Bài giảng Tin học căn bản - Chương 5: Phần mềm bảng tính điện tử MS Excel 2007

1 
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG 
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 
Chương 5 
Bài giảng của Khoa Hệ thống thông tin Quản lý 
Nội dung 
Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 2 9/18/2013 
 Khởi động/thoát khỏi EXCEL 1 
 Các khái niệm cơ bản 2 
 6 Quản trị dữ liệu trong EXCEL 
6 
 Tính toán trên trang tính 4 
 Đồ thị 5 
 Các thao tác cơ bản 3 
C1: Desktop - Microsoft Office Excel 
C2: Start - All Programs - 
 Microsoft Office - 
 Microsoft Office Excel 2007 
C3: Tìm và thi hành file: 
 EXCEL.EXE 
 1.1- Khởi động Excel 
9/18/2013 3 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 1.2- Thoát khỏi Excel 
C1: nhấn nút MS Office Button, 
 nhấn tiếp nút 
C2: kích chuột vào biểu tượng 
 đóng ứng dụng ở góc phải 
 trên màn hình 
C3: nhấn tổ hợp phím: Alt + F4 
9/18/2013 4 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
1.3- Giới thiệu màn hình EXCEL 
Sổ/bảng tính 
Các trang tính 
Bộ công cụ Ribbon gồm các nhóm 
chức năng chính của EXCEL 
Microsoft Office Button 
Customize Quick Access Toolbar 
là một thanh công cụ tùy chỉnh 
9/18/2013 5 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Khu vực trang tính 
Trang tính hiện thời 
Các trang tính có cấu trúc giống nhau. 
Mỗi trang tính đều: 
- Có 16 384 cột: từ A đến XFD (Ctrl + ↑) 
- Có 1 048 576 dòng: từ 1 đến 1 048 576 (Ctrl + →) 
Khu vực Zoom 
trang tính 
1.3- Giới thiệu màn hình EXCEL 
9/18/2013 6 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
2 
Thanh công thức: hiện 
nội dung ô hiện thời Hủy bỏ nội dung 
vừa nhập 
Lƣu nội dung 
vừa nhập 
Chèn hàm 
1.3- Giới thiệu màn hình EXCEL 
9/18/2013 7 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
2- Các khái niệm cơ bản 
2.1/ Sổ tính (Workbook/Book), trang tính (WorkSheet/Sheet): 
Sổ/bảng tính có tên ngầm 
định là Book1, Book2  
Trang tính có tên ngầm định 
là Sheet1, Sheet2  
9/18/2013 8 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 2.2/ Địa chỉ ô tính: thay thế cho nội dung ô tính. 
  Địa chỉ tương đối: cộtdòng. VD: A2, F25 
 Loại địa chỉ này sẽ bị thay đổi khi tham chiếu tới vùng đích 
theo phương, chiều và khoảng cách tương ứng. 
2- Các khái niệm cơ bản 
9/18/2013 9 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
  Địa chỉ tuyệt đối: $cột$dòng. VD: $L$1 
 Loại địa chỉ này được giữ nguyên như vùng nguồn khi 
tham chiếu đến vùng đích theo phương, chiều và khoảng 
cách bất kỳ. 
2- Các khái niệm cơ bản 
9/18/2013 10 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
  Địa chỉ hỗn hợp: $cộtdòng/cột$dòng. VD: $A2, B$1 
 Loại địa chỉ này sẽ cố định cột hay dòng nếu trước đó có 
dấu $ khi ta tham chiếu đến vùng đích theo phương, chiều vµ 
khoảng cách tương ứng; ngược lại sẽ thay đổi cột hay dòng 
nếu trước đó không có dấu $. 
= SUM(B4:B7) = SUM(C4:C7) 
= C4/SUM($B4:$D4) 
= B4/SUM($B4:$D4) 
= B5/SUM($B5:$D5) 
2- Các khái niệm cơ bản 
9/18/2013 11 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 2.3/ Địa chỉ miền ô: 
  Dạng 1: địa chỉ ô đầu : địa chỉ ô cuối 
 nếu miền ô đó gồm các ô liền kề nhau. 
  Dạng 2: địa chỉ ô đầu, .. , địa chỉ ô cuối 
 nếu miền ô đó gồm các ô rời nhau. VD: A1, B3, C2 
 Chú ý: nếu miền ô là dãy các ô liền kề 
 thì còn gọi là mảng. VD: A2:C2 
 2.4/ Tên miền: là một tên chỉ định thay cho địa chỉ tuyệt đối của ô tính/miền ô. 
  Cách đặt tên miền: chọn miền ô tính cần đặt tên, nhấn chuột phải, chọn Name a 
Range, sẽ xuất hiện hộp thoại New Name: nhập vào tên biệt danh trong khung: 
Names, rồi nhấn OK. 
 VD: một người có số tiền gửi tiết kiệm 
 ban đầu là 5 triệu đồng theo kỳ hạn 
 qửi với lãi suất 1,4% tháng. Hỏi sau 
 1 qúi,1 năm, 2 năm, 5 năm thì tổng số 
 tiền vốn và tiền lãi là bao nhiêu ? 
VD: B2:D3 
2- Các khái niệm cơ bản 
9/18/2013 12 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
3 
 2.3/ Địa chỉ miền ô: 
  Dạng 1: địa chỉ ô đầu : địa chỉ ô cuối 
 nếu miền ô đó gồm các ô liền kề nhau. 
  Dạng 2: địa chỉ ô đầu, .. , địa chỉ ô cuối 
 nếu miền ô đó gồm các ô rời nhau. VD: A1, B3, C2 
 Chú ý: nếu miền ô là dãy các ô liền kề 
 thì còn gọi là mảng. VD: A2:C2 
 2.4/ Tên miền: là một tên chỉ định thay cho địa chỉ tuyệt đối của ô tính/miền ô. 
  Cách đặt tên miền: chọn miền ô tính cần đặt tên, nhấn chuột phải, chọn Name a 
Range, sẽ xuất hiện hộp thoại New Name: nhập vào tên biệt danh trong khung: 
Names, rồi nhấn OK. 
 VD: một người có số tiền gửi tiết kiệm 
 ban đầu là 5 triệu đồng theo kỳ hạn 
 qửi với lãi suất 1,4% tháng. Hỏi sau 
 1 qúi,1 năm, 2 năm, 5 năm thì tổng số 
 tiền vốn và tiền lãi là bao nhiêu ? 
VD: B2:D3 
2- Các khái niệm cơ bản 
9/18/2013 13 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 9/18/2013 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 14 
2- Các khái niệm cơ bản 
 2.5/Các kiểu dữ liệu: trong mỗi ô tính chỉ có thể chứa 1 kiểu dữ liệu. Có 5 loại 
kiểu dữ liệu dùng trong EXCEL: 
  Kiểu số: là dữ liệu nhập vào bởi ký tự đầu tiên là số hoặc dấu và tiếp theo 
là số. Ngầm định thì dữ liệu kiểu số luôn căn bám lề phải của ô tính. 
  Kiểu ngày tháng: là một bộ phận của dữ liệu kiểu số, khác với dữ liệu kiểu 
số là trong dạng hiển thị có dấu phân cách ngày, tháng, năm (bằng dấu / hoặc 
– hoặc bằng chữ tiếng Anh). Ngầm định thì dữ liệu kiểu ngày tháng luôn căn 
bám lề phải của ô tính. 
  Kiểu chuỗi: là bắt đầu bằng chữ cái/chữ số và phải đặt trong cặp dấu nháy 
kép („‟chuỗi”). Ngầm định thì dữ liệu kiểu chuỗi luôn căn bám lề trái của ô 
tính. 
  Kiểu công thức: là dữ liệu được bắt đầu bằng dấu =, sau đó là 1 biểu thức 
hoặc hàm. 
  Kiểu mảng: là dãy ô tính thuộc cùng 1 dòng hoặc cùng 1 cột. Ví dụ: 
A4:A12. Các công thức hay hàm dùng dữ liệu kiểu mảng thì phải nhấn: 
Ctrl+Shift+Enter để khẳng định sau khi nhập xong. 
 3- Các thao tác cơ bản 
9/18/2013 15 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Mở mới một sổ/bảng tính: nhấn Microsoft Office Button , nhấn 
tiếp nút , chọn tiếp ; hoặc nhấn Ctrl+N. 
9/18/2013 16 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Mở một sổ tính đã có: nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp 
 nút , chọn tiếp đường dẫn tệp cần mở - Open; hoặc nhấn Ctrl+O 
9/18/2013 17 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 Lưu giữ lần đầu: 
9/18/2013 18 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
4 
Lưu giữ nội dung mới (có bổ sung hoặc thay đổi) vào tệp với tên 
hiện thời: 
 Nhấn nút 
 Office Options, 
 chọn Save. 
Lưu nội dung vào một tệp mới khác: nhấn nút Office Options, chọn 
Save as. 
9/18/2013 19 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Chọn dòng/cột: nhấn tại ô chứa số hiệu dòng/số hiệu cột thì toàn bộ dòng/cột đó sẽ 
được chọn. 
Chọn miền ô: nhấn rê trên miền ô tính từ ô đầu 
 nằm ở góc trái trên đến ô cuối nằm ở góc phải 
 dưới, nếu các ô đó là liền kề nhau; hoặc nhấn 
 giữ phím CTRL rồi nhấn trên từng ô chọn , 
 nếu các ô đó là không nằm liền kề nhau. 
Chọn toàn trang tính: nhấn vào ô nằm góc 
 trái trên trang tính tức ô là giao của cột và 
 dòng chứa số hiệu cột/dòng thì toàn bộ 
 trang tính sẽ được chọn. 
Nhấn 
vào 
đây 
Nhấn vào đây 
Nhấn 
vào đây 
9/18/2013 20 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Các phím dịch chuyển con trỏ trong ô 
• , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên 
• Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình. 
• Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình. 
• Home về cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại 
• Ctrl + về cột cuối cùng (cột IV) của dòng hiện tại. 
• Ctrl +  về cột đầu tiên (cột A) của dòng hiện tại. 
• Ctrl +  về dòng cuối cùng (dòng 65536) của cột hiện tại. 
• Ctrl +  về dòng đầu tiên (dòng 1) của cột hiện tại. 
• Ctrl +  +  về ô trái trên cùng (ô A1). 
• Ctrl +  + về ô phải trên cùng (ô IV1). 
• Ctrl +  +  về ô trái dưới cùng (ô A65536). 
• Ctrl +  + về ô phải dưới cùng (ô IV65536). 
9/18/2013 21 Chƣơng 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
• Nhập dữ liệu: nhấn chuột tại 
 ô tính cần nhập rồi nhập vào 
 nội dung dữ liệu. Nếu độ dài 
 dữ liệu vượt quá độ rộng ô thì 
 nó tự động “lấn” sang ô bên 
 cạnh, còn nếu bạn muốn dữ liệu 
 tự động “bẻ gẵy” xuống dòng để 
 phù hợp với độ rộng ô thì nhấn 
 phải chuột, chọn Format Cells- 
 Alignment rồi chọn  Wrap text. 
• Sửa dữ liệu: nhấn chọn ô chứa 
 dữ liệu cần sửa rồi nhấn F2, khi đó bạn 
 sửa trực tiếp dữ liệu trên ô tính. 
9/18/2013 22 Chƣơng 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
9/18/2013 
MỘT SỐ THÔNG BÁO LỖI THƢỜNG GẶP TRONG EXCEL 
23 
Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS 
EXCEL2007 
Ký hiệu Ý nghĩa Những trƣờng hợp gây lỗi 
##### Lỗi độ rộng - Khi cột thiếu độ rộng. 
- Khi bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian là số âm. 
#VALUE! Lỗi giá trị - Nhập vào 1 chuỗi trong khi hàm yêu cầu nhập 1 số/ 1 giá trị logic. 
- Đang nhập 1 số hoặc các đối số mà nhấn Enter. 
- Nhập quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc một hàm trong khi 
chúng chỉ dùng một tham số. 
#DIV/0! Lỗi chia cho 0 - Nhập vào công thức số chia là 0. 
- Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống. 
#NAME! Sai tên - Nhập sai tên một hàm số. 
- Dùng những ký tự không được phép trong công thức. 
- Nhập một chuỗi trong công thức mà không đặt trong dấu “ ”. 
- Trong công thức không có dấu 2 chấm : trong dãy địa chỉ ô. 
#N/A Lỗi dữ liệu - Không đồng nhất dữ liệu 
- Giá trị trả về không tương thích từ các hàm dò tìm 
#REF! Sai vùng tham 
chiếu 
- Xóa những ô đang được tham chiếu bởi công thức. 
- Dán những giá trị tạo ra từ công thức lên chính vùng tham chiếu đó. 
- Tham chiếu đến 1 ứng dụng không thể chạy được. 
#NUM! Lỗi dữ liệu 
kiểu số 
- Dùng một đối số không phù hợp trong công thức. 
- Dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về. 
- Dùng hàm trả về 1số quá lớn/nhỏ so với khả năng tính toán của 
Excel 
#NULL! Lỗi dữ liệu rỗng Dùng một dãy toán tử không phù hợp 
 NHẬP NHANH DỮ LIỆU TRONG 1 SỐ TRƢỜNG HỢP ĐẶC BIỆT 
1/ Nhập đồng thời các ô cùng 1 nội dung dữ liệu: nhấn chọn 
các ô tính cần nhập, nhập vào nội dung dữ liệu rồi nhấn đồng 
thời Ctrl + Enter. 
2/ Nhập nhanh một dãy số theo qui luật: 
 - Nhập 2 số liên tiếp của dãy vào 2 ô tính cạnh nhau 
 - Chọn 2 ô tính vừa nhập 
 - Đưa trỏ chuột đến góc phải dưới ô để xuất hiện dấu  
(FillHand ) rồi nhấn rê chuột đến ô cuối cùng của dãy số. 
3/ Nhập nhanh một dãy ngày tháng tăng dần: 
 - Nhập biểu thức ngày vào ô bất kỳ trong dãy. 
 - Chọn ô vừa nhập và nhấn rê chuột tại dấuFillHand đến ô 
cuối cùng của dãy. 
9/18/2013 24 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
5 
 NHẬP NHANH DỮ LIỆU TRONG 1 SỐ TRƢỜNG HỢP ĐẶC BIỆT 
4/ Tạo 1 dãy dữ liệu có qui luật và tự động điền khi cần: 
 - Nhập các giá trị của dãy dữ liệu vào các ô liền kề, rồi nhấn 
chọn dãy các ô đó. Xong, nhấn Ctrl +C. 
 - Nhấn , chọn , chọn Edit Custom Lists 
9/18/2013 25 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 NHẬP NHANH DỮ LIỆU TRONG 1 SỐ TRƢỜNG HỢP ĐẶC BIỆT 
4/ Tạo 1 dãy dữ liệu có qui luật và tự động điền khi cần: 
 - Nhấn sẽ hiện dãy 
 trong khung List entries, xong 
 nhấn, , OK. 
 - Khi muốn điền dãy đã tạo 
 vào vị trí nào thì chỉ việc 
 nhập giá trị đầu tiên của dãy, 
 rồi nhấn rê tại Fillhand đến ô 
 cuối cùng của dãy. 
9/18/2013 26 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
+ 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells: 
 - Chọn thẻ Number để định dạng cho từng kiểu dữ liệu tương ứng. 
 Dạng ban đầu 
9/18/2013 27 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells: 
 - Chọn thẻ Number để định dạng cho từng kiểu dữ liệu tương ứng. 
 Dạng ban đầu 
 Định dạng dữ liệu kiểu số 
Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ 
Định dạng dữ liệu kiểu ngày/tháng/năm 
Định dạng dữ liệu kiểu giờ/phút/giây 
Định dạng dữ liệu kiểu % 
Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi 
9/18/2013 28 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells: 
 - Chọn thẻ Aligment để căn bám lề cho dữ liệu đã chọn. 
9/18/2013 29 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells: 
 - Chọn thẻ Font để đổi phông chữ/cỡ chữ/kiểu chữ cho dữ liệu đã 
chọn 
Chọn 
màu chữ 
Chọn 
phông chữ 
Chọn hiệu 
ứng chữ 
Chọn cỡ 
chữ 
9/18/2013 30 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
6 
Không kẻ 
khung 
Khung bao 
ngoài 
Khung bên 
trong 
Chọn từng 
kiểu 
đường kẻ 
Chọn kiểu 
đường kẻ 
Chọn màu 
đường kẻ 
- Chọn thẻ Border để tạo khung viền xung quanh cho ô tính/miền ô 
tính 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells: 
9/18/2013 31 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Format Cells: 
 - Chọn thẻ Fill để tô màu nền cho ô tính/miền ô tính đã chọn. 
Loại bỏ màu 
nền (trở lại nền 
màu trắng) 
Chọn màu nền 
Chọn 
kiểu 
nền 
9/18/2013 32 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Row Height để cân chỉnh độ 
 cao dòng. 
Chú ý: có thể đưa chuột đến vạch ranh giới giữa 2 dòng để xuất hiện  
rồi nhấn rê chuột để nới lỏng/thu hẹp kích thước. 
 
9/18/2013 33 Chƣơng 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
1/ Định dạng ô tính/miền ô tính: 
  Bước 1: nhấn chọn ô/miền ô chứa dữ liệu cần định dạng 
  Bước 2: nhấn chọn Home – Format – Column Width để cân chỉnh 
 độ rộng cột. 
Chú ý: có thể đưa chuột đến vạch ranh giới giữa 2 cột để xuất hiện  
rồi nhấn rê chuột để nới rộng/thu hẹp kích thước. 
 
9/18/2013 34 Chƣơng 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 Xóa ô tính: bôi đen dữ liệu, nhấn vào Home – Delete, chọn tiếp 
 Delete Cells 
Các ô bên phải sẽ dồn sang 
trái, chiếm vị trí ô bị xóa. 
Các ô phía dưới sẽ đẩy lên 
trên, chiếm vị trí ô bị xóa. 
Xóa dòng chứa ô đang chọn 
Xóa cột chứa ô đang chọn 
9/18/2013 35 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
  Xóa trang tính: đưa chuột đến tên trang tính cần xóa, nhấn chuột phải, 
chọn Delete 
9/18/2013 36 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
7 
  Sao chép/di chuyển dữ liệu: 
 Chọn ô tính hoặc miền ô chứa dữ liệu cần sao chép/di chuyển 
  Nhấn chuột phải, chọn Copy/Cut 
  Nhấn vào ô tính sẽ sao chép/di chuyển sang 
  Nhấn chuột phải, chọn Paste. 
  Sao chép/di chuyển trang tính: nhấn giữ phím Ctrl/Shift rồi nhấn 
 rê chuột tới tên trang tính hiện thời sang vị trí mới, xong thả chuột. 
 Trang tính 
 ban đầu 
Trang tính 
 sao chép 
Nhấn giữCtrl 
Nhấn giữ Shift 
9/18/2013 37 Chƣơng 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
1/ Chọn vùng in: 
Nhấn chọn miền ô tính chứa dữ liệu cần in rồi vào Page Layout- Print 
Area- Set Print Area. 
9/18/2013 38 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Thiết đặt trang in: nhấn chọn Page Layout – Page Setup , chọn Page 
 In dọc 
 khổ giấy 
 In ngang 
 khổ giấy 
Chọn khổ 
  ... ề CSDL trong Excel 
CSDL: miền ô A3:I11 
Quan sát nội dung trang tính sau: 
Các trƣờng: A3:I3 
Các bản ghi: A4:I11 
9/18/2013 75 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 Trƣờng là một cột CSDL, mỗi trường biểu thị 
một thuộc tính của đối tượng; được đặt tên và 
chứa một kiểu dữ liệu nhất định. 
 Bản ghi là một dòng dữ liệu (bắt đầu từ dòng 
thứ 2 trở đi trong bảng dữ liệu), còn gọi là một 
đối tượng trong CSDL. 
6.1 - Khái niệm về CSDL trong Excel 
9/18/2013 76 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
TT Họ và tên 
Ngày 
sinh 
Giới 
tính 
Phòng 
Đảng 
viên 
Xếp 
loại 
Ghi 
chú 
1 Nguyễn Văn An 01/01/89 Nam Kế toán Có A 
2 Trần Thị Cúc 12/10/88 Nữ Hành chính Có B 
3 Lê Kim Kiều 21/01/89 Nữ Tổ chức Có A 
4 Lý Trung Tấn 15/10/88 Nam Bảo vệ Chưa C 
Các trường 
Bản ghi hiện thời 
Ví dụ: 
Các 
bản 
 ghi 
9/18/2013 77 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS 
EXCEL2007 
 Đ.n: sắp xếp CSDL là sự sắp đặt lại giá trị của các thuộc tính 
theo 1 trật tự nào đó 
 Ví dụ: tạo ra danh 
sách cán bộ theo vần 
alphabel của trình độ, 
những người cùng trình 
độ thì thu nhập tăng dần. 
2/ Sắp xếp CSDL: 
 Ý nghĩa: sau sắp xếp thì 
tạo ra các nhóm dữ liệu. 
6.1 - Khái niệm về CSDL trong Excel 
9/18/2013 78 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
14 
 Cách thực hiện: chọn miền CSDL (A2:I10), vào Data - Sort 
2/ Sắp xếp CSDL: 
9/18/2013 79 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Cột ưu tiên thứ 
nhất trong điều 
kiện sắp xếp 
Cột ưu tiên thứ 2 
Sao chép mức ưu 
tiên đang chọn 
Xóa mức ưu 
tiên đang chọn 
 Thiết lập 1 
số tùy chọn 
• Ví dụ: sắp xếp danh sách cán bộ tăng dần theo giới tính, những 
người cùng giới tính thì tăng dần theo trình độ. 
9/18/2013 80 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Xếp từ trên xuống dưới 
Xếp từ trái sang phải 
Phân biệt chữ hoa với chữ thường 
Miền dữ liệu 
có chứa dòng 
đầu tiên 
Nếu nhấn chọn Options thì hiện tiếp hộp thoại Sort Options: 
9/18/2013 81 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 Hàm CSDL dùng để xử lý thông tin trong CSDL. 
 Đặc trưng chung của các hàm trong CSDL là gồm 3 đối số: 
 vùng CSDL, tên trường/cột n, vùng tiêu chuẩn. 
 3/ Hàm CSDL: 
 Ví dụ: 
Là toàn bộ hoặc một phần CSDL ban đầu (nhưng luôn phải 
có dòng đầu chứa tên các thuộc tính). 
Là đối tượng hàm tác động lên. 
Là miền điều kiện, bao gồm: Tên trường và biểu thức chứa 
điều kiện của các bản ghi chịu tác động của hàm. 
6.1 - Khái niệm về CSDL trong Excel 
9/18/2013 82 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Các cách mô tả vùng tiêu chuẩn: 
- NÕu lµ ®iÒu kiÖn ®¬n: 
- Nếu là điều kiện thoả đồng thời: 
9/18/2013 83 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Một số hàm CSDL 
DAVERAGE(vùng CSDL, tên trường/ cột n, vùng tiêu chuẩn): tính trung 
bình các giá trị thuộc tên trường/cột n trong vùng CSDL theo điều kiện được 
diễn tả ở vùng tiêu chuẩn. 
 DGET(vùng CSDL, tên trường/ cột n, vùng tiêu chuẩn): lấy ra giá trị 
thuộc tên trường/ cột n trong vùng CSDL theo điều kiện được diễn tả ở vùng 
tiêu chuẩn. 
 DMAX/DMIN(vùng CSDL, tên trường/ cột n, vùng tiêu chuẩn): lấy ra giá 
trị lớn nhất/nhỏ nhất thuộc tên trường/ cột n trong vùng CSDL theo điều kiện 
được diễn tả ở vùng tiêu chuẩn. 
 DCOUNT(vùng CSDL, tên trường/ cột n, vùng tiêu chuẩn): đếm số lượng 
các giá trị thuộc tên trường/ cột n trong vùng CSDL theo điều kiện được diễn 
tả ở vùng tiêu chuẩn. 
DSUM(vùng CSDL, tên trường/ cột n, vùng tiêu chuẩn): tính tổng cộng 
các giá trị thuộc tên trường/ cột n trong vùng CSDL theo điều kiện được diễn 
tả ở vùng tiêu chuẩn. 9/18/2013 84 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
15 
Ví dụ: 
9/18/2013 85 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 9/18/2013 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 86 
1/ Lọc tự động (AutoFilter): Excel hỗ trợ điều kiện lọc 
– Bước 1: chọn miền dữ liệu cần lọc (kể cả dòng tiêu đề) 
– Bước 2: vào menu Data - Filter 
Đặt lọc dữ liệu/rút trích dữ liệu là nhằm lấy ra những bản ghi thoả 
mãn điều kiện nhất định. Có 2 hình thức lọc: 
 6.2.1- Đặt lọc/rút trích dữ liệu (AutoFilter/Advanced Filter) 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 87 
Ví dụ: lọc những mặt hàng là Đĩa cứng có số lượng bán ra 
 trong khoảng [50,100) 
Nhấn 
chọn 
mục 
Đĩa 
cứng 
Các dạng điều 
kiện cho việc 
chọn dữ liệu 
kiểu chuỗi 
9/18/2013 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 88 
Ví dụ: lọc những mặt hàng là Đĩa cứng có số lượng bán ra 
 trong khoảng [50,100) 
Chọn và nhập 
cho biểu thức 
điều kiện 
9/18/2013 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 89 
Ví dụ: lọc những mặt hàng là Đĩa cứng có số lượng bán ra 
 trong khoảng [50,100) 
Kết quả nhƣ sau: 
 - Bước 1: biểu diễn vùng tiêu chuẩn mô tả điều kiện lọc (cách 
thức giống như biểu diễn vùng tiêu chuẩn của hàm CSDL). 
 Dòng đầu ghi tên trường liên quan đến điều kiện (chú ý phải 
giống hệt tên trường của CSDL - tốt nhất là copy từ tên 
trường CSDL). 
 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng 
là phép AND, các điều kiện khác dòng là phép OR. 
 2/ Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter: được dùng khi điều kiện 
lọc là phức tạp. Khi đó người sử dụng phải tự biểu diễn vùng 
tiêu chuẩn mô tả điều kiện lọc. 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 90 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
16 
Miền đ/k để lọc các bản 
ghi có số SP bán ra trong 
tháng 1 là 400 
Miền đ/k để lọc các bản 
ghi có số SP bán ra trong 
tháng 1 là lớn hơn 150 
Miền đ/k để lọc các bản 
ghi có số SP bán ra trong 
tháng 1 là: 150<SốSP 500 
Miền đ/k để lọc các bản ghi 
có số SP bán ra trong tháng 
1 là lớn hơn 150 hoặc trong 
tháng 2 là lớn hơn, bằng 200 
9/18/2013 91 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
- Bước 2: thực 
 hiện lọc: Data- 
Advanced 
Hiện KQ lọc ngay 
tại miền dữ liệu 
Hiện KQ lọc 
 ra nơi khác 
Miền CSDL 
đã chọn 
Vùng điều kiện Chọn miền hiện KQ 
Chỉ hiện 1 bản ghi 
đại diện trong số 
những bản ghi 
trùng lặp 
9/18/2013 92 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 6.2.2 - Phân nhóm dữ liệu (SUBTOTAL) 
 1/Thực hiện Subtotal trên một trường của CSDL: 
  Bước 1: tiến hành sắp xếp dữ liệu (tăng dần hoặc giảm dần) trên 
trường cần phân nhóm dữ liệu. 
  Bước 2: lựa chọn vùng CSDL. 
  Bước 3: vào menu Data - Subtotals 
Đây là chức năng tính toán, thống kê theo từng nhóm dữ liệu. 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 93 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 At Each Change in: chọn tên trường cần phân nhóm dữ liệu 
 Use Function: chọn hàm dùng để tính toán, thống kê theo từng nhóm 
dữ liệu. 
 Add Subtotal to: chọn tên trường cần tính toán/thống kê trên mọi 
nhóm dữ liệu. 
- Ba tùy chọn ở dưới có nghĩa sau: 
  Replace Current Subtotal: thay thế phân nhóm trước đó. 
  Page Break Between Groups: mỗi nhóm hiện trên 1 trang. 
  Summary Below Data: xuất hiện dòng tính toán, thống kê dưới 
từng nhóm dữ liệu. 
9/18/2013 94 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Ví dụ: 
9/18/2013 95 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
2/ Thùc hiÖn SUBTOTAL ®ång thêi trªn nhiÒu trêng cña CSDL: 
 Ví dụ: từ CSDL DANH SÁCH CÁN BỘ cần đưa ra thống kê tổng thu nhập 
theo từng nhóm cán bộ nam/nữ và ngày sinh của cán bộ trẻ nhất theo từng 
nhóm trình độ và từng nhóm nam/nữ trên. 
9/18/2013 96 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
17 
2/ Thực hiện SUBTOTAL đồng thời trên nhiều trường của CSDL: 
 Cách thực hiện: 
  Bước 1: tiến hành sắp xếp dữ liệu (tăng dần hoặc giảm dần) trên các 
trường cần phân nhóm dữ liệu theo nguyên tắc sau: trong hộp thoại Sort 
 - Mục Sort by: chọn tên trường sẽ đượcc phân chia thành các nhóm 
dữ liệu chính. 
 - Các mục Then by: chọn tên các trường mà dữ liệu sẽ được phân 
nhóm tiếp (gọi là các nhóm phụ nằm trong mỗi nhóm ban đầu). 
  Bước 2: lựa chọn vùng CSDL. 
  Bước 3: nhấn chọn Data - Subtotals, xuất hiện hộp thoại Subtotal: 
thực hiện giống như trên tức là dữ liệu sẽ được phân thành các nhóm 
chính. 
  Bước 4: nhấn chọn lại Data-Subtotals, xuất hiện hộp thọai Subtotal: 
 - At Each Change in: chọn tên trường cần phân nhóm dữ liệu phụ. 
 - Use Function: chọn hàm để tính toán/thống kê theo từng nhóm 
 dữ liệu phụ. 
 - Add Subtotal to: chọn tên trường cần tính toán/thống kê trên mọi 
nhóm dữ liệu phụ. 
 - Tắt tùy chọn: Replace Current Subtotal. 
 Xong, nhấn OK. 
9/18/2013 97 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 VD trên: 
 ./ Bước 1: sắp xếp tăng dần theo Giới tính (ưu tiên 1), 
 ./ Bước 2 và Bước 3: 
Trình độ (ưu tiên 2) 
9/18/2013 98 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
./ Bước 4: vào Data - Subtotals, xuất hiện hộp thoại Subtotal: 
 Nhấn OK ta có kết quả cuối cùng như sau: 
9/18/2013 99 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Để dễ nhìn hơn, bạn có thể chỉnh sửa, xoá đi, định dạng lại 
các dòng chú thích dưới mọi nhóm hoặc các dữ liệu: 
9/18/2013 100 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
6.2.3- Liên kết dữ liệu (Group and Outline) 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 101 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Có 2 tình huống sau: 
I- Người dùng chủ động thực hiện liên kết các dòng hoặc các 
cột vào thành từng nhóm dữ liệu theo từng cấp: 
  Bước 1: (chỉ thực hiện khi muốn liên kết các dòng dữ liệu 
vào từng nhóm): sắp xếp dữ liệu trên trường sẽ phân nhóm dữ 
liệu. 
  Bước 2: chọn các dòng hoặc các cột dữ liệu cần liên kết 
trong một nhóm. 
  Bước 3: chọn Data – Group – Group 
9/18/2013 102 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
18 
Ví dụ: 
9/18/2013 103 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
II- Excel sẽ tự động thực hiện liên kết khi phát hiện thấy có 
những cột hoặc những dòng mà dữ liệu có liên quan lẫn 
nhau qua công thức/hàm: 
  Bước 1: đưa trỏ chuột đến ô bất kỳ trong vùng dữ liệu. 
  Bước 2: chọn Data – Group - Auto OutLine => sẽ tự 
động xuất hiện các liên kết dòng/cột theo các cấp có thể được. 
9/18/2013 104 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
III- Cách gỡ bỏ các liên kết đã tạo: 
 1/ Gỡ bỏ từng liên kết: 
 - Bạn bôi đen những dòng/cột đã liên kết 
 - Nhấn chọn Data - Ungroup 
 2/ Gỡ bỏ cùng lúc tất cả các liên kết: 
 - Đưa trỏ đến 1 vị trí ô bất kỳ thuộc vùng dữ liệu đang có 
 những liên kết cần gỡ bỏ. 
 - Nhấn chọn Data – Ungroup - Clear OutLine 
9/18/2013 105 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 6.2.4- Phân tích dữ liệu (PivotTable & PivotChart) 
 PivotTable và PivotChart là những công cụ phân tích dữ liệu rất 
mạnh trong Excel. Chúng có thể biến những con số dường như vô 
nghĩa trong một khối dữ liệu khổng lồ thành những con số có nghĩa, 
bởi lẽ đây là một công cụ đầy tiềm năng giúp ta phân tích dữ liệu 
theo những mô hình, từ đó có thể hệ thống, khai thác các mối 
quan hệ trong CSDL theo các hướng khác nhau tức là tạo ra 
BẢNG THAM CHIẾU CHÉO GiỮA CÁC MỤC DỮ LiỆU. 
 So với PivotTable ở các phiên bản trước (Excel 2003, Excel XP, 
..) thì với Excel 2007 ta sẽ thấy có nhiều thay đổi. Các bảng và các 
biểu đồ thì không thay đổi bao nhiêu, nhưng phương pháp để tạo 
ra và làm việc với một PivotTable thì nhanh gọn và đơn giản hơn 
nhiều. 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 106 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Ví dụ: cho bảng dữ liệu trong trang tính dưới đây. 
Yêu cầu phân tích dữ liệu 
 Với mỗi Tên đơn vị vay, 
cho biết Ngày vay và 
Thời hạn vay tương ứng 
cùng với Tổng số tiền 
phải trả của đơn vị vay đó 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 107 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Ví dụ: cho bảng dữ liệu trong trang tính dưới đây. 
Yêu cầu phân tích dữ liệu 
Với mỗi Năm phải trả, cho 
biết danh sách Tên đơn vị 
vay và Vốn gốc tương ứng 
cùng với Tổng số tiền phải 
trả trong năm đó. 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 108 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
19 
I- Cấu trúc bảng PivotTable: 
6.2 - Một số thao tác trên CSDL 
9/18/2013 109 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Mức tổng hợp dữ 
liệu cao nhất 
Thống 
kê/tính 
toán 
trên 
dữ liệu 
Phân tích 
dữ liệu 
Report Filter 
Row 
Labels 
Column Label 
∑ Value 
Mức 
tổng hợp 
dữ liệu 
cao thứ 
nhì 
Trở lại ví dụ trên 
ROW 
LABELS 
COLUMN LABELS 
∑ VALUE 
9/18/2013 110 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
REPORT FILTER 
II- Tạo bảng Pivot Table: 
  Bước 1: lựa chọn CSDL 
  Bước 2: vào menu Insert- Pivot Table 
Sẽ tạo ra 
bảng 
PivotTable 
Sẽ tạo ra 
đồ thị 
PivotChart 
9/18/2013 111 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Nếu chọn PivotTable thì xuất hiện hộp thoại Create PivotTable: 
Bảng PivotTable 
sẽ để ở 1 trang tính mới 
Đồ thị PivotChart sẽ đặt ngay 
tại trang tính hiện thời 
9/18/2013 112 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 Hiện cấu trúc rỗng của bảng PivotTable để ta nhấn rê tên 
từng trường rồi thả vào từng mục đã qui định 
9/18/2013 113 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Kết quả của việc nhấn rê được thể hiện ngay trong mô tả cấu 
trúc bảng: 
9/18/2013 114 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
20 
Nếu chọn PivotChart thì kết quả như sau: 
9/18/2013 115 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 III- Chỉnh sửa PivotTable & PivotChart: 
 1/ Sửa cấu trúc: tức là thay đổi nội dung các mục Report 
Filter, Row Label, Column Label, Values. 
 nhấn rê chuột trên nội dung từng mục đến những vị trí mới 
để thay đổi theo ý muốn 
9/18/2013 116 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
 2/ Sửa định dạng: sử dụng PivotTable Tools/PivotChart Tools 
9/18/2013 117 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
BÀI TẬP: với nội dung trang tính dưới đây 
 Dùng tính năng PivotTable & PivotChart để đưa ra: 
 Danh sách các khách hàng nợ tiền theo từng loại ngoại tệ, ngày thanh toán của mỗi khách 
hàng và tổng số tiền nợ theo mỗi loại ngoại tệ đó 
 Danh sách các mã sổ theo từng ngày thanh toán với tổng số tiền lãi trả chậm theo từng mã 
sổ đó. 
9/18/2013 118 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Kết quả nhƣ sau: 
Danh sách các khách hàng nợ tiền theo từng loại ngoại tệ, ngày thanh 
toán của mỗi khách hàng và tổng số tiền nợ theo mỗi loại ngoại tệ đó 
9/18/2013 119 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
Kết quả nhƣ sau: 
 Danh sách các khách hàng nợ tiền theo từng loại ngoại tệ, ngày thanh 
toán của mỗi khách hàng và tổng số tiền nợ theo mỗi loại ngoại tệ đó 
9/18/2013 120 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
21 
Kết quả nhƣ sau: 
 Danh sách các mã sổ theo từng ngày thanh toán với tổng số tiền lãi 
trả chậm theo từng mã sổ đó. 
9/18/2013 121 Chương 5 - PM bảng tính điện tử MS EXCEL2007 
CHƢƠNG I – CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA TIN HỌC 
Phải trả 
lời các 
câu hỏi 
sau 
 Phần mềm bảng tính điện tử MS EXCEL 2007 có 
những chức năng gì? 
Màn hình giao diện của MS EXCEL 2007 có gì 
mới? 
Định dạng dữ liệu trong Excel phải phù hợp với 
những qui định nào? Các lỗi thường gặp khi xử 
lý dữ liệu là gì, cách khắc phục? 
Trong MS Excel 2007, thực hiện các thao tác: 
sắp xếp, lọc, liên kết dòng/cột, tính toán theo 
nhóm, phân tích và tổng hợp dữ liệu trên 1 cơ sở 
dữ liệu đã cho như thế nào? 
Các thủ thuật trong MS EXCEL 2007 là gì? 
TỔNG KẾT CHƢƠNG V 
Kết thúc chương V