Giáo trình Biên mục tài liệu thư viện

19
biên mục tài liệu thư viện
1. Đăng kí tài liệu thư viện
1.1 Khái niệm chung
- Khái niệm: là khâu đầu tiên của qui trình xử lý tài liệu sau khi tài liệu
được bổ sung vào thư viện nhằm xác định quyền sở hữu và xác lập số thứ tự
của từng đơn vị tài liệu trong kho tài liệu thư viện.
- ý nghĩa của đăng ký tài liệu
+ Tài liệu được đăng ký vào sổ để khẳng định chủ quyền, tài sản của thư
viện.
+ Gắn cho mỗi tài liệu một số đăng ký riêng biệt.
+ Là điều kiện cần thiết, là cơ sở để quản lý vốn tài liệu thư viện, giúp thư
viện thực hiện chế độ báo cáo kịp thời, chính xác về hiện trạng vốn tài liệu.
Đăng ký tài liệu thư viện là cụng việc rất quan trọng và khụng thể thiếu
được ngay cả khi thư viện đó được hiện đại hoỏ. Cỏc thư viện nhỏ (sư đoàn,
trung đoàn...) hay phũng đọc sỏch, nơi khụng tổ chức hệ thống mục lục,
cụng việc đăng ký tài liệu lại càng cú ý nghĩa, nú bảo đảm cho tài liệu khụng
bị thất thoỏt và thuận lợi cho việc tra tỡm.
- Mục đích của đăng ký tài liệu
Là biện pháp để bảo quản tốt vốn tài liệu của thư viện
Tra cứu tài liệu phục vụ bạn đọc và bổ sung vốn tài liệu
Tổ chức các kho tài liệu, sắp xếp và kiểm kê tài liệu
1.2- Các loại đăng ký tài liệu
Một thư viện có 2 loại đăng ký tài liệu: Đăng ký tổng quát và đăng ký cá
biệt
1.2.1. Đăng ký tổng quát
Là đăng ký tổng số sách báo có trong một chứng từ nhập, xuất. Đăng ký
tổng quát nhằm mục đích nắm chung tổng số tài liệu có trong thư viện: số
lượng tài liệu mỗi loại, giá trị kho tài liệu, nguồn cung cấp, tình hình xuất,
nhập hàng năm của mỗi thư viện.
Nội dung đăng ký tổng quát gồm 3 phần: phần nhập, phần xuất và phần
còn lại.
Quy trình vào sổ đăng ký tổng quát
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
20
+ Phần nhập:
- Sổ đăng ký tổng quát mỗi năm bắt đầu từ số 01
- Mỗi chứng từ là một đơn vị đăng ký và chỉ ghi một dòng
- Ghi rõ nguồn cung cấp (mua, trao đổi, lưu chiểu, tặng biếu)
- Toàn bộ ấn phẩm đưa vào sổ đăng ký tổng quát được phân theo nội
dung, ngôn ngữ, loại ấn phẩm để có thể nắm được nội dung sách nhập một
cách dễ dàng.
+ Phần xuất:
- Mỗi lần xuất kho phải có biên bản xuất, số thứ tự biên bản xuất sẽ ghi
liên tục từ năm này sang năm khác, bắt đầu từ số 01 đến mãi mãi.
- Cuối mỗi trang sẽ cộng các cột đưa sang dòng đầu trang sau. Cuối mỗi
quý (năm) cộng số tài liệu đã xuất đưa sang phần III.
 + Phần còn lại:
Ghi các số tổng kết từng quý (năm) ở phần nhập và xuất.
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
21
1.2.2.Đăng ký cá biệt
Là ghi từng tài liệu, tập báo, tạp chí đóng thành tập thành một mục lục tài
sản của thư viện.
Mỗi bản tài liệu được tính là một đơn vị đăng ký độc lập. Sổ đăng ký cá
biệt theo mẫu thống nhất cho tất cả các kho của thư viện.
Những thư viện lớn có nhiều tài liệu, có thể tổ chức nhiều kho tài liệu
khác nhau. Sẽ có nhiều sổ đăng ký cá biệt. Sổ đăng ký cá biệt cho từng kho,
VD.: kho Phòng Đọc, kho phòng Mượn, kho phòng Báo, kho Tư liệu. Trong
mỗi kho có thể chia ra nhiều sổ đăng ký cá biệt theo ngôn ngữ, khổ sách,
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
22
VD.: kho Việt nhỏ, kho Việt vừa, kho Việt lớn... ở Thư viện Quân đội sách
từ 22,5 cm trở lên tính là khổ lớn, dưới 22,5 cm là khổ nhỏ.
Thư viện các trường có thể lập sổ đăng ký cá biệt: kho đọc, kho mượn,
kho giáo khoa- giáo trình.
Nội dung và cách ghi trong sổ đăng ký cá biệt
- Đăng ký tài liệu không định kỳ (Sách, tư liệu)
- Trong sổ đăng ký cá biệt, tài liệu được đăng ký bằng ngôn ngữ xuất bản
của tài liệu đó.
- Mỗi bản tài liệu (bản, tập) đều được ghi vào 1 dòng của sổ đăng ký cá
biệt và mang 1 số đăng ký riêng.
+ Ngày vào sổ ghi bằng số ả rập, tháng ghi bằng số La mã (25/II); năm
ghi bằng số ả rập ở góc trái phía trên.
+ Cột thứ tự ghi bắt đầu từ số 01, tiếp tục không giới hạn, mỗi bản tài liệu
ghi 1 số đăng ký vào trang tên sách và trang 17. Số này chính là số đăng ký
cho từng bản tài liệu và dùng để xếp kho, ghi sổ mượn và kiểm kê.
Nếu thư viện có nhiều kho, mỗi kho tài liệu có sổ riêng cũng bắt đầu từ
số 01 của kho đó, để phân biệt các số thứ tự khác nhau cần phải ghi thêm 1
số chữ cái tiếng Việt vào trước các số đó.
Ví dụ: Thư viện Quân đội: V 105 (sách tiếng Việt khổ vừa và lớn); AV
123 (sách tiếng Anh khổ vừa và lớn); T 123 (tư liệu)...
+ Tác giả và tên sách: Ghi tên tài liệu trước, tác giả sau. Tên tài liệu nếu
dài quá thì ghi 1 phần có nghĩa rồi chấm lửng, nếu tài liệu có nhiều bản
giống nhau thì các bản dưới không phải nhắc lại mà chỉ ghi dấu (”) hoặc (nt).
+ Cột kiểm kê: Không ghi ngay mà mỗi lần kiểm kê dùng 1 cột và đánh
dấu cộng (+) để đánh dấu tài liệu còn lại.
+ Cột xuất bản: Ghi tên nhà xuất bản.
+ Năm xuất bản: Ghi cả 4 số, tư liệu ghi năm đăng ký.
+ Cột giá tiền: Ghi đầy đủ cho từng cuốn đúng theo chứng từ.
+ Cột vào sổ đăng ký tổng quát: Ghi số thứ tự của chứng từ khi vào sổ
tổng quát.
+ Môn loại: Ghi tổng quát 19 môn loại chính.
Mẫu phiếu đăng ký sách, tư liệu, luận văn, luận án
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
23
- Đăng ký tài liệu định kỳ (báo, tạp chí)
+ Đăng ký tên báo, tạp chí mới: Gán cho mỗi tên báo, tạp chí bằng 1 ký
hiệu cá biệt, lập phiếu theo dõi hàng ngày cho từng tên báo, tạp chí.
Mẫu phiếu đăng ký báo, tạp chí hàng ngày (trong 1 năm)
+ Đăng ký báo, tạp chí lưu kho:
Khi nhận được cỏc bỏo, tạp chớ phải đăng ký vào phiếu đăng ký bỏo, tạp
chớ. Bỏo, tạp chớ chỉ khi đúng thành tập mới vào sổ đăng ký cỏ biệt. Cú nghĩa
là sau 1 thời gian phục vụ (1 đến 2 thỏng đối với bỏo ngày, 3 - 6 thỏng đối
với bỏo tuần, 1 năm đối với tạp chớ) thỡ sẽ được đúng thành tập để lưu.
Mẫu đăng ký báo, tạp chí lưu kho:
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
24
1.3- Những nguyên tắc đăng ký tài liệu
- Đối với sổ đăng ký ( xem trang đầu sổ đăng ký cá biệt)
- Việc đăng ký phải làm thường xuyên, kịp thời và chính xác: không
cách dòng, nhảy số.
- Không được sửa chữa, tẩy xoá trong sổ, nếu có tẩy xoá thì sẽ ghi vào
cột ghi chú
- Sách đưa ra khỏi kho phải có biên bản, chứng từ xuất và được xoá số
trên sổ đăng ký cá biệt.
- Ngày và số biên bản xuất sách được ghi vào cột ngày và số biên bản
xuất
Các yếu tố trong nội dung đăng ký nếu dòng dưới giống dòng trên có thể
dùng dấu nháy ( ” ) trừ cột giá tiền.
Các số đăng ký chi hết cho 5 và dòng đầu trang ghi đủ các số, còn lại ghi
2 số cuối.
- Đối với tài liệu thư viện
Mỗi bản tài liệu phải được đóng 2 loại dấu:
- Loại dấu nghiệp vụ đóng vào trang tên sách và trang 17 (nếu tài liệu
mỏng không có trang 17 thì đóng ở trang cuối) ở đây sẽ ghi ký hiệu kho, số
đăng ký cá biệt và năm vào sổ đăng ký.
- Dấu chủ quyền: được đóng ở phần trên trang đầu tiên của tên tài liệu
và giáp lai (để bảo quản sách).
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
25
Ngoài bìa mỗi cuốn sách, tài liệu, tập báo phải dán nhãn: ở đây ghi ký
hiệu xếp kho tài liệu.
- Vị trí dán nhãn: Phía trên góc trái cách gáy sách 1cm., ở phía trên
cách 0,5 cm, nếu vị trí này vướng vào tên tài liệu, tác giả thì tìm vị trí thích
hợp.
- Tạp báo, tạp chí, băng đĩa hình: nhãn dán ở gáy phái trên.
- Tư liệu: nhãn dán phía trái dưới cùng (vì tư liệu thường mỏng, số trang
ít nên thường phải xếp nằm )
2- Mô tả tài liệu thư viện
2.1- Khái niệm chung:
Mô tả tài liệu là việc lựa chọn những cứ liệu đặc trưng có trong tài liệu,
trình bày chúng theo một quy tắc nhất định, giúp người sử dụng hình dung ra
tài liệu được mô tả trước khi tiếp xúc trực tiếp với tài liệu đó.
Mô tả tài liệu là một khâu công tác quan trọng trong quá trình xử lý tài
liệu của các thư viện, cơ quan thông tin... Mô tả tài liệu là cơ sở chủ yếu để
xây dựng các loại mục lục phiếu, biên soạn thư mục, tổ chức kho tài liệu và
xây dựng cơ sở dữ liệu cho máy tính.
2.2 - Mục đích, ý nghĩa:
- Là một phương pháp truyền tải thông tin về hình thức tài liệu (Thông tin
về tác giả, tên tài liệu, nơi, năm xuất bản, số trang, số bản, giá tiền...).
- Là cơ sở cho một số khâu công tác thư viện như: Tổ chức xây dựng vốn
tài liệu, xử lý tài liệu, xây dựng hệ thống tìm tin truyền thống và hiện đại...
- Góp phần cùng với các khâu công tác khác trong quy trình xử lý tài
liệu, giúp người có nhu cầu về tài liệu xác định đúng hướng, tìm và truy nhập
tài liệu một cách có hiệu quả.
- Là tiền đề cho việc thông tin trao đổi tài liệu trong nước và quốc tế
Để thống nhất mô tả tài liệu trong nước, năm 1991 Thư viện Quốc gia
Việt Nam đã nghiên cứu và biên soạn: “Tài liệu hướng dẫn mô tả ấn phẩm”
(Dùng cho mục lục thư viện) còn gọi là Quy tắc mô tả ISBD (International
Standard Bibliographic Describe).
2.3- Những quy định về mô tả tài liệu thư viện
2.3.1- Tài liệu mô tả
- Tài liệu mô tả là: sách, báo, tạp chí, bản nhạc, tập tranh, microphim, các
vật mang tin... Trong đó sách là loại hình chủ yếu của thư viện. Sách là ấn
phẩm không định kỳ, có thể có một hoặc nhiều tập, có bìa, trang tên sách.
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
26
- Khi mô tả phải căn cứ chủ yếu vào trang tên sách vì trang tên sách thư-
ờng ghi đầy đủ các yếu tố cho một cuốn sách: Tác giả, tên tác phẩm, các yếu
tố bổ sung cho tác giả, tên tác phẩm, các thông tin về xuất bản...
2.3.2- Phiếu mô tả để lập mục lục thư viện
- Phiếu mô tả là một tấm giấy dày có kích thước 12,5 cm x 7,5 cm. Trên
tấm phiếu có 2 dòng kẻ dọc, dòng thứ nhất cách mép trái 2,5 cm, dòng thứ
hai cách dòng thứ nhất 1cm. Phiếu có 7 đến 8 dòng kẻ ngang cách nhau 0,6
cm, dòng đầu tiên cách mép trên cùng 1,5 cm. Từ mép dưới lên 0,5 cm và ở
chính giữa phiếu có một lỗ tròn nhỏ có đường kính 0,7 cm để cho một thanh
suốt kim loại tròn xuyên qua nhằm giữ cho tờ phiếu trong ô mục lục không
bị sai lệch, thất thoát.
2.3.3- Một số qui ước về chữ viết và viết tắt khi mô tả tài liệu thư viện
Mô tả theo ngôn ngữ chính văn, nghĩa là tài liệu in bằng tiếng nước nào
thì mô tả theo tiếng nước đó. Chữ viết theo kiểu in thường. Viết tắt được áp
dụng theo quy định như sau:
- Tập viết tắt là: T.
- Quyển viết tắt là: Q.
- Xuất bản viết tắt là: xb.
- Nhà xuất bản viết tắt là: Nxb.
- Hà nội viết tắt là: H.
- Sài gòn viết tắt là: S.
- Thành phố Hồ Chí Minh viết tắt là: T.P. Hồ Chí Minh
- Pari viết tắt là: P.
- Luân Đôn viết tắt là L.
- Bắc Kinh viết tắt là B.
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
27
- Centimét viết tắt là cm.
- Trang viết tắt là tr.
Trên tờ phích được trình bày thành các vùng:
- Vùng mô tả: MT
- Vùng ghi ký hiệu xếp giá: KHXG
- Vùng ghi ký hiệu xếp mục lục: KHML
- Vùng ghi ký hiệu đầy đủ: KHĐĐ
2.3.4- Nội dung mô tả tài liệu thư viện
Nội dung mô tả được chia thành 7 khu vực và hệ thống ký hiệu dấu quy
định đặt trước mỗi khu vực và mỗi yếu tố
a.Các khu vực và các yếu tố mô tả
Các khu vực và các yếu tố trong từng khu vực được sắp xếp theo trật tự
quy định chặt chẽ như sau:
Tiêu đề mô tả: Một tác giả cá nhân hoặc một tác giả tập thể
Khu vực tên sách và khoản ghi tác giả:
+ Tên sách chính
+ Tên sách song song
+ Các chi tiết bổ sung cho tên sách (như giải thích nội dung, hình thức,
thể loại, tính chất, công dụng của sách) còn gọi là phụ đề.
Ví dụ: Kiến thức và kỹ năng công tác Đoàn: Sách tham khảo dành cho
cán bộ Đoàn
+ Khoản ghi tác giả (Gồm tác giả chính và các tác giả tham gia vào nội
dung sách như: Dịch, minh hoạ, giới thiệu)
Khu vực lần xuất bản
+ Khoản ghi lần xuất bản
Ví dụ: Xuất bản lần thứ 3 có sửa chữa và bổ sung
Tác giả chỉ liên quan đến lần xuất bản
Khu vực địa chỉ xuất bản
+ Nơi xuất bản
+ Tên nhà xuất bản
+ Năm xuất bản
+ Nơi in
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
28
+ Nhà in
Khu vực chi tiết số liệu
+Số trang (Hay tổng số tập của bộ sách)
+ Khoản ghi minh hoạ
+ Khổ sách
Khu vực tùng thư
+ Tên tùng thư
+ Các chi tiết bổ sung tên tùng thư
+ Số tập
+ Tập tùng thư cấp dưới
+ Các chi tiết bổ sung tên tùng thư cấp dưới
+ Tác giả xuất bản tùng thư cấp dưới
+ Số tập của tùng thư cấp dưới
Khu vực phụ chú
Bao gồm các chú thích làm sáng tỏ và bổ sung cho khoản mô tả hình thức
và nội dung của ấn phẩm.
Khu vực ISBN kiểu đóng, giá tiền
b.Nguồn lấy yếu tố mô tả
Các chi tiết dùng để mô tả sách được quy định lấy từ những nguồn chính
sau:
Khu vực Nguồn lấy thông tin
1- Tiêu đề mô tả Trang tên sách
2- Tên sách và khoản ghi tác giả Như trên
3- Lần xuất bản và tác giả có
liên quan
Trang tên sách và các phần phụ
(bìa, gáy sách, trang tên phụ, mặt
sau trang tên sách) và phần in chi
tiết ấn loát.
4- Địa chỉ xuất bản Như trên
5- Chi tiết số liệu Lấy ở chính cuốn sách
6- Tùng thư Như trên
7- Phụ chú Lấy bất cứ ở đâu (trong hay ngoài
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
29
cuốn sách)
8- ISBN, kiểu đóng, giá tiền Thường ở ngoài bìa cuốn sách
Các chi tiết không được lấy từ nguồn chính trên đây thì phải ghi trong
móc vuông [] hoặc chú thích ở phần phụ chú.
 c. Các dấu ngăn cách quy định dùng trong mô tả
Mỗi khu vực và mỗi yếu tố trong ISBD được báo hiệu trước bằng một ký
hiệu dấu quy định thống nhất và bắt buộc.
Các dấu ngăn cách quy định dùng trong mô tả để nhận dạng các vùng và
các yếu tố, chúng đặt trước các vùng, các yếu tố đều không liên quan đến
dấu chính tả.
Trong ISBD sử dụng các dấu ngăn cách sau:
.- chấm khoảng cách gạch ngang khoảng cách
: hai chấm có khoảng cách trước sau
; chấm phẩy có khoảng cách trước sau
/ gạch xiên có khoảng cách trước, sau
= dấu bằng có khoảng cách trước sau
. dấu chấm có khoảng cách phía sau
, dấu phẩy có khoảng cách phía sau
( ) có khoảng cách trước, sau
[ ] dấu ngoặc vuông có khoảng cách trước, sau
+ dấu cộng có khoảng cách trước, sau
Sơ dồ mô tả sách theo ISBD dùng cho mục lục thư viện
Tiêu đề mô tả
Nhan đề chính = Nhan đề song song: Thông tin liên quan đến nhan
đề / Thông tin trách nhiệm.- Thông tin về lần xuất bản/ Thông tin trách
nhiệm liên quan đến lần xuất bản.- Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, năm
xuất bản (Nơi in : Nhà in).- Khối lượng(hay tổng số tập): minh hoạ; khổ
sách + tài liệu kèm theo.- (Nhan đề tùng thư = Nhan đề tùng thư song
song: Thông tin bổ sung cho nhan đề tùng thư/Thông tin về trách nhiệm
của tùng thư; Số tập)
 Phụ chú
 ISBN: Kiểu đóng: Giá tiền, số bản
Các yếu tố gạch dưới là yếu tố bắt buộc phải có, các yếu tố không gạch
dưới là yếu tố không bắt buộc, lấy hay không tuỳ theo từng thư viện.
2.3.5- Quy định cho từng yếu tố mô tả
HU V
IEN Q
UAN
 DOI
30
- Tiêu đề mô tả
Tiêu đề mô tả ghi: 1 tác giả cá nhân hay 1 tác giả tập thể. Tiêu đề mô tả
được ghi ở dòng đầu tiên, bắt đầu từ vạch dọc thứ nhất của tờ phiếu. Nếu ghi
không hết xuống dòng viết lùi vào sau vạch dọc thứ hai 0,5 cm. Tiêu đề mô
tả được viết bằng chữ in hoa các chữ đầu (như viết chính tả).
Tiêu đề mô tả chỉ ghi họ, đệm, tên tác giả, không ghi các học vị, học
hàm, tước vị, cấp bậc và các giải thởng. Nếu cần thiết thi ghi vào phần phụ
chú. Tác giả có những tên gọi khác nhau thì vẫn phải ghi đúng như tên trong
tài liệu.
Tác giả Châu á ( Việt Nam, Trung Quốc, Triều Tiên,...) viết theo trật tự:
Họ, đệm, tên: Phạm Văn Đồng, Mao Trạch Đông, Kim Nhật Thành,...
Tác giả các nước khác thì viết theo trật tự họ trước, tên sau, cách nhau bởi
dấu phẩy: Lênin, Vơlađimir Ilích; Huygo, Victor...
- Nhan đề chính
Nhan đề chính là tên tài liệu, phản ánh một phần nội dung và luôn được
trình bày ở trang tên sách. Nhan đề chính có thể là tên gọi của 1 tài liệu hoặc
nhiều tài liệu. Trên phích mô tả nhan đề chính được ghi bắt đầu từ vạch dọc
thứ hai, nếu xuống dòng ghi ra vạch dọc thứ nhất, phải viết đầy đủ, rõ ràng.
- Nhan đề song song
Là nhan đề chính được viết bằng ngôn ngữ khác của tài liệu, thường được
ghi ở trang tên sách hoặc tên sách song song. Nhan đề song song đượ ... gười (Khụng dựng nhiều vỡ ta thường đưa vào chỉ số 09)
-3 Thế giới cổ đại
-4 Chõu Âu – Tõy Âu
-5 Chõu Á – Phương Đụng - Viễn Đụng
-6 Chõu Phi
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
66
-7 Bắc Mỹ
-8 Nam Mỹ
-9 Phần khỏc của thế giới và thế giới ngoài trỏi đất
Đụi khi kớ hiệu khu vực địa lý được ghộp trực tiếp vào chỉ số phõn loại
của bảng chớnh, nhưng chỉ khi được nờu rừ trong ghi chỳ.
Vớ dụ: Cú một số chỗ đề là: Thờm bảng 2 trực tiếp vào kớ hiệu
Thờm vào 372.9 từ 1- 9 từ bảng 2
Chỉ số cơ bản 372.9
Giỏo dục tiểu học ở Brazil 372.981
- Thờm bảng phụ 2 thụng qua tiểu phõn mục chung 09. Trong trường
hợp khụng cú chỉ dẫn chỳng ta chỉ thờm 09 ở tiểu phõn mục chung vào kớ
hiệu
- Dựng những chỉ dẫn ngụ ý (khụng đề rừ hẳn), khụng núi thờm vào
bảng 2 nhưng cú tiờu đề là lịch sử, địa lý, con người thỡ chỳng ta vẫn tự thờm
vào 09. Vớ dụ: 373.09
Vớ dụ: Bảo tàng nghệ thuật Hà Nội 708.959731 (Việt Nam 597; 59731
Thành phố Hà Nội)
Sỏch hướng dẫn du lịch Thành phố Hồ Chớ Minh 915.977904 (59779
Thành phố Hồ Chớ Minh; 04 Du hành)
Bản đồ New York 912.747 (747 New York)
Tiền xu cổ đại 737.4939 (737.4 Tiền xu; 737.4093- 4099 Cỏc Chõu lục
và địa phương cụ thể; -39 Thế giới cổ đại)
Bảo tàng nghệ thuật Washingtơn 708.153
Hội hoạ Ấn Độ cổ đại 759.934
- Khi tạo lập chỉ số khụng được thờm bất cứ chỉ số nào ở bảng phụ, nếu
thờm trợ kớ hiệu địa lý phải thờm kớ hiệu 09 (Ở phần tiểu phõn mục chung)
vào trước trợ kớ hiệu địa lý
Vớ dụ: Cỏc hội yờu nước ở Phỏp 369.0944
Bảng 3: Tiểu phõn mục cho từng nền văn học, cho cỏc thể loại văn
học cụ thể
Bảng 3 là bảng bao gồm cỏc tiểu phõn mục cho phần văn học. Mỗi nền
văn học đều gắn với ngụn ngữ cụ thể.
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
67
- Hầu hết cỏc chỉ số phõn loại ở mục văn học đều được xõy dựng kết
hợp với bảng 3
- Kớ hiệu từ bảng 3 khụng bao giờ được sử dụng độc lập nhưng được sử
dụng khớ cú ghi chỳ thờm ở dưới cỏc tiểu phõn mục của từng nền văn học
trong mục 810 – 890
- Bảng 3 sẽ khụng được dựng khi khụng cú chỉ dẫn ở mục 800 là thờm
vào bảng 3
- Trong trường hợp khụng cú chỉ dẫn ở mục 800 là thờm vào bảng 3 thỡ
chỉ số phõn loại cho tỏc phẩm hoặc về những nền văn học như vậy kết thỳc
bằng một kớ hiệu ngụn ngữ. Vớ dụ: Thơ Inukitut 897
- Bảng 3 khụng được dựng ở mục 800 nếu khụng cú chỉ dẫn cụ thể
 + Bước 1: Xem mục 810- 890 để tỡm chỉ số cơ bản về ngụn ngữ đú. Chỉ
số cơ bản được nếu trong ghi chỳ thờm. Nếu cú 1 thể loại văn học cụ thể
chỳng ta chuyển sang bước 2, nếu khụng chuyển sang bước 4.
 + Bước 2: Trong bảng 3 tỡm cho thể loại văn học cụ thể. Vớ dụ: Thơ -1;
Thơ Anh 821; Thơ Bồ Đào Nha 869.1
Nếu tỏc phẩm của một tỏc giả cỏ nhõn hoặc về một thời kỡ cụ thể thỡ chỉ
số phõn loại đó hoàn thành. Cỏc dạng tỏc phẩm khỏc chuyển sang bước 3
 + Bước 3: Tỡm những tiểu phõn mục cụ thể trong bảng 3. Vớ dụ -1 cho
thơ từ -1001- 1009; -1001- 1009 là những tiểu phõn mục chung. Nếu tỏc
phẩm đề cập đến một loại hỡnh cụ thể như: kịch, tiểu thuyết thỡ chỳng ta
phải kiểm tra lại ghi chỳ thờm, nếu chỉ số thờm cho chỳng ta ghộp thờm thỡ
chỳng ta phải theo chỉ dẫn ở bảng -1- 8. Vớ dụ: Tạo chỉ số cho bộ sưu tập thơ
Anh 821 (Văn học Anh 82; Thơ -1; Sưu tập văn bản văn học 08)
Nếu tỏc phẩm khụng núi về một dạng văn học cụ thể nào, chỳng ta xem
mục -01- 09 trong bảng 3 và theo chỉ dẫn tại cỏc mục đú. Vớ dụ: Lịch sử và
phờ bỡnh văn học Thuỵ Điển 839.709
-01- 09 Tiểu phõn mục chung: sưu tập, lịch sử, mụ tả, đỏnh giỏ phờ bỡnh
-1 Thơ
-2 Kịch
-3 Tiểu thuyết
-4 Tiểu luận
-5 Diễn văn
-6 Thư từ
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
68
-7 Văn trào phỳng và chõm biếm
-8 Tạp văn
-1- 8 Cỏc thể loại cụ thể
Trong thực tế phõn loại cú nhiều tỏc phẩm cú nhiều thể loại, chỳng ta
phải chọn một thể loại chớnh của tỏc phẩm để phõn loại. Vớ dụ: Kịch thơ
(Chỳng ta xem trong bảng ưu tiờn đối với tỏc phẩm kết hợp 2 hoặc nhiều thể
loại, kịch thơ -2 chứ khụng phải -1)
Bảng ưu tiờn về cơ bản cũng giống ở đầu bảng 3
- Sự sắp xếp cơ bản của mục 800 là văn học theo ngụn ngữ, sau đú
trong mỗi nền văn học thỡ lại xếp theo cỏc dạng cụ thể
- Văn học luụn được phõn loại theo ngụn ngữ nguyờn bản của tỏc phẩm.
Vớ dụ: Văn học Phỏp được dịch ra tiếng Việt thỡ phõn loại về Văn học Phỏp.
- Trừ khi cú chỉ dẫn cụ thể về phõn loại tỏc phẩm văn học cú 2 ngụn
ngữ nếu khụng chỳng ta đưa về mục 810 - 890
800 Văn học
810 Văn học Mỹ bằng tiếng Anh
820 Văn học Anh
830 Văn học Đức
840 Văn học Phỏp
850 Văn học Italia
860 Văn học Tõy Ban Nha, Bồ Đào Nha
870 Văn học bằng cỏc ngụn ngữ Italia cổ. Văn học La tinh
880 Văn học bằng cỏc ngụn ngữ cụ thể khỏc
895.922 Văn học Việt Nam
Vớ dụ 1: Thơ Hà Lan thế kỷ 20
839.31 Thơ Hà Lan thế kỷ 20
839.31 Văn học Hà Lan
Thơ Hà Lan 839.31
(Khụng cú chỉ dẫn thờm vào từ bảng 3)
Vớ dụ 2: Bộ sưu tập văn học Phỏp 840.8
 840 Văn học Phỏp (Bảng chỉ mục quan hệ)
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
69
840 Văn học Phỏp (Bảng chớnh)
840.1- 848 Tiểu phõn mục của văn học Phỏp
 Thờm vào chỉ số cơ bản 84 như được chỉ dẫn ở đầu bảng 3
84 Chỉ số cơ bản
08 Bộ sưu tập (Bảng 3)
840.8 Bộ sưu tập văn học Phỏp
Vớ dụ 3: Tiểu thuyết Anh 823
820 Văn học Anh (Cú chỉ dẫn thờm vào chỉ số cơ bản 82...)
823 Tiểu thuyết Anh (-3 Tiểu thuyết)
Vớ dụ 4: Cuộc phiờu lưu của Hắc Phin của Mỏc Tuyờn 813
810 Văn học Mỹ (Cú chỉ dẫn thờm vào...)
813 Tiểu thuyết Mỹ (-3 Tiểu thuyết)
Vớ dụ 5: Rụmờụ và Juliet của Shakespare 822.3
820 Văn học Anh
822.3 Shakespare (-2 Kịch)
Vớ dụ 6: Bộ sưu tập thời kỳ Elizabeth 821
820 Văn học Anh (Cú chỉ dẫn thờm vào chỉ số 82...)
821 Thơ Anh (Đưa về thơ vỡ cú thời kỳ cụ thể, khụng cú chỉ dẫn ở bảng
3)
 Một số thư viện chỉ xếp bộ sưu tập thơ về 821, phụ thuộc vào mỗi thư
viện nếu số lượng tài liệu về bộ sưu tập thơ ớt thỡ khụng cần thờm 08 (Bảng
3)
Bảng 4: Tiểu phõn mục cho từng ngụn ngữ
Tiểu phõn mục này được sử dụng như được chỉ dẫn trong lớp 400, tiếp
sau cỏc chỉ số dựng cho cỏc ngụn ngữ cụ thể được xỏc định trong 420-490.
Bảng 4 là bảng cú cỏch sử dụng đơn giản nhất trong 4 bảng phụ
 Túm lược
-1-09 Tiểu phõn mục chung
-1 Hệ thống chữ viết, õm vị học,...
-2 Từ nguyờn học của dạng chuẩn ngụn ngữ
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
70
-3 Từ điển dạng chuẩn ngụn ngữ
-5 Ngữ phỏp dạng chuẩn ngụn ngữ...
-7 Biến thể mang tớnh lịch sử và địa lý...
-8 Cỏch sử dụng chuẩn của ngụn ngữ...
- Ký hiệu trong bảng 4 được đi kốm với cỏc ký hiệu từ 420-490
- Ký hiệu cơ bản về ngụn ngữ ở mục 400 cú quan hệ với mục 800
Ngụn ngữ 400 800 (Văn học)
Tiếng Anh 42 82
Tiếng Phỏp 44 84
Tiếng Hindu 491.43 891.43
Tiếng Việt 495.9 895.9
 Bảng 4 khụng bao giờ được dựng độc lập, nhưng cú thể được sử dụng
theo yờu cầu của cỏc ghi chỳ thờm ở dưới tiểu phõn mục của cỏc ngụn ngữ
cụ thẻ hoặc dựng với chỉ số cơ bản cho từng ngụn ngữ được xỏc định bằng *
như được giải thớch dưới 420-490
 Mục 400 Ngụn ngữ
410 Ngụn ngữ học
420 Tiếng Anh..
430 Ngụn ngữ Giộc Manh-Tiếng Đức
440 Ngụn ngữ Roman Tiếng Phỏp
 ...
Vớ dụ 1: Từ điển tiếng Phỏp 443
440 Tiếng Phỏp
 Bảng 4: -3 Từ điển dạng chuẩn ngụn ngữ
440.1-448 Tiểu phõn mục của ngụn ngữ Phỏp
 ... thờm vào chỉ số cơ bản 44 ký hiệu 01-8 từ bảng 4...
 443 Từ điển tiếng Phỏp
5- định từ khoá
5.1- Khỏi niệm
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
71
Từ khoỏ là từ hay cụm từ đủ nghĩa của ngụn ngữ tự nhiờn được chọn
làm đặc trưng cho một tài liệu để cú thể tỡm tài liệu nhất định khi cú một yờu
cầu chứa từ hay cụm từ đú.
Tập hợp cỏc từ khoỏ phản ỏnh nội dung chủ yếu của một tài liệu gọi là
mẫu tỡm của tài liệu đú trong cơ sở dữ liệu. Mẫu tỡm cú thể gồm vài từ khoỏ,
cú thể vài chục từ khoỏ.
Đối với yờu cầu tin người ta cũng định từ khoỏ. Tương tự như từ khoỏ
của tài liệu là từ khoỏ của yờu cầu tin: Từ khoỏ của yờu cầu tin là từ hay cụm
từ đủ nghĩa của ngụn ngữ tự nhiờn được chọn làm đặc trưng cho yờu cầu tin
để cú thể đỏp ứng nú khi cú một tài liệu chứa cỏc từ khoỏ đú. Tập hợp cỏc từ
khoỏ của yờu cầu tin thỡ gọi là biểu thức tỡm hay cũn gọi là lệnh tỡm.
5.2-Cỏc loại từ khoỏ
Về hỡnh thức: Từ khúa cú thể là danh từ, tớnh từ, động từ hoặc một cụm
từ phức
Về nội dung: Từ khoỏ cú hai dạng
+ Từ khoỏ chủ đề: Là loại từ khoỏ thể hiện trực tiếp chủ đề mà tài liệu đề
cập tới. Nú trả lời cho cõu hỏi: Tài liệu viết về cỏi gỡ, đề tài gỡ? Vớ dụ: kỹ
thuật quõn sự, vũ khớ, lịch sử quõn sự, nghệ thuật quõn sự, văn hoỏ, du
lịch đõy là loại từ khoỏ quan trọng nhất để tỡm tin. Nú cũn được gọi là từ
khoỏ chớnh. Loại này rất đa dạng
Tờn gọi cỏc ngành, bộ mụn khoa học kỹ thuật, cỏc lĩnh vực hoạt động:
Nụng nghiệp, vật lý chất rắn, toỏn học tớch phõn, luật hỡnh sự
Tờn người: Hồ Chớ Minh, Phạm Văn Đồng, V. I. Lờnin
Tờn gọi cỏc hiện tượng tự nhiờn và hoạt động xó hội: bóo, mưa, phong
trào cộng sản, bói cụng
Tờn gọi cỏc phương tiện tiến hành hoạt động hoặc cỏc đối tượng mà hoạt
động hướng vào: Mỏy bay, tờn lửa, vũ khớ...
Tờn gọi cỏc phương phỏp tiến hành hoạt động: huấn luyện, chiến đấu
Tờn gọi tớnh chất, chất lượng: tớnh dõn tộc, tớnh đảng
Tờn gọi nhúm người, nhúm sinh vật: sĩ quan, quõn nhõn, học sinh, sinh
viờn, người cao tuổi
Tờn gọi ngụn ngữ, địa danh, tổ chức: Tiếng Nhật, Hà Nội, Việt Nam,
trường Đại học, Liờn hợp quốc, Đảng cộng sản
HU V
IEN Q
UAN
 DOI
72
Từ khoỏ chủ đề thường chiếm 80% số từ khoỏ trong một CSDL
+ Từ khoỏ phương diện: Là từ khoỏ đề cập đến cỏc khớa cạnh của chủ đề:
Sỏch giỏo khoa, sỏch tra cứu, Từ điển, phương phỏp, ứng dụng được dựng
như từ khoỏ phụ cú nhiệm vụ cụ thể hoỏ chủ đề, tối ưu hoỏ kết quả tỡm tin.
Tuy nhiờn hiện nay từ khoỏ thời gian vẫn chưa cú cỏch giải quyết thỏa đỏng
và thống nhất do những người thiết kế cỏc CSDL e sợ đưa cỏc số liệu thời
gian vào sẽ cồng kềnh cỏc CSDL. Chẳng hạn khi cú tài liệu nào đú núi về
Lịch sử quõn sự Việt Nam từ năm 1945- 1975 thỡ cỏn bộ biờn mục ở Thư
viện Quõn đội sẽ tỏch thời kỳ này làm 2 từ khoỏ: Khỏng chiến chống Phỏp
và Khỏng chiến chống Mỹ.
5.3-Cỏc bước tiến hành định từ khoỏ
Từ khoỏ là kết quả của việc định từ khoỏ nội dung tài liệu, cũng như yờu
cầu của người dựng.
Định từ khoỏ là quỏ trỡnh phõn tớch nội dung tài liệu và mụ tả nội dung
chớnh của tài liệu bằng một hay nhiều từ khoỏ nhằm mục đớch lưu giữ và tỡm
tin tự động hoỏ. Mỗi từ khoỏ là một điểm tiếp cận tỡm tin độc lập.
Định từ khoỏ phải theo một quy trỡnh nhất định, gồm cỏc bước sau:
+ Phõn tớch nội dung tài liệu
+ Xỏc định cỏc khỏi niệm đặc trưng
+ Mụ tả cỏc khỏi niệm đặc trưng bằng từ khoỏ
+ Sắp xếp cỏc từ khoỏ
* Phõn tớch nội dung tài liệu: Phải đọc qua tài liệu. Nhưng chỳ ý nhất vào
cỏc phần như: Nhan đề tài liệu; Lời núi đầu, lời giới thiệu; Chỳ giải và túm
tắt tài liệu (của Nhà xuất bản hoặc tỏc giả); Mục lục; Cỏc kết luận cuối
chương, cuối tài liệu; Cỏc từ in nghiờng, in đậm, gạch dưới trong nội dung
tài liệu; Cỏc hỡnh vẽ, sơ đồ, biểu bảng
Trong số cỏc bộ phận trờn nhan đề đúng vai trũ rất quan trọng vỡ nú
thường chứa đựng tất cả hay phần lớn cỏc khỏi niệm chủ đề. Vỡ vậy cần
nghiờn cứu kỹ nú. Tuy nhiờn do một số yếu tố (quảng cỏo, tờn ngắn gọn)
mà nhan đề của một số tài liệu khụng thể phản ỏnh hết cỏc khớa cạnh nghiờn
cứu của tài liệu.
* Xỏc định cỏc khỏi niệm đặc trưng: Sau khi phõn tớch tài liệu phải xỏc
định được một số tổ hợp những khỏi niệm, yếu tố đặc trưng cho nội dung tài
liệu. Việc xỏc định từ khoỏ, cú thể, theo những khớa cạnh sau:
+ Đối tượng nghiờn cứu của tài liệu
THU
VIEN
 QUA
N DO
I
73
+ Phương diện nghiờn cứu
+ Cỏc khớa cạnh xem xột cụ thể của đối tượng
+ Thời gian
+ Địa điểm
Tốt nhất nờn chọn chớnh bản thõn cỏc từ cú sẵn trong tài liệu để làm từ
khoỏ. Nếu xột thấy cỏc từ đú khụng thoả đỏng thỡ chọn cỏc từ khỏc ngoài
chớnh văn của tài liệu.
5.4-Yờu cầu đối với định từ khoỏ
Cỏc yờu cầu đối với khỏi niệm được chọn ra:
+ Tớnh đầy đủ (mọi khớa cạnh nội dung của tài liệu)
+ Tớnh chọn lọc (phự hợp với mục tiờu của thư viện, cơ quan thụng tin)
+ Tớnh đặc trưng (sỏt nhất nội dung tài liệu)
Do đặc tớnh của mỏy tớnh, từ khoỏ chỉ nờn cú độ dài khụng vượt quỏ 30
ký tự.
5.5- Ngụn ngữ từ khoỏ
Ngụn ngữ từ khoỏ cú hai loại:
- Ngụn ngữ từ khoỏ tự do: Là ngụn ngữ những từ khoỏ được lựa chọn
theo quan điểm của người định từ khoỏ. Những từ khoỏ này được chọn từ
những từ hoặc những cụm từ (khỏi niệm) trong tài liệu hay do chớnh bản
thõn người định từ khoỏ đưa ra.
- Ngụn ngữ từ khoỏ kiểm soỏt: Là tập hợp những từ khoỏ đó được chọn
lựa để mụ tả nội dung tài liệu và yờu cầu tin cho chuẩn xỏc và thống nhất.
+ Cú 2 loại từ khoỏ cú kiểm soỏt:
Từ khoỏ quy ước: Là tập hợp tờn cỏc khỏi niệm quy ước dựng để mụ tả
đơn nghĩa nội dung tài liệu và tỡm tin trong hệ thống thụng tin tư liệu. Chỉ
những tờn khỏi niệm này mới được đưa vào mẫu tỡm và lệnh tỡm.
Thesaurus(Từ điển từ chuẩn): Là từ điển tờn cỏc khỏi niệm cú cấu trỳc
ngữ nghĩa xỏc định dựng để mụ tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tỡm tin
trong hệ thống thụng tin tư liệu. Cấu trỳc ngữ nghĩa của Thesaurus bao gồm
cỏc quan hệ tương đương, phõn cấp và liờn đới.
Từ khoỏ tự do cú khối lượng từ khoỏ lớn, cú tớnh thời sự và cập nhật, dễ
sử dụng tuy nhiờn khả năng tỡm tin cũng kộm nhất.
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
74
Thesaurus là ngụn ngữ từ khoỏ cú mức độ hỡnh thức hoỏ cao nhất. Ngoài
cỏc từ ưu tiờn cũn cú cỏc từ hẹp, tự rộng, từ liờn quan.Thesaurus khú sử
dụng vỡ cú cấu trỳc ổn định tuy nhiờn khả năm tỡm tin lại tốt hơn từ khoỏ tự
do do cú thể mở rộng ra tỡm cỏc khỏi niệm tương đương (rộng hơn, hẹp
hơn).
Vớ dụ: Quõn y DC Y học quõn sự (DC: dựng cho- chỉ dẫn tới từ khụng ưu
tiờn).
6- biên mục đề mục
6.1- Định nghĩa: Là quỏ trỡnh xử lý nội dung tài liệu xỏc định đề tài và
cỏc khớa cạnh nghiờn cứu của nú. Kết quả của việc làm này là tạo ra đề mục
chủ đề. Hay núi cỏch khỏc đề mục chủ đề là tờn gọi của chủ đề.
Đề mục chủ đề cú thể là một danh từ, một cụm danh từ trỡnh bày một
cỏch ngắn gọn chủ đề của tài liệu.
Chủ đề của tài liệu là đề tài chủ yếu chứ khụng phải toàn bộ nội dung của
tỏc phẩm. Một tỏc phẩm cú thể cú nhiều chủ đề và do đú cú thể cú nhiều đề
mục chủ đề khỏc nhau.
6.2- Cỏc loại đề mục chủ đề:
- Theo nội dung:
+ Đề mục chủ đề là một vấn đề:
Vớ dụ: Giỏo dục thanh niờn, ung thư phổi
+ Đề mục chủ đề là một sự vật, hiện tượng
Vớ dụ: ễ tụ, động đất, lụt, bóo
+ Đề mục chủ đề là một vựng địa lý
Vớ dụ: Hà Nội, Thanh Hoỏ, Nghờ An
+ Đề mục chủ đề là một quốc gia
Vớ dụ: Việt Nam; Anh; Phỏp; Mỹ
+ Đề mục chủ đề cú thể là tờn gọi của một cỏ nhõn
Vớ dụ: Hồ Chớ Minh; Vừ Nguyờn Giỏp
+ Đề mục chủ đề là một tổ chức hoặc một tờn viết tắ thụng dụng của nú
- Theo cấu trỳc: Cú hai loại
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I
75
+ Đề mục chủ đề đơn: Bao gồm một thành phần duy nhất là tờn của cỏc
chủ đề: Lỳa; Gạo; Sấm
+ Đề mục chủ đề phức: Gồm hai thành phần là tờn của chủ đề và cỏc phụ
đề. Cú thể cú cỏc phụ đề sau: Phụ đề hỡnh thức, nội dung, địa lý, thời gian.
Vớ dụ: Cụng tỏc thư viện - Việt Nam, lịch sử.
6.3- Phương phỏp biờn mục chủ đề:
Phương phỏp biờn mục chủ đề cú ba bước sau:
- Xem xột và xỏc định nội dung tài liệu
- Xỏc định chủ đề của tỏc phẩn và những khớa cạnh nghiờn cứu của nú
- Thể hiện khỏi niệm chủ đề
Sau khi phõn tớch tài liệu, xỏc định được cỏc chủ đề chớnh của nú thỡ cần
phải xỏc định đề mục chủ đề. Việc xỏc định đề mục chủ đề cần đảm bảo cỏc
yờu cầu sau:
+ Phự hợp với nội dung tài liệu
+ Đảm bảo tớnh tư tưởng và tớnh chớnh xỏc về nội dung của tài liệu
+ Thuật ngữ được dựng cần ngắn gọn, thụng dụng, đủ ý và thống nhất
+ Phản ỏnh đề tài, khỏi niệm.
THU
 VIEN
 QUA
N DO
I