau 
Vẽ đồ thị và các sơ đồ 
T động hóa các công việc bằng các macro 
Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loại hình bài toán khác 
nhau. 
 Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ 
đồ thị, ) và lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn 
có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một 
workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn. 
 Worksheet: Còn g i tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được g i là bảng 
tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. 
Worksheet được chứa trong workbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng 
(phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng). 
 Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet 
rất hữu ích khi bạn mu n xem riêng lẻ từng đồ thị. 
 Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ 
workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần 
đ n trong thanh sheet tab. 
 Các thành phần của Workbook 
Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là ―.XLSX‖ (d a trên chuẩn XML giúp việc trao đổi 
dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trước đây là ―.XLS‖. 
Giao diện Excel 
 Nút lệnh Office chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin, lưu tập 
tin,  và danh mục các tập tin đã mở trước đó. Nút lệnh Office gi ng như th c đơn File của các 
phiên bản trước. 
 Chúng ta có thể ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụng nhất. 
Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập 
nhanh. N u các nút lệnh ở đây còn quá ít bạn có thể nhấn ch n More Commands để mở cửa 
sổ điều ch thanh lệnh truy cập nhanh. 
Các lệnh trong th c đơn Office 
 Bảng l a ch n lệnh truy cập nhanh 
 Hộp thoại để ch bi n thanh các lệnh truy cập nhanh 
Ribbon là gì? 
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng các thanh th c đơn truyền 
th ng thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay trên màn hình g i là Ribbon. Có 
các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, 
Add-Ins. 
Thanh công cụ Ribbon 
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc như: cắt, 
dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp x p, tìm 
ki m, l c dữ liệu, 
 Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu,  
 Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi t lập in ấn. 
 Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), 
công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel. 
 Data: Các nút lệnh thao đ i với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ 
liệu, 
 Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thi t lập 
bảo vệ bảng tính. 
 View: Thi t lập các ch độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình,  
 Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những người 
có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút Office Excel Options Popular 
 Chọn Show Developer tab in the Ribbon. 
 Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các 
hàm bổ sung, 
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 
Khi mu n th c hiện một thao tác nào đó trên đ i tượng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ) 
trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đ i tượng đó. Lập tức một thanh th c đơn hiện ra 
chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đ i tượng mà bạn ch n. 
 Th c đơn ngữ cảnh 
1.2. Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ 
1.2.1. Mở Excel 
Thao tác: 
B1. Từ màn hình (cửa sổ) chính của Windows nhấp chuột nút Start ở góc dưới bên trái 
B2. Di chuyển chuột lên trên đ n chữ All Programs, rồi di chuyển chuột sang phải ch n 
Microsoft Office, sau đó di chuyển chuột đ n chữ Microsoft Office Excel 2010 thì dừng lại. 
B3. Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel. 
Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 
Các nút điều khiển cửa sổ Excel 
Thu nhỏ cửa sổ Excel 
Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang mở to Nhấp chuột chuột vào nút ở góc trên 
cùng bên phải. Khi đó cửa sổ Excel sẽ được thu g n lại thành một biểu tượng trên thanh Taskbar 
của Windows bên cạnh nút Start. 
Phóng to cửa sổ Excel 
Thao tác: 
Thao tác này chỉ th c hiện được khi cửa sổ đang bị thu nhỏ 
Nhấp chuột vào biểu tượng thu g n của Excel trên thanh Taskbar bên 
phía dưới màn hình 
Thoát khỏi Excel 
Thao tác: 
Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel. Hoặc cũng có thể thoát 
Excel bằng cách nhấn nút Office chọn Exit Excel. 
1.3. Thao tác với ô và vùng 
Nhận dạng ô và vùng (cells, range) 
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và s thứ t của dòng. Một vùng trong 
bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới 
bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác 
định là : (ví dụ cột A thì được xác định ngắn g n là A:A) và :<số 
dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4). 
Ví dụ: Hình bên dưới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và s dòng là 11, 
vùng được bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và 
ô cu i của vùng là H12. 
 Địa chỉ ô và vùng 
Chọn vùng 
N u dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di chuyển ô hiện hành đ n góc trên bên trái của vùng 
cần ch n, sau đó giữ trái chuột kéo xu ng dưới qua phải đ n vị trí ô cu i cùng của vùng và thả 
chuột. N u dùng phím thì sau khi ch n ô đầu tiên bạn giữ phím Shift trong khi nhấn phím 
 và để đ n ô cu i của vùng và thả các phím. (Bạn cũng có thể làm ngược lại là ch n ô 
cu i của vùng trước và kéo ch n đ n ô đầu tiên). 
Khi mu n ch n cả sheet hiện hành thì nhấn , còn mu n ch n cả workbook (nghĩa là 
ch n tất cả các sheet) thì nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và ch n Select All Sheets. 
Sao chép và di chuyển vùng 
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một vùng nào đó đ n một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu 
g c còn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu g c sẽ được di dời đ n 
vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên bạn phải ch n vùng cần sao chép hay di chuyển, 
sau đó có thể dùng nút lệnh, phím tắt hay dùng chuột để th c hiện: 
 Dùng Ribbon: Ch n vùng Home nhóm Clipboard nhấn nút hay 
(Copy hay Cut), đ n nơi đích và Home nhóm Clipboard nhấn nút (Paste). Bạn có 
thể g i các lệnh trên từ th c đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột. 
 Chuột: Ch n vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím Ctrl n u là sao chép (không giữ thêm 
phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển) kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đ n và 
thả chuột. 
Dán đặc biệt (Paste Special) 
Trong quá trình sao chép đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ nhớ vào 
với một s ch n l c nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste bạn hãy sử dụng Paste Special Sau 
khi ch n vùng, ra lệnh Copy, đ n đích cần sao chép đ n và nhấp phải chuột, ch n lệnh Paste 
Special. hộp thoại Paste Special có một s l a ch n như bảng sau: 
Giải thích hộp thoại Paste Special 
Hạng mục Mô tả 
All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn 
Formulas Dán giá trị và công thức, không định dạng 
Values Chỉ dán giá trị và k t quả của công thức, không định dạng 
Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trí và công thức 
Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trí và công thức 
Validation Chỉ dán vào các q ...  Mode. Và nhấn nút toggle hoặc click ch n cái checkbox xem 
k t quả. 
............ 
N u bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE hiện 
lên. 
2. Tắt mở định dạng màu cho ô: 
Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm được những ô có giá 
trị đặc biệt cho trước. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị s nằm trong khoảng 
cho trước. Nhưng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn. 
Tương t như phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhưng lần 
này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum và $B$2 
là EndNum, với A2 là giới hạn dưới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000. 
Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta mu n giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ 
được tô màu. Vậy dùng conditional Formating như trên, ch n vùng C8:C18, lần này công thức 
là: 
=AND($C8>=BeginNum,$C8<=EndNum,IsFill) 
Ch n cho nó 1 định dạng màu theo ý mu n. 
K t quả: khi nhấn button hoặc click checkbox thay đổi trạng thái thành True, các ô chứa s trong 
khoảng (100, 1.000) sẽ được tô màu, các ô còn lại không tô. Khi thay đổi thành False, các ô trở 
lại bình thường. 
Đồng thời, vì bạn đặt công thức liên quan đ n BeginNum và EndNum, nên khi thay đổi 2 s này, 
k t quả tô màu cũng thay đổi. 
............ 
Bạn thấy đấy, n u bạn chưa xem bài này mà thấy 1 file tương t của người khác, bạn có thể lầm 
tưởng người ta sử dụng code của VBA. 
6. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting 
Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể mu n bi t dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, 
hay dữ liệu là k t quả của 1 công thức. Bạn có thể chỉ cần click ch n ô đó và xem trên thanh 
công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa ch độ xem giá trị và 
xem công thức. 
Chiêu s 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm t tạo, k t hợp với Conditional Formatting để đánh 
dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong 
s 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. 
Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau: 
Trong hộp thoại Conditional Formatting, ch n công thức, gõ công thức này: = 
CELL(―type‖,A1). Nhưng hạn ch của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ t tính lại mỗi khi 
có s thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại 
Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khi n cho bạn b c mình vì chờ đợi. 
Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile: 
Bạn hãy nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 
module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: 
Function IsFormula (CheckCells As Range) 
IsFormula = CheckCells.HasFormula 
End Function 
Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị luận l{ True, False. Nghĩa là 
khi bạn gõ vào ô bất kz công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả True nếu A1 chứa công thức và cho kết 
quả False nếu A1 chứa giá trị. 
Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dư ra 
một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành. 
Bằng cách như chiêu số 18, bạn vào được chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional 
Formatting, và gõ vào: 
=IsFormula(A1), sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại. 
Sau khi nhấn OK bạn sẽ được kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ được tô màu. Nếu bạn thêm 
hoặc thay đổi 1 ô, nếu ô đó trở thành công thức thì lập tức ô đó đổi màu. 
Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng 
hàm của bạn là 1 text nên ảnh tự sửa thành : =”IsFormula(A1)”. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại. 
Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. ngược lại, nếu bạn sửa 1 
công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu. 
7. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. 
Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký t không 
mong mu n sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc 
phục được những rắc r i khi gỡ bỏ các ký t không mong mu n bằng tay. Chức năng thay th 
(replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký t không mong mu n trong bảng tính, nhưng 
phải qua một vài bước phụ. 
Ví dụ như, bạn có thể thay th những ký t không mong mu n bằng chuỗi rỗng t a như nó chưa 
hề tồn tại. Mu n vậy bạn cần bi t mã của từng ký t mà bạn mu n gỡ bỏ. Tất cả các ký t đều 
mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn bi t nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. 
Hàm CODE sẽ trả về một mã s cho ký t đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký t 
mà máy tính của bạn đã thi t lập. 
Để th c hiện điều này, ch n một trong các ô có chứa những ký t không mong mu n. Từ thanh 
công thức, bôi đen ký t và sao chép ký t đó. Ti p theo ch n ô tr ng bất kỳ (A1 chẳng hạn) và 
dán ký t đó vào ô đã ch n (A1). 
Tại ô khác, nhập công thức sau: 
=CODE($A$1) 
Công thức này trả về mã của ký t không mong mu n. 
Ch n toàn bộ dữ liệu của bạn, ch n Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản 
trước Excel 2010: ch n Edit ➝ Replace), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ s 0 kèm 
theo code đã đưa ra bởi công thức trên. N u mã s là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn 
có thể để con trỏ chuột tại ô có ký t không mong mu n, sao chép ký t đó và dán vào ô Find 
what cũng được) 
Bỏ tr ng khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký t 
không mong mu n rất nhanh qua việc dò tìm mã ký t . Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký t 
không mong mu n ti p theo. 
8. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực 
Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Do vậy, 
cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ 
canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ ch n Format Cells ➝ vào Tab 
Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn ➝ 
nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại. 
Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ 
được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái. 
Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực 
Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các bước thực 
hiện như sau: 
Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét ch n vùng s liệu dạng văn bản định 
chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải chuột và chọn Paste Special ➝ ch n Add 
tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất. 
Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi 
bạn cộng bất kz số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số 
dạng văn bản chuyển thành số thực. 
Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi 
Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển 
đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel 
vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. 
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau: 
Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) 
Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì 
chúng được canh lề trái như hình sau: 
Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự 
bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: 
=LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0 
9. Tăng thêm số lần Undo cho Excel 
Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại 
những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo được 16 lần. Chiêu này 
giúp bạn có thể tăng s lần Undo lên nhiều hơn, có thể đ n 100 lần. 
Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã th c hiện Undo 16 lần, thì nút Undo bị 
mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, thì nút Undo 
cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã th c hiện trên bảng tính) mà bạn 
đã th c hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lưu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với 
bảng tính này (thì mới nhấn Save), và nó thấy rằng không cần thi t phải giữ lại danh sách những 
tác vụ trước khi lưu nữa. 
Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng s lần này lên? 
Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thưa rằng, có cách, và bạn có 
thể tăng con s này lên đ n 100 lần. 
Để làm điều này, trước h t, bạn hãy thoát khỏi Excel. Sau đó bạn chạy lệnh Run của Windows 
(Start | Run, hoặc nhấn phím Window + R), gõ vào đó Regedit.exe và nhấn OK. 
Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đ n khóa: 
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options 
Con s 11.0 ở trên đây có thể khác, ví dụ với Excel2000 thì nó là 10.0, với Excel 2010 thì nó là 
12.0 
 Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình). Một mục mới New Value #1 sẽ được tạo ra 
trong khung bên phải, bạn nhập vào đó chữ UndoHistory, và nhấn Enter. 
 Nhấn đúp (double-click) vào mục UndoHistory mới tạo, rồi gõ vào hộp thoại mở ra một con s 
bất kỳ, miễn là lớn hơn 16 và nhỏ hơn 100. Nhấn OK, rồi thoát Regedit. 
Bạn hãy khởi động lại Excel và thử làm gì trong đó, rồi nhấn vào nút Undo xem bạn có thể Undo 
được bao nhiêu lần nhé. Hy v ng rằng Undo 100 lần, đã là quá đủ cho bạn. Tuy nhiên, n u bạn 
nhấn lưu bảng tính, thì danh sách các tác vụ có thể Undo 
10. Tách họ và tên trong cùng một cột trên bảng tính Excel 
Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thông thường ta nhập cả h và tên vào cùng một ô. 
Tuy nhiên, có khi sau đó ta cần phải tách riêng tên ra khỏi h và tên đệm, n u làm thủ công bằng 
thao tác sao chép rồi dán qua ô khác thì sẽ rất bất tiện. N u sử dụng hàm Right k t hợp với một 
vài hàm khác thì cũng có thể cho ra k t quả như bạn mu n, nhưng trong một s trường hợp sẽ 
cho k t quả không chính xác. Có một phương pháp t i ưu hơn sẽ giúp bạn hoàn thành t t công 
việc này, cách th c hiện cũng khá đơn giản như sau: 
Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột h tên cần tách, nhấn Alt+F11 
Bước 3: - Ti p theo, bạn nhấn menu Insert và ch n Module sẽ xuất hiện một cửa sổ soạn thảo. 
Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: 
Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) 
Dim j As Integer 
Name = Trim(ten) 
For j = Len(Name) To 1 Step -1 
If Mid(Name, j, 1) = " " Then 
If lg = "1" Then 
Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) 
Else 
Tachten = Left(Name, j) 
End If 
Exit For 
End If 
Next 
End Function 
Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại và quay trở về bảng tính Excel. 
Bước 6:- Bây giờ để ti n hành tách riêng h và tên đệm vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô mới 
chứa h và tên đệm rồi nhập vào công thức =TachTen(B3,0) và nhấn Enter sẽ thấy ngay k t quả. 
- Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công 
thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong. 
Ghi chú: B3 chính là địa chỉ của ô ban đầu chứa cả h , tên đệm và tên. 
11. Tạo mục lục trong Excel 
Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet 
(trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi 
đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong 
bảng tính. 
Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều 
hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn 
đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động 
tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng 
các hàm Macro4 – không trình bày ở đây). 
Tạo chỉ mục thủ công 
Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như 
tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo các siêu 
liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập. 
Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau đó vào Insert | chọn Hyperlink tại nhóm Links | 
Insert | Hyperlinks] hoặc nhấn phím tắt là Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink. 
Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất. 
Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet 
không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì 
trang chỉ mục. 
Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA 
Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự 
động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. 
Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn. 
Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet mới 
vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa 
tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11. 
Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: 
Private Sub Worksheet_Activate() 
 Dim wSheet As Worksheet 
 Dim lCount As Long 
 lCount = 1 
With Me 
 .Columns(1).ClearContents 
 .Cells(1, 1) = "INDEX" 
End With 
For Each wSheet In Worksheets 
 If wSheet.Name Me.Name Then 
 lCount = lCount + 1 
 With wSheet 
 .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index 
 .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Index", TextToDisplay:="Back to Index" 
 End With 
 Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ 
 "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name 
 End If 
Next wSheet 
End Sub 
Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để 
chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó 
chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. 
Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ 
mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3. n). 
Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet 
của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa 
chỉ khác phù hợp hơn. 
Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink 
được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name 
trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ 
trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.