Đổi mới mô hình cơ cấu tổ chức các thư viện và trung tâm thông tin tại Việt Nam

NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
15THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
TS Nguyễn Văn Thiên
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội
Tóm tắt: Bài viết này hệ thống hóa và phân tích các luận điểm về mô hình cơ cấu 
tổ chức trong các thư viện và trung tâm thông tin (TV&TTTT); Khảo sát và phân tích thực 
trạng mô hình cơ cấu tổ chức trong các TV&TTTT tại Việt Nam; Đề xuất mô hình cơ cấu 
tổ chức áp dụng cho các TV&TTTT tại Việt Nam.
Từ khóa: Cơ cấu tổ chức; quản lý thư viện; quản lý trung tâm thông tin.
Organizational structure renovation of libraries and information centers 
in Vietnam
Abstract: The article systematizes and analyzes viewpoints on organizational 
structure in libraries and information centers, surveys and analyzes the current 
situation in Vietnam and recommends the organizational structure model for libraries 
and information centers in Vietnam.
Keywords: organizational structure; librarian; information center management.
ĐỔI MỚI MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁC THƯ VIỆN 
VÀ TRUNG TÂM THÔNG TIN TẠI VIỆT NAM 
Mở đầu
Trong những thập niên gần đây hoạt động 
thông tin-thư viện tại Việt Nam đã có rất 
nhiều thay đổi. Theo một nghiên cứu được 
thực hiện bởi Khoa Thư viện - Thông tin, 
Trường Đại học Văn hóa Hà Nội [11], kết quả 
khảo sát chỉ ra rằng, các TV&TTTT tại Việt 
Nam đang trong quá trình chuyển dịch mạnh 
mẽ từ mô hình truyền thống sang hiện đại. 
Sự thay đổi này mang đến nhiều lợi ích, tuy 
nhiên nó cũng đặt ra nhiều vấn đề đối với 
quản lý thư viện hiện đại, trong đó cần phải 
đổi mới về mô hình cơ cấu tổ chức. Từ những 
luận điểm trên, việc phân tích các vấn đề lý 
luận về mô hình cơ cấu tổ chức TV&TTTT, 
nghiên cứu thực trạng và đề xuất mô hình 
cơ cấu tổ chức phù hợp cho các TV&TTTT 
tại Việt Nam sẽ góp phần nâng cao hiệu quả 
quản lý trong các TV&TTTT.
1. Các luận điểm về mô hình cơ cấu tổ 
chức trong thư viện và trung tâm thông tin 
ngày nay
Theo Chester I. Barnard [1]; Nguyễn Hữu 
Tri [12]; Bùi Anh Tuấn, Phạm Thúy Hương [13], 
cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp, bố trí các yếu tố 
cấu thành tổ chức cũng như thiết lập các mối 
quan hệ giữa các yếu tố đó với nhau. Cơ cấu 
tổ chức được hiểu là kết cấu bên trong cùng 
với quan hệ của các bộ phận trong tổ chức, 
là yếu tố cấu thành trong không gian của tổ 
chức, cấu trúc các phần tử hợp thành tổ chức 
để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó. 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
16 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
Theo Robert D. Stueart và Barbara B. 
Moran [10]; Krishan Kumar [7], cơ cấu tổ chức 
là công cụ quản lý quan trọng trước tiên của 
tất cả các tổ chức để sử dụng có hiệu quả các 
nguồn lực. Thiết lập cơ cấu tổ chức trong một 
TV&TTTT có thể hiểu là việc xây dựng trong 
thư viện một hệ thống gồm các phòng, ban, 
bộ phận, đồng thời xác định mối liên hệ, cơ 
chế phối hợp giữa các phòng, ban, bộ phận 
trong thư viện nhằm đạt mục tiêu chung đề 
ra. Để quản lý các TV&TTTT có thể lựa chọn 
sử dụng các mô hình cơ cấu tổ chức khác nhau 
như: Trực tuyến, chức năng, trực tuyến - chức 
năng, ma trận Mỗi mô hình cơ cấu tổ chức 
này có những ưu và nhược điểm riêng. Cơ 
cấu trực tuyến là kiểu cơ cấu tổ chức đơn 
giản, một thư viện áp dụng cơ cấu này sẽ 
không hình thành các phòng ban, bộ phận. 
Mối quan hệ giữa các cấp quản lý trong một 
thư viện được thực hiện theo một đường 
thẳng. Người lãnh đạo trực tiếp quản lý tất 
cả các thành viên của thư viện. Cơ cấu chức 
năng phân chia thư viện thành các bộ phận, 
sự phân chia căn cứ theo sự tương đồng của 
từng công việc. Trong cơ cấu này, vai trò của 
người lãnh đạo cao nhất của thư viện là phải 
tạo ra được sự ăn khớp giữa những người 
lãnh đạo các bộ phận chức năng, đảm bảo 
sự thống nhất trong chỉ đạo, tránh tình trạng 
mâu thuẫn, trái ngược nhau. Cơ cấu trực 
tuyến - chức năng là mô hình hỗn hợp của 
hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng, lấy 
cơ cấu trực tuyến làm nền tảng. Với mô hình 
này, giám đốc hay người lãnh đạo trực tuyến 
được sự hỗ trợ của những người lãnh đạo các 
bộ phận chức năng, các nhóm chuyên gia 
của các bộ phận quản lý riêng biệt. Cơ cấu 
ma trận là loại cơ cấu tổ chức kết hợp của hai 
hay nhiều mô hình cơ cấu tổ chức với nhau. Ví 
dụ, mô hình tổ chức theo chức năng kết hợp 
với mô hình tổ chức theo sản phẩm, hay mô 
hình chức năng kết hợp với mô hình dự án, tổ 
đội Sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình 
cơ cấu tổ chức tạo nên một ma trận mà ở đó 
mỗi nhân viên chịu sự quản lý của nhiều kênh 
khác nhau. Nó tạo nên sự hài hòa của tổ chức 
hình thức và phi hình thức, là bước phát triển 
cao của cấu trúc tổ chức mềm dẻo, linh hoạt. 
Trên thế giới và trong nước, có nhiều 
nhà khoa học đã đưa ra những quan điểm 
khác nhau về mô hình cơ cấu tổ chức trong 
TV&TTTT hiện đại. Tuy mức độ đề cập của 
các nhà khoa học khác nhau nhưng đều có 
sự thống nhất ở một số luận điểm sau: 
- Đổi mới về cơ cấu tổ chức trong thư 
viện hiện đại là tất yếu
Theo Lancaster [8], việc ứng dụng CNTT 
đã tác động mạnh mẽ đến cơ cấu tổ chức của 
cơ quan thư viện thông tin, làm thay đổi bản 
chất hoạt động của một số bộ phận, phòng 
ban. Tự động hoá đã triệt tiêu một số phòng, 
ban, làm giảm qui mô của một số phòng, ban 
khác, đồng thời cho ra đời những bộ phận, 
phòng, ban mới.
Theo Robert D. Stueart và Barbara B. 
Moran [10], KH & CN không chỉ ảnh hưởng 
đến đến việc tái cấu trúc các khâu công việc 
trong TV&TTTT, mà còn có sự tác động rất 
lớn đến cơ cấu tổ chức của TV&TTTT. Mô 
hình tổ chức trực tuyến, chức năng sẽ bị thay 
đổi bởi những mô hình khác nhau. TV&TTTT 
sẽ có nhiều thay đổi trong cấu trúc và người 
lao động sẽ trở nên quen với việc làm trong 
các tổ chức tái cơ cấu theo định kỳ để phù 
hợp với yêu cầu mới. 
Theo Krishan Kumar [7], sự tác động của 
KH & CN đã tạo ra những thách thức cho quản 
lý hoạt động TV&TTTT, để giải quyết những 
thách thức này cần sự tái cấu trúc tổ chức 
theo hướng hiện đại, bởi mô hình truyền thống 
không thích ứng được với sự thay đổi trong 
nguồn nhân lực cũng như trong các hoạt động 
chuyên môn của lĩnh vực TV&TTTT.
Trần Thị Minh Nguyệt [9] đã phân tích về 
sự tác động của công nghệ thông tin đối với 
hoạt động thư viện và đặc biệt nhấn mạnh 
về sự cần thiết phải đổi mới trong hoạt động 
quản lý các thư viện Việt Nam. Trong đó, việc 
thay đổi cơ cấu tổ chức trong các TV&TTTT 
là rất cần thiết.
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
17THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
- Các thư viện và trung tâm thông tin sẽ 
không tái cấu trúc triệt để
Theo Robert D. Stueart và Barbara B. 
Moran [10], tái cơ cấu tổ chức TV&TTTT 
một cách triệt để không phải là công việc 
nhẹ nhàng. Tinh chỉnh cấu trúc hiện có là dễ 
dàng hơn nhiều so với thực hiện mới hoàn 
toàn. Cơ cấu trực tuyến, chức năng về cơ 
bản có nhiều hạn chế, tuy nhiên, việc xóa bỏ 
hoàn toàn cơ cấu này không phải là cách tiếp 
cận tốt nhất.
Krishan Kumar [7] cho rằng, quản lý 
TV&TTTT trong môi trường điện tử cần cố 
gắng để tránh những biến động lớn bởi các 
vấn đề của tổ chức, bao gồm cả cơ cấu tổ 
chức và văn hóa. Thay vì tái cơ cấu triệt để, 
nhiều TV&TTTT đã thay đổi theo một cách 
năng động. 
- Mô hình lai ghép sẽ được nhiều thư 
viện và trung tâm thông tin lựa chọn 
Theo Subal Chandra Biswas [2], trong 
những thập niên đầu thế kỷ 21, hầu hết các 
TV&TTTT vẫn sẽ áp dụng cơ cấu tổ chức 
phân cấp nhưng giao tiếp nhiều hơn giữa 
các bộ phận trong tổ chức. Để tăng cường 
mối liên hệ giữa các bộ phận có thể áp dụng 
cách "tiếp cận nhóm” kết hợp với mô hình 
trực tuyến, chức năng.
Halbert, Martin, Cathy, Hartman và Susan 
Paz [5] cho rằng, trong môi trường TV&TTTT 
ngày nay, mô hình tổ chức lai ghép là phổ 
biến. Mô hình này hướng đến mục tiêu: Củng 
cố cấp quản lý cao của TV&TTTT; tập trung 
vào thực hiện mục tiêu và các định hướng 
chiến lược; sử dụng nguồn nhân lực một 
cách hiệu quả đáp ứng được những yêu cầu 
của hoạt động chuyên môn trong TV&TTTT 
hiện đại.
Như vậy có thể thấy, nhiều nhà khoa học 
trên thế giới và trong nước đã đưa ra quan 
điểm về cơ cấu tổ chức TV&TTTT trong giai 
đoạn hiện nay. Tuy tiếp cận từ những phương 
diện, mức độ khác nhau, nhưng phần lớn các 
quan điểm về cơ cấu tổ chức TV&TTTT hiện 
đại đều khẳng định sự thay đổi về cơ cấu 
tổ chức trong TV&TTTT là tất yếu. Thay vì 
tái cấu trúc triệt để, phần lớn các TV&TTTT 
sẽ đổi mới mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại 
bằng việc kết hợp với các mô hình cơ cấu tổ 
chức khác nhằm hạn chế những nhược điểm 
của mô hình hiện tại. Việc kết hợp này sẽ tạo 
ra một mô hình lai ghép với nhiều ưu điểm 
vượt trội giúp các TV&TTTT có thể thích ứng 
nhanh với những thay đổi nhanh chóng của 
môi trường thư viện hiện đại nhằm đạt được 
các mục tiêu đề ra.
2. Thực trạng mô hình cơ cấu tổ chức 
trong các thư viện và trung tâm thông tin 
tại Việt Nam
Để xác định được thực trạng mô hình cơ 
cấu tổ chức của các TV&TTTT tại Việt Nam, 
tác giả bài nghiên cứu này đã tiến hành khảo 
sát tại 72 TV&TTT lớn tại Việt Nam, trong đó 
có 51 thư viện chuyên ngành/đa ngành và 
21 thư viện công cộng. Kết quả khảo sát cho 
thấy, các TV&TTTT lớn tại Việt Nam đã và 
đang trong quá trình chuyển dịch từ mô hình 
truyền thống sang thư viện hiện đại. Thực tế 
này thể hiện trên các phương diện như: Hạ 
tầng công nghệ thông tin; Nguồn lực thông 
tin; Hoạt động xử lý và tổ chức thông tin; Dịch 
vụ thông tin thư viện.
Về thực trạng mô hình cơ cấu tổ chức, kết 
quả khảo sát thống kê trong Bảng 1 chỉ ra 
rằng, phần lớn (85%) các TV&TTTT tại Việt 
Nam hiện nay đang áp dụng mô hình cơ cấu 
tổ chức trực tuyến, chức năng hoặc kết hợp 
của hai mô hình này. 
Mô hình chức năng phân chia TV&TTTT 
thành các phòng, ban, bộ phận chức năng 
và thiết lập mối liên hệ giữa các phòng, ban 
chức năng với lãnh đạo. Nhân viên trong các 
phòng ban chức năng chịu sự quản lý của 
trưởng phòng hay trưởng bộ phận và thực 
hiện các công việc chuyên môn thuộc phạm 
vi phòng của mình. Trưởng các phòng, bộ 
phận chịu sự quản lý của lãnh đạo cấp trên 
có thể là trực tiếp từ giám đốc hoặc phó giám 
đốc. Mô hình chức năng tạo nên sự chuyên 
môn hóa và sự ổn định của TV&TTTT. Tuy 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
18 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
nhiên, sự phối hợp giữa các phòng, ban, bộ 
phận trong TV&TTTT thường khó khăn do 
ranh giới giữa các phòng chuyên môn tạo ra.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến không phân 
chia TV&TTTT thành các phòng, bộ phận 
chức năng, trong mô hình này người lãnh 
đạo, quản lý trực tiếp chỉ đạo điều hành nhân 
viên. Đây là mô hình đề cao vai trò của người 
lãnh đạo, quyền lực điều hành thuộc lãnh 
đạo TV&TTTT. Vấn đề truyền thông kết nối 
các bộ phận phòng, ban trong cơ cấu tổ chức 
thường mang tính mệnh lệnh một chiều. 
Bảng 1. Tỷ lệ các mô hình cơ cấu tổ chức được áp dụng
Mô hình 
Số lượng
Chuyên ngành, đa 
ngành Công cộng Tổng số
SL % SL % SL %
Trực tuyến, chức năng 46 90,2 15 71,4 61 85
Khác 2 3,9 0 0,0 2 3
Không xác định 3 5,9 6 28,6 9 12
Theo quan điểm của các nhà khoa học 
trong và ngoài nước, mô hình cơ cấu tổ chức 
trực tuyến, chức năng đang được áp dụng 
phổ biến trong các TV&TTTT đã bộc lộ nhiều 
hạn chế. Robert D. Stueart và Barbara B. 
Moran [10] đã xem mô hình cơ cấu tổ chức 
trực tuyến, chức năng là mô hình quan liêu. 
Mô hình quan liêu đề cao vai trò cá nhân 
người lãnh đạo và chế độ thủ trưởng. Nhưng 
hạn chế cơ bản của kiểu cơ cấu này là kém 
linh hoạt và cứng nhắc. Mô hình này không 
phát huy được hết năng lực của từng cá nhân 
trong tổ chức. Nó cũng tạo ra nhiều áp lực 
đối với cán bộ quản lý do phải xử lý một khối 
lượng thông tin lớn, chính vì vậy, dễ dẫn đến 
sự trì trệ trong tổ chức điều hành công việc. 
Theo Robert D. Stueart và Barbara B. Moran 
[10] mô hình trực tuyến, chức năng chỉ phù 
hợp với môi trường ổn định, ít sự biến đổi. 
Với thực tiễn phát triển của các TV&TTTT 
tại Việt Nam hiện nay, việc áp dụng mô hình 
cơ cấu tổ chức trực tuyến, chức năng sẽ bộc 
lộ những bất cập và tạo ra những khó khăn 
trong quản lý. 
Sự bất cập này được thể hiện qua kết quả 
khảo sát đánh giá nhận xét của lãnh đạo các 
TV&TTTT về mức độ hợp lý của mô hình cơ 
cấu tổ chức hiện đang áp dụng (Bảng 2). 
Bảng 2. Đánh giá về hiện trạng mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng
Loại hình TV
Nhận xét
Chuyên ngành, đa 
ngành Công cộng Tổng số
SL % SL % SL %
Hợp lý 12 23,5 7 33,3 19 26
Tạm chấp nhận được 36 70,6 12 57,1 48 67
Bất hợp lý 3 5,9 2 9,5 5 7
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
19THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
Phân tích số liệu cho thấy, chỉ có 19/72 
(chiếm 26%) lãnh đạo thư viện được hỏi 
đánh giá về mô hình tổ chức quản lý hiện 
nay là hợp lý, trong khi đó có tới 48/72 (chiếm 
67%) đánh giá mô hình tổ chức hiện tại ở 
mức tạm chấp nhận được và có 5/72 (chiếm 
7%) đánh giá ở mức độ bất hợp lý. Như vậy 
có thể thấy, các mô hình cơ cấu tổ chức được 
áp dụng phổ biến trong các TV&TTTT tại Việt 
Nam chưa thật phù hợp và tạo ra những khó 
khăn cho hoạt động quản lý. Kết quả khảo 
sát cũng cho thấy rằng có tới 70% TV&TTTT 
được khảo sát dự kiến sẽ thay đổi cơ cấu tổ 
chức trong tương lai. 
Như vậy có thể thấy, phần lớn các mô 
hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng trong các 
TV&TTTT tại Việt Nam hiện nay chưa thật 
phù hợp với thực tiễn phát triển. Thực tế này 
một mặt tạo ra những khó khăn cho người 
quản lý, mặt khác nó ảnh hưởng đến hiệu 
quả hoạt động của các TV&TTTT. Để giải 
quyết được vấn đề này, các TV&TTTT Việt 
Nam cần có sự đổi mới trong mô hình cơ cấu 
tổ chức nhằm đảm bảo đáp ứng được những 
yêu cầu mới của mô hình thư viện hiện đại.
3. Đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức trong 
các thư viện và trung tâm thông tin tại 
Việt Nam
Từ việc phân tích những luận điểm của 
các nhà khoa học về mô hình cơ cấu tổ chức 
trong các TV&TTTT ngày nay, cũng như phân 
tích thực trạng mô hình cơ cấu tổ chức trong 
các TV&TTTT tại Việt Nam, nghiên cứu này 
đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức ma trận cho 
các TV&TTTT Việt Nam. Mô hình ma trận áp 
dụng cho các TV&TTTT Việt Nam là mô hình 
lai ghép giữa mô hình chức năng hiện đang 
được áp dụng rất phổ biến và mô hình làm 
việc nhóm (Hình 1).
công cộng
Hình 1. Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận áp dụng cho các thư viện và trung tâm thông tin
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
20 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
Đây là mô hình có tính linh hoạt cao, trong 
đó ban giám đốc TV&TTTT sẽ điều hành 
quản lý công việc thông qua 2 trục chính.
Trục thứ nhất gồm có 5 phòng chức 
năng, đây là những phòng chức năng căn 
bản thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong 
TV&TTTT. Các phòng chức năng có tính ổn 
định cao, có tính độc lập tương đối sẽ đảm 
bảo cho các hoạt động chuyên môn và một 
số hoạt động khác trong thư viện duy trì được 
sự ổn định, bao gồm:
- Phòng Hành chính: Thực hiện các nhiệm 
vụ liên quan đến: Văn phòng; Ngân sách tài 
chính; Nhân lực; Cơ sở vật chất.
- Phòng Công nghệ thông tin: Thực 
hiện các nhiệm vụ liên quan đến: Phần 
cứng; Phần mềm; Hệ thống mạng truyền 
thông; Ứng dụng CNTT trong hoạt động 
thông tin - thư viện.
- Phòng Bổ sung: Thực hiện các nhiệm vụ 
liên quan đến xây dựng phát triển nguồn lực 
thông tin; Bảo quản tài liệu.
- Phòng Biên mục: Thực hiện các nhiệm 
vụ liên quan đến xử lý tài liệu và tổ chức 
thông tin, tạo lập các sản phẩm thông tin. 
- Phòng dịch vụ công cộng: Thực hiện các 
nhiệm vụ liên quan đến cung cấp các dịch 
vụ: Lưu thông tài liệu; Tư vấn, tham khảo; 
Các dịch vụ khác.
Theo Robert D. Stueart và Barbara B. 
Moran [10], không có một mô hình cơ cấu 
tổ chức nào là hoàn hảo cho tất cả các 
TV&TTTT. Việc lựa chọn mô hình nào, gồm 
những phòng, bộ phận gì còn phụ thuộc vào 
nhiều yếu tố như môi trường bên trong và 
bên ngoài của mỗi TV&TTTT. Mô hình đề 
xuất trong nghiên cứu này gồm những phòng 
cơ bản trong TV&TTTT hiện đại, trên thực tế 
các phòng chức năng này có thể sáp nhập 
hoặc tách ra để phù hợp với các thư viện có 
qui mô khác nhau. 
Trục thứ 2 gồm các nhóm công tác được 
thiết lập nhằm giải quyết những nhiệm vụ đặc 
thù của TV&TTTT. Nhóm được thành lập khi 
TV&TTTT có nhu cầu thực hiện những nhiệm 
vụ mà không thể hoàn thành tốt bởi phòng 
chuyên môn. Số lượng các nhóm công tác 
và gồm những nhóm gì tùy thuộc vào mỗi 
TV&TTTT. Thành viên của một nhóm công 
tác sẽ được lựa chọn từ nhân sự thuộc các 
phòng chuyên môn căn cứ trên mục tiêu, 
nhiệm vụ của nhóm và khả năng của từng 
nhân viên. Nhóm công tác chỉ có tính ổn định 
tương đối, nhóm có thể giải thể sau khi đã 
hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu 
đề ra. Tuy nhiên, một số nhóm công tác có 
thể duy trì lâu dài để thực hiện những nhiệm 
vụ thường xuyên của TV&TTTT. Những nhóm 
này có thể bao gồm:
- Nhóm Nghiên cứu phát triển: Đây là 
nhóm được nhiều TV&TTTT lớn tại các nước 
phát triển thiết lập. Nhóm này thực hiện các 
nhiệm vụ liên quan đến nghiên cứu, định 
hướng phát triển TV&TTTT. Mục tiêu của 
nhóm là nghiên cứu và đề xuất các giải pháp 
phát triển, tư vấn cho ban giám đốc trong 
việc xây dựng các kế hoạch chiến lược, dài 
hạn, ngắn hạn thực hiện các nhiệm vụ liên 
quan đến tiếp thị, truyền thông và quảng bá 
hình ảnh về TV&TTTT.
- Nhóm Xây dựng thư viện số: Xây dựng 
thư viện số là một trong nhiều nội dung quan 
trọng trong hoạt động của TV&TTTT hiện 
đại. Tại Việt Nam hiện nay, xây dựng thư 
viện số đang trở thành xu hướng được nhiều 
TV&TTTT triển khai. Từ kinh nghiệm thực 
tiễn xây dựng thư viện số tại các quốc gia 
trên thế giới cho thấy, việc xây dựng thư viện 
số thường không do một phòng chức năng 
trong TV&TTTT đảm nhận. Nó được triển 
khai dưới dạng một dự án và do một nhóm 
công tác đảm nhận. Nhân sự triển khai được 
lựa chọn từ nhiều phòng chuyên môn khác 
nhau như: Phòng CNTT, Phòng Biên mục, 
Phòng Bổ sung .
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
21THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
- Nhóm đào tạo người dùng tin: Đào tạo 
người dùng tin là một hoạt động được tiến 
hành thường xuyên trong TV&TTTT. Cán 
bộ tham gia hoạt động này được lựa chọn từ 
nhiều phòng chuyên môn khác nhau căn cứ 
vào vào nội dung cần giảng dạy cũng như 
kỹ năng sư phạm của mỗi cá nhân. Chính vì 
vậy, hoạt động đào tạo người dùng tin trong 
các TV&TTTT nên được triển khai dưới hình 
thức nhóm công tác.
4. Luận giải về những căn cứ đề xuất 
mô hình
Việc lựa chọn và đề xuất mô hình cơ cấu 
ma trận áp dụng cho các TV&TTTT tại Việt 
Nam đã được dựa trên các căn cứ sau:
- Thực trạng sự phát triển và chuyển dịch 
của các TV&TTTT tại Việt Nam từ truyền 
thống sang hiện đại.
- Luận điểm của các nhà khoa học trong 
và ngoài nước về mô hình cơ cấu tổ chức 
trong TV&TTTT hiện đại đã được phân tích 
trong mục 2 của nghiên cứu này.
- Các văn bản pháp quy liên quan đến tổ 
chức quản lý TV&TTTT. Mô hình cơ cấu tổ 
chức đề xuất áp dụng cho các TV&TTTT Việt 
Nam về cơ bản vẫn tuân thủ theo Quy chế 
mẫu tổ chức và hoạt động của thư viện đại 
học [3] và Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động 
của thư viện tỉnh, thành phố trực thuộc Trung 
ương do Bộ Văn hóa-Thông tin (nay là Bộ 
Văn hóa, Thể thao và Du lịch) ban hành [4].
- Những ưu điểm vượt trội của mô hình cơ 
cấu ma trận.
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận được cho 
là mô hình cơ cấu hiện đại có nhiều ưu điểm 
vượt trội. Đó cũng là lý do nhiều tổ chức, 
doanh nghiệp, TV&TTTT trên thế giới đã lựa 
chọn áp dụng mô hình này. Cơ cấu ma trận 
đề xuất áp dụng vào quản lý các TV&TTTT 
Việt Nam là sự kết hợp giữa mô hình chức 
năng và mô hình làm việc nhóm, vì vậy nó 
tạo ra sự mềm dẻo và linh hoạt trong cấu trúc 
hệ thống. Đặc điểm này rất cần thiết trong 
mô hình cơ cấu tổ chức của TV&TTTT hiện 
đại. 
Việc áp dụng mô hình ma trận được đề 
xuất sẽ giúp các TV&TTTT Việt Nam tăng 
khả năng thích ứng với những thay đổi từ môi 
trường bên trong và bên ngoài. Việc có thể 
tạo thêm hoặc giải thể các nhóm công tác 
trong mô hình cơ cấu tổ chức này làm nên 
sự linh hoạt của mô hình trong việc thích ứng 
với những thay đổi nhanh chóng trong nhiều 
hoạt động chuyên môn về thông tin, thư viện. 
Mô hình cơ cấu tổ chức đề xuất đảm bảo 
được sự ổn định cho các TV&TTTT khi thay 
đổi từ mô hình cơ cấu tổ chức cũ sang mô 
hình mới. Cơ cấu ma trận đề xuất áp dụng 
vào quản lý các TV&TTTT Việt Nam lấy mô 
hình chức năng làm nền tảng, vì vậy việc áp 
dụng mô hình này sẽ không tạo ra sự thay đổi 
lớn trong việc tái cấu trúc mô hình cơ cấu tổ 
chức. Điều này hoàn toàn phù hợp với quan 
điểm của các nhà nghiên cứu về mô hình tổ 
chức thư viện hiện đại. 
- Sự phù hợp của mô hình với điều kiện 
cụ thể của Việt Nam. Mô hình cơ cấu tổ chức 
ma trận đề xuất trong nghiên cứu này có sự 
phù hợp với đặc điểm và bối cảnh của các 
TV&TTTT Việt Nam hiện nay. Điều này thể 
hiện ở khả năng của mô hình có thể đáp ứng 
được những yêu cầu đặt ra đối với mô hình 
quản lý TV&TTTT hiện đại trong điều kiện cụ 
thể của Việt Nam hiện nay. Mô hình đề xuất 
được áp dụng sẽ giúp các TV&TTTT thực 
hiện tốt các chức năng quản lý như lập kế 
hoạch, tổ chức, điều khiển Mô hình sẽ tạo 
điều kiện cho các TV&TTTT Việt Nam thực 
hiện tốt chức năng lập kế hoạch. Trong mô 
hình đề xuất, việc lập kế hoạch được thực 
hiện bởi nhóm công tác Nghiên cứu phát triển. 
Nhóm nghiên cứu sẽ triển khai xây dựng các 
kế hoạch và trình ban giám đốc phê duyệt. 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
22 THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
Việc giao nhiệm vụ này cho nhóm công tác 
sẽ có nhiều thuận lợi trong việc triển khai và 
đảm bảo được các yêu cầu đặt ra đối với việc 
lập kế hoạch trong một TV&TTTT hiện đại. 
Nhóm công tác có thể lựa chọn nhân sự tham 
gia xây dựng kế hoạch từ tất cả các phòng 
chuyên môn trong TV&TTTT. Điều này một 
mặt đảm bảo yêu cầu mở rộng các thành 
phần tham gia vào việc lập kế hoạch, mặt 
khác sẽ đảm bảo được sự toàn diện của các 
kế hoạch hoạt động (Kế hoạch chuyên môn). 
Từ một phương diện khác khi việc lập kế 
hoạch được chuyên môn hóa và được giao 
cho một bộ phận chuyên trách thực hiện với 
sự mở rộng của các thành viên tham gia sẽ là 
một trong những yếu tố đảm bảo để các bản 
kế hoạch được xây dựng theo đúng qui trình 
và có chất lượng.
Mô hình cơ cấu tổ chức đề xuất áp dụng 
cho các TV&TTTT Việt Nam sẽ hỗ trợ tốt việc 
thực hiện chức năng tổ chức. Áp dụng mô 
hình sẽ giúp các TV&TTTT Việt Nam khắc 
phục được những điểm yếu của nhân lực như 
trình độ hay ý thức tổ chức kỷ luật. Cơ cấu 
ma trận đề xuất áp dụng sẽ nâng cao sự phối 
hợp giữa các nhân viên thư viện so với cơ cấu 
chức năng và cho phép sử dụng một cách 
hiệu quả nguồn nhân lực. Cơ cấu này đảm 
bảo để các nhân viên dù ở bất cứ vị trí nào 
trong TV&TTTT vẫn có cơ hội phát huy được 
hết năng lực của bản thân. Đồng thời nó giúp 
hạn chế được những tồn tại trong việc bố trí 
nhân viên vào các phòng, ban trong cơ cấu 
tổ chức. Trong mô hình đề xuất, một nhân 
viên trong TV&TTTT, ngoài vị trí công tác tại 
phòng chuyên môn còn có thể tham gia vào 
các nhóm công tác. Trong quá trình tham 
gia các nhóm họ còn tích lũy được kiến thức, 
kinh nghiệm và đây là điều hết sức quan 
trọng trong việc nâng cao trình độ, kỹ năng 
của người làm công tác thông tin-thư viện. 
Mô hình này tạo điều kiện để người làm công 
tác thông tin - thư viện có điều kiện cống hiến 
nhiều hơn, phát huy được tối đa nội lực của 
mình. Đồng thời nó cũng tạo điều kiện để họ 
tự học hỏi kinh nghiệm nâng cao trình độ, các 
kỹ năng làm việc và ý thức tổ chức kỷ luật. 
Điều này rất cần thiết đối với các TV&TTTT 
hiện đại tại Việt Nam hiện nay. 
So với mô hình chức năng và mô hình 
trực tuyến, mô hình đề xuất áp dụng sẽ tạo 
điều kiện thuận lợi hơn cho cán bộ lãnh đạo 
quản lý trong điều hành triển khai công việc. 
Cán bộ lãnh đạo quản lý TV&TTTT không 
chỉ nhận được sự giúp việc, tư vấn từ lãnh 
đạo các phòng chức năng mà còn có được 
sự giúp việc, tư vấn từ trưởng các nhóm công 
tác. Điều này giúp giảm áp lực công việc của 
cán bộ lãnh đạo quản lý TV&TTTT. Việc xử lý 
thông tin, ra quyết định sẽ nhanh hơn, khắc 
phục được tình trạng trì trệ. 
Truyền thông là một trong những nội dung 
quan trọng trong việc thực hiện chức năng 
điều khiển của tổ chức quản lý TV&TTTT. 
Các nhà khoa học thư viện nước ngoài đã 
ví truyền thông như chất keo kết dính các 
thành viên trong thư viện. Cơ cấu ma trận đề 
xuất áp dụng vào quản lý các TV&TTTT Việt 
Nam sẽ tạo nên một môi trường thông tin đa 
chiều. Điều này không thể có trong các mô 
hình cơ cấu tổ chức trước đây. Mô hình tạo 
điều kiện để vấn đề thông tin trong TV&TTTT 
được cải thiện. Dòng thông tin truyền thông 
trong TV&TTTT sẽ được thực hiện theo nhiều 
hướng từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng 
ngang. Môi trường thông tin này một mặt giúp 
cho người quản lý nhanh chóng truyền đạt 
các ý tưởng, mệnh lệnh đến các thành viên, 
mặt khác nó tạo điều kiện thuận lợi để người 
quản lý tiếp nhận nhanh chóng các thông tin 
phản hồi từ các cấp.
Kết luận
Tại Việt Nam, trong những thập niên gần 
đây, hoạt động thông tin thư viện có những 
bước phát triển mạnh mẽ. Các TV&TTTT 
NGHIÊN CỨU - TRAO ĐỔI
23THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - 5/2017
Việt Nam, đang chuyển mình từ mô hình 
truyền thống sang mô hình thư viện hiện đại. 
Sự phát triển này mang đến nhiều lợi ích cho 
người dùng tin cũng như các TV&TTTT, tuy 
nhiên nó đặt ra nhiều yêu cầu đối với hoạt 
động quản lý. Để nâng cao hiệu quả quản 
lý trong các TV&TTTT tại Việt Nam cần tiến 
hành đồng bộ nhiều giải pháp khác nhau, 
trong đó cần có sự đổi mới về cơ cấu tổ chức. 
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận là một mô 
hình quản lý khoa học, áp dụng mô hình này 
vào quản lý TV&TTTT sẽ mang đến nhiều lợi 
ích. Những ưu điểm vượt trội của mô hình cơ 
cấu tổ chức ma trận đã đáp ứng được những 
yêu cầu đặt ra đối với quản lý TV&TTTT hiện 
đại. Thực tế này đã được nhiều nhà nghiên 
cứu về mô hình tổ chức quản lý thư viện khẳng 
định và nhiều TV&TTTT trên thế giới đã lựa 
chọn áp dụng mô hình này. Áp dụng mô hình 
cơ cấu tổ chức ma trận vào các TV&TTTT 
tại Việt Nam sẽ góp phần nâng cao hiệu quả 
quản lý cũng như hiệu quả hoạt động của 
các TV&TTTT tại Việt Nam. 
__________________________________
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Barnard, Chester I. (2013). Management The-
ory, truy cập ngày 20 - 3-2013, tại trang web http://
education-portal.com/academy/lesson/chester-bar-
nards-management-theory-lesson-quiz.html#les-
son.
2. Biswas, Subal Chandra (2012). Managing 
Libraries in the 21 st Century: Some Important 
Trends, The University of Burdwan, truy cập ngày 
15 - 10 - 2013, tại trang web 
com/citations?view_op=view_citation&hl=de&us-
er=QpG73y0AAAAJ&cstart=20&pagesize=80&cita-
tion_for_view=QpG73y0AAAAJ:hqOjcs7D
3. Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch (2008), Qui 
chế mẫu về tổ chức và hoạt động của thư viện trường 
đại học, Hà Nội, truy cập ngày 15-10-2014, tại trang 
web 
html.
4. Bộ Văn hóa Thông tin (2005). Qui chế mẫu 
về tổ chức và hoạt động của thư viện tỉnh, thành 
phố trực thuộc trung ương, Hà Nội, truy cập ngày 
15-10-2014, tại trang web 
van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Quyet-dinh-16-2005-
QD-BVHTT-Quy-che-mau-to-chuc-hoat-dong-thu-
vien-tinh-thanh-pho-thuoc-Trung-uong-2595.aspx
5. Halbert, Martin, Cathy, Hartman and Susan 
Paz (2010). Library Organizational Structure Plan 
2010, University of North Texas Libraries, North Tex-
as, truy cập ngày 15-5-2013, tại trang web https://
dean.library.unt.edu/wiki/images/6/67/Library_Or-
ganizational_Structure_Plan_2010.pdf.
6. Lê Thị Hạnh (2005). Hoạt động tổ chức, quản 
lý Thư viện Trường Đại học Luật Hà Nội trong điều 
kiện ứng dụng công nghệ thông tin, Đại học Văn hóa 
Hà Nội, Hà Nội.
7. Krishan, Kumar (2007). Library Management 
in Electronic Environment, Har-Anand, S.D. India.
8. Lancaster and Wilfrid (1997). Technology and 
management in Library and Information servies, Li-
brary Association Publishing, London.
9. Trần Thị Minh Nguyệt (2012). “Quản lý thư 
viện đại học dưới tác động của công nghệ thông tin”, 
Khoa học và thực tiễn hoạt động thông tin - thư viện, 
Hà Nội.
10. Stueart, Robert D. and Moran, Barbara B. 
(2007). Library and Information Center Manage-
ment, Library and Information Science Text Series, 
Libraries Unlimited.
11. Nguyễn Văn Thiên (2014). Quản lý các thư 
viện điện tử tại Việt Nam hiện nay: Báo cáo đề tài 
nghiên cứu khoa học cấp bộ, Bộ Văn hóa Thể thao 
và Du lịch, Hà Nội.
12. Nguyễn Hữu Tri (2012). Lý thuyết tổ chức, 
Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
13. Bùi Anh Tuấn và Phạm Thúy Hương (2011), 
Giáo trình Hành vi tổ chức, Đại học Kinh tế quốc 
dân, Hà Nội.
(Ngày Tòa soạn nhận được bài: 10-5-2017; Ngày 
phản biện đánh giá: 5-7-2017; Ngày chấp nhận 
đăng: 20-8-2017).