Bài giảng Tin học đại cương - Chương 3: Xử lý văn bản với Microsoft Word 2007 - Trần Thanh San

Chương 3: 
Xử lý văn bản với Microsoft Word 2007 
NỘI DUNG TRÌNH BÀY 
1. Đại cương về Microsoft Word 
2. Định dạng văn bản 
3. Đánh dấu đầu đoạn (Bullet) và đánh số tự động 
(Numbering) 
4. Tạo khung viền và bóng đổ cho đoạn văn bản 
5. Văn bản dạng cột (column) 
6. Bảng (Table) 
NỘI DUNG TRÌNH BÀY 
7. Chèn các đối tượng 
8. Một số chức năng hiệu chỉnh văn bản 
9. Trộn thư 
10. Phân trang, số trang, tiêu đề đầu trang và cuối trang 
11. Kiểu trình bày và mục lục 
12. In ấn 
1. Đại cương về Microsoft Word 
1.1 Giới thiệu 
1.2 Khởi động và thoát 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word 
1.4 Các chế độ hiển thị văn bản 
1.5 Các thao tác cơ bản 
1.6 Lưu ý khi nhập và hiệu chỉnh văn bản 
1.7 Các thao tác trên khối văn bản 
1.1 Giới thiệu 
MS Word là phần mềm xử lý văn bản trong bộ phần mềm 
Microsoft Office 
 MS Word có nhiều tính năng mạnh trong: 
Soạn thảo và trình bày văn bản, đồ họa 
Trình bày, in ấn tài liệu 
Tạo các bảng biểu, văn bản nhiều cột 
 ... 
1.2 Khởi động và thoát 
 Khởi động 
 C1: Click Start Programs Microsoft Office 
 Microsoft Word 2007 
 C2: Double click lên biểu tượng chương trình trên màn 
hình Destop (nếu có) 
1.2 Khởi động và thoát (tt) 
 Thoát 
 C1: Click vào biểu tượng Microsoft Office Close 
 C2: Click biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ Word 
 C3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word 
Word 2007 sử dụng Ribbon thay thế menu và toolbar của các 
phiên bản trước. Ribbon được xem là trung tâm điều khiển để tạo 
ra các văn bản 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
• Ribbon có 3 thành phần cơ bản gồm: 
(1) Tab (thẻ) gồm 7 thẻ cơ bản: Home, Insert, Page Layout, 
References, Mailings, Review, View 
(2) Groups (nhóm): mỗi tab có một vài nhóm chỉ ra các mục 
có liên quan với nhau. Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ 
ở góc phải bên dưới của mỗi nhóm để hiển thị các 
tùy chọn liên quan 
(3) Commands (nút lệnh): cho người dùng nhập hoặc chọn 
11 
Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ ở góc phải bên dưới của mỗi 
nhóm để hiển thị các tùy chọn liên quan 
1.3 Cửa sổ giao diện MS PowerWord (tt) 
12 
7 Tab của Ribbon gồm: 
1. Home: chứa các nút lệnh thường được sử dụng khi làm việc 
gồm: cắt, dán, sao chép, định dạng, tìm kiếm, thay thế, 
2. Insert: chèn các loại đối tượng vào văn bản như: bảng, hình 
ảnh, chữ nghệ thuật, ký hiệu,âm thanh, 
3. Page Layouts: thiết lập định dạng trang văn bản như: khoảng 
cách, hướng trang, ngắt trang, 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
13 
4. References: tạo các chú thích, mục lục văn bản, mục lục hình 
ảnh, 
5. Mailings: tạo thư, trộn thư, 
6. Review: kiểm tra chính tả, thiết lập bảo vệ văn bản, 
7. View: xem văn bản theo các chế độ hiển thị khác nhau, phóng 
to, thu nhỏ, 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
14 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
15 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
Ngoài ra, một số tab chỉ hiển thị khi cần như tab Picture Tools chỉ 
hiển thị khi một hình được chọn 
 Thước đo (Ruler) gồm: thước đo ngang và dọc 
Điều chỉnh lề của trang giấy 
Định khoảng cách thụt vào, thiết lập các điểm canh cột 
Định khoảng cách cột, bảng biểu 
 Đơn vị đo là cm hay inch 
Hiển thị và ẩn thước đo: 
+ C1: Click tab View check nút Ruler trong nhóm Show/ Hide 
+ C2: Click View Ruler ở trên cùng thanh cuộn dọc 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
Lưu ý: Thước đo dọc sẽ không xuất hiện nếu nó bị ẩn 
Để hiển thị thước đo dọc: Click nút Microsoft Office click nút 
Word Options hộp thoại Word Option hiển thị 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
Lưu ý: Thước đo dọc sẽ không xuất hiện nếu nó bị ẩn 
Chọn Advanced trong hộp thoại Word Options check Show 
vertical ruler in Print Layout view trong nhóm Display 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt) 
Đổi đơn vị đo trên thước: Click nút Microsoft Office click nút 
Word Option hộp thoại Word Option hiển thị chọn đơn vị đo tùy 
ý trong hộp Show measurements in Units of 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình 
Thao tác thực hiện: 
+ C1: Click tab View chọn chế độ xem văn bản trong nhóm 
Documents Views 
+ C2: Click chế độ xem văn bản trên thanh view ở góc dưới phải 
cửa sổ làm việc 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Print layout: xem văn bản trên toàn trang. Đây là chế độ mặc định 
của Word 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Full Screen Reading: phóng to văn bản trên toàn màn hình. Người 
dùng có thể chọn xem tài liệu theo nhiều cách khác nhau. Thao tác 
thực hiện: click nút View Options chọn chế độ xem văn bản: tăng 
cở chữ văn bản, hiển thị cùng lúc hai trang, 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Full Screen Reading: Người dùng có thể nhảy đến một phần của 
văn bản bằng cách dùng Document Map hoặc Thumbnails ở giữa 
màn hình 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Full Screen Reading: Người dùng có thể to sáng nội dung cần nhớ 
 click Text Highlight Color trong nhóm Reading Tools 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Web layout: xem văn bản theo dạng Web 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Outline: hiển thị văn bản theo dàn bài 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
 Draft: xem văn bản hiển thị dạng bản thảo 
28 
Người dùng có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản theo các cách 
sau: 
+ C1: Click tab View click nút Zoom trong nhóm Zoom 
chọn chế độ phóng to hay thu nhỏ 
+ C2: Kéo thanh trượt Zoom ở góc dưới bên phải cửa sổ Word 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
29 
Người dùng có thể xem văn bản trên một trang, hai trang, thực 
hiện theo cách sau: Click tab View Click One Page, Two 
Pages, Page Width trong nhóm Zoom 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
30 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
Người dùng có thể sắp xếp nội dung trong một tập tin để tiện 
việc chỉnh sửa nội dung theo cách sau: Click tab View click 
nút New Window trong nhóm Window một cửa sổ của tập 
tin hiện hành hiển thị Click nút Arrange All để sắp xếp các 
tập tin trên các cửa sổ giao diện khác nhau 
31 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
Người dùng có thể chỉnh sửa nội dung trong các cửa sổ làm việc 
khác nhau. Những nội dung chỉnh sửa vẫn được lưu trữ trên tập 
tin Word 
32 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
Để tách cửa sổ soạn thảo thành hai cửa sổ theo các cách sau: 
+ C1: Click tab View click nút Split trong nhóm Window 
xuất hiện vạch ngang màn hình click vào vị trí muốn phân 
chia trong cửa sổ soạn thảo 
+ C2: click nút ở trên cùng thanh cuộn dọc 
Để bỏ phân chia cửa sổ 
double click vào vị trí 
phân chia cửa sổ hoặc 
click nút Remove 
Split trong nhóm 
Window 
33 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
(3) Tùy chỉnh Quick Access Toobar 
 Tùy chỉnh này chứa tập hợp các lệnh không phụ thuộc tab đang 
hiển thị. Tùy chỉnh này gồm một nhóm nhỏ các nút lệnh nằm 
phía bên trái trên Ribbon. Các nút lệnh bao gồm: New, Save, 
Undo, Repeat và Redo,... 
34 
Người dùng có thể thu nhỏ và hiển thị lại Ribbon bằng cách: 
+ C1: double click chuột vào tab tab hiện hành sẽ được thu nhỏ 
hoặc hiển thị lại 
+ C2: click Quick Access Toobar Minimize the Ribbon 
1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt) 
35 
1.5 Các thao tác với tập tin 
 Tạo mới 
 Click biểu tượng New Chọn Blank document trong 
nhóm Blak and recent Create 
36 
1.5 Các thao tác với tập tin 
 Tạo mới 
 Cửa sổ soạn thảo văn bản mới hiển thị 
37 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Lưu tập tin 
 Tập tin của MS Word 2007 có phần mở rộng mặc định là .docx 
 Thao tác thực hiện: click biểu tượng Save As hộp 
thoại Save As hiển thị chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu trong hộp 
thoại Save in đặt tên cho tập tin trong hộp thoại File Name 
 Nhấn Save 
38 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Lưu tập tin đã có 
 Click biểu tượng Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S 
39 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ 
 Click biểu tượng Prepare Encrypt Document 
hộp thoại Encrypt Document hiển thị 
40 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ 
 Người dùng nhập mật khẩu bảo vệ Ok hộp thoại 
Confirm Password hiển thị yêu cầu người dùng xác nhận mật 
khẩu vừa nhập lưu tập tin 
41 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ 
Hoặc người dùng click nút Tool trong hộp thoại Save As 
General Options hộp thoại General Options hiển thị với các 
tùy chọn: 
+ Password to open: mật khẩu để mở 
+ Password to modify: mật khẩu thay đổi nội dung 
42 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Mở tập tin đã có 
 Click biểu tượng Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+O 
 hộp thoại Open xuất hiện chọn tập tin cần mở trong hộp 
thoại Open nhấn Open 
43 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
 Mở tập tin có mật khẩu bảo vệ 
 Khi mở tập tin này sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng 
nhập mật khẩu để mở tập tin Ok 
 Mở tập tin đã mở gần đây 
Click biểu tượng chọn tập tin cần mở trong cửa sổ 
Recent Documents 
1.5 Các thao tác với tập tin (tt) 
1.6 Nhập và hiệu chỉnh văn bản 
 Phím Enter: xuống dòng, kết thúc đoạn 
 Các phím di chuyển con trỏ: 
Home/ End: di chuyển về đầu/ cuối dòng hiện hành 
Ctrl+Home/ End: di chuyển về đầu/ cuối văn bản 
Page Up/ Down: di chuyển lên/ xuống một trang so với 
trang hiện hành 
1.6 Nhập và hiệu chỉnh văn bản (tt) 
 Phím tab: thụt đầu dòng, mặc định sẽ thụt vào 0,5 inch 
 Phím Spacebar: cách một khoảng trắng (1 ký tự) 
 Để nhập chữ hoa nhấn phím Caps Lock để mở đèn Caps Lock 
hoặc nhấn giữ phím Shift trong khi nhập 
 Để gõ các ký tự đặc biệt trên phím số phải nhấn giữ phím Shift 
 Ví dụ: để gõ dấu % thì phải nhấn giữ phím Shift và nhấn phím số 5 
1.6 Nhập và hiệu chỉnh văn bản (tt) 
 Phím ScreenPrint: chức năng chụp hình và lưu thành ảnh 
trong clipboard (muốn dán ra nhấn Paste) 
 Phím BackSpace (phím mũi tên <--): lùi và xóa một ký tự bên 
trái con chuột hoặc lùi lên dòng trên 
 Phím Delete: xóa 1 ký tự bên phải con chuột 
 Phím Ctrl + Enter: xuống một trang so với trang hiện hành 
 Ctrl+ /<--: sang trái/ phải một từ 
 Ctrl +↑/↓: lên/ xuống một đoạn văn bản (paragraph) 
 Ctrl + Page Up/ Page Down: đến đầu trang trước/ trang sau 
1.7 Các thao tác trên khối văn bản 
1.7.1 Chọn khối văn bản 
1.7.2 Xóa khối văn bản 
1.7.3 Sao chép khối văn bản 
1.7.4 Di chuyển khối văn bản 
1.7.5 Dán khối văn bản 
1.7.6 Hủy bỏ và thực hiện lại các thao tác 
1.7.1 Chọn khối văn bản 
 Có 2 cách thường dùng: 
 C1: Rê chuột trên khối cần chọn 
 C2: Dừng điểm chèn tại vị trí đầu khối cần chọn 
 nhấn giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên để di 
chuyển đến cuối khối 
 Khối văn bản sau khi được chọn sẽ được tô đen 
Lưu ý: để chọn cả văn bản nhấn tổ hợp phím Ctrl+A 
1.7.1 Chọn khối văn bản (tt) 
1.7.2 Xóa khối văn bản 
 Có 2 cách thường được dùng: 
C1: chọn khối văn bản cần xóa nhấn phím Backspace 
hoặc phím Delete 
C2: Nhấn phím Backspace để xóa từ ký tự bên trái con 
chuột, nhấn phím Delete để xóa ký tự bên phải con chuột 
1.7.3 Sao chép khối văn bản 
Chọn khối văn bản cần sao chép nhấn nút Copy 
trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn tổ hợp phím 
Ctrl+C 
1.7.4 Di chuyển khối văn bản 
 Chọn khối văn bản cần di chuyển nhấn nút Cut trong 
nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn tổ hợp phím 
Ctrl+X 
1.7.5 Dán khối văn bản 
 Lênh này sẽ dán đoạn văn bản đã được Cut hoặc Copy vào 
vị trí được chọn click nút trong nhóm Clipboard của tab 
Home hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V 
 Hủy các thao tác thực hiện 
 Click nút Undo trên thanh công cụ Quick Access 
Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z để hủy bỏ thao 
tác hay các lệnh vừa thực hiện 
 Thực hiện lại các thao tác vừa thực hiện 
 Click nút Redo trên thanh công cụ Quick Access 
Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y để thực hiện lại 
thao tác vừa hủy bỏ 
1.7.6 Hủy bỏ và thực hiện lại các thao tác 
2. Định dạng văn bản 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản 
2.2 Định dạng ký tự 
2.3 Định dạng đoạn văn bản 
57 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản 
Để định dạng font đầy đủ chọn định dạng trong nhóm Font của tab 
Home hoặc nhấn vào nút biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc phải của 
nhóm Font để định dạng font chữ, cỡ chữ, chữ đậm, nghiêng, màu 
sắc 
58 
Người dùng có thể chọn văn bản cần định dạng menu con hiển thị 
cho phép người dùng thiết lập định dạng cho văn bản 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản (tt) 
59 
2 tùy chọn quan trọng trong hộp thoại Font: 
+ Superscript: đánh dấu chỉ số mũ trên. Ví dụ: 31/2 
+ Subscript: đánh dấu chỉ số mũ dưới. Ví dụ: 10012 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản (tt) 
 Thẻ Font: 
 Các hiệu ứng (Effect) cho chữ gồm: 
- Strikethrough: gạch giữa chữ 1 đường 
- Double Strikethrough: gạch giữa chữ 2 đường 
- SuperScript: tạo số mũ trên như e2 
- SubScript: tạo mũ dưới như log2 
- Shadow: tạo bóng đổ 
- Outline: tạo đường viền bên ngoài 
- Emboss: kim loại 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản (tt) 
 Thẻ Font: 
Các hiệu ứng (Effect) cho chữ gồm: 
- Engrave: khắc chìm 
- Small Caps: chữ thường 
- All Caps: chữ hoa 
- Hidden: ẩn chữ 
- Nút Default: thiết lập giá trị mặc định cho font chữ, kích 
thước, kiểu chữ 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản (tt) 
 Thẻ Character Spacing: 
- Spacing: thiết lập khoảng cách giữa các ký tự 
 + Normal: bình thường 
 + Expanded: nới rộng 
 + Condensed: thu hẹp 
- Position: vị trí cao thấp 
 + Raised: nâng lên cao 
 + Lowered: hạ xuống thấp 
 + Normal: bình thường 
2.1 Định dạng font chữ cho văn bản (tt) 
2.2 Định dạng ký tự 
2.1.1 Hiện hoặc ẩn dấu định dạng 
2.1.2 Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản 
2.1.3 Chèn công thức toán học 
2.1.4 Ký tự hoa lớn đầu đoạn 
2.1.5 Chuyển khối văn bản thành chữ hoa và chữ thường 
2.1.6 Điểm canh cột 
2.2.1 Hiện hoặc ẩn dấu định dạng 
Click tab Home Click nút Show/Hide trong nhóm Paragraph 
2.2.1 Hiện hoặc ẩn dấu định dạng (tt) 
Văn bản sẽ hiển thị các dấu định dạng tương ứng 
66 
 2.2.2 Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản 
Chức năng này cho phép thêm các ký tự đặc biệt vào văn bản 
Thao tác thực hiện: đặt chuột tại vị trí cần chèn click tab Insert 
click nút Symbol trong nhóm Symbols của tab Insert chọn ký tự 
cần chèn 
67 
 2.2.2 Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản (tt) 
Chức năng này cho phép thêm các ký tự đặc biệt vào văn bản 
Nếu không thấy ký tự cần chèn trong bảng Symbol click More 
Symbol trong nhóm Symbols Hộp thoại Symbol xuất hiện chọn 
Font chọn ký tự click Insert 
68 
 2.2.2 Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản (tt) 
Người dùng có thể gán phím tắt cho ký tự đặc biệt bằng cách click 
nút Shortcut Key trong hộp thoại Symbol Hộp thoại Customize 
Kwyboard hiển thị gán phím tắt trong khung Press new shortcut 
key Click Assign Close. Nếu muốn bỏ phím tắt vừa gán 
chọn phím tắt trong khung Current keys Remove 
69 
 2.2.3 Chèn công thức toán học 
Thao tác thực hiện: đặt chuột tại vị trí cần chèn click tab Insert 
click nút Equation trong nhóm Symbols của tab Insert chọn 
dạng công thức cần chèn 
70 
 2.2.3 Chèn công thức toán học (tt) 
Thanh công cụ Equation Tools hiển thị với các nhóm công thức và 
cấu trúc sẽ giúp người dùng chèn công thức hoặc tạo công thức dễ 
dàng 
71 
 2.2.3 Chèn công thức toán học (tt) 
72 
 2.2.3 Chèn công t ... hục vụ công việc đánh số trang, tạo tiêu đề 
đầu trang và cuối trang, 
Thao tác thực hiện: đưa chuột vào trang muốn tạo ngắt phần 
(Section) click tab Page Layout click nút Breaks trong 
nhóm Page Setup click Section Breaks Next Page 
10.4 Ngắt phần (tt) 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang 
Header xuất hiện ở đầu trang giấy và Footer xuất hiện ở cuối 
trang giấy. Header và Footer thường được dùng để trình bày 
tiêu đề, ngày tháng, biểu tượng công ty, số trang, tên tác giả, 
Click tab Insert click nút Header hoặc Footer trong nhóm 
Header & Footer chọn định dạng cần thiết lập 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Người dùng nhập nội dung vào tiêu đề đầu trang hoặc tiêu đề 
cuối trang 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Người dùng di chuyển giữa tiêu đề đầu trang và cuối trang bằng 
cách click nút Go to Header hoặc Go to Footer trong nhóm 
Navigation 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Người dùng có thể chỉnh sửa nội dung của tiêu đề đầu trang 
hoặc cuối trang theo các cách sau: 
+ C1: click nút Header hoặc Footer click Edit Header 
hoặc Edit Footer 
+ C2: double click vào Header hoặc Footer vừa tạo để chỉnh 
sửa nội dung 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Người dùng có thể tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang khách 
nhau giữa trang chẳn và trang lẻ bằng cách click Header & 
Footer Tools check Different First Page trong nhóm 
Options 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Người dùng có thể tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang của 
trang đầu khác với các trang còn lại bằng cách click vào trang 
lẻ bất kỳ click Header hoặc Footer click nhãn thiết kế 
trang lẻ (Odd Page) như Austere (Odd Page) click tab 
Header & Footer Tools check Different Odd & Even 
Pages trong nhóm Options 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Click nút Next Section hoặc Previous Section trong nhóm 
Navigation để chuyển con chuột đến tiêu đề đầu trang hoặc 
cuối trang của trang chẳn click nhãn thiết kế trang lẻ (Even 
Page) như Austere (Even Page) click tab Header & Footer 
Tools check Different Odd & Even Pages trong nhóm 
Options 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Click nút Next Section hoặc Previous Section trong nhóm 
Navigation để chuyển con chuột đến tiêu đề đầu trang hoặc 
cuối trang của trang chẳn click nhãn thiết kế trang lẻ (Even 
Page) như Austere (Even Page) click tab Header & Footer 
Tools check Different Odd & Even Pages trong nhóm 
Options 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Người dùng có thể chèn tiêu đề đầu trang và cuối trang khác 
nhau ở mỗi phần hay mỗi chương hiển thị nội dung khác 
nhau giữa các phần hoặc chương 
Thao tác thực hiện: click nút Drafts trên thanh trạng thái để 
hiển thị nội dung văn bản 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Click tab Home click nút Find trong nhóm Editing hộp 
thoại Find and Replace hiển thị click tab Go to chọn 
Section trong danh sách Go to what click nút Next để tìm 
ngắt phần trong văn bản 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Thao tác tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang cho các ngắt phần: 
click vào phần cần tạo tiêu đề click tab Insert click 
Header hoặc Footer trong nhóm Header & Footer click 
nút Edit Header hoặc Edit Footer click nút Link to 
Previous trong nhóm Navigation để ngắt kết nối giữa tiệu đề 
đầu trang và cuối trang trong phần này và phần khác 
10.5 Thiết lập tiêu đề đầu trang và cuối trang (tt) 
Để xóa tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang: double click cần xóa 
 click Header hoặc Footer trong nhóm Header & Footer 
click nút Remove Header hoặc Remove Footer 
10.6 Chèn số trang 
Để chèn số trang click tab Insert click nút Page Number 
 chọn thiết kế trang từ bộ sưu tập các thiết kế Top of Page, 
Bottom of Page, Page Margins, 
10.6 Chèn số trang (tt) 
Người dùng có thể click Format Page Number Hộp thoại 
Page Number Format hiển thị thiết lập các tùy chọn 
10.7 Ngắt trang 
Để trang các dòng cụt ở đầu trang hay cuối trang, các bảng bị 
chia ra thành hai trang khác nhau, cần dùng ngắt trang để 
phù hợp với yêu cầu về nội dung và thẩm mỹ khác nhau 
Đưa chuột đến vị trí cần ngắt trang click tab Insert Page 
Break trong nhóm Pages hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+Enter 
10.7 Ngắt trang (tt) 
Muốn chặn ngắt trang ở giữa đoạn văn bản: 
Chọn đoạn văn bản cần chặn ngắt trang 
10.7 Ngắt trang (tt) 
Muốn chặn ngắt trang ở giữa đoạn văn bản: 
click mũi tên nhỏ ở góc dưới để mở hộp thoại Paragraph 
hộp thoại Paragraph hiển thị click tab Line and Page 
Breaks check Keep lines together 
10.7 Ngắt trang (tt) 
10.7 Ngắt trang (tt) 
Giữ đoạn văn bản muốn giữ chúng trong cùng một trang: 
Chọn đoạn văn bản cần giữ click tab Page Layout click 
mũi tên nhỏ ở góc dưới để mở hộp thoại Paragraph hộp 
thoại Paragraph hiển thị click tab Line and Page Breaks 
check Keep with next 
10.7 Ngắt trang (tt) 
10.7 Ngắt trang (tt) 
Đặt ít nhất hai dòng của đoạn văn bản ở trên cùng hay dưới 
cùng một trang (tránh dòng mồ côi): 
Chọn đoạn văn bản cần giữ click tab Page Layout click 
mũi tên nhỏ ở góc dưới để mở hộp thoại Paragraph hộp 
thoại Paragraph hiển thị click tab Line and Page Breaks 
check Windows/ Orphan control 
10.7 Ngắt trang (tt) 
Chặn ngắt trang trên một dòng của bảng: 
Chọn dòng trong bảng không muốn bị ngắt click tab Table 
Tools click tab Layout click Properties trong nhóm 
Table hộp thoại Properties hiển thị click tab Row bỏ 
chọn Allow row to break across pages 
10.7 Ngắt trang (tt) 
Chặn ngắt trang trên một dòng của bảng: 
Chọn dòng trong bảng không muốn bị ngắt click tab Table 
Tools click tab Layout click Properties trong nhóm 
Table hộp thoại Properties hiển thị click tab Row bỏ 
chọn Allow row to break across pages 
10.7 Ngắt trang (tt) 
10.8 Chèn chú thích cuối trang và cuối văn bản 
Chèn các chú thích hoặc các thông tin tham khảo cho các nội 
dung đã được trình bày trong văn bản. Một chú thích gồm 2 
phần: 
- Phần dấu tham khảo (ví dụ 1 *) có mặt trong nội dung văn bản 
- Nội dung phần chú thích 
Đưa chuột vào vị trí cần chèn chú thích click tab References 
 click Insert Footnote (chèn chú thích) hay Endnote (chú 
thích cuối văn bản) trong nhóm Footnotes nhập nội dung chú 
thích 
10.8 Chèn chú thích cuối trang và cuối văn bản (tt) 
10.8 Chèn chú thích cuối trang và cuối văn bản (tt) 
Người dùng có thể mở hộp thoại Footnote and Endnote để 
thiết lập các thông số cho chú thích bằng cách click mũi tên 
nhỏ ở góc bên phải của nhóm Footnotes hộp thoại 
Footnote and Endnote hiển thị 
10.8 Chèn chú thích cuối trang và cuối văn bản (tt) 
Người dùng có thể xem chú thích bằng cách click nút Show 
Notes trong nhóm Footnote 
Để xóa chú thích đưa chuột vào vị trí dấu thao khảo chọn 
dấu tham khảo nhấn phím Delete 
10.8 Chèn chú thích cuối trang và cuối văn bản (tt) 
11. Kiểu Style và tạo mục lục 
11.1 Kiểu Style 
11.2 Mục lục 
11.1 Kiểu Style 
Để tạo kiểu trình bày cho các tiêu đề chương, tiêu đề mục 
trong văn bản click tab Home chọn kiểu trình bày trong 
nhóm Styles 
11.1 Kiểu Style (tt) 
11.1 Kiểu Style (tt) 
 Tạo Style mới 
Click Save Selection as a New Quick Style trong nhóm Style 
 hộp thoại New Style xuất hiện hộp thoại Create New 
Style from Formatting hiển thị . Người dùng có thể click nút 
Modify để thay đổi định dạng cho style này 
11.1 Kiểu Style (tt) 
11.1 Kiểu Style (tt) 
Tạo Style mới 
+ Check nút Add to Quick Style list để lưu trữ Style này 
+ Check nút Automatically update Word sẽ tự động thay 
đổi cập nhật các thay đổi đến các đoạn văn có sử dụng Style này 
+ Click nút Format để thiết lập các định dạng Font, Paragraph, 
Border, cho style vừa tạo 
 Sửa đổi Style 
Right click Style vừa 
tạo Modify hộp 
thoại Modify Style xuất 
hiện thay đổi các tùy 
chọn Ok 
 Xóa Style 
Right click Style vừa tạo 
 Delete 
11.1 Kiểu Style (tt) 
11.2 Tạo mục lục 
11.2.1 Tạo danh mục hình 
11.2.2 Tạo danh mục bảng 
11.2.3 Tạo mục lục văn bản 
11.1 Tạo danh mục hình 
Danh mục hình liệt kê các chú thích hình theo thứ tự hiển thị 
trong văn bản. Các danh mục hình được tạo tự động và người 
dùng cần cập nhật lại khi thực hiện thêm xóa hoặc sửa. Một 
danh mục hình gồm: tên nhãn, số thứ tự tự động và chú thích 
kèm theo 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Người dùng có thể thay đổi nhãn và định dạng và cập nhật số 
nhãn cùng lúc dễ dàng. Các thay đổi và định dạng gồm: 
+ Thay đổi nhãn chú thích: Hình 1, Photo 1 
+ Thay đổi định dạng số cho chú thích: 1, 2, I,II, A, B 
+ Thay đổi bao gồm số chương trong chú thích: Hình 1-1 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Thao tác tạo nhãn chú thích hình: đặt chuột tại vị trí cần chèn 
chú thích click tab References click nút Insert Caption 
trong nhóm Captions hộp thoại Captions hiển thị 
Lưu ý: 
- Nếu chèn một chú thích, Word tự động cập nhật số cho chú 
thích 
- Khi xóa hay di chuyển chú thích, người dùng phải tự cập 
nhật các chú thích 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Hộp thoại Caption gồm các thông 
số: 
+ Label: chọn loại chú thích cần 
tạo. Mặc định, tạo chú thích hình 
(Figure) 
+ Nút New Label: định nghĩa nhãn 
chú thích mới 
+ Nút Delete Label: xóa định nghĩa 
đã tạo 
+ Nút Numbering: định nghĩa số 
chú thích 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Tạo nhãn chú thích mới: click nút New Label hộp thoại New 
Label hiển thị nhập tên nhãn chú thích vào khung Label OK 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Tạo định dạng số bao gồm chương: click nút Numbering hộp 
thoại Caption Numbering hiển thị check Include chapter 
number OK 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Sau khi tạo nhãn chú thích hình, người dùng di chuyển đến vị trí cần 
chèn chú thích hình click tab nút Insert Caption trong nhóm 
Captions Word tự động tạo chú thích hình tương ứng với nhãn số 
được cập nhật tự động 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Tạo danh mục hình: di chuyển chuột vào trang cần tạo mục lục 
hình click nút Insert Table of Figures hộp thoại Table of 
Figure hiển thị thiết lập thông số cần thiết Ok 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Sửa đổi và cập nhật danh mục hình theo các cách sau: 
+ C1: click nút Update Table trong nhóm Captions hộp thoại 
Update Table of Figures hiển thị 
+ C2: Right click vào danh mục hình cần cập nhật Update Table 
 hộp thoại Update Table of Figures hiển thị 
11.1 Tạo danh mục hình (tt) 
Hộp thoại Update Table of Figures hiển thị gồm các tùy chọn: 
+ Update Page Numbers Only: chỉ cập nhật số trang 
+ Update Entire Table: cập nhật toàn bộ danh mục hình 
11.2 Tạo danh mục bảng 
Danh mục bảng liệt kê các chú thích bảng theo thứ tự hiển thị 
trong văn bản. Các danh mục bảng được tạo tự động và người 
dùng cần cập nhật lại khi thực hiện thêm xóa hoặc sửa. Một 
danh mục bảng gồm: tên nhãn, số thứ tự tự động và chú thích 
kèm theo 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Người dùng có thể thay đổi nhãn và định dạng và cập nhật số 
nhãn cùng lúc dễ dàng. Các thay đổi và định dạng gồm: 
+ Thay đổi nhãn chú thích: Bảng 1, Table 1 
+ Thay đổi định dạng số cho chú thích: 1, 2, I, II, A, B 
+ Thay đổi bao gồm số chương trong chú thích: Bảng 1-1 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Thao tác tạo chú thích bảng: đặt chuột tại vị trí cần chèn chú 
thích click tab References click nút Insert Caption 
trong nhóm Captions hộp thoại Captions hiển thị 
Lưu ý: 
- Nếu chèn một chú thích, Word tự động cập nhật số cho chú 
thích 
- Khi xóa hay di chuyển chú thích, người dùng phải tự cập 
nhật các chú thích 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Hộp thoại Caption gồm các thông 
số: 
+ Label: chọn loại chú thích cần tạo 
là Table 
+ Nút New Label: định nghĩa nhãn 
chú thích mới 
+ Nút Delete Label: xóa định nghĩa 
đã tạo 
+ Nút Numbering: định nghĩa số 
chú thích 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Tạo nhãn chú thích bảng mới: click nút New Label hộp 
thoại New Label hiển thị nhập tên nhãn chú thích vào khung 
Label OK 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Tạo định dạng số bao gồm chương: click nút Numbering hộp 
thoại Caption Numbering hiển thị check Include chapter 
number OK 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Sau khi tạo nhãn chú thích bảng, người dùng di chuyển đến vị trí cần 
chèn chú thích bảng click tab nút Insert Caption trong nhóm 
Captions Word tự động tạo chú thích bảng tương ứng với nhãn 
số được cập nhật tự động 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Tạo danh mục bảng: di chuyển chuột vào trang cần tạo mục lục 
bảng click nút Insert Table of Figures hộp thoại Table of 
Figure hiển thị thiết lập thông số cần thiết Ok 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Sửa đổi và cập nhật danh mục bảng theo các cách sau: 
+ C1: click nút Update Table trong nhóm Captions hộp thoại 
Update Table of Figures hiển thị 
+ C2: Right click vào danh mục bảng cần cập nhật Update Table 
 hộp thoại Update Table of Figures hiển thị 
11.2 Tạo danh mục bảng (tt) 
Hộp thoại Update Table of Figures hiển thị gồm các tùy chọn: 
+ Update Page Numbers Only: chỉ cập nhật số trang 
+ Update Entire Table: cập nhật toàn bộ danh mục bảng 
11.3 Tạo mục lục văn bản 
Sau khi thiết lập các Style cho các mục văn bản, di chuyển về 
trang cần tạo mục lục click tab Reference để tạo mục 
lục click nút Table Of Contents trong nhóm Table Of 
Contents chọn dạng mục lục cần tạo hoặc click Insert Table 
of Contents để hiện thị hộp thoại Table of Contents và thiết lập 
các thông số phù hợp 
11.3 Tạo mục lục văn bản (tt) 
Hộp thoại Table of Contents cho phép người dùng thiết lập các 
thông số phù hợp. Người dùng chọn mức trình bày mục lục 
trong khung Show levels 
11.3 Tạo mục lục văn bản (tt) 
Người dùng có thể click nút Options trong hộp thoại Table of 
Contents để thiết lập các thông số phù hợp cho Style 
11.3 Tạo mục lục văn bản (tt) 
Người dùng có thể cập nhật lại mục lục đã tạo với thao tác tương 
tự như trên 
331 
Click biểu tượng Print. Các tùy chọn trong cửa sổ Preview and 
print document gồm: 
+ Print: mở hộp thoại Print 
+ Quick Print: gởi ngay văn bản tới máy in 
+ Print Preview: xem trước khi in 
12. In ấn 
332 
9. In ấn (tt) 
333 
Các tùy chọn trong hộp thoại Print 
gồm: 
Name: chọn máy in 
 Page range: chọn vùng in 
 + All: in tất cả các trang 
 + Curent page: in trang hiện hành 
 + Selection: in các trang được chọn 
 +Pages: cho phép nhập các trang 
muốn in 
 Copies: số bản in, mặc định in 1 bản 
9. In ấn (tt) 
334 
 Print: chọn chế độ in 
 + All pages in range: in toàn bộ các trang 
 + Odd pages: in trang lẻ 
 + Even pages: in trang chẳn 
9. In ấn (tt) 
12. In ấn (tt) 
 Định dạng trang in 
 + Thẻ Margins: thiết lập lề trang 
 - Left (lề trái) 
 - Right (lề phải) 
 - Top (lề trên) 
 - Bottom (lề dưới) 
 - Portrait: trang đứng 
 - Landcape: trang ngang 
12. In ấn (tt) 
 Định dạng trang in 
 + Tab Paper: thiết lập khổ giấy khi in như :A4, A5, 
 + Tab Layout: thiết lập tiêu đề trang chẳn và trang lẻ 
12. In ấn (tt) 
 Xem trước khi in 
Click biểu tượng Print click Print Preview thiết lập 
các thông số cần thiết trước khi in