Giáo trình Chinh phục Word 2007

z 
  
Chinh Phục Word 2007 
Chinh Phục Word 2007 
Cho dù bạn đã từng sử dụng qua bộ Microsoft Office 2003 hay các phiên bản trước đây thì khi 
tiếp xúc với phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ vẫn cứ “lúng ta lúng túng” 
như người mới bắt đầu. 
Thật vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức lẫn nội dung mà chắc chắn bạn sẽ 
phải tốn khá nhiều thời gian tìm hiểu về nó. Tuy nhiên khi đã làm chủ được bộ phần mềm này rồi 
thì bạn sẽ cảm thấy công việc văn phòng của mình trở nên nhẹ nhàng hơn trước nhiều vì bố cục 
chương trình được sắp xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ tự động sẵn sàng giúp đỡ bạn, những 
tính năng mới đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn... 
Làm quen với giao diện mới 
Trong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh như phiên bản trước mà thay vào đó là 
hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command 
button). Các nút lệnh có liên quan đến nhau được gom vào một nhóm, ví dụ như các nút chọn 
font, cỡ chữ, in đậm, nghiêng, gạch chân... được gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung một 
tác vụ lại được gom vào trong một thẻ. 
Bạn hãy để ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. 
Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh tương tự như menu File của phiên bản Word trước, bao 
gồm các lệnh: New, Open, Save, Print... 
Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập 
nhanh đến những nút lệnh thường dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và 
bổ sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách đánh dấu 
chọn vào nó. 
Sử dụng phím tắt để mở các thẻ, nút lệnh 
Ngoài phương pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt để truy cập đến các thẻ, nút lệnh 
một cách nhanh chóng. Rất đơn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ 
cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ đó sẽ được kích hoạt. Bây 
giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái để bạn kích hoạt nó với cách tương tự. 
Tạo một tài liệu mới 
Tương tự như Word 2003, phím tắt để tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách 
khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank 
document. 
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn Installed 
Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online 
(yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. 
Mở tài liệu có sẵn trên máy 
Tương tự như Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft 
Office Button , chọn Open. 
Lưu tài liệu 
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , 
chọn Save. 
Nếu file tài liệu này trước đó chưa được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi 
lưu. 
Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save 
As (phím tắt F12, tương tự như Word 2003). 
Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước 
Mặc định, tài liệu của Word 2007 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn 
đã quen thuộc. Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên Word 2003 trở về trước 
nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm 
chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save 
as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document). 
Muốn Word 2007 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button 
, chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục 
Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK. 
Trong Word 2003 cũng có tính năng mặc định lưu theo một định dạng nào đó (dĩ nhiên không có 
định dạng của Word 2007). Để truy cập tính năng tương ứng trên Word 2003, bạn vào menu 
Tools > Options > thẻ Save > chọn định dạng trong mục Save Word files as > OK. 
Giảm thiểu khả năng mất dữ liệu khi chương trình bị đóng bất ngờ 
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính năng sao lưu tự 
động theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, đánh dấu 
check vào Save AutoRecover information every, sau đó nhập số phút tự động lưu vào ô bên 
cạnh. Nhấn OK. 
Lưu tài liệu với định dạng PDF/XPS 
Một tính năng mới có trong Word 2007 là khả năng lưu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. 
Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với định dạng PDF. Còn XPS? Tương tự PDF, XPS (XML Paper 
Specification) là loại file điện tử có bố cục cố định, đảm bảo khi file được xem trên mạng hay 
đem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần định dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay đổi. 
Để lưu hoặc xuất sang định dạng PDF/XPS, trước hết bạn cần cài đặt thêm phần hỗ trợ Microsoft 
Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào 
 hay  và làm theo 
hướng dẫn trong đó để cài đặt. 
Cài xong bạn có thể lưu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button , 
chọn Save As, chọn PDF or XPS. 
Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu 
Có lẽ bạn đã khá quen thuộc với hộp Zoom trên thanh công cụ Standard của Word 2003, nó giúp 
phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn. Còn trên Word 2007, công cụ này nằm ở đâu? 
Bạn hãy đưa mắt xuống góc dưới bên phải cửa sổ, trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trượt Zoom 
. Bạn chỉ việc kéo thanh trượt qua phải để phóng lớn hay qua trái để thu nhỏ tài liệu. 
Xác lập chế độ phóng lớn / thu nhỏ đặc biệt 
Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% để đưa tài liệu về đúng kích cỡ của nó. Cũng trong 
nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa đúng 1 trang trên màn hình, nút Two Pages 
hiển thị đúng 2 trang, còn Page Width là chế độ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng 
màn hình. Nhấn nút Zoom sẽ cho nhiều tùy chọn hơn nữa. 
Xem tài liệu ở chế độ Full Screen Reading 
Ở Word 2003, bạn có thể xem tài liệu giống như xem sách (2 trang đối diện nhau, và chiều rộng 
màn hình được tận dụng tối đa để có thể đọc và ghi chú vào tài liệu một cách dễ dàng). Cách 
thực hiện: vào menu View – Reading Layout. 
Đối với Word 2007, công cụ này nằm ở thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen 
Reading. Khi ở chế độ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên ở góc dưới của trang để di 
chuyển qua lại giữa các trang. Nhấn ESC để trở về chế độ Print Layout. Cũng trong nhóm 
Document Views bạn có thể chọn nhiều chế độ hiển thị khác như Web Layout, Outline, Draft. 
Thanh thước kẻ (Ruler) 
Thước kẻ dọc và ngang rất tiện lợi cho bạn canh chỉnh, thế nhưng trong phiên bản Word 2007 
này hình như Microsoft đã loại bỏ nó rồi? Không phải vậy, cũng như Word 2003 cho phép bạn 
tùy ý bật tắt thanh Ruler (menu View – Ruler), trong phiên bản 2007, chức năng này đã được 
đưa vào thẻ View, nhóm Show/Hide. Bạn chỉ việc đánh dấu check vào mục Ruler để cho nó hiện 
lên lại. 
Một cách khác để cho thước kẻ hiện ra là nhấn chuột vào nút View Ruler ở phía trên thanh cuộn 
dọc. 
Nếu thực hiện cách này mà bạn chỉ thấy có mỗi thước kẻ ngang xuất hiện, không thấy thước kẻ 
dọc đâu cả, hãy làm thêm bước sau để bật thước kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn 
tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái chọn Advanced. Kéo thanh trượt 
ở khung bên phải xuống dưới nhóm Display, đánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in 
Print Layout view. Nhấn OK 
Lưu ý: Bạn phải xem tài liệu ở chế độ Print Layout thì mới hiện đủ được các thanh thước kẻ. 
Chinh Phục Word 2007 
Duyệt tài liệu ở chế độ hình thu nhỏ (Thumbnails) 
Chế độ này rất hữu ích nếu trong tài liệu của bạn có quá nhiều trang vì nó cho bạn một cái nhìn 
tổng thể về các trang, và bạn có thể nhảy nhanh đến một trang bất kỳ. 
Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn đánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails. Lập tức bên 
trái cửa sổ xuất hiện một khung chứa hình thu nhỏ của các trang trong tài liệu, kèm theo số trang 
ở bên dưới. Bạn nhấn chuột vào một trang để nhảy đến trang đó. 
Thay đổi xác lập lề trang 
Trong Word 2003, để thay đổi những xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup. Còn trong 
Word 2007 thì sao? Các xác lập trang giấy nằm trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup. 
- Để thay đổi lề trang, nhấn nút Margins, một menu xổ xuống cho bạn chọn những kiểu lề trang 
mình thích (mỗi kiểu lề đều có ghi chú thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal thì lề trên, dưới, 
trái, phải đều cách mép giấy 1 inch...). 
 - Nếu như các thông số lề trang bạn muốn xác lập không có sẵn trong danh sách, hãy nhấn 
Custom Margins ở cuối menu, sau đó tự mình nhập vào thông số mới. 
Hiển thị các lề trang 
Nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên 
trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo thanh trượt xuống nhóm Show document content và 
đánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries. Nhấn OK. 
Các lề trang sẽ xuất hiện trong tài liệu dưới dạng đường đứt nét 
Trong Word 2003, bạn có thể thực hiện chức năng tương ứng bằng cách vào menu Tools – 
Options > thẻ View > đánh dấu check mục Text boundaries trong nhóm Print and Web Layout 
options > OK. 
Chọn hướng giấy cho toàn bộ tài liệu 
Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation và chọn một trong hai kiểu là 
Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang). 
Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu 
 - Dùng chuột quét chọn các đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi sang hướng dọc hoặc ngang. 
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins. 
- Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục 
Orientation. 
- Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK. 
Thay đổi cỡ giấy 
Nếu muốn thay đổi kích cỡ trang giấy, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút 
Size. Menu xổ xuống cho bạn chọn một trong các cỡ giấy có sẵn như: Letter, A4, A5, A6, 
Postcard... 
Muốn xác lập một cỡ giấy đặc biệt không có trong danh sách, bạn chọn More Paper Sizes ở cuối 
menu và nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) mình thích. 
Khắc phục hiện tượng: Lề trên bị biến mất 
Khi bạn xem tài liệu ở chế độ Print Layout, điểm chèn nằm ở sát góc trên bên trái trang, giống 
như là không có lề trên vậy. Cách khắc phục: 
1. Khi lề trên hoặc lề dưới không hiển thị, bạn đưa con trỏ chuột đến lề trên hoặc lề dưới của 
trang cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi nhấn đúp chuột vào. 
2. Lề trên và lề dưới giờ đây đã được hiển thị. 
Một cách khác để khắc phục hiện tượng bị mất lề trên: 
- Trong thẻ View, nhóm Document Views, đảm bảo rằng nút Print Layout đang được chọn. 
- Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options. 
- Trong khung bên trái, chọn Display. 
- Ở khung bên phải, dưới nhóm Page display options, đánh dấu chọn mục Show white space 
between pages in Print Layout view. Nhấn OK. 
Khác với Word 2007 phải nhấn đúp chuột, trong Word 2003 để hiển thị lại lề trên, bạn đưa con 
trỏ chuột đến lề trên hoặc lề dưới của trang cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên hai đầu rồi 
nhấn một lần chuột trái vào. 
Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu 
Trong Word 2003, để chèn Header hay Footer vào tài liệu, chúng ta vào menu View – Header 
and Footer. Còn trong Word 2007, tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút 
Header hay Footer. 
Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế đến bạn nhập nội dung cho 
Header hay Footer đó. Nhập xong nhấn đúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header / 
Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu. 
Thay đổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới 
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau đó chọn 
lại một Header / Footer mới để thay cho Header / Footer hiện tại. 
Không sử dụng Header / Footer cho trang đầu tiên 
Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp 
thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different first page bên dưới 
mục Headers and footers. Nhấn OK. 
Vậy là Header / Footer đã được loại bỏ khỏi trang đầu tiên của tài liệu. 
Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang đầu tiên bằng cách vào 
menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different first page > OK. 
Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ 
Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dưới phải của nhóm Page Setup để mở hộp 
thoại Page Setup. Kế đến mở thẻ Layout ra. Đánh dấu kiểm mục Different odd and even bên 
dưới mục Headers and footers. Nhấn OK. 
Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn 
Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ. 
Trong Word 2003, bạn cũng có thể thực hiện tương tự bằng cách vào menu File – Page Setup > 
chọn thẻ Layout > đánh dấu check Different odd and even > OK. 
Thay đổi nội dung của Header / Footer 
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn 
Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống để chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. 
Trong khi chỉnh sửa bạn có thể định dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc... cho tiêu đề Header / 
Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh. 
Chỉnh sửa xong bạn nhấn đúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu. 
Xóa Header / Footer 
Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn 
Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống. 
Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu 
- Trước tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng để phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị 
trí muốn đặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn 
một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn 
về ngắt trang / ngắt vùng ở những bài viết sau). 
- Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế đến chọn 
Edit Header / Edit Footer để chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer. 
- Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous đang sáng thì nhấn 
vào nút này một lần nữa để ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trước 
đó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất. 
- Sau đó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header / 
Footer của các vùng trước đó không bị thay đổi theo. 
Thay đổi giao diện cho Office 
Theo những ảnh trên bạn có thấy là màu xanh truyền thống của Microsoft Word đã bị thay đổi? 
Office 2007 có tính năng thay đổi giao diện hiển thị (cho tất cả các chương trình nằm trong bộ 
Office 2007) và có 3 màu để bạn có thể lựa chọn: Màu xanh (Blue), màu đen (Black), màu bạc 
(Silver). Bạn có thể thay đổi bằng cách nhấn Microsoft Office Button, nhấn tiếp Word Options. 
Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái nhấn Popular, tại phần Color Scherme chọn  ... oảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để điều chỉnh thụt lề phải. 
Thụt dòng tất cả, trừ dòng đầu tiên của đoạn 
1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn điều chỉnh. 
2. Trên thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê đến vị trí bạn 
muốn bắt đầu thụt dòng. 
Nếu bạn không thấy thanh thước ngang đâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của 
thanh cuộn dọc để hiển thị nó. 
Tạo một thụt âm 
Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể điều chỉnh thụt ra ngoài so với lề trái bằng cách: 
1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái. 
2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống trong mục Left cho 
đến khi đoạn văn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý. 
Thay đổi khoảng cách trong văn bản 
Tạo khoảng cách đôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu 
Khoảng cách mặc định giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15. Bạn có thể tạo 
khoảng cách đôi (2) nếu muốn bằng cách sau: 
1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify. 
2. Bên dưới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Nhấn OK. 
Chinh Phục Word 2007 
Thay đổi khoảng cách dòng cho đoạn văn bản đang chọn 
1. Chọn đoạn văn bản muốn thay đổi. 
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing. 
3. Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0 
Ghi chú: Nếu muốn đặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhưng khoảng cách này không có 
trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options, và 
nhập vào khoảng cách mà bạn thích. 
Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ: 
- Single (dòng đơn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng đó, thêm vào một lượng 
khoảng trống nhỏ bổ sung. Lượng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn 
đang sử dụng. 
- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng đơn. 
- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng đơn. 
- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết để phù hợp với font 
hoặc đồ họa lớn nhất trên dòng. 
- Exactly: Cố định khoảng cách dòng và Word sẽ không điều chỉnh nếu sau đó bạn tăng 
hoặc giảm cỡ chữ. 
- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tăng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng đơn mà bạn 
chỉ định. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tăng lên 20% so với dòng 
đơn. 
Thay đổi khoảng cách trước hoặc sau các đoạn 
1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó. 
2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before 
(trước) hoặc After (sau) để thay đổi bằng giá trị bạn muốn. 
Thay đổi khoảng cách giữa các ký tự 
 1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi. 
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp 
thoại Font. 
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded 
để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách và chỉ định số khoảng cách trong mục 
By. 
Co dãn văn bản theo chiều ngang 
1. Chọn đoạn văn bản bạn muốn căng ra hoặc thu lại. 
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm Font để mở hộp 
thoại Font. 
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà 
bạn muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ 
được thu lại. 
Đánh dấu sự thay đổi và ghi chú trong tài liệu 
Theo dõi sự thay đổi trong khi chỉnh sửa 
1. Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi. 
2. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes. 
3. Thay đổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay định dạng văn bản...). Lập tức ở 
bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay đổi này. 
Tắt chế độ theo dõi sự thay đổi 
 Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ 
theo dõi trong khi chỉnh sửa. 
Thay đổi cách Word đánh dấu 
- Bạn có thể đổi màu và những định dạng mà Word dùng để đánh dấu sự đổi trong tài liệu 
bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, và nhấn chọn mục Change 
Tracking Options. 
- Nếu bạn muốn xem tất cả những thay đổi ngay trong tài liệu thay vì hiển thị những bong 
bóng bên hông tài liệu, ở nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau đó chọn Show all 
revisions inline. 
- Để làm nổi bật vùng hiển thị những bong bóng (bên lề tài liệu), hãy nhấn nút Show 
Markup và chọn Markup Area Highlight. 
Chèn một ghi chú 
1. Chọn đoạn text hoặc đối tượng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú. 
2. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment. 
3. Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu. 
Xóa ghi chú 
- Để xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú đó, chọn Delete Comment. 
- Để xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ 
Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dưới nút Delete và chọn Delete All 
Comments in Document. 
Thay đổi ghi chú 
1. Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm 
Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dấu chọn Comments. 
2. Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau đó sửa lại nội dung 
theo ý bạn. 
Thay đổi tên người ghi chú 
Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của người sử dụng. Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy 
thực hiện như sau: 
1. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dưới nút Track Changes, 
sau đó chọn mục Change User Name. 
2. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Personalize..., bạn nhập vào tên của mình, sau 
đó nhấn OK. 
Lưu ý là những ghi chú kể từ bây giờ trở đi mới có tác dụng với tên mới. 
In tài liệu kèm theo ghi chú và những đánh dấu thay đổi 
1. Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Print. 
2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Document showing markup và nhấn OK. 
In danh sách những thay đổi trong tài liệu 
1. Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Print. 
2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn List of markup và nhấn OK. 
Không in những đánh dấu thay đổi và ghi chú 
1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau đó chọn Print. 
2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Document và nhấn OK. 
Chinh Phục Word 2007 
Khi tạo một tài liệu dạng trắc nghiệm, chắc chắn bạn phải thiết kế những ô đánh dấu để người 
dùng đánh dấu vào. Có 2 dạng đánh dấu trong tài liệu: một dạng là dùng đem đi in (để người 
dùng đánh dấu vào giấy), dạng thứ hai là cho người dùng đánh dấu trực tiếp trong nội dung file. 
Dùng tính năng Bullets - Numbering để đánh dấu / đánh số tự động 
Tạo danh sách đánh dấu (bullet) hay đánh số (number) tự động 1 cấp 
1. Gõ vào dấu * để bắt đầu một danh sách các đánh dấu đầu dòng hoặc nhập 1. để bắt đầu 
một danh sách đánh số tự động, sau đó nhấn phím cách (space bar) hoặc phím Tab. 
2. Nhập bất cứ chữ nào bạn muốn. 
3. Nhấn phím Enter. Word sẽ tự động chèn thêm một dấu bullet hoặc số thứ tự tiếp theo. 
4. Để kết thúc việc đánh dấu, đánh số tự động, nhấn Enter hai lần hoặc nhấn phím 
Backspace để xóa dấu bullet hoặc số cuối cùng. 
Nếu chức năng đánh dấu / đánh số tự động không có hiệu lực, bạn bật nó lên bằng 
cách sau: 
1. Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Word Options. 
2. Nhấn Proofing. 
3. Nhấn nút AutoCorrect Options, sau đó nhấn vào thẻ AutoFormat As You Type. 
4. Bên dưới nhóm Apply as you type, bạn đánh dấu chọn vào 2 mục Automatic bulleted lists 
và Automatic numbered lists. Nhấn OK để đóng các hộp thoại lại. 
Thêm dấu bullet hay numbering vào trong danh sách 
1. Chọn một mục bạn muốn thêm vào. 
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets hoặc nút Numbering. 
Ghi chú: Bạn có thể tìm thấy nhiều kiểu bullet hoặc kiểu số khác bằng cách nhấn vào mũi 
tên bên cạnh nút Bullets / Numbering. 
Giãn khoảng cách giữa các mục trong danh sách Bullets / Numbering 
1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột vào mũi tên hướng xuống bên cạnh phải để 
mở rộng danh sách Styles. Sau đó nhấn chuột phải vào kiểu List Paragraph, chọn Modify. 
2. Trong hộp thoại Modify Style, nhấn nút Format, chọn Paragraph. 
3. Bỏ chọn mục Don’t add space between paragraphs of the same style. Nhấn OK để đóng 
các hộp thoại lại. 
Chuyển danh sách Bullets / Numbering từ một cấp sang đa cấp 
1. Nhấn chuột vào một mục trong danh sách mà bạn muốn chuyển nó thành một cấp khác. 
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets hoặc 
Numbering, chọn Change List Level và chọn một cấp bạn muốn. 
Thêm các bullets hình ảnh hoặc biểu tượng vào danh sách 
1. Chọn mục mà bạn muốn bổ sung các bullets hình ảnh hay các biểu tượng. 
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets. 
3. Chọn Define New Bullet. Trong hộp thoại Define New Bullet, bạn nhấn nút Symbol (biểu 
tượng) hay Picture (hình ảnh) tùy mục đích. 
4. Chọn hình ảnh hoặc biểu tượng bạn muốn sử dụng, sau đó nhấn OK hai lần. 
Thêm một bullet hình ảnh hoặc biểu tượng vào trong thư viện Bullet 
1. Mở tài liệu có chứa biểu tượng bullet mà bạn muốn thêm vào thư viện. 
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets. 
3. Bên dưới nhóm Document Bullets, nhấn chuột phải vào kiểu bullet mà bạn muốn thêm 
vào thư viện, sau đó chọn Add to Library. 
Xóa một kiểu ra khỏi thư viện Bullet 
 1. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets. 
2. Bên dưới nhóm Bullet Library, nhấn chuột phải vào một kiểu bạn muốn loại bỏ khỏi danh 
sách, sau đó chọn mục Remove. 
Tạo danh sách các ô đánh dấu chọn (checklist) 
Khi tạo một tài liệu dạng trắc nghiệm, chắc chắn bạn phải thiết kế những ô đánh dấu để 
người dùng đánh dấu vào . Có 2 dạng đánh dấu trong tài liệu: một dạng là dùng đem đi in 
(để người dùng đánh dấu vào giấy), dạng thứ hai là cho người dùng đánh dấu trực tiếp 
trong nội dung file. 
Tạo một checklist để đem đi in 
Có 2 cách cơ bản để tạo một checklist đem đi in: 
- Nếu tài liệu của bạn không chứa nhiều kiểu bullets khác nhau, bạn có thể sử dụng cách 
tạo một danh sách bullets tùy biến định dạng. 
- Nếu tài liệu của bạn có sẵn nhiều định dạng bullets khác nhau, bạn có thể ngăn ngừa các 
bullets cũ thay đổi bằng cách tạo một danh sách checklist trong bảng. 
Tạo checklist bằng tính năng tùy biến định dạng bullets 
1. Nhập vào những mục trong danh sách của bạn. 
2. Chọn danh sách này. 
3. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets. 
4. Chọn Define New Bullet. 
5. Nhấn nút Symbol. 
6. Trong hộp thoại Font, chọn một font biểu tượng đã cài sẵn trên máy, ví dụ như font 
Wingdings. 
7. Nhấn đúp chuột vào biểu tượng check box mà bạn muốn chèn vào tài liệu. Nhấn OK. 
Tạo bảng để ngăn ngừa các bullets cũ thay đổi khi tạo checklist 
Bước 1: Tạo bảng 
1. Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table. 
2. Chọn Insert Table. 
3. Tại mục Number of columns, bạn nhập 2. 
4. Tại mục Number of rows, nhập vào số dòng bạn muốn, lưu ý là mỗi dòng chứa một khoản 
mục chọn trong checklist. 
5. Nhấn OK. 
Bước 2: Chèn những ô check box và nhập liệu 
1. Nhấn vào ô đầu tiên ở trên bên trái trong bảng. 
2. Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol và chọn More Symbols. 
3. Nhấn vào thẻ Symbols. 
4. Trong hộp Font, chọn một font biểu tượng đã cài trên máy, chẳng hạn font Wingdings. 
5. Nhấn đúp chuột vào biểu tượng check box mà bạn muốn. 
6. Nhấn Close. 
7. Nhấn chuột vào ô kế tiếp mà bạn muốn chèn một check box, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y, 
bạn sẽ thấy một check box mới xuất hiện. 
8. Sau khi chèn các ô check box mà bạn muốn, nhấn chuột vào ô đầu tiên ở trên bên phải 
và nhập vào các khoản mục tương ứng với các check box đã tạo. 
Bước 3: Trau chuốt lại bố cục 
1. Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit và chọn AutoFit to Contents. 
2. Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties. Sau đó mở thẻ Table trong hộp thoại 
mới xuất hiện. 
3. Nhấn nút Options, ở hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách giữa check box và đoạn text 
bên cạnh, ví dụ .02 inches. Nhấn OK. 
4. Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau đó nhấn vào thẻ Borders. 
5. Bên dưới mục Setting, nhấn None, và nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại. 
Ghi chú: Sau khi bạn bỏ đường viền của bảng, bạn sẽ vẫn thấy một đường viền đứt khúc, 
tuy nhiên bạn có thể yên tâm là đường viền này sẽ không được hiển thị khi in. Nếu bạn 
muốn những đường viền đứt khúc này biến mất hoàn toàn, bạn có thể nhấn nút View 
Gridlines ở nhóm Table của thẻ Layout bên dưới Table Tools. 
Cách tạo ô đánh dấu để người dùng đánh dấu trực tiếp vào nội dung file. 
Bước 1: Tạo bảng 
1. Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table, sau đó chọn Insert Table. 
2. Trong hộp Number of columns, gõ vào 2. 
3. Trong hộp Number of rows, nhập vào số dòng mà bạn muốn, mỗi dòng là một mục chọn 
trong danh sách sẽ tạo. Nhấn OK. 
 Bước 2: Chèn vào những ô check box và nhập liệu 
Để thêm vào những ô cho phép người dùng đánh dấu check trực tiếp trong file, bạn cần sử 
dụng thẻ Developer. 
* Hiện thẻ Developer 
1. Nhấn nút Microsoft Office Button, chọn Word Options. 
2. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn mục Popular ở khung bên trái. 
3. Đánh dấu chọn mục Show Developer tab in the Ribbon. Nhấn OK. 
* Thêm vào các ô check box 
1. Nhấn vào ô đầu tiên bên trái của bảng. 
2. Trong thẻ Developer, nhóm Controls, nhấn nút Legacy Tools. 
3. Bên dưới Legacy Forms, chọn Check Box Form Field. 
Ghi chú: Nếu ô check box có nền màu xám, bạn nhấn nút Legacy Tools, chọn Form Field 
Shading để gỡ bỏ nền xám đó đi. 
4. Nhấn vào ô kế tiếp, nơi bạn muốn chèn tiếp một check box. Sau đó nhấn Ctrl+Y để chèn 
check box vào. 
5. Sau khi đã chèn xong hết các check box, bạn nhấn chuột vào ô đầu tiên bên phải của 
bảng và nhập vào các khoản mục tương ứng với từng check box bên trái. 
Bước 3: Hoàn thiện lại bố cục 
1. Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ đến mục AutoFit và chọn AutoFit to Contents. 
2. Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties. Sau đó mở thẻ Table trong hộp thoại 
mới xuất hiện. 
3. Nhấn nút Options, ở hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách giữa check box và đoạn text 
bên cạnh, ví dụ .02 inches. Nhấn OK. 
4. Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau đó nhấn vào thẻ Borders. 
5. Bên dưới mục Setting, nhấn None, và nhấn OK hai lần để đóng các hộp thoại lại. 
Bước 4: Khóa form 
Để người dùng có thể đánh dấu chọn trực tiếp vào file tài liệu, bạn cần khóa form lại. Lưu ý, 
khi khóa form lại bạn không thể chỉnh sửa chữ cũng như bố cục của tài liệu, do đó hãy đảm 
bảo thực hiện bước này sau cùng. 
1. Nhấn vào nút Design Mode trong nhóm Controls của thẻ Developer để tắt chế độ Design. 
2. Trong thẻ Developer, nhóm Protect, nhấn nút Protect Document, sau đó chọn Restrict 
Formatting and Editing. 
 3. Trong khung Protect Document, bên dưới Editing restrictions, đánh dấu chọn Allow only 
this type of editing in the document. 
4. Trong combo box bên dưới, chọn Filling in forms. 
5. Bên dưới Start enforcement, nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection. 
6. Để đặt mật khẩu, không cho người dùng gỡ bỏ chế độ bảo vệ, hãy nhập vào mật khẩu 
trong ô Enter new password (optional) và xác nhận lại mật khẩu ở ô bên dưới. 
Bây giờ bạn có thể gửi file tài liệu này cho người dùng đánh dấu chọn vào, sau đó họ lưu lại 
và gửi lại cho bạn. Rất hữu ích nếu bạn muốn thực hiện một cuộc thăm dò khảo sát nào đó 
qua e-mail...