Bài giảng Tin học văn phòng 1 - Chương 4: Hệ soạn thảo văn bản Word

GIÁO TRÌNH TIN 1 
Chương 4. Hệ soạn thảo văn bản Word. 
4.1. Làm quen Word. 
4.2. Nhập văn bản. 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.4. Quản lý các dữ liệu Word. 
4.5. Xem và in tư liệu. 
Chương 4. Hệ soạn thảo văn bản Word. 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.7. Định dạng trang. 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản. 
4.9. Cột và bảng. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu. 
4.11. Gửi giấy mời, công văn hoặc thư hàng loạt. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.1. Khởi động Word: 
Cách 1: Nhắp nút Start/ All Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Word 2010 . 
Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng lối tắt Shortcut trên Desktop. 
Cách 3: Vào Start/ Run sau đó gõ Winword.exe , nhấn Enter. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.2. Làm việc với cửa sổ Word: 
1. Maximize để phóng cửa sổ to bằng màn hình. 
2. Maximize giờ đây chuyển thành nút Restore . Nhắp lên nó nếu muốn đưa về kích cỡ trước đó. 
3. Minimize để thu nhỏ cửa sổ thành một biểu tượng nằm trên TaskBar, tạm thời che giấu cửa sổ word. Khi cần nhấp vào nó để mở lại . 
4. Nút Close -Nút đóng cửa sổ . 
4.1. Làm quen với Word. 
Menu ngang : gồm các Tab: File , Home , Insert , Page Layout , References , Mailings , Review, View, Add-Ins, Acrobat . 
Customize Quick Access Toolbar : cho phép truy cập nhanh một số thao tác hữu dụng của Word . 
Thước(Ruler): thước kẻ. 
Thanh trượt (Scroll bar): thanh trượt dọc, thanh trượt ngang. 
Hộp thoại: nhấp chuột chọn mũi tên để mở hộp thoại. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.3. Thêm bớt biểu tượng trên thanh Customize Quick Access Toolbar: 
Nhấp chuột vào mũi tên ở góc trái thanh Toolbar . 
C họn More Commands. 
Chọn biểu tượng bất kỳ, chọn Add/ Ok . 
Để gỡ bỏ một số biểu tượng ít dùng trên thanh Toolbar , kích chọn biểu tượng và chọn Remove. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.4. Thao tác với thanh Ribbon: 
Đóng mở thanh Ribbon: 
C1: Kích đúp vào một Tab bất kỳ. (VD: Tab Home ) 
C2: nhấp chuột phải lên thanh Menu ngang/ bỏ chọn ở mục Minimize the Ribbon. 
Thay đổi vị trí của thanh Ribbon: 
Nhấp chuột phải lên thanh Ribbon. 
Nhấp chọn Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon : để đ ưa thanh Quick Access T oolbar xuống dưới thanh Ribbon . 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.4. Thao tác với thanh Ribbon: 
Thêm, bớt các biểu tượng trên thanh Ribbon: 
Nhấp chuột phải lên thanh Ribbon. 
Chọn Customize the Ribbon . 
Cột bên phải, phần Main Tabs , bạn chọn một Tab (VD: Tab Home ), sau đó chọn nhóm muốn thay đổi (VD: nhóm Clipboard ). Cột bên trái, bạn chọn biểu tượng muốn thêm . Nhấn Add để thêm/ OK . 
Khi muốn gỡ bỏ, bạn chọn biểu tượng nằm ở cột bên phải, và nhấn Remove . 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.4. Thao tác với thanh Ribbon: 
Thêm một Tab mới trên Menu ngang: 
Nhấp chuột phải lên thanh Ribbon / chọn Customize the Ribbon . 
Nhấp chọn New Tab / chọn Rename để đổi tên. 
Tạo thêm Group mới. 
Đưa các công cụ vào các Group . 
Ok. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.5. Bật tắt thước kẻ (Ruler): 
Nếu chưa thấy thước xuất hiện, hãy hiện thước bằng thao tác: 
Chọn View 
Kích chọn Ruler 
Nếu thước đã xuất hiện muốn dấu đi hãy thao tác: 
Chọn View 
Bỏ dấu  ở Ruler 
Thay đổi đơn vị đo (inches – centimeters) 
Nhấp chọn File/ Options/ Advanced/ Display/ Show measurement in units: chọn centimeters. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.6. Sử dụng Help: 
Nhấn F1 để mở Help. 
Menu File/ Help . 
Xem trợ giúp từ lệnh đơn Help: Nhắp tab Contents / chọn một chủ đề bất kỳ. 
4.1. Làm quen với Word. 
4.1.7. Thoát khỏi Word: 
Thoát khỏi cửa sổ làm việc hiền hành 
  Vào File/ Close hoặc ( Ctrl + F4) 
Thoát khỏi chương trình Word 2010 ta có các cách sau : 
  Vào File/ Exit ( Alt + F4) hoặc nhấn vào nút 
N ếu bạn chưa lưu lại văn bản của mình, Word sẽ kiểm tra và hỏi lưu hay không? 
4.2. Nhập văn bản. 
4.2.1. Gõ tiếng Việt: 
Sử dụng bộ gõ như Vietkey, Unikey và đặt kiểu gõ Telex. 
Dựa vào Font chữ để chọn bảng mã cho phù hợp. 
đ = dd 
â = aa 
ă = aw 
ô = oo 
ơ = ow 
ê = ee 
ư = uw 
Dấu huyền gõ chữ F 
Dấu sắc gõ chữ S 
Dấu nặng gõ chữ J 
Dấu hỏi gõ chữ R 
Dấu ngã gõ chữ X 
Bỏ dấu gõ chữ Z 
4.2. Nhập văn bản. 
4.2.2. Di chuyển dấu chèn bằng chuột: 
Nhấp phím phải chuột vào nơi cần đưa dấu chèn đến. 
Nhắp mũi tên cuộn xuống hoặc lên, trái hoặc phải của thanh cuộn (Scrollbar) để đưa phần tư liệu khuất vào tầm nhìn 
Rê hộp chạy (Sroll box) lên hay xuống (con trượt dọc), trái hay phải (con trượt ngang) trên thanh cuộn để nhanh chóng dời qua một tư liệu. 
Sau khi cuộn qua tư liệu, hãy nhắp chuột để dời dấu chèn đến đúng vị trí muốn đến . 
4.2. Nhập văn bản. 
4.2.3. Di chuyển dấu chèn bằng bàn phím: 
Phím  : Di chuyển con trỏ sang trái. 
Phím  : Di chuyển con trỏ sang phải. 
Phím  : Di chuyển con trỏ lên một dòng. 
Phím  : Di chuyển con trỏ xuống một dòng. 
Phím Home : Về đầu dòng văn bản. 
Phím End : Về cuối dòng văn bản. 
Phím PgUp : Lên một trang màn hình. 
Phím PgDn : Xuống một trang màn hình. 
Phím Ctrl+Home : Về đầu văn bản. 
Phím Ctrl+End : Về cuối văn bản. 
4.2. Nhập văn bản. 
4.2.4. Dời đến một trang cụ thể: 
Chọn Home / Find / Go to để mở tab Go to (Ctrl + G). 
Trong mục Go to What , chọn Page . 
Gõ số trang cần xem vào hộp văn bản Enter Page Number / nhắp nút Go to . 
Close. 
4.2. Nhập văn bản. 
4.2.5. Chế độ chèn và đè văn bản: 
Chế độ chèn ( Insert mode ): khi gõ thêm ký tự mới sẽ đẩy ký tự cũ sang bên phải hoặc nếu bấm phím cách (Spacebar) thì sẽ chèn thêm ký tự trống vào bên phải . 
Chế độ đè ( Overtype mode ): Khi đó nếu gõ thêm ký tự mới thì ký tự đó sẽ đè lên ký tự cũ, hoặc nếu bấm Spacebar sẽ xoá ký tự ở bên phải . 
Thay đổi chế độ chèn và đè : s ử dụng phím Insert để thay đổi qua lại hai chế độ . 
4.2. Nhập văn bản. 
4.2.5. Ngắt dòng, đoạn, và trang văn bản: 
Ngắt dòng: Shift + Enter . 
Ngắt đoạn: Enter . 
Ngắt trang: Ctrl + Enter. 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.1. Lựa văn bản bằng chuột: 
ĐỂ CHỌN 
THAO TÁC 
Một từ 
Kích đúp lên từ đó 
Một câu 
Ấn phím Ctrl và kích vào vị trí bất kỳ trong câu. 
Một dòng 
Đưa trỏ chuột về đầu dòng khi xuất hiện hình mũi tên, kích một lần. 
Một đoạn 
Đưa trỏ chuột về đầu dòng khi xuất hiện hình mũi tên, kích đúp. 
Nhiều đoạn 
Đưa trỏ chuột về đầu dòng khi xuất hiện hình mũi tên, kích đúp và kéo. 
Toàn bộ văn bản 
Đưa trỏ chuột về đầu dòng khi xuất hiện hình mũi tên, kích ba lần. 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.2. Lựa văn bản bằng bàn phím: 
ĐỂ CHỌN 
GÕ TỔ HỢP PHÍM 
Chọn một ký tự bên phải dấu chèn 
Shift + Mũi tên phải ( ) 
Chọn một ký tự bên trái dấu chèn 
Shift +Mũi tên trái (  ) 
Từ dấu chèn lên một dòng 
Shift + Mũi tên lên 
Từ dấu chèn xuống một dòng 
Shift + Mũi tên xuống 
Một từ ở bên phải dấu chèn 
Shift + Ctrl + Mũi tên phải 
Một từ ở bên trái dấu chèn 
Shift + Ctrl +Mũi tên trái 
Từ dấu chèn đến đầu một đoạn hiện thời 
Shift + Ctrl +Mũi tên lên 
Từ dấu chèn đến cuối một đoạn hiện thời 
Shift + Ctrl + Mũi tên xuống 
Từ dấu chèn đến cuối/ đầu dòng 
Shift + End/ Home 
Từ dấu chèn đến cuối tài liệu/đầu tài liệu 
Shift + Ctrl + End/Home 
Toàn bộ tài liệu 
Ctrl + A 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.3. Xóa văn bản: 
Nhấn phím Delete để xoá ký tự nằm bên phải dấu chèn. 
Nhấn phím Backspace để xóa ký tự nằm bên trái dấu chèn. 
Nhấn Ctrl + Delete để xoá từ nằm bên phải dấu chèn. 
Nhấn Ctrl + Backspace để xoá từ nằm bên trái dấu chèn. 
Để xoá một khối văn bản, trước hết lựa khối đó. Sau đó nhấn phím Delete. 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.3. Sử dụng lệnh Undo và Redo: 
Sau khi thực hiện một thao tác nào đó trong Word, trên thanh Customize Quick Access Toolbar sẽ xuất hiện Undo + tùy biến. 
Muốn hủy thao tác vừa thực hiện: 
Ấn Ctrl + Z . 
Kích biểu tượng Undo trên thanh Customize  
Muốn phục hồi: Ấn Ctrl + Y hoặc kích vào biểu tượng 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.4. Sao chép và di chuyển văn bản: 
Sao chép: 
Chọn văn bản muốn sao chép. 
Kích chuột phải\ Copy hoặc kích biểu tượng ( Ctrl + C ). 
Đưa tới vị trí muốn dán\ c huột phải\ Paste hoặc kích vào biểu tượng ( Ctrl + V. ) 
Di chuyển: 
Chọn văn bản muốn sao chép. 
Kích chuột phải\ Cut hoặc kích biểu tượng ( Ctrl + X .) 
Tương tự như Copy. 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.5. Di chuyển và chép nhiều mục văn bản: 
Lựa mục đầu tiên, chọn Copy (hoặc Cut) . 
Mở hộp thoại Clipboard . Sau đó lựa mục thứ hai ( Copy hoặc Cut Tối đa 24 mục). 
Để chèn, định vị dấu chèn, nhắp mục muốn chèn trong Office Clipboard . Để dán tất cả các mục nhấp Paste All . 
Để xoá Office Clipboard , nhắp nút Clear All . 
Để đóng thanh công cụ Clipboard , nhắp nút Clos e . 
4.3. Chỉnh sửa văn bản. 
4.3.6. Chèn một Tab: 
Đưa điểm chèn đến đầu văn bản muốn di chuyển. 
Nhấn phím Tab . Word sẽ đẩy văn bản đến điểm dừng tab mới. 
Muốn dịch văn bản sang trái từng tab một hãy để văn bản bên phải dấu chèn, rồi nhấn phím Backspace. 
Dấu Tab 
Muốn chèn Tab một cách chính xác tại vị trí nào mở hộp thoại Paragraph trong Tab Home , chọn Tab, tùy chọn: 
4.4. Quản lý các dữ liệu Word. 
4.4.1. Lưu văn bản: 
Nhắp File/ Save hoặc nhấn Ctrl + S. 
Nhắp File/ Save As : lưu văn bản ở vị trí hoặc với tên mới. 
4.4.2. Mở văn bản: 
Nhắp File/ Open hoặc nhấn Ctrl + O. 
Nhắp biểu tượng Open trên thanh công cụ Customize  
4.4. Quản lý các dữ liệu Word. 
4.4.3. Tạo một tệp mới: 
Nhắp nút Create a new document trên thanh công cụ Customize Quick Access Toolbar . 
Chọn File/ New . 
4.4.4. Tạo dáng vẻ của tư liệu: 
Chọn File/ New . 
Chọn một dáng vẻ có sẵn. 
4.4. Quản lý các dữ liệu Word. 
4.4.4. Tìm tư liệu: 
Vào File chọn Open hoặc Save As , gõ nội dung cần tìm trong mục Search / nhấn nút Enter . 
Tính năng tìm kiếm của Word sẽ đưa ra một danh sách các kết quả, phù hợp với nội dung tìm kiếm. 
4.5. Xem và in tư liệu. 
4.5.1. Thay đổi kiểu xem: 
Chọn Tab View , tùy chọn. 
4.5.2. Phóng to hoặc thu nhỏ tư liệu: 
Chọn Tab View / chọn Zoom . 
Nhắp số phần trăm bạn muốn dùng. 
4.5. Xem và in tư liệu. 
4.5.3. Xem trước khi in: 
Nhắp nút Print Preview trên thanh công cụ Customize Quick Access Toolbar (Ctrl + F2) hoặc chọn File/ Print . Sau đó xem các trang sẽ in như sau: 
4.5. Xem và in tư liệu. 
4.5.4. In tư liệu: 
Để in luôn: File/Print/Print hoặc (Ctrl + P )/ P rint. 
Thiết lập trước khi in: File/ Print/ Settings. 
4.5. Xem và in tư liệu. 
4.5.5. In địa chỉ lên bìa thư: 
Chọn Tab Mailings / chọn Envelopes trong nhóm Create . 
Chọn Options . 
Chọn Font cho địa chỉ ng­ười nhận ( Delivery A ddress ) và ng­ười gửi ( Return Address ). 
Chọn kích cỡ bì thư ­ ở hộp Envelope size . 
Chọn tab Printing Options để chọn các thông số in. 
4.5. Xem và in tư liệu. 
4.5.6. In nhãn: 
Chọn Tab Mailings/ chọn Lables trong nhóm Create . 
Gõ địa chỉ trong hộp Address. 
Nhắp Options để mở hộp thoại Lable Options . 
Lựa số hiệu (kích cỡ) trong danh sách Product number/ Details / Ok. 
Nhắp Full page of the same label nếu muốn các nhãn có cùng địa chỉ. 
Nếu muốn in độc nhãn, đánh dấu nút tuỳ chọn Single Label. 
Đ­ưa tờ nhãn vào máy in, rồi nhắp nút Print . 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.1. In đậm, nghiêng, gạch chân: 
In đậm : Ctrl + B hoặc nhấn nút 
In nghiêng : Ctrl + I hoặc nhấn nút 
Gạch chân: Ctrl + U hoặc nhấn nút 
Vào Tab Home tùy chọn: 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.2. Thay đổi font và kích thước chữ: 
Lựa văn bản muốn thay đổi. 
Vào Tab Home , c họn một kiểu font trong danh sách Font và kích thước trong Font Size. 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.3. Bổ sung màu nền và màu chữ: 
Lựa văn bản muốn thay đổi. 
Chọn Text Highlight Color trong tab Home để đặt màu nền. 
Chọn Font Color trong tab Home để đặt màu chữ. 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.4. Căn thẳng hàng văn bản: 
Căn trái văn bản: Nhấn nút số 1 hoặc Ctrl + L 
Căn giữa văn bản: Nhấn nút số 2 hoặc Ctrl + E 
Căn phải văn bản: Nhấn nút số 3 hoặc Ctrl + R 
Căn đều hai bên văn bản: Nhấn nút số 4 hoặc Ctrl + J 
Vào Tab Home, tùy chọn: 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.5. Điều chỉnh khoảng cách dòng: 
Vào Tab Home , nhóm Paragraph chọn Line Spacing , tùy chọn: 
Giãn dòng 1: Chọn 1.0 hoặc Ctrl + 1 
Giãn dòng 2: Chọn 2.0 hoặc Ctrl + 2 
Giãn dòng 1.5: Chọn 1.5 hoặc Ctrl + 5 
Giãn dòng với khoảng bất kỳ: 
Tab Home m ở hộp thoại Paragraph . 
Mục Line Spacing , gõ khoảng vào At . 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.6. Đánh số đầu dòng và gạch đầu dòng: 
Thứ tư có ba môn học: 
Toán 
Văn 
Tin 
Thứ tư có ba môn học: 
Toán 
Văn 
Tin 
Thao tác: 
	 - Vào Tab Home, lựa chọn kiểu số hay kiểu gạch đầu dòng. 
	 - Gõ văn bản/ Enter. 
	 - Sau mục cuối cùng, ấn hai lần Enter để kết thúc. 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.7. Bổ sung viền và đoạn: 
Lựa các đoạn muốn tạo viền. 
Tab Home, mở hộp thoại Borders and Shading . 
Tùy chọn. 
Borders: Tạo viền cho đoạn. 
Page Border : Tạo viền cho trang. 
Shading: Đổ bóng. 
4.6. Định dạng ký tự và đoạn. 
4.6.8. Copy kiểu định dạng font chữ: 
Chọn văn bản có phông chữ muốn copy đến nơi khác. 
Nhắp nút Format Painter trong tab Home . Sau đó trỏ chuột biến thành một chổi sơn có kèm sọc I . 
Kéo lên trên văn bản mà bạn muốn có kiểu định dạng này. 
Nhả nút chuột và định dạng mới đ­ược tạo thành. 
4.7. Định dạng trang. 
4.7.1. Xác lập lề trái – phải, trên – dưới: 
Vào Tab Page Layout/ chọn mục Margins trong nhóm Page Setup, chọn một thông số phù hợp. 
Hoặc chọn Custom Margins . 
4.7. Định dạng trang. 
4.7.2. Đưa văn bản vào giữa trang theo chiều dọc: 
Nhấn phím Backspace hay Delete để xoá các dòng trắng. 
Chọn Tab Page Layout/ trong nhóm Page Setup mở hộp thoại Page Setup . 
Chọn tab Layout 
Nhắp mũi tên xuống bên phải danh sách Vertical Alignment , rồi nhắp Center / OK . 
4.7. Định dạng trang. 
4.7.3. Đánh số trang: 
Chọn Tab Insert , tại nhóm Header & Footer nhấn nút Page Number . 
Chọn mẫu thích hợp. 
Word cung cấp sẵn khá nhiều mẫu đánh số trang và ta chỉ việc chọn một trong các mẫu này . 
4.7. Định dạng trang. 
4.7.4. Tạo tiêu đề (Đầu – Header) và (Cuối – Footer): 
Chọn Tab Insert , tại nhóm Header and Footer ta chọn Header (Nếu muốn tạo tiêu đề đầu) hoặc Footer (Nếu muốn tạo tiêu đề cuối) 
Kích chọn kiểu phù hợp, sau đó nhập nội dung muốn tạo Header (Footer). 
4.7. Định dạng trang. 
1: Chèn ngày tháng, giờ. 
2: Chèn nhanh các khối văn bản. 
3: Chèn ảnh lấy từ ngoài vào. 
4: Chèn ảnh có sẵn trong word. 
5: Cho phép (không cho chép) hiển thị Header và Footer lên trang bìa. 
6: Cho phép (không cho chép) hiển thị Header và Footer của trang chẵn và trang lẻ khác nhau . 
7 : Hiện (ẩn) toàn bộ văn bản trong khi tạo Header và Footer. 
8 : Khoảng cách từ Header đến mép lề trên. 
9: Khoảng cách từ Footer đến mép lề dưới. 
10: Chèn Tab trong Header và Footer. 
11: Thoát khỏi chế độ tạo Header và Footer. 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản 
4.8.1. Tìm kiếm văn bản: 
Chọn Home/ Find (Ctrl + F) để hiện thị hộp thoại Navigation . 
Gõ văn bản muốn tìm vào hộp Search Document. 
Gõ Enter . Word sẽ nêu bật các văn bản xuất hiện của từ đó. 
Nhắp hai nút mũi tên lên xuống để di chuyển giữa các kết quả . 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản 
4.8.2. Tìm kiếm và thay thế văn bản: 
Chọn Home/ Replace để hiển thị Tab Replace . 
Gõ văn bản bạn muốn tìm kiếm vào hộp văn bản Find what . 
Gõ văn bản cần thay thế vào hộp Replace with . 
Nhắp Replace để thay thế. 
Muốn thay tất cả mà không cần xác nhận, nhắp nút Replace All . 
Nhắp OK rồi nhắp Close trong hộp thoại Find and Replace để kết thúc. 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản 
4.8.3. Tính năng kiểm tra chính tả: 
Chỉ áp dụng cho tiếng Anh. 
Thao tác: 
Nhắp phải chuột vào từ đó. 
Menu tắt xuất hiện cùng với danh sách các từ khả dĩ có thể dùng được. 
Chọn một từ cần thay thế và Word sẽ tự động chỉnh lại . 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản 
4.8.4. Bộ kiểm tra lỗi chính tả: 
Nhắp nút Spelling and Grammar trong Tab Review hoặc ấn F7 . 
Tùy chọn. 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản 
4.8.5. Sử dụng từ điển đồng nghĩa: 
Chọn từ muốn tra cứu, nhấn Shift+F7 hoặc chọn Tab Review/ Thesaurus . 
Từ đã lựa hiện trong hộp liệt kê Search for và từ đồng nghĩa hiện trong hộp Thesaurus , nếu đồng ý thay thế, kích chọn mũi tên trỏ xuống/ Insert . 
Nếu nghĩa của từ trong danh sách Meanings không phải là từ cần tìm, hãy chọn Look Up. 
Nếu muốn quay về một định nghĩa trước đó, nhắp nút Previous . 
4.8. Các công cụ cao cấp hiệu chỉnh văn bản 
4.8.8. Sử dụng AutoText: 
Gõ văn bản cần đưa vào AutoText . 
Chọn Tab Insert / Quick Parts/ AutoText / Save Selection to Autotext Gallery ( hoặc nhấn Alt + F3 ). 
Gõ một tên trong hộp thoại Name (ít nhất 4 kí tự)/ OK. 
Nhắp nơi muốn chèn văn bản trong AutoText. 
Gõ một số ký tự đầu của tên . Khi thấy hiển thị hộp thoại chứa văn bản ứng với tên đó, hãy nhấn phím Enter , Word sẽ tự động chèn vào tư liệu 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.1. Tạo cột văn bản: 
Chuyển về chế độ Print Layout ( chọn Tab View / Print Layout) rồi chuyển dấu chèn đến nơi muốn bắt đầu tạo cột. 
Chọn Tab Page Layout , nhắp lệnh Breaks trong nhóm Page Setup. 
Để các cột bắt đầu tại đầu một trang mới, chọn Next page . 
Để giữ các cột nằm trong cùng một trang với văn bản phía trên chúng, chọn Continuous . 
Nhắp nút Columns 
Chọn số lượng cột muốn chia. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.2. Định dạng cột văn bản: 
Nhắp tại một vị trí bất kỳ của cột văn bản, chọn Tab Page Layout/ Columns/ More Columns để hiển thị hộp thoại Columns. 
Presets: dạng có sẵn. 
Equal column width: độ rộng xác định. 
Width: độ rộng, Spacing: khoảng cách giữa các cột. 
Line between: Vạch ngăn cách các cột. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.3. Tạo một bảng mới: 
Dời dấu chèn đến nơi muốn chèn bảng. 
Chọn Tab Insert / nhắp nút Insert Table . 
Chọn số lượng hàng và cột. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.4. Nhập văn bản vào bảng: 
Để dời đến một ô cụ thể, chỉ cần nhắp vào trong ô đó. 
Để dời đến hàng trên hay dưới, dùng phím mũi tên lên  hay xuống  . 
Để dời đến ô bên trái hay phải, dùng phím mũi tên trái  hay phải . Cũng có thể nhấn phím Tab để dời vào ô nằm bên phải hay Shift + Tab để dời sang trái. 
Nhấn phím Enter trong ô sẽ bổ sung một dòng trắng vào hàng đó. 
M uốn gỡ bỏ dòng trắng, nhấn phím Backspace . 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.5. Bổ sung dòng và cột, chỉnh kích cỡ dòng và cột: 
Bổ sung hàng: 
Nhắp Tab Table Tools/ Layout/ chọn: Inset Above hoặc Insert Below. 
Bổ sung cột: 
Để chèn một cột, lựa cột đó (để lựa cột, nhắp tại đỉnh cột khi con trỏ biến thành mũi tên đen). Tab Table Tools/ Layout/ chọn: Insert Left hoặc Insert Right 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.5. Bổ sung dòng và cột, chỉnh kích cỡ dòng và cột: 
Để điều chỉnh chiều rộng cột, trỏ vào viền phải của cột rồi kéo đến vị trí thích hợp. 
Để chỉnh chiều cao một hàng, trỏ vào viền đáy rồi kéo đến vị trí thích hợp . 
Hoặc vào Table Tools/ Layout/ Cell size 
thay đổi kích thước. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.6. Định dạng một bảng: 
Lựa các ô (hoặc một phần văn bản trong ô) rồi thay đổi Font và kích cỡ Fon t. 
Để điều chỉnh viền bao quanh phía ngoài bảng, lựa nguyên bảng bằng cách chọn Tab Table Tools/ Layout/ Select/ Select Table . Sau đó chọn Design/Borders/ Borders and Shading. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.7. Vẽ bảng: 
Chọn Tab Insert / Table/ Draw Table. 
Mở danh sách thả Line Weight , chọn nét kẻ cho viền ngoài của bảng. 
Nhắp nút Pen Color rồi chọn màu cho viền ngoài của bảng . 
Kéo để có một hình chữ nhật (viền ngoài của bảng), rồi nhả nút chuột khi viền ngoài đã đúng cỡ. 
Vẽ các đường kẻ trong (cột và dòng) của bảng. 
Nhắp nút Draw Table để tắt nó. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.8. Một số thao tác khác: 
Để bổ sung màu nền cho ô, nhắp mũi tên xuống bên phải nút Shading Color trên thanh công cụ Table Tools/ Design . 
Để hợp nhất các ô liền kề thành một ô, hãy nhắp nút Eraser 
Hoặc: Table Tools/ Layout/ Merge cells . 
Để chia một ô thành nhiều ô, hãy chọn Draw Table và kẻ thêm các cột trong ô (cũng có thể chọn ô đó và chọn Table Tools/ Layout/ Split Cells : 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.8. Một số thao tác khác: 
Để thay đổi cách căn thẳng hàng văn bản trong bảng, lựa ô đó, chọn một trong chín cách căn chỉnh văn bản trong mục Alignment tại Tab Table Tool/ Layout. 
Để thay đổi hướng văn bản từ trái sang phải thành dưới lên hoặc trên xuống , hãy lựa ô rồi nhắp nút Text Direction . 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.9. Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại: 
Chuyển bảng thành văn bản: 
Chọn Table đó . 
Chọn Table Tools/ Layout/ Convert t o Text . 
Chọn dấu ngăn cách 
Chuyển văn bản thành bảng: 
Chọn văn bản. 
Chọn Insert/ T able/ Convert Text To Table . 
Chọn số cột. 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.10. Xóa dòng, cột, ô: 
Tại Tab Table Tools/ Layout: 
Xoá dòng 
Chọn dòng đó. 
Theo đường dẫn trên chọn Delete Rows. 
Xoá cột 
Chọn cột đó 
Theo đường dẫn trên chọn Delete Columns . 
Xoá ô 
Chọn ô đó 
Theo đường dẫn trên Chọn Delete/ Cells . 
4.9. Cột và Bảng 
4.9.11. Tính toán với cột và dòng: 
Chọn Tab Tabl e Tools / Layout/ Formula. 
Đặt hàm vào hộp Formula, định dạng số ở Number Format và lấy hàm ở Paste function để dán lên Formula . 
Chọn OK . 
Above : tính theo cột. 
Left: tính theo hàng. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.1. Chèn hình ảnh vào tư liệu: 
Đưa dấu chèn đến vị trí trong tư liệu. 
Chọn Tab Insert/ ClipArt. 
Sau đó kích chuột vào một ảnh bất kỳ để chèn vào tư liệu . 
Nếu biết kiểu ảnh đang tìm, gõ một hoặc hai từ có ý nghĩa vào hộp Search for (VD: Natural) , rồi nhấn Go . Word hiển thị các ảnh gần khớp với các từ khoá đã gõ. Khi tìm thấy ảnh muốn dùng, nhắp nó để đưa hình ảnh vào văn bản . 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.2. Di chuyển và chỉnh cỡ hình ảnh: 
Chọn ảnh để hiển thị mốc lựa (selection hanldes). 
Trỏ lên một mốc lựa, kéo để nới rộng hoặc thu nhỏ ảnh . 
Để dời ảnh, lựa nó, nhắp nút Text Wrapping trên Tab Picture Tools/ Format rồi nhắp Square , rồi kéo ảnh đến vị trí mới . 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.3. Xén ảnh và bổ sung viền: 
Để xén một ảnh, lựa ảnh đó rồi nhắp nút Crop trên tab Picture Tools/ Format . 
Đưa trỏ chuột đến mốc lựa (selection hanldes) , kéo chuột rồi nhả nút chuột khi xén đúng phần ảnh cần bỏ. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.3. Xén ảnh và bổ sung viền: 
Để tạo viền cho ảnh, hãy nhấp phím phải chuột vào ảnh. 
Chọn Format Picture/ Line Style . 
Chọn kiểu viền ở Compound type hoặc Dash type , chọn độ rộng của đường ở Width , chọn màu ở Line Color , cuối cùng chọn OK . 
Thôi viền hãy nhấp phím phải chuột vào ảnh, chọn Format Picture/ Line Color/ chọn No line . 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.4. Điều khiển văn bản bao xung quanh ảnh: 
Lựa ảnh. 
Nhắp nút Text Wrapping trên tab Picture Tools/ Format 
Nhắp một trong các tuỳ chọn trên danh sách thả. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.5. Bổ sung các hình đơn giản vào tư liệu: 
Vào Tab Insert/ Shapes chọn một hình. 
Đưa chuột tới vị trí mong muốn, kéo chuột để vẽ hình. 
Nếu muốn tạo màu: nhắp mũi tên xuống bên phải nút Shape Fill trong thanh công cụ Drawing Tools rồi chọn một màu . 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.6. Nhóm và hủy nhóm: 
Nhóm 
Chọn các hình muốn tạo nhóm (Sử dụng kết hợp phím Ctrl để chọn nhiều hình). 
Nhấp vào Tab Draw Tools Format / Group / và chọn Group . 
Hủy nhóm 
Chọn hình đã tạo nhóm 
Nhấp vào Tab Draw Tools Format/ Group và chọn Ungroup. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.7. Nằm trước và nằm sau: 
Chọn hình muốn đặt nằm trước. 
Nhấp vào Draw Tools Format/ Bring Forward . 
Tùy chọn. 
Chọn hình muốn đặt nằm sau. 
Nhấp vào Draw Tools Format/ Send Backward. 
Tùy chọn. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.8. Quay hình: 
Chọn hình muốn quay. 
Nhấp nút Free Rotate trên hình. 
Quay hình. 
Quay trái và quay phải: 
Chọn hình. 
Nhấp vào Draw Tools Format, chọn Rotate , rồi chọn tiếp Rotate Left 
Tùy chọn. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.9. Tạo bóng cho hình: 
Chọn hình muốn đổ bóng. 
Nhấp vào Draw Tools Format/ Shadow Effects. 
Tùy chọn. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.10. Tạo hình 3 chiều (3D). 
Chọn hình muốn tạo 3D. 
Nhấp vào Draw Tools Format/ 3-D Effects. 
Tùy chọn. 
4.10. Tạo dựng đồ họa trong tư liệu 
4.10.11. Tạo chữ nghệ thuật (WordArt). 
Chọn vị trí muốn đặt chữ Wordart. 
Nhấp vào Tab Insert/ Word Art. 
Tùy chọn. 
4.11. Gửi giấy mời, công văn  hàng loạt 
4.11.1. Tư liệu chính: 
Soạn thảo tư liệu chính (giấy mời, công văn, thư ) 
Chọn Tab Mailings chọn Start Mail Merge : 
Chọn Letters nếu thư gốc là các loại thư, giấy mời. 
Chọn Envelopes nếu thư gốc là phong bì thư. 
Chọn Labels nếu thư gốc là các nhãn. 
... 
4.11. Gửi giấy mời, công văn  hàng loạt 
4.11.2. Tạo và lưu nguồn dữ liệu: 
Chọn Tab Mailings chọn Select Recipient 
Type New List : nếu chưa có nguồn dữ liệu. 
Use Existing List : nếu đã có sẵn nguồn dữ liệu từ trước. 
Tạo nguồn dữ liệu hoặc mở dữ liệu nguồn nếu đã có sẵn 
4.11. Gửi giấy mời, công văn  hàng loạt 
4.11.3. Nhập các khoản tin vào nguồn dữ liệu: 
Chọn Edit Data Source 
Nhấp New Entry để thêm bản ghi mới. 
Nhấp Delete Entry để xóa bản ghi. 
Ok. 
4.11. Gửi giấy mời, công văn  hàng loạt 
4.11.4. Trộn vào tư liệu chính. 
Quay về tư liệu, đặt dấu chèn trên dòng tương ứng. 
Nhắp nút Insert Merge Field . 
Nhắp trường tương ứng. 
Word sẽ chèn trường hợp nhất, được bao quanh bởi cặp dấu > và thao tác như vậy cho đến hết trường. 
4.11. Gửi giấy mời, công văn  hàng loạt 
4.11.5. Xem tư liệu đã được trộn: 
Nhắp nút PreView Results Sẽ hiển thị thông tin người thứ nhất. 
Nhấp các nút điều khiển bản ghi Word sẽ hiển thị dữ liệu của khoản tin tiếp theo. 
Nhắp nút Finish & Merge / chọn Edit Individual Documents để trộn các tư liệu. 
Nhắp nút Print trên thanh công cụ Customize Quick Access Toolbar để in các giấy mời soạn sẵn và đóng tư liệu lại mà không cần phải lưu nó .