Bài giảng Tin học ứng dụng - Phần 2: Tin học ứng dụng trong kinh tế - Chương 4: Ứng dụng công cụ quản lý dự án

PHẦN 3
TIN HỌC ỨNG DỤNG
TRONG QUẢN LÝ
Khoa Hệ thống thông tin quản lý
Trường ĐH Ngân hàng TP. HCM
BÀI GIẢNG MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG
CHƯƠNG 4 
ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 
QUẢN LÝ DỰ ÁN
MỤC TIÊU
▪Biết và áp dụng được chu trình quản lý dự án và
quản lý công việc
▪Hiểu và sử dụng được một số công cụ quản lý dự
án thông dụng
▪Sử dụng một công cụ quản lý dự án cụ thể trong
bài tập lớn (nhóm) về quản lý dự án và công việc.
C Ô N G C Ụ Q U Ả N LÝ D Ự Á N
GIỚI THIỆU1
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN2
ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 3
GIỚI THIỆU1
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN2
ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 3
KHÁI NIỆM DỰ ÁN
• Dự án là tập hợp các hoạt động có liên quan đến
nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian có
hạn, với những nguồn lực (con người, thiết bị, tài
chính) có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ
thể, rõ ràng, làm thỏa mãn nhu cầu của đối tượng mà
dự án hướng đến.
(PMBOK, 2017)
TÍNH PHỤ THUỘC CỦA CÔNG VIỆC
• Mỗi công việc chỉ có thể được thực hiện trong 
một bối cảnh (quan hệ với các công việc khác).
• Ví dụ,
– Công việc X chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số 
công việc khác bắt đầu
– Công việc Y chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số 
công việc khác kết thúc
– Công việc Z chỉ có thể được bắt đầu sau khi một số 
công việc khác đã được thực hiện với một mức độ 
xác định.
Quản lý dự án là việc “áp dụng các kiến
thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động dự án để đáp ứng yêu cầu dự án” 
(PMBOK, 2017)
QUẢN LÝ DỰ ÁN
5 nhóm quy trình QLDA:
• (1) Khởi tạo (initiating)
• (2) Lập kế hoạch (planning)
• (3) Thực thi (executing)
• (4) Kiểm soát (monitoring & controlling)
• (5) Kết thúc (closing).
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tt)
(PMBOK, 2017)
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN (tt)
VD. MỘT DỰ ÁN PHẦN MỀM
(Schwalbe, 2017)
Cấp 1
Cấp 2
Cấp 3
(Schwalbe, 2017)
LỊCH BIỂU, NGUỒN LỰC...
Miễn phí
Có bản quyền
QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN THEO 
PHƯƠNG PHÁP ĐƯỜNG GĂNG (CPM)
• CPM (Critical Path Method) công cụ phân tích
tiến độ quan trọng trong quản lý dự án.
• Biểu diễn chuỗi công việc theo sơ đồ mạng.
• Đường găng (Critical Path): Chuỗi công việc
có tổng thời gian thực hiện dài nhất.
• Việc thực hiện chậm trễ một công việc trên
đường găng sẽ kéo dài thời gian thực hiện
chung của dự án.
VÍ DỤ: DỰ ÁN TRIỂN KHAI SẢN PHẨM MỚI
• Cho bảng công việc của một dự án (tuần):
CV Nội dung CVtrước Thời gian
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
Thiết kế sản phẩm
Khảo sát thị trường
Thiết kế công nghệ sản xuất
Thiết kế mẫu mã sản phẩm
Làm sách chào hàng
Chiết tính giá thành
Kiểm tra chất lượng sản phẩm
Chuẩn bị các điểm tiêu thụ
Tường trình giá cả và nhu cầu
Viết báo cáo dự án
-
-
A
A
A
C
D
B, E
H
F, G, I
5
2
4
4
3
1
4
5
2
3
SƠ ĐỒ MẠNG
1
2
3
4
5
6
7 8
A
B
C
E
H
D
G
F
I
J
Đường găng: A – E – H – I - J
GIỚI THIỆU1
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN2
ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 3
Công cụ có bản quyền
• Microsoft Project
• Project Manager
• Orange Scrum
• Primavera
• Mavenlink
• Basecamp
• Smartsheet
• Evernote
• Khác
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN (tt)
Công cụ miễn phí
• Jira
• Trello
• Asana
• Agilefant
• My Collab
• My Xteam
• Open Project
• Easy Project
• Khác
GIỚI THIỆU1
CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN2
ỨNG DỤNG CÔNG CỤ 3
ID Name Time Start End Resource
01 N.vụ_01 3 days 01/08/2018 04/08/2018 Linh
02 N.vụ_02 5 days 03/08/2018 10/08/2018 Thắng, Tèo, Tí
Lịch biểu Nguồn lực
THÔNG SỐ CƠ BẢN CỦA 1 DỰ ÁN
MS Project
LỰA CHỌN VÀ TRUY CẬP BAN ĐẦU
MÀN HÌNH CHÍNH CỦA MS PROJECT
TẠO TÁC VỤ CƠ BẢN
• Thực hiện trên 3 cột
─ ID: Mã tác vụ 
─ Task Mode: Kiểu tác vụ 
─ Task Name: Tên tác vụ 
XÂY DỰNG LỊCH BIỂU CƠ BẢN
• Thực hiện trên 3 cột
─ Duaration: Thời gian của tác vụ 
─ Start: Thời gian bắt đầu tác vụ 
─ Finish: Thời gian kết thúc tác vụ 
QUẢN LÝ NGUỒN LỰC CƠ BẢN
• Thực hiện trên 2 cột
─ Predecessor: Tác vụ trước
─ Resource Name: Tên nguồn lực
VD. DỰ ÁN TRIỂN KHAI SẢN PHẨM MỚI
• Phòng Nghiên cứu sản phẩm Công ty XYZ
đang triển khai thực hiện dự án phát triển một
loại sản phẩm mới. Với danh sách công việc
cùng các nhóm thực hiện được cho trong các
bảng tiếp theo.
DANH SÁCH CÔNG VIỆC
CV Nội dung CV trước Thời gian
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Thiết kế sản phẩm
Khảo sát thị trường
Thiết kế công nghệ sản xuất
Thiết kế mẫu mã sản phẩm
Làm sách chào hàng
Chiết tính giá thành
Kiểm tra chất lượng sản phẩm
Chuẩn bị các điểm tiêu thụ
Tường trình giá cả và nhu cầu
Viết báo cáo dự án
-
-
1
1
1
3
4
2, 5
8
6, 7, 9
5
2
4
4
3
1
4
5
2
3
NHÓM THỰC HIỆN
CV Nội dung Nhóm
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Thiết kế sản phẩm
Khảo sát thị trường
Thiết kế công nghệ sản xuất
Thiết kế mẫu mã sản phẩm
Làm sách chào hàng
Chiết tính giá thành
Kiểm tra chất lượng sản phẩm
Chuẩn bị các điểm tiêu thụ
Tường trình giá cả và nhu cầu
Viết báo cáo dự án
Kỹ thuật
Marketing
Kỹ thuật
Kỹ thuật
Marketing
Marketing
Kỹ thuật
Marketing
Marketing
Thư ký
YÊU CẦU
Sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý 
thời gian và nguồn lực cho dự án trên.
MS Project
THỰC HIỆN
• Tạo dự án mới
• Thiết lập thông tin dự án
• Tuy biến lịch biểu
• Tạo danh sách công việc
• Thiết lập quan hệ giữa các công việc
• Tạo báo cáo
TẠO DỰ ÁN MỚI
GIAO DIỆN MS PROJECT 2013
THIẾT LẬP THÔNG TIN DỰ ÁN
PROJECT | Project Information
File Options Schedule
THAY ĐỔI THỜI GIAN LÀM VIỆC
Project | Change 
working time
TẠO DANH SÁCH CÔNG VIỆC
THIẾT LẬP QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Task | Information | Predecessors
THIẾT LẬP QUAN HỆ CÔNG VIỆC (tt)
• Các loại quan hệ:
– Finish - to - Start (FS)
– Start - to - Start (SS)
– Finish - to - Finish (FF)
– Start - to - Finish (SF)
– None.
CỘT MỐC (MILESTONE)
• Là các tác vụ có thời gian thực hiện bằng 0, sử 
dụng để đánh dấu các mốc trong dự án.
• Ví dụ: Các tác vụ
– Bắt đầu
– Kết thúc
– Phê duyệt
– 
TÌM ĐƯỜNG GĂNG DỰ ÁN
Format | Gantt Chart 
Style
SƠ ĐỒ MẠNG (NETWORK DIAGRAM)
THIẾT LẬP DANH SÁCH NGUỒN LỰC
Các kiểu nguồn lực (tài nguyên)•
Work– : Nguồn lực thực hiện công việc (người, thiết bị)
Cost: – Chi phí
Material:– Nguyên liệu.
THIẾT LẬP DANH SÁCH NGUỒN LỰC (tt)
View | Resource Sheet
GHI CHÚ
• Trường hợp nguồn lực là các nhóm có nhiều
thành viên năng suất Max > 100%.
• Ví dụ,
– Max = 200% 2 người.
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC CHO TÁC VỤ
Task | Information | Resources
PHÂN BỔ NGUỒN LỰC CHO TÁC VỤ (tt)
CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC
Task Information | General
SƠ ĐỒ GANTT
Hoàn thành:
- Task 1: 80%
- Task 2: 100%
TẠO BÁO CÁO
• Cho phép tạo nhiều loại báo cáo
– Báo cáo tổng hợp chung cho dự án
– Báo cáo thực hiện công việc
– Báo cáo sử dụng tài nguyên
– Báo cáo chi phí
– 
BÁO CÁO NGUỒN LỰC
https://asana.com
ĐỌC THÊM...
BÀI TẬP (NHÓM)
Sử dụng một công cụ quản lý dự án (v.d., MS
Project, Asana, Trello, Jira...) để thực hiện quản lý
dự án/công việc mà nhóm anh/chị tự chọn.
(Yêu cầu chi tiết được đính kèm và theo như các yêu cầu của bài chương 1)
Q&A
Chương kế tiếp 
CÔNG CỤ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU