Bài giảng Quản trị học - Chương 8: Chức năng kiểm soát

CHƯƠNG 8 
CHỨC NĂNG KIỂM SỐT 
I. KHÁI NIỆM 
II. NGUYÊN TẮC KIỂM SỐT 
III. QUI TRÌNH KIỂM SỐT 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SỐT 
I. KHÁI NIỆM 
1. Khái niệm 
Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết 
quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn 
nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự 
sai lệch, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời 
nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai 
lệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu và 
các kế hoạch vạch ra 
I. KHÁI NIỆM 
2. Vai trò của kiểm soát 
 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử 
dụng một cách hữu hiệu. 
 Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch , 
những khó khăn trong quá trình thực hiện 
mục tiêu 
 Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết 
để đạt được mục tiêu 
II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY 
DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 
•1. Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ 
trên kế hoạch hoạt động của tổ chức, và căn cứ 
theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. 
•2. Công việc kiểm soát phải được thiết kế 
theo đặc điểm cá nhân của cá nhân nhà quản 
trị 
•3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những 
khâu trọng yếu 
II. CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY 
DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT 
•4. Việc kiểm soát phải khách quan 
•5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu 
không khí của tổ chức (văn hóa tổ chức) 
•6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm 
bảo tính hiệu quả kinh tế 
•7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động 
III. TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT 
•Tiến trình kiểm soát bao gồm 3 bước : 
•(1) xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát 
•(2) đo lường kết quả 
•(3) điều chỉnh các sai lệch 
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT 
XÂY DỰNG TIÊU 
CHUẨN KIỂM 
SOÁT 
ĐO LƯỜNG KẾT 
QUẢ THỰC TẾ 
ĐIỀU CHỈNH 
KHÁC BIỆT 
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ 
BẢN 
•Bước 1: Xác định các tiêu chuẩn 
Tiêu chuẩn là những căn cứ mà dựa vào đó 
các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm 
tra đối tượng bị quản trị. 
Tiêu chuẩn kiểm sốt có thể khác nhau tùy 
thuộc vào đặc tính của đối tượng cần kiểm 
sốt. 
Tiêu chuẩn mang tính định lượng sẽ thuận 
lợi hơn trong kiểm sốt. 
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ 
BẢN 
Những yêu cầu của tiêu chuẩn : 
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng 
hoặc không quan trọng. 
o Mang tính chất hiện thực (thực tế) 
o Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn 
nhau. 
o Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu 
chuẩn đề ra. 
o Dễ dàng cho việc đo lường. 
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ 
BẢN 
Bước 2: Đo lường kết quả 
Đo lường đúng đối tượng 
Đo lường đúng thời điểm 
Chọn lựa phương pháp và công cụ phù 
hợp 
Sử dụng đơn vị đo lường phù hợp với 
đơn vị tiêu chuẩn. 
III. QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT CƠ 
BẢN 
•Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch 
Phát hiện nguyên nhân (chủ quan hay 
khách quan). 
Chọn lựa giải pháp (phù hợp & an toàn) 
Tiến hành điều chỉnh 
Đánh giá kết quả điều chỉnh 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT 
• 1. Kiểm sốt dự phòng 
 Đây là loại hình kiểm sốt được thực hiện 
trước khi hoạt động chưa xảy ra, bằng cách 
tiên liệu những vấn đề có thể phát sinh để 
tìm cách ngăn ngừa trước 
 Là xu hướng của quản trị hiện đại. 
 Có tầm quan trọng ngày càng tăng đối với 
các nhà quản trị cấp cao. 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT 
•2. Kiểm sốt hiện hành 
Kiểm sốt đối tượng ngay trong sự vận hành 
của chúng. 
Tìm kiếm và triệt tiêu sai sót nảy sinh 
Giám sát trực tiếp hoạt động. 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT 
•3. Kiểm sốt phản hồi 
Đo lường sau khi kết thúc hoạt động 
Đây là loại kiểm sốt thông dụng nhất 
Mang tính thụ động, có độ trễ. 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT 
•4. Kiểm sốt điểm trọng yếu 
•Nhà quản trị phải chọn những điểm quan tâm 
đặc biệt và chỉ với sự quan tâm đến các điểm 
ấy, nhà quản trị sẽ có thể chắc chắn được rằng 
toàn bộ hoạt động của cơ sở đang diễn tiến 
bình thường theo dự trù 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT 
•Để tìm ra các điểm trọng yếu cần trả lời 
những câu hỏi sau đây : 
•1. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất 
mục tiêu của đơn vị mình ? 
•2. Những điểm nào là điểm phản ánh rõ nhất 
tình trạng không đạt mục tiêu ? 
•3. Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất 
sự sai lệch ? 
IV. CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT 
•4. Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý 
biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất 
bại? 
•5. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào ít tốn kém nhất ? 
•6. Tiêu chuẩn kiểm sốt nào có thể thu thập 
thông tin cần thiết mà không phải tốn kém 
nhiều quá ?