Bài giảng Quản trị học - Chương 6: Chức năng tổ chức

1 
CHƯƠNG 6 
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
III. PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
2 
VẤN ĐỀ THUẬT NGỮ 
Danh từ 
 Tổ chức hiểu như là một cấu trúc 
 Tổ chức hiểu như là một thực thể 
Động từ 
 Tổ chức hiểu như là một quá trình 
3 
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 
I.1 Khái niệm chức năng tổ chức 
Tổ chức là Chức năng quản trị liên quan 
đến hoạt động xây dựng và phát triển cơ 
cấu (bộ máy) tổ chức để đảm nhận những 
hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan 
hệ về quyền hạn và trách nhiệm giữa các 
bộ phận, phân hệ đó. 
4 
Nội dung của Chức năng tổ chức 
Thiết kế, phát triển cơ cấu tổ chức 
Xây dựng nguyên tắc thủ tục và qui 
trình làm việc 
Thiết lập hệ thống quyền lực và phân 
quyền. 
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 
5 
I.2 Vai trò của tổ chức 
 Bảo đảm các mục tiêu và kế hoạch sẽ được 
triển khai vào thực tế. 
 Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các 
cá nhân và cho cả tập thể. 
 Tác động tích cực đến việc sử dụng các 
nguồn lực một cách hiệu quả nhất. 
 Giảm thiểu những sai sót và những lãng phí 
trong hoạt động quản trị. 
I. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRỊ CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 
6 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
II.1 Khái niệm 
Cơ cấu tổ chức (bộ máy quản lý) là một 
chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau, 
được chuyên môn hoá và có những trách 
nhiệm, quyền hạn nhất định, có mối liên 
hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo 
các cấp quản trị nhằm thực hiện các mục 
tiêu chung của tổ chức. 
7 
II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu 
tổ chức 
 Tầm hạn quản trị : là số lượng bộ phận, phân 
hệ, cá nhân dưới quyền mà một cấp quản trị có 
khả năng điều hành hữu hiệu nhất 
 Tầm hạn có liên quan chặt chẽ đến các thông 
số của cơ cấu (cấp bậc và phân hệ) 
 Tầm hạn bị tác động bởi nhiều yếu tố : tâm lý 
hành vi, văn hóa, trình độ, tính kỷ luật,  
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
8 
II.2. Các vấn đề khoa học trong xây dựng cơ cấu tổ chức 
(tt) 
 Phân cấp trong quản trị : là quá trình phân 
chia bớt quyền hành của cấp trên cho cấp dưới 
 Mục đích của phân cấp trong quản trị: 
- Làm gia tăng khả năng linh hoạt và thích nghi của 
hệ thống 
- Giảm bớt khối lượng cơng việc cho cấp trên 
- Tạo điều kiện đào tạo các nhà QT thay thế 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
9 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
II.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu 
Mục tiêu và chiến lược phát triển của DN 
Quy mô hoạt động của DN (loại hình SX, 
chủng loại SP) 
Đặc điểm lĩnh vực hoạt động cuả DN 
Môi trường hoạt động của DN 
Khả năng về các nguồn lực của DN 
10 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
II.4 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức 
Nguyên tắc gắn với mục tiêu 
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy 
Nguyên tắc hiệu quả kinh tế 
Nguyên tắc cân đối 
Nguyên tắc linh hoạt 
An toàn trong hoạt động 
11 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
II.5 Phương pháp thiết kế cơ cấu tổ chức 
B1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát 
và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu 
tổ chức này 
B2: Xác định các thành phần cho các bộ phận trong 
cơ cấu và xác định mối quan hệ giữa các bộ phận 
B3: xác định những đặc trưng của các yếu tố trong cơ 
cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy 
định hoạt động của cơ cấu này (điều lệ, nội quy, 
quy tắc) 
12 
II. XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC 
II.5 Các dạng cơ cấu tổ chức 
 Cơ cấu tổ chức theo chiều dọc: 
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến 
- Cơ cấu tổ chức chức năng 
- Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng 
 Cơ cấu tổ chức theo chiều ngang 
- Cơ cấu tổ chức ma trận 
- Cơ cấu tổ chức phân theo địa dư 
- Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm 
- Cơ cấu tổ chức theo khách hàng 
13 
Cơ cấu trực tuyến 
Đặc điểm: 
•Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản 
trị. 
•Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực 
hiện theo đường thẳng. 
•Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một 
cấp trên trực tiếp. 
Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. 
Nhược điểm. 
•Người lãnh đạo cần phải cĩ kiến thức tồn diện, tổng hợp 
• Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia cĩ trình độ cao về từng 
mặt quản trị; 
•Khi cần phối hợp, hợp tác cơng việc giữa hai đơn vị ngang 
quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thơng tinphải đi đường 
vịng theo kênh liên hệ đã quy định. 
Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm khơng phức tạp 
14 
Mô hình Cơ cấu trực tuyến 
GIÁM ĐỐC 
PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ 
PX 
1 
PX 
2 
PX 
3 
CH 
Số 1 
CH 
Số 2 
CH 
Số 3 
15 
Cơ cấu chức năng 
Đặc điểm: 
- Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt 
theo các chức năng quản trị. 
- Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. 
- Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh 
lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả 
từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. 
Ưu điểm 
-Thu hút được các chuyên gia vào cơng tác lãnh đạo, giải 
quyết các vấn đề chuyên mơn một cách thành thạo hơn, 
-Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo. 
Nhược điểm 
Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khĩ phối hợp 
hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình 
trạng người thừa hành trong một lúc cĩ thể phải nhận nhiều mệnh 
lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. 
16 
Mô hình cơ cấu chức năng 
GIÁM ĐỐC 
PGĐ SẢN XUẤT PGĐ TIÊU THỤ 
Phòng 
KH 
Phòng 
TC 
Phòng 
KT 
Phòng 
NS 
Phòng 
KCS 
PX 
1 
PX 
2 
PX 
3 
CH 
1 
CH 
2 
CH 
3 
17 
Cơ cấu trực tuyến - chức năng 
Đặc điểm: 
-Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh 
đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và 
kiểm tra việc thực hiện quyết định. 
-Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt 
cơng việc và tồn quyền quyết định 
- Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, 
ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng, 
Nhược điểm: 
- Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối 
quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. 
- Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng cĩ nhiều ý kiến 
khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều 
khơng ra được những quyết định cĩ hiệu quả mong muốn. 
=> Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhĩm 
chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đĩ. 
18 
Mô hình Cơ cấu trực tuyến - chức năng 
PGĐ SẢN XUẤT 
GIÁM ĐỐC 
PGĐ TIÊU THỤ 
Phòng 
KH 
Phòng 
TC 
Phòng 
KT 
Phòng 
NS 
Phòng 
KCS 
PX 
1 
PX 
2 
PX 
3 
CH 
1 
CH 
2 
CH 
3 
19 
Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý 
Đặc điểm: phân chia hoạt động theo vùng địa lý 
ưu điểm: 
- Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơn theo địa phương 
- Chú ý các vấn đề của địa phương 
- Tăng cường sự kết hợp theo vùng 
Nhược điểm: 
-Cần nhiều cĩ thể làm cơng việc tổng quản lý (tại mỗi 
vùng) 
- Cĩ khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ tại 
trung tâm khĩ khăn hơn và cĩ thể cần đến những dịch 
vụ như mua sắm, nhân sự ở cấp vùng 
- Vấn đề kiểm sốt ơ cấp quản lý trung tâm cĩ thể khĩ 
khăn hơn => địi hỏi một cơ chế kiểm sốt phức tạp. 
20 
Mô hình 5. Cơ cấu tổ chức phân theo địa lý 
Tổng Giám 
Đốc 
Phòng 
Marketing 
Phòng nhân 
sự 
Phòng kinh 
doanh 
Phòng tài 
chính 
Vùng phía 
Bắc 
Vùng miền 
Trung 
Vùng trung 
tâm 
TP.HCM 
Vùng Đông 
Nam Bộ 
Vùng Tây 
Nam Bộ 
Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng 
21 
Cơ cấu tổ chức phân theo sản 
phẩm/khách hàng 
Đặc điểm: phân chia hoạt động theo sản phẩm/khách 
hàng 
ưu điểm: 
- Cĩ tầm nhìn tổng quát về thị trường, phát triển tốt 
sản phẩm 
-Cĩ khả năng tập trung nguồn lực để cạnh tranh về 
chi phí 
- Dể xác định được lợi thế cạnh tranh 
Nhược điểm: 
- Địi hỏi cách thức quản lý khác nhau ở các dãy sản 
phẩm = > chi phí quản lý cao 
- Dễ dẫn đến cục bộ ở các bộ phận, ít quan tâm đến 
sự phát triển tồn diện của tổ chức. 
22 
Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo sản phẩm 
Giám Đốc 
Phòng 
Marketing 
Phòng 
nhân sự 
Phòng 
kinh doanh 
Phòng 
tài chính 
KV 
kinh doanh 
tổng hợp 
KV 
hàng hóa 
trẻ em 
KV 
dụng cụ CN 
KV hàng 
điện tử 
Kỹ thuật 
Sản xuất 
Kế toán 
Bán hàng 
Kỹ thuật 
Sản xuất 
Kế toán 
Bán hàng 
23 
Mô hình Cơ cấu tổ chức phân theo khách hàng 
Tổng giám đốc 
Ngân hàng đô thị 
công cộng 
Ngân hàng 
hợp tác xã 
Ngân hàng 
sự nghiệp 
Cho vay bất động 
sản và thừa kế 
Ngân hàng 
nông nghiệp 
24 
Cơ cấu ma trận 
Đặc điểm: 
- Ngồi những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận 
chức năng, cịn cĩ những người lãnh đạo đề án hay sản 
phẩm, của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đĩ. 
- Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được 
gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất 
định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng 
cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định. 
-Sau khi hồn thành đề án, những nhân viên trong các bộ 
phận thực hiện đề án hay sản phẩm khơng chịu sự lãnh đạo 
của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực 
tuyến hay chức năng cũ của mình. 
25 
Cơ cấu ma trận (tt) 
Ưu điểm: 
-Cĩ tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân 
viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực 
hiện một dự án khác; 
-Sử dụng nhân viên cĩ hiệu quả hơn. 
Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các 
mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thơi. 
Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện cĩ sự thay đổi 
nhanh chĩng và sâu sắc về kỹ thuật và cơng nghệ sản 
xuất 
26 
Mô hình Cơ cấu ma trận 
27 
Cơ cấu theo MBO 
* Đặc điểm: 
-Quản lý DN theo chiều ngang mang tính kết nối và cộng tác. 
-Nĩ là sự kết hợp kế hoạch của cá nhân và mong muốn của nhà 
quản trị nhằm hướng tới kết quả to lớn hơn trong một khoảng 
thời gian nhất định 
-Hướng ngoại: định hướng con người, khách hàng, kết quả 
-Chú trọng vào “mục đích, ý nghĩa” 
- Chú trọng vào con người, thời gian 
- Tập trung vào phân quyền, ủy quyền, báo cáo. 
-Phong cách tham gia 
-Làm việc nhĩm 
* Nhược điểm: 
- Nếu khơng cĩ cơng cụ kiểm sốt tốt thì sẽ dễ mất “cả chì lẫn 
chài” - mục tiêu khơng đạt được và vẫn lãng phí. 
28 
Mơ hình quản lý theo MBO 
Nhân viên 
Nhân viên 
Nhân viên 
Quản lý cấp cao 
Quản lý cấp trung 
29 
III. PHÂN QUYỀN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN 
TRỊ 
1. Quyền hạn và trách nhiệm 
2. Phân quyền 
3. Uỷ quyền 
30 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
1. QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM 
Quyền hạn là phương tiện (cơ sở cho phép) để tác động đến suy 
nghĩ và hành động của người khác. (cĩ nguồn gốc từ quyền lực 
mà ra). Quyền lực/hạn được hình thành từ nhiều yếu tố: 
 Tính chính thức và hợp pháp của chức vụ => Quyền lực gắn với vị trí 
và cấp bậc quản trị 
 Các phẩm chất của nhà quản trị 
 Năng lực chuyên mơn của nhà quản trị 
Trách nhiệm là những đòi hỏi đối với người được sử dụng 
quyền hạn, buộc họ phải gánh chịu về hậu quả (kết quả) thực 
hiện công việc. 
 => Quyền hạn luôn luôn phải cân bằng (tương xứng) với trách 
nhiệm. 
31 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
 2. Phân quyền trong quản trị : là quá trình 
chuyển giao quyền lực từ cấp trên xuống cấp 
dưới trong những giới hạn nhất định 
Mức độ phân quyền (khả năng kiểm soát 
phân quyền) phụ thuộc vào: 
Số lượng các quyết định 
Mức độ quan trọng của quyết định 
Mức độ cấp bách của quyết định 
Mức độ kiểm soát của cấp trên 
32 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
3. Ủy quyền 
 Khái niệm : Ủy quyền là giao cho ai đó trách nhiệm 
và quyền hạn để thay mặt bạn thực hiện những 
công việc nhất định. Nói cách khác, khi ủy thác 
công việc bạn sẽ yêu cầu một ngừơi nào đó thực hiện 
công việc mà bạn vẫn thường làm. 
Là công cụ quản trị quan trọng 
Mang tính cần thiết và khách quan 
Thể hiện trình độ của nhà quản trị 
33 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
Uỷ quyền công việc # giao việc? 
Uỷ quyền công việc tức là thoả thuận với 
người khác nhằm: 
 Trao cho họ trách nhiệm thay mặt bạn thực 
hiện công việc 
 Trao cho họ quyền hạn để có thể thực hiện 
công việc 
 Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người được 
uỷ quyền - cũng như những người khác để họ 
có thể thực hiện công việc. 
34 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
Lợi ích đối với người được ủy quyền 
Giúp phát triển các kỹ năng và năng lực 
cho nhân viên 
Tạo tinh thần gắn bó giữa các nhân viên 
Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên 
35 
Lợi ích đối với nhà quản lý: 
Đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. 
Tận dụng tối đa khoảng thời gian vốn eo hẹp của 
mình. 
Nâng cao hiệu quả công việc của tập thể nói 
chung. 
 Có được lợi ích và kết quả tối đa từ nhân viên của mình 
Tạo yếu tố động viên nhân viên 
Giảm được áp lực công việc. 
Đào tạo nhà QT kế cận 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
36 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
Qui trình ủy quyền 
1. Xác định cơng việc cĩ thể ủy quyền 
2. Chọn người để ủy quyền 
3. Thực hiện ủy quyền 
4. Thơng báo cho những bộ phận liên quan 
5. Kiểm tra và điều chỉnh ủy quyền 
37 
QUÁ TRÌNH UỶ QUYỀN HIỆU QUẢ 
Giám sát Thực hiện 
Đánh giá 
Lập kế hoạch 
Đặt mục tiêu 
Thực hiện uy ûquyền 
Lựa chọn người để uỷ quyền 
Quyết định công việc uỷ quyền 
Chuẩn bị uỷ quyền 
38 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
Nguyên tắc ủy quyền 
 Người được ủy quyền phải là người cấp dưới 
trực tiếp làm những công việc đó. 
 Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ 
trách nhiệm của người ủy quyền. 
 Quyền lợi, nghĩa vụ của người ủy quyền và 
người được ủy quyền phải bảo đảm và gắn 
bó với nhau. 
39 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
 Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy 
quyền phải được xác định rõ ràng. 
 Ủy quyền phải tự giác không được áp đặt. 
 Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông 
tin trước khi bắt tay vào việc. 
 Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá 
trình thực hiện sự ủy quyền. 
40 
III. PHÂN QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 
Nghệ thuật ủy quyền 
 Các lý do nhà quản trị ít ủy quyền 
 Khơng tin tưởng vào nhân viên. 
 Ngại tốn nhiều thời gian và công sức cho việc lập 
kế hoạch và huấn luyện nhân viên vì đó là những 
yếu tố cần thiết để uỷ quyền có hiệu quả. 
 Sợ những người giao việc sẽ làm tốt hơn mình.. 
 Gặp 1 số cản trở trong mối quan hệ như: người lớn 
tuổi hơn, người nhà sếp . . . 
 Biểu hiện của ủy quyền quá nhiều 
 Mức độ ủy quyền hợp lý: tùy thuộc vào sự tin tưởng 
ở nhân viên