Bài giảng Tin học ứng dụng - Phần 1: Tin học văn phòng nâng cao - Chương 1: Kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao

PHẦN 1
TIN HỌC VĂN PHÒNG 
NÂNG CAO
Khoa Hệ thống thông tin quản lý
Trường ĐH Ngân hàng TP. HCM
BÀI GIẢNG MÔN TIN HỌC ỨNG DỤNG
CHƯƠNG 1
KỸ THUẬT SOẠN THẢO 
VĂN BẢN NÂNG CAO
Mục tiêu
Sử• dụng phần mềm MS Word để soạn
thảo các văn bản yêu cầu chất lượng cao.
Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 310/1/2018
NỘI DUNG
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 4
Kỹ thuật trình bày văn bản nâng cao1
Sử dụng các đối tượng trong văn bản2
Một số chức năng khác3
1. Kỹ thuật trình bày văn bản nâng cao
Đánha. số (Numbering)
Danhb. sách đa cấp (Multilevel list)
c. Sử dụng chủ đề (Theme)
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 5
Đánh số (Numbering)
Thường• xuên được sử dụng để đánh số
các đoạn, các mục trong văn bản.
Có• thể kết hợp với các nhãn và kiểu định
dạng (Style).
Ví• dụ: cách đánh số các ví dụ (bài giảng), 
các bước (qui trình), các điều (qui chế), 
Ưu• điểm: Tự gán/cập nhật giá trị trong quá
trình soạn thảo.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 6
Ví dụ
Tạo• numbering
chuyên dùng để soạn
các điều khoản trong
một văn bản, qui chế.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 7
Hộp tùy biến Define 
New Number Format
Đặt giá trị đánh số
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 8
Bắt đầu
danh sách 
mới
Tiếp tục
danh sách
Giá trị
khởi đầu
Tùy cọn
nâng cao
Danh sách đa cấp (Multilevel List)
Thích • hợp cho đánh số các chương, mục, 
tiểu mục trong các văn bản có cấu trúc
(bài báo khoa học, giáo trình, khóa luận, 
tiểu luận, ..)
Sử• dụng kết hợp với các style định dạng.
Ví• dụ: Danh sách đa cấp sử dụng cho việc
đánh số các chương, mục khóa luận.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 9
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 10
Tạo danh
sách đa
cấp mới
Sử dụng chủ đề (Theme)
Theme:• Tập các yếu tố định dạng (màu
sắc, font chữ, hiệu ứng hình ảnh) áp dụng
cho các đoạn trong văn bản.
Thay• đổi theme => thay đổi màu sắc, font 
chữ, hiệu ứng trong toàn văn bản.
Thao • tác Theme:
Word – 2010 => Page Layout
Word – 2013 => Design
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 11
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 12
Tạo theme mới
Lưu theme 
Word 2013
Chọn
Theme
Màu sắc 
đi theo 
theme
Tùy chọn
tạo màu
theme mới10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 13
Phông 
chữ đi 
theo 
theme
Tùy chọn tạo
phông chữ 
mới10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 14
2. Sử dụng các đối tượng trong văn bản
Dấua. sách (Bookmark)
Siêub. liên kết (Hyperlink)
Côngc. thức trong bảng (Formula)
Trưd. ờng dữ liệu (Field)
e. Sử dụng Quick Parts
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 15
Dấu sách (Bookmark)
Đánh• dấu các vị trí quan trọng trong tài
liệu.
Thao • tác cơ bản:
Tạo– bookmark
Di – chuyển tới bookmark
Xóa– bookmark
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 16
Tạo bookmark
Đặt• con trỏ tại vị
trí bookmark;
Insert• | Bookmark;
Nhập• tên
bookmark;
Nhấp• Add.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 17
Di chuyển tới bookmark
Nhấn• Ctrl + G (hoặc Home | Find | Go 
to);
Hộp• thoại Find and Replace: Chọn
Bookmark => nhập tên Bookmark => Go To.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 18
Siêu liên kết (Hyperlink)
Chuỗi• ký tự (hoặc hình ảnh) liên kết tới
một tập tin, một vị trí tài liệu, một địa chỉ
email hoặc một tài liệu cần tạo.
Chèn• hyperlink:
Chọn– chuỗi ký tự/hình ảnh muốn gắn
liên kết;
Insert | – Hypelink;
Chỉ– định đối tượng liên kết tới.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 19
Liên kết tới tập tin
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 20
Liên kết tới vị trí tài liệu
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 21
Liên kết tạo tài liệu mới
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 22
Liên kết địa chỉ email
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 23
Chèn công thức trong bảng
Lệnh• Layout | Formula.
Nhập• công thức, định dạng.
Tham• số hàm: ABOVE, BELOW, LEFT, 
RIGHT.
Tính• toán lại: nhấn F9.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 24
Hộp thoại Formula
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 25
ĐẠI DIỆN BÁN HÀNG
DOANH SỐ
THÁNG 1
DOANH SỐ
THÁNG 2
Nguyễn Thị Lan Anh 100000000 52000000
Trần Mai Khôi 59750000 47500000
Dương Ái Lan 47300000 64300000
Nguyễn Quỳnh Chi 50125000 51200000
Tạ Quang Hùng 47123000 43400000
Tổng 304298000 258400000
Chụp và chỉnh sửa hình màn hình
Chụp• màn hình: Insert | Screen shot
Chỉnh• sửa hình:
Cắt– (Picture Style), Xén hình (Crop);
Lật– (Flip), xoay (Rotate);
Thay– đổi độ sáng tối;
Xóa– nền
– Nén hình (Compress)
Định dạng – (màu sắc, đường viền, hiệu
ứng, kích thước, vị trí );
Chế– độ wrap text
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 26
Đối tượng Quick Part
Công• cụ chèn nhanh các phần lặp lại
trong văn bản => giảm thời gian, công sức
soạn văn bản.
Các• loại Quick Part:
Chuỗi– ký tự, sơ đồ, hình ảnh, bảng biểu;
Chuỗi– tự động (AutoText);
Thuộc– tính văn bản;
Trường– dữ liệu (Field);
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 27
Các thao tác cơ bản
Tạo• Quick Part;
Chèn• Quick Part;
Xóa• Quick Part.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 28
Tạo Quick Part
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 29
Chọn• chuỗi, bảng, hình;
Quick Part | Save Selection to Quick Part •
Gallery.
Xóa Quick Part
Mở• Quick Part 
Gallery => chọn
một Quick Part 
muốn xóa => 
nhấp Delete.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 30
Chuỗi tự động (AutoText)
Chuỗi• ký tự tắt thay cho chuỗi thường
xuyên lặp lại trong văn bản.
VD: DHNH => Đại học Ngân hàng
HCM.
Các• thao tác:
Tạo– AutoText;
Chèn– AutoText;
– Xóa AutoText.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 31
Trường dữ liệu (Field)
Các• vị trí được
chèn dữ liệu từ
một nguồn nào
đó.
VD• : Công thức, 
bảng, ngày tháng, 
tên tác giả, địa
chỉ, 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 32
Thuộc tính tài liệu (Document Properties)
Thông• tin về tài liệu:
Abstract;–
Author;–
Category;–
Comments;–
Company;–
– 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 33
Thao • tác:
Tạo– ;
Chèn– .
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 34
Thêm các khối dữ liệu vào văn bản
3. Một số chức năng khác
Tạoa. mục lục
Tạob. danh mục bảng, hình
Tạoc. danh mục trích dẫn tài liệu
Trộnd. thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 35
Tạo mục lục
Các• thao tác cơ bản:
Đánh– dấu các mục;
Chèn– mục lục;
Cập– nhật mục lục;
Xóa– mục lục.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 36
Đánh dấu các mục
Hai • cách:
Sử– dụng các style Heading;
Đánh– dấu các mục muốn đưa vào mục
lục bằng References | Add Text
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 37
Chèn và Hiệu chỉnh mục lục
Hiển thị số trang
Canh phải số trang
Sử dụng liên
kết thay cho 
số trang
Đường dẫn
điều hướng
Cấp độ hiển thị
Kiểu định
dạng mục lục
Các tùy chọn
cho mục lục
Hiệu
chỉnh
References | 
Table of 
Content
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 38
Cập nhật mục lục
Chỉ• cập nhật số trang
Cập• nhật toàn mục lục
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 39
Danh mục hình và bảng
Tạo• tiêu đề cho bảng/hình
Tạo• bảng danh mục bảng/hình
Xóa• bảng danh mục
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 40
Danh mục hình ảnh, bảng biểu
Để thêm danh mục cho 
hình ảnh hoặc bảng biểu, 
ta làm như sau:
• Vào thẻ References => 
trong nhóm Captions, 
chọn Insert Caption.
Tiêu đề cho hình ảnh hoặc bảng biểu
Chọn nhãn danh mục hình ảnh hoặc bảng biểu
Vị trí của tiêu đề so với hình ảnh hoặc bảng biểu
Loại trừ nhãn khỏi chú thích hình ảnh hoặc bảng biểu
Tạo nhãn mới
Cách đánh số hình ảnh hoặc bảng biểu
Tạo tự động chú thích hình ảnh hoặc bảng biểu
41
Danh mục hình ảnh, bảng biểu
Nhãn của chú thích
Bao gồm nhãn và số
Hiệu chỉnh 
danh mục 
hình ảnh 
hoặc bảng 
biểu10/1/2018
Trích dẫn tài liệu tham khảo
Danh• mục tài liệu tham khảo:
Tác– giả/nhóm tác giả;
Tên– tài liệu;
Nhà– xuất bản;
Thành– phố;
Năm – xuất bản.
Trình• bày theo chuẩn xác định.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 43
Chọn chuẩn trích dẫn
Reference | Citation & Bibliography | Style•
IEEEE (– khoa học – kỹ thuật);
APA;–
ISO;–
– 
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 44
Thêm trích dẫn tài liệu
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 45
Quản lý nguồn tài liệu trích dẫn
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 46
Các kiểu danh sách tài
liệu tham khảo có sẵn
Kiểu trình bày tài
liệu tham khảo
10/1/2018 47
Làm việc với khung dàn ý
Sử• dụng bộ công cụ Outline Tools (Thẻ
View | Outline).
Các• chức năng cơ bản:
Xem– khung dàn ý (cấu trúc phân cấp đa
mục đa cấp) tài liệu;
– Tạo mục mới;
Thay– đổi cấp (level) mục;
Xóa– , di chuyển mục.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 48
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 49
Thư tín
Bộ• công cụ Mailings:
Tạo– bìa thư (Envelopes);
Tạo– nhãn (Labels);
Trộn– thư (Mail merge).
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 50
Trộn thư
Tạo• và in thư gửi cho nhiều người nhận.
Cấu• trúc:
Nội– dung chính (chung cho các thư);
Thông– tin người nhận.
Nguyên• lý: Chèn thông tin người nhận (từ
danh sách tạo sẵn) vào văn bản chính (nội
dung thư).
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 51
Thực hiện
Tạo• & lưu danh sách người nhận (bảng
excel, word,);
Tạo• văn bản chính (nội dung thư);
• Mở tập tin danh sách người nhận;
Chèn• thông tin người nhận (Field) vào văn 
bản chính;
Trộn• & In thư.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 52
Cộng cụ
Thực• hiện thủ công các bước với các lệnh
tương ứng trên thanh công cụ;
Sử• dụng trình thông minh Step by Step 
Mail Merge Wizard.
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 53
Danh sách người nhận
Nhập 
danh 
sách mới
Sử dụng danh 
sách có sẵn trong 
tập tin MS 
Excel, MS 
Access, 
Chỉnh sửa danh sách người nhận thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 55
Chèn trường dữ liệu để trộn thư
Chọn trường 
trong danh 
sách để đưa 
vào trộn thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 56
Xem 
trước 
kết quả
Hoàn 
thành và
trộn thư
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 57
Q & A???
10/1/2018 Chương 1 - Xử lý văn bản nâng cao 58
Chương kế tiếp 
KỸ THUẬT BẢNG TÍNH
NÂNG CAO