Bước đầu đánh giá vai trò của kiểm duyệt văn bản thông qua việc khảo sát một số lỗi trong văn bản hành chính

Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 291 - 295 
 291
BƯỚC ĐẦU ĐÁNH GIÁ VAI TRÒ CỦA KIỂM DUYỆT VĂN BẢN THÔNG QUA 
VIỆC KHẢO SÁT MỘT SỐ LỖI TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
Vũ Thị Vân* 
 Trường Đại học Khoa học - ĐH Thái Nguyên 
TÓM TẮT 
Thực tế cho thấy, có nhiều văn bản hành chính còn tồn tại lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày 
như phông chữ, cỡ chữ, chính tả. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến việc xử lý và quản lý văn 
bản. Từ việc khảo sát và phát hiện những lỗi sai về hình thức trong một số văn bản hành chính, 
bước đầu đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt văn bản trước khi ký ban hành. Kiểm duyệt văn bản 
trước khi ký ban hành không chỉ góp phần hạn chế những lỗi sai trên mà còn giúp cho công tác 
quản lý văn bản được đúng quy định. 
Từ khóa: văn bản hành chính, thể thức, kỹ thuật trình bày, quy trình, kiểm tra, kiểm duyệt. 
ĐẶT VẤN ĐỀ* 
Công tác quản lý văn bản từ lâu đã trở thành 
một phần công việc quan trọng, không thể 
thiếu của công tác văn thư lưu trữ. Nhà nước 
ta luôn coi trọng công tác này và coi đây là 
công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý 
Nhà nước. Từ năm 1963, Chính phủ đã ban 
hành Nghị định 142/CP trong đó quy định rõ 
Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công 
tác lưu trữ. Đến 08/ 7/ 2004, sau 41 năm thực 
hiện, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành 
Nghị định 110/2004-CP thay thế cho Nghị 
định 142/CP về công tác văn thư và đến năm 
2010, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành 
Nghị định 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/ 02/ 
2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị 
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về 
công tác văn thư. 
Trong thực tế, không cơ quan, đơn vị, doanh 
nghiệp nào hoạt động mà không có (diễn ra) 
việc soạn thảo, ban hành, chuyển, nhận văn 
bản. Nói cách khác, văn bản giấy tờ là công 
việc diễn ra hàng ngày, thường xuyên, gắn 
liền với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Văn 
bản giúp cho các tổ chức, đơn vị giao dịch, 
truyền tải thông tin, tổ chức quản lý, thể hiện 
cơ sở pháp lý... 
PHẠM VI NGHIÊN CỨU 
Trong những năm qua, đã có nhiều công 
trình, bài viết nghiên cứu, trao đổi, thảo luận 
về công tác quản lý văn thư, lưu trữ, điều đó 
*
 Tel: 0987 349900, Email: vandhkh@gmail.com 
góp phần làm cho công tác văn thư, lưu trữ 
dần đi vào nền nếp, bảo đảm việc phục vụ 
hoạt động quản lý hành chính Nhà nước có 
hiệu quả...Tuy nhiên, qua thực tế công tác, 
tình trạng văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình 
bày còn khá phổ biến, do vậy, chưa phát huy 
được vai trò trong thực tiễn...Trong phạm vi 
bài viết này, chúng tôi đề cập tới một khía 
cạnh trong công tác văn thư, đó là bước đầu 
đánh giá vai trò của việc kiểm duyệt, kiểm tra 
văn bản hành chính (quyết định, thông báo, 
công văn, báo cáo, tờ trình,...) trước khi ký 
ban hành thông qua việc khảo sát, thống kê 
những lỗi sai thường gặp về thể thức và kỹ 
thuật trình bày của văn bản hành chính để bạn 
đọc cùng trao đổi, bàn luận. 
KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, THẢO LUẬN 
Tại sao phải kiểm duyệt, kiểm tra, văn bản 
trước khi ký ban hành? 
Trước hết, cần phải khẳng định, việc kiểm tra 
văn bản trước khi ký ban hành là việc làm cần 
thiết và bắt buộc trong công tác quản lý văn 
bản nói riêng và trong công tác văn thư nói 
chung của mỗi cơ quan, tổ chức. Vấn đề này 
được quy định cụ thể tại khoản 5, Điều 1 của 
Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 
của Chính phủ như sau: "Chánh Văn phòng; 
Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, 
tổ chức không có Văn phòng; người được 
giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ 
quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở 
những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và 
chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình 
Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 291 - 295 
 292
bày và thủ tục ban hành văn bản trước 
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước 
pháp luật". 
Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 
2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo 
về việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động 
công tác văn thư và Quyết định số 2818/QĐ-
BGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 của Bộ trưởng Bộ 
Giáo dục và Đào tạo về việc sửa đổi, bổ sung 
một số điều, khoản của Quy chế tổ chức hoạt 
động công tác văn thư ban hành kèm theo 
Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 
tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo 
dục và Đào tạo cũng quy định cụ thể về việc 
kiểm tra văn bản, đó là: 
" Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn 
thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách 
nhiệm về độ chuẩn xác của nội dung văn bản. 
Thư ký của Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà 
soát, kiểm tra nội dung văn bản trước khi 
trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức 
văn bản theo đúng quy định" (Trích Điều 25). 
Văn bản số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/ 
7/ 2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn 
quản lý văn bản đi, văn bản đến cũng quy 
định rõ "Trước khi thực hiện các công việc để 
phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm 
tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình 
bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp 
thời báo cáo người được giao trách nhiệm 
xem xét, giải quyết”. 
Quy định về công tác văn thư, lưu trữ được 
ban hành kèm theo Quyết định số 161/QĐ-
ĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 của Đại học Thái 
Nguyên quy định việc “kiểm tra về hình thức, 
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản” trong 
Đại học Thái Nguyên và các trường thành 
viên như sau: 
“1. Đối với văn bản của Đại học Thái Nguyên 
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra 
về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày 
văn bản của Đại học Thái Nguyên. 
2. Đối với văn bản của các đơn vị 
Lãnh đạo phòng Hành chính hoặc người được 
giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách 
nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình 
bày văn bản của đơn vị..." (Trích Điều 12) 
Như vậy, có thể khẳng định khâu rà soát, 
kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành là 
việc làm cần thiết và bắt buộc trong công tác 
quản lý văn bản. Trong bất kỳ cơ quan, tổ 
chức, đơn vị nào, muốn thực hiện tốt công tác 
quản lý văn bản thì không được bỏ qua khâu, 
bước nào trong quy trình ban hành văn bản, 
đặc biệt là khâu kiểm duyệt văn bản trước khi 
ký ban hành. Người được giao nhiệm vụ kiểm 
duyệt văn bản (Lãnh đạo phụ trách công tác 
hành chính, cán bộ văn thư của đơn vị...) sẽ 
phải chịu trách nhiệm về thể thức và kỹ thuật 
trình bày của văn bản đó. 
Thế nào là thể thức và kỹ thuật trình bày 
của văn bản hành chính? 
Hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày của 
văn bản hành chính được quy định ở Nghị 
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của 
Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 
09/2010/NĐ-CP ngày 08/ 02/ 2010 của Chính 
phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị 
định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004. Đặc 
biệt Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 01/ 
2011 của Bộ Nội vụ đã hướng dẫn đầy đủ, cụ 
thể và chi tiết về thể thức và kỹ thuật trình 
bày văn bản hành chính. Theo đó, "Thể thức 
văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành 
văn bản, bao gồm những thành phần chung áp 
dụng đối với các loại văn bản và các thành 
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể 
hoặc đối với một số loại văn bản nhất định..." 
(Điều 2). 
Thể thức văn bản hành chính thường bao gồm 
các thành phần sau: Quốc hiệu; Tên cơ quan, 
tổ chức ban hành văn bản; Số ký hiệu của văn 
bản; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành 
văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung của 
văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên 
và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của 
cơ quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu chỉ mức 
độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại 
khẩn, mật). 
Kỹ thuật trình bày văn bản "bao gồm khổ 
giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị 
trí trình bày các thành phần thể thức, phông 
chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày 
khác..."(Điều 3). 
Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 287 - 291 
 293
Biểu 1. Kết quả khảo sát thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính 
TT Thể thức thể thức, kỹ thuật trình bày 
Theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/ 
01/ 2011 của Bộ Nội vụ 
Kết quả khảo sát (VD) 
Những lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày Tỷ lệ (%) 
1 Quốc hiệu 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
ĐỘC LẬP - TỰ DO- HẠNH PHÚC 
---------------- 
hoặc: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
------&*&------ 
28/ 100 
(28%) 
2 Tên cơ quan, tổ chức CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN TRỰC THUỘC 
CƠ QUAN CHỦ QUẢN 
CƠ QUAN TRỰC THUỘC 
11/100 
( 11%) 
3 Tên loại và trích yếu 
a Văn bản có tên loại 
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc ..................................................... 
QUYẾT ĐỊNH 
Về việc ..................................................... 
--------------------------- 
14/100 
(14%) 
b Công văn V/v đóng góp ý kiến cho dự thảo "V/v: đóng góp ý kiến cho dự thảo" Về việc đóng góp ý kiến cho dự thảo 
16/100 
(16%) 
4 Chức vụ, họ tên của 
người ký 
BỘ TRƯỞNG 
Nguyễn Văn A 
TL. BỘ TRƯỞNG 
PHÓ VỤ TRƯỞNG 
Nguyễn Văn A 
HIỆU TRƯỞNG 
NguyÔn V¨n C 
PHÓ HIỆU TRƯỞNG 
Nguyễn Văn C 
9/100 
(9%) 
5 Nơi nhận 
a “Kính gửi” 
Kính gửi: 
- Bộ Giáo dục và Đào tạo; 
- UBND Tỉnh Thái Nguyên; 
Kính gửi: - - Bộ Giáo dục & Đào tạo. 
- - UBND Tỉnh Thái nguyên. 
- 
16/100 
(16%) 
b “Nơi nhận” 
Nơi nhận: 
- Như Điều 3; 
- Lưu: VT, TCCB. 
N¬i nhËn (hoặc Nơi nhận): 
- Như Điều 3; 
- Lưu: VT,CT-HSSV. 
21/100 
(21%) 
... 
Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 291 - 295 
 294
Các lỗi thường gặp về thể thức và kỹ thuật 
trình bày trong văn bản hành chính 
Chúng tôi đã chọn ngẫu nhiên 100 văn bản 
hành chính gồm kế hoạch, báo cáo, công văn, 
quyết định của các cấp khác nhau để khảo sát 
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, kết 
quả cụ thể như trình bày trong bảng. 
Từ bảng thống kê khảo sát trên cho thấy, lỗi 
sai thường gặp nhất trong các văn bản hành 
chính là lỗi sai về phông chữ, kiểu chữ. 
Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phông 
chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi 
tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự 
Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 
6909:2001. Tuy nhiên, có những trường hợp, 
(có thể do copy) trong cùng một văn bản có 
hai loại phông chữ khác nhau (vừa sử dụng 
phông VnTime, vừa sử dụng bộ mã ký tự 
Unicode). Người soạn thảo còn nặng về tính 
trình bày khi tuỳ tiện sử dụng nhiều loại kiểu 
chữ không được sử dụng trong văn bản hành 
chính như kiểu chữ Vnistote, Anrial... 
Trong số những văn bản hành chính chúng tôi 
đã khảo sát, lỗi chính tả chiếm số lượng khá 
lớn (89 lỗi), những lỗi chính tả phổ biến nhất 
là chân trọng, trân thành (trân trọng, chân 
thành), sử lý (xử lý), bổ xung (bổ sung), sơ 
suất (sơ xuất).Có 126 lỗi sai về chữ viết 
hoa, cụ thể: chính phủ (Chính phủ), Thành 
Phố Thái Nguyên (thành phố Thái Nguyên), 
khu vực Đông bắc (khu vực Đông Bắc), Giám 
Đốc (Giám đốc), Phó trưởng phòng (Phó 
Trưởng phòng).... 
Nguyên nhân 
Qua thực tế công tác và qua kết quả khảo sát 
trên, bước đầu đánh giá những văn bản hành 
chính được ban hành chưa đúng thể thức quy 
định do một số nguyên nhân sau: 
- Do năng lực, kỹ năng soạn thảo văn bản còn 
hạn chế. 
- Chưa có sự thống nhất về thể thức và kỹ thuật 
trình bày văn bản trong cùng một đơn vị. 
- Không thực hiện đúng quy trình quản lý văn 
bản, bỏ qua khâu kiểm duyệt văn bản. 
- Do cán bộ được giao nhiệm vụ kiểm duyệt 
văn bản chưa cẩn trọng trong việc kiểm tra, rà 
soát văn bản nên không phát hiện ra lỗi sai về 
thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc nếu có phát 
hiện ra nhưng vẫn không thực hiện đúng quy 
định do thái độ nể nang 
Để hạn chế những lỗi sai về thể thức và kỹ 
thuật trình bày văn bản như trên, các đơn vị 
phải quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao 
trình độ, kỹ năng cho cán bộ soạn thảo văn 
bản; phải xây dựng quy định về thể thức, kỹ 
thuật trình bày văn bản của đơn vị mình dựa 
trên quy định hiện hành và thống nhất thực 
hiện trong đơn vị.Tuy nhiên, thiết nghĩ biện 
pháp hiệu quả nhất là phải thực hiện đúng quy 
trình quản lý văn bản, đó là kiểm duyệt văn 
bản trước khi trình ký và ban hành. Việc kiểm 
duyệt văn bản trước khi trình ký và ban hành 
không chỉ thực hiện đúng quy định của Chính 
phủ, Bộ Nội vụmà còn giúp cho công tác 
quản lý văn bản được dễ dàng, thuận tiện hơn. 
Nó tạo sự thống nhất về thể thức, kỹ thuật 
trình bày; hạn chế những lỗi sai không đáng 
có; nâng cao tính thuyết phục, hiệu lực của 
văn bản; phát huy tối đa giá trị của văn bản... 
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 
Một là, soạn thảo văn bản là nhiệm vụ thường 
xuyên của mỗi chuyên viên, cán bộ văn 
phòng, do vậy, việc bồi dưỡng trình độ, năng 
lực, nâng cao hiểu biết về công tác văn thư 
nói chung và kỹ năng soạn thảo văn bản hành 
chính nói riêng là điều cần thiết. Việc cử đi 
học bồi dưỡng, tổ chức tập huấn, học hỏi kinh 
nghiệmcần thực hiện thường xuyên hơn. 
Hai là, việc tổ chức sơ kết, tổng kết định kỳ 
công tác văn thư nói chung và đánh giá công 
tác soạn thảo văn bản nói riêng sẽ giúp cho 
mỗi đơn vị, cá nhân đánh giá đúng vị trí, vai 
trò của công tác này trong quản lý hành chính 
Nhà nước. 
Ba là, thực hiện việc đánh giá cán bộ, viên 
chức làm công tác này trên cơ sở hiệu quả 
công việc, kết quả đầu ra của sản phẩm do họ 
tham mưu hoặc trực tiếp soạn thảo, kiểm 
duyệt, thẩm định. Có thể coi đây là một tiêu 
chí thi đua, đánh giá thi đua đối với cán bộ và 
đơn vị làm công tác hành chính, văn phòng. 
KẾT LUẬN 
Trong quản lý hành chính Nhà nước, văn bản 
hành chính là phương tiện chủ yếu để các đơn 
Vũ Thị Vân Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 96(08): 287 - 291 
 295
vị, cơ quan giao dịch, truyền tải thông tin, tổ 
chức quản lý... do vậy, để văn bản phát huy 
tối đa những chức năng trên, yêu cầu văn bản 
phải chuẩn xác cả về nội dung lẫn hình thức. 
Văn bản được ban hành không phải là sản 
phẩm của một cá nhân nào, đó là sản phẩm 
của tập thể, nó đòi hỏi có sự tham gia, cộng 
tác của nhiều người qua các bước khác nhau 
(người viết bản thảo, người đánh máy, người 
kiểm duyệt, lãnh đạo ký, người phôto, đóng 
dấu), trong đó khâu kiểm duyệt văn bản sẽ 
đóng vai trò quyết định đến chất lượng của 
văn bản./. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
[1]. Bộ Nội vụ (2005), văn bản số 425/VTLTNN-
NVTW ngày 18/ 7/ 2005 về việc hướng dẫn quản 
lý văn bản đi, văn bản đến. 
[2]. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2009), Quyết định số 
2500/QĐ-BGDĐT ngày 24/ 3/ 2009 về việc ban 
hành Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư. 
[3]. Bộ Giáo dục và Đào tạo (2012), Quyết định số 
2818/QĐ-BGDĐT ngày 01/ 8/ 2012 về việc sửa 
đổi, bổ sung một số điều, khoản của Quy chế tổ 
chức hoạt động công tác văn thư ban hành kèm 
theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 
tháng 3 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và 
Đào tạo. 
[4]. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2004), 
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về 
công tác văn thư. 
[5]. Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam (2010), 
Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa 
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác 
văn thư. 
[6]. Đại học Thái Nguyên (2012), Quyết định số 
161/QĐ-ĐHTN ngày 24/ 2/ 2012 quy định về 
công tác văn thư, lưu trữ. 
[7]. Vũ Thị Phụng (2003), Nghiệp vụ thư ký văn 
phòng, Nxb ĐHQG Hà Nội. 
[8]. Trần Ngọc Thêm (2006), Hệ thống liên kết 
văn bản tiếng Việt, Nhà xuất bản Giáo dục. 
SUMMARY 
INITIALLY TESTING THE ROLE OF THE WRITTEN APPROVAL 
THROUGH THE SURVEY OF SOME ADMINISTRATIVE DOCUMENTS 
Vu Thi Van* 
College of Sciences - TNU 
In fact, there are existing mistakes of the modalities and technical presentations in administrative 
documents such as: wrong font, font size, misspelling, ... This effects not less to the document 
processing and document management. Finding out the errors on the form in some administrative 
documents from the survey will initially evaluate the role of censoring documents before signing. 
The censoring documents before signing not only limits mistakes, but it also helps the document 
management in regulations. 
Key words: administrative documents, modalities, technical presentations, process, testing, 
censorship 
*
 Tel: 0987 349900, Email: vandhkh@gmail.com