Bài giảng Tin học văn phòng 2 - Chương 2: Các dịch vụ văn phòng trực tuyến

Giảng viên: Nguyễn Anh Việt
1
2.1. Giới thiệu các dịch vụ văn phòng
2. Sử dụng E-mail
3. Duyệt mail bằng Microsoft Outlook
4. Một số dịch vụ mail đặc biệt
5. Dịch vụ RSS
2
• Khái niệm:
Là các ứng dụng văn phòng được cung cấp cho 
người sử dụng thông qua các Website cung cấp 
dịch vụ mà không cần cài đặt phần mềm trên máy 
tính cá nhân.
3
• Ứng dụng:
- Lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu.
- Soạn thảo văn bản.
- Bảng tính cơ sở dữ liệu.
- Trình chiếu
- Dự án, kế hoạch.
- Quản lý hồ sơ.
- Gửi, nhận mail.
- Làm việc theo nhóm.
4
• Một số dịch vụ trực tuyến:
- Google Drive.
- Office on Sky Drive.
- Zoho.
- Microsoft Office 365 Education.
5
6
7
8
• Mục tiêu:
- Sử dụng cơ bản Email (Gmail)
- Hiểu khi nào thì To, CC và Bcc
- Ích lợi tầm quan trọng của Subject
- Sắp xếp thư theo từng Label (Folder)
- Chắn lọc thư : nhận dạng thư và xử lý các loại thư một
cách tự động
- Tùy chọn trong Setting và khám phá mới trong Labs
- Sử dụng tốt Outlook Epress
9
• Gmail : cung cấp dịch vụ mail miễn phí
• An toàn : cao, tin cậy
• Tốc độ : nhanh, ổn định
• Các dịch vụ: tuyệt vời. Dựa vào nền Gmail, có thể đăng
ký nhiều dịch vụ khác như:
- Google drive
- Google Photos, Videos
- Google site
10
11
12
13
• Khởi động trình duyệt
• Truy cập google, chọn Gmail
14
15
16
17
18
19
20
21
22
• Nhãn:
Là Folder trong hộp thư, dùng để chứa các thư đã chọn 
lọc.
• Nguyên tắc sử dụng:
- Tạo Label
- Vào hộp thư, đánh dấu chọn thư
- Bấm vào mục “Nhãn”, chọn nhãn để di chuyển
- Bấm vào “Lưu trữ” để di chuyển thực sự vào nhãn
23
24
1. Nhập thông tin: Tên nhãn
2. Chọn vị trí của nhãn
25
26
Nhãn I Phone 5
27
• Tìm mail theo tên nhãn:
- label:unread
- label:inbox
- label:send
• Tìm thư có file đính kèm:
- has:attachment
• Tìm thư theo tiêu đề:
- subject:facebook
28
• Tìm mail theo kích cỡ:
- size:5M
- larger:5M
- smaller:5M
• Tìm thư theo thời gian:
- after:2014/01/01
- before:2014/01/01
29
• Tìm mail theo các thông số cơ bản:
- to:phanvantiep@gmail.com 
- from: phanvantiep@gmail.com 
- from: to:phanvantiep@gmail.com 
cc: letangho@yahoo.ca 
• Tìm tập tin theo tên và định dạng:
- filename:doc
- filename:baigiang.docx
30
• Ý nghĩa:
- Nhận dạng thư, xử lý thư
• Nhận dạng 1 thư tới, qua các yếu tố:
- From
- To
- Subject
From :
Người gởi có dc cố định như : bạn bè, công ty,
các forum, ngân hàng
Người gởi mà dc thay đổi thường xuyên: quảng 
cáo, quấy rối
To:
Mình có nhiều dc khác nhau cần xử lý, như:
Một dc teo@yahoo.ca dùng đăng ký chứng khoán
Một dc ty@yahoo.fr dùng giao dịch ngân hàng
• Xử lý thư:
Có subject đặc trưng dể nhận dạng 
như Hi!, KT12A, Tram!!, OkiYes,
RocknRoll
- Move to Label (*)
- Delete
- Forwarding
- Nội dung: Có chứa một từ/cụm từ đặc 
biệt như: “sale off”, “giảm giá”, “bỏ qua 
rất uổng”.
31
Lọc thư : nhận dạng thư đến thông qua 1
trong 4 yếu tố đã nêu : Từ, Tới, Chủ đề,
Có các từ, nhận dạng xong, xử lý thư đã 
nhận dạng bằng cách : di chuyển, xóa, 
thông báo, đánh dấu hoặc chuyển tiếp 
thư
32
Thư gởi tới từ các email
này sẽ
33
Di chuyển thư vào nhãn
Thư rác
34
• Ý nghĩa:
- Thường xuyên trao đổi với nhóm người này ( 200 
khách hàng, 50 nhân viên, 100 SV)
- Gửi thư cho nhóm: nhập vào trong mục To: chỉ duy
nhất một tên nhóm K.HANG
- Kết quả : 200 khách hàng sẽ nhận thư
- Yêu cầu: phải thiết lập danh bạ, từ đó mới lập danh 
sách nhóm nhỏ
35
37
2. Chọn nhóm
38
39
40
41
• Vào mục Soạn thư
• Mục Tới : gõ vào ký tự đầu tiên của nhóm
• Chọn nhóm
42
• Phải đăng xuất/sign out
• Kiểm tra có ai dùng mail của mình không
• Chọn đăng xuất hoàn toàn, mọi nơi
• Di chuyển xuống cuối đáy màn hình
43
• Groups: nhóm các thành viên cùng mục đích sinh 
hoạt, trao đổi thông tin, thảo luận.
• Thông tin trao đổi quả hình thức:
- Thảo luận (discussions)
- Tập tin (Files)
- Trang Web (Pages)
• Thành viên khi gởi bài, mọi thành viên sẽ nhận biết 
hoạt động nầy qua Email
• Điều kiện:
- Gia nhập thành viên: có 1 email bất kỳ
- Chủ nhóm: có Account của Gmail
44
45
Nếu đã sở hữu Group, 
hoặc là thành viên, bấm 
vào Đăng nhập, trả lời 
Email và password
Nếu muốn sở hữu Group 
mới, bấm vào Tạo nhóm,
trả lời yêu cầu: nhập Email 
và password
46
Nhập Email 
Nhập Password
Nếu dùng chung máy tính, 
đừng chọn chức năng nầy
47
48
49
50
Chọn Group cần thêm 
thành viên
51
52
53
thanhhoa48dhv@gmail.com
1. Vào Google.com.vn
2. Chọn Gmail
3. Sau khi nhập Mail và password
4. Tiếp tục chọn Group
5. Tất cả Group mà mình tham gia đều hiện ra
54
55
Ghi chủ đề bài đăng
Chọn chủ đề bài 
đăng
Nội dung chính
56
57
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Nguyễn Anh Việt
Email: anhviet1960@gmail.com
Di động: 0903 618 453
58